Introdução

Aperfeiçoar constantemente a administração de qualquer empreendimento é fundamental para

a conquista de resultados, dentre as diversas teorias de administração mais utilizadas
actualmente está a Abordagem Sistêmica da Administração. Departamentalização é um dos
conceitos básicos de organização, que consiste no agrupamento de actividades diferentes em
unidades especializadas dentro de uma organização. Este agrupamento tem o objectivo de
organizar, facilitar a supervisão e a coordenação, e optimizar a busca por resultados.

O princípio deste tipo específico de gestão e controle é a aceitação e utilização da

multidisciplinaridade, ou seja, um mesmo objecto está sujeito à ser observado e analisado por
diversas ciências distintas, gerando um Sistema que será utilizado para o melhor entendimento
e compreensão de um fenômeno. O presente trabalho ilustra como tema “Abordagem
Sistémica e Departamental”, cujo objectivo geral é de objectivo específicos é de conceituar os
principais fundamentos da Abordagem Sistêmica e departamental, bem como suas principais
funções e aplicações práticas. Portanto, Familiarizar o aluno com esse tipo específico de
gestão, suas vantagens, desvantagens e desafios, visando a melhoria da qualidade dos
processos e a optimização de recursos e de pessoal.

A perspectiva metodológica deste trabalho assenta-se na pesquisa qualitativa, descritiva e

bibliográfica. No âmbito de trabalho de campo foram aplicadas as técnicas de pesquisa semi-
estruturada, e observação directa. Tratando-se de um tema de interesse geral, teve que se
envolver algumas figuras da área em epígrafe.

3
1. Abordagem Sistémica e Departamental
1.1. Conceitualização de Sistema
Existem muitas definições para sistema na literatura. Ribeiro (2004) define que é um conjunto
de elementos, interagentes e interdependentes, cada qual com sua função específica, que
trabalha em sintónia para atingir determinado objectivo comum; ao passo que Faria (1980)
define sistema como um superfluxo integrador dos diversos fluxos sectoriais que resultam nas
actividades dos órgãos especializados, responsáveis pelo desempenho das funções típicas de
um organismo. Um grande sistema coordena fluxo e os subsistemas comportam fluxos
específicos. O sistema é, enfim, uma organização em acção. Ele afirma que esse conceito é
subtendido em decorrência das seguintes propriedades:

 Aspectos: um sistema é um conjunto de elementos em interação; um conjunto de

objectos e de relações entre os objectos e entre seus atributos; e, por fim, um sistema é,
também, um todo organizado composto de muitas partes, um conjunto de atributos;
 Critérios e Características: um sistema precisa ser definível no sentido de poder
situar-se com certa precisão no tempo e no espaço; um sistema é considerado como
tal, nos casos em que uma variedade de operações executadas preferivelmente por
várias disciplinas (órgão) leva à conclusão que existe um sistema específico; um
sistema tem de manifestar diferenças significativas nas escalas de estrutura e processo;
 Fundamentos existentes no conceito de sistema: os objectivos totais do sistema, e
mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema inteiro; o ambiente do
sistema e as coações fixas; os recursos e os componentes do sistema, suas actividades,
finalidades e medidas de rendimento e também sua administração. Por fim, Faria
(2002) conceitua o sistema como sendo complexo, e para compreendê-lo, deve-se
conhecer suas características, seus tipos, parâmetros, entre outros aspectos.

Segundo Chiavenato (2000) define sistema como sendo:

“Conjunto de elementos interdependentes e interagentes ou um grupo de
unidades combinadas que formam um todo organizado”. Desse modo,
“Sistema é um conjunto ou combinações de coisas ou partes, formando um
todo complexo ou unitário”. (P.545)

Para Maximiano (1989):

“Define o Sistema é um todo complexo ou organizado; é um conjunto de partes
ou elementos que formam um todo unitário ou complexo”. (P.356)

4
1.2. Abordagem sistêmica
A abordagem sistêmica é a abordagem de um objecto, situação ou matéria sob as regras de
um sistema, ou seja, mantendo uma perspectiva sistêmica, para determinar os elementos que o
compõem e a relação entre eles, bem como suas entradas e saídas de informações em relação
ao mundo fora do sistema. Este tipo de abordagem baseia-se na distinção entre o geral e o
particular e, assim, propõe duas leituras fundamentais a destacar:

 Estrutural - Consiste na identificação do interior do sistema, detalhando seus

componentes, sua estrutura e as funções entre eles. É uma espécie de raio-X dos
sistemas.
 Integrante - Consiste em avaliar o funcionamento do sistema e a relevância de seus
elementos, avaliando aspectos como desempenho, entropia e eficácia.

A integridade da abordagem sistêmica evita que processos de uma organização permaneçam

isolados em silos. Os departamentos de pesquisa e desenvolvimento, engenharia, suprimentos,
produção, qualidade e logística devem passar a agir “destruíndo” barreiras que ainda venham
a colocar dificuldades à sua integração. Naturalmente, o próximo passo dos administradores,
ao empregarem a lógica sistêmica, é estender estes conceitos para fora dos muros das
empresas, buscando junto a seus fornecedores e clientes maior integração, flexibilização das
relações, intensificação do fluxo de informações, de forma a criar um ambiente propício para
obtenção de melhorias, não somente para a empresa mais forte, mas para todo um conjunto de
empresas que fazem parte de uma mesma cadeia produtiva.

1.2.1. Teoria Geral de Sistemas

A administração é uma das ciências que mais utiliza o enfoque da Teoria Sistêmica (Faria,
2002). O autor esclarece que a Teoria Geral de Sistemas estabeleceu uma dependência
recíproca e a necessidade de sua integração, e que, desde então, todos os ramos do
conhecimento passaram a tratar seus estudos - quaisquer que fossem as áreas – como
sistemas.
A partir do surgimento dessa teoria por meio dos trabalhos de Ludwing Von Bertalanffy,
Faria (2002) menciona que ele teve a preocupação de apresentar a teoria e conceitos, com
estabelecimentos de condições reais e atuais:

 Fundamentos estabelecidos: existem subsistemas; os sistemas são abertos, e existem

muitas interferências externas; as funções dependem da estrutura desses sistemas;

5
  Características principais: conjunto organizado e complexo; conjunto de unidades
inter-relacionadas; todo sistema tem um objectivo; todo sistema afectado em uma das
suas partes será afectado nas demais; há um equilíbrio entre as partes de um sistema.

Faria (2002) evidência que:

“Sistemas são caracterizados por seus parâmetros, conforme a Figura já a
seguir. Tais parâmetros são: entrada ou insumo (input); processamento
(Throughput); saída ou resultado (output); retroação ou retroalimentação
(feedback); ambiente.” (P.127)

É importante reconhecer também os tipos de sistema existentes, que pode ser:

 Concreto - estrutura física da empresa, podendo-se medir quantitativamente seu

desempenho;
 Abstrato - estruturado pelos conceitos, hipóteses;
 Aberto - caracterizado pela grande interação com o meio; e,
 Fechado - caracterizado aos processos limitado a uma entrada.

Figura 1. Parâmetros do Sistema.

Na aplicabilidade, Ribeiro (2004) concluiu que a teoria de sistemas desempenha papel

decisivo na ciência de nosso tempo, pois permite a integração de conhecimento das ciências
físicas, biológicas e humanas. Especificamente na administração, Bouding (1956) apud
Wetherbe (1987) afirma que:

A abordagem sistêmica é a maneira como pensar sobre o trabalho de gerenciar, ela fornece
uma estrutura para visualizar factores ambientais internos e externos como um todo integrado.
Ela permite o reconhecimento da função dos subsistemas, bem como dos supra-sistemas
complexos dentro dos quais as organizações têm que operar. Os conceitos sistêmicos criam
uma maneira de pensar, a qual, de um lado, ajuda o gerente a reconhecer a natureza de
problemas complexos e, por isso, ajuda a operar dentro do ambiente percebido.

6
Desse modo, Ribeiro (2004) afirma que a teoria sistêmica teve o benefício de apresentar a
organização funcionando em partes e ao mesmo tempo em interação com o meio ambiente,
conforme apresentado na Figura 2. (P. 108)

Figura 2. Interação organização/ambiente.

Por fim, Wetherbe (1987) conclui que: A abordagem sistêmica é uma maneira de pensar
quando analisando ou gerenciando sistemas, ela não está interessada apenas nas partes de um
sistema; ao contrário, considera o efeito total criado quando as partes funcionam como um
todo – o próprio sistema. O projecto de sistemas consiste em estabelecer os objectivos dos
sistemas, selecionar para inclusão aquelas entidades que possuam atributos que possam
contribuir para os objectivos dos sistemas e estruturar adequadamente as entidades incluídas
no sistema.

Dessa forma, (Martinelli, 2006) nos últimos 50 anos, um amplo conjunto de metodologias
sistêmicas foi desenvolvido com o objectivo de resolver com problemas mal estruturados,
algumas das quais podem ser usadas para abordar problemas comuns em administração, em
especial nas questões ligadas às actividades de negociação no dia-à-dia das pessoas nas
organizações.

2. Abordagem Departamental
A departamentalização surge à medida que as empresas tornam-se maiores e envolvem
actividades mais diversificadas, forçando-as a dividir as principais actividades e tarefas
organizacionais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. Os
diferentes tipos de departamentalização definem os critérios usados para agrupar as pessoas
em unidades organizacionais, para que possam ser mais bem administradas. As organizações
podem ter problemas quanto à escolha de determinados tipos de departamentalização, e para
evitar isso, essas organizações devem conhecer, analisar e escolher o melhor tipo de
departamentalização, que a seguir, serão apresentados.

7
Para suprir às exigências internas e externas, cada organização desenvolve um tipo de
desenho departamental. O desenho departamental constitui uma característica fundamental da
estrutura de uma organização, partindo do princípio da divisão do trabalho, na especialização
horizontal, que consiste em escolher modalidades para obter homogeneidade nas tarefas e
actividades em cada órgão, agrupando os componentes da organização em unidades
organizacionais como departamentos, divisões ou equipes.

Segundo Rebouças (2009), Departamentalização pode ser definida como agrupamentos em

unidades organizacionais realizados conforme critérios específicos de actividades e recursos,
tais como: humanos, financeiros, tecnológicos, materiais, etc. Para se realizar a
Departamentalização, é preciso fazer uma análise cuidadosa das tarefas. Rebouças recomenda
a utilização dos princípios de diferenciação e de integração das tarefas.
Tarefas diferentes devem ser realizadas por departamentos diferentes, ao passo que tarefas
semelhantes devem ser agrupadas em um mesmo departamento, além desses, existem quatro
outros princípios que podem vir a calhar no processo de criação ou fusão de departamentos.
 Princípio do maior uso: o departamento que mais realiza uma determinada tarefa
deve ser responsável por ela;
 Princípio de maior interesse: a supervisão de uma tarefa deve ficar a cargo do
departamento e do gerente que tem mais interesse em ter essa tarefa realizada com
sucesso;
 Princípio de separação do controle: tarefas de supervisão devem ser separadas das
tarefas de execução;
 Princípio da supressão da concorrência: as actividades de um departamento não
podem ser realizadas também por outro. Caso essa repetição seja detectada, é preciso
que a função seja restringida a apenas um departamento para se evitar o desperdício de
recursos e tempo.

Existem várias formas de se departamentalizar uma organização: por função, por localização,
por produto ou serviço, por clientes, por processos, por projectos, etc. Cada uma delas segue
critérios diferentes. Já a seguir vamos comentar sobre cada uma delas:

Departamentalização por função ou funcional: é uma das mais comuns, nela, os

funcionários são agrupados conforme a função que exercem na empresa. Sua vantagem é tirar
o maior proveito das especialidades. A desvantagem é inibir uma visão holística dos
processos de produtos finais.

8
Departamentalização por quantidade: baseia-se em critérios numéricos. Um responsável
fica a cargo de um número determinado de funcionários. Esse tipo de departamentalização é
usado, às vezes, quando há uma divisão de turnos de trabalho na empresa. Ela só é bem-
sucedida quando as tarefas exercidas pelos funcionários são semelhantes e repetidas.

Departamentalização por local ou locacional, territorial ou por função geográfica: muito

comum nas multinacionais, consiste na distribuição de departamentos conforme sua
localização geográfica. Esse tipo de departamentalização apresenta vantagens estratégicas, já
que permite a instalação de unidades mais perto de seus clientes, matéria-prima, canais de
escoamento, etc. Porém, tem como desvantagem a despesa de manter várias instalações e
salários.
Departamentalização por produto ou serviço: é aquela utilizada quando a organização quer
ou necessita focar mais nos produtos que em suas funções internas. A vantagem são
funcionários com habilidades específicas são concentradas em apenas um foco de actividade.
Além disso, fica mais fácil avaliar os resultados de cada departamento, por outro lado, os
custos administrativos são mais altos, uma vez que cada unidade tem sua equipe de
marketing, de análise financeira, etc.

Departamentalização por cliente: também é orientada pelo mercado. Cada departamento é

direcionado a um público-alvo do produto, o ponto forte dessa divisão é facilitar o
atendimento das necessidades do consumidor.

Departamentalização por processo: ocorre quando as tarefas passam de um departamento

para o outro, seguindo uma sequência lógica.

Departamentalização por projectos: empresas que lidam com projectos temporários, como
agências de consultoria, dividem seus recursos humanos, financeiros e materiais de acordo
com projectos com prazos limitados. Essa departamentalização tende a ser temporária.

Departamentalização matricial: ocorre quando há mais de um tipo de distribuição de tarefa

ocorrendo ao mesmo tempo. Por exemplo, a sobreposição da departamentalização funcional
com a de produtos.

Departamentalização mista: se dá pela combinação de tipos diferentes de

departamentalizações. São várias as possibilidades de combinações.

9
Conclusão
De acordo com as informações adquiridas no processo deste trabalho, chegamos a concluír
que ao utilizar uma abordagem sistêmica, os administradores foca-se nos recursos e faz com
que os processos de uma determinada organização seja capaz de visualizar as expectativas que
os clientes e consumidores criam, faz com que estas mesmas expectativas se transformem em
requisitos e estes, por sua vez, em características diferenciais de produtos e serviços. Os
administradores devem estabelecer critérios de mensuração de desempenho confiáveis e que
indiquem se os clientes recebem os produtos adquiridos tal como solicitado, em tempo hábil e
na qualidade desejada. Os administradores também podem utilizar dados referentes ao
passado próximo de forma que se tome uma referência de performance, para que no futuro
novas estratégias possam ser traçadas a fim de garantir a melhoria contínua de produtos e
serviços.

Portanto, cada tipo de departamentalização apresenta suas próprias características, vantagens

e desvantagens que influêm nas decisões quanto às escolhas e adoção das alternativas de
departamentalização, que se ajusta melhor, para cada tipo de organização. E cada abordagem
departamental tem uma finalidade distinta para a organização, sendo que a diferença entre
cada tipo de abordagem é a maneira como as actividades são agrupadas e a quem as pessoas
se subordinam.

Desse modo, da análise das vantagens e desvantagens, pude concluir que não existe apenas
um tipo de abordagem departamental que responda com a eficácia desejada a qualquer tipo de
organização. É de grande importância que cada organização desenvolva um tipo de
departamentalização mais adequada às suas características e necessidades específicas.

10
Referências
Bouding, K. (1956), “General systems theory - the skeleton of science”, Management
Science, apud Wetherbe, J. C. (1987), “Análise de Sistemas para Sistemas de Informação por
Computador”, 3. ed, Rio de Janeiro: Campus.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração / Idalberto Chiavenato.
6.ed. Rio de Janeiro. Campus, 2000. p. 244-267.
Faria, A. N. (1980), Organização de empresas e prática de organização, 6. ed., Vol. 1., Rio de
Janeiro: Livros Técnicos e Científicos.
Faria, J. C. (2002), Administração: teorias e aplicações, São Paulo: Pioneira Thompson.
Martinelli, D. P. (2006), “Negociação, Administração e Sistemas: três níveis a serem inter-
relacionados”, Revista Administração, São Paulo, Vol. 41, No. 4, pp. 353-368.
Ribeiro, A. D. L. (2004), Teorias da Administração, São Paulo: Saraiva.

11