PASSO 6

Construa sua estrutura

Crie uma lógica impecável e

escalável

Há algum tempo fui convidado para ministrar

uma série de workshops para a alta direção de
uma empresa farmacêutica. Mostrei a eles como
estruturar suas informações logicamente em
uma estrutura piramidal e demonstrei como
essa técnica pode ser aplicada na prática. Um
dos participantes me perguntou se eu poderia
ajudá-lo a desenhar um diagrama de estrutura
para seu próprio trabalho, que – devo admitir –
era extremamente complexo.

Sugeri que primeiro ele deveria tentar pessoal-

mente, e que veríamos isso durante o próximo
workshop. Ele trouxe devidamente o dever de
casa e sugeri que tentasse explicá-lo aos outros
nove colegas ao redor da mesa. Ele desenhou a
estrutura em um flip chart e acrescentou algu-
mas explicações. As reações de seus colegas fo-
ram inesperadas. 'Isso é incrível! Agora eu en-
tendo o que você faz. Costumava parecer tão
complexo. Mas de repente tudo ficou claro. Tudo
o que o homem tentou explicar sobre seu traba-
lho no passado parecia uma massa amorfa e in-
compreensível (e bagunça) de informações su-
percomplicadas. Mas agora que o nevoeiro ha-
via se dissipado, de repente tudo ficou claro …
Ele mesmo admitiu: 'Nunca encarei meu traba-
lho dessa maneira. Mas agora tenho uma visão
melhor de todos os seus diferentes aspectos e de
como eles estão conectados.'

A lista que você fez anteriormente contém muitas

ideias úteis, proposições, suposições, conclusões e
argumentos, todos conectados uns aos outros de
muitas maneiras diferentes. Mas esse material ca-
rece de ordem. Para seus ouvintes – como em nosso
exemplo acima – isso também será uma massa in-
compreensível de informações. Agora é sua tarefa
trazer ordem a esta massa, para que ela tenha uma
estrutura lógica. Mas como exatamente você faz
isso?

Leia o texto a seguir.

'No horizonte havia uma casa em uma colina. À es-

querda, as copas de dois carvalhos desgastados pelo
tempo balançavam suavemente para frente e para
trás ao vento, como dois velhos amigos relembrando
os velhos tempos. Eles buscavam o apoio um do ou-
tro, mas também precisavam da ajuda de um pilar de
concreto, que alguma alma pouco romântica havia
plantado diretamente entre eles, seus fios se esten-
dendo em direção à casa como uma sinistra teia de
aranha. A paisagem era dividida pela cicatriz de uma
feia estrada de asfalto, que se bifurcava à esquerda e
à direita. Uma bifurcação passava pela casa. O outro
serpenteou pelo horizonte, desaparecendo no nada.
Uma cegonha havia feito seu ninho na chaminé da
casa. Uma mulher subia uma escada para remover
seu emaranhado de galhos, lama e penas. O outono
estava chegando e logo precisariam acender o fogo...'

O que acontece na sua cabeça quando você lê esse

texto? Sem dúvida, você visualiza a descrição em
sua mente, formando uma imagem na qual todos os
diferentes elementos estão incluídos e recebem um
lugar apropriado. Bem, isso é exatamente o que
acontece na mente do público durante a sua apre-
sentação. Eles formam uma imagem mental de to-
das as informações que você dá a eles e da relação
entre seus diferentes componentes. E, como orador,
é importante que você determine exatamente como
essa imagem mental se parece.

Isso significa, claro, que primeiro você precisa cons-

truir sua própria imagem. Em outras palavras, você
precisa pegar a massa de informações que está em
sua mesa, classificá-la e estruturá-la em uma estru-
tura bidimensional lógica e visual.
COMO VOCÊ PODE DESENVOLVER UMA
ESTRUTURA CLARA?

Muitos esforços já foram feitos para desenvolver

um instrumento que permita transformar ideias
complexas em uma estrutura clara. Alguns deles até
foram lançados em forma de software. O mais co-
nhecido, provavelmente, é o mapa mental. Tony Bu-
zan, que afirma ser o inventor, registrou a marca
'mindmap' e uma série de TV na BBC promoveu
suas ideias na década de 1970 (Buzan e Buzan,
1993).

Mesmo assim, existe uma boa variedade de outras

ferramentas de estruturação. O mapa mental pode
ser o mais amplamente utilizado, mas minha prefe-
rência vai para o 'Princípio da Pirâmide' de Barbara
Minto, que mencionei anteriormente. O problema
com os mapas mentais é que você tende a adicionar
mais e mais informações, enquanto seu trabalho
como palestrante é limitar e simplificar as informa-
ções. Um mapa mental é (como o próprio Buzan co-
loca) 'um canivete suíço para o cérebro': serve a
muitos propósitos. Mas um chef realmente bom usa
uma faca diferente para cada tarefa.

Mindmapping é bom quando você está fazendo um

brainstorming ou elaborando sua lista longa. Mas,
nesta fase da preparação de sua apresentação, é
muito melhor usar o Princípio da Pirâmide Minto.

Combine ideias em grupos significativos

A ideia de agrupar coisas que pertencem a grupos é
um método que desenvolvemos como espécie para
superar as limitações de nossa memória de
trabalho.

Um exemplo ilustrará o que quero dizer. Leia a se-

guinte linha de números duas vezes. Em seguida,
cubra a linha e tente anotar quantos números con-
seguir lembrar.

44781407248

Quão bem você foi? A maioria das pessoas com

quem tentei não passa de seis ou mais (uma média
de 6,4, para ser preciso). Agora faça o mesmo com a
próxima linha:

44 781 407 248

De quantas você se lembrou desta vez? Como a mai-

oria das pessoas, você provavelmente marcou oito
ou nove desta vez; 50 por cento melhor do que a
pontuação de seis há apenas um minuto. Qual é a
razão dessa melhora repentina? A resposta é sim-
ples: você agrupou um conjunto díspar de símbolos
em grupos mais gerenciáveis. É mais fácil lembrar
números em grupos de dois a quatro do que indivi-
dualmente. É por isso que escrevemos números de
telefone assim.

Clustering também é uma técnica que você pode

usar em seu benefício em sua apresentação. Tente
este segundo teste com letras em vez de números.
Mais uma vez, veja quantos você consegue lembrar:

IT VB BCT FLB ANH SPH EMI 5M PS

É muito mais difícil desta vez, não é? Você está sur-

preso? Afinal, as letras estão em grupos de dois e
três, então devem ser mais fáceis de lembrar. Agora
tente novamente com essas mesmas letras agrupa-
das de forma diferente:

ITV BBC TFL BA NHS PHE MI5 MPS

Dependendo de onde você mora, requer muito me-

nos esforço para lembrar essas combinações de le-
tras. Se você conhece essas siglas, esses grupos de
letras já estão alojados em sua memória de longo
prazo. Além do mais, cada um dos clusters tem um
significado para que, quando seu cérebro reconhe-
cer o cluster, ele também se lembre desse signifi-
cado. (Neste caso, trata-se de organizações de inte-
resse público do Reino Unido.)

Você pode até levar isso adiante agrupando as si-

glas em um nível superior:

Você pode fazer o mesmo com as informações em

sua lista. Agrupe essas informações em agrupamen-
tos lógicos e significativos e, em seguida, integre-as
em uma categoria mais elevada e ainda mais signi-
ficativa. Continue fazendo isso até que finalmente
você tenha apenas uma ideia no topo. E, pronto!
Sem saber, você construiu uma pirâmide!

USE A PIRÂMIDE MINTO

Barbara Minto elaborou uma série de diretrizes que

podem transformar uma pirâmide em um poderoso
instrumento de estruturação de mensagens. Seu
Princípio da Pirâmide fornece as armas necessárias
para transformar seu conteúdo em uma unidade ló-
gica, clara e inequívoca. Uma das belezas deste mo-
delo é, como você verá mais adiante, que ele per-
mite encurtar sua apresentação em um piscar de
olhos. O modelo originalmente data de 1981 e ainda
hoje é amplamente utilizado, mais ou menos em
sua forma original. Com um ou dois pequenos ajus-
tes, é a maneira perfeita de fornecer uma estrutura
lógica à sua apresentação.

Na prática, tenho notado que os apresentadores ge-

ralmente se sentem mais à vontade quando usam
uma combinação do Princípio da Pirâmide, que ofe-
rece uma estrutura conceitual-relacional, e uma
ferramenta secundária de estruturação linear-hie-
rárquica, que exige menos esforço e é suficiente
para ordenar os níveis inferiores. -level e informa-
ções de backup.

Uma estrutura de apresentação piramidal

reduz a carga cognitiva

Expliquei como o cérebro humano agrupa e abstrai

informações em estruturas piramidais. Em 1996,
Graham Hitch publicou um artigo científico no qual
demonstrou como o agrupamento de informações
afeta a recuperação da memória (Hitch, 1996). Seus
experimentos mostraram que as pessoas se lem-
bram 30% mais, se a informação falada for agru-
pada em grupos lógicos. Isso é até 60% para infor-
mações visuais.

Esse efeito pode ser explicado da seguinte forma:

se, como 'remetente', você não conseguir agrupar
suas informações, o receptor automaticamente ten-
tará fazer isso sozinho. No entanto, isso envolve um
certo grau de carga cognitiva, de modo que a me-
mória de trabalho do receptor está ocupada agru-
pando as informações e, portanto, pode processar
menos informações recebidas.

Isso prova, sem sombra de dúvidas, a importância

de agrupar as informações da sua apresentação em
blocos lógicos. No entanto, há também outro motivo
para fazer isso como apresentador, em vez de dei-
xar isso para seus ouvintes. A maneira como você
agrupa as informações também lhe dá significado.
Se você deixar que outros façam isso, eles podem
dar um significado diferente à mesma informação.
E não é isso que você quer!

COMO VOCÊ CONSTRUI UMA PIRÂMIDE

MINTO?

Você pode construir uma Pirâmide Minto em uma

folha de papel, um quadro branco ou um flip chart.
Cabe a você - contanto que você tenha bastante es-
paço e uma maneira fácil de corrigir e ajustar. Não
espere acertar sua pirâmide na primeira tentativa.
Você precisará alterá-lo muitas vezes antes de final-
mente produzir uma versão que reduza seus pensa-
mentos à sua forma mais simples e clara.

Você pode construir sua pirâmide de duas maneiras

diferentes:

1. Careca. Você começa com sua mensagem-chave

e trabalha para baixo por meio de perguntas e
 respostas em direção aos detalhes na parte
inferior.
2. Baixo para cima. Você pega sua lista e começa a
agrupar as informações logicamente. No topo de
cada grupo, você escreve uma ideia resumida.
Repita esse processo com os diferentes grupos
até obter apenas a mensagem principal.

Se você é um verdadeiro mestre em seu assunto, o

método de cima para baixo é o mais rápido. Este
método funciona da seguinte maneira.

A mensagem chave

Comece com o 'lead' que você escreveu anterior-

mente. Veja o que você anotou para a situação ,
complicação e pergunta-chave , e resposta ou
mensagem-chave . Use esses elementos para dese-
nhar o topo da sua pirâmide.

Vamos dar uma olhada em um exemplo. Imagine

que você quer convencer metade dos seus colegas a
vir trabalhar de bicicleta. Sua situação é:

a empresa está localizada na periferia da cidade;

 a maioria dos funcionários mora a menos de 10
km de seu local de trabalho;
80% vêm de carro;
10% usam caronas;
5% usam transporte público;
5% a pé ou de bicicleta.

Sua 'complicação' é que nunca pensamos em fazer

diferente. A questão-chave ligada a isso é: ' O que
podemos mudar? '

A resposta é, talvez: ' Metade de nós poderia vir

trabalhar de bicicleta. ' Isso se torna sua mensa-
gem principal.
Perguntas e respostas

Agora, você precisa pensar sobre as questões que

isso levantará na mente do seu público. Tente se co-
locar no lugar deles. Escreva a pergunta principal
que você acha que eles fariam ao ouvir sua mensa-
gem principal.

A mais óbvia dessas perguntas é 'Por que devemos

mudar?' Anote a pergunta abaixo de sua mensagem
principal e, embaixo, desenhe caixas diferentes
com diferentes respostas para a pergunta:

É melhor para o mundo.

É melhor para você.
 É melhor para a empresa.

Nessas três categorias, você pode resumir facil-

mente todas as vantagens de ir de bicicleta para o
trabalho.

Agora o primeiro nível da sua pirâmide está com-

pleto. Agora você pode se aprofundar e entrar em
mais detalhes. Trabalhe exatamente da mesma ma-
neira. Para cada uma das respostas que você ano-
tou nas caixas de categoria, tente encontrar uma
pergunta complementar e dê diferentes respostas a
essa nova pergunta. Anote as respostas em novas
caixas, conforme mostrado no diagrama abaixo.
Nesse caminho,você construirá uma pirâmide logi-
camente construída, que formará a estrutura para
toda a sua apresentação.
Use apenas uma pergunta por vez

Geralmente é possível fazer várias perguntas com

cada uma das afirmações, mas certifique-se de fa-
zer apenas uma: a mais importante. Você deve evi-
tar o erro que muitas pessoas cometem, quando co-
locam uma série de perguntas sob sua mensagem-
chave. Em vez de seis perguntas sem sentido, você
agora dá três mensagens poderosas.

Este primeiro nível de sua pirâmide formará a base

de seu resumo ou slide de agenda, que reaparecerá
várias vezes em sua apresentação.
Ao se restringir a uma pergunta, você constrói uma
linha de argumentação muito mais simples e clara
com uma carga cognitiva menor. Como resultado, a
sua proposta será muito mais fácil para o seupú-
blico entender. E todas essas outras perguntas? Não
se preocupe – eles serão tratados mais tarde, em um
nível inferior de abstração.

Observe que em cada caixa coloquei afirmações ou

declarações, em vez de uma única palavra. Por
exemplo, escreva 'Melhor para sua saúde', e não
apenas 'saúde', o que realmente não significa muito
para ninguém. As declarações aumentam a sensa-
ção de conversação da sua apresentação. Eles tam-
bém evitam que você use muitos chavões, como 'Va-
mos dar uma olhada na saúde'. Em vez disso, você
se ouve dizer: 'É melhor para sua saúde, então va-
mos ver por quê'. Nesta segunda versão você se po-
siciona e anuncia uma mensagem. Muito mais
forte!

Referenciação para frente e para trás

Sua pirâmide é uma simplificação da realidade. Ao

colocar informações em uma estrutura piramidal,
você reduz uma totalidade de relacionamentos
complexos a um simples mapa bidimensional. Este
mapa não mostra todas as relações entre as asser-
ções. Por esse motivo, às vezes você precisará se re-
ferir a um item em outro lugar no mapa por meio
de referência para trás ou para frente.

Você pode fazer isso no mapa desenhando uma seta

de um item para o outro.

Quando você para?

Na prática, a maioria das pirâmides consiste em

três a cinco camadas. Você pode parar quando
achar que já usou material suficiente para defender
sua opinião. Colete suas informações restantes em
um apêndice. Você pode ou não usar essas informa-
ções durante sua apresentação, portanto, mante-
nha-as como backup.

Se você tiver tempo suficiente, pode colocar essa in-

formação extra em uma pirâmide. Isso é sempre
melhor. Mas se não tiver, basta desenhar uma lista
ordenada hierarquicamente e anexá-la à base de
sua pirâmide principal. Isso não está de acordo es-
tritamente com os princípios do Minto, mas, em
vista da menor importância, realmente não é
necessário.

Podemos agora distinguir três níveis diferentes na

pirâmide que fizemos.

Não pense que seu trabalho está terminado. Quase

nunca acontece de você acertar uma pirâmide de
primeira. Agora você precisa ajustar, mudar as coi-
sas, criar novos grupos, etc. Continue fazendo isso
até que sua pirâmide esteja correta e atenda total-
mente a todos os requisitos da metodologia.

Seu objetivo é desenvolver um raciocínio que seus

ouvintes possam entender com a menor carga cog-
nitiva possível. A maneira como você agrupa suas
informações na pirâmide tem um efeito crucial
nessa carga. Se você seguir as orientações a seguir,
notará que seu raciocínio é claro para o seu pú-
blico, com o menor esforço mental possível.

Quatro maneiras de agrupar seu conteúdo

Sua pirâmide consiste em diferentes grupos de afir-

mações, cada uma resumida por uma conclusão
abrangente ou declaração resumida. Existem qua-
tro tipos diferentes de lógica que podem ser usados ​
para esse processo de agrupamento:

dedução;
indução;
rapto;
categorias.

Com o raciocínio dedutivo , uma afirmação ou

premissa leva a outra, formando um argumento ló-
gico e levando, eventualmente, a uma conclusão
lógica.

Exemplo de raciocínio dedutivo:

A renda dos jovens artistas é muito irregular.

A renda irregular pode levar à escassez de di-
nheiro em determinados momentos.
Nesse momento, o artista precisa arrumar ou-
tro emprego para sobreviver.
Isso convence muitos jovens artistas a desistir
de sua arte.
Isso empobrece a escolha disponível de nova
arte no mercado.

Conclusão: a disponibilidade de novas artes no mer-

cado está empobrecendo porque a renda dos jovens
artistas é muito irregular.
O raciocínio dedutivo parece a lógica mais "inteli-
gente": leva a uma conclusão com certeza matemá-
tica, desde que a premissa esteja correta. Mas,
mesmo que muitos apresentadores prefiram esse
raciocínio, ele tem uma grande desvantagem em
termos de comunicação. Requer muita atenção e es-
forço cognitivo para compreender.

O raciocínio indutivo funciona de maneira dife-

rente. Você baseia sua conclusão em uma lista de
argumentos separados que apóiam essa conclusão.
Os argumentos não estão conectados e não seguem
um ao outro, como é o caso do raciocínio dedutivo.

Exemplo de raciocínio indutivo:

 Os pintores têm uma renda irregular e muitas
vezes desistem de sua arte.
Os músicos têm uma renda irregular e muitas
vezes desistem de sua música.
Os escultores têm uma renda irregular e muitas
vezes desistem de esculpir.

Conclusão: os artistas desistem de sua arte (prova-

velmente) porque têm uma renda irregular.

Observe que o raciocínio indutivo leva a uma con-

clusão apenas com certo grau de probabilidade, en-
quanto a dedução correta leva a uma conclusão
com certeza matemática. Porém, em termos de co-
municação, a indução é mais fácil de entender, pois
é uma forma de pensar mais natural, com menor
carga cognitiva.
O raciocínio abdutivo é muito semelhante ao raci-
ocínio indutivo. Envolve você começar com uma de-
terminada afirmação e depois ir em busca de suas
possíveis causas. Este método é frequentemente
usado em pesquisas.

Exemplo de raciocínio abdutivo:

Problema:
Muitos artistas desistem de sua arte.
Causas Possíveis:
Sua renda é muito irregular.
Não usufruem dos benefícios da segurança
social.
O preço que recebem pelo seu trabalho é
muito baixo.
O mercado para o trabalho deles é muito
pequeno.
Finalmente, há o quarto método de agrupamento:
categorias . Este é o método mais simples e apenas
agrupa as informações em categorias. Elementos
que possuem uma característica comum simples-
mente são colocados juntos no mesmo grupo, sem
causa e efeito.

Exemplo de raciocínio categorizado:

Os artistas ganham sua renda de maneiras

muito diferentes:
artista autônomo;
artista assalariado;
artista em tempo parcial;
artista amador.
É mais simples do que outras formas de lógica, mas
não transmite realmente uma mensagem. Portanto,
é adequado apenas para os detalhes de sua apre-
sentação, mas não para estruturar mensagens
importantes.

QUE CRITÉRIOS SUA PIRÂMIDE DEVE

SATISFAZER?

Para verificar se sua pirâmide é perfeita em termos

teóricos e práticos, teste-a em relação aos seis crité-
rios a seguir:

1. Deve haver uma afirmação abrangente (declara-

ção resumida) no topo de cada grupo.
2. Cada grupo deve conter elementos de um tipo
semelhante.
3. Os elementos dentro de um grupo devem estar
na ordem correta.
4. Cada grupo é exclusivo e exaustivo.
5. Use a lógica apropriada para cada nível.
6. O número de elementos em cada grupo é ajus-
tado de acordo com o nível de abstração.

Se sua pirâmide atender a esses seis critérios, sua

apresentação se tornará uma joia de simplicidade e
você poderá avançar com confiança para a próxima
fase de sua preparação. Aqui estão os critérios em
mais detalhes:

1 Deve haver uma afirmação abrangente no topo

de cada grupo

Esta afirmação abrangente deve resumir sucinta-

mente todas as afirmações subjacentes ou elemen-
tos do grupo. Para um grupo dedutivo ou indutivo,
a afirmação abrangente fornece a conclusão ex-
traída de todos os elementos do grupo. Num grupo
abdutivo, a afirmação é o resultado de todos os ele-
mentos do grupo. Em um grupo categorizado, a as-
serção é um termo genérico para todos os elemen-
tos do grupo.
Deveria ser óbvio que, nessas circunstâncias, uma
única palavra é menos poderosa e menos comuni-
cativa do que uma declaração cuidadosamente for-
mulada. Sua afirmação deve, portanto, conter pelo
menos um verbo ou adjetivo, mas mantê-los razoa-
velmente curtos.

AFIRMAÇÃO GERAL AFIRMAÇÃO FORTE

FRACA E ABRANGENTE

Números de vendas As vendas estão

estáveis

Quota de mercado Estamos perdendo

participação de
mercado

Plano de projeto O projeto terá

duração de um ano
AFIRMAÇÃO GERAL AFIRMAÇÃO FORTE
FRACA E ABRANGENTE

No segmento Resultados no
comercial, tivemos segmento comercial
resultados estáveis ​ são estáveis
nos últimos dois
meses. A marca XYZ
se recuperou da
queda do ano passado
e a marca ABC
experimentou uma
queda (não
significativa)
 AFIRMAÇÃO GERAL AFIRMAÇÃO FORTE
FRACA E ABRANGENTE

Devemos remover Medimos apenas o

perguntas que não comportamento dos
medem clientes
imediatamente o que
os clientes fazem e
coletar apenas dados
que tenham um
vínculo direto com o
comportamento de
clientes individuais

Cada grupo pode, portanto, ser lido de cima para

baixo ou de baixo para cima.

De cima para baixo: uma afirmação e uma per-

gunta relacionada, com as diferentes respostas a
essa pergunta abaixo.
De baixo para cima: uma série de
declarações/elementos, com um resumo acima.

Se você aplicar essa lógica consistentemente,

quanto mais alto você subir na pirâmide, mais abs-
tratas serão as afirmações. E, quanto mais baixo
você for, mais concretos e detalhados eles serão. Em
uma tentativa desesperada de encontrar pelo me-
nos uma frase para sua afirmação, alguns apresen-
tadores recorrem a declarações "vazias":

'Há sete coisas que você deve lembrar.'

'Existem cinco soluções possíveis.'
"É um plano de quatro etapas."

Limite esse truque: asserções vazias nunca carre-

gam uma mensagem real e, portanto, têm menos
significado.

2 Cada grupo deve conter elementos de tipo

semelhante

Coloque apenas elementos relacionados juntos no

mesmo grupo. As coisas relacionadas ao processo
de produção não devem ser colocadas no mesmo
grupo das características do produto. Pense cuida-
dosamente sobre os diferentes elementos e certifi-
que-se de que há uma razão lógica para agrupá-los.

Aqui está outro exemplo. Isso mostra como um

agrupamento ruim pode ser prejudicial para o en-
tendimento da sua apresentação. O primeiro 'grupo'
de elementos claramente não pertence um ao outro.
Como resultado, todos os 'argumentos' são confusos
e não há coerência lógica. O segundo grupo clara-
mente tem mais lógica e coerência.

3 Os elementos dentro de cada grupo devem

estar na ordem certa

Organize seus argumentos dentro do grupo em uma

ordem lógica. Isso auxilia a memória e esclarece a
lógica do agrupamento. O pequeno teste a seguir
ilustra isso. Leia a seguinte lista de palavras e tente
memorizá-las.
A maioria das pessoas que faz esse teste consegue
lembrar não mais do que 6 ou 7 das palavras depois
de olhar para elas por 15 segundos. Mas o que acon-
tece quando você recebe a lista da seguinte
maneira?

Nesse caso, cerca de metade dos sujeitos do teste

consegue se lembrar de todas as palavras. Por quê?
Na segunda lista, as palavras são organizadas em
ordem de tamanho. Do pequeno ao grande. A dife-
rença de tamanho também enfatiza isso. A ordem
que você usa em um agrupamento cria um relacio-
namento entre os elementos e reflete implicita-
mente o raciocínio que você usou ao criar o grupo.
Fica mais fácil de entender e lembrar. Ao escolher a
ordem, tente colocar o elemento mais importante
primeiro (ou último), porque estes são lembrados
com mais facilidade.

4 Cada grupo é exclusivo e exaustivo

Exclusivo significa que os elementos do grupo não

se sobrepõem. Exaustivo significa que juntos devem
conter todas as informações que estão resumidas
no enunciado acima. O princípio MECE (mutua-
mente exclusivo e coletivamente exaustivo) foi des-
crito em The McKinsey Way por Ethan Rasiel (Rai-
sel, 1999) e também adotado por Barbara Minto.
Isso ajuda você a pensar e se comunicar com mais
clareza.

Quando você agrupa as coisas de acordo com o

princípio MECE, fica muito mais fácil para seus ou-
vintes entenderem.

Esses belgas malucos…

Você pode entender o princípio MECE observando a

organização do estado belga. Como país, a Bélgica
costumava ser dividida em 10 províncias. O territó-
rio de cada província é claramente definido: ne-
nhuma província se sobrepõe a outra província.
Juntos, eles formam o país Bélgica. Cada belga sabe
em que província reside. Isto aplica-se igualmente
a cidades e distritos municipais. Cada distrito muni-
cipal também cai inteiramente dentro dos limites
de uma das províncias. Não há município que so-
breponha a fronteira entre duas províncias. Esses
grupos são, portanto, completamente MECE.

Devido às diferenças regionais e linguísticas, a Bél-

gica agora também está dividida em três regiões e
três comunidades, cada uma com seu próprio go-
verno. Isso é um pouco mais complexo. Há valões
que falam francês, flamengos que falam holandês e
falantes de alemão dos cantões orientais. Depois, há
o caldeirão de Bruxelas, a capital, onde o francês é
principalmente (mas não exclusivamente) falado.
Você poderia imaginar que a região da Valônia e a
comunidade francófona coincidiriam, mas não é o
caso. O francófono não é equivalente ao valão.

Os falantes de alemão também fazem parte da re-

gião da Valônia, mas não fazem parte da comuni-
dade francófona. E o povo de Bruxelas tem sua pró-
pria região, a Região da Cidade Capital de Bruxelas,
cujos habitantes de língua francesa também per-
tencem à comunidade de língua francesa, enquanto
seus habitantes de língua holandesa pertencem à
comunidade de língua holandesa. Mas, embora a
comunidade de língua holandesa tenha se fundido
com a região flamenga, os falantes de holandês em
Bruxelas, embora sejam membros da comunidade
de língua holandesa, não fazem parte da região fla-
menga, pois vivem na região da capital Bruxelas. .
Você ainda está seguindo? Se não, não se preo-
cupe! Muitos belgas também não entendem! Mas
mostra o quanto as coisas são mais complexas
quando não são MECE.

5 Use a lógica apropriada para cada nível

Você tem mais liberdade nos níveis mais baixos.

Aqui você pode organizar as informações usando
qualquer uma das quatro lógicas de agrupamento.
No nível intermediário, você deve aderir estrita-
mente ao método de perguntas e respostas usando
lógica dedutiva, indutiva ou abdutiva. É melhor evi-
tar a categorização, pois ela transmite pouco signifi-
cado. No nível superior existe mais uma limitação,
e muito importante: aqui você deve sempre usar a
lógica indutiva, nunca uma lógica dedutiva. Sua
apresentação nunca deve ser um longo raciocínio.
Há uma série de razões para isso:
 A dedução requer maior esforço mental de seu
público.
A dedução requer atenção a cada passo do racio-
cínio; se você não conseguir entender uma única
etapa, não conseguirá entender o raciocínio
como um todo.
Da mesma forma, se o público questionar um
elemento de seu argumento dedutivo, toda a es-
trutura de seu raciocínio desmorona. Não é o
caso da indução. Mesmo que apenas quatro de
seus cinco argumentos sejam válidos, sua con-
clusão também permanece válida (mesmo com
uma probabilidade menor).
Finalmente, a dedução traz consigo a tentação
de guardar a conclusão para o fim. E, como já vi-
mos, em apresentações de negócios isso é algo
que você nunca deve fazer.

6 O número de elementos em cada grupo é

ajustado de acordo com o nível de abstração

Criamos grupos para superar as limitações de nossa

memória de trabalho. Como você já sabe, o limite
da memória de trabalho executiva é de quatro a
sete informações. Além disso, ideias abstratas são
mais difíceis de processar do que detalhes concre-
tos. Por esse motivo, recomendo usar grupos meno-
res perto do topo da pirâmide, onde as informações
são importantes e abstratas. Você pode usar grupos
maiores quanto mais baixo você for. Dito isto, gru-
pos muito pequenos também devem ser evitados,
porque eles tornarão sua pirâmide desnecessaria-
mente alta e sua história desnecessariamente longa.
Freqüentemente, você verá que a tônica dos princi-
pais palestrantes consiste em uma pirâmide com
apenas três elementos em cada grupo dos dois ní-
veis superiores.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO MODELO

PIRÂMIDE?

O modelo de pirâmide estrutura suas informações

de forma a manter a carga cognitiva o mais baixa
possível e, portanto, é mais fácil de entender para o
seu público. Mas há outras vantagens práticas:

1. Você pode encurtar sua apresentação facil-

mente. Se você construiu sua pirâmide correta-
mente, as ideias mais importantes estarão no
topo e os detalhes estarão embaixo. Você pode
encurtar a apresentação facilmente simples-
mente desenhando uma linha horizontal através
da pirâmide. Tudo acima da linha formará uma
história clara e coerente. Você tem apenas cinco
minutos? Então, provavelmente, você precisará
traçar sua linha logo abaixo do nível mais alto.
Você tem 10 minutos? Dois níveis devem ser su-
ficientes. Meia hora? Três níveis. E assim por di-
ante. Você pode manter os níveis que não usa
como reserva.

2. Você tem várias apresentações diferentes em

uma. Você pode usar ramos separados de sua pi-
râmide como apresentações separadas. A afir-
mação abrangente no topo da ramificação é a
mensagem principal para aquela subapresenta-
ção específica.

3. Você tem uma conversa pronta. Como a pirâ-

mide foi construída usando uma estrutura de
perguntas e respostas, ela dá a sensação de uma
conversa. Isso dá uma impressão mais natural.
Com uma boa pirâmide, todas as perguntas pa-
recem vir no momento certo: quando o público
está pronto para aquela pergunta, você está lá
com a resposta.
4. Seu raciocínio é fácil de seguir. Você pode
abordar cada problema de vários ângulos dife-
rentes. Isso é o que muitos palestrantes fazem
em suas apresentações. Pulam daqui para lá e
voltam, porque querem lidar com muitos ângu-
los ao mesmo tempo. Quando isso acontece, é di-
fícil para o público acompanhar o raciocínio. Ao
focar em uma questão, o método da pirâmide
obriga você a abordar o problema de maneira
simples, passo a passo, sem mudar sua linha de
abordagem. Como resultado, é mais fácil de en-
tender e lembrar.
5. Você mantém uma boa visão geral. Todas as
suas informações são organizadas de forma or-
ganizada. A pirâmide ajuda você, como apresen-
tador, a se lembrar do quadro total. Você tem
uma visão clara de cada momento. Isso o dei-
 xará mais confiante e sua apresentação será
mais fluente.
6. Você pode construir a pirâmide com um
grupo de pessoas. Se você trabalha em equipe,
todos podem trabalhar juntos na mesma pirâ-
mide. Isso melhora a compreensão e a comuni-
cação dentro da equipe.
7. Você economiza tempo. Organizar ideias e in-
formações na ordem correta no papel é dez ve-
zes mais rápido do que usar o PowerPoint. Por-
que primeiro você chega a um acordo sobre
como tudo se encaixará, economizando muito
tempo durante o desenvolvimento posterior de
sua apresentação.

RESUMIDAMENTE

Agora você organizou todo o conhecimento e racio-

cínio necessários para sua apresentação em uma es-
trutura bidimensional em forma de pirâmide. Este
será o seu guia para a preparação adicional de sua
apresentação e durante sua entrega real. Exclua, re-
fine e altere seu mapa até formar uma beleza de ló-
gica e simplicidade, obedecendo às regras do princí-
pio da pirâmide:
1. Há uma afirmação ou proposição em cada caixa,
não apenas uma palavra.
2. Trabalhando de cima para baixo, o mapa parece
uma conversa de perguntas e respostas.
3. Trabalhando de baixo para cima, cada grupo de
afirmações forma um ou mais argumentos que
são resumidos em uma afirmação ou conclusão
abrangente.
4. No nível mais alto, apenas a lógica indutiva é
usada.
5. Todos os grupos de assertivas são exclusivos e
exaustivos.
6. Cada grupo de afirmações é listado em uma or-
dem clara, com a mais importante primeiro.

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