WORKSHOP

PLANEJAMENTO E GESTÃO DE BUDGET DE TI

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 WORKSHOP PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTOE GESTÃO
E GESTÃODODEBUDGET
BUDGETDEDETITI

Você acha que o orçamento de TI da sua

empresa está correto ?

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Planejamento Orçamentário

Para responder essa

Planejar
pergunta assertivamente,
é fundamental ter
estruturado o controle
financeiro da área.

Executar:
•Organizar
Controlar •Comandar
•Dirigir
•Motivar

O orçamento materializa os planos sob a forma de valores.

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Controle Mensal de Gastos

 Para um controle eficiente do orçamento, é necessário acompanhá-lo
constantemente.
 Monitore todos os gastos por categoria mês a mês.
 Faça uma planilha que te dê uma visualização imediata do que foi projetado e do
que está sendo efetivamente gasto em cada categoria de custo.

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Controle Mensal de Gastos

Exemplos de Controle
+9%

13.011 33.673 33.926 11.871

(253)
-1%

22.054
20.662

Realizado Acum. Realizado Mês Realizado Acum. Orçamento Acum. Orçamento Mês Orçamento Acum.
Anterior Atual Atual Anterior

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Acompanhamento dos Planos de Ação

Exemplos de Controle
Pacote TI e Telecom
R$ mil
Entidade O que Como Quando Status Estouro
TI Link de Dados Renegociação de Contratos Abr/Jul Em andamento 800
TI – Trein. One Brazil Serviço de Terceiros Aporte OM Abril Em negociação 178
TI Serviço de Terceiros Renegociação de Contratos Abr/Jul Em andamento 715
TI Manutenção de Software Renegociação de Contratos Abr/Jul Em andamento 68

Total Estouros 1.761k

Entidade O que Como Quando Status Economia

Conscientização de uso via Continuo (731)
Todas Telefonia Fixa e móvel 2012
Portal, ajustes de Tarifas
Em andamento (408)
Gestão Telecom Maio Em andamento
TI Sustentação e man. de sistemas (371)
Todas Renovação a realizar Abr/Jun
Aluguel e Leasing Outros (504)
Encerrar contratos
Total Economias (2.014)

Total Pacote (253)

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Histórico: Real X Projetado

O que foi planejado?
Alocação de Gastos de TI
 Redução de gasto em nova capacidade.

Gasto de TI (em milhões de R$)

O que aconteceu? 25
 Gasto aumentou em 1%. 20
Principal causa: 15 Nova
 Atividade não planejada de M&A. Capacidade
10 Continuidade do
Consequências:
Negócio
 Unidade de negócios envolvida em 5
M&A deve cobrir gasto adicional de TI. 0
Plano de ação: 2012 2013 2014 2015
 Determinar potenciais problemas para
o próximo ano na revisão anual. Ano Fiscal

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Real X Projetado
ACUMULADO Janeiro
Categorias de Custos Variação
Previsto Realizado Variação
% Previsto Realizado %
Serviços de TI R$ 8.438.000,00 R$ 8.964.785,00 6% R$ 703.166,67 R$ 781.471,00 11%
Consultorias, assuntos legais e corporativos R$ 3.500.000,00 R$ 3.570.000,00 2% R$ 291.666,67 R$ 297.500,00 2%
Serviços de terceiros e despesas gerais R$ 500.000,00 R$ 662.618,00 33% R$ 41.666,67 R$ 85.475,00 105%
Segurança da informação R$ 168.000,00 R$ 173.040,00 3% R$ 14.000,00 R$ 14.420,00 3%
Demais serviços de terceiros com informática R$ 250.000,00 R$ 277.513,00 11% R$ 20.833,33 R$ 21.250,00 2%
Impressão R$ 540.000,00 R$ 561.600,00 4% R$ 45.000,00 R$ 46.800,00 4%
Telefonia celular R$ 1.440.000,00 R$ 1.578.526,00 10% R$ 120.000,00 R$ 137.000,00 14%
Telefonia fixa R$ 840.000,00 R$ 929.488,00 11% R$ 70.000,00 R$ 78.026,00 11%
Field service R$ 600.000,00 R$ 612.000,00 2% R$ 50.000,00 R$ 51.000,00 2%
Service desk R$ 600.000,00 R$ 600.000,00 0% R$ 50.000,00 R$ 50.000,00 0%
Sistemas R$ 2.640.000,00 R$ 2.660.000,00 1% R$ 220.000,00 R$ 235.550,00 7%
Desenvolvimento software R$ 1.020.000,00 R$ 1.037.000,00 2% R$ 85.000,00 R$ 100.300,00 18%
Sustentação (ams) R$ 420.000,00 R$ 399.000,00 -5% R$ 35.000,00 R$ 33.250,00 -5%
Licenças R$ 1.200.000,00 R$ 1.224.000,00 2% R$ 100.000,00 R$ 102.000,00 2%
Total R$ 30.548.000,00 R$ 31.632.818,67 3,6% R$ 2.545.666,67 R$ 2.712.124,00 7%

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Real X Projetado
R$35.000.000
R$30.000.000
R$25.000.000
R$20.000.000
R$15.000.000
Previsto
R$10.000.000
Realizado
R$5.000.000
R$-

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Pontos-Chave de Sucesso
Ter uma estratégia de longo Decisões baseadas no comprometimento, experiência e compromisso de
prazo de TI longo prazo, em vez de decisões reativas e aleatórias.

Não acontece sem o esforço da TI para alinhar corretamente com o negócio,

Alinhamento com os requisitos de não apenas cumprindo as suas exigências, mas até tornar-se um fator de
negócio sucesso e um facilitador para o negócio.

Definição de medidas de sucesso e Quando os KPIs e os relatórios de acompanhamento tornam-se habituais, a gestão
do orçamento para o futuro torna-se mais fácil e mais apreciada, uma vez que é
indicadores de desempenho baseado em fatos concretos que refletem o verdadeiro estado da organização.

Não há nada mais útil na negociação do orçamento do que mostrar que

Sucesso em orçamentos anteriores os orçamentos anteriores foram utilizados com sucesso.

Refletindo crescimento contínuo e estável em cada período ornamental,

Crescimento contínuo e estável demonstrará a estabilidade e maturidade do departamento de TI e mostra que
as expansões são feitas com base em planos determinados e bem estruturadas

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Pontos de Atenção
• Orçamento sai de controle – demandas desordenadas;
Sempre dizer sim • Não atingimento dos planos definidos;
• Concentração do orçamento em manutenção e não em inovação.

Imaginar que os custos acabam depois • TCO;

que um projeto entrou em produção • Dispensar os integradores após implementação.

•Não alcançar escala (economias)nas negociações;

Planejar e gastar localmente (BU) • Duplicidade de iniciativas;
• Desalinhamento de soluções.

• Como não orçam adequadamente as necessidades, presume-se que a TI

Superestimar a equipe interna de TI pode fazer mais do que realmente é capaz.

Acreditar piamente em grandes • Essas economias tem limites;

economias em terceirização offshore • “O barato sai caro”

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