Manual de Utilizador

Implementação SAP
S/4 HANA

Manual de Tesouraria –
Folha de Caixa
ÍNDICE

1 | Folha de Caixa ................................................................................ 3

1.1 Descrição .......................................................................................................................... 3

2 | Registo de valor pago sem identificação dos valores em dívida ou

não for renda - Lançamento direto em folha de caixa ............................. 4
2.1 Lançar diretamente em folha de caixa.............................................................................. 4

3 | Registo do valor recebido em caso de correta identificação de

arrendatário e documentos de renda em aberto...................................... 7
3.1 Recebimento Total ............................................................................................................ 7

3.2 Recebimento Parcial ....................................................................................................... 17

3.3 Relatório que justifica por rubricas o saldo de caixa ...................................................... 18

3.4 Lançamento do depósito na Folha de Caixa – Cheques, Vales e Numerário ............... 25

4 | Estornos ........................................................................................ 29
4.1 Procedimento de estorno de depósito ............................................................................ 29

4.2 Procedimento de estorno de despesa em numerário..................................................... 30

4.3 Estorno de lançamentos de rendas na Folha de Caixa ................................................. 31

4.4 Estorno de lançamentos diretos na Folha de Caixa ....................................................... 35

5 | Fundo de Maneio .......................................................................... 37

5.1 Lançamento de utilização do Fundo de Maneio em Folha de Caixa ............................. 37

5.2 Lançamento do recebimento do numerário resultando do levantamento do cheque da AP

da Contabilidade ao Tesoureiro, do Fundo de Maneio, em Folha de Caixa ............................. 39

5.3 Procedimento mensal de envio da Folha de Caixa do Fundo de Maneio à Contabilidade

41

5.4 Impressão de recibos ...................................................................................................... 43

1 | Folha de Caixa

1.1 Descrição

Este manual tem como objetivo apresentar a correta utilização dos processos de lançamentos
na Folha de Caixa.

Todos as apps necessárias para utilização desta funcionalidade estão disponíveis em FIORI
no seguinte caminho: FI – Contabilidade Financeira → TR – Gestão da Tesouraria →
Tesoureiros.

Aplicações disponíveis
2 | Registo de valor pago sem identificação dos valores em dívida
ou não for renda - Lançamento direto em folha de caixa

2.1 Lançar diretamente em folha de caixa

Com a receção de valores, por exemplo por Venda de Imóveis, existe a necessidade de os
registar no Caixa antes de efetuar o seu depósito. Pode ser outro valor que não tenha
nenhuma relação com rendas. Por exemplo Sanção Pecuniária.

Explicamos de seguida como proceder para efetuar o seu registo na folha de caixa.

Transação: FBCJ

➢ Clicar em hoje para posicionar o caixa no próprio dia

➢ Clicar no campo relativo á transação contábil, e na ajuda de pesquisa para fazer

uma busca pela conta relativa à transação a efetuar. Para fazer a busca colocar cc*,
pois todas as contas começam por cc (caixa central), e executar uma pesquisa.
Selecioná-la com duplo clique.
Preencher os campos de uma linha, por cada documento, relativos ao tipo de documento
recebido, nomeadamente Montante, Nº do cheque ou vale, Nome do emitente, Chave (Zona
Interbancária), Conta Bancária, Destinatário do Recibo e em Txt indicar referente a (Escritura,
Sinal de Promessa, e o etc…)
Clicar em para assumir os dados preenchidos.

Clicar depois em .

Ter em atenção à mudança de status do doc. que passará de para .

Clicar em para imprimir o mapa do diário e fechar o caixa.

3 | Registo do valor recebido em caso de correta identificação de
arrendatário e documentos de renda em aberto

3.1 Recebimento Total

Transação: FB05
 Ação e
Obrig./
Nome do campo Descrição val. Obs.
Facult.
utilizador

Importa ter em atenção a

data do pagamento, para
preenchimento do campo
“Data do Documento”,
constante do cheque ou
vale, caso estejamos na
presença de um
pagamento de renda livre
(após o dia 8 ou útil
p.e.:
Data Documento Data Documento O seguinte, de cada mês) ou
15.12.2021
caso renda social (após o
último dia útil do respetivo
mês) para que não seja
processada multa (50%
da renda) caso esteja
dentro prazo (no caso de
acordos de pagamento
não é processada multa).

p.e.:
Data Lançamento Data Lançamento O
15.12.2021
Sempre utilizar o
Tipo Documento tipo de documento O p.e.: 50
“50”
 Ação e
Obrig./
Nome do campo Descrição val. Obs.
Facult.
utilizador
Entidade que está a
Empresa O p.e.: 1001
receber a renda
Moeda do
Moeda O p.e.: EUR
documento
Sempre utilizar a
Operação a
opção O
processar
“Compensação”
Deve ser indicada a
mesma chave de
lançamento do
Chave de
documento de O p.e.: 09
lançamento
renda que será
compensado
(documento 35)
Código do cliente
p.e.:
Conta que efetuou o O
700000006
pagamento
Deve ser indicado
o mesmo código do Caso o documento de renda
razão especial do que está a ser compensado
Cód. RzE documento de F p.e.: 5 não possua código do razão
renda que será especial, deixar esse campo
compensado vazio.
(documento 35)

Teclar “ENTER”
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador
Valor da renda
Montante que está a ser O p.e.: 100,00
pago
Data de
Vencimento em vencimento da O p.e.: 15.12.2021
parcela de renda
Número do
contrato que p.e.:
Contrato O
pertence essa 8000000091 / 9
parcela
Repetir a
atribuição do
p.e.:
Atribuição documento que F
0008000000091
está a ser
compensado
Repetir o tipo de
movimento do
Tipo Movimento documento que O p.e.: 0110
está a ser
compensado
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador

Indicar a forma de
recebimento. Se por vale
Campo que indica
ou cheque e o nr. do
a forma de
Texto O p.e.: Vale 54321 respetivo documento num
recebimento
dessa parcela total de 10 caracteres (Ex.
Vale 0000011111).

Clicar em
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador

Entidade que está Vem preenchido

Empresa a receber o O p.e.: 1001 automaticamente pelo
pagamento sistema
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador
Código do cliente O mesmo código
Conta que está a efetuar O p.e.: 700000006 preenchido no primeiro
o pagamento ecrã
Tipo de conta que Vem preenchido
Tipo de conta representa um O p.e.: D automaticamente pelo
cliente sistema
Repetir o código Caso o documento de
do razão especial renda que está a ser
Código RzE do documento de F p.e.: 5 compensado não possua
renda que será código do razão especial,
compensado deixar esse campo vazio.

Selecionar a Caso o utilizador já saiba

opção “Outra” qual o número de
para que seja
documento referente a
apresentada mais
parcela que está a
Outra Seleção opções de O p.e.: Outra
receber, também poderá
seleção do
documento que utilizar outra opção que o
queremos facilite, por exemplo, Nº
compensar Documento

Teclar ENTER

Essa pop-up vai aparecer

Clicar com o botão direito do rato para mudar de página e escolher a opção “Nº Contrato”.

Clicar ENTER
Entrar com o número do contrato

Clicar em

Clicar em para selecionar todas as partidas.

Nota: todas as partidas ficarão selecionadas na cor azul.

Clicar em para desativar todas as partidas.

Nota: todas as partidas ficarão na cor cinza

Selecionar, com um duplo clique, no montante da(s) partida(s) que será(ão) paga(s).

Nota: Os montantes das partidas selecionadas ficarão na cor azul.

Nota: Caso seja um pagamento do valor total o campo “Não atribuído” vai ficar com o valor
0,00.

Clicar em
3.2 Recebimento Parcial

Em casos de recebimento parcial (maior valor ou menor valor) vamos utilizar a mesma
aplicação.

Transação: FB05

A única diferença será após a seleção da partida que será paga.

Exemplo:
A parcela é de 100€ e o pagamento foi de 90€.
Repare que depois de selecionada a parcela o campo “Valor atribuído” fica com a diferença
de 10€.
Nestes casos devemos clicar em e depois duplo clique no campo Part.residual.
Automaticamente o sistema preenche esse campo com o montante da diferença. Neste caso,
os 10€.

Nota: Observe que o campo “Não atribuído” ficou com o montante 0,00. Isso indica que o
documento pode ser lançado.

3.3 Relatório que justifica por rubricas o saldo de caixa

Obter intervalo de todos os documentos lançados de rendas que queremos incluir no

lançamento para a folha de caixa. Esta relação de movimentos/documentos é necessária para
a atualização das rendas no Caixa.
Transação: FBL5N

Com esta transação podemos identificar a relação de transações efetuadas no Caixa, a

respeito de recebimentos de valores e a respetiva numeração.

Obrig./ Ação e val.

Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador
Código do cliente
Conta do cliente que deseja O p.e.: 700000006
pesquisar
Código da
Empresa empresa que O p.e.: 1001
deseja pesquisar
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador
Marcar esta opção para
que o sistema também
Partidas normais Marcar esta opção O
busque as parcelas sem o
código de razão especial
Marcar esta opção para
Operação do Razão que o sistema também
Marcar esta opção O
Especial busque as parcelas com o
código de razão especial

Nota: Dentro da transação FBL5N é possível criar layouts personalizados que podem facilitar
o encontro das informações desejadas.

Após encontro dos documentos necessários devemos aceder a aplicação do programa:

ACTUALIZAR RENDAS NA FOLHA DE CAIXA.
Transação: ZRTR10_SALDOCX

TRANSACÇÃO SAP - ZRTR10_SALDO CX - ACTUALIZAR RENDAS NA FOLHA DE

CAIXA

Esta transação permite transferir os valores recebidos para a folha de Caixa que tem de estar
fechada.

Necessário introduzir nr. da Empresa (1001 – IGFSS), livro de caixa (100), Código do cliente
e a relação de documentos que se obteve com a FBL5N.

Clicar na seta em frente ao nº do documento para introduzir mais do que um número de

documento
 Obrig./ Ação e val.
Nome do campo Descrição Obs.
Facult. utilizador
Código da
Empresa empresa que O p.e.: 1001
deseja pesquisar
Número do livro
caixa o qual será
Livro Caixa O p.e.: 100
contabilizado o
recebimento

Introduzir o código do
cliente, verificar se a
Cliente Código do cliente F p.e.: 700000006
data coincide com a do
próprio dia e executar.

Introduzir a relação
indicando valores
individuais ou por
intervalo de números.
Consultar a sequência
utilizando a transação
Número de
FBL5N.
documento 50 p.e.:
Nº Documento O
criado pela 5000000453 No caso de intervalo de
transação FB05 nrs indicar o limite
inferior (10 carateres –
500000__ _ _ _) e limite
superior (10 carateres –
500000_ __ _ _).

Exercício do
Exercício documento do tipo F p.e.: 2021
50
Clicar em Mais” -> Programa -> Executar em background.

Entrar com os parâmetros de impressão.

Clicar em após a definição do Job e da impressora.

Clicar em e depois na disquete - GRAVAR

Com o fim do processamento dos dados é necessário fazer imprimir o respetivo relatório.

Após a introdução dos dados e executando sairá um relatório onde não existindo qualquer
mensagem a vermelho, significa que o processo foi realizado com sucesso e os dados
transferidos corretamente para a folha do caixa. Esse relatório está nas ordens de spool. Só
quando estiver a azul está pronto para ser aberto.

NOTA: Nunca abrir a Folha de Caixa, na transação FBCJ, antes de termos a certeza que este
processo terminou. Se o fizermos os lançamentos são interrompidos, obrigando ao estorno
de tudo o que foi feito e novo lançamento de todas as rendas.
NOTA: A impressão da folha de caixa é entregue na Contabilidade acompanhada de cópia
dos registos de valores com os envelopes anexos e documento de lançamento no SIF do
depósito desses valores bem como do talão de depósito.

3.4 Lançamento do depósito na Folha de Caixa – Cheques, Vales e

Numerário

Após a entrega dos valores na respetiva Instituição Bancária existe a necessidade de os

compensar dando a saída dos mesmos valores recebidos no dia anterior e apresentados para
depósito no próprio dia.

Entrar na folha de caixa, transação FBCJ:

➢ Selecionar e introduzir o período de exibição incluir o próprio dia e o dia anterior para
aparecerem os valores do caixa do dia anterior;
➢ Selecionar o separador relativo a Receitas Cheques;
➢ Selecionar os itens depositados;
 ➢ Clicar em apresentar cheques para depósito.

✓ Selecionar a respetiva conta bancária.

Nota: Selecionar a conta bancária relativa ao depósito e á variável cheque (c), vale (v), ou
numerário (n). Confirmar se o valor total da seleção coincide com o valor total depositado.

➢ Clicar em Gravar

➢ Clicar em Imprimir

➢ Clicar em Lançar

➢ Clicar em desmarcar tudo

Juntar o mapa impresso ao talão de depósito e estes ao diário de caixa.

No caso de depósitos em Numerário o depósito lança-se no separador “Despesas dinheiro”.

Escolhe-se a transação DEP N da conta onde foi feito o depósito, preenche-se o valor, grava-
se e lança-se.
4 | Estornos

4.1 Procedimento de estorno de depósito

Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ

Documento a estornar:

Ir à folha Receita onde está lançada o depósito:

Fazer transação inversa:
Gravar e lançar

4.2 Procedimento de estorno de despesa em numerário

Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ

Documento a estornar
Ir à folha de Despesa dinheiro.
Selecionar transação da lista disponível.
Preencher os campos Montante, Descritivo, Texto e Cliente.

Gravar e lançar.

NOTA: as contas 12 e 11 deverão ficar saldadas e ficaram duas partidas para serem
reconciliadas pela contabilidade ao nível do cliente.

4.3 Estorno de lançamentos de rendas na Folha de Caixa

Caso se pretenda estornar completamente o lançamento à conta corrente do arrendatário terá

de ser estonado o documento DA, o 42 e 50 na transação FBRA.

Em relação ao documento 42 lançado na folha de caixa, decorrente de se ter efetuado o

procedimento de “correr valores para a folha de caixa”, na transação ZRTR10_SALDOCX.
terá de ser estornado da seguinte forma:

Entrar na folha de Caixa – Transação FBCJ

Selecionar a linha que se pretende estornar:
Clicar em Apres.cheq.p/dep

Escolher transação contábil inversa (CC(-))da lista disponível.

Clicar em:

E depois:

Vai aparecer a tela:

Não vale a pena imprimir. Clicar em “Cancelar para sair.

De seguida clicar em lançar:

Os registos ficarão assim:

NOTA: as contas 12 e 11 deverão ficar saldadas e ficaram duas partidas para serem
reconciliadas pela contabilidade ao nível do cliente.
4.4 Estorno de lançamentos diretos na Folha de Caixa

Selecionar a linha que se pretende estornar:

Clicar em

Clicar em “Sim”.
Motivo de estorno 01.
Avançar

Depois deverão ser reconciliadas as partidas em aberto na conta 2789191151 pela transação
F-03
5 | Fundo de Maneio

5.1 Lançamento de utilização do Fundo de Maneio em Folha de Caixa

Previamente deve ter sido validado o modelo utilizado pelo serviço requisitante, assim como
se cumpre todos os requisitos (NIF no recibo, tipo de despesa, assinaturas, comprovativo de
impossibilidade de carro de serviço no caso de utilização de táxi, não ter retenção no valor
pago, etc.)
Basicamente utilizamos dois tipos de despesa na Folha de Caixa:
- FF DESP TAXIS
- FF OUTRAS DESPESAS

Aceder à folha de caixa – transação FBCJ

Muda-se o Livro de Caixa para 001:

Regista-se a utilização do Fundo de maneio no separador – Despesas dinheiro

Transação Contábil FF*

Aparece a seguinte lista:

Selecionar a transação pretendida:

FF DESP TAXIS ou FF OUTRAS DESPESAS
Preencher os campos Montante, Recebd.Recibo (com quem enviou a despesa) e campo de
Texto (com descrição da despesa).
5.2 Lançamento do recebimento do numerário resultando do
levantamento do cheque da AP da Contabilidade ao Tesoureiro, do
Fundo de Maneio, em Folha de Caixa

Regista-se a utilização do Fundo de maneio no separador – Receitas dinheiro

Transação Contábil FF* e escolher a “FF ABASTECIMENTO CX-NUM”

Preencher os campos Montante, Emitente Cheque (com IGFSS) e campo de Texto (com
descrição da receita com Reposição Fundo Fixo Tesouraria).

Clicar em

Clicar em
NOTA IMPORTANTE:
Assim que se terminar de utilizar a CAIXA 001 do Fundo de Maneio voltar à CAIXA 100, para
não se efetuarem lançamentos indevidamente nesta caixa.

5.3 Procedimento mensal de envio da Folha de Caixa do Fundo de

Maneio à Contabilidade

Este procedimento é efetuado no último dia útil do mês ou no primeiro do mês seguinte ao
corrente.

Aceder à folha de caixa – Transação FBCJ

Muda-se o Livro de Caixa para 001:

Selecionar intervalo de datas do mês:

Imprimir Folha de Caixa

Clicar em:
Sairá como exemplo seguinte:

Depois anexar todos os documentos e pedidos de requisição de Fundo de Maneio e remeter

à contabilidade com um protocolo. Não ficamos com cópias dos documentos enviados à
contabilidade. Confirmar saldo da folha de caixa com o dinheiro em cofre.

NOTA IMPORTANTE:
Assim que se terminar de utilizar a CAIXA 001 do Fundo de Maneio voltar à CAIXA 100, para
não se efetuarem lançamentos indevidamente nesta caixa.
5.4 Impressão de recibos

Para a geração/impressão dos recibos vamos utilizar a transação F.62.

Clicar em
Clicar em Avançar

Clicar em Sim

Escolher a impressora e clicar em Avançar