Gestao de Tempo

Worshop Gestão de
Tempo e Produtividade
Licenciado para: Vicente Oliver Rodriguez Barahona | vicenterodriguez.b9@gmail.com | 10586816135 | Protegido por AlpaClass.com #ks2mnqyFCY
• Parte 1: Mentalidade da Única Coisa (Foco)
• Parte 2: Organizando Seus Objetivos (OKR)
• Parte 3: Organizando as Iniciativas (Backlog)
Programação • Parte 4: Preparando a Gestão Visual (Kanban)
• Parte 5: Execução com Produtividade (Scrum)
• Parte 6: Dúvidas
Parte 1: Mentalidade da
Única Coisa (Foco)
Gestão Ágil ≠
Gestão
“Veloz”
Valores do Manifesto Ágil
Indivíduos e suas Interações Processos e Ferramentas
Produto Funcionando/
Documentação Abrangente
Entrega de Valor
Mais que
Colaboração com o Cliente Negociar Contrato
Responder a Mudanças Seguir o Plano
Manifesto Ágil para Produtividade
Execução e Prática Técnica X ou Y
Resultado Final Lista de

Satisfatório Tarefas Planejadas
Mais que
Entender a Situação
Ter um Calendário Planejado
(verificar o que ainda faz sentido)
Seguir o Plano
Reajustar a Rota
(só cumprindo tabela)
Nada disso adianta, se
você não tiver foco
FOCO
Um Grande Objetivo Final
Sua Única
Coisa
“Resultados
extraordinários são
diretamente
determinados por
QUÃO ESPECÍFICO
VOCÊ PODE TORNAR
SEU FOCO
Não é que temos tempo de menos pra
fazer todas as coisas que
precisamos… é que achamos que
precisamos fazer coisas demais no
tempo que temos
Tentar planejar MUITAS coisas ao
mesmo tempo é a pior decisão que
você pode tomar
Simplicidade é a chave
O que a maioria das
pessoas pensam
Fazer Mais = Mais Resultado
O que a maioria das
pessoas pensam
Fazer Mais = Mais Resultado
Efeito
Dominó
Qual o seu dominó?
Dominós são simples, só
empurrar o primeiro e a
física faz o resto...
Mas na vida real, é mais complicado. A
vida não alinha tudo pra gente.
Você precisa, DIARIAMENTE, realinhar
suas prioridades... Até encontrar seu
dominó
E se eu não sei qual o
meu objetivo final?
Escolhe um
e... Só vai!
1 - Tudo Importa 2 – Precisa ser
Igualmente Multitarefa
5 Mentiras que
Separam você 3 - Só precisa ter 4 – Precisa de
do Sucesso na Força de Uma Vida Muito
Vontade Equilibrada
Adm do seu
Tempo
5 - Achar que o
que é Grande é
Ruim
MENTIRA 1: Tudo Importa Igualmente
Não foque apenas no esforço...
Toda tarefa gera algum resultado.
Os resultados não são iguais!!
Pessoalmente, gosto de
DESCARTAR todas desta
região!
E executo nesta ordem
Pessoalmente, gosto de
DESCARTAR todas desta
região!
MENTIRA 2: Sou Multitarefa
Nós até conseguimos fazer mais de 1

coisa ao mesmo tempo
Mas nunca FOCAR em 2 coisas ao

mesmo tempo
Esse é o
poder do
Foco
MENTIRA 3: Só Precisa ter Força de Vontade
Força de vontade não é algo infinito

que você tem a sua disposição sempre
que quiser...
Força de
Vontade é igual
uma Bateria de
Celular
MENTIRA 4: Precisa de uma vida muito
equilibrada
Resultados extraordinários requerem

atenção focada e tempo.
O tempo gasto com uma coisa significa

tempo perdido para outra, o que torna
o equilíbrio impossível.
A mágica nunca
acontece no
centro... A
Mágica
acontece nos
extremos
Substitua a palavra
“Equilibrada” por “Balanceada”
e tudo fará mais sentido
O grande segredo é:
•Nunca ir longe demais a ponto de não
conseguir voltar...
MENTIRA 5: Achar que o que é Grande é
Ruim
Coloque “grande” e “resultado” na mesma

sala e várias pessoas vão sair correndo dela
Mencione “grande” junto a “conquista” e os

primeiros pensamentos que vêm são: difícil,
complicado e consome tempo
Como você vai fazer, é
determinado por como
você pensa...
Pense o mais grande que
puder e empregue o que você
faz, como faz e com quem faz
para chegar a esse nível
Como então...
• Descobrir o que realmente importa?
• Dar foco em uma única coisa de cada
vez?
• Economizar e canalizar minha força de
vontade onde importa?
• Balancear bem minha vida Profissional
com a Pessoal?
• E ainda assim, pensar GRANDE?
Faça uma grande pergunta, e
encontre uma grande
resposta...
Vida Sua Sua Qualquer

Carreira
Pessoal Equipe Empresa coisa...
A GRANDE PERGUNTA
Qual a única coisa que posso fazer que,
ao fazê-la, o restante se torna mais fácil
ou desnecessário?
Qual a única coisa que posso
fazer que, ao fazê-la, o restante
se torna mais fácil ou
desnecessário?
Vida Sua Sua Qualquer

Carreira
Pessoal Equipe Empresa coisa...
Ativa a ação focada
Qual a única
coisa que Você é forçado a pensar em
posso fazer... direção a algo específico
Não é o que poderia fazer,

deveria fazer ou faria... É o que
PODE fazer
Direciona para ação
...que, ao
Dá um propósito para o que
fazê-la... precisa fazer
Induz a pensar que no

resultado que esta coisa vai
gerar...
Dá pista para encontrar o
“primeiro dominó”
...o restante se
torna mais fácil Te faz pensar no 80/20 do seu
ou desnecessário objetivo final
Elimina o que agrega pouco

valor ao resultado
Exemplos de Única Coisa...
Carreira
• Qual a única coisa que posso fazer para alcançar um grande cargo executivo...
• Qual a única coisa que posso fazer para me desenvolver como SCRUM MASTER...
• Qual a única coisa que posso fazer para subir na carreira e aumentar meu
salário...
• Qual a única coisa que posso fazer para ser mais reconhecido na empresa e no
mercado...
• Qual a única coisa que posso fazer para alcançar meu objetivos...
...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

Equipes
• Qual a única coisa que podemos fazer para alcançarmos o resultado X...
• Qual a única coisa que podemos fazer para promovermos a melhoria contínua...
• Qual a única coisa que podemos fazer para aumentar o engajamento do time...
• Qual a única coisa que podemos fazer para melhorar nossa produtividade...
• Qual a única coisa que podemos fazer para conquistarmos reconhecimento da
empresa...

Empresas
• Qual a única coisa que podemos fazer para nos tornarmos mais competitivos...
• Qual a única coisa que podemos fazer para que nosso produto seja o melhor...
• Qual a única coisa que podemos fazer para que aumentemos os nossos lucros...
• Qual a única coisa que podemos fazer para aumentar os resultados dos clientes...
• Qual a única coisa que podemos fazer para aumentar o nosso impacto positivo na
sociedade...
• Qual a única coisa que podemos fazer para melhorar a experiência dos nossos
clientes...

Vida Pessoal
• Qual a única coisa que posso fazer para melhorar minha habilidade em...
• Qual a única coisa que posso fazer para ter tempo pra mim mesmo...
• Qual a única coisa que posso fazer para ter mais tempo pra família...
• Qual a única coisa que posso fazer para melhorar o desempenho dos filhos na
escola...
• Qual a única coisa que posso fazer para eliminar minhas dívidas...
• Qual a única coisa que posso fazer para aumentar meu patrimônio líquido...

Saúde...
• Qual a única coisa que posso fazer para emagrecer...
• Qual a única coisa que posso fazer para me exercitar mais...
• Qual a única coisa que posso fazer para aliviar meu stress...

Voltando à
história do
dominó...
Perguntas para
cada momento...
Perguntas para
cada momento...
OKR,
Melhor para
Equipes, Kanban,
Empresas...
Scrum
5 Min.
• Se apresentarem
• Se auto organizarem pra
Atividade escolher um líder (Scrum
Master) do grupo
Preparação • Pré-Requisitos:
• Ter conta no Trello
• Estar usando computador
• Disposição para compartilhar sua
tela com os demais do grupo
5 min
• Escolha 1 exemplo de Equipe,
Empresa ou Carreira
Atividade 10 min
• Vamos formular nossas “Únicas
Prática 1 Coisas”
• Para algum dia
• Para 5 Anos
• Para 1 Ano
• Para 6 Meses (opcional)
Parte 2: Organizando
Seus Objetivos (OKR)
Como OKR se baseia em 2 coisas
funciona 1. Objetivos (O - Objective)

2. Resultados Chave (KR –
? Key Results)
Quais os objetivos você, sua equipe ou
sua empresa tem para os próximos 3
meses e 6 meses?
Que Resultados-Chave vocês precisam

3 Passos alcançar para entender que estão indo
na direção certa deste objetivo?
O que precisa ser entregue/feito para

conquistar cada resultado-chave?
Eu vou <objetivo> medido
por <Resultados Chave>
Modelo de Escrita
Vamos __________,
E saberemos se fomos bem
sucedidos se conseguirmos
_____________,
___________ e __________
Modelo de Escrita
Objetivo
Vamos ________________,
_____________,
Resultado-Chave
_____________
Resultado-Chave e _____________
Resultado-Chave
Modelo de Escrita
Vamos __________, Crescer Participação no Mercado

Brasileiro

Gerar R$2 Milhões em Vendas
_____________, Globais
Reduzir numero de devoluções de

_____________ e _____________
Iniciar Vendas no Nordeste produtos de 10% para 5%
Atividade 10 min
• Com base na única coisa do
Ano/Semestre:
Prática 2 • Definir 1 Objetivo para o Trimestre
• Definir entre 3 e 5 Resultados-Chave
Parte 3: Organizando as
Iniciativas (Backlog)
Vamos fazer nosso primeiro backlog?
• O que precisa ser feito para atingir todos os Resultados-Chave
mapeados?
• LISTAR todas as Entregas e Ações
Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

1 2 3 3
Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3
Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado
Chave 1 Chave 2 Chave 3 Chave 4 Chave 1 Chave 2 Chave 3 Chave 4 Chave 1 Chave 2 Chave 3 Chave 4
BACKLOG É...
Basicamente, uma lista de
tudo o que precisa fazer
para atingir os
resultados-chave
• Pode ser feita em um arquivo
Excel, no Trello.com, em Post-Its na
parede, etc.
• Importante: Priorizada
Nosso processo até aqui...
01 02 03
ÚNICA COISA OKR BACKLOG
• Algum dia • Até 3 Objetivos do INICIATIVAS
• 5 anos Sem/Trim
• Até 5 KRs por objetivo • Todas as Tarefas,
• Neste ano Projetos, Atividades
para atingir KRs
QUADRO LISTA CARTÕES MENU
Exemplos MindMaster
Nosso modelo...
•Com base nos OKRs que
criamos:
Atividade 10 Min
• Vamos popular o Backlog do Trello com
as iniciativas/atividades/tarefas que
Prática 3
precisam ser feitas para atingir os
Resultados Chave
5 Min
• Em seguida vamos priorizar usando a
Matriz de Impacto x Esforço
Parte 4: Preparando a
Gestão Visual (Kanban)
Parte 5: Execução com
Produtividade (Scrum)
Método de 4 Passos para Produtividade
(baseado em Scrum)
Eleja os
Destaques
para sua
Semana...
Inicie Cada Dia
com um
Destaque
Supere as
Distrações e
arrume tempo
para seu
destaque
3 Perguntas •O que fiz ontem em
direção ao destaque da
diárias para semana?
•O que vou fazer hoje?
te manter •O que está me
no foco atrapalhando?
Usar blocos
de tempo
com a
técnica
pomodoro
durante o dia
Ao final de cada
Dia e de Cada
Semana, pare e
reflita:
“O que foi bom,

o que foi ruim e
o que pode
fazer
diferente...”
Recarrege
periodicamente
suas baterias
com: comida,
sono adequado,
exercícios,
tranquilidade...
Pra começar
Vamos usar, novamente, o Trello pra
controlar tudo isso
10 Min
Atividade •Com base no Backlog:
• Vamos pegar os itens de maior
prioridade e vamos eleger os destaques
Prática 4 da Semana
• Em seguida, vamos eleger o destaque
do primeiro dia
Portal Seja Agil tem MMUUUITO
mais conteúdo
Próximos
Passos
Quem não é assinante do Portal
ainda, e participou do workshop,
vai receber uma oferta exclusiva
Encerramento

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Responder a Mudanças Seguir o Plano

Execução e Prática Técnica X ou Y

Resultado Final Lista de

Não foque apenas no esforço...

Toda tarefa gera algum resultado.

Os resultados não são iguais!!

Nós até conseguimos fazer mais de 1

Mas nunca FOCAR em 2 coisas ao

Força de vontade não é algo infinito

Resultados extraordinários requerem

O tempo gasto com uma coisa significa

Coloque “grande” e “resultado” na mesma

Mencione “grande” junto a “conquista” e os

Vida Sua Sua Qualquer

Vida Sua Sua Qualquer

Não é o que poderia fazer,

Induz a pensar que no

Elimina o que agrega pouco

...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

...que, ao fazê-la, o restante se torna mais fácil ou desnecessário

funciona 1. Objetivos (O - Objective)

Que Resultados-Chave vocês precisam

O que precisa ser entregue/feito para

Vamos __________, Crescer Participação no Mercado

E saberemos se fomos bem

Reduzir numero de devoluções de

Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3

“O que foi bom,

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