19/11/2023, 15:10 Análise de lacunas: o que é e por que é importante no gerenciamento de projetos

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GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Análise de lacunas: o que é e por que é

importante no gerenciamento de
projetos
POR ISIDORA MARKOVIC · 1º DE FEVEREIRO DE 2023

Você já sentiu que seu espaço digital é um quebra-cabeça com peças

que simplesmente não cabem? É aí que a análise de lacunas entra em
ação. Imagine que você está jogando seu videogame favorito e há um
nível secreto que você simplesmente não consegue desbloquear porque
está faltando a chave. Isso é exatamente o que acontece no web design;
só que aqui o 'nível secreto' é todo o potencial do seu projeto, e a 'chave'
é entender o que está faltando ou precisa de ajustes.

No mundo digital, nossa arena está em constante transformação. O que

funcionou ontem pode ser o seu gargalo hoje. Ao final desta leitura, você
aproveitará o poder para identificar o que “não está totalmente certo” em
seus projetos e dinamizar sua estratégia de “isso funciona bem” para
“isso é exatamente o que precisamos”.

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Caminharemos pelo labirinto do benchmarking , evitaremos as

armadilhas da avaliação do estado actual e saltaremos em direcção ao
planeamento estratégico final . Considere isto um mapa para um tesouro
enterrado onde X marca o local de potencial não alcançado. Pronto para
mergulhar? Vamos traçar o curso e identificar essas lacunas ocultas!

Principais conclusões
Definição e Aplicação: A análise de lacunas é um processo
para comparar o desempenho real com o desempenho
esperado para identificar os pontos fortes e fracos atuais, e
desempenha um papel crucial no gerenciamento de
projetos, destacando áreas para melhoria e melhor criação
de processos.

Benefícios da análise de lacunas: A realização de uma

análise de lacunas ajuda a descobrir ineficiências e alocar
recursos de forma mais eficaz, garantindo que uma
empresa tenha os meios necessários para cumprir sua
missão e melhorando a eficiência geral do negócio.

Versatilidade entre áreas de negócios: É uma ferramenta

versátil que pode ser aplicada em vários cenários de
negócios, incluindo avaliar por que os produtos não
atendem às expectativas de vendas, identificar escassez de
recursos ou descobrir novas oportunidades de mercado.

Planejamento Estratégico: A análise de lacunas auxilia no

planejamento estratégico, ajudando a estabelecer uma
compreensão clara do estado atual da organização,
definindo metas futuras realistas e identificando as lacunas
que precisam ser preenchidas para atingir essas metas.

Como podemos definir a

análise de lacunas?
Em suma, a análise de lacunas é um processo que um gerente de projeto
usa para comparar o desempenho real com o desempenho esperado.
Qualquer organização vai lucrar muito com isso, independentemente de a
empresa estar atendendo às expectativas ou utilizando seus recursos da
melhor maneira.

Usar um modelo de análise de lacunas significa que entendemos como

uma empresa está se saindo e qual é a atividade atual. Essa análise
geralmente é feita quando você deseja saber como está o andamento do
projeto. É vital fazer isso com frequência, especialmente quando os riscos
são grandes.

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Aqui estão alguns detalhes que ajudarão você a entender melhor o que é
uma análise de lacunas:

Um método usado para explicar o desempenho.

É bom comparar as situações presentes com as esperadas

Usado para descobrir pontos fortes e fracos

Pode ajudar na criação de processos melhores

 Mostra todas as atividades às partes interessadas

 

Como pode ser usado por gerentes de projeto para encontrar problemas
e comunicá-los no futuro, é importante saber o que significa uma análise
de lacunas. Existem diferentes metodologias, ferramentas e fontes de
dados, como taxas de ganhos e perdas , usadas para análise de lacunas,
embora mencionaremos as etapas mais comuns posteriormente.

Como uma análise de lacunas

pode ajudá-lo?

O principal uso da análise de lacunas é controlar diferentes aspectos de

um projeto com dados. Isso é importante porque:

Uma análise de lacunas irá ajudá-lo a encontrar quaisquer

deficiências a serem superadas. Pode ser mais fácil quantificá-los
ou identificá-los a longo prazo e vai ajudar na realização de
melhorias.

Fazer uma análise de lacunas melhorará a eficiência do seu negócio.

Ele identificará qualquer coisa incomum que esteja acontecendo.
Uma vez feito isso, você poderá se concentrar mais em seus
recursos e energia no que precisa ser mudado.

O uso de ferramentas de análise de lacunas também pode ajudá-lo a

ter uma visão geral de toda a empresa ou, pelo menos, de funções
específicas. Isto ajuda os gestores a ver se a organização tem
recursos suficientes para cumprir a sua missão.

Você também pode usar a análise de lacunas como um meio de

comparar o desempenho com o potencial. Saber detalhes que

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mostram o quanto um determinado produto ou pessoa saiu do papel
é essencial.

O processo de análise de lacunas significa que você terá mais dados

sobre como melhorar. Por exemplo, quando é usado na fabricação,
pode ajudar a gerenciar recursos. O que queremos dizer com
recursos é dinheiro, recursos materiais ou humanos.

Exemplos de análise de
lacunas

Embora o mundo dos negócios tenha muitas áreas, desde vendas até
atendimento ao cliente e assim por diante, ainda podemos usar a análise
de lacunas com frequência. Aqui estão alguns exemplos que mostram a
variedade de como as empresas podem usar uma análise de lacunas:

When a company launches a product, it can also do a gap analysis in

order to determine why the sales did not work as expected.

When the productivity of an organization is not meeting

expectations a gap analysis can help a lot and find what needs to be
changed.

If a company is low on supplies or resources, it can do a gap analysis

often in order to find the reason why.

A gap analysis can also be used to identify if a product meets the

target needed.

It can also help to find gaps in the market by comparing forecasts.

Another use can be to check the product portfolio in order to find

new sales opportunities. In short terms, this means that a company
can discover new products to sell.

Another thing they can do is to understand why certain products are

not selling.

How to perform a gap

analysis
Check this gap analysis template and see the four steps that are being
described. From now on, you will know exactly what you must do when

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19/11/2023, 15:10 Análise de lacunas: o que é e por que é importante no gerenciamento de projetos
doing a gap analysis.

Identify current state

The increase in data use helps organizations check how they are
performing. Different information coming from a sales department or
production house can all be tracked now.

This helps in creating specific data points that a company can use to
check their position and performance. Understanding where you are right
now helps in creating a more realistic action plan.

You will also be able to check if progress is being made towards the
desired state. If you do not know where to start, it is going to be quite
difficult to measure progress towards a certain goal.

Identify your future state

As a project manager, you need to find goals that your company is trying
to achieve. Setting goals means you will know the exact direction where
your company wants to go towards. Start using the gap analysis template
given to you and see how it works.

A future goal is probably one of the best things that you can set for an
organization. This is because, in order to reach it, a lot of effort needs to
be performed. When you are doing a gap analysis for your strategic plan,
check all details. A good place to look at are the targets on your plan.

These targets can be from two to five years out. Always ask yourself
where you are now compared with them and go back to the data that you
collected.

Identify the Gaps

If you know where you are heading and where you started, the space
between those two points is the execution part. You can also call it a gap.
Dig deeper and determine the details for why the gap happened. Ask
yourself questions that are applicable for your business. Try to answer
them precisely and do not lie to yourself.

Be specific about it. If your revenue per employee is $50,000 less than
the plan you did, why did it happen? Are there any issues in your
workflow, with your customers or with the price range?

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Identify how you will bridge the gap

After you get a hold on the gaps that exist, your next move should be to
analyze the differences. It is important to understand why they are
happening and what you can do in order to achieve your goals and
objectives.

Decide on what you must change and determine the steps needed for
that. Create an end date for when you want the gaps to be resolved. If
you do not have an end date for a certain process, it can be overlooked,
or completely ignored. Choose a completion date, even if it is far away in
the future. The last step is to set the milestone to ensure your success.

FAQs about gap analysis

1. What is a gap analysis and why is it
important?
A gap analysis is a procedure that determines the discrepancy or “gap”
between a process, system, or organization’s desired and existing states.
It assists in determining areas that need improvement and those that
need immediate attention to reach the intended objectives.

Gap analysis is crucial because it gives businesses a clear image of what

needs to be done and assists them in successfully allocating resources to
close the gaps found.

2. How do you perform a gap analysis

and what are the steps involved?
To conduct a gap analysis, you must first determine the intended state
and the existing state, then compare the two to find gaps. The steps
consist of:

i) Determining the analysis’s scope

ii) Determine the comparison criterion
iii) Compile information about the existing situation and ideal scenario.
iv) Examine the information to find any gaps
v) Create a strategy to close the gaps.

3. What are the key benefits of

conducting a gap analysis?
The following are the main advantages of conducting a gap analysis:
i) Identifying areas for improvement
ii) Improving strategic planning and decision-making;
iii) Efficient resource allocation;
iv) Improving organizational performance;
v) Increasing competitiveness; and
vi) Better aligning goals and objectives with the organization’s overall
mission and vision.

4. How do you identify gaps in a

process, system, or organization?

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You must contrast the present state with the desired state in order to find
gaps in a process, system, or organization.

Data analysis, stakeholder interviews, and benchmarking against industry

standards can all be used to achieve this. You can find the gaps and
create a strategy to close them once the current and ideal states have
been established.

5. What are the common challenges

faced while conducting a gap analysis?
The following issues are frequently encountered when conducting a gap
analysis:

i) Determining the intended state

ii) Gathering pertinent data iii) analyzing the information
iii) Lack of stakeholder support and difficulty ranking the gaps are also
factors.
vi) A lack of resources to fill the holes that have been found.

6. What are the different types of gap

analysis and how are they used?
There are several distinct kinds of gap analyses, including:
i) compliance gap analysis,
ii) market gap analysis,
iii) skills gap analysis
iv) performance gap analysis

Although skills gap analysis is used to find gaps in employee knowledge

and skills, performance gap analysis is used to find gaps in performance
levels.

While compliance gap analysis is used to find gaps between legal

requirements and the current level of compliance, market gap analysis
helps detect gaps between client needs and already-existing products or
services.

7. How do you prioritize the gaps

identified during a gap analysis?
You can use a variety of criteria, including the influence on organizational
goals, the level of urgency, the implementation cost, and the feasibility of
implementation, to rank the gaps that were discovered during a gap
analysis.

You can properly deploy resources and take care of the most urgent
problems first by prioritizing the gaps.

8. How can a gap analysis help

organizations in decision-making and
strategic planning?
By clearly identifying the existing state, the desired state, and the gaps
between them, a gap analysis can aid companies in decision-making and
strategic planning.

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19/11/2023, 15:10 Análise de lacunas: o que é e por que é importante no gerenciamento de projetos
To close the gaps that have been found, this information can be used to
create efficient plans, distribute resources, and organize priorities.
Organizations may make data-driven decisions that are in line with their
aims and objectives by using gap analysis.

9. What are some best practices for

conducting a successful gap analysis?
Some best practices for conducting a successful gap analysis include:
i) Establishing the study’s scope and objectives;
ii) involving key stakeholders in the process;
iii) gathering accurate and relevant data;
iv) objectively analyzing the data;
v) prioritizing the gaps are some best practices for performing a
successful gap analysis.
vii) Creating a strategy to close the gaps
vii) Involved parties are informed of the conclusions and action plan.
viii) Tracking development and making necessary changes to the
strategy.

10. How often should a gap analysis be

conducted in an organization?
The size, complexity, and rate of change of an organization all affect how
frequently gap analyses are conducted there.

It is typically advised to perform a gap analysis regularly, such as annually

or biannually, or whenever there is a big change in the organization, like a
merger or acquisition.

Gap analyses should be conducted regularly to keep the company

focused on its goals and objectives and to identify areas for improvement.

Ending thoughts on these Gap

Analysis Tips
Ao definir metas, você deseja ser claro e preciso com elas. Seja realista e
não opte por algo exagerado. Entenda todos os detalhes e como eles vão
impactar você. As mudanças feitas por sua equipe ou organização podem
certamente impactar outras pessoas. Pense nos efeitos que acontecerão
quando você criar suas recomendações.

Depois de fazer este modelo de análise de lacunas, tente criar o seu

próprio. Adicione detalhes mais específicos para você. Se não fizer isso,
você corre o risco de que a solução não seja a melhor para você.

Se você gostou de ler este artigo sobre análise de lacunas, confira este
sobre estrutura de gerenciamento de projetos .

Também escrevemos sobre alguns assuntos relacionados, como

aplicativo Kanban , o que é uma sala de guerra , livros de gerenciamento
de projetos , princípios de gerenciamento de projetos , metas de
gerenciamento de projetos , métricas de gerenciamento de projetos ,
gerente de projetos de TI , habilidades de gerenciamento de projetos e
metodologias de gerenciamento de projetos .

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