Comunicação Organizacional

Prof. Célia Regina

Roteiro

 Introdução
 Processos de Comunicação
 A Comunicação
 A Comunicação como desafio para um Gerente de
Projetos
 Gerenciamento de Comunicação em Projetos
 Ferramentas e Técnicas
 Saídas dos Planejamentos
 Distribuição das Informações
 Relatório de Desempenho
 Gerenciar as partes interessadas
introdução

“Nossas sociedades primitivas desenvolveram a

fala por necessidade de comunicação e troca de
informações. No entanto, não havia uma forma de
registrar o que era falado, e então desenvolveram
símbolos e desenhos para deixarem o registro das
suas informações, as quais são encontradas
atualmente nos sítios arqueológicos, assim,
originando às primeiras formas escritas de
comunicação”
introdução

“Atualmente, dentre todas as formas nas quais a

comunicação é utilizada vale destacar como esta
é empregada nas empresas e/ou organizações”

- Empresa é uma reunião de pessoas

- Comunicação com qualidade e profundidade =
soluções de problemas e dificuldades
- Boa comunicação é primordial para o sucesso
de qualquer projeto.
Processo de comunicação

“A comunicação é algo que cada indivíduo

concebe, codifica e emite intencionalmente, para
obter de alguém uma reação”

- Intercâmbio de sentimentos e idéias

- Por natureza, dinâmico
- Intermediário técnico nas relações sociais
A Comunicação

Co.mu.ni.ca.ção (communicare) s.f. tornar comum,

partilhar, repartir, associar, trocar opiniões.

- Para Aristóteles comunicação tem três elementos

Aquele que fala, o que essa pessoa tentou dizer e
aquele que escuta.

- A comunicação constitui uma das ferramentas

mais poderosas que os líderes têm a sua disposição
para desempenhar suas funções de influência.
FUNÇÃO DESCRIÇÃO

Através das hierarquias de autoridade e

Controle
orientações formais.

Torna claro para empregados o que

Motivação fazer, como está o desempenho e como
melhorá-lo.
Expressão Integração social dentro de grupos
Emocional satisfazendo as necessidades sociais.

Fornece subsídios para facilitar a

Informação
tomada de decisão.
 Elementos do processo de
comunicação
EMISSOR MÍDIA RECEPTOR

Mensagem e Codificação Canal de Codificação Mensagem e

significado Comunicação significado
pretendido Ruído percebido

Mensagem e Decodificação Decodificação Feedback e

significado significado
percebido pretendido
Canais de comunicação

- Comunicação oral – permite feedback

imediato, passagem imediata do receptor ao
emissor. Efêmera.

- Comunicação escrita – receptor ausente,

duradoura, permitir registro. Impossibilita
feedback imediato, não permite correções.

- Comunicação por meios eletrônicos e digitais –

internet, email, celular. Necessita de infra-
estrutura.
Comunicação em projetos

“O ato de comunicar em um projeto é muito mais do que

simplesmente o envio de um email esporádico ou uma
reunião sem pauta e sem ata. Comunicar é a arte que o ser
humano tem para se fazer compreender, vender uma idéia,
dar uma explicação, ensinar aos outros, transmitir
conhecimento, entre outros”

- Projetos são executados por pessoas;

- Decidir quem será o líder;
- Deixar claro o tempo estimado para o projeto;

- Barreiras que interferem a comunicação pode ser de:

conhecimento, comportamental e organizacional e
técnica
Comunicação em projetos

- Uma comunicação eficaz entre todos os membros

da equipe do projeto é o “catalisador” que irá
acelerar os processos internos e facilitar itens tais
como a solução de problemas, de conflitos, e a
tomada de decisão de forma mais ágil.

- A comunicação eficaz também atua como a

“cola” que irá manter unida uma equipe
propiciando o alto desempenho. Mensagens
claras são enviadas, recebidas e interpretadas de
forma acurada
A comunicação como
desafio
“precisam interagir com grupos diversificados, e os que são bem-
sucedidos reconhecem as armadilhas que as características de cada
grupo ou indivíduo podem representar para a comunicação e
estabelecem pontes para atravessar esses verdadeiros “rios
caudalosos”.”

- Gerentes utilizam 90% do tempo em comunicação interpessoal;

- Habilidades para um gerente:

- Estabelecimento de relacionamento
- Satisfação dos clientes
- Motivação da equipe
- Tratamento de conflitos
- Tratamento de expectativas
A comunicação como
desafio nas liderenças
“De acordo com Verzuh [Verzuh 2000], para a
divulgação de todas as informações, envolvendo tais
habilidades, um dos canais mais utilizados e de
grande importância é a realização de reuniões,
sendo este um fator limitador para o sucesso do
projeto”

- Reuniões de kick-off, de acompanhamento e de

encerramento;

- Preparar pauta, definir local, cumprir o horário,

evitar interrupções externas, esclarecer os motivos
da reunião, resultar em ações importantes...
 Gerenciamento da
comunicação
“Conforme Vargas [1999], um efetivo processo de
comunicação é necessário para garantir que
todas as informações desejadas cheguem às
pessoas corretas no tempo certo e de uma
maneira economicamente viável.”

Gerenciamento da
Comunicação

Planejamento Distribuição das Gerenciar as

Relatório de
das Informações partes
Desempenho
Comunicações interessadas

Visão geral do gerenciamento das comunicações do projeto, adaptada de [PMBOK 2004].

Planejamento da
comunicação

“O planejamento envolve a identificação e definição

das seguintes informações: quais são as informações
e quem precisa delas; quando precisarão e com qual
freqüência; como será fornecida e por quem.”

- Em um número significativo de projetos a maior

parte do planejamento da comunicação é feita
como parte das fases iniciais do projeto. Entretanto,
os resultados deste processo devem ser revistos
regularmente durante o projeto e revisados se
necessário para garantir aplicabilidade continua
 Planejamento da
comunicação
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

1. Fatores Ambientais da 1. Análise de requisitos 1. Plano de gerenciamento

Empresa das comunicações
2. Ativos de processos
organizacionais 2. Tecnologia das
3. Declaração do escopo comunicações
do projeto
4. Plano de gerenciamento
do projeto
• Premissas
• Restrições

Planejamento das comunicações, adaptada de [PMBOK 2004].

Planejamento da
comunicação
Entradas

- Fatores Ambientais – cultura e estrutura organizacional, normas

governamentais, recursos humanos existentes, condições do
mercado.

- Ativos de processos – políticas, procedimentos, planos e diretrizes.

- Escopo – objetivo, descrição, requisitos, limites, entregas, premissas,

riscos, estimativas...

- Plano de gerenciamento – Níveis de implementação, descrições de

ferramentas, revisões de gerenciamento...
Planejamento da
comunicação
Ferramentas e Técnicas

- Organogramas.

- Disciplinas, departamentos e áreas de especialização

envolvidas no projeto.

- Logística.

- Necessidades internas e externas de comunicação.

- Informações sobre as partes interessadas.
 ESTRUTURA não é a mesma coisa
que ORGANOGRAMA!!!
Objetivos do organograma

 Demonstrar a divisão do trabalho

 Destacar a relação superior-subordinado e a

delegação de autoridade e responsabilidade

 Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade

 Facilitar a análise organizacional

Orientações

 Deve conter nome da organização, autor, data

e número.
 Deve ser mostrada a referência de outros
gráficos.
 Para análise, deve apresentar a estrutura
existente.
 Cada função pode ser representada por um
retângulo:
 Os retângulos devem conter os títulos dos cargos
 Se há necessidade do nome do ocupante, este deve
aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de
tipo diferente)
Tipos de Organogramas

 Clássico (Vertical  Em Barras

ou Retangular) São representados por
• É o tipo de intermédio de longos
organograma mais retângulos a partir de uma
completo e usual, o base vertical, onde o
qual permite melhor tamanho do retângulo é
entendimento da diretamente proporcional
representação à importância da
orgânica de uma Autoridade que o
empresa. representa.
• Demonstra os
órgãos de decisão, de
assessoria,
operacionais e o
posicionamento
hierárquico.
 Clássico  Barras
Tipos de Organogramas

 Em Setores (Setorial
ou Setograma)
São elaborados por
meio de círculos
concêntricos, os quis
representam os
diversos níveis de
autoridade a partir
do círculo central,
onde se localiza a
autoridade maior da
empresa.
Tipos de Organogramas

 Radial (Solar ou
Circular)
O seu objetivo é
mostrar o macro
sistema das
empresas
componentes de
um grande grupo
empresarial.
Planejamento da
comunicação
Saída

- Requisitos de comunicação;
- Informações que serão comunicadas;
- Pessoas responsáveis pela comunicação;
- Tecnologias para a distribuição da informação;
- Frequencia da comunicação;
- Glossários de terminologias;
- Prazos para aumentar os níveis e a cadeia gerencial do
processo;
- Método para atualizar e refinar o plano de
gerenciamento.
 Distribuição da Informação

Tipos de informações que devem ser distribuídas, adapatada de [PERRELLI 2004].

 Distribuição da Informação

Para quem as informações que devem ser distribuídas. Adaptada de [PERRELLI 2004].
 Processo de distribuição das
informações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

1. Plano de gerenciamento 1 Habilidades de 1. Ativos processos

das comunicações comunicação organizacionais
(atualizações)
2.Sistema de coleta e
recuperação das 2. Mudanças solicitadas
informações

3. Métodos de distribuição
das informações

4. Processo de lições
aprendidas

Distribuição das informações, adaptada de [PMBOK 2004].

Processo de distribuição das
informações
Entradas

- Plano de gerenciamento de comunicação;

Processo de distribuição das
informações
Ferramentas e Técnicas

- Reuniões do projeto, distribuição de cópias de documentos.

- Manuais de arquivamentos e banco de dados
- Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica
- Ferramentas eletrônicas para gerenciamento de projetos
- Processo de lições aprendidas
- Atualização da base de conhecimento;
- Politicas, processos e procedimentos atualizados;
- Habilidade de negócios atualizados;
- Melhorias gerias nos serviços e produtos;
Processo de distribuição das
informações
Saídas

- Documentação das lições aprendidas;

- Registro do projeto;
- Relatório do projeto;
- Apresentação do projeto;
- Feedback das partes interessadas;
- Notificação das partes interessadas;
Relatório do Desempenho

“O processo de relatório de desempenho envolve

a coleta de todos os dados da linha de base e a
distribuição das informações sobre o desempenho
às partes interessadas. Em geral, o relatório de
desempenho contém informações, incluindo o
modo como os recursos estão sendo utilizados para
atingir os objetivos do projeto.”
 Relatório do Desempenho
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

1. Informações sobre o 1 Ferramentas de 1. Relatórios de

desempenho do trabalho apresentação das desempenho
informações
2.Medições de 2.Previsões
desempenho 2. Coleta e compilação das
informações sobre o 3. Mudanças solicitadas
3. Previsão de término desempenho
4. Ações corretivas
4 Medições de controle de 3. Reuniões de avaliação recomendadas
qualidade do andamento
5. Ativos de processos
5.Plano de gerenciamento 4.Sistemas de relatório de organizacionais
do projeto horas (atualizações)
-Linha de base da
medição do desempenho 5.Sistemas de relatório de
custos
Relatório do Desempenho

Entrada

- Progresso do cronograma;
- Entregas terminadas e não-terminadas;
- Padrões de qualidades atingidos;
- Custos autorizados e incorridos;

- Estimativas a respeito das condições futuras dos projetos

com base nos conhecimentos disponíveis no momento;
- Mudanças autorizadas e documentadas que alteram ou
limitam o escopo.
Relatório do Desempenho

Ferramentas e Técnicas

- Pacote de softwares (planilhas, relatórios de

tabelas, apresentações e gráficos)
- Arquivamento manual;
- Banco de dados eletrônicos;

- A equipe de gerenciamento de projetos pode

se reunir semanalmente e realizar reuniões
mensais com o cliente;
Relatório do Desempenho

Saídas

- Os relatórios de desempenho organizam e

sintetizam as informações coletadas e
apresentam os resultados de qualquer análise
comparados com a linha de base da medição
de desempenho;

- gráficos de barras, curvas S, histogramas e

tabelas;
 Conclusões

“A comunicação deve ser objetiva e clara,

respeitando os limites estipulados por agentes que
definem o negócio, seja de um projeto ou
organização. Tendo em vista que as organizações
que apresentam uma comunicação mais eficaz
garantem seu espaço no mercado,
consequentemente apresentam resultados mais
satisfatórios, assim, garantindo a satisfação dos
clientes.”
Sugestões de Leitura

- Gerenciamento da comunicação em projetos. Chaves,

L; Neto, F.; Pech, G.; Carneiro, M.,

- : Comunicação Empresarial da Associação Brasileira de

Comunicação Empresarial -Aberje
(http://www2.ideavalley.com.br/aberje/flip/)

- Comunicação Coorporativa do Valor Setorial

(http://208.96.41.18/valoreconomico/home.aspx?pub=27
&edicao=1)

- Uma Proposta de Boas Práticas do Processo de

Comunicação para Projetos de Desenvolvimento
Distribuído de Software. Júnior, L.