CMPUS MEDIANEIRA

MANUAL DO
ALMOXARIFADO

Medianeira
2012
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

APRESENTAO

O Almoxarifado o local destinado guarda, localizao, segurana e preservao do

material adquirido, adequado sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos
setores integrantes da estrutura organizacional da UTFPR Cmpus Medianeira. Sendo assim, o
Almoxarifado tem como suas principais funes:

Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de
compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;

Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;

Registrar em sistema prprio as notas fiscais dos materiais recebidos;

Encaminhar ao Departamento de Contabilidade e Finanas as notas fiscais para
pagamento;

Elaborar estatsticas de consumo por materiais e centros de custos para previso das
compras;

Elaborar balancetes dos materiais existentes e outros relatrios solicitados;

Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;

Viabilizar o inventrio anual dos materiais estocados;

Garantir que as instalaes estejam adequadas para movimentao e retiradas dos
materiais visando um atendimento gil e eficiente;

Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;

Propor polticas e diretrizes relativas a estoques e programao de aquisio e o
fornecimento de material de consumo;

Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;

Estabelecer as necessidades de aquisio dos materiais de consumo para fins de reposio
de estoque, bem como solicitar sua aquisio.

2
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

SUMRIO

1 ALMOXARIFADO: RESUMO TERICO................................................................................ 04

1.1 Recebimento........................................................................................................................ 05
1.1.1 Entrada de Materiais......................................................................................................... 06
1.1.2 Conferncia Quantitativa.................................................................................................. 06
1.1.3 Conferncia Qualitativa..................................................................................................... 06
1.1.4 Regularizao.................................................................................................................... 07
1.2 Armazenagem...................................................................................................................... 07
1.3 Distribuio.......................................................................................................................... 09
2 LEGISLAO..................................................................................................................... 09
3 ALMOXARIFADO UTFPR CMPUS MEDIANEIRA................................................................ 09
3.1 Recebimento e Aceitao..................................................................................................... 09
3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais............................................................................. 10
3.1.2 Rotina para Aceitao de Materiais.................................................................................. 12
3.2 Protocolo e Nota Fiscal......................................................................................................... 16
3.3 Aquisies de Materiais para o Estoque.............................................................................. 16
3.4 Requisies de Material....................................................................................................... 18
3.5 Balanos Mensais do Movimento de Estoque..................................................................... 20
3.6 Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado.............................................................. 21
4 DISPOSIES GERAIS........................................................................................................ 23

3
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

1 ALMOXARIFADO: RESUMO TERICO*

H muito tempo atrs, quando ocorreu a invaso rabe na Pennsula Ibrica, a palavra al-
xarif designava a pessoa de confiana do Sulto, responsvel pela guarda dos bens do seu senhor.
A prpria origem da palavra Almoxarife vem deste vocbulo, que atravs de metaplasmos de
transformao, chegam assim at os nossos dias, gerando tambm o nome para o setor:
Almoxarifado (Viana, 2000).
Os Almoxarifados primitivos eram caracterizados como depsitos, localizados em grande
parte, nos piores e mais inadequados locais de uma empresa, onde os materiais eram acumulados
de qualquer forma, utilizando mo de obra desqualificada. Com o tempo, surgiram sistemas de
manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade,
maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes.
Dentre outras palavras o Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado
guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo
a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso,
ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de
estoques da empresa. O responsvel pelo Almoxarifado, denominado tambm como Almoxarife,
deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, confiana e disciplina.
Os principais objetivos de um Almoxarifado so:

Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de
suprimento;

Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza;

Preservar a qualidade e as quantidades exatas;

Possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e distribuio suficientes a um
atendimento rpido e eficiente.
A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente:

Da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do
nmero das viagens de ida e volta;

Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;

Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.
A organizao funcional de um Almoxarifado pode ser resumida utilizando-se de suas
principais atribuies, sendo:

Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa;

Entregar os materiais aos seus usurios mediante requisies autorizadas;
_________________________________
* Referncia: SOUZA JUNIOR, Sergio Lopes de. Noes Bsicas de Almoxarifado, Estoque, Transporte de
Materiais. Publicado em 29/04/2009.
4
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Manter atualizados os registros necessrios.

Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle deve
fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor funcional envolvido, sendo: recebimento,
armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que
se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as
compras recebidas e aceitas.

1.1 Recebimento

Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao

fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As
atribuies bsicas do recebimento so:

Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais;

Analisar a documentao recebida, verificando se a compra foi autorizada;

Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os
volumes a serem efetivamente recebidos;

Proceder a conferncia visual, verificando as condies da embalagem quanto a possveis
avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos respectivos
documentos;

Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;

Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao
fornecedor;

Liberar o material desembaraado para estoque no Almoxarifado.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo
fornecedor at a entrada nos estoques. A funo de recebimento de materiais compe um
sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transportes e caracterizada
como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fsico e
contbil. O recebimento compreende quatro fases:

Entrada de materiais;

Conferncia quantitativa;

Conferncia qualitativa;

Regularizao.

5
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

1.1.1 Entrada de Materiais

A recepo dos veculos transportadores representa o incio do processo de recebimento
que tem como objetivos:

A recepo dos veculos transportadores;

A triagem da documentao suporte para o recebimento;

Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, foi autorizada;

Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual;

Constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal;

Cadastramento no sistema das informaes referentes s compras autorizadas.
As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser
recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para
as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte
Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de
contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as
circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame
para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das
embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade, dentre outros danos.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao
Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a
conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de
compra.

1.1.2 Conferncia Quantitativa

a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal
corresponde efetivamente recebida.

1.1.3 Conferncia Qualitativa

Esta atividade tem por objetivo garantir a adequao do material ao fim que se destina. A
anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica visa garantir o recebimento adequado do
material. So utilizados no processo de inspeo: a especificao de compra do material e
alternativas aprovadas; desenhos e catlogos tcnicos; dentre outros.
A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de
conceitos estatsticos. A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material,
possveis defeitos, danos pintura, etc. A anlise dimensional tem por objetivo verificar as
dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, dimetro. Os ensaios

6
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

especficos para materiais mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica,

o balanceamento e o desempenho de materiais ou equipamentos.

1.1.4 Regularizao
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeo tcnica e pela
confrontao das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularizao poder dar
origem a uma das seguintes situaes:

Liberao de pagamento ao fornecedor;

Liberao parcial de pagamento ao fornecedor;

Devoluo de material ao fornecedor;

Reclamao de falta ao fornecedor;

Entrada do material no estoque.
Os procedimentos de regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando
recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os
seguintes documentos:

Nota Fiscal;

Conhecimento de transporte rodovirio de carga;

Documento de contagem efetuada;

Relatrio tcnico da inspeo;

Especificao de compra;

Catlogos tcnicos;

Desenhos.
O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo
de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida
pela empresa compradora.

1.2 Armazenagem

A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem

ser definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que
preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da
arrumao. Compreende as fases da armazenagem dos materiais:

Verificao das condies de recebimento do material;

Identificao do material;

7
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Guarda na localizao adotada;

Informao da localizao fsica de guarda;

Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento;

Separao para distribuio.
Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um Almoxarifado, de
forma que se possam obter as seguintes condies:

Mxima utilizao do espao;

Efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo de obra e equipamentos);

Pronto acesso a todos os itens;

Mxima proteo aos itens estocados;

Boa organizao;

Satisfao das necessidades dos clientes.
No projeto de um Almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos:

Itens a serem estocados (itens de grande circulao, peso e volume);

Corredores (facilidades de acesso);

Portas de acesso (altura, largura);

Prateleiras e estruturas (altura e peso);

Piso (resistncia).
Dependendo das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo de
parmetros como: fragilidade, combusto, volatilizao, oxidao, exploso, intoxicao, radiao,
corroso, volume, peso, forma.
Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras taxativas que regulem o
modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, devem-se analisar,
em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico
mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais.
Com relao localizao dos materiais, o objetivo estabelecer os meios necessrios
perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia
(codificao) alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material
estocado, facilitando as operaes de movimentao e estocagem. O Almoxarife o responsvel
por este sistema e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos
disponveis por rea de estocagem.

8
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

1.3 Distribuio

A distribuio dos materiais estocados deve ser realizada mediante programao ou

necessidade dos demais departamentos de uma empresa, normalmente, se faz por meio de
requisio especfica.

2 LEGISLAO

A administrao de Almoxarifados de rgos pblicos federais regida pela Instruo

Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988 que tem como objetivo racionalizar, com minimizao
de custos, o uso de material atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa
gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no emprego do material nas diversas
atividades. Para tal considera-se material como sendo uma designao genrica de equipamentos,
componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias primas e outros itens
empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais,
independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem,
aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente aproveitveis.

3 ALMOXARIFADO UTFPR CMPUS MEDIANEIRA

A Diviso de Almoxarifado da Universidade Tecnolgica Federal do Paran - UTFPR,

Cmpus Medianeira, dispe de mais de 150 itens entre material de limpeza, expediente e eltrico.
Sua localizao foi projetada para facilitar o acesso de todo seu pblico, incluindo os fornecedores.
Os espaos destinados guarda e conservao dos materiais visam atender as normas de
segurana bem como a legislao federal que rege sobre a administrao de Almoxarifado de
rgos pblicos, garantindo assim que as instalaes estejam adequadas para movimentao dos
materiais, assim sendo, adota procedimentos que visam assegurar o atendimento ideal s
demandas da Universidade.
Tendo como o principal objetivo deste Manual a documentao dos procedimentos
realizados pela Diviso de Almoxarifado, seguem as rotinas detalhadas adotadas atualmente pelo
Almoxarifado da UTFPR Cmpus Medianeira.

3.1 Recebimento e Aceitao

O recebimento o ato pelo qual o material adquirido entregue no local previamente

designado, no caso o Almoxarifado, uma vez que todo o registro de entrada e distribuio de
material dever ser de responsabilidade do Almoxarifado.

9
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

A aceitao consiste na operao segundo a qual se declara que o material recebido

satisfaz s especificaes contratadas.
So considerados documentos hbeis para o recebimento de materiais ou equipamentos:

Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura;

Termo de Cesso, Doao ou Declarao exarada no processo relativo permuta;

Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia;

Guia de Produo.
Nestes documentos constaro, obrigatoriamente: descrio do material, quantidade,
unidade de medida e valor.
Observando-se que, quando o material no corresponder com exatido ao que foi pedido,
ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado pelo recebimento ou o Almoxarife,
providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega.

3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais

A empresa transportadora deve aguardar sua vez para o atendimento do recebedor
devendo este:
1. Retirar a Nota de Empenho e conferir com a Nota Fiscal enviada pelo fornecedor. Receber o
material apenas se o valor da Nota Fiscal for igual ou menor do que o valor total da Nota de
Empenho. Atentar-se com relao ao tipo de empenho: Ordinrio ou Global. Quando
ordinrio, a entrega feita na sua totalidade, se global, a entrega pode ser parcial.
2. O descarregamento realizado pela transportadora, devendo o recebedor indicar o local
adequado para o material.
3. O recebedor deve acompanhar o descarregamento e conferir a quantidade de volumes
entregues de acordo com o recibo do frete. (Como o frete no a pagar, no deixada
nenhuma via do recibo do frete, sendo vivel anotar a transportadora que realizou o servio).
4. No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, dever
escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: Embalagem danificada sujeito
conferncia pelo solicitante e possvel indenizao.
5. Depois de acompanhado e conferido toda a entrega do material, o recebedor deve escrever ou
carimbar no canhoto da Nota Fiscal: Recebido ...... volumes sujeito conferncia.
6. Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da Nota Fiscal.
Muitos materiais so recebidos pelo Almoxarifado, cuja origem no tenha sido por meio de
compra, portanto, sem a existncia de documentao especfica. Nestes casos, atentar-se quanto
Natureza da Operao, muitas vezes caracterizada Simples Remessa. Para tanto, deve-se
entrar em contato com o responsvel pela aquisio.
O Fluxograma 1 a seguir representa as etapas descritas anteriormente.

10
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Fluxograma 1: Rotina para Recebimento de Materiais

Incio

Almoxarife recebe uma

via da Nota de Empenho

Almoxarife lana a Nota de

Empenho para controle

Nota de Empenho
arquivada at o
Recebimento

No recebimento, confere
Nota Fiscal com Nota de
Empenho
NO SIM

Entrar em contato com o SIM Receber o material e conferir

fornecedor para averiguao embalagem e quantidade

NO

Recusa do Recebimento Finalizar o recebimento assinando

o canhoto da Nota Fiscal ou
equivalente

Fim
Fim

11
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

3.1.2 Rotina para Aceitao de Materiais

Finalizado o recebimento do material, o Almoxarife providenciar a conferncia do mesmo
conforme descrito abaixo e representado pelo Fluxograma 2:
1. O Almoxarife deve identificar e solicitar ao responsvel pelo material ou equipamento que
realize a conferncia.
2. Quando o material caracterizado como sendo de consumo, o responsvel deve retir-lo,
mediante assinatura em protocolo especfico ou similar. Quando for um bem considerado
permanente, sendo necessrio identific-lo junto Diviso de Patrimnio, o Almoxarife deve
providenciar o formulrio denominado Conferncia Tcnica (Figura 1).
3. Aps a devida conferncia do material, o Almoxarife deve dar entrada em sistema
informatizado, prprio da UTFPR, do referido bem e encaminhar a Nota Fiscal para
pagamento, quando material de consumo, ou encaminhar o processo de compra para a
Diviso de Patrimnio, quando bem permanente.
4. Se constatado alguma irregularidade no material recebido durante sua conferncia, o
Almoxarife deve providenciar junto ao fornecedor sua resoluo, estando o responsvel pelo
material ciente deste processo. Em caso de devoluo, o Almoxarife deve preencher a Nota
de Simples Remessa / Devoluo (Figura 2) e providenciar, em comum acordo com o
fornecedor, o meio mais eficiente para devoluo do material. Esta Nota de Simples Remessa
poder tambm ser utilizada para envio de outros materiais.

12
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Fluxograma 2: Rotina para Aceitao de Materiais

Incio

Almoxarife identifica e solicita ao

responsvel a conferncia do
material

CONSUMO O responsvel confere o PERMANENTE

material quantitativamente
SIM e qualitativamente SIM

NO

Almoxarife entra em contato

O responsvel retira o material O responsvel preenche o
com o fornecedor para
mediante protocolo de entrega Formulrio Conferncia Tcnica
providenciar a resoluo
da irregularidade encontrada

Almoxarife lana a Nota Fiscal e Almoxarife lana a Nota Fiscal e

realiza a baixa na relao de Em caso de devoluo, o realiza a baixa na relao de
materiais pendentes de entrega Almoxarife prepara o materiais pendentes de entrega
documento de remessa
e embala o material

Almoxarife encaminha a Nota

Fiscal Diviso de Compras ou Almoxarife encaminha todo o
Financeiro para pagamento processo de compra, anexado
a Nota Fiscal, Diviso de
Aguarda a troca do material Patrimnio

Almoxarife arquiva o
restante do processo de
compra Fim

Fim

13
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Figura 1: Conferncia Tcnica

14
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Figura 2: Nota de Simples Remessa / Devoluo

15
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

3.2 Protocolo e Nota Fiscal

De acordo com o Item 3 da Instruo Normativa N. 205 de 08/04/1988, toda entrega de

material adquirido por um rgo pblico deve ser realizado no Almoxarifado, salvo quando o
mesmo no possa ou no deva ser ali estocado ou recebido, entretanto, qualquer que seja o local
de recebimento, o registro de entrada do material ser sempre no Almoxarifado.
O primeiro registro de entrada de um material se faz por meio de protocolo, que ser
utilizado tambm para conferncia do material e envio da Nota Fiscal para pagamento. Neste
protocolo so preenchidos os dados abaixo:

Data de chegada do material;

Nmero do empenho ou similar;

Nmero da Nota Fiscal ou similar;

Nome do Fornecedor;

Valor da Nota Fiscal ou similar;

Data de emisso da Nota Fiscal ou similar;

Descrio sucinta do material recebido;

Data da conferncia e/ou entrega;

Assinatura do conferente;

Data de envio da Nota Fiscal;

Nome do Setor/Departamento que recebeu a Nota Fiscal;

Assinatura do recebedor da Nota Fiscal.
Aps a conferncia do material e este estando de acordo com as especificaes e
quantidades adquiridas, ser realizado o lanamento da Nota Fiscal em sistema informatizado
prprio da UTFPR de acordo com a Nota de Empenho. Aps o lanamento, o Almoxarife carimba a
Nota Fiscal dando seu acordo para pagamento e, por fim, envia ao setor competente.
Em alguns casos, o Almoxarife pode constatar algumas divergncias da Nota Fiscal com a
Nota de Empenho, sendo assim, ser necessrio entrar em contato com o fornecedor para
proceder com a correo das irregularidades ora encontradas.

3.3 Aquisies de Materiais para o Estoque

Um dos objetivos principais do Almoxarifado controlar a sada e aquisio dos materiais

de consumo para fins de reposio de estoque. O Almoxarife efetua o pedido ao constatar que os
materiais mantidos em estoque atingiram a quantidade mnima para atender satisfatoriamente as
necessidades dos setores requisitantes at a compra de nova remessa.

16
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Tradicionalmente, a aquisio de materiais para o Almoxarifado se faz a cada incio de ano

com previso de consumo para 12 (doze) meses. Para tanto, o Almoxarife pesquisa a sada de
materiais durante o perodo de um ano e requisita a quantidade necessria para atender por mais
um ano, sempre observando o disposto no Item 2.5 da Instruo Normativa N. 205 de
08/04/1988 onde diz que deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto
espao de tempo, perda de suas caractersticas normais de uso, tambm daqueles propensos ao
obsoletismo.
Para a aquisio de materiais, se faz necessrio o levantamento de, no mnimo, trs
oramentos. Com os valores fornecidos pelas empresas, calcula-se a mdia e faz a requisio de
compra em sistema informatizado, a qual deve ser enviada, anexa aos oramentos, Diviso de
Compras, conforme representado pelo Fluxograma 3 abaixo.

Fluxograma 3: Rotina para Aquisio de Materiais para o Estoque

Almoxarife faz a previso anual Almoxarife providencia 03

Incio baseado no consumo do ano oramentos e calcula a
anterior mdia dos valores

Diviso de Compras segue fluxo Almoxarife emite a requisio dos

normal para aquisio de materiais e, junto com os
materiais oramentos, encaminha Diviso
de Compras

Licitantes vencedores procedem Almoxarife recebe os materiais,

a entrega dos materiais no confere quantidades, valores e
Almoxarifado marcas com a Nota de Empenho

Almoxarife aloca os materiais nas Almoxarife lana a Nota Fiscal e,

estantes correspondentes e automaticamente, o material no
previamente identificadas estoque

Almoxarife arquiva o
Almoxarife encaminha a restante do processo
Nota Fiscal para pagamento Fim
de compra

17
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

3.4 Requisies de Material

Os materiais de uso comum a diversos setores da Instituio so mantidos em estoque,

sendo assim, o Almoxarifado possui atualmente mais de 150 itens em seu estoque cuja relao
esta disponvel para consulta na internet na pgina da UTFPR Cmpus Medianeira. Estes materiais
so entregues mediante requisio prpria assinada por um servidor previamente cadastrado no
sistema informatizado do Almoxarifado.
Para que um servidor possa requisitar um material em estoque necessria a sua liberao
para uso do sistema, tal liberao se d por meio do preenchimento do Carto de Assinatura
conforme Figura 3. Por meio desta solicitao, o Almoxarife inclui o servidor na lista de pessoas
autorizadas a retirar os materiais em estoque.

Figura 3: Carto de Assinatura

Aps o preenchimento e impresso da requisio, o servidor poder se deslocar at ao

Almoxarifado, onde o Almoxarife entregar os materiais solicitados e far a baixa da referida
requisio conforme Fluxograma 4.

18
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

Fluxograma 4: Rotina para Entrega de Materiais do Estoque

Incio

Requisitante consulta a
relao de materiais em
estoque

Requisita os materiais
necessrios pelo
sistema, imprime e
assina a requisio

Almoxarife recebe a
requisio e entrega os
materiais relacionados

O Almoxarife realiza a baixa

dos materiais no sistema
conforme requisio

Almoxarife
arquiva a
requisio

Fim

19
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

3.5 Balanos Mensais do Movimento de Estoque

Com o objetivo de conferir e compatibilizar o saldo das contas dos materiais disponveis no
estoque do Almoxarifado com os registros contbeis, no incio de cada ms, o Almoxarife
providencia junto ao sistema o relatrio Balancete por Saldo (Figura 4). Este relatrio
encaminhado para o Departamento Financeiro e Contbil.

Figura 4: Relatrio Balancete por Saldo

Todos os relatrios devero ser assinados pelo Almoxarife e Contador. Aps a conferncia
dos relatrios, uma das vias devolvida ao Almoxarifado para arquivamento, de forma a facilitar
sua consulta quando necessrio.

20
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

3.6 Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado

Os necessrios controles dos materiais em estoque no Almoxarifado sero feitos por meio
de inventrios que podero ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os
inventrios consistem na verificao dos materiais existentes de acordo com os relatrios
processados pelo sistema eletrnico do Almoxarifado.
De acordo com o Artigo 88 do Decreto-Lei N. 200 de 25/02/1967, os estoques sero
obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a Tomada Anual das Contas dos responsveis
objetivando verificar se os procedimentos esto de acordo com as disposies legais que a
regulamentam. Portanto, a Tomada de Contas do Almoxarife tem por finalidade:

Relacionar e especificar detalhadamente o material existente em estoque;

Apurar o material em estoque para fins de transferncia de responsabilidade;

Analisar os documentos que controlam as atividades de entrada e sada dos materiais;

Avaliar as condies de armazenamento dos materiais estocados;

Avaliar a disposio fsica dos materiais a fim de verificar a praticidade na sua
movimentao;

Analisar o funcionamento sistemtico do Almoxarifado como um todo a fim de verificar se
o seu gerenciamento est se procedendo de maneira a satisfazer as necessidades a que se
destina;

Apurar o material em estoque para fins de encerramento quando da extino ou
transferncia de rgos e entidades.
A Tomada de Contas do Almoxarifado pode ocorrer:

No final de exerccio: elaborado no ms de dezembro de cada ano;

Na passagem de responsabilidade: quando houver mudana de responsvel pelo
Almoxarifado;

No encerramento: quando o rgo for extinto ou transferido.
Todos os trabalhos inerentes Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma
Comisso especfica composta de, no mnimo, trs pessoas diferentes das que trabalham no
Almoxarifado.
Compe o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado:

Portaria de nomeao da Comisso;

Relatrios de saldos e movimentaes de materiais do estoque;

Termo de Conferncia;

Encaminhamentos;

Despacho do Diretor Geral do Cmpus Medianeira.

21
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

O Fluxograma 5 a seguir representa o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado.

Fluxograma 5: Rotina para Tomada de Contas do Almoxarifado

Direo designa Comisso

Incio para realizar a Tomada de
Contas Anual

Comisso realiza o Almoxarife e Contador

levantamento do estoque elaboram os relatrios
fsico do Almoxarifado para a Comisso

Comisso confere o Comisso elabora o

Inventrio Fsico com os relatrio final e providencia
relatrios analticos os encaminhamentos

Comisso envia o relatrio

Direo homologa o
para compor a Tomada de
processo
Contas Anual da Instituio

Almoxarife
arquiva uma
cpia Fim

22
 Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado

4 DISPOSIES GERAIS

Este Manual poder sofrer alteraes a qualquer momento, assim que verificadas
necessidades de melhoramento e aperfeioamento nos diversos sistemas que abrangem as
atividades desenvolvidas no Almoxarifado da UTFPR Cmpus Medianeira.
Adotam-se os mesmos procedimentos descritos neste Manual no que tange a Fundao de
Apoio Educao, Pesquisa e Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico FUNTEF-PR, alterando
apenas a identificao dos documentos.
Complementam este Manual:

Manual do Sistema Eletrnico Corporativo do Almoxarifado;

Manual do Sistema Eletrnico Corporativo Oramento e Gesto;

Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988.
Este Manual considera a Lei N. 8.112 de 11 de dezembro de 1990 que dispe sobre o
regime jurdico dos servidores pblicos da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas
federais.
Considera tambm o Decreto N. 1.171 de 22 de junho de 1994 que aprova o Cdigo de
tica do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
Os casos no previstos e/ou descritos neste Manual devero ser discutidos junto
Diretoria de Planejamento e Administrao, Departamento de Materiais e Patrimnio e Diviso de
Almoxarifado. Esclarecimentos e informaes adicionais podero ser obtidos diretamente na
Diviso de Almoxarifado pelo e-mail almoxarifado@utfpr.edu.br ou pelo telefone (45) 3240.8023.

Medianeira, 21 de maio de 2012

Elaborado por:

DIOGO RAFAEL DAMMANN

Diviso de Almoxarifado

Revisado e Aprovado por:

LAUDICENA A. REGINATTO DE PIERRI EZEQUIEL DE LIMA

Departamento de Materiais e Patrimnio Diretoria de Planejamento e Administrao

23