Tecfood Light

Manual de utilização do sistema na nova

rotina

Junho/2016
Sumário

1. Como acessar o sistema ............................................................................................................. 2

1.1- Tecfood Externo ................................................................................................................... 2
1.2- Tecfood Light......................................................................................................................... 4
2. Estoque .......................................................................................................................................... 4
2.1- Implantação de estoque ...................................................................................................... 4
2.2- Ajuste de inventário .............................................................................................................. 8
2.3- Posição de estoque ............................................................................................................ 13
2.4- Movimentação de estoque ................................................................................................ 15
3. Planejamento .............................................................................................................................. 17
3.1- Elaboração do cardápio..................................................................................................... 17
3.2- Cálculo da previsão de consumo ..................................................................................... 23
3.3- Requisição por serviço ...................................................................................................... 26
3.4- Requisição por serviço analítica ...................................................................................... 29
3.5- Retirada (planejamento) .................................................................................................... 30
3.6- Efetivos................................................................................................................................. 35
3.7- Emissão do cardápio da semana ..................................................................................... 38
3.8- Resto ingesta ...................................................................................................................... 42
3.9- Sobra limpa ......................................................................................................................... 45
4. Compras....................................................................................................................................... 49
4.1- Lançamento de solicitação de compras.......................................................................... 49
5. Documentos fiscais de entrada ................................................................................................ 55
5.1- Lançamento de notas fiscais ............................................................................................ 55
5.2- Romaneio de notas fiscais de entrada ............................................................................ 61
6. Custos .......................................................................................................................................... 63
6.1- Consumo Planejado X Realizado .................................................................................... 63
6.2- Custo Planejado X Realizado ........................................................................................... 65

1
Tecfood Light

O sistema Tecfood Light é uma ferramenta para a gestão de unidades de

alimentação e nutrição, que auxilia no planejamento de cardápios, controle de estoque,
compras, custos e controle de notas fiscais.
Seu uso diário permite aos gestores controlarem o funcionamento das unidades,
auxiliando na tomada de decisões, por exemplo, controlar possíveis desvios de consumo
que podem diminuir os lucros da empresa.
Permite ainda controlar os gastos da unidade diariamente, o que pode evitar que
uma unidade feche seu mês negativo, pois o acompanhamento diário permite a tomada de
decisões enquanto há tempo.

1. Como acessar o sistema

1.1- Tecfood Externo

Clique no Tecfood Externo

Clique em “conectar”

2
Clique em “Usar outra conta”

Em “nome de usuario e em senha”, digite o per de sua unidader

Exemplo:
Nome de Usuario = digite o código da sua unidade, Exemplo 9999
Senha = senha de acesso ao sistema. Exemplo 9999

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1.2- Tecfood Light

Na tela de acesso ao Tecfood Light informe o código da sua filial, o código do

operador, ou seja quem irá acessar o sistema, e a senha do mesmo. Em seguida clique em
conectar.

2. Estoque
2.1- Implantação de estoque

Essa funcionalidade permite incluir no sistema os produtos no estoque, com a

finalidade de se criar um estoque virtual exatamente igual ao estoque real.
Deve ser usada apenas na implantação do sistema, ou seja, quando se inicia o
controle de estoque da unidade pelo Tecfood, com lançamento de notas fiscais e retirada
diárias.
Antes de iniciar a utilização dessa tela deve ser realizado um levantamento de todos
os produtos existentes no estoque físico, bem como suas quantidades e preço unitário.
O levantamento de preços deverá ser feito a partir das últimas notas fiscais
entregues na unidade, portanto a unidade precisará ter o registro dessas informações.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos, também mostrados na figura.
1º) Estoque
2º) Implantação de estoque

4
 Ao acessar a tela será aberto um filtro, porém não é necessário preencher nenhuma
informação nesse, apenas confirme.

Para iniciar o cadastramento dos produtos clique no botão incluir. Você será
direcionado para a tela de lançamento.

Ao clicar no botão incluir será aberta a tela a seguir informando que a implantação é
o primeiro lançamento do dia, ou seja, a quantidade que você informar para o produto será a
quantidade que você tinha em estoque quando começou a trabalhar.
Observação: O estoque deverá ser contado antes de ser realizada qualquer
retirada de produto no dia da implantação, ou seja posição inicial do dia.

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 Essa mensagem é apenas um aviso dizendo que qualquer movimentação de
estoque para a mesma data da implantação será acrescentada ou descontada da
quantidade que você informou na tela de implantação, portanto confirme clicando em “OK”.
Será aberta a tela para a inclusão dos produtos. Informe qual a data para a
implantação, normalmente a data informada será a data do dia, salvo exceções.
Se desejar pode cadastrar uma descrição para a implantação, mas essa informação
não é obrigatória, serve apenas como informação.

Para cadastrar o produto basta clicar em código e buscar o produto que se deseja
cadastrar.

Ao clicar no ícone de busca será aberta a tela a seguir.

6
 Localize o produto e clique em confirmar. Nessa hora é extremamente importante
verificar qual a descrição e a unidade de medida do produto para que não haja erro na sua
posição de estoque final.
Em seguida informe a quantidade que deseja incluir no seu estoque e o preço
unitário do produto. Lembrando que a quantidade será a mesma existente em estoque físico
e o preço será o valor real informado na última nota fiscal ou autorização de fornecimento.

Para incluir um novo produto aperte seta para baixo (teclado) e uma nova linha será
habilitada.
Depois que todos os produtos forem cadastrados confirme para salvar as
informações.
Ao confirmar você ainda não terá “criado” o seu estoque virtual, para isso você
deverá clicar no botão “Atualizar estoque” conforme figura a seguir.

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 Ao clicar em “Atualizar estoque” será aberta a tela a seguir. Nessa hora você deverá
prestar bastante atenção pois o sistema irá disponibilizar 2 formas de atualização são elas:
 Gravar: atualiza apenas as informações que você cadastrou e mantém as demais
informações de estoque cadastradas anteriormente no sistema.
 Zerar: irá apagar todas as informações cadastradas anteriormente e manterá apenas
os produtos cadastrados na implantação.
Observação: Como a implantação de estoque acontecerá apenas no início da
utilização do sistema escolha a opção “Zerar”, isso fará com que seu estoque virtual
fique exatamente igual ao estoque físico.

2.2- Ajuste de inventário

A funcionalidade “Ajuste de inventário” serve para alterar (corrigir) as quantidades de

produtos existentes em estoque.
Essa funcionalidade é utilizada para realizar atualizações na posição de estoque
virtual para que a mesma seja igual ao estoque físico.
As alterações ocorrem sempre que alguma divergência entre o estoque físico e o
virtual for detectada, muitas vezes devido a retirada de produtos vencidos, retiradas de
planejamento baixadas de maneira irregular, etc.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos, também mostrados na figura:
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 1º) Estoque
2º) Ajuste de inventário

Ao acessar a tela será aberto um filtro, porém não é necessário preencher nenhuma
informação nesse, apenas confirme.

Para iniciar o cadastramento dos produtos clique no botão “incluir”. Você será
direcionado para a tela de lançamento.

Ao clicar no botão incluir será aberta a tela a seguir informando que o ajuste de
inventário é o último lançamento do dia, ou seja, a quantidade que você informar para o
produto será a quantidade que você tinha em estoque no fechamento do dia.
Observação: O estoque deverá ser contado ao final do dia depois que todas as
retiradas e lançamentos referentes a data tenham sido cadastradas no sistema..
9
 Essa mensagem é apenas um aviso dizendo que qualquer movimentação de
estoque para a mesma data do ajuste de inventário será realizada sobre a posição de
estoque existente antes do ajuste, portanto confirme clicando em “OK”.
Será aberta a tela para a inclusão dos produtos. Informe qual a data para o ajuste de
inventário, normalmente a data informada será a data do dia, salvo exceções.
Se desejar pode cadastrar uma descrição para o ajuste de inventário, mas essa
informação não é obrigatória, serve apenas como informação.

Para cadastrar o produto basta clicar em código e buscar o produto que deseja
cadastrar.

Ao clicar no ícone de busca será aberta a tela a seguir.

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 Localize o produto e clique em confirmar. Nessa hora é extremamente importante
verificar qual a descrição e a unidade de medida do produto para que não haja erro na sua
posição de estoque final.
Informe a quantidade do produto escolhido existente no estoque físico da unidade.

Quando confirmar o lançamento o sistema irá emitir uma mensagem de alerta,

conforme figura abaixo, informando a quantidade disponível atualmente no estoque virtual e
a quantidade que será atualizada no estoque após o ajuste.
Verifique se o lançamento está correto. Se a quantidade informada for igual a
quantidade existente no estoque físico, clique em “Confirmar ajuste”, mas se não for clique
em “Abandonar ajuste” e faça o lançamento correto.

Para incluir um novo produto aperte seta para baixo (teclado) e uma nova linha será
habilitada.
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 Depois que todos os produtos forem cadastrados confirme para salvar as
informações.
Ao confirmar você ainda não terá atualizado o seu estoque virtual, para isso você
deverá clicar no botão “Atualizar estoque” conforme figura a seguir.

Ao clicar em “Atualizar estoque” será aberta a tela a seguir. Nessa hora você deverá
prestar bastante atenção pois o sistema irá disponibilizar 2 formas de atualização são elas:
 Gravar: atualiza apenas as informações que você cadastrou e mantém as demais
informações de estoque cadastradas anteriormente no sistema.
 Zerar: irá apagar todas as informações cadastradas anteriormente e manterá apenas
os produtos cadastrados na implantação.
Observação: Como o ajuste de inventário acontecerá apenas para regularizar a
posição de estoque escolha a opção “Gravar”, isso fará com que somente os
produtos que estavam com quantidade errada no estoque virtual sejam atualizados e
fiquem exatamente igual ao estoque físico.

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2.3- Posição de estoque

A funcionalidade “Posição de Estoque” nada mais é do que um relatório atualizado a

cada movimentação de estoque (retiradas, lançamentos de notas fiscais de entrada etc) que
permite acompanhar os produtos existentes no estoque virtual.
Para que esse relatório traga informações mais precisa possível é necessário que as
notas fiscais e retiradas (planejamento) sejam cadastradas diariamente, caso contrário a
gerente nunca saberá ao certo quais produtos e em quais quantidades encontram-se no
estoque.
O relatório, quando atualizado de maneira correta e constante, auxilia a gerente na
identificação de desvios de consumo e produtos que estão sem movimentação em estoque.
Caso algum produto constar no relatório e não estiver presente no estoque físico
poderá ter sido utilizado sem autorização prévia. No caso de produtos sem movimentação
de estoque a gerente poderá incluí-lo em cardápios posteriores a fim de reduzir as compras
da unidade e evitar o descarte do mesmo por falta de utilização e vencimento.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos, também mostrados na figura.
1º) Estoque
2º) Posição de estoque

Nessa tela você deverá preencher qual a data da posição de estoque que você
deseja consultar, o nível para totalização do relatório e os produtos que deseja verificar,
conforme destacado na figura a seguir.
Observação: O nível para totalização é referente a árvore de produtos do
sistema, e indica quanto detalhado você deseja visualizar o relatório. Baseado na
nossa árvore de produtos o nível para totalização varia de 1 a 5, sendo 1 o menos
especifico e 5 o mais detalhado.

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 No relatório é possível verificar o produto, quantidade em estoque, valor unitário do
produto e valor total. Ao final do relatório ainda é possível verificar o valor total de produtos
em estoque por nível de totalização (alimentar, descartáveis, material de limpeza etc).

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2.4- Movimentação de estoque

O relatório “Movimentação de Estoque” mostra a movimentação de um ou mais

produtos no estoque, durante um período determinado.
Nele é possível ver todos os tipos de movimentação do produto, como posição inicial,
nota fiscal de entrada, retirada, etc.
Assim como o relatório de Posição de Estoque, esse relatório auxilia a gerente a
identificar possíveis desvios de consumo e produtos sem movimentação no estoque.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura.
1º) Estoque
2º) Movimentação de estoque

Nessa tela você deverá preencher qual período de estoque que você deseja
consultar, o nível para totalização do relatório e os produtos que deseja verificar, conforme
destacado na figura a seguir.
Observação: O nível para totalização é referente a árvore de produtos do
sistema, e indica quanto detalhado você deseja visualizar o relatório. Baseado na
nossa árvore de produtos o nível para totalização varia de 1 a 5, sendo 1 o menos
especifico e 5 o mais detalhado.

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 No relatório é possível verificar o produto, quantidade movimentada, quantidade em
estoque, custo total do produto no estoque e custo médio unitário do produto.
Ao final do relatório é possível analisar o saldo anterior em valor dos produtos
escolhidos e o saldo atual, além de mostrar o valor de entrada ou saída por tipo de
movimentação.
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3. Planejamento
3.1- Elaboração do cardápio

A tela elaboração do cardápio é utilizada pelo setor de planejamento para criar os

cardápios das unidades de acordo com o contrato firmado com o cliente.
Essa mesma tela é utilizada pela unidade para alterar alguns pratos do cardápio e o
número de comensais do mesmo.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Elaboração do cardápio

Ao acessar a tela será aberto um filtro, informe qual o serviço e mês deseja alterar o
cardápio, em seguida confirme.
Não é necessário alterar nenhuma outra informação na tela, apenas altere se desejar
verificar alguma outra informação no cardápio, como percentual de consumo por exemplo.

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 Será aberto o cardápio para análise.
Normalmente o planejamento cadastrará um cardápio padrão ou um cardápio
rotativo da própria unidade, caberá a gerente verificar se o cardápio cadastrado atende
as exigências contratuais do seu cliente.
Caso algum prato não atenda a sua filial, a gerente deverá alterá-lo, porém essa
alteração não poderá ultrapassar os custos do cardápio no dia, ou seja, as alterações
somente serão aceitas se não extrapolarem a meta estabelecida para o serviço. Se as
alterações ultrapassarem a meta estabelecida a gerente não conseguirá salvar o
cardápio sendo necessário rever a alteração e/ou o cardápio definido para o dia. O
sistema apenas aceitará a alteração se estiver dentro do custo padrão cadastrado.
O custo padrão é definido pela diretoria de acordo com o perfil de cada cliente
(número de pratos no cardápio, localidade, preço de venda etc).
Observação: O cardápio continuará sendo liberado no período de 10 a 19 de
cada mês, porém o cardápio na nova base estará parametrizado para abrir e fechar
automaticamente, portanto o prazo não poderá mais ser estendido para nenhuma
unidade. Ciente disso programe-se para que as alterações sejam realizadas dentro do
prazo!
Outra observação importante é que caso alguma receita não esteja cadastrada
no per capita correto da sua unidade, a mesma somente será revisada após análise
das alterações, portanto estará sujeita a mudança caso o custo da mesma seja
onerado, com intuito de manter o cardápio dentro da meta estabelecida.
Para alterar um prato no cardápio, clique 2 vezes sobre o prato que deseja alterar
para que seja aberta a tela a seguir.

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 Nessa tela digite o nome do prato que você quer que substitua o prato atual, no
campo destacado em vermelho na figura acima. Lembre-se que alguns pratos sempre
iniciam o nome com a palavra que os caracterizam, por exemplo, arroz, salada etc. Os
demais pratos irão variar de acordo com a preparação.
Dica: Todos os pratos estão cadastrados sem acento e ç. Caso tenha dúvida
como o prato está denominado no sistema você poderá busca-lo por algo que o
caracterize digitando % + palavra, conforme exemplo a seguir, dessa forma o sistema
irá reportar todos os pratos que contenham a palavra procurada.

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 Escolhido o prato basta clicar sobre o prato desejado e em seguida clique em
confirmar. Faça isso para cada prato que desejar alterar.
Realizada as alterações de prato do cardápio você deverá realizar as alterações nos
números de comensais. Vá na última coluna (coluna branca) e verifique se o número de
comensais em cada dia está correto, ou seja, se é realmente o número de refeições
servidas no seu serviço.

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 Caso algum dia o número esteja errado clique 2 vezes sobre o número. Será aberta
uma tela para que você informe o número correto, em seguida confirme.

O sistema irá perguntar se você deseja alterar proporcionalmente o número de

comensais.

Caso marque sim os números de todos os pratos serão alterados de acordo com o
número que você informou. Pratos com percentual de consumo 100% serão alterados para
o mesmo número informado na última coluna (saladas, arroz, guarnição, feijão etc). Os
pratos com percentual de consumo menor que 100% serão ajustados no mesmo percentual,
porém esse será aplicado sobre o número informado na última coluna. Exemplo:
O cardápio estava programado para 200 comensais/dia, sendo as carnes e
ovos programados 60 % 1ª opção (120 comensais), 30% 2ª opção (60 comensais) e
10% opção ovos (20 comensais) O mesmo cardápio foi reduzido para 100
comensais/dia logo o sistema fará a mesma proporção percentual nos pratos, ficando
agora 60 comensais 1ª opção (60%), 30 comensais 2ª opção (30%) e 10 comensais
opção ovos (10%).
Se a opção marcada for não o sistema altera apenas o dia escolhido ficando todos
os pratos do cardápio com número anteriormente informado. Nesse caso todos os pratos do
cardápio deverão ser ajustados individualmente.
Caso queira alterar mais de um dia você deverá clicar sobre cada número errado e
alterá-lo.
Após fazer as alterações na última coluna você deverá verificar se os números de
comensais em cada prato estão corretos. Caso algum número esteja errado você deverá
alterá-lo. Para isso clique 2 vezes sobre o nome do prato para que seja aberta a tela a

21
seguir. No campo destacado em vermelho você deverá digitar o número correto de
comensais e em seguida confirmar.

Todas as alterações realizadas pela unidade serão destacadas em cor diferente

(rosa), da mesma forma as alterações realizadas pelo setor de planejamento (azul).
Ao fechar o cardápio será aberta automaticamente a tela de “Análise de Custos” para
que possam ser visualizados os custos diários do cardápio.

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 Caso algum dia tenha ficado com custo superior a meta estabelecida você terá a
opção de verificar qual prato ou produto foi o responsável por esse aumento no dia, para
isso basta clicar na aba “Matéria Prima” e verificar o custo de cada prato. Identificado o prato
volte ao cardápio para alterá-lo.

O cardápio deverá ser alterado até que esteja dentro da meta estabelecida.

3.2- Cálculo da previsão de consumo

O “Cálculo da previsão de consumo” é um relatório usado para verificar quais

produtos estão previstos no cardápio de um determinado período.

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 Nele é possível verificar todos os produtos ou parte deles, conforme a necessidade,
antes das solicitações de compras serem geradas, minimizando os erros na entrega dos
produtos, pois a gerente poderá acompanhar qual per capita está programado para receber.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Cálculo da previsão de consumo

Ao acessar a tela informe qual o relatório deseja visualizar, período de consumo,

serviço e produto a ser verificado.
Marque ainda a opção calcular antes de imprimir para que o sistema atualize o
relatório antes de visualizá-lo. Caso essa opção não seja marcada o sistema poderá mostrar
o relatório gerado antes de qualquer atualização do cardápio, portanto não condizente com
a realidade.

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 Existem diversas formas de visualização do relatório, como total do período que
mostra todos os produtos que serão utilizados em um determinado período, produto por
prato que permite verificar a quantidade de produto que será utilizado por prato e per capita
do mesmo na receita, produto por data, etc.
Poderá ser selecionado mais de um serviço por vez, e caso queira analisar os
serviços separadamente basta marcar a opção imprime serviço no canto direito inferior da
tela filtro.

25
3.3- Requisição por serviço

A Requisição por Serviço é um relatório que permite verificar todos os produtos que
serão necessários para a produção de determinado cardápio, dia e serviço, sendo os
produtos listados de maneira consolidada, ou seja, ingredientes iguais, mas
pertencentes a pratos diferentes terão suas quantidades somadas e apresentadas com a
quantidade total do produto a ser utilizado no dia.
Esse relatório é ideal para separar as mercadorias que serão utilizadas em
determinado serviço evitando que sejam feitas retiradas de produtos do estoque que não
estavam cadastrados nas receitas.
Essa requisição, assim como a Requisição por Serviço Analítica, é necessária
para que os produtos sejam listados automaticamente na tela de retirada, portanto
precisa ser gerado antes de se fazer a retirada. Escolha um dos relatórios, Requisição
por Serviço ou a Requisição por Serviço Analítica, antes de se fazer a retirada para
que os produtos sejam listados automaticamente quando for dar baixa no estoque.
O relatório pode ser gerado para um dia, um mês ou outro período de acordo com a
necessidade da unidade.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Requisição por Serviço

Será aberta a tela a seguir. Não é necessário adicionar nenhuma informação, sendo
essa apenas para consulta. Para visualizar a tela do filtro do relatório clique no ícone
Calcular Requisição por Serviço, conforme figura abaixo.

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 Será aberto o filtro do relatório Requisição por Serviço. Informe o período que deseja
visualizar, um serviço ou todos e selecione a opção “calcular antes de imprimir”. Não se
esqueça de marcar essa opção, pois como o relatório traz informações consolidadas, é
necessário que o sistema faça a soma das quantidades dos produtos iguais.

27
 Após preencher todas as informações necessárias, clique em visualizar. Será aberta
a seguinte mensagem:

Essa mensagem informa que caso exista alguma outra requisição calculada
anteriormente o sistema irá atualizar as informações. Nesse caso marque a opção “Sim”
para que o sistema gere o relatório.
Será aberto o relatório a seguir com as informações consolidadas.

28
 Nesse relatório é possível anotar a quantidade dos produtos enviados para a
produção, bem como extras e quantidades devolvidas ao estoque. Esse processo facilita o
cadastro das retiradas, pois o relatório apresenta as mesmas informações geradas na tela
“Retirada (planejamento)”.

3.4- Requisição por serviço analítica

A Requisição por Serviço Analítica é um relatório que permite verificar todos os

produtos que serão necessários para a produção de determinado cardápio, dia e serviço,
sendo esses descritos separadamente por prato.
O relatório permite que os profissionais da cozinha saibam exatamente o que será
utilizado na produção de um determinado prato e para quantos comensais o mesmo está
programado. Existe ainda a opção de verificar o mesmo com o modo de preparo, portanto
essa requisição pode ser vista como um “tipo de receituário”.
Essa requisição, assim como a Requisição por Serviço que veremos a seguir, é
necessária para que os produtos sejam listados automaticamente na tela de retirada,
portanto precisa ser gerado antes de se fazer a retirada.
O relatório pode ser gerado para um dia, um mês ou outro período de acordo com a
necessidade da unidade.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Requisição por Serviço Analítica

Será aberta a tela a seguir. Para visualizar o relatório informe o período desejado e o
serviço que deseja verificar. Podem ser verificados vários serviços em um mesmo relatório,
para isso deixe selecionado todos os serviços.
Após preencher as informações clique em visualizar.

29
3.5- Retirada (planejamento)

Retiradas são as baixas nos produtos utilizados pela unidade na produção das
refeições.
Esse lançamento é necessário para que o estoque seja atualizado, e ainda para que
se tenha o custo realizado de um determinado serviço, sendo esse, total ou per capita.

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 Os lançamentos de retiradas devem ser feitos diariamente para atualização do custo
realizado, sendo permitido o atraso de no máximo 2 dias considerando-se o final de
semana.
A retirada do planejamento é uma funcionalidade utilizada para atualizar a
quantidade de produtos em estoque e gerar o custo realizado das refeições (custo CMV).
Porém para que o custo seja gerado além de dar baixa nos produtos deve-se ainda
lançar o número de pessoas que consumiram em determinado dia e serviço, mas isso
veremos mais a frente.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Retirada (Planejamento)

Na tela de retirada (planejamento) clique no meio da tela para que apareça o filtro
abaixo.

No filtro informe a data inicial e final, tanto para data da retirada quanto para data do
cardápio, o dia ou período que deseja visualizar ou realizar a retirada. Como sugestão
31
coloque sempre na data inicial o primeiro dia do mês em que fará a retirada e a data final a
data do dia que você está, dessa forma conseguirá ver todos os lançamentos realizados no
período.
Após informar a data confirme.
Caso deseje cadastrar uma nova retirada clique no botão incluir para que seja aberta
a tela a seguir. Nessa tela informe qual o serviço deseja fazer a retirada e o dia a qual se
refere o cardápio que deseja dar baixa.

Em seguida clique no meio da tela para que os produtos sejam listados. Lembrando
que os produtos somente irão aparecer na tela se tiver sido gerada a Requisição por Serviço
ou Requisição por Serviço Analítica.

32
 Na coluna consumida informe a quantidade que foi utilizada para cada produto na
produção do cardápio. A quantidade consumida deve ser sempre correspondente à
quantidade realmente utilizada na unidade. Não copie na coluna consumida a quantidade
planejada (prevista) se essa não for a sua realidade. Quantidades consumidas
informadas de forma errada irão gerar estoque errado, podendo haver sobras
inexistentes, e consequentemente redução nas compras da unidade.
A cada produto lançado verifique se o custo do mesmo está correto, pois caso não
esteja seu custo CMV será irreal, portanto não irá condizer com a realidade da sua unidade.
Os preços corretos dos produtos estão informados nas AF’s e notas fiscais que a unidade
recebe, portanto faça uso dessa informação.
Caso tenha sido utilizado algum produto que não esteja na lista você deverá incluí-lo
manualmente para que seu estoque seja atualizado e o custo da refeição produzida fique
real. Para isso basta incluir nova linha na tela de retirada, clique no último produto e aperte
seta para baixo no teclado e uma nova linha será acionada. Nessa nova linha selecione o
produto que deseja retirar do estoque.

33
 Se a necessidade for alterar alguma retirada realizada anteriormente repita o
processo inicial do filtro da tela de retirada, em seguida selecione a data que deseja alterar e
clique na aba lançamento, conforme mostrado nas figuras a seguir.

34
 Ao selecionar o serviço e clicar na aba lançamento o sistema irá acessar novamente
a tela para que sejam informadas as quantidades consumidas.

3.6- Efetivos

Essa tela serve para cadastrar o número de pessoas que realmente consumiram em
determinado serviço e data. A informação aqui cadastrada independe do número que foi
planejado, podendo o número informado ser maior ou menor que o planejado.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Efetivos

35
 Ao abrir a tela informe qual a data deseja cadastrar o número de efetivos. Nessa tela
estarão listados os serviços cadastrados para a sua unidade.
Somente será possível lançar o número de efetivos caso haja retirada para a
data e serviço informados.

Em clientes informe o número de comensais (pessoas) que consumiram em

determinado serviço na data informada. Somente os efetivos da coluna cliente serão
faturados.
Observe que existem as abas “Efetivos do Planejamento e Efetivos de Faturamento”,
caso ambas estiverem habilitadas as duas deverão ser preenchidas.
Na aba “Efetivos do Planejamento” informe o total de comensais do dia e serviço e
confirme. Após selecione um serviço e clique na aba “Efetivos de Faturamento”, onde
deverá ser informado o número de comensais para cada cliente cadastrado, mas a soma

36
dos clientes deve ser igual ao total informado na tela “Efetivos do Planejamento”, conforme
mostram as figuras a seguir. Faça o mesmo para cada serviço cadastrado na unidade.

Lançadas as retiradas e os efetivos você já terá o custo realizado do seu serviço.

37
3.7- Emissão do cardápio da semana

A funcionalidade “Emissão do cardápio da semana” é um tipo de relatório que mostra

o cardápio que está planejado para a unidade em um determinado período e serviço, sendo
esse impresso por semana.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Emissão do cardápio da semana

Será aberta a tela a seguir para que seja informado o serviço e o período que deseja
visualizar. Poderá ser visualizado mais de um serviço por vez.

Os cardápios poderão ser visualizados com ou sem informação de número de

comensais, agrupados por semana ou serviço (caso haja mais de um serviço selecionado).

38
 Selecionada as informações clique em imprimir ou visualizar a impressão para
verificar na tela o cardápio.

O cardápio, assim como qualquer outro relatório do sistema, poderá ser salvo no
computador para análises posteriores.
Na tela inicial, após informar o período e o serviço que deseja verificar, selecione a
opção “salvar como” conforme figura abaixo:

39
 Será aberta uma lista de opções para que seja escolhido qual o formato de arquivo
você deseja salvar o cardápio. Normalmente escolhe-se o formato PDF, porém esse não
permite alterações caso seja necessário.

Será aberta a tela a seguir. Clique em “Salvar em”, conforme destacado na figura abaixo:

Nessa tela você deverá selecionar o local onde deseja salvar o cardápio, selecione a
opção que inicia com C on ..., conforme exemplo abaixo. Não necessariamente o nome será
igual ao da figura, selecione o que inicia conforme instrução.

40
Após selecionado C on..., procure a pasta chamada Teknisa e selecione-a.

Antes de salvar digite um nome para o documento, facilitando a sua localização.

41
 Será aberta outra tela, conforme mostrado a seguir. Clique em “ok” para que o
documento seja salvo.

O arquivo estará salvo na pasta escolhida e com o nome dado para o mesmo.

3.8- Resto ingesta

Resto ingesta é a alimentação não ingerida pelos comensais mas que foi para o
prato dos mesmos. O cálculo de resto-ingesta é a relação entre o resto devolvido nos pratos
e/ou bandejas pelo comensal e a quantidade de alimentos e preparações alimentares
oferecidas, sendo o resultado expresso em percentual.
O controle diário de resto ingesta funciona como uma ferramenta de gestão, pois
permite verificar, juntamente com outros parâmetros, a aceitação dos clientes quanto ao
cardápio.
O sistema permite que esse controle seja feito por ele, para isso é necessário que o
cadastro seja lançado no sistema diariamente para cada serviço que se deseja verificar,
sendo a análise de resultados mensal.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Resto ingesta

42
 Na tela informe qual serviço deseja fazer o controle de resto ingesta, e o mês para o
qual o controle será feito conforme mostrado na figura a seguir.

Escolhido o serviço e o mês as datas serão carregadas automaticamente na tela.

Informe qual o peso médio do prato (porção) dos comensais. Esse peso médio do prato
pode variar de acordo com a preparação do dia, por esse motivo deve ser lançado dia a dia.
Em seguida informe qual o total de resto ingesta pesado no dia. Não é necessário
fazer nenhum cálculo, apenas informar o peso, os cálculos serão feitos pelo sistema.
Observação: Somente será possível analisar os valores de resto ingesta se o
número de efetivos estiver cadastrado, portanto preencha todas as informações antes
da análise.
A medida que o peso da porção é cadastrado e os valores de resto ingesta são
informados o sistema calcula qual o percentual de resto ingesta no dia e serviço, conforme
destacado na figura a seguir.

43
 Caso queira deixar registrado qual prato com menor aceitação, ou seja, o que teve
maior percentual de sobra limpa, basta informar em “Maior predominância” o nome de prato,
conforme destacado na figura a seguir. Serão listados os pratos do cardápio para o dia.

Os resultados poderão ainda ser analisados em forma de gráfico, mostrando os dias

em que o percentual de resto ingesta foi superior ao limite estabelecido. Para visualizar o
gráfico basta clicar no ícone “gráfico resto ingesta” conforme destacado na figura.

44
 Ao clicar no ícone acima será aberta a tela a seguir. Informe qual o serviço e mês
deseja gerar o gráfico. E clique novamente no ícone gráfico resto ingesta.

3.9- Sobra limpa

Sobras são os alimentos que foram produzidos e não foram distribuídos.

O controle diário de sobra limpa também funciona como uma ferramenta de gestão,
pois permite verificar, juntamente com outros parâmetros, a aceitação dos clientes quanto
ao cardápio, erros no planejamento das refeições (per capita, número de comensais etc),
erros na produção (quantidade maior de produtos do que planejado, pratos salgados
alimentos mal cozidos etc).

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 O sistema permite que esse controle seja feito por ele, para isso é necessário que o
cadastro seja lançado no sistema diariamente para cada serviço que se deseja verificar,
sendo a análise de resultados mensal.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Planejamento
2º) Sobra limpa

Na tela informe qual serviço deseja fazer o controle de sobra limpa, e o mês para o
qual o controle será feito conforme mostrado na figura a seguir.

Você ainda poderá decidir se o controle de sobra limpa será feito por prato ou de
maneira geral. O controle por prato mostra resultados mais detalhados com relação a
aceitação por exemplo. O controle geral irá mostrar por exemplo se está sendo produzida
muita refeição para um determinado dia e serviço.
Para escolher a forma como as informações serão cadastradas selecione se será
analítico ou sintético conforme mostram as figuras a seguir.
46
 Caso a escolha seja “analítico” os lançamentos serão realizados por prato, dia a dia,
ou seja, cada sobra limpa de cada prato deverá ser pesada e lançada separadamente,
conforme figura a seguir.
Informe o peso médio da porção (peso médio do prato de cada comensal) de
maneira geral e a quantidade de sobra limpa de cada prato do cardápio (cada tipo de
salada, arroz, feijão, guarnição etc.).

Caso a escolha seja “sintético” os lançamentos serão realizados por dia, ou seja, a
sobra limpa total de cada dia deverá ser pesada e lançada no sistema sem separações,
conforme figura a seguir.

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 Informe o peso médio da porção (peso médio do prato de cada comensal) de
maneira geral e a quantidade de sobra limpa do dia.

Ao preencher as informações no modo analítico automaticamente o sistema

preencherá as informações no modo sintético, já o contrário não é possível por não saber
qual a quantidade de sobra limpa em cada prato.
Observação: Somente será possível analisar os valores de sobra limpa se o
número de efetivos estiver cadastrado, portanto preencha todas as informações antes
da análise.
Os resultados poderão ainda ser analisados em forma de gráfico, mostrando os dias
em que o percentual de sobra limpa foi superior ao limite estabelecido. Para visualizar o
gráfico basta clicar no ícone “gráfico sobra limpa” conforme destacado na figura.

Ao clicar no ícone acima será aberta a tela a seguir. Informe qual o serviço e mês
deseja gerar o gráfico. E clique novamente no ícone “gráfico sobra limpa”.

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4. Compras
4.1- Lançamento de solicitação de compras

A Solicitação de Compras é um pedido formal da filial à matriz contendo todos os

produtos, quantidades e data de entrega das mercadorias. O lançamento de uma solicitação
poderá ser manual ou automático. A solicitação de compras manual será cadastrada apenas
quando houver algum pedido extra.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Compras
2º) Lançamento de solicitação de compras

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 Será aberto o filtro abaixo. Esse filtro só deverá ser preenchido caso se deseje
verificar outra solicitação de compras manual já cadastrada no sistema, caso contrário basta
confirmar a tela sem preencher nenhuma informação.

O sistema será direcionado para a página Lançamento de Solicitação de Compras.

Nessa página poderão ser visualizadas as solicitações cadastradas e incluídas novas
solicitações de compras.
A tela é composta pelas seguintes abas:
- Filial solicitante: onde está informada qual filial solicitou ou solicitará as compras;
- Solicitação: onde estão listados todos os lançamentos já existentes, sejam esses gerados
automaticamente ou manual;
- Produtos: nessa tela estão listados todos os produtos que já foram cadastrados em uma
determinada solicitação;
- Dados da solicitação: traz as informações sobre a solicitação de compras cadastrada,
como filial solicitante, data da solicitação, central de compras e destino da solicitação.

Para iniciar uma nova solicitação de compras, clique no ícone incluir. Será aberta a
tela “Inclusão de Solicitação”, como mostrado na figura a seguir.
Nessa tela existem duas abas:
- Principal: destina-se ao cadastramento da data do lançamento e dos produtos da
solicitação.

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- Dias de Entrega: destina-se ao cadastramento de datas para entrega dos produtos
solicitados.

A solicitação de compras manual somente deverá ser cadastrada caso haja algum
pedido extra, os demais pedidos serão gerados automaticamente pelo setor responsável.
Observação: Todos os pedidos extras mesmo estando cadastrados no sistema
estarão sujeitos a aprovação antes de ser liberado, portanto somente faça o pedido se
a unidade estiver vendendo mais refeições do que o número planejado.
Ao cadastrar uma nova solicitação de compras, na aba principal informe
primeiramente que trata-se de uma solicitação extra, para isso marque a opção extra
conforme destacado na figura a seguir.
Informe também uma justificativa para a solicitação extra, conforme destacado na
figura.

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 Em seguida deverá ser cadastrado o produto. Você poderá informar ou não o
produto inicial e final. Quando o produto inicial e final é informado, são listados todos os
produtos cadastrados no sistema no intervalo de códigos. Por exemplo: desejo cadastrar
apenas acém moído, moela e filé de frango, porém informo como código inicial e final 1.01
que corresponde a todas as carnes, portanto serão listados todos os produtos carnes.
Caso deseje cadastrar poucos produtos informe apenas um produto em inicial e final,
por exemplo arroz, como mostrado na figura a seguir:

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 Em seguida clique na aba “Dias de Entrega” e informe a data em que o produto
deverá ser entregue na unidade, feito isso clique em confirmar.

Após confirmar será aberta a aba produto para que seja informada a quantidade do
produto cadastrado e novos produtos sejam incluídos. Informe primeiro a quantidade do
produto já cadastrado.

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 Caso queira cadastrar novo produto, clique no produto já cadastrado e aperte seta
para baixo no teclado, dessa forma será aberta a tela a seguir para que seja informado o
produto desejado. Clique no ícone destacado em vermelho para buscar o produto desejado.

Após os produtos serem incluídos clique em confirmar para que a solicitação seja
salva.
Observação: A solicitação salva irá gerar um número na parte inferior da página.
Anote o número da solicitação e envie para o setor responsável por e-mail informando
o motivo do extra, mesmo já havendo justificativa cadastrada na solicitação. Verifique
o número conforme figura a seguir.

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5. Documentos fiscais de entrada

5.1- Lançamento de notas fiscais

O lançamento de notas fiscais permite controlar as notas fiscais das mercadorias

entregues na unidade, atualizando o estoque virtual, o preço dos produtos e os custos
planejado e realizado dos cardápios.
Todas as notas fiscais de compra serão lançadas na própria unidade. Os
lançamentos serão realizados por meio de importação de AF (autorização de fornecimento),
portanto toda nota fiscal recebida na unidade deverá conter AF cadastrada no sistema.
Observação: a AF (Autorização de Fornecimento) é o documento encaminhado
ao fornecedor que informa qual o produto e quantidade do mesmo a ser entregue, e
em qual data o produto deverá estar na unidade, conforme mostrado na figura abaixo.
A AF informa ainda qual o preço do produto, ou seja, o valor unitário acordado entre o
setor de suprimentos e fornecedor. Esse documento deve ser encaminhado a unidade
pelo setor de suprimentos, uma vez que a unidade não possui acesso a essa
informação pelo sistema.

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 Caberá à unidade verificar as AF’s antes do recebimento dos produtos, não
aceitando entregas com quantidade e preço divergente da AF. Se alguma AF não for
enviada a unidade peça ao setor responsável que o faça antes da mercadoria ser
entregue.
Caso algum fornecedor tente entregar uma mercadoria com valor ou
quantidade divergente da AF a gerente da unidade ou o responsável pelo recebimento
deverá entrar em contato com o setor de suprimentos para saber se o mesmo está
autorizado a fazê-lo. Se o suprimentos não tiver conhecimento o fornecedor deverá
emitir nova nota fiscal com o valor e quantidade negociada.
A unidade somente conseguirá lançar a nota fiscal no sistema se a mesma for
igual a AF ou tiver valor e quantidade inferior a da AF. Notas com valores e
quantidades maiores que a AF precisarão de ajustes nas AF’s, porém esses ajustes
somente serão autorizados se tiverem sido negociados pelo setor de suprimentos.
Portanto fiquem atentos no recebimento da mercadoria para não haver
problemas no lançamento das notas fiscais e pagamento dos fornecedores!
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Documentos fiscais de entrada
2º) Lançamento de notas fiscais

Ao abrir a tela aparecerá o filtro a seguir, que serve para localizar notas fiscais já
cadastradas anteriormente no sistema. No caso da inclusão de uma nova nota fiscal esse
filtro não precisará ser preenchido, portanto apenas confirme.

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 Serão listadas todas as notas fiscais já cadastradas no sistema no período informado
no filtro, conforme exemplo abaixo.

O lançamento de notas fiscais será feito pela importação de AF para evitar os erros
no lançamento de produtos, quantidades e valor unitário, além de facilitar o cadastramento
da nota fiscal.
Para incluir uma nota fiscal com importação de AF clique no ícone “importar AF”
conforme figura a seguir.

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 Será aberta a tela a seguir para que seja identificada a autorização de fornecimento
que se deseja importar. A busca da AF desejada poderá ser pelo fornecedor ou pelo número
da AF. O número da AF normalmente vem descrito no final da nota fiscal.

Após localizar a AF desejada selecione a mesma clicando duas vezes sobre a

autorização de fornecimento e em seguida confirme.
Caso a nota fiscal seja referente a mais de uma AF, selecione todas as AF’s que
fazem parte da nota fiscal que será cadastrada e em seguida confirme.
Observação: As AF’s devem ser de um mesmo fornecedor, ou seja, mesmo que
a razão social seja igual a inscrição pode ser diferente, portanto verifique se ambas as
informações correspondem a nota fiscal.

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 Na tela de lançamento de notas fiscais serão carregadas as informações da AF,
como fornecedor, produto, quantidade, valor unitário. Informe a chave de acesso para NF-e,
série, número da nota fiscal, data de emissão e data de entrada que contam na nota. Os
produtos aparecem quando clicamos no local indicado para o cadastro dos mesmos.
Observação: Todas essas informações são importantes para gerar pagamento
e prestação de contas aos órgãos competentes, portanto não deixe as informações
em branco. Caso na nota não conste alguma dessas informações entre em contato
com o setor responsável e peça ajuda.
Antes de fechar a nota fiscal, verifique se os produtos, unidades de medida, valor
unitário e valor total da nota fiscal estão de acordo com a autorização de fornecimento. Se
houver alguma divergência entre em contato com o setor responsável.
É necessário conferir ainda qual o vencimento da nota fiscal. O vencimento deve
estar de acordo com o informado na nota fiscal ou no boleto. Para conferir o vencimento da
nota clique na aba “Vencimento” na tela de lançamento das notas fiscais, conforme
mostrado na figura a seguir.

Caso a data de vencimento esteja errada digite a data correta no campo especificado
na figura acima.
Conferida todas as informações e se as mesmas estiverem corretas clique em
“Fechar NF” conforme figura a seguir.
Observação: todas as notas fiscais lançadas ou não no sistema deverão ser
encaminhadas para a Central conforme é feito atualmente, para conferência e
pagamento. Somente deixe de lançar uma nota fiscal no sistema se essa for a
orientação do setor responsável.

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60
5.2- Romaneio de notas fiscais de entrada

O relatório Romaneio de Notas Fiscais de Entrada é um documento que permite

verificar todas as notas fiscais cadastradas no sistema Tecfood em um determinado período.
Ele permite verificar todos os lançamentos considerados como documentos de entrada, ou
seja, que de alguma maneira geraram uma conta a pagar, exemplo carnes, material de
limpeza, salário etc.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Documentos fiscais de entrada
2º) Romaneio de Notas Fiscais de Entrada

Ao clicar sobre Romaneio de Notas Fiscais de Entrada será aberta a tela a seguir,
onde obrigatoriamente deverá ser preenchido o período que deseja visualizar os
lançamentos, ou seja, período de entrada das notas fiscais. Não é necessário informar o
período de lançamento. Informe também i nível para totalização do relatório.
Observação: O nível para totalização é referente a árvore de produtos do
sistema, e indica quanto detalhado você deseja visualizar o relatório. Baseado na
nossa árvore de produtos o nível para totalização varia de 1 a 5, sendo 1 o menos
especifico e 5 o mais detalhado.

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 Após preencher as informações clique em “visualizar” para que o relatório seja
gerado.

Ao final do relatório é possível verificar o detalhamento das despesas no período

informado, conforme destacado na figura acima.
O relatório poderá ser impresso e/ou salvo conforme os outros relatórios do sistema.
Observação: Caso a unidade tenha impressora o relatório deverá ser impresso
e grampeado junto as notas fiscais, para isso informe o período que as notas fiscais
foram lançadas.

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6. Custos

6.1- Consumo Planejado X Realizado

Esse relatório permite verificar o consumo dos produtos nas refeições por dia e ou
período. Porém o mesmo só terá informações corretas se as retiradas estiverem sendo
realizadas, efetivos lançados e o custo do produto estiver correto.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Custos
2º) Consumo Planejado X Realizado

Será aberta a tela a seguir. Informe qual período deseja visualizar o consumo,
podendo esse ser um dia, semana, mês etc. Em seguida informe qual serviço deseja
verificar ou se irá verificar de todos os serviços. Por último informe qual produto ou nível de
produtos deseja verificar, conforme mostrado na figura a seguir.

Preenchida as informações clique em “visualizar” para que o relatório seja gerado.

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 O relatório mostrará o número de comensais planejado de maneira geral e o número
de efetivos para o período informado. Mostra ainda qual a quantidade de produto planejada
para o período e o que realmente foi utilizado.
Ao analisar o relatório deve-se levar em consideração todas as informações, por
exemplo, a quantidade de produto planejada é menor do que a realizada, porém foram
servidas mais pessoas provavelmente o per capita cadastrado está maior do que a realidade
da unidade. Outra situação é a quantidade realizada maior do que a planejada e o número
de efetivos menor do que o de comensais planejados, pode ter havido erro na hora da
produção, ou a quantidade per capita cadastrada não atende a unidade, etc.
Na última coluna do relatório é possível verificar a análise em percentuais mostrando
quando houve perda ou consumo maior do que foi planejado, conforme destacado na figura
acima.

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6.2- Custo Planejado X Realizado

Esse relatório permite verificar o custo das refeições por dia. Porém o mesmo só terá
informações corretas se as retiradas estiverem sendo realizadas, efetivos lançados e o
custo do produto estiver correto.
Para acessar a tela deverá seguir os seguintes passos também mostrados na figura:
1º) Custos
2º) Custo Planejado X Realizado

Será aberto o filtro a seguir. Informe qual o dia ou período, e serviço deseja verificar.
Caso deseje verificar todos os serviços deixe marcada a opção todos. Marque ainda a
opção “Calcular custo planejado com base na data do cardápio” conforme destacado na
figura a seguir.
Selecionada as informações marque visualizar impressão.

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 Observe que no relatório é possível acompanhar o custo per capita por serviço e
data. Na análise do relatório é importante observar todas as informações, considerando não
só o valor mas também o números de comensais planejados e efetivos, pois isso fará a
diferença na análise do dia. Por exemplo, o custo planejado e o realizado estão próximos,
porém o custo per capita está alto, provavelmente o número de refeições vendidas foi menor
sendo gasto a mesma quantidade de produtos para produzir para um número maior de
pessoas. Ou seja, o ideal é que houvesse a redução no envio de produtos para a produção
quando houver conhecimento de redução no número de comensais.
Se algum dia o custo per capita estiver muito diferente da sua realidade, sugiro que a
retirada seja conferida para verificar se nenhum produto está com quantidade errada e se os
custos de todos os produtos estão corretos.
As retiradas também podem ser verificadas comparando esse relatório com o
Consumo Planejado x Realizado, pois o mesmo mostrará a quantidade de produtos
planejados e realmente gastos, portanto será possível saber quando houver desvios de
consumo.

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