Os 6 pilares

da gestão
financeira
escolar
 As teorias da administração evoluíram
gradativamente ao longo dos anos, mas somente
com a Revolução Industrial, a partir da segunda
metade do século XVIII, que o pensamento
administrativo teve o seu início.

A Revolução Industrial foi o período de grande

desenvolvimento tecnológico, que se iniciou na
Inglaterra, e se espalhou pelo mundo
proporcionando grandes transformações e
consolidando a formação do capitalismo.

Entre os séculos XIX e XX os Estados Unidos se

consolidaram como uma grande potência industrial
do planeta e tornaram-se o berço do surgimento
das primeiras Teorias da Administração. Foi nesse
período que Frederick Winslow Taylor, um
americano, Engenheiro Mecânico, escreveu o livro
"Os Princípios da Administração Científica",
publicado em 1911
Nesta mesma época, Jules Henri Fayol, Engenheiro
de Minas francês, editou em 1916: Administração
Industrial e Geral. Enquanto Taylor preocupava-se
com as tarefas executadas pelos operários, Fayol
estava preocupado com os níveis mais altos da
hierarquia de uma empresa, considerando que a
gestão e o controle adequados eram a chave para
o sucesso da organização.

E o que isso tem a ver com a Gestão Escolar? Tudo,

pois planejar, organizar, dirigir e controlar são as
quatro funções administrativas, oriundas dessas
teorias, figura 1, e que estão presentes no cotidiano
da gestão de uma escola e ou qualquer empresa no
planeta.
 Qualquer instituição de ensino tem como objetivo
ensinar, transmitir conhecimento, transformar vidas,
mas ela não deixa de ser um negócio e precisa
gerar resultados financeiros para realizar novos
investimentos, pagar funcionários, professores,
equipe pedagógica, fornecedores, reformas, entre
outros itens necessários para o funcionamento da
escola.

Com o objetivo de assegurar a eficiência da escola,

é necessário planejar bem as entradas e saídas de
recursos do caixa e estabelecer mecanismos de
controle e análise. É a partir desses princípios que
organizamos os 6 Pilares da Gestão Financeira
Escolar, no qual é composto: planejamento,
orçamento, gestão do caixa, gestão da receita,
gestão dos gastos e controle por meio dos
indicadores chaves de sucesso (KPI´S).
 Planejamento
O planejamento consiste em uma importante
tarefa, que está relacionada com a preparação,
organização e estruturação de um determinado
objetivo. Para Chiavenato (2004), o planejamento
consiste na tomada antecipada de decisões sobre o
que fazer, antes de a ação ser necessária sob o
aspecto formal. Assim, um planejamento consiste
em simular o futuro desejado e estabelecer o
caminho, as ações e os meios necessários para
alcançar esse objetivo.

O planejamento escolar, figura 2, é um plano

elaborado periodicamente para definir as
atividades futuras da escola, ao longo do semestre
ou do ano letivo. Esse plano norteará as ações
fundamentais para o bom funcionamento da escola.
Esse plano ganha materialidade na elaboração e
execução da sua Proposta Pedagógica ou do seu
Projeto Político-pedagógico (PPP), bem como do
Regimento Escolar. Esse planejamento anual
engloba objetivos e metas para cada uma das
dimensões de gestão da escola: pedagógica,
administrativa, financeira e de recursos humanos.
É por meio do planejamento escolar que a direção
tem a possibilidade de organizar também outros
importantes aspectos para a escola. Ao ter um
panorama de todo o plano previsto para ser
executado ao longo do ano letivo, ficará mais fácil
determinar o tempo e os recursos necessários para
o desenvolvimento das atividades. Assim, um plano
de desenvolvimento escolar deve ser composto pelo
desenvolvimento curricular, o desenvolvimento do
pessoal, o desenvolvimento da gestão e das
finanças da instituição. São componentes do
planejamento escolar:

·Projeto político pedagógico

·Regimento escolar
·Planos de ação
·Projetos pedagógicos
 Orçamento
Administrar os recursos financeiros de uma escola
não é tarefa fácil. É preciso avaliar muito bem
onde aplicá-los de forma que tenham reflexos na
qualidade do ensino e na aprendizagem dos alunos.
Para isso, o planejamento orçamentário deve estar
em linha com o projeto político pedagógico (PPP).
As metas e os objetivos definidos nesse documento
indicarão como investir para garantir o
funcionamento da instituição.
Correia Neto (2014) afirma que o planejamento
orçamentário pode ser compreendido como o
espelho financeiro dos demais planejamentos da
empresa (...) e é essencial estabelecer objetivos,
metas, responsabilidades, prazos e demais
elementos que façam parte da projeção de
resultados. Desta maneira, o planejamento
orçamentário visa estabelecer projeções financeiras
que direcionem a empresa a alcançar seus
objetivos. O Processo de elaboração é composto de
várias etapas, conforme figura 3.
O recurso financeiro é algo escasso, assim a escola
deve realizar o orçamento de forma a alocar os
recursos de forma eficiente, sem que haja impacto
na qualidade pedagógica. O primeiro passo é
elaborar um orçamento geral, com o plano de
despesas e custos da escola. Gastos com despesas
recorrentes, manutenções, despesas de capital
como compra de equipamentos ou execução de
obras. O gestor deve mapear todas as necessidades
da escola, envolvendo a equipe pedagógica e
administrativa. Alguns itens e responsabilidades no
processo orçamentário:
 Área Pedagógica Área Administrativa

Prever todos os gastos do

Investimentos na área pedagógica
período

Eventos pedagógicos que

Planejar as entradas de caixa
envolvem desembolsos

Compara dos materiais didáticos Reformas e manutenções

Investimento de novos Gastos com fornecedores e

equipamentos bancos

Planejar o número de alunos,

Compra de livros para a Biblioteca bolsas, descontos e
inadimplência

Reformas e adequações do Realizar os desembolsos do

ambiente de aprendizagem. orçamento

É importante salientar que surpresas acontecem

como desembolsos com consertos urgentes,
desligamentos, e a própria pandemia. Desta
maneira, devemos sempre orçar valores para
emergências, e esses recursos devem ser alocados
na conta de Contingências. O princípio do
conservadorismo deve estar presente no orçamento
dos gastos e das receitas, caso contrário a
instituição poderá incorrer em sérios problemas de
caixa.
 Gestão do Caixa
Concluído o orçamento da escola, iniciamos o
processo de monitoramento das ações planejadas.
É necessário e apurar se os objetivos estão sendo
alcançados e os valores planejados estão dentro
do esperado. Desta maneira, registrar as entradas
e saídas de caixa, com valores e datas, no fluxo de
caixa é a primeira etapa para um controle que
deve ser realizado diariamente.
A gestão do caixa deve ser realizada por qualquer
pessoa jurídica, com ou sem fins lucrativos. O
registro desses valores deve ser realizado via
sistema ou numa planilha financeira e,
posteriormente, conciliado com o extrato bancário
da(s) conta(s) diariamente. Desta maneira, o saldo
dos recursos disponíveis em caixa e bancos deve
ser idêntico aos controles da escola.
Apesar de algumas escolas realizarem esse
controle manual, atualmente há muitos softwares
disponíveis no mercado e com custo muito acessível
para a realização desse controle de uma forma
ágil, profissional e segura.
Um outro aspecto importante para o
monitoramento e é conhecer o capital de giro
necessário para garantir a saúde financeira da sua
escola. O capital de giro é a diferença entre os
recursos disponíveis em caixa e a soma das
despesas e contas a pagar. Abaixo, um passo a
passo para o cálculo:
 Gestão do Caixa

Passo a passo
Todas as suas contas a receber + O valor que
você possui em estoque
Agora, pegue o primeiro valor e faça uma
conta simples de subtração:
Todas as suas contas a receber + o valor que
você possui em estoque + as contas a pagar +
o valor a pagar em impostos e despesas

Pronto, este é o valor necessário para fazer

seu negócio funcionar por um certo período
de tempo.
Para garantir a lucratividade da sua escola,
algumas providências simples podem trazer
resultados significativos, como
acompanhamento e corte de gatos,
monitoramento periódico do previsto x
realizado e a checagem se as metas estão
sendo alcançadas e, em caso negativo, deve-
se identificar onde está ocorrendo
descompasso e a busca imediata de solução.
Algumas dicas para monitorar e melhorar o
saldo de caixa da sua escola:

·Categorizar as suas receitas e despesas

corretamente
·Registrar, analisar e monitorar o fluxo de
caixa diariamente
·Conciliar diariamente o caixa
·Acompanhar a projeção futura de caixa
·Negociar os prazos de pagamento com
fornecedores
·Acompanhar a previsão de recebimentos
·Realizar periodicamente a cobrança de
parcelas vencidas
 Gestão da Receita

Muitas vezes, além do controle de gastos, o

problema de caixa da escola pode estar na
administração dos recebimentos das
mensalidades escolares, e não necessariamente
com a receita. Isso pode gerar graves problemas
para a saúde financeira da instituição, sendo
um dos pilares mais importantes a ser
trabalhando.
Toda empresa precisa de uma forma de
cobrança eficiente, e a instituição de ensino não
é diferente. Há necessidade de se construir
estratégias eficientes para a realização da
cobrança, conforme a legislação vigente. Assim,
seja a cobrança realizada por empresa
terceirizada ou com equipe própria, o
importante é construir um método que esteja
alinhado com a legislação e até mesmo a
filosofia da escola.
Esse método de cobrança pode ser elaborado
por meio de uma Régua de Cobrança, onde
antes mesmo do vencimento a escola já inicia o
procedimento. Esse mecanismo auxilia a
padronização das ações a serem realizadas e
evita a criação da “cultura da inadimplência”. O
modelo pode contar com envios de mensagens
SMS, mensagens pelo WhatsApp, ligações e
envio de e-mails, conforme figura 4.
 Gestão dos Gastos
Não basta fazer ter um excelente planejamento,
um orçamento detalhado dos gastos e bom
gerenciamento financeiro, é necessário criar uma
cultura de economia na escola. Para fazer isso,
conscientize os funcionários sobre o desperdício de
água, energia, materiais, manutenção e reformas.
Sempre realize pelo menos 3 cotações antes de
realizar as compras, aquisições de valor maior
avalie a possibilidade de 4 ou 5 cotações.
Estar atento às despesas secundárias é
fundamental para que as finanças da escola não
sofram demasiadamente em momentos de crise
financeira. Cortar ou diminuir é algo que deve ser
realizado constantemente, mas devemos ter
mapeado todos os custos envolvidos na operação e
lembrar que não podemos perder o foco e cortar
gastos onde, na verdade, é necessário novos
investimentos.
 A folha de pagamento é o maior custo das
escolas e merece uma atenção e não pode
deixar de estar sob controle do gestor. Bons
salários podem não ser o único fator de
satisfação de um colaborador, mas ser
recompensado financeiramente por um
trabalho bem prestado é muito gratificante
para qualquer pessoa.
Desta maneira, trabalhar com metas é de
suma importância, pois proporcionam um
direcionamento, um objetivo a ser alcançado.
Todo negócio deve ter metas a serem
alcançadas, seja inovando, ajustando
processos, revendo horários, investindo em
tecnologia, entre outros, o importante é
evoluir e melhorar a prestação do serviço às
famílias. No caso de uma instituição de
ensino, as metas mais utilizadas estão
relacionadas ao número de matrículas, ao
faturamento, à capacitação do corpo docente,
taxas de inadimplência e diversas outras que
traremos no próximo tópico.
 KPI´S
O que não se pode medir não se pode
corrigir. KPI é a sigla que corresponde a Key
Performance Indicator, uma técnica de gestão
conhecida em português como Indicador-
chave de Desempenho.
Esses indicadores são medidas que devem ser
quantificáveis, de forma que possam ser
monitorados e comparados com os objetivos
que se pretende atingir. Consequentemente,
esses indicadores determinam se é preciso
realizar alguma correção de rota para
melhorar os resultados. Um indicador chave
de desempenho funciona como um veículo de
comunicação, motivação, a fim de transmitir
aos funcionários que os seus trabalhos são
importantes para o sucesso da instituição.
Ao inserir essa cultura de indicadores em sua
escola, o melhor é iniciar pelo básico,
definindo os objetivos, como alcançá-los e que
decisões tomar com base nessas informações.
Existem diferentes categorias de indicadores,
que podem ser:
 ·indicadores de qualidade;
·indicadores de produtividade;
·indicadores de mercado;
·indicadores de marketing;
·indicadores de resultados;
·indicadores estratégicos;
·indicadores financeiros.

De maneira prática, conforme figura 5, podemos

utilizar em nossas escolas:
 Considerando o nosso viés financeiro, elencamos
abaixo alguns dos principais indicadores que trarão
informações estratégicas para o gestor. São
indicadores que deve estar disponível para
consulta do diretor da escola.

http://www.gegestaoescolar.com.br/
atendimento@gegestaoescolar.com.br
Cristiano Carvalhaes
31-98826 9862