13 soluções para melhorar a comunicação

Anna Carolina Rodrigues Você S/A

A dificuldade de se expressar é um problema recorrente entre

profissionais e um dos principais obstáculos que as empresas
enfrentam para obter resultados. A inabilidade de comunicação leva
à má compreensão de objetivos, que leva ao esforço inútil e sem
foco.

A informação mal transmitida e mal digerida causa conflitos nas

equipes, o que, além de improdutivo, é desgastante para todos os
envolvidos. Veja como aprimorar sua capacidade de se fazer
entender no trabalho:

1 - Tenha uma meta

Antes de começar uma conversa, pense no resultado. Ter foco no

objetivo final faz com que a discussão tenha foco e rapidez. Quando
começar a falar, diga a seu ouvinte o que você pretende. “Revele,
em uma ou duas frases, o que será tratado”, diz Reinaldo Polito,
professor de expressão verbal do Instituto Reinaldo Polito, de São
Paulo.

2 - Inclua seu interlocutor

Um bom jeito de ser ouvido com atenção é mostrar a seu

interlocutor que ele faz parte da solução. Isso ajuda a pessoa a se
comprometer. Para incluir o outro na conversa, use o pronome
“nós”, que deixa claro que há algo a ser compartilhado. “Use o
‘você’ somente para elogiar”, diz Vera Martins, da Assertiva,
consultoria de São Paulo.
3 - Mantenha o respeito

Ao conversar sobre algum assunto mais delicado, demonstre

respeito. Olhe nos olhos de seu interlocutor e leve os argumentos
dele em consideração. “Fale com a pessoa, não para a pessoa”, diz
Reinaldo Passadori, do Instituto Passadori, especializado em
educação corporativa, de São Paulo.

Demonstre que a conversa não é unilateral e que você também está

aberto a ouvir. Tome cuidado para manter a firmeza, mas evite a
agressividade.

4 - Pergunte mais

Procure compreender a perspectiva da outra pessoa, fazendo

perguntas para esclarecer o assunto. Repetir as palavras do
interlocutor ajuda a conferir se você interpretou o que foi dito
corretamente.

Para direcionar a conversa, formule questões objetivas quando tiver

dúvidas, do tipo: “Quando isso aconteceu?”. Se o assunto precisar
de esclarecimentos, use perguntas amplas, como: “Por que você
chegou a essa conclusão?”.

5 - Escute de verdade

Quando uma pessoa fala, nem sempre os outros escutam. Prestar

atenção é uma qualidade importante do comunicador. Uma
maneirade evitar devaneios durante uma conversa é olhar para a
pessoa e não interrompê-la.

Evite planejar mentalmente uma resposta enquanto o outro ainda

estiver falando — isso também distrai. Ouvir atentamente não
significa virar estátua. Dê sinais de que está prestando atenção.
“Acene com a cabeça e use expressões de acompanhamento,
como ‘sim’ e ‘entendi’”, diz Reinaldo Polito.

6 - Fique atento ao tom

Nada pior do que ouvir pedido de desculpas ou elogio que soa

falso. A maneira como as pessoas interpretam o que é dito não
depende apenas do conteúdo,- mas também da forma como se fala.
Lembre-se que o tom da voz e a postura corporal transmitem
mensagens. “Evite o sarcasmo e a ironia”, diz Reinaldo Passadori.
Fale com naturalidade.

7 - Cuidado com a linguagem corporal

Seu corpo fala tanto quanto sua voz — e há muito mais tempo. A
linguagem corporal foi desenvolvida pelos homens antes da
linguagem falada. O cérebro é preparado para detectá-la e
compreendê-la. Durante uma conversa, cuide da postura e de sua
fisionomia. “Verifique se há coerência entre o que você diz e o
modo como seu corpo se comporta”, diz Reinaldo Polito.

8 - Faça críticas objetivas

Se for criticar, coloque o foco no comportamento inadequado, e não
na pessoa. É difícil mudar uma personalidade, mas é possível
ajudar alguém a ter uma atitude mais adequada com sugestões
objetivas e impessoais.

9 - Argumente com exemplos

Evite ser impreciso ou generalizar demais. Em vez de dizer que a

pessoa se atrasa, aponte casos específicos que provem seu
argumento, como lembrar que ela chegou tarde nos quatro últimos
dias. No caso de uma reunião, tente usar exemplos e histórias para
reforçar sua argumentação e ajudar os participantes a fixar melhor a
pauta.

10 - Use “e” em vez de “mas”

Se quiser fazer um elogio, evite construções do tipo “Adorei a ideia,

mas será que podemos adaptá-la?”. Quando se fala “mas”, o
interlocutor desconsidera o elogio e fixa a atenção na crítica.

O melhor é construir frases unidas pela conjunção “e”. “Adorei a

ideia e acho que uma abordagem diferente seria mais eficaz”, por
exemplo. Esse artifício faz com que a outra pessoa ouça seu ponto
com mais tranquilidade.

11 - Não fique na defensiva

Vários problemas de comunicação poderiam ser evitados se os

profissionais não ficassem na defensiva. Adote uma postura
assertiva. Faça perguntas para explorar as diferenças de pontos de
vista. “À medida que as defesas diminuem, a capacidade de
compreender argumentos aumenta”, diz Vera Martins, da
consultoria Assertiva.

12 - Saiba ficar em silêncio

Ficar calado pode ser muito útil. O silêncio permite a quem escuta
ganhar tempo para processar o que foi dito e a organizar os
pensamentos antes de uma resposta apressada. “Ficar em silêncio
não significa entrar mudo e sair calado, mas suspender a fala por
alguns momentos para proporcionar reflexão”, diz Reinaldo Polito.

13- Pratique a empatia

A diversidade de pontos de vista é enorme porque todo mundo tem

os próprios valores e influências que moldam o jeito de enxergar o
mundo. Por isso, a melhor maneira de se fazer entender é tentar se
colocar no lugar do outro para imaginar como determinada
informação será encarada. “Pense em como gostaria de ser tratado
se estivesse no lugar do outro”, diz Reinaldo Polito.
Fonte:http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/195/noticias/13-
solucoes-para-melhorar-a-comunicacao (acesso 21/08/2014)