APRESENTA

GESTÃO DE
PROCESSOS
ORGANIZACIONAIS NA UFPA

Unidade 1 - Material Complementar

 Curso: Gestão de Processos Organizacionais - EaD

UNIDADE 1

Conceitos Básicos sobre Gestão

de Processos Organizacionais

1. Introdução: Porque adotar a Gestão de Processos Organizacionais na UFPA?

Os Processos Organizacionais são os conjuntos de a vidades con nuamente desenvolvidas dentro

das organizações para entrega de resultados ins tucionais. E gerenciando adequadamente esses
processos organizacionais é possível fazer com que eles sejam executados de forma mais eficiente,
mais eficaz e mais ágil, de modo a atender as necessidades dos usuários finais. Portanto, administrar
bem os processos organizacionais é fundamental para o alcance dos obje vos ins tucionais das
organizações.
Segundo o BPM CBOK, a adoção de ferramentas de gestão de processos organizacionais traz
bene cios tanto para a organização quanto para todos os envolvidos direta ou indiretamente com as
a vidades e produtos gerados pelos processos. Alguns dos bene cios são os listados na tabela a
seguir:

Quem se beneficia com a

adoção da gestão de Qual o benefício?
processos?

Ao facilitar a análise e avaliação dos fluxos de trabalho, permite

Organização uma visão sistêmica do órgão, maior controle do desempenho e
dos resultados

Com os processos mapeados, os trabalhadores da organização

Usuários/clientes dos
conseguem atender as demandas e expectativas dos usuários e
processos
melhorar a qualidade dos produtos e serviços prestados.

É possível melhorar o planejamento e as projeções das ações,

Gerência
otimizar o desempenho dos trabalhadores e otimizar os recursos.

Possibilita a maior segurança e ciência sobre seus papéis, maior

Executores diretos dos
compreensão do todo, e consciência sobre a sua contribuição
processos
direta para os resultados.

¹ BPM CBOK. Guia para o gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento.
ABPMP BPM CBOK, V 3.0, 1ª Edição, 2013.
 Curso: Gestão de Processos Organizacionais - EaD

Unidade 1

Além das vantagens específicas para os envolvidos, a Gestão de Processos Organizacionais

proporciona diversos outros bene cios abrangentes em diversas áreas tais como os que são listados
na a seguir.

Áreas Benefícios

Mapear os processos permite visualizar e identificar falhas e

Análise e Melhoria
problemas passiveis de melhorias.

Registrar os processos em documentos (POPs e

Comunicação Fluxogramas), proporciona maior facilidade para
comunicação de como eles devem ocorrer.

Estabelecimento de um modelo adequado para a execução

Padronização
das atividades, a ser seguido por todos.

Maior clareza e consciência dos papéis de cada ator envolvido

Integração
em cada processo.

Direcionamento facilitado dos processos para o alinhamento

Alinhamento
com os objetivos estratégicos, proporcionando coerência das
Estratégico
ações com a estratégia.

Desta forma, considerando a relevância do adequado Gerenciamento de Processos

Organizacionais para as ins tuições, a UFPA estabeleceu como um dos Obje vos Estratégicos do seu
Plano de Desenvolvimento Ins tucional 2016-2025 o de “Melhorar e fortalecer a governança dos
processos internos”. Este obje vo estratégico evidencia o alinhamento do planejamento
estratégico da Ins tuição à Gestão de Processos Organizacionais, medido através do indicador de
desempenho “% de processos crí cos redesenhados”, com metas estabelecidas para os anos de
2020 e 2025 de 38% e 100%, respec vamente.
E a administração superior da UFPA, consciente da per nência do tema e visando tornar
realidade o alcance do referido obje vo ins tucional e da meta do indicador, forneceu o suporte
para a criação em novembro de 2016 de uma comissão formada por profissionais da ins tuição para
realizar estudos necessários e elaborar proposta de implantação de mapeamento de processos no
âmbito da UFPA. Esta comissão foi composta por membros das equipes da PROPLAN e PROGEP, que
dedicaram duas horas semanais das suas cargas horárias de trabalho para esta comissão. Durante
todo o ano de 2017 e início de 2018 a comissão iniciou, desenvolveu e finalizou seus trabalhos,
entregando ao reitor, no dia 9 de março de 2018, o relatório final da comissão.
E a par r de maio de 2018 iniciou-se os trabalhos da Coordenadoria de Gestão de Processos
da Diretoria de Gestão Estratégica da PROPLAN, criada através da Resolução CONSUN nº 769/2017.
 Curso: Gestão de Processos Organizacionais - EaD

Unidade 1

2. O que é Gestão de Processos Organizacionais?

Para entender o que é a Gestão de Processos é necessário entender primeiro o conceito de

Processo Organizacional.

2.1. Processo Organizacional

De acordo com o BPM CBOK, Processo Organizacional é a agregação de a vidades e

comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados em
uma organização.

O BPM CBOK destaca ainda que “É uma agregação de

Processos Organizacionais são compostos a vidades e
por a vidades inter-relacionadas que DEFINIÇÃO DE PROCESSO comportamentos
solucionam uma questão específica, sendo ORGANIZACIONAL executados por
governadas por regras organizacionais e humanos ou máquinas
vistas no contexto de seu relacionamento para alcançar um ou
com outras a vidades para fornecer uma mais resultados.”
visão de sequência e fluxo.
(BPM CBOK, 3ª Edição)

O fluxo do processo é composto primeiramente por um fornecedor que dá entrada em

determinados insumos para o processo, insumos esses que podem ser, por exemplo, informações,
produtos ou serviços. Esses insumos são transformados durante a execução do processo
propriamente dito, onde há uma agregação de valor aos insumos e então são geradas saídas ou
produtos do processo, que podem ser também informações, produtos ou serviços, para um ou mais
clientes que vão receber essas saídas.

Portanto, todo esse fluxo, desde o fornecedor até o cliente final do processo, cons tui
juntos, o chamado "fluxo do Processo". Esse fluxo também é comumente denominado de "ciclo
SIPOC", onde SIPOC, é a sigla das palavras em inglês que correspondem aos componentes do
processo.
 Curso: Gestão de Processos Organizacionais - EaD

Unidade 1

2.2. Gestão de Processos Organizacionais

A área de estudos de Gestão de Processos Organizacionais costuma ser denominada através

de diversas nomenclaturas que, embora tenham significados ligeiramente diferentes entre si,
costumam ser u lizados para se referir a esta ferramenta de Gestão. Dentre os termos mais
u lizados estão: Gestão de Processos, Gestão por Processos, Gestão de Processos de Trabalho,
Business Proccess Management (BPM), Gestão de Processos de Negócio, Mapeamento de
Processos e Gestão de Processos Organizacionais.
Na metodologia a ser u lizada na UFPA é dada a preferência ao uso do termo “Gestão de
Processos Organizacionais” tendo em vista que esse termo evidencia com mais clareza esta área de
gestão. Com essa nomenclatura reduz-se também a possibilidade ruídos de comunicação devido a
confusão entre os conceitos “Processos Organizacionais” e “Processos Administra vos de
tramitação via SIPAC”, que comumente costumam serem confundidos na comunidade acadêmica.
São dois conceitos com nomes similares, mas com significados diferentes entre si.
O BPM CBOK define a Gestão de Processos Organizacionais como sendo a disciplina gerencial
que integra estratégias e obje vos de uma organização com expecta vas e necessidades de clientes,
por meio do foco em processos ponta a ponta. Esse conceito engloba estratégias, obje vos, cultura,
estruturas organizacionais, papéis, polí cas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar,
implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos.
Desta forma, a Gestão de Processos Organizacionais visa trazer para a organização a
abordagem de processos, ou seja, enxergar a organização como uma coleção de processos. Esses
processos organizacionais podem passar por diversos setores, e devem ser gerenciados visando, em
úl ma instância, direta ou indiretamente, o atendimento eficiente e adequado das necessidades dos
clientes da organização, que no caso da UFPA são os discentes, a comunidade universitária e a
sociedade da região e do país.

3. Etapas da Gestão de Processos Organizaconais

A Gestão de Processos Organizacionais desenvolve-se por meio de um ciclo dinâmico e

con nuo cons tuído basicamente pelas seguintes etapas principais:

Coleta de
1. Iden ficação 2. Priorização 3.
Informações

Controle/ Melhoria/
4. Mapeamento 5. Análise 6. Monitoramento 7.
Redesenho
 Curso: Gestão de Processos Organizacionais - EaD

Unidade 1

1. Iden ficação
Esta primeira etapa consiste em listar e coletar informações básicas sobre os processos que
são executados na organização com o intuito de obter uma visão geral das a vidades desenvolvidas
em determinado setor ou área da organização.

2. Priorização
Nesta etapa estabelecem-se os critérios para definição de quais processos serão mapeados
prioritariamente, e em qual ordem. É uma etapa é importante para a permi r a concentração dos
esforços e des nação dos recursos da ins tuição para gerenciamento dos processos organizacionais
que são mais relevantes para o alcance dos obje vos organizacionais.

3. Coleta de informações
Esta etapa envolve a coleta de informações para entender como um determinado processo
organizacional ocorre. As principais fontes de informações sobre o processo são as entrevistas
realizadas com os executores do processo além de documentos e materiais de referência.

4. Mapeamento
A par r das informações coletadas sobre o processo, deve-se traduzir através de
representações textuais e gráficas (POPs e fluxogramas) a forma, os caminhos e as a vidades que
compõem o processo mapeado. Essa etapa permite a visualização completa e holís ca do processo.

5. Análise
Após o mapeamento e transcrição do processo no POP e fluxograma do processo, é possível
seguir para a etapa de análise dos caminhos que o processo segue e a forma como as a vidades são
executadas, visando a iden ficação de possíveis problemas, gargalos, ineficiências, retrabalhos e
quaisquer outros obstáculos à execução eficiente e efe va do processo. Os obje vos ins tucionais
da organização devem nortear a análise do processo, de forma que devem ser reconhecidos as
a vidades que não agregam valor para a finalidade do processo.

6. Controle
Com o processo mapeado também é possível realizar de forma mais efe va o
acompanhamento e controle do desempenho do processo, visando o monitoramento dos
resultados gerados pelo processo. A etapa de controle é uma a vidade con nua a ser executada
preponderantemente pelos executores e gestores do processo, com o apoio especial de indicadores
e métricas de desempenho dos processos.

7. Redesenho / Melhoria
A par r da iden ficação dos problemas e entraves existentes nas a vidades que compõem o
processo parte-se para o desenvolvimento de possibilidades de alterações que possam representar
melhorias ou redução dos danos e consequências causadas pelos problemas iden ficados.