POP: Como escrever um

Procedimento Operacional Padrão

POP: Como escrever um Procedimento Operacional Padrão 1

POP: Como O que você vai aprender
escrever um Este material faz parte da série de e-books desenvolvidos pela

Procedimento Qualyteam, com objetivo de auxiliar empresas e profissionais

na atualização de seus conhecimentos e na melhoria contínua

Operacional
de processos.

Padrão
Este e-book apresenta elementos para facilitar a sua
compreensão. Aqui você aprenderá sobre a metodologia,
retratada através de exemplos que fazem parte do dia a dia
das organizações.

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Introdução
Toda empresa competitiva está sempre em busca da chamada qualidade total, obtida com
o devido acompanhamento e o aperfeiçoamento contínuo de seus produtos e serviços. Nessa
busca, é importante estabelecer mecanismos de controle dos processos para que o negócio
continue a produzir resultados satisfatórios, mesmo diante de algum tipo de imprevisto.

Dentro desse contexto, uma das principais ferramentas de controle e gestão dos processos
é o Procedimento Operacional Padrão (POP). Pronto para aprender direitinho do que se trata
e como elaborá-lo? Então fique de olho!

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 O que é esse tal de POP?
O POP nada mais é que um documento que estabelece de forma minuciosa
os detalhes de um processo, elencando aspectos como sequência de
procedimentos, materiais utilizados, cuidados a serem observados,
responsáveis por cada etapa e quaisquer outras informações relevantes
para que a tarefa seja realizada dentro do padrão de qualidade esperado.

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 Qual o objetivo do POP?
O principal objetivo de um Procedimento Operacional Padrão, como
o próprio nome já dá a entender, é padronizar a realização de um
processo de forma a minimizar erros, desvios e variações. Assim fica
muito mais fácil garantir a qualidade do procedimento, seja ele qual for.

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Por que padronizar?
Imagine que o funcionário responsável por determinada tarefa precisou ausentar-se de forma
inesperada. A empresa certamente conta com outros funcionários capacitados para realizá-la,
mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia. Nesse cenário, se a empresa não conta
com um POP em relação àquela tarefa, pode estar diante de um drama ou de, no mínimo,
um bom prejuízo. Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado,
a substituição será feita sem maiores problemas, uma vez que cada passo estará devidamente
descrito, como um guia para o substituto seguir à risca.

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Que elementos compõem um POP?
Um POP é composto, principalmente, dos seguintes elementos: • Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e
sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis
• Nome do procedimento; por cada etapa;

• Local de aplicação; • Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau

de complexidade;
• Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por
nomes, já que estes podem mudar com o tempo; • Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período
o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo
• Responsável pela elaboração do POP;
menos anualmente.
• Materiais envolvidos na tarefa;

• Documentação de referência, como manuais, estatuto,

guias de segurança e assim por diante;

• Siglas devidamente descritas;

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Mas como escrever um POP?
1 O primeiro passo consiste em envolver os atuais
responsáveis pelo procedimento nessa elaboração, já que
são eles que conhecem a fundo a tarefa e podem apontar
suas particularidades;
2 Forme, então, um grupo de trabalho destinado a formular
o POP;
3 Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo
tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais
exigidos para sua execução e os respectivos resultados
esperados;
POP: Como escrever um Procedimento Operacional Padrão
4 Destaque as etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não
cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem
comprometer o resultado geral do procedimento;
5 Preveja uma rotina de checagem, com uma série
de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou
o procedimento foi realizado adequadamente;
6 Organize então seu documento, de forma que contemple
todos os elementos formais listados no tópico anterior.
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É preciso ter outros cuidados?
Atente-se à linguagem utilizada, que deve ser o mais clara e 20
objetiva possível, de forma a ser compreensível por todos os
escalões envolvidos na tarefa. Se for necessário, inclua gráficos
e fluxogramas, desde que seja para tornar o relato ainda mais 15
transparente.

Cuidado com as revisões no documento. Ainda há empresas sem 10

software para gestão de documentos, ou com sistemas antigos,
que acabam permitindo que versões antigas dos documentos
permaneçam espalhadas pela empresa. 05

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 E por último, mas definitivamente não menos importante,
JAMAIS copie os procedimentos de outras empresas, porque eles
simplesmente podem não se aplicar à sua realidade! Inspirar-se
Ctrl C na estrutura de outros POPs é válido, mas é essencial observar
as particularidades dos processos da sua própria empresa!

O estabelecimento de um bom Procedimento Operacional

Padrão pode ser a diferença entre obter resultados medíocres
ou resultados excelentes.

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Leia também
Listamos alguns textos do Blog Qualidade Simples que podem
te ajudar a entender mais sobre ferramentas de gestão.

Como controlar documentos da qualidade

Como a gestão de documentos pode ajudar

a empresa a economizar

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