GESTÃO VAREJISTA

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Sumário

SETOR DE VENDAS .................................................................................... 6

Política de Descontos.................................................................................... 8
DEFINIR UMA POLÍTICA DE PRODUTOS PARA FOCO DE VENDAS ..... 10
DEFINIR OS LIMITES E PROCEDIMENTOS DAS AÇÕES DE
“SUBSTITUIÇÃO” E DE “INDICAÇÃO” DE PRODUTOS ...................................... 11
DEFINIR METAS PARA A EQUIPE DE TRABALHO .................................. 12
SETOR DE CAIXAS ....................................................................................... 14

CONCEITO DE “RETIRADAS” E “SUPLEMENTOS” .................................. 14

AS TRÊS FASES DA COBRANÇA SÃO: ................................................... 17
POLÍTICA DE INVENTÁRIOS E DESVIOS DE ESTOQUE ........................ 19
CADASTRAMENTO DE PRODUTOS CUIDADOS E DETALHES ............. 20
OPERAÇÃO DE “DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS” COM A NF-E ............... 21
SETOR DE COMPRAS .................................................................................. 22

O MÉTODO PELA ESTATÍSTICA DE VENDAS (OU MÉTODO DO

HISTÓRICO DE VENDAS). ................................................................................... 22
DESCONTOS OBTIDOS NA COMPRA ...................................................... 25
POLÍTICA DE MARKUP CONFORME O GRUPO ...................................... 27
DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA ..................................................................... 28
O GERENCIAMENTO DO COFRE ADMINISTRATIVO DA FARMÁCIA .... 30
PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES MENSAIS (DESPESAS) E BOLETOS
BANCÁRIOS.......................................................................................................... 31
SINCRONISMO COM A CONTABILIDADE ................................................ 31
REGIMES TRIBUTÁRIOS SUJEITOS ........................................................ 32
O LIVRO DE DUPLICATAS. A RELAÇÃO DE CHEQUES E OS
COMPROVANTES DE CARTÃO .......................................................................... 35
A NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) E O SÍNTEGRA ........................... 35
CONSULTORIA CONTÁBIL - FARMÁCIA FATURAMENTO MAIOR DO QUE
R$ 150 MIL/MÊS ................................................................................................... 37
A IMPORTÂNCIA DE ARQUIVAR OS DOCUMENTOS (ANUAL E
PERMANENTE ...................................................................................................... 38
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................... 40

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 1. NOSSA HISTÓRIA

A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários,

em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-
Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo
serviços educacionais em nível superior.

A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de

conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação
no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua.
Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que
constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de
publicação ou outras normas de comunicação.

A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma

confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base
profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições
modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica,
excelência no atendimento e valor do serviço oferecido.

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2. GESTÃO VAREJISTA

O sortimento é a quantidade de itens ou de SKU (sigla do inglês Stock

Keeping Unit) que serão comercializados em uma categoria como, por exemplo,
“Higiene e Limpeza”, em um minimercado ou moda “Infanto-Juvenil” em uma loja de
roupas.

Trata-se de um conceito atrelado às noções de amplitude

(segmentos/variedade), profundidade (marca, cor, tipo, tamanho) e disponibilidade
(nível de serviço e espaço) que caracteriza a loja, como especialista ou por
departamentos.

O excesso de sortimento no varejo tem um impacto negativo em distintos ramos

de atuação (por exemplo: alimentar, confecção/moda, material de construção,
farmácias), pois a lógica é que há um limite no qual o cliente passa a ter dificuldades
em escolher o que comprar.

Logo, grandes sortimentos causam frustação, ansiedade e reduzem a

motivação da escolha, gerando muito esforço para pouco retorno de satisfação. Além
disso, influencia na capacidade física da área de exposição e estoque, podendo
comprometer o manuseio das mercadorias.

Gerenciar o seu ponto de venda de forma eficaz implica em fazer a gestão de

sortimentos que nada mais é do que o processo de decisão para determinar os itens
a acrescentar, diminuir, manter ou eliminar do elenco de determinada categoria, com
o objetivo de satisfazer a demanda do cliente, fidelizando-os, vendendo mais e
gerando maior lucratividade para a empresa.

A divisão da Farmácia em Setores de serviços facilita a administração e

proporciona mais clareza na definição da metodologia operacional e/ou administrativa.

3
A setorização proposta, foi verificada após a observação de várias empresas em que,
se fazia necessário uma melhor administração. Tanto pequenas Farmácias como
grandes, deverão ser setorizadas. Uma só pessoa ou uma só equipe, poderá tomar
conta de um ou mais setores, dependendo do tamanho da Farmácia.

PROPOSTA DE SETORIZAÇÃO DA FARMÁCIA:

I. VENDAS
II. CAIXAS
III. CREDIÁRIO
IV. ESTOQUE
V. COMPRAS
VI. FINANCEIRO
VII. CONTABILIDADE
VIII. ADMINISTRATIVO OU DIRETORIA

SETOR DE VENDAS

O desafio na definição de uma política de vendas, é a de unir o Lucro e a Ética.

A melhor proposta de unificar Lucro e Ética, deverá ser: Criar protocolos de
atendimento; Programar diretrizes com foco em produtos; definir conceitos básicos
aos vendedores.

Para o Setor de Vendas, o Farmacêutico deverá definir com antecedência

alguns parâmetros ou diretrizes que irão nortear o trabalho dos vendedores da
Farmácia. A idéia básica é a de que o Farmacêutico defina conceitos e forma de
atendimento que venham a proporcionar lucro nas vendas, e ótimo atendimento ao
cliente.

Algumas definições são importantes para que seja realizado um bom trabalho
no setor de vendas:

a) Definir uma política de Preços, Prazos, e de Descontos;

b) Definir uma política de Produtos para foco de vendas;

c) Definir procedimentos de formas de vendas possíveis;

4
 d) Definir os limites e procedimentos das ações de “Substituição” e de
“Indicação” de produtos;

e) Definir procedimentos em casos de “Reclamações de Clientes”;

f) Definir metas para a Equipe de Trabalho;

g) Definir as ações e forma de trabalho do Farmacêutico na Farmácia

DEFINIR UMA POLÍTICA DE PREÇOS, PRAZOS, E DE

DESCONTOS

A definição da “Lista de Preços” que será utilizada pela Farmácia é de suma

importância, visto que os Preços de Venda Oficial (Preço Máximo ao Consumidor –
PMC) estarão constantes dessa lista.

Como ás vezes ocorre validades de preços diferentes entre as listas existentes

no mercado, é importante que o Farmacêutico verifique qual é a lista utilizada pelos
concorrentes, e adote o mesmo tipo de lista. Também a definição da “Margem de
Lucro” ou percentual de “Markup” que será aplicado para os produtos “Liberados” (por
exemplo no caso da perfumaria), deverá ser definido com antecedência.

Para isto, a utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro e também

da simulação de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), irão nortear qual o
percentual necessário a ser aplicado, para que a Farmácia possa ser lucrativa.

A definição dos “Prazos para pagamento”, no caso de “venda a prazo” por

duplicatas (ou notas), deverá ser instituída tendo como base o prazo obtido na compra.
É sempre importante manter um equilíbrio entre o prazo obtido e o prazo concedido.

Em relação aos “Descontos” que serão oferecidos aos clientes; o seu estudo e
a sua definição com antecedência, será de suma importância para que todos os
colaboradores da Farmácia possam executar bem o seu serviço, e saber atender o
cliente. A utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro e de simulação de
DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), é que irão definir os limites de
descontos que poderão ser utilizados para cada grupo de produtos.

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 Política de Descontos

PRECIFICAÇÃO - A percepção de baixo Preço pelo cliente, é vital para a

sustentabilidade da Farmácia. Devem existir duas classes de produtos distintas na
Farmácia:

Os Geradores de Tráfego

São os produtos de conhecimento do cliente (geralmente os de uso contínuo –

seja medicamento ou não). Servem para “atrair” o cliente. Característica principal:
maior desconto na venda.

Os Geradores de Renda São os produtos desconhecidos pelo cliente

(comprados eventualmente ou em situações específicas).Característica principal:
menor desconto na venda.

Exemplo dos principais Geradores de Tráfego:

• Creme Dental

• Fraldas

• Absorventes

• Populares: Biotônico, Elixir + Vitasaly + Castanha + Sal + Fruta + Água Inglesa,

etc.

• Prazóis (Gastrite)

• Cardíacos+Vasodilatadores+Anti-Hipertensivos

• Anticoncepcionais + Repositores Hormonais

• Miconazois (antimicóticos)

• Comprimidos Populares (envelopes com 4 ou 10)

• Anti-asmáticos (Salbutamol+Fortenerol+etc)

• Tinturas p/ Cabelos • Controlados (de Uso Contínuo)

• Reposição Calcio (Osteoporose)

• Enxaguatório Bucal Popular (Cepacol + Clinerize + Plax)

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 • Cialis + Viagra + Sildenafil

• Anti Gripais já consagrados: (Naldecom, Cimegripe, Resfenol, Resfredyl,

Gripeol, Benegripe)

• Anti-vertiginosos (Labirinto)

• Colírios (Populares: Claril+Receituário:Timolol)

• Genéricos Uso Contínuo (Percentual Mínimo)

Existem dois métodos de PRECIFICAÇÃO dos produtos que levam o cliente a

percepção de barateiro:

• O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos

fornecedores (RDE).

• O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC).

O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos

fornecedores (RDE): o repasse ocorre somente com os descontos “extras”.

EXEMPLO: CASO DORFLEX

DORFLEX ENVELOPE C/ 10 COMPRIMIDOS

PREÇO DE VENDA OFICIAL: R$ 3,85

PREÇO DE CUSTO OFICIAL: R$ 2,89

PREÇO VENDA NO BALCÃO: R$ 3,85 – 10,0% = R$ 3,46

DESCONTO EXTRA OBTIDO NA OPL (FARMALINK/INTERNET) = 21,00%

PREÇO VENDA NO BALCÃO C/ REPASSE DO DESC. = R$ 3,46 – R$ 0,60 =

R$ 2,86

O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC):

É mensurado conforme o perfil de Venda Bruta da Farmácia, inserindo

descontos em cada produto conforme a Classe (Gerador de Tráfego ou Renda).
Distribuí descontos nos Produtos, separado-os como sendo:

• DA NECESSIDADE – Anti-hipertensivos, Anti-concepcionais, etc. (maiores

descontos).

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 • EMOÇÃO – Perfumes, Shampoos, etc. (menores descontos).

• ANGÚSTIA – Antibióticos, Anti-térmicos, Analgésicos p/ dor aguda, etc.

(desconto pequenos ou ausentes).

CANAIS DE VENDA

A Farmácia deve buscar sempre abrir novos canais de venda, como:

• Programa Farmácia Popular do Governo Federal.

• Convênios com as empresas de PBM (é uma sigla para Pharmacy Benefit

Management - o termo é traduzido para o português como “Programa de Benefícios
de Medicamentos”).

• Pharmalink.

• Programa Vale mais Saúde (Novartis). Verificar sempre com os

representantes de cada Laboratório fabricante, a existência de Programa de Benefício
ao Cliente.

1. DEFINIR UMA POLÍTICA DE PRODUTOS PARA FOCO DE

VENDAS
A separação dos produtos que irão ser alvo do “foco de vendas” é muito
importante para lucratividade da Farmácia.

Escolher os produtos de alguns laboratórios que apresentam maiores taxas de

Margem de Lucro (geralmente os medicamentos Genéricos e Similares), e depois
preparar “listas” desses produtos, e ainda dispor separadamente em prateleiras
estrategicamente localizadas dentro da Farmácia, irá melhorar o resultado financeiro.

Geralmente, a escolha do foco de vendas, nos produtos de apenas três

laboratórios, propiciam melhores ações de vendas e aumento da Margem de Lucro.
Preparar locais de exposição de produtos para venda espontânea: Vitaminas,
Suplementes, Alimentos Especiais, etc.

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3. DEFINIR PROCEDIMENTOS DE FORMAS DE VENDAS E
PAGAMENTO POSSÍVEIS
Deixar claro como é que poderão ser as vendas: por telefone, pela internet,
com cheques, a Cartão, etc; e as suas formas de pagamento que são importantes no
desempenho das vendas.

Por exemplo a proibição de vendas de produtos controlados pela portaria 344

por via telefone e internet e a proibição dessas vendas via cartão, são exemplos de
definições previas. Dicas: Venda com Cheques somente com o cadastramento prévio
do cliente; Venda A Prazo somente após a liberação da concessão de crédito (vide
critérios para concessão de crédito ao cliente); não variar os descontos entre formas
de pagamentos (cartão, cheque, dinheiro, etc) porque causa repulsa do cliente; etc.

1. DEFINIR OS LIMITES E PROCEDIMENTOS DAS AÇÕES

DE “SUBSTITUIÇÃO” E DE “INDICAÇÃO” DE PRODUTOS
As “indicações” e as “substituições” que forem ocorrem durante as vendas,
deverão seguir um critério pré-definido pelo Farmacêutico responsável pela Farmácia.
Esses critérios deverão estar bem claros para todos os atendentes de balcão, e listas
contendo produtos para “indicação” deverão ser preparadas e realizados os
treinamentos necessários.

Exemplo de critério para “Indicação de Produtos”:

• Fazer a indicação ao cliente somente depois de oferecer ao cliente o

“Atendimento Farmacêutico”;

• Indicar somente produtos que houve treinamento e que esta constando na

“lista de indicação” (de preferência os Medicamentos Isentos de Prescrição ou MIP’s);.

• Ensinar claramente o “Modo de Uso” do produto ao cliente;

• Explicar ao cliente que se sentir algum sintoma deverá retornar e falar com o
Farmacêutico. • Exemplo de critério de “Substituição de Produtos em Receituários”:

• O substituto deverá conter os mesmos princípios ativos (sais) e ainda

apresentar a mesma dosagem que o produto receitado;

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 • O produto deverá ser mais barato (custar menos ao cliente) que o produto
receitado;

• O produto substituto deverá ser um Genérico;

• Substituições realizadas por atendentes, somente aquelas definidas

antecipadamente pelo Farmacêutico, em Listas e Treinamento.

• Fixar o Carimbo ou Selo de Substituição na Receita assinado pelo cliente e

Farmacêutico.

2. DEFINIR PROCEDIMENTOS EM CASOS DE

“RECLAMAÇÕES DE CLIENTES”
Procedimentos para a “Devolução de Produtos”:

Estar com o Cupom Fiscal ou Nota Fiscal;

• A embalagem do produto não poderá estar violada ou suja ou deteriorada

(embalagem intacta);

• Ter sido comprado em no máximo 30 dias antes da data da devolução (a

compra tem que ter ocorrido nos últimos 30 dias);

• Não pode ser medicamento Controlado (é proibido por Lei Federal a

devolução de medicamento controlado).

3. DEFINIR METAS PARA A EQUIPE DE TRABALHO

A definição de metas poderá ser em valores ou em número de unidades
vendidas ou até mesmo em número de clientes atendidos. O estabelecimento de
metas, tendo como base o histórico da Farmácia, é uma forma de crescimento que
não pode ser deixada de lado pelo Farmacêutico. As metas ajudam a melhorar o
desempenho administrativo da Farmácia.

4. DEFINIR AS AÇÕES E FORMA DE TRABALHO DO

FARMACÊUTICO NA FARMÁCIA
O Farmacêutico tem que tomar a posição de ser o líder da equipe de vendas.
Função do Farmacêutico na Farmácia: Motivar a equipe a vender mais com ética e
presteza. Função do Farmacêutico para com o Cliente: Ajudar na solução dos seus
problemas de saúde e na utilização dos medicamentos.

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 O Farmacêutico tem que ajudar a Gerenciar a Farmácia. Ele também deverá
ter conhecimento de Administração. O Administrador deverá definir claramente a
“Forma de Atendimento ao Cliente” a ser realizada pelo Farmacêutico. Exemplo de
Protocolo a ser utilizado pela Farmácia em relação a indicação de medicamento
praticada pelo Farmacêutico:

Quando e Como o Farmacêutico deverá indicar um medicamento - O

Farmacêutico somente deverá indicar um medicamento ao cliente nos seguintes
casos:

• Diagnóstico da doença ou sintoma for visível.

• Baixa complexidade da doença ou sintoma.

• Quando o Farmacêutico sentir segurança em qual medicamento deverá

indicar.

• Por solicitação do Cliente, e atender as outras condições acima.

• Nos demais casos que não preencherem os requisitos acima, o Farmacêutico

deverá encaminhar o cliente a um médico.

Neste caso, converse com o cliente forneça a ele o nome do profissional que
mais encaixa para o seu caso (conforme a lista de médicos por especialidade
previamente montada). OBS: Indicação somente da “Tabela de Produtos para
Indicação”, que foi previamente montada pelo Farmacêutico e a Diretoria da Farmácia
(não esqueça que tem que unir ética com lucro).

SETOR DE CAIXAS

A forma moderna de fechamento dos valores de caixas na Farmácia; utiliza o

fechamento pelo registro das vendas no sistema informatizado (Cupom Fiscal).

A diferença é ajustada pelo Cofre da Gerência. A Estatística é que diz se deverá

haver cobrança de valores dos funcionários responsáveis pelo Caixa.

O envelope com os valores originado no Caixa vai direto para o Banco. A

conferência do dinheiro existente dentro do envelope, será realizada pelo Caixa do
Banco, e não pela Gerência da Farmácia.

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 Qualquer diferença a menor ou a maior que ocasionar no fechamento do Caixa,
deverá ser “ajustada” no cofre da Gerência.

Assim, se ocorreu falta de dinheiro no fechamento, o responsável pelo Caixa

irá “completar” o valor necessário para enviar ao banco, com o dinheiro proveniente
do Cofre da Gerência. No final de cada período (semana ou mês), será levantada a
somatória das diferenças, que irão dizer se o valor esta ou não dentro do esperado.
Diferenças mensais acumuladas menores do que 1% sobre o valor total movimentado
pelo caixa, geralmente podem ser suportadas pelas despesas fixas da Farmácia.

5. CONCEITO DE “COFRE GERÊNCIA”

Serve para efetuar movimentação de dinheiro dentro da Farmácia.

O valor para “Troco” de clientes, para iniciar o dia, deverá ser proveniente do
“Cofre Gerência”. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa.

Cédulas de “trocados” (menor valor) ficam no “Cofre Gerência” e são

emprestadas para o Caixa que devolve cédulas “maiores”

6. CONCEITO DE “RETIRADAS” E “SUPLEMENTOS”

Retiradas: são valores que saem do caixa para alguma finalidade. Devem ser
documentadas com Nota Fiscal ou Recibo se foi destinada a pagamento de Despesas
ou Fornecedores ou Vales para Funcionários.

Suplementos: são valores que entram no caixa provenientes do “Cofre

Gerência” ou do “Cofre Administrativo”. Deve ser pago no final do período. É uma
movimentação simples e não requer ser documentado (movimentação financeira).

Em relação as operações de Caixa, definir como ocorrerá e treinar os

Colaboradores:

• Como poderá haver “Recebimento Parcial” de Duplicata.

• Quando for “Recebimento Parcial” qual Duplicata deverá ser quitada primeiro.

• Como proceder em caso de Recebimentos com Cartão.

• Como proceder em caso de Recebimentos com Cheque Pré-datado.

• Como proceder em caso de Recebimentos com parte em Dinheiro e Parte em

Cartão ou Cheque.

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4. SETOR DE CREDIÁRIO
Dois tipos de Contas de Clientes deverão existir em uma Farmácia:

Conta Corrente Simples – é a conta corrente de compra acumulativa, do

cliente (normalmente pessoa física), aonde é anotada cada compra. Deve ser
acumulado valores de compra, aonde o cliente poderá ir pagando o seu todo, ou
parcialmente.

Conta Corrente Convênio – é a conta corrente de compra em que ocorre um

“Fechamento” no final de cada período (geralmente mês). Transcorre como uma
Conta Corrente Simples, com a inserção de valores acumulativos, mas no final de
cada período ocorre um Fechamento. As datas base de fechamento deverá ser
escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurídica) e deverá ser escolhida pelo cliente
(geralmente pessoa jurídica) e deverá ser demarcadas datas de cinco em cinco dias:
05, 10, 15, 20, 25, 30.

As vendas a Crediário, deverão ser administradas visando previamente que

“haverá atrasos nos pagamentos e inadimplências”. Esta é uma realidade que a
Farmácia não tem como evitar. Não realizar vendas “a prazo” é uma grande perda de
vendas, portanto fazer a sua correta administração é importante e vital para o sucesso
da Farmácia.

Um bom método de administração das vendas “A Prazo” com Duplicatas ou

Cheques, é a formação de uma “Conta Lastro”. Consiste em depositar em uma Conta
Corrente Bancária, o equivalente a 3% de toda venda a prazo (em duplicata ou cheque)
que ocorreu na Farmácia durante o mês. É como se fosse um seguro que a Farmácia
esta pagando para não haver perda nas vendas a prazo.

A regra consiste em criar um fundo, para pagar os títulos não recebidos após
120 dias do seu vencimento. O título vencido e não pago, passa por 3 fases de
cobrança (descritos a seguir) e na última fase, será pago pelo “Lastro” (ou conta de
Provisão ou ainda denominada de Fundão), pelo valor original (ou valor base de custo).

Este procedimento tem resultado prático, e se mostrou eficaz desde que haja
um critério na abertura de cadastros de novos clientes.

Os critérios de abertura de novos Cadastros para clientes, compreendem 5

filtros que deverão ser seguidos rigorosamente.

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 Os 5 Filtros para ATIVAR um novo Cadastro são:

• Comprovar o Endereço e o Telefone do novo Cliente.

• Comprovar a existência do Local de Trabalho.

• Comprovar as Referências (Bancária, Comercial e Pessoal).

• Comprovar o SPC/SERASA.

• Comprovar inexistência de informações negativas com os Funcionários,

Gerentes e Diretoria;

• Verificar presença do nome na Lista de Inadimplentes e certificar da

inexistência nas ficha de clientes, com nome abreviado ou outro CPF/ CNPJ.

A não aprovação do Cadastro por qualquer um dos 5 filtros (associados ou não),

deverá ser inserida na Ficha do Cliente no sistema informatizado, como “Observações
Gerais” do Cadastro.

Várias estatísticas foram realizadas e ficou provado que, se aplicados

corretamente os 5 filtros do cadastro, o “Lastro” sempre poderá arcar com os valores
dos títulos inadimplentes.

Dessa forma, ocorre que a Farmácia não estará tendo perdas (ou prejuízos)
com a venda a prazo, o que faz do crediário uma excelente forma de alavancagem de
vendas.

Todas as vendas a Crediário deverão ter uma data de vencimento pré-fixada,

e cada venda se transforma no caso de venda “A Prazo” em um título. Esse título
poderá ser uma Duplicata (ou as vulgarmente chamadas notinhas) ou um Cheque. Ao
passar da Data de Vencimento, esse título deverá seguir um caminho de fases. Um
título deverá passar por 3 fases distintas, que compõe a Cobrança.

A cobrança deverá ter um “inicio” um “meio” e um “fim”. Não poderá ser

indefinidamente, e a sua administração correta é vital para o sucesso da Farmácia.

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 1. AS TRÊS FASES DA COBRANÇA SÃO:
Fase nº 01 ou “Preâmbulo”

Inicia após a Data do Vencimento, e consiste na fase da “Aviso ao Cliente”

sobre o vencimento do Título. Nesta fase, o cliente ainda não é “suspenso” para
efetuar compras na Farmácia. Não é considerada uma “cobrança” propriamente dita,
mas sim apenas um aviso de vencimento. Ele inicia no dia posterior a data do
vencimento, e finaliza com 30 dias após o seu inicio. Se não pago, após o 31º dia de
vencimento, o título vai para a segunda fase.

Fase nº 02 ou “Cobrança” É a fase em que ocorre verdadeiramente a

“Cobrança” do título, com incidência de juros e multa por atraso. Nesta fase o cliente
é “suspenso” e não poderá mais realizar compras, sem antes quitar os títulos em
atraso. Esta fase deverá durar aproximadamente 90 dias seguidos. Nesta fase, uma
pessoa (cobrador) deverá visitar pessoalmente o cliente devedor, para tentar
solucionar o débito. A multa por atraso deverá ser no valor da comissão do cobrador,
e os juros incidentes poderão ser negociados. Esta fase termina após 100 dias de
iniciada. Se não pago, o título vai para a última fase.

Fase nº 03 ou “Inadimplência”

Nesta fase não ocorre mais a cobrança por parte da Farmácia. O título deverá
ser pago pelo “Lastro” (ou Fundão), realizando o cálculo pelo preço de custo (compra)
dos produtos. Nesta fase, o cliente continuará indefinidamente bloqueado para
compras, e na sua ficha deverá constar como “Inadimplente”.

Se o cliente chegar nesta fase, nunca mais voltará a ser “reativado”. Um cliente
Inadimplente deverá ser considerado bloqueado indefinidamente. O título então
deverá ser retirado de dentro do fichário da Farmácia e encaminhado para um
escritório terceirizado de cobrança. Para a Farmácia o título já foi pago, e não mais irá
figurar no “Contas a Receber”.

Geralmente, no escritório terceirizado de cobrança é negociado um percentual

que varia de 25 a 50% de comissão sobre o valor recebido do título. Ocorrendo o
recebimento, o valor recebido pelo título, deverá ser depositado na Conta Lastro, e
não mais pertence a Farmácia. Um dos indicadores que mais deverá ser observado
na Farmácia, é a correlação entre o “Valor Vendido” e o “Valor Recebido”

15
mensalmente. Vulgarmente, chamamos esta correlação de “Gangorra do Crediário”,
e ela indica que deverá na maioria dos meses, haver uma certo “equilíbrio” entre os
dois valores.

Sempre que houver um valor maior de “Vendas” do que de “Recebimentos” no

mês, isso indica que o “Capital de Giro” da Farmácia teve que arcar com essa vendas.
Isto ocasionou diminuição do Capital de Giro.

Do contrário, sempre que haver ocorrido o oposto, indicará que houve aumento
do capital de giro, mas que no futuro irá haver menos valor a receber. O ideal para
qualquer Farmácia, é que haja um equilíbrio mensal entre os dois valores, com um
“leve” valor a maior para o lado do “Valor Vendido”. Este procedimento assegurará
que haverá sempre uma “base de clientes” crescente, e que o valor recebido se
manterá. Neste caso ainda, lembramos que a observância dos 5 filtros é vital para o
equilíbrio da gangorra.

NOTA

• Deverá existir sempre um valor financeiro suficiente para servir de lastro, para
que o valor de venda a prazo seja aumentado. Não aumento número de clientes sem
Capital de Giro disponível.

• Se não houver valor financeiro disponível no Capital de Giro, não permita que
fichas de novos clientes sejam preenchidas. Coloque aviso no crediário.

• A implementação correta dessa metodologia, é que leva a venda por crediário

ao lucro. Seja implacável na sua execução. Seja detalhista e acompanhe de perto
para que as operações sejam realizadas dentro da política descrita. Faça POP’s para
que os funcionários sigam, e realize treinamentos.

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5. SETOR DE ESTOQUE
POLÍTICA DE INVENTÁRIOS E DESVIOS DE ESTOQUE

Um dos critérios mais importantes na Farmácia, é fazer com que o estoque

virtual (presente no sistema informatizado) esteja em concordância com o estoque
físico. A correta concordância entre os dois, propicia uma melhor compra e um melhor
resultado financeiro final para a Farmácia. Diariamente deverá ser realizada a
conferência de estoque.

O ideal é que, aleatoriamente sejam contados no mínimo 10 produtos que serão

lançados em uma planilha, e verificada a diferença encontrada. No final do período
(normalmente no final do mês), se houver diferenças acumuladas que perfazem mais
de 1% do valor total do estoque, será necessário realizar um novo inventário geral.
Diferenças de até 1% é normal para o varejo farmacêutico, e as correções diárias
deverão ser capazes de “ajustar” as discrepâncias.

Os desvios de estoque deverão ser calculados pelo seu valor de custo, e

lançados nas planilhas de Despesas Operacionais Fixas dentro do mês em que foram
detectadas. As diferenças de estoque somente poderão ser rateadas entre os
funcionários da Farmácia, após reuniões de esclarecimento devidamente
documentadas.

A CONFERÊNCIA DOS PRODUTOS NA ENTRADA DE

MERCADORIAS

A conferência de produtos na Entrada de Mercadorias, é de vital importância.

Dois itens que deverão ser observados, são a quantidade física que chegou
(comparando com a Nota Fiscal dos produtos), e a Data de Vencimento do produto.

Um bom critério de verificação de data de vencimento, para ser instituído em

Farmácias, é o critério do 50%. Este critério quer dizer que, somente será aceito
produto entrar na Farmácia, que tenha “pelo menos” 50% da data de validade.

A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação

do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de validade,
compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data de validade.

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 A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação
do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de validade,
compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data de validade.
Este critério é importante, porque em muitos casos, o produto tem uma Data de
Validade pequena, e instituir um critério definido em prazos, pode fazer com que a
Farmácia não obtenha o produto no mercado.

O controle de Lotes de Produtos deverá ser realizado pela Farmácia, como

forma de poder realizar a “rastreabilidade” do produto que foi vendido. A alteração de
preços dos produtos, deverá ocorrer de forma que, somente deverá haver alteração,
após a mudança de etiquetas com os preços dos produtos expostos ao alcance do
cliente.

A alteração de preços através de arquivo eletrônico de preços, deverá ser

realizada com cuidado visto que poderá haver discrepâncias de preços,
principalmente nos produtos que possuem embalagens múltiplas.

CADASTRAMENTO DE PRODUTOS CUIDADOS E DETALHES –

O cadastramento de produtos em sistema informatizado, deverá seguir padrões

técnicos definidos. O formato da descrição do produto é de suma importância para
não haver duplicidades e nem dificuldades na Entrada dos Produtos. Seguir sempre
a mesma forma de descrição, e definir as abreviações para que não haja dificuldades
nas pesquisas dos produtos pela descrição.

GUARDA DE PRODUTOS NAS PRATELEIRAS VENCE

PRIMEIRO NA FRENTE –

A observância da colocação dos produtos pelo estoquista, é de total

importância para a correta movimentação do estoque. Os produtos que chegaram por
último (ou seja mais atual) deverão ser colocados atrás dos produtos que já estão nas
prateleiras. Este conceito, deverá ser claramente definido dentro da Farmácia, para
que os produtos com data de vencimento mais próximas sejam vendidos
primeiramente.

18
 OPERAÇÃO DE “DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS” COM A NF-E –

Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica, todos os produtos deverão ter a sua
operação de entrada sendo realizada, mesmo que necessite ser devolvido ao
fornecedor. Dessa forma, uma Nota Fiscal de Devolução deverá posteriormente ser
emitida para o Fornecedor. Como a Nota Fiscal Eletrônica é encaminhada
primeiramente ao Fisco Estadual antes de ser enviada para a Farmácia; o simples fato
de não haver o aceite por parte da Farmácia, não quer dizer que houve o
cancelamento da necessidade da entrada.

Este procedimento certamente será detectado pelo Fisco em razão da ausência

do lançamento da Entrada na Contabilidade, e irá ocasionar multa. Portanto, realizar
a entrada e emitir a Nota Fiscal de Devolução é o procedimento correto.

ETIQUETAÇÃO DOS PRODUTOS (VERIFICAR PRODUTOS NA

PRATELEIRA) –

Principalmente os produtos da Entrada que são expostos ao alcance do público,

deverão ser etiquetados com o Preço de Venda, antes de serem alocados nas
prateleiras. Atenção especial também quando ocorre alteração dos valores dos
Preços de Venda desses produtos, que deverão ser substituídas as etiquetas inclusive
dos produtos que já estavam em estoque (e não somente dos que chegaram na
entrada). Este procedimento é de suma importância, visto que disparidades de preços
entre os produtos podem resultar inclusive em multas pelo PROCON.

6. SETOR DE COMPRAS
A definição da forma de compras de produtos para a Farmácia, e os chamados
“Estoques Reguladores”, são de suma importância para o sucesso operacional e
financeiro da Farmácia. O método de compra de uma Farmácia deverá compreender
duas formas distintas:

O MÉTODO PELO ESTOQUE MÍNIMO E MÁXIMO (OU MÉTODO

DO ESTOQUE REGULADOR).

Este é o método de uso rotineiro, para repor a mercadoria vendida. É definido

antecipadamente um valor de Estoque Mínimo e um valor de Estoque Máximo.

19
Quando o estoque chega ao valor do Estoque Mínimo é disparada a compra, para
atingir novamente o Estoque Máximo.

O Estoque Mínimo e Máximo deverá ser atribuído inicialmente baseado em um

histórico de vendas ou poderá ser atribuído aleatoriamente por uma pessoa que esteja
habituada com o giro do estoque.

A definição de um Estoque Mínimo e Máximo, deverá levar em consideração o

tempo de reposição do Estoque realizada pelo Fornecedor. Para Fornecedores que
gastam maior tempo de reposição, aumentar os Estoques Reguladores.

O MÉTODO PELA ESTATÍSTICA DE VENDAS (OU MÉTODO DO

HISTÓRICO DE VENDAS).

Este método deverá ser utilizado quando se pretende aumentar os Estoques

da Farmácia. Serve para o caso de “promoções” ofertadas pelos Fornecedores, e para
ocasiões em que se faz necessário um aumento de estoques. Consiste em fazer um
cálculo retroativo de vendas (geralmente nos últimos 3 meses ou no mesmo mês do
ano anterior), e calcular um estoque para um determinado número de dias (geralmente
30 ou 60 dias).

Normalmente os sistemas informatizados possibilitam esse tipo de cálculo, e

executam a Estatística de Venda, com a formação de Estoque para um número de
dias pré-definido.

Em Farmácias, na prática, uma boa maneira de se utilizar essa opção de

compras, é quando os Laboratórios ou Distribuidoras aumentam os descontos em
determinados produtos.

Para aproveitar o preço, podemos realizar a Estatística de Venda. Calculamos

o pedido verificando as vendas de cada produto nos últimos 90 dias, e fazendo um
estoque que dure pelo menos 30 dias. Isto quer dizer que, nos próximos 30 dias não
irá sair o produto nas compras diárias pelo método do Estoque Mínimo e Máximo,
porque foi feito estoque extra para o produto.

Em compras de Farmácia, se busca negociar “descontos” em produtos que

pertencem aos grupos de Referência (Marca), os Similares e ainda os Genéricos. Isto

20
se faz necessários porque estes produtos, tem um Preço Oficial de Custo, definido
pela CMED (órgão do Governo Federal que controla os preços dos medicamentos).

Dessa forma, negociar os descontos sobre o preço oficial de custo, é a

necessidade do comprador da Farmácia. Para produtos que pertencem aos grupos
de Perfumarias e Correlatos, e também para as Matérias-Primas, é necessário que
haja uma “comparação de preços”. No caso desses produtos, não existe um preço
oficial de custo definido pelo Governo Federal, o que faz com que os preços desses
produtos possam oscilar no mercado.

PRAZO OBTIDO NA COMPRA

Muito se diz sobre os critérios de prazos na aquisição ou compra de produtos

para Farmácia. Alguns chegam a afirmar com veemência de que comprar somente á
vista é que leva o empresário esta inserido, e qual é a realidade do negócio. O que
mais importa para o empresário de Farmácia, é a “concordância” entre o prazo
adquirido na compra com o prazo concedido na venda. Para que isso ocorra com a
maior perfeição possível, é necessário primeiramente que haja uma “constância” nos
prazos de compras.

Sem isto, fica difícil se estabelecer um prazo para a venda. Sendo assim, para
cada Grupo de Produtos, negocie um prazo definido. Um bom critério que atualmente
o mercado aceita é o seguinte:

• Medicamentos de Marca: Referencia e Populares >>> 30 dias de prazo.

• Medicamentos de Marca: Similares >>>>> 60 dias de prazo.

• Medicamentos Genéricos: 60 dias de prazo.

• Perfumarias e Correlatos: 30 dias de prazo.

• Matéria-Prima de Manipulação: 30 dias de prazo.

• Se assim for negociado com os fornecedores, esforce-se para que haja

mensalmente a replicação desses prazos. Não aceite nem a mais e nem a menos,
para que não haja distorção no seu Fluxo de Caixa.

Dessa forma, conceder um prazo na venda de 30 dias está em concordância

com o prazo obtido na compra. Procure negociar o prazo com cada fornecedor, de

21
forma que haja uma “constância” no prazo concedido, a cada compra realizada. Não
permita que o fornecedor fique alterando os prazos. Esta alteração de prazos,
ocasiona as chamadas “sobreposição” de pagamentos, e gera inevitavelmente
problemas de Fluxo de Caixa futuros. Em relação ao desconto concedido pelo
fornecedor, é tradicional o representante do distribuidor mencionar o tipo de desconto
que o empresário de Farmácia prefere.

Existem dois tipos básicos:

1) O Desconto Comercial.

2) O Desconto Financeiro. O Desconto Comercial, se refere ao local em que o

desconto concedido para o produto, vem inserido no corpo da Nota Fiscal, ou seja,
ele vem destacado em algum lugar da Nota Fiscal fazendo com que o valor final da
Nota seja menor. O Desconto Financeiro, se refere a quando o desconto concedido
para o produto, vem inserido na “fatura” ou seja, geralmente no “Boleto Bancário” que
acompanha a Nota Fiscal. O desconto financeiro é calculado segundo instruções
fornecidas no próprio Boleto, e concedido em campo apropriado do Boleto, reduzindo
assim o seu valor.

Qual seria a importância de um e de outro?

Para a pequena Farmácia que está no sistema de tributação “SIMLES”, não há

nenhuma diferença. Não existe implicação nenhuma no percentual de descontos, mas
existe diferença apenas para as Farmácias que estão enquadradas no regime de
Tributação do Lucro Real ou no Lucro Presumido. Para as Farmácias que faturam
mensalmente um valor superior a R$ 150 mil reais, e que portanto esta no regime de
apuração do ICMS por débito e crédito; a forma de desconto Financeiro é melhor
porque no final, gera mais crédito de ICMS que a outra forma.

Quando o desconto é do tipo Comercial, é importante lembrar de que o

desconto poderá vir de várias formas no corpo da Nota Fiscal ou DANFE:

1) Desconto no Preço do Produto diretamente: é quando o fornecedor já aplica

o percentual de desconto sobre o Preço de Custo Oficial do produto, e insere o valor
de compra final no documento fiscal;

2) Desconto em campo do documento fiscal postado logo a frente do Preço de

Custo Oficial. Neste caso, o documento fiscal vem com o Preço de Custo Oficial, e

22
logo a frente vem o desconto destacado. Geralmente é melhor se dar a preferência
para este tipo de fornecedor;

3) Desconto em campo do documento fiscal postado no rodapé de totalização.

Neste caso, o fornecedor insere o Preço de Custo Oficial no documento fiscal, e
concede um desconto geral sobre o “Valor Total dos Produtos”, originando um “Valor
Total da Nota Fiscal”.

A dificuldade deste tipo de desconto, é que não se sabe ao certo o percentual

de desconto concedido para cada produto que compõe o documento fiscal. Obtém-se
através de calculo apenas um desconto médio para os produtos, o que muitas vezes
dificulta a composição do Preço de Venda ou da Margem de Lucro Bruto.

DESCONTOS OBTIDOS NA COMPRA

Varias são as formas pelas quais o fornecedor oferece os descontos nos

medicamentos, para o Farmacêutico. Na maioria das vezes o que se pretende com
essas “variâncias” nas formas de apresentar o desconto, é camuflar o real desconto
que esta sendo concedido. Seja de qualquer forma que possa ser apresentado o
desconto, o importante é que o Farmacêutico saiba calcular o quanto em percentual
esta sendo concedido de desconto, em relação ao preço de Custo Oficial do produto.

Portanto, seja qual for a forma que esta sendo apresentado o desconto,
transforme sempre o valor do desconto em percentual incidente sobre o preço de
Custo Oficial.

Vejamos abaixo algumas formas de apresentação dos descontos pelos

fornecedores, e a sua representação em termos de desconto percentual sobre o preço
de Custo Oficial dos produtos:

Representação em quantidade ofertadas e percentual dos descontos:

23
 Os quadros ao lado mostram formas pelas quais os fornecedores comumente
ofertam os descontos, e quais são os percentuais que incidem sobre o preço de custo
oficial. Note que para utilização nos cálculos da Margem de Lucro da Farmácia, irá ser
necessária a média de descontos que foi obtida sobre o Preço de Custo Oficial dos
produtos.

O Farmacêutico deve ter em mente que, ele terá que alcançar “metas” de
descontos para cada grupo de produtos existente na Farmácia. Sendo assim, as
compras deverão ser pautadas nesse sentido, visto que as médias de descontos de
cada grupo deverão ser alcançadas no final de cada mês.

24
 DESCONTOS DE ORDEM TRIBUTÁRIA OU FISCAL

É comum os fornecedores oferecerem descontos de compensação de

diferenças de ICMS ocorridas entre um estado e outro da federação. Esses descontos
são chamados de “repasse” e normalmente incidem como um desconto global em
percentual sobre o total da Nota Fiscal de compra. Esses descontos somente tem
validade para utilização como compensação em valores de ICMS, quando a Farmácia
esta sob o regime tributário de Lucro Real ou Lucro Presumido.

Quando a Farmácia esta enquadrada sob o regime do “SuperSimples”, esta

compensação de diferença de ICMS não irá ser utilizada, e portanto o desconto de
“repasse”, poderá ser visto como um desconto extra que foi oferecido pelo fornecedor.
Nestes casos, é um desconto comum, e deve compor a média de desconto obtido
pela Farmácia. A exceção ocorre quando, a Farmácia esta em um estado da
federação aonde se pratica o recolhimento antecipado do ICMS, o que chamamos de
Substituição Tributária. Nestes casos, o desconto de “repasse” irá auxiliar na
diminuição do imposto que foi cobrado na Nota Fiscal de Entrada dos produtos, e
portanto não poderá ser visto como um desconto extra, mesmo se a Farmácia estiver
no “SuperSimples”.

POLÍTICA DE MARKUP CONFORME O GRUPO

Conforme foi dito anteriormente na “Composição das Margens de Lucro”, a

política de preços a ser adotada segue as “Listas de Comercialização da CMED” para
o caso dos medicamentos, que estão dispostos em Listas Positivas, Negativas e
Neutras. Para os medicamentos manipulados um bom markup é ainda recomendado
o índice 7 de multiplicação sobre o valor da matéria prima, que projeta uma Margem
de Lucro sobre o Preço de Venda, da ordem de aproximadamente 85,00%. Este
percentual no entanto, deverá ser revisto e ser lançado no DLP e no DFC de cada
Farmácia, para se obter o resultado final de Lucro Líquido. Este índice, dependendo
da Farmácia, deverá ser alterado para cima ou para baixo, dependendo dos
resultados obtidos. Para as perfumarias e correlatos, um bom markup é recomendado
o índice de 60,00% sobre o Preço de Custo Compra.

Atente-se para o fato de que vários grupos de perfumarias não poderão ser
inseridos este markup, pois o mercado concorrente não permite. A melhor forma de

25
se descobrir quais são estes produtos, é fazendo uma pesquisa de preços entre os
seus concorrentes, e verificar os preços praticados, e a partir do seu Preço de Venda
(gerado com o markup de 60,00%), conceder descontos promocionais. Produtos que
deverão fazer parte desta lista são: Fraldas, Tinturas, Esmaltes, Descolorantes, etc.
Cada Farmácia terá que estudar qual é o seu markup ideal, tendo como base o índice
anteriormente apresentado.

Ajustes para baixo (e eventualmente para cima), poderão ser efetuados,

dependendo de cada realidade de mercado em que a Farmácia esta inserida.

POLÍTICA DE DESCONTOS

Os descontos a serem concedidos para o cliente, deverão ser estudados na

planilha de “Composição de Margem de Lucro”, e verificado qual o valor que poderá
ser inserido (no máximo), que ainda projeta um Lucro Final representativo, após o
pagamento das despesas. Para os medicamentos, buscar descontos “extras” junto
aos fornecedores e fabricantes, e repassar para o cliente em forma de descontos,
preservando a margem definida na planilha de “Composição de Margem de Lucro”, é
uma medida razoável e indicada, para poder ganhar mercado.

Outra dica, é inserir na promoção os produtos de “fundo de estoque” que não

tem giro há mais de 180 dias, com descontos máximos. A mídia irá anunciar descontos
de “até” o desconto máximo que está definido nesses produtos.

DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Refere-se ao valor máximo estipulado para a compra de mercadorias durante

o mês. Este valor equivale ao “C.M.V.” (ou Custo da Mercadoria Vendida), que foi
calculado anteriormente na planilha de “Composição de Margens de Lucro e CMV”.
Mensalmente deverá ser estipulado o CMV do mês anterior, e a compra ocorrida no
mês em andamento deverá seguir cuidadosamente os valores de cada grupo de
produtos.

Quando ocorre uma superação do CMV, quer dizer que esta se fazendo
estoque além do necessário, e parte do Capital de Giro esta sendo consumido em
estocagem desnecessária. Quando ocorre o inverso, compras abaixo da Dotação
Orçamentária (CMV), que dizer que o estoque esta diminuído, e que isso poderá se
refletir no volume de venda futura.

26
 Cabe ao Setor de Compras da Farmácia, repor a mercadoria vendida no mês
anterior, de forma a suprir os estoques. Para que não haja compras fora do necessário,
de forma a comprometer o Capital de Giro ou deixar que ocorram faltas de produtos,
é necessário se definir uma Dotação Orçamentária de compra para cada mês do ano.

A utilização desta forma de controle, leva a Farmácia a uma melhor estocagem

e consequentemente a melhores patamares de vendas, sem comprometimento do
Capital de Giro.

7. SETOR FINANCEIRO
Utilize sempre um software de Gerenciamento de Contas Bancárias, para fazer
o acompanhamento da conta da Farmácia. Existem alguns deles disponíveis no
mercado atualmente. Todos eles permitem fazer reconciliações automáticas (ler o
extrato bancário), e conferir o saldo durante a operação. Sugestão de uso: Money
(Microsoft).

O Gerenciamento de Contas Corrente Bancárias, deverá ser feito utilizando-se

um sistema informatizado que tenha função de “Gerenciador Financeiro”. Todos os
Pagamentos a Fornecedores (pagamento futuro e presente), Despesas, e Depósitos,
realizados em Conta Corrente Bancária, deverão ser inseridos neste Gerenciador.
Diariamente, deverá ser realizada uma “conciliação” dos valores de saldo da Conta
Corrente Bancária, com o saldo do Gerenciador Financeiro. Este procedimento
garantirá a exatidão da movimentação de valores e a certeza de que não houve
nenhuma operação errônea por parte do banco. Outra importância deverá ser
salientada, corresponde ao controle de Despesas.

As várias categorias de despesas deverão ser cadastradas dentro do

Gerenciador Financeiro, e cada pagamento deverá ser atribuído a uma delas.

Dessa forma, no final do mês, um relatório de Despesas por Categorias, será

de suma importância para a obtenção dos valores para o preenchimento da Planilha
de geração do DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e do DFC (Demonstrativo de
Fluxo de Caixa).

27
 O GERENCIAMENTO DO COFRE ADMINISTRATIVO DA
FARMÁCIA

O Setor financeiro deverá ter na sua retaguarda um Cofre Administrativo, aonde

deverão ocorrer pagamentos e entradas de dinheiro em espécie. Algumas operações
de pagamento de despesas em dinheiro e ainda “suprimentos” do cofre da gerência,
deverão sair deste controle financeiro. Ao realizar o pagamento de uma Despesa, o
encarregado financeiro deverá “classificar” a despesa dentro de uma Categoria
própria (vide relação dos Tipos de Despesas na planilha Painel de Controle para
Farmácias). A Categorização das Despesas, permite fazer um acompanhamento mais
específico dos gastos, facilitando a verificação do que poderá ser minimizado. Todo
pagamento de Despesa deverá ser “documentado” através de Nota Fiscal para
produtos adquiridos, ou de “Recibo”, para o caso de prestação de serviço. Os “Recibos”
deverão conter obrigatoriamente todos os dados do prestador de serviço. Isto é
necessário para que, o Setor de Contabilidade possa realizar o seu lançamento no
Livro Caixa.

CONFERÊNCIA DOS VALORES DE VENDA E CAIXA

Diariamente o encarregado pelo Setor Financeiro deverá confrontar os valores

das vendas que foram originadas no sistema informatizado da Farmácia, com os
valores que foram depositados pelo Caixa da Farmácia, na Conta Corrente Bancária.
Não poderá haver diferenças entre esses valores, devendo para cada Caixa que foi
fechado na Farmácia, haver um deposito ocorrido na Conta Corrente. A sincronia
desses valores irá garantir que todo o dinheiro originado das vendas (e que foram
emitidos os Cupons Fiscais), foram fielmente depositados na Conta Corrente da
Farmácia; ou seja, que não houve desvios de verbas. Como as diferenças de Caixas
são tratadas no Cofre da Gerencia (vide descrição no Setor de Caixas), os valores
fechados em cada Caixa deverão ser registrados na Conta Corrente da Farmácia.

PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES MENSAIS (DESPESAS) E

BOLETOS BANCÁRIOS

Cada obrigação de pagamento de qualquer origem deverá ser agendada pelo

encarregado do Setor Financeiro. É recomendado que se utilize a facilitação de
agendamento, que são oferecidos pelo sistema bancário. Os boletos bancários que

28
acompanham as Notas Fiscais de Entrada de produtos, deverão ser agendados para
pagamento, no ato da entrada da Nota Fiscal. Dessa forma, evita-se que haja

discrepâncias e problemas perca do prazo para pagamento .

IMPORTÂNCIA DOS DADOS ORIGINADOS

A somatória da Receita Total e da Despesa Total, obtida dentro do mês, é de

grande importância para o calculo dos resultados financeiros da Farmácia. Para que
estes dados possam ser confiáveis e fidedignos, é necessário que a Farmácia possua
uma Conta Corrente bancária que seja somente destinada a ela. Não é concebível
que se utilize essa conta corrente para qualquer outra operação que não seja
originada da Farmácia.

Este procedimento irá facilitar a obtenção de dados importantes que foram

mencionados anteriormente, além de ficar em consonância com os valores que foram
originados na emissão dos Cupons Fiscais, evitando assim disparidades financeiras
que iriam ocasionar multas fiscais futuras. O Saldo de Fluxo de Caixa da Farmácia, é
obtido através do calculo dos dados financeiros originados da Conta Corrente e da
Conta Cofre da Farmácia.

SINCRONISMO COM A CONTABILIDADE

Todas as operações de pagamentos efetuadas pelo Setor Financeiro, deverão

ser devidamente documentados (com Notas Fiscais ou Recibos) e encaminhados
para o setor de contabilidade. Assim como, todos os valores gerados das vendas (com
emissão dos Cupons Fiscais) deverão ser depositados em Conta Bancária da
Farmácia. A observância desses dois parâmetros, garantirão que os dados financeiros
estejam em sincronia com os dados Contábeis, fazendo com que fiquem em
concordância fiscal.

Todas as Farmácias, seja ela enquadrada em qualquer regime de tributação,

devem ter os dados financeiros em concordância com os dados contábeis, sob pena
de serem punidas pelo Fisco Estadual ou Federal. Todos os pagamentos efetuados
deverão estar documentados (documentos válidos para o Fisco). Caso seja “Recibos”
de pessoas físicas prestadores de serviço, deverão estar com todos os dados
necessários (CPF, Endereço, Telefone, etc). Para todos os casos que envolvem
pagamentos a pessoas jurídicas, deverá haver a presença da Nota Fiscal (mesmo

29
sendo prestação de serviço). Portanto, esteja sempre atento a este requisito para não
ter problema futuro.

8. SETOR DE CONTABILIDADE
REGIMES TRIBUTÁRIOS SUJEITOS

Dependendo da Farmácia e do seu faturamento, ela deverá estar sob um dos

regimes de apuração tributária:

1) SIMPLES Nacional ou SUPERSIMPLES;

2) Lucro Presumido;

3) Lucro Arbitrado;

4) Lucro Real.

Normalmente, a maioria das Farmácias estão enquadradas no SIMPLES

Nacional, pois tem um faturamento anual inferior a R$ 2,4 milhão. O percentual de
imposto a ser pago para as Farmácias que se enquadram no SIMPLES, deverá seguir
a “Tabela do SIMPLES Nacional” descrita anteriormente. O procedimento contábil é
de simples execução: basta verificar no mês em questão qual foi o faturamento
acumulado no ano, e consultar a “Tabela do SIMPLES”, buscando o percentual
apropriado. Este percentual é calculado sobre a Venda Líquida da Farmácia, ou seja
sobre a somatória das Leituras “Z” da impressora fiscal.

É um percentual que normalmente fica abaixo de 11,00%, o que projeta um

valor condizente com a realidade das Farmácias.

A título de comparação, as Farmácias norte-americanas tem uma incidência de

imposto que equivale ao Simples, próximo de 9,25% sobre a Venda Líquida.
Empresas que faturam acima do limite suportado pela Tabela do

SIMPLES, poderão optar pelo regime de Lucro Presumido ou Lucro Real. São
regimes de tributação mais complexos que despendem maior controle por parte da
Farmácia e por parte do contador responsável. Em ambos os regimes, o cálculo do
ICMS (imposto estadual), deverá seguir o sistema de débito e crédito, e o imposto
federal deverá seguir os procedimentos apropriados de calculo. Os impostos e
encargos incidentes neste tipo de regime são:

30
 Estadual:

• ICMS

Federal:

• PIS

• COFINS

• Imposto de Renda

• Contribuição Social

• INSS da Empresa

O regime de Lucro Arbitrado só é realizado em condições específicas em que

o fisco estadual ou federal impõe a determinada empresa ou a determinado segmento.
È importante frisar que, em qualquer tipo de regime tributário que a Farmácia estiver,
a movimentação Financeira deverá estar em concordância com a escrituração contábil.

Dessa forma é de suma importância que o empresário de Farmácia, separe

muito bem a movimentação da empresa da sua movimentação bancária pessoal. Em
algum momento da vida da empresa, a fiscalização irá confrontar a escrituração
contábil com a movimentação ocorrida nas contas correntes da Farmácia. A
discrepância entre as duas leva a multas, e em muitos casos ao desenquadramento
da Farmácia do sistema SIMPLES Nacional.

Ademais a dica é, sonegar não compensa. Seja em qualquer regime tributário

que a Farmácia estiver enquadrada, o percentual economizado em impostos (no caso
de sonegação), não compensa frente aos valores que poderão ser aplicados de multa,
e alia-se a isto, a falta de controle interno que gera, quando se pratica este tipo de
procedimento. Em alguns estados da federação, existem as chamadas “Substituições
Tributárias” (ou ST).

Este tipo de tributação estadual é uma forma de cobrança do ICMS, que não
implica no recolhimento juntamente com a alíquota paga mensalmente na guia do
SIMPLES; e sim na cobrança do imposto na Nota Fiscal de Compra da mercadoria.
Nesta forma de recolhimento, o calculo do imposto é realizado dentro da Nota Fiscal
de aquisição dos produtos, e o valor final pago já esta incluso do valor do ICMS.

31
Nestes casos, a guia paga pelo SIMPLES refere-se apenas aos impostos federais,
excluindo-se o ICMS Estadual.

RELAÇÃO DE VENDAS DE PRODUTOS POR LISTAS DE

COMERCIALIZAÇÃO

Mensalmente é necessário que o Farmacêutico, encaminhe para o Contador,

uma relação do que foi vendido durante o mês, que são constantes das Listas Positiva
e Negativa (da CMED). Este relatório se faz necessário para que haja a chamada
“segregação” das vendas. Isto quer dizer que ao gerar a guia do SIMPLES o Contador
deverá informar ao fisco (no sistema gerador da guia denominado de PGDAS), qual
foi o valor das vendas dos produtos que estão na condição de “não tributados para o
PIS/COFINS”. Do valor total da guia gerada, irá ser descontado o valor desses
produtos, que não são tributados por esses impostos. Isto evita que a Farmácia que
esta enquadrada no SIMPLES seja bi-tributada no pagamento desses impostos.

Este procedimento, reduz o valor da guia de recolhimento do SIMPLES

mensalmente pago pela Farmácia. Esta informação deverá ser levada ao Contador,
por parte do Farmacêutico. Para as Farmácias que estão nos outros regimes
tributários, se faz necessário os relatórios de vendas dos produtos que incidem o
PIS/COFINS, tanto nas Compras dos Produtos, quanto nas Saídas dos Produtos
(vendas). De posse deste relatório (somente das Listas Neutra e Liberados), é que o
Contador irá realizar o calculo do imposto, pelo sistema de débito e crédito.

O LIVRO DE DUPLICATAS. A RELAÇÃO DE CHEQUES E OS

COMPROVANTES DE CARTÃO

É importante ser gerado mensalmente um tipo de relatório em que são descritas

todas as operações de vendas em que o pagamento não ocorreu “A Vista”. Este
relatório deverá contemplar as formas de pagamento em: Duplicatas, Cheques Pré-
datados, Comprovantes de Vendas a Cartão de Crédito.

Este relatório deverá ser repassado ao contador, a fim de que faça a

escrituração dessas vendas, demonstrando ao fisco que as mesmas não geraram
valores financeiro em Conta Corrente. Por outro lado, deverá também ser emitido

32
relatório de todas as vendas a prazo que foram “recebidas” no mês, e repassado ao
contador, para a mesma finalidade.

O INVENTÁRIO - PERIODICIDADE MENSAL

O relatório de inventário a Preço de Custo Médio dos produtos, deverá ser

encaminhado ao contador mensalmente, para que possa haver um correto trabalho
de formação do estoque contábil. Mesmo que, por lei do Simples Nacional, o inventário
possa ser apresentado apenas anualmente; a sua determinação mensal é importante
para que o empresário possa acompanhar a evolução do seu estoque. Um possível
“ajuste” poderá ainda ser realizado ao longo dos meses se haver este tipo de
necessidade. Um aumento ou uma diminuição abrupta nos valores do inventário,
deverão ser prontamente verificados antes do findado o ano.

A NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) E O SÍNTEGRA

Recentemente, e mais precisamente a partir de Janeiro/2009, as Secretárias

da Fazenda de cada estado da federação, instituiu a obrigatoriedade da Nota Fiscal
Eletrônica para o segmento varejista farmacêutico. Isto quer dizer que, para toda
compra realizada pelas Farmácias nos estados, irá ser emitida uma Nota Fiscal
Eletrônica que deverá ser autorizada previamente pelo Fisco Estadual, de forma
informatizada. Dessa forma, fica impossível que outra empresa utilize o CNPJ da
Farmácia compradora, e que se possa sonegar o imposto, sem que o Fisco saiba.

Aliado a isto, o SINTEGRA é um método de informação mensal em que o

contador deve transmitir ao Fisco Estadual, toda a escrituração de Notas Fiscais. A
confrontação entre essas duas entidades, permite ao Fisco Estadual, obter informação
precisa sobre todas as transações que a Farmácia realizou, com um máximo de
detalhes.

Portanto, o Farmacêutico deverá sempre exigir o DANFE (Documento Auxiliar

da Nota Fiscal Eletrônica), na operação de entrada da mercadoria na Farmácia. Cuide
para que seja conferidos corretamente os dados do documento, e qualquer
disparidade solicite ao Contador da Farmácia que faça notificação no site do Fisco
Estadual. Nunca e em nenhuma hipótese aceite mercadoria alguma na Farmácia sem
a devida Nota Fiscal de compra. O risco não compensa!

33
 CUIDADOS COM BLOCOS, IMPRESSORA FISCAL (LEITURA Z),
MAPA DE CAIXA. EMITIR VENDAS OU NOTA FISCAL DIARIAMENTE

Todos os Blocos de Nota Fiscal existentes na Farmácia, sejam eles usados ou

ainda em branco, deverão ser guardados com o máximo cuidado. Blocos que se
extraviam, podem ocasionar multas enormes, aplicadas pelo Fisco Estadual. A
confecção de um “arquivo permanente”, em caixa adequadas, para a guarda a longo
prazo deverá ser considerada, visto que estes documentos deverão ficar guardados
por no mínimo de 5 anos. Emita Cupom Fiscal de todas as vendas efetuadas, sem
exceção. Não permita vendas por Cartão de Crédito ou Débito, sem o acionamento
do TEF em concomitância com a impressão do Cupom Fiscal. Esta operação é foco
do fisco Estadual e eles estão constantemente realizando averiguações.
Comparações dos valores financeiros repassados pelas administradoras de cartões
com o valor contabilizado pela Farmácia, são comuns de serem realizadas pelos
fiscais.

A emissão da Leitura “Z” da impressora fiscal, deverá ocorrer diariamente e

nunca deverá ser omitida. Toda impressora fiscal tem um dispositivo que emite a
leitura “Z” a meia noite de cada dia. Isto só não ocorrerá se a mesma estiver desligada.
Portanto atente-se para este fato e verifique o modo de funcionamento da sua
impressora fiscal. A emissão de documentos fiscais diariamente é de suma
importância, para que o fisco não possa realizar multa na Farmácia. Sendo assim,
mesmo nos dias em que a impressora fiscal estiver com defeito ou na falta de energia
elétrica, os blocos de Nota Fiscal manual, deverão ficar sobre o balcão, e todas as
vendas realizadas deverão ser criteriosamente emitidas notas de venda. Dica: se ao
iniciar o dia, tiver algum dinheiro em caixa para troco, e não tiver havido nenhuma
venda:

Emita Nota Fiscal de venda do valor que esta em caixa. Caso venha algum
fiscal e verificar que não há o funcionamento da impressora fiscal e que existe dinheiro
em caixa, ele aplicará multa por sonegação de impostos. Sendo assim, emita Nota
Fiscal para acobertar o valor do dinheiro que esta em caixa. Para as Farmácias cuja
impressora ainda emite “Fita Detalhe” (espécie de 2ª via do Cupom Fiscal), estas
deverão ser cuidadosamente guardadas e não poderão ser extraviadas. Guardar em
arquivo apropriado por prazo mínimo de 5 anos.

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 As impressoras fiscais mais atuais, não emitem esta “Fita Detalhe” pois elas
possuem um disco rígido interno, aonde são gravadas imagens dos Cupons Fiscais
emitidos. Qualquer manutenção ou intervenção realizada nas impressoras fiscais,
deverá ser realizada por técnicos credenciados pela SEFAZ. Cuidado especial deverá
ser prestado nos lacres dessas impressoras, que não poderão ser violados. Mantenha
a guarda nos lacres das impressoras, e caso sejam rompidos acidentalmente no
balcão, peça ao Contador que tome as medidas necessárias (elas deverão ser
urgentes).

CONSULTORIA CONTÁBIL - FARMÁCIA FATURAMENTO

MAIOR DO QUE R$ 150 MIL/MÊS

Farmácias que tenham um faturamento próximo desse valor mensal, e que

projeta faturamento anual próximo a R$ 1,8 milhão de reais, deverá procurar ajuda de
consultoria contábil especializada. Os valores incidentes de impostos pelo Lucro Real
ou pelo Lucro Presumido podem ficar muito além dos 10,00% sobre a Venda Líquida
Total. Isto poderá comprometer a viabilidade da Farmácia, pois ela terá concorrentes
que estarão no Simples, recolhendo um percentual abaixo de 10,00%. Um ajuste
contábil verificando as especificidades da Farmácia se faz necessário para que,
utilizando as condicionantes da lei, se possa reduzir o valor pago, e assim viabilizar a
Farmácia.

O Farmacêutico deverá ficar atento e informar-se mais a respeito do que poderá

ser realizado.

CONTROLE DE FOLHA DE PAGAMENTO E RH

O Setor Contábil poderá ser encarregado do fechamento da Folha de

Pagamento dos funcionários, e das demais questões referentes ao Rh (Recursos
Humanos), como Férias, Benefícios diversos concedidos aos funcionários, etc. Para
tanto, o empresário de Farmácia deverá encaminhar planilha ou relatório com os
valores das “Comissões dos Funcionários”, e ainda com as “Horas Extras” realizadas
por cada um deles durante o mês.

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 A IMPORTÂNCIA DE ARQUIVAR OS DOCUMENTOS (ANUAL E
PERMANENTE)

Toda Farmácia deverá ter um local isolado e devidamente fechado para a

guarda de documentos fiscais. Normalmente os documentos fiscais necessitam ser
guardados por 5 anos. Alguns deles, como os “Livros Razão”, documentos do “INSS”
da empresa e de funcionários, deverão ser guardados indefinidamente (por tempo
indeterminado). Assim, é sugerido que a Farmácia confeccione caixas apropriadas (de
madeira ou metal ou plásticas), sendo uma para cada ano anterior no total de 6 caixas,
para a guarda desses documentos. Sempre no novo ano que se inicia, poderá ser
utilizada a caixa mais antiga e assim sucessivamente. Essas caixas deverão ser
cuidadosamente fechadas, para que não haja a invasão de insetos e roedores. Uma
das caixas deverá conter os documentos permanentes. No total serão 6 caixas a
serem devidamente guardadas e cuidadosamente controladas para não haver perda
dos documentos. Não deixe que os documentos da Farmácia fique de posse do
Contador ou de outros. O próprio Farmacêutico deverá fazer a guarda de todos eles.

VERIFIQUE PERIODICAMENTE O TRABALHO DO CONTADOR

Uma boa prática de saber se o Contador esta em dia com os lançamentos

Contábeis e Fiscais, é solicitar o “Relatório de Fechamento Contábil” de cada mês.
Neste relatório deverá vir descrito todas as operações (vendas, compras, despesas,
etc) que ocorreram na contabilidade do mês anterior. A ausência deste relatório indica
atraso nos registros contábeis, que na maioria das vezes são realizadas somente a
emissão das guias fiscais para pagamento; ficando esses registros em descoberto
sendo passíveis de multas fiscais. Anualmente ou semestralmente, contrate um
“auditor contábil” para fazer a verificação do período anterior. Esta prática, evita
problemas com a contabilidade e futuras multas fiscais decorrentes de erros
cometidos pelo Contador da Farmácia.

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9. REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
ARAUJO, E.: Gestão por Indicadores no varejo: mapa de Indicadores do varejo.
Disponível em: Acesso: em 05 mai. 2017.

BENITES, A.T.: Medidas de Desempenho para a Indústria de Varejo de Alimentos.

Dissertação de mestrado em Agronegócios. Universidade Federal de Mato Grosso do
Sul, 2004

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Operações Industriais 2 - AO2 - Gerência Setorial de Comércio e Serviços.

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2002. DIAS, S.L.V.: Indicadores de desempenho e gestão empresarial. Porto Alegre:
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Indicadores Organizacionais. 3ª Edição. São Paulo: FNQ, 2012. Fundação Nacional
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