Gerência de

Projetos
Graduação em Engenharia da Computação

Aula 10 – Gerenciamento da Comunicação

do Projeto – PMBOK 5ª edição

Tarciana Dias
tarciana.dias@ecomp.poli.br
Vamos nos comunicar!
Resultado

A dificuldade de fazer a informação

chegar fielmente do início ao fim de uma
cadeia de pessoas é muito grande.
Gerenciamento das
Comunicações do Projeto

Inclui os processos necessários para assegurar

que as informações do projeto sejam
apropriadamente planejadas, coletadas,
geradas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas, gerenciadas, controladas,
monitoradas e organizadas de maneira oportuna
e apropriada.
Gerenciamento das
Comunicações do Projeto

Os gerentes de projeto gastam a maior
parte do tempo se comunicando com os
membros da equipe e outras partes
interessadas do projeto, quer sejam
internas (em todos os níveis da
organização) ou externas à organização.
Gerenciamento das
Comunicações do Projeto

Uma comunicação eficaz cria uma ponte
entre as diversas partes interessadas
envolvidas no projeto, conectando:
• Vários ambientes culturais e organizacionais
• Diferentes níveis de conhecimento
• Diversas perspectivas e interesses na
execução ou nos resultados do projeto
Processos

Gerenciamento das Comunicações do

Projeto

Planejar as
comunicações Gerenciar as
comunicações

Controlar as
comunicações
Dimensões da atividade
de Comunicação

Interna (dentro do projeto) e externa
(cliente, outros projetos, os meios de
comunicação, o público)

Formal (relatórios, memorandos,
instruções) e informal (emails, discussões
ad hoc)

Vertical (nos níveis superiores e inferiores
da organização) e horizontal (com
colegas)
Dimensões da atividade
de Comunicação

Oficial (boletins informativos, relatório
anual) e não oficial (comunicações
confidenciais)

Escrita e oral

Verbal e não-verbal (inflexões de voz,
linguagem corporal)
Habilidades de
Comunicação

Comum para o gerenciamento geral e o
gerenciamento do projeto
• Ouvir ativamente e de modo eficaz
• Perguntar, investigando idéias e situações
para garantir um melhor entendimento
• Persuadir uma pessoa ou empresa a
executar uma ação
• Definir e administrar expectativas
• Negociar para conseguir acordos
mutuamente aceitáveis entre as partes
Processos
 Processo: Planejar
Gerenciamento das
Comunicações
Planejar o Gerenciamento
da Comunicação

Processo de desenvolver um mecanismo
apropriado e planejar comunicações do
projeto baseado nas necessidades de
informação dos stakeholders e requisitos,
e ativos organizacionais disponíveis.

Benefício-chave: identifica e documenta o

mecanismo de comunicação mais efetivo
e eficiente com os stakeholders.
Planejar as
Comunicações

Embora todos os projetos compartilhem a
necessidade de comunicar as
informações, as necessidades em si e os
métodos de distribuição variam muito.

Ainda, o método de armazenar, resgatar,
e disponibilizar a informação do projeto
precisa ser considerada e
apropriadamente documentada durante o
processo.
Planejar as
Comunicações

Importantes considerações que precisam
ser levadas em conta:
• Quem precisa de quais informações, e quem
é autorizado a acessar aquela informação?
• Quando elas serão necessárias?
• Onde a informação será armazenada e em
qual formato?
• Como ela pode ser obtida?
• Como serão fornecidas e por quem?
Planejar as
Comunicações

A identificação das necessidades de

informações das partes interessadas e a
determinação dos meios adequados para
atender a essas necessidades são fatores
importantes para o sucesso do projeto
Planejar as
Comunicações

O planejamento inadequado das
comunicações poderá causar problemas,
como:
• Atraso na entrega das mensagens
• Comunicação de informações confidenciais
para o público incorreto
• Falta de comunicação para algumas das
partes interessadas necessárias
Planejar as
Comunicações

O plano de comunicações permite que o
gerente de projetos documente a
abordagem para uma comunicação mais
eficiente e efetiva com as partes
interessadas

Efetiva: informação fornecidas no formato,
tempo, público corretos e com o devido
impacto

Eficiente: fornecer informações necessárias
Planejar as
Comunicações

Geralmente, o planejamento das
comunicações é feito bem no início, por
exemplo, durante o desenvolvimento do
plano de gerenciamento do projeto
• Isso permite que os recursos adequados, tais
como tempo e orçamento, sejam alocados às
atividades de comunicação
Planejar as
Comunicações

Os resultados desse planejamento devem
ser revistos periodicamente durante todo o
projeto e revisados

Este processo está estreitamente
vinculado aos fatores ambientais da
empresa, já que a estrutura da
organização terá um efeito importante nos
requisitos de comunicações do projeto
Planejar o Gerenciamento
das Comunicações
Planejar o Gerenciamento
das Comunicações
Planejar o Gerenciamento das
Comunicações: entradas

Plano de projeto
• Fornece informação em como o projeto será
executado, monitorado, controlado e fechado.

Registro de partes interessadas
• Informação para planejar a comunicação com
elas

Fatores ambientais da empresa :
• Cultura e estrutura organizacional
Planejar o Gerenciamento das
Comunicações: entradas

Ativos de processos organizacionais
• Lições aprendidas e informação histórica de
projetos anteriores
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Análise dos requisitos da comunicação

Tecnologia das comunicações

Modelos de comunicações

Métodos de comunicação

Reuniões
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Análise dos requisitos da comunicação
• Estes requisitos são definidos por combinar o
tipo e o formato da informação necessária
com a análise do valor daquela informação
• Recursos devem ser gastos somente com
informações que contribuem para o sucesso
do projeto ou onde a falta delas pode levar ao
seu fracasso.
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Análise dos requisitos da comunicação
• O número de canais ou caminhos de
comunicação em potencial é um indicador de
complexidade de comunicações do projeto
• Este total corresponde a n(n-1)/2, onde n
representa o número de partes interessadas
• Portanto, deve-se determinar e limitar quem se
comunicará com quem e quem receberá cada
informação
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Análise dos requisitos da comunicação
(cont.) -> Informações usadas para
determinar os requisitos:
• Organogramas;
• Organização do projeto e relacionamentos de
responsabilidade das partes interessadas;
• Disciplinas, departamentos e especialidades
envolvidas no projeto;
• Logística de quantas pessoas estarão envolvidas e
em que locais
• Necessidades de informações internas e externas
(comunicação com a mídia, público, fornecedores)
• …
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Tecnologia das comunicações
• Métodos usados para transferir informações
entre as partes interessadas do projeto
podem variar.
• Ex.: desde conversas breves a reuniões
prolongadas, ou de simples documentos escritos a
materiais mais densos como cronogramas, base
de dados, websites
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Tecnologia das comunicações
• Fatores que podem afetar a escolha da
tecnologia de comunicação incluem:
• Urgência da necessidade por informação
• Disponibilidade de tecnologia
– A tecnologia é compatível, disponível e acessível a todos
os stakeholders durante a vida do projeto
• Facilidade de uso
• Ambiente do projeto
– Face-to-face ou ambiente virtual, se o time está em
muitos locais, se usa muitas línguas, etc.
• Sensibilidade e confidencialidade da informação
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Modelos de comunicações
• Usados para facilitar comunicações e a troca
de informações varia de projeto para projeto e
também em diferentes estágios do mesmo
projeto.
• Um modelo de comunicação básico
consistem em duas partes, o emissor e o
receptor
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Modelos de comunicações
• Principais componentes:
• Codificação: traduzir pensamentos ou idéias em
linguagem compreendida por todos
• Mensagem e feedback: saída da codificação
• Meio: método para transmitir a mensagem
• Ruído: qualquer fator que interfira
• Decodificação: reconverter a mensagem em
pensamentos ou idéias significativas
Planejar as Comunicações:
ferramentas e técnicas

Métodos de comunicação
• Usados para compartilhar informações entre
as partes interessadas no projeto
• Comunicação interativa
– Reuniões, telefonemas, videoconferências
• Comunicação ativa (push)
– Enviada para receptores específicos que precisam
receber a informação – ex.: cartas, memorandos,
relatórios, emails, ...
• Comunicação passiva (pull)
– Usada para volumes muito grandes de informações ou
um público muito grande, ex.: sites de intranet,
repositórios de conhecimento, base de lições
aprendidas, etc,...
Planejar as Comunicações:
saídas

Plano de gerenciamento das
comunicações
• requisitos de comunicações das partes
interessadas
• informações a serem comunicadas
• motivo da distribuição daquela informação
• pessoas responsáveis pela comunicação,
autorização e recebimento da informação
• Métodos ou tecnologias usadas para
transmissão
Planejar as Comunicações:
saídas

Plano de gerenciamento das
comunicações [cont1.]
• Recursos alocados para as atividades de
comunicação, incluindo tempo e orçamento
• Processos de encaminhamento, identificando
prazos e cadeia gerencial (nomes) para
encaminhamento de questões que não
podem ser solucionadas nos níveis mais
baixos
Planejar as Comunicações:
saídas

Plano de gerenciamento das
comunicações [cont2.]
• Fluxograma do fluxo de informações
• Orientações e modelos para reuniões de
andamento do projeto, reuniões da equipe, ...

Atualizações nos documentos do projeto
• Cronograma do projeto
• Registro das partes interessadas
Processo: Gerenciar
Comunicações
Gerenciar Comunicações

Processo de criar, coletar, distribuir,

armazenar, resgatar a disposição final das
informações do projeto de acordo com o
plano de gerenciamento de
comunicações.

Benefício-chave: habilita um fluxo de
comunicação eficiente e efetivo entre as
partes interessadas do projeto
Gerenciar Comunicações

Este processo vai além da distribuição de
informação relevante e procura garantir
que a informação sendo comunicada para
os stakeholders do projeto tenha sido
apropriadamente gerada, recebida e
entendida.

Também fornece oportunidades para os
stakeholders fazerem solicitações por
mais informações, clarificação e discussão
Gerenciar Comunicações

Técnicas e considerações para
gerenciamento de comunicação efetiva
incluem mas não se limitam a:
• Modelos emissor-receptor
• Escolha dos meios de comunicação
• Estilo de redação
• Técnicas de facilitação e apresentação
• Linguagem corporal / apoios visuais
• Técnicas de gerenciamento de reuniões
• Preparação de uma agenda e tratamento de
conflitos
Gerenciar Comunicações
Gerenciar Comunicações
Gerenciar Comunicações:
entradas

Plano de gerenciamento de comunicações

Relatórios de desempenho
• Coleção de desempenho do projeto e
informação de status que podem ser usadas
para facilitar discussão e criar comunicações
• Devem ser compreensíveis, precisos, e
disponibilizados com antecedência, exemplo,
antes das reuniões
Gerenciar Comunicações:
entradas

Relatórios de desempenho [cont.]
• As informações de previsões costumam ser
geradas usando métodos de valor agregado,
mas é possível usar também:
• Analogia com projetos anteriores
• Nova estimativa do trabalho restante
• Inclusão do impacto de eventos externos no
cronograma
• Isto e outros dados importantes precisam ser
distribuídos para fins de tomada de decisões
Gerenciar Comunicações:
entradas

Fatores Ambientais da Organização
• Cultura e estrutura organizacional
• Padrões e/ou regulamentos da indústria
• Sistema de informação de gerenciamento de
projetos

Ativos de processos organizacionais
• Políticas, procedimentos e orientações
relativas ao gerenciamento de informações
• Modelos
• Informações históricas e lições aprendidas
Gerenciar Comunicações:
ferramentas e técnicas

Tecnologia de comunicação
• Garantir que a escolha da tecnologia é
apropriada para a informação que está sendo
comunicada.

Modelos de comunicação
• Garantir que a escolha do modelo é
apropriado para o projeto em questão e que
quaisquer barreiras/ruídos são identificados e
gerenciados
Gerenciar Comunicações:
ferramentas e técnicas

Métodos de comunicação
• Garantir que a informação que foi criada e
distribuída tenha sido recebida e entendida
para possibilitar resposta e feedback.

Sistemas de Gerenciamento de Informação
• Informação do projeto é gerenciada e
distribuída usando uma variedade de
ferramentas, incluindo:
• Gerenciamento de comunicação eletrônica (Email,
fax, correio de voz, telefone, video e web
conferências)
Gerenciar Comunicações:
Ferramentas e técnicas

Sistemas de Gerenciamento de
Informação [cont.]
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de
projetos, como interfaces da web para
softwares de gerenciamento de projetos e
elaboração de cronogramas
• Softwares de apoio a reuniões e escritórios
virtuais
• Portais e ferramentas colaborativas de
gerenciamento de trabalho
Gerenciar Comunicações:
Ferramentas e técnicas

Relatórios de desempenho
• Ato de colecionar e distribuir informação de
desempenho, incluindo relatórios de status,
medidas de progresso e previsões.
• Isto é feito periodicamente comparando-se a
baseline versus os dados atuais
• Devem fornecer informação no nível
apropriado para cada público
• Pode ser num formato simples (percentual
completo ou gráficos para cada área –
escopo, cronograma, custos e qualidade) até
os mais elaborados
Gerenciar Comunicações:
Saídas

Comunicações do projeto
• Relatórios de desempenho, status das
entregas, progresso do cronograma e custos
• Podem variar e são influenciadas por fatores
como a urgência e impacto da mensagem,
seu método de entrega, e nível de
confidencialidade.

Atualizações do plano de projeto
• Fornece baselines do projeto, gerenciamento
de comunicações e de partes interessadas
Gerenciar Comunicações:
Saídas

Atualizações dos documentos de projeto
• Log de questões, cronograma do projeto e
requisitos dos fundos do projeto

Atualizações dos ativos de processo
organizacionais
• Notificações das partes interessadas
• Relatórios do projeto
• Apresentações do projeto
Gerenciar Comunicações:
Saídas

Atualizações dos ativos de processo
organizacionais (cont.)
• Registros do projeto
• Correspondências, memorandos, atas de reuniões
• Essas informações devem ser mantidas de
maneira organizada
• Feedback de stakeholders
• Documentação de lições aprendidas
Processo: Controlar
comunicações
Controlar comunicações

Processo de monitorar e controlar
comunicações através do ciclo de vida do
projeto inteiro para garantir que as
necessidades de informação dos
stakeholders do projeto são conhecidas.

Benefício-chave: Garantir um fluxo de

informação ótima entre os vários
participantes
Controlar comunicações
Controlar comunicações
Controlar comunicações
Entradas

Plano de gerenciamento de projetos
• Fornece informações como requisitos de
comunicação dos stakeholders
• Motivos e frequencia para/da distribuição das
informações
• Responsáveis pela distribuição e receptores
da informação

Comunicações do projeto
• Podem incluir mas não se limitam a status das
entregas, progresso do cronograma e custos
Controlar comunicações
Entradas

Log de questões
• É usado para documentar e monitorar a
resolução de questões
• Facilita a comunicação e garante o
entendimento comum das questões
• Ajuda a monitorar quem é o responsável por
resolver questões específicas numa data alvo
• As questões não resolvidas podem ser uma
das principais fontes de conflitos e de atrasos
no projeto.
Controlar comunicações
Entradas

Dados de desempenho do trabalho
• Organiza e resume as informações coletadas,
e apresenta os resultados da análise
comparativa com a linha de base de medida
de desempenho.

Ativos de processo organizacional
• Modelos de relatórios,
• Políticas, padrões e procedimentos que
definem comunicações
Controlar comunicações
Entradas

Ativos de processo organizacional (cont.)
• Tecnologias de comunicação específicas
disponíveis
• Políticas de retenção dos registros e
requisitos de segurança
Controlar comunicações:
ferramentas e técnicas

Sistemas de Gerenciamento de Informação
• Fornecem um conjunto de ferramentas padrão
para o gerente de projetos capturar,
armazenar e distribuir informação para
stakeholders sobre os custos do projeto,
progresso do cronograma, e desempenho.
• Alguns pacotes de software permitem o
gerente de projetos consolidar relatórios de
muitos sistemas e facilitar distribuição de
relatórios para os stakeholders do projeto.
Controlar comunicações:
ferramentas e técnicas

Julgamento de especialistas
• Avaliar o impacto das comunicações do
projeto, necessidade para ação ou
intervenção, ações que devem ser tomadas,
tempo dessas ações, etc.
Controlar comunicações:
ferramentas e técnicas

Julgamento de especialistas (cont.)
• Pode ser aplicado para detalhes de
gerenciamento e/ou técnicos e podem ser
fornecidos por qualquer grupo ou indivíduo
com conhecimento especializado ou
treinamento como outras unidades dentro da
organização, consultores, clientes,
patrocinadores, grupos de indústria, etc.
Controlar comunicações:
ferramentas e técnicas

Reuniões
• Este processo requer discussão e diálogo com
o time do projeto para determinar a melhor
maneira para atualizar e comunicar relatórios
do projeto, e responder a questões de
stakeholders por informação.
Controlar comunicações:
saídas

Informação de desempenho do trabalho

Solicitações de mudanças
• Necessidade para ajuste, ação e intervenção
• Processadas pelo processo Realizar controle
integrado de mudanças e podem resultar em:
• Estimativas de custos novas ou revisadas,
sequencias de atividades, datas do cronograa,
requisitos de recursos, alternativas de respostas a
riscos
• Ajustes no plano de projeto e documentos
• Recomendações ou ações corretivas ou preventivas
Controlar comunicações:
saídas

Atualizações do plano de gerenciamento
• Planos de gerenciamento de recursos
humanos e/ou plano de partes interessadas

Atualizações nos documentos do projeto

• Previsões, relatórios de desempenho e log de
questões
Controlar comunicações:
saídas

Atualizações em ativos de processos
organizacionais
• Formatos dos relatórios, documentação de
lições aprendidas, incluindo causas das
questões, motivo por trás das ações corretivas
escolhidas, e outros tipos de lições aprendidas
durante o projeto.
Gerência de
Projetos
Graduação em Engenharia da Computação

Aula 10 – Gerenciamento da Comunicação

do Projeto – PMBOK 5ª edição

Tarciana Dias
tarciana.dias@ecomp.poli.br