Curso de Técnico

Superior de Segurança
no Trabalho

Sistema de Gestão da Segurança e 1

Saúde do Trabalho (SGSST)

Formadora: Carla Cerqueira

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Índice

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 3
2
2. A SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO (SST) .............................................................. 4

2.1. ENQUADRAMENTO LEGAL DE SST....................................................................................... 4

2.2. PRINCÍPIOS GERAIS DE PREVENÇÃO DE RISCOS PROFISSIONAIS ........................................... 5
2.3. OBRIGAÇÕES GERAIS DO EMPREGADOR .............................................................................. 6
2.4. OBRIGAÇÕES GERAIS DO TRABALHADOR ............................................................................ 7

3. SISTEMA DE SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO (SGSST) .................................... 9

3.1. PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO SGSST .................................................................... 10

3.2. VANTAGENS DE UM SGSST ............................................................................................... 15
3.3. DESVANTAGENS DO SGSST .............................................................................................. 16
3.4. PRINCIPAIS DIFICULDADES NA IMPLEMENTAÇÃO DO SGSST .............................................. 17

4. DOCUMENTAÇÃO DO SGSST ........................................................................................... 18

4.1. FUNÇÃO E ESTRUTURA TÍPICA DA DOCUMENTAÇÃO DE UM SGSST .................................... 19

4.2. QUALIDADE DOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 21
4.3. GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO ............................................................................................ 23
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1. Introdução

Executar as atividades de SST previstas na legislação aplicável constitui obrigação essencial do

empregador. Independentemente de os sistemas normativos já integrarem todos os elementos
essenciais para a sua aplicação, alguns empregadores poderão recorrer a um SGSST que torne mais
fácil o desenvolvimento com êxito, das ditas atividades. 3

O SGSST faculta um conjunto de ferramentas que ajudam na melhoria da eficiência da gestão dos
riscos da Segurança e Saúde do Trabalho (SST), relacionados com todas as atividades da organização.
Este sistema deve ser considerado como parte integrante do sistema de gestão de toda e qualquer
organização.
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2. A Segurança e Saúde no Trabalho (SST)

2.1. Enquadramento Legal de SST

Face ao elevado número de acidentes de trabalho e doenças profissionais existentes, a Organização

Internacional de Trabalho (O.I.T) em 1981 estabeleceu um diploma, a Convenção n.º 155: Convenção 4
sobre a segurança, a saúde dos trabalhadores e o ambiente de trabalho, com vista à minimização dos
acidentes e doenças profissionais.

Em Portugal, a adoção de medidas destinadas a promover a melhoria da segurança e da saúde dos

trabalhadores no trabalho teve maior relevo em 1984 quando se ratificou a Convenção n.º 155 através
do Decreto do Governo n.º 1/85.

Posteriormente, com a transposição da Diretiva Comunitária 89/391/CEE para o direito interno através
dos Decretos-lei n.º 441/91 e 133/991 é estabelecido o enquadramento da Segurança Higiene e Saúde
do trabalho em Portugal e referidos os princípios gerais da gestão da prevenção dos riscos
profissionais nos locais de trabalho, incluindo as obrigações do Estado, dos Empregadores e dos
Trabalhadores.

Segundo o artigo 281.º do Código do Trabalho Lei n.º 7/2009 de 12 de fevereiro2, prevê-se os
seguintes princípios gerais no âmbito da segurança e saúde no trabalho:

O trabalhador tem direito à prestação do trabalho em condições de segurança, higiene

e saúde asseguradas pelo empregador;

O empregador é obrigado assegurar condições de segurança e saúde, bem como a

organizar as atividades de segurança, higiene e saúde no trabalho que visem a
prevenção de riscos profissionais e a promoção da saúde do trabalhador;

A execução de medidas em todas as fases da atividade da empresa, destinadas a assegurar a segurança

e saúde no trabalho, assenta nos seguintes princípios de prevenção:

1
Revogados pela Lei n.º 102/2009 de 10 de setembro (alterada pela Lei n.º 3/2014 de 28 de janeiro).
2
O Código do trabalho tem as seguintes alterações: Retificação n.º 21/2009, de 18 de março; Lei n.º 105/2009, de 14 de setembro; Lei n.º 53/2011, de 14 de
outubro; Retificação n.º 38/2012, de 23 de julho; Lei n.º 69/2013, de 30 de agosto; Lei n.º 27/2014, de 8 de maio; Lei n.º 55/2014, de 25 de agosto; Lei n.º
28/2015, de 14 de abril; Lei n.º 120/2015, de 1 de setembro; Lei n.º 8/2016, de 1 de abril; Lei n.º 28/2016, de 23 de agosto; Lei n.º 73/2017, de 16 de agosto;
Retificação n.º 28/2017, de 2 de outubro; Lei n.º 14/2018, de 19 de março; Lei n.º 90/2019, de 4 de setembro; Lei n.º 93/2019, de 4 de setembro; Lei n.º 18/2021,
de 8 de abril; Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro; Lei n.º 1/2022, de 3 de janeiro; Lei n.º 13/2023, de 3 de abril; Retificação n.º 13/2023, de 29 de maio.
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Planificar a organização da prevenção de riscos profissionais;

Eliminação dos fatores de risco e de acidentes;

Avaliação e controlo dos riscos profissionais;

Informação, formação, consulta e participação dos trabalhadores e seus representantes;

Promoção e vigilância da saúde dos trabalhadores.

5
2.2. Princípios Gerais de Prevenção de Riscos Profissionais

“A prevenção dos riscos profissionais deve assentar numa correta e permanente

avaliação de riscos e ser desenvolvida segundo princípios, políticas, normas e programas
“(artigo 15.º, Lei n.º 3/2014).

Os princípios gerais de prevenção pelos quais as entidades empregadoras devem nortear as suas
atividades neste domínio constam do n.º 2, artigo 15.º, da Lei n.º 3/2014:

a) A conceção e a implementação da estratégia nacional para a segurança e saúde no

trabalho;

b) A definição das condições técnicas a que devem obedecer a conceção, a fabricação, a

importação, a venda, a cedência, a instalação, a organização, a utilização e a
transformação das componentes materiais do trabalho em função da natureza e do grau
dos riscos, assim como as obrigações das pessoas por tal responsáveis;

c) A determinação das substâncias, agentes ou processos que devam ser proibidos,

limitados ou sujeitos a autorização ou a controlo da autoridade competente, bem como a
definição de valores limite de exposição do trabalhador a agentes químicos, físicos e
biológicos e das normas técnicas para a amostragem, medição e avaliação de resultados;

d) A promoção e a vigilância da saúde do trabalhador;

e) O incremento da investigação técnica e científica aplicada no domínio da segurança e

da saúde no trabalho, em particular no que se refere à emergência de novos fatores de
risco;
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f) A educação, a formação e a informação para a promoção da melhoria da

segurança e saúde no trabalho;

g) A sensibilização da sociedade, de forma a criar uma verdadeira cultura de prevenção;

h) A eficiência do sistema público de inspeção do cumprimento da legislação relativa à

segurança e à saúde no trabalho

i) Substituição do que é perigoso pelo que é isento de perigo ou menos perigoso;

j) Priorização das medidas de proteção coletiva em relação às medidas de proteção 6

individual;

l) Elaboração e divulgação de instruções compreensíveis e adequadas à atividade

desenvolvida pelo trabalhador.

2.3. Obrigações Gerais do Empregador

Empregador – “a pessoa singular ou coletiva com um ou mais trabalhadores ao seu

serviço e responsável pela empresa ou estabelecimento ou, quando se trate de organismos
sem fins lucrativos, que detenha competência para a contratação de trabalhadores”
(artigo 4.º, Lei n.º 3/2014).

De acordo com o anexo da Lei n.º 3/2014, artigo 15.º, o empregador tem as seguintes obrigações:

Assegurar ao trabalhador condições de segurança e de saúde em todos os aspetos do

seu trabalho.

Zelar permanentemente, pelo exercício da atividade em condições de segurança e

saúde para o trabalhador, tendo em conta os seguintes princípios gerais de
prevenção.

Prestar informação, formação e consulta dos trabalhadores;

Ter em consideração se os trabalhadores têm conhecimentos e aptidões em matérias de

segurança e saúde no trabalho que lhes permitam exercer com segurança as tarefas de
que os incumbir;

Ter em conta, que além dos trabalhadores, também terceiros poderão ser abrangidos
pelos riscos da realização dos trabalhos, quer nas instalações, quer no exterior;
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Estabelecer em matéria de primeiros socorros, de combate a incêndios e de

evacuação as medidas que devem ser adotadas e a identificação dos trabalhadores
responsáveis pela sua aplicação;

Assegurar a vigilância adequada da saúde dos trabalhadores.

2.4. Obrigações Gerais do Trabalhador

Trabalhador – “a pessoa singular que, mediante retribuição, se obriga a prestar serviço

a um empregador e, bem assim, o tirocinante, o estagiário, o aprendiz e os que estejam na 7
dependência económica do empregador em razão dos meios de trabalho e do resultado da
sua atividade, embora não titulares de uma relação jurídica de emprego” (artigo 4.º, da
Lei n.º 3/2014).

Ao abrigo do artigo 17.º, da Lei n.º 3/2014, este deve:

Cumprir as prescrições de segurança e de saúde no trabalho;

Zelar pela sua segurança e pela sua saúde, bem como pela segurança e pela saúde das
outras pessoas que possam ser afetadas pelas suas ações ou omissões no trabalho,
sobretudo quando exerça funções de chefia ou coordenação, em relação aos serviços
sob o seu enquadramento hierárquico e técnico;

Utilizar corretamente e de acordo com as instruções transmitidas pelo empregador,

máquinas, aparelhos, instrumentos, substâncias perigosas e outros equipamentos e
meios postos à sua disposição, designadamente os equipamentos de proteção coletiva
e individual, bem como cumprir os procedimentos de trabalho estabelecidos;

Cooperar ativamente na empresa, no estabelecimento ou no serviço para a melhoria do

sistema de segurança e de saúde no trabalho, tomando conhecimento da informação
prestada pelo empregador e comparecendo às consultas e aos exames determinados
pelo médico do trabalho;

Comunicar imediatamente ao superior hierárquico ou, não sendo possível, a

trabalhador designado para o desempenho de funções específicas nos domínios da
segurança e saúde no local de trabalho as avarias e deficiências por si detetadas que se
lhe afigurem suscetíveis de originarem perigo grave e iminente, assim como qualquer
defeito verificado nos sistemas de proteção;
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Em caso de perigo grave e iminente, adotar as medidas e instruções

previamente estabelecidas para tal situação, sem prejuízo do dever de contatar, logo
que possível, o superior hierárquico ou os trabalhadores que desempenham funções
específicas nos domínios da segurança e saúde no local de trabalho.

8
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3. Sistema de Segurança e Saúde no Trabalho (SGSST)

Dadas as preocupações emergentes por parte das organizações para as questões de SST e devido às
exigências da legislação acima referidas, os benefícios da adoção de um sistema de gestão de SST têm
implicações que podem não ser à partida mensuráveis, mas que vão muito para além da garantia do
cumprimento legal, não só no que se refere às leis bases de SST, mas a todas as outras de âmbito
9
aplicável.

A adoção de um SGSST visa a prevenção dos riscos profissionais e doenças profissionais, redução
sustentada dos acidentes de trabalho e dos consequentes custos materiais e humanos associados,
vigilância da saúde dos trabalhadores, melhoria da motivação pessoal dos trabalhadores e do clima
organizacional, melhoria das condições nos locais de trabalho, melhoria da imagem da empresa junto
das partes interessadas e evidência do cumprimento legal.

A aplicação de Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho (SGSST) baseia-se em critérios

relevantes de SST, em normas e em comportamentos.

Trata-se de um método lógico e gradual de decidir o que é necessário fazer, como fazer melhor, de
acompanhar os progressos no sentido dos objetivos estabelecidos, de avaliar a forma como é feito e de
identificar áreas a aperfeiçoar. Deve ser suscetível de ser adaptado a mudanças na operacionalidade da
organização e a exigências legislativas.

A abordagem do SGSST assegura que:

A implementação de medidas de prevenção e de proteção seja levada a efeito de um

modo eficaz e coerente;

Se estabeleçam políticas pertinentes;

Se assumam compromissos;

Se tenham em atenção todos os elementos do local de trabalho para avaliar riscos

profissionais,

A direção e os trabalhadores sejam envolvidos no processo ao seu nível de

responsabilidade.
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3.1. Passos para a implementação do SGSST

A implementação de um SGSST pode ser dividido em 10 etapas que têm necessariamente fronteiras
estanques, ou seja, existem ou podem existir cruzamentos entre atividades inseridas em diferentes
etapas.

Levantamento da situação inicial 10

Esta primeira etapa tem como objetivo conhecer o estado atual da organização em matéria de SST.
Inicialmente, deve-se analisar o que a organização faz, como faz e com o quê, identificando todas as
suas atividades. Uma forma simples e eficaz, é através de fluxogramas dos principais processos de
forma a visualizar as principais atividades e as atividades suplementares. Posteriormente, a
organização deve realizar uma auditoria ao diagnóstico relativamente aos aspetos de SST relacionados
com as suas atividades, materiais, produtos, equipamentos, instalações e serviços, identificando os
perigos relacionados com todos esses aspetos e os mecanismos que implementou para o seu controlo e
verificando o grau de cumprimento dos requisitos legais e outros que a organização eventualmente
subscreva. Adicionalmente deve-se procurar obter informação acerca do que são os requisitos de um
SGSST, e quais são as exigências dos referenciais que se possam vir a adotar.

Sensibilização da Gestão

O responsável da SST da organização deve apresentar os resultados do diagnóstico inicial tentando

sensibilizar a gestão de topo para as vantagens de implementar um SGSST. A organização deve
começar a ministrar formação apropriada aos seus diretores e quadros superiores e médios. O
responsável pela aplicação efetiva do sistema, poderá necessitar de ter formação em sistemas de gestão
e nos requisitos da norma que a organização decida aplicar. Para além da formação é essencial
começar a promover ações de sensibilização para o maior número possível de colaboradores a fim de
conseguir a adesão de todos e a boa colaboração de cada um para a implementação do sistema. Devem
ser criados canais de comunicação que permitam informar todos os colaboradores sobre o
desenvolvimento do projeto.
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Definição da Política de SST

A organização deve definir a sua política para a SST, a qual deve ter em consideração a realidade da
organização em matéria de SST, para que esta seja adaptada às suas necessidades e que assegura o
comprometimento da gestão de topo e a participação de todos os colaboradores. A política constitui a
espinha dorsal do SGSST. É aí que a gestão de topo formaliza o compromisso da organização em
garantir que a SST seja considerada na definição de prioridades em igualdade com todos os outros
objetivos do negócio. É igualmente nesta fase que a organização escolhe o referencial que quer adotar
para projetar e implementar o sistema.
11

Definição da Equipa de Projeto

A organização deve analisar o trabalho que tem de ser feito e quem o pode fazer. Após avaliar as
competências de que dispõe, a organização decide acerca da necessidade de contratar ajuda externa.
Caso não disponha de nenhum especialista em SGSST, é aconselhável, contratar um consultor
especialista em sistemas (consultores ou formadores com experiência reconhecida), a fim de a
organização ficar com uma perspetiva mais correta e realista do trabalho a desenvolver. É importante
estabelecer as condições contratuais de modo a que fiquem bem definidas as obrigações de ambas as
partes, a quem cabe fazer o quê, os ritmos a que se obrigam e a forma de monitorizar os progressos do
projeto.

Formação da Equipa de Projeto em Sistemas de Gestão de SST

A organização deve facultar formação especializada de forma a dotar a equipa de projeto das
competências necessárias para a boa continuação do projeto.

Definição do Projeto de Implementação

A organização estabelece os objetivos do projeto, define a sua calendarização, as competências e

responsabilidades individuais de cada elemento da equipa de projeto, a forma de monitorização dos
progressos do projeto, a periodicidade das reuniões de acompanhamento com o representante da
gestão topo.
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Planeamento

A organização deve redigir o processo de identificação de perigos e avaliação de riscos e aplicá-lo de

forma a conhecer com pormenor os níveis de risco existentes na organização e as medidas de
prevenção e de proteção necessárias para os eliminar ou minimizar. Paralelamente, deve também
redigir o procedimento de requisitos legais e outros, efetuar o levantamento dos diplomas legais
aplicáveis à organização e avaliar acerca do seu cumprimento.

Seguidamente, a organização deve estabelecer os objetivos que pretende atingir, em matérias de SST e
tendo em conta o comprometimento contido na política. Após isso, planeiam-se as ações que permitam 12
atingir os objetivos definidos e o cumprimento dos requisitos do referencial.

Ao analisar as exigências da NP ISO 45001, usualmente, a organização verifica que uma parte
significativa das exigências constitui já prática corrente. É altura de compilar a documentação interna
já existente de acordo com o exigido na norma, melhorando algumas das práticas existentes de forma a
evidenciar a conformidade com os requisitos e, redigindo a forma como se realizam, controlam e
registam as atividades.

Implementação e Funcionamento

A organização deve definir as atribuições, responsabilidades e competências de todos os colaboradores

cujo desempenho tenha relevância em matérias de SST e comunicam-se aos respetivos colaboradores.
Deve elaborar-se e implementar-se os procedimentos de formação, sensibilização e competência, de
consulta e comunicação, de gestão e controlo de documentos e dados, de controlo operacional e de
prevenção e capacidade de resposta a emergências.

Para que o sistema funcione, é essencial o envolvimento de todos os colaboradores. As ações de

sensibilização/formação devem divulgar a política e os objetivos que se pretendem atingir e explicar
claramente o que se espera dos contributos de cada um para o sucesso do sistema, recolhendo ideias,
sugestões, retendo situações e ocorrências indicadoras da necessidade de ação corretiva imediata ou de
uma atitude preventiva. É importante sublinhar que qualquer colaborador pode propor melhorias ao
sistema, mas que todas as alterações têm que ser devidamente estudadas e aprovadas.

Os requisitos, que não fazem parte das práticas quotidianas da organização, têm que ser analisados e
adaptados à organização. É necessário fazê-lo de uma forma simples e prática, sem esquecer a
necessidade de os explicar clara e cuidadosamente aos seus utilizadores. É importante não criar papéis
inúteis nem inventar formas desnecessariamente complicadas de evidenciar um controle, um registo,
etc. Para incentivar os colaboradores é aconselhável que a equipa de projeto elabore com regularidade
e de forma assídua, um boletim informativo, noticiando os avanços do projeto.
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Verificação e Ações Corretivas

A empresa deve efetuar a análise crítica do sistema quanto à prossecução dos seus objetivos e criar os
mecanismos que permitam o controlo sistemático e permanente de forma a agir proactivamente sobre
o sistema.

Deve elaborar-se e implementar-se os procedimentos de medição e monitorização do desempenho,

incidentes, não conformidades e ações corretivas e preventivas, registos e gestão de registos e
auditorias. Estes elementos são essenciais para a revisão pela gestão topo, com vista à melhoria
contínua. 13

O procedimento de medição e monitorização do desempenho, deve identificar os parâmetros

fundamentais para monitorizar e medir o desempenho do seu SGSST e devem incluir:

ü Medidas qualitativas e quantitativas adequadas às necessidades da organização;

ü Monitorização da extensão em que são atingidos os objetivos de segurança e saúde da

organização;

ü Medidas pró-ativas de desempenho que monitorizem a conformidade com o programa de

gestão de segurança e saúde, com critérios operacionais e com os requisitos legais e
regulamentares aplicáveis;

ü Medições reativas do desempenho para monitorizar acidentes, danos pessoais, incidentes

(incluindo os quase acidentes) e outras evidências históricas do desempenho deficiente
em segurança e saúde;

ü Registo dos dados e dos resultados da monitorização e da medição que sejam suficientes
para permitir as subsequentes análises das ações corretivas e preventivas implementadas.

O procedimento de incidentes, não conformidades e ações corretivas e preventivas devem permitir a

deteção, a análise e a eliminação das não-conformidades, sendo a finalidade principal de tais
procedimentos a prevenção da repetição da ocorrência de tais situações, identificando e eliminando na
origem as causas. Assim, devem ser estabelecidos procedimentos para definir responsabilidades e
autoridade para analisar e investigar os acidentes e as não-conformidades, executar as ações destinadas
a minimizar todas as consequências dos acidentes ou das não conformidades, definir o início e a
conclusão das ações corretivas e preventivas e comprovar a eficácia das ações corretivas e preventivas.
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Analisar e investigar os incidentes e as não-conformidades exige a necessidade de registar

todos os incidentes, incluindo os acidentes nas deslocações e em trabalhos realizados fora da empresa,
os acidentes não participados ao seguro, pequenos acidentes, etc., para analisar as suas causas e evitá-
las.

A classificação e análise podem ser realizadas, com base nos tópicos dos índices de Frequência e
Gravidade, na localização, atividade envolvida, tipo e local de lesão, dia da semana, hora, antiguidade,
forma e agente material, no tipo e extensão dos danos patrimoniais e nas causas diretas e remotas.

É fundamental investigar as causas dos incidentes e das não-conformidades. O propósito da 14

investigação é determinar o motivo pelo qual o mesmo ocorreu.

A investigação das causas do incidente ou não-conformidade não deve ser considerada como uma
simples procura dos culpados mas sim encontrar as razões que levaram à ocorrência, de forma a
propor medidas de prevenção.

As conclusões da investigação das causas do incidente ou não-conformidade devem normalmente

conduzir a ações corretivas, ou seja, ações que impeçam que o problema se volte a repetir. As ações
corretivas devem ser analisadas e revistas antes de serem implementadas. Para tal, é importante efetuar
a avaliação de riscos, sendo a ação implementada apenas para se assegurar que o risco é aceitável, caso
contrário a ação deve ser revista.

As ações corretivas devem basear-se nos princípios gerais da prevenção, nomeadamente, na

eliminação dos riscos ou redução do grau de perigosidade, na introdução de sistemas de proteção
coletiva, na sinalização de segurança, nas medidas de organização do trabalho (procedimentos e
instruções de trabalho), ações de formação e de sensibilização e na introdução de equipamentos de
proteção individual.

Após a implementação das ações corretivas, deve ser comprovada a sua eficácia. A situação é em tudo
semelhante às ações preventivas. As ações preventivas destinam-se a evitar potenciais incidentes ou
não-conformidades, que nunca tenham ocorrido e que se espera nunca virem a ocorrer. As ações
preventivas podem ser tomadas com base na identificação dos perigos, avaliação e controlo de riscos.
Pode dizer-se que as ações preventivas são a verdadeira base de toda a prevenção.

Certificação

Esta etapa é a meta final de todo o processo, em que a entidade certificadora assegura que o sistema
cumpre os requisitos do referencial. Assim, o sistema garante aos clientes, à gestão e de um modo
geral a todas as partes interessadas que as atividades da organização se processam de modo controlado
e de acordo com o previsto. A organização só deve proceder à certificação do seu sistema após ter
cumprido um ciclo PDCA completo.
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3.2. Vantagens de um SGSST

A abordagem dos sistemas de gestão tem vantagens importantes para a implementação de SST, das
quais de destacam:

Possibilidade de integrar as exigências em matéria de SST em sistemas empresariais e

de alinhar os objetivos de SST com os objetivos das empresas, resultando, assim,
numa melhor consciencialização dos custos de implementação relacionados com o
15
controlo de processos e equipamentos, competências, formação profissional e
informação;

Conciliação das necessidades de SST com outras necessidades associadas,

nomeadamente as que se referem à qualidade e ao ambiente;

Racionalização e melhoria de mecanismos de comunicação, de políticas, de

procedimentos, de programas e de objetivos de acordo com um conjunto de regras
aplicadas universalmente;

Adaptabilidade a diferenças existentes em sistemas reguladores e culturais nacionais;

Estabelecimento de um enquadramento conducente à construção de uma cultura

preventiva de segurança e saúde;

Distribuição de responsabilidades de SST por todos os níveis da hierarquia: gestores,

empregadores e trabalhadores, a quem foram atribuídas responsabilidades para uma
implementação eficaz do sistema;

Adaptação à dimensão e à atividade da organização e ao tipo de riscos encontrados;

Estabelecimento de um suporte para melhoria contínua;

Disponibilização de base de dados para auditoria, para fins de avaliação de resultados;

Melhoria da saúde e do bem-estar dos trabalhadores, por diminuição dos riscos para a
SST;

Melhoria do clima organizacional, promovendo a melhoria contínua;

Criação de uma cultura de SST na organização;

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Diminuição dos custos de controlo das condições de SST na organização,

nomeadamente através da identificação sistemática das oportunidades de
prevenção;

Garantia do cumprimento da legislação aplicável em matéria de SST;

Aumento da motivação e consciencialização dos colaboradores para os assuntos

relativos à SST;

Melhoria da imagem da empresa junto das partes interessadas,

16
Redução do risco de acidentes de trabalho e de doenças profissionais;

Garantia de práticas de trabalho seguras.

3.3. Desvantagens do SGSST

Tal como em todos os sistemas de gestão, para além das vantagens que estes podem trazer acarretam
sempre algumas desvantagens. Com a implementação do SGSST destacam-se as seguintes
desvantagens:

Burocracia;

Tempo utilizado;

Afetação de recursos;

Criação de suporte documental.

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3.4. Principais dificuldades na implementação do SGSST

Embora o potencial de um SGSST para melhorar a segurança e a saúde seja incontestável, existem
algumas dificuldades que, se não forem evitadas, podem muito rapidamente conduzir ao insucesso do
SGSST. De seguida são apresentadas algumas das dificuldades possíveis:

A produção de documentos e de registos necessita de ser cuidadosamente controlada

para evitar a inibição do objetivo do sistema, atolando-o com informação excessiva. A 17
importância do fator humano pode perder-se caso se dê mais ênfase aos procedimentos
administrativos de um SGSST do que às pessoas.

São de evitar os desequilíbrios entre os processos de gestão (qualidade, SST e

ambiente) para que as exigências e as prioridades não sejam enfraquecidas. A falta de
um planeamento cuidado e de uma ampla comunicação anterior à introdução de um
programa de SGSST pode levantar suspeitas e resistência à mudança.

Um SGSST dá geralmente maior ênfase à segurança do que à saúde, com o risco de

não detetar o surgimento de doenças profissionais. A vigilância da saúde ocupacional
dos trabalhadores deve ser integrada no sistema como um instrumento importante e
eficaz de controlo da saúde dos trabalhadores a longo prazo.

Dependendo da dimensão da organização, os recursos necessários à implementação de

um SGSST podem ser significativos, devendo, assim, ser objeto de uma estimativa
realista de custos globais em termos do tempo necessário à referida implementação, às
competências e aos recursos humanos necessários para a instalação e a gestão do
sistema. Isto é particularmente importante quando se trata de subcontratação do
trabalho.
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4. Documentação do SGSST

O esteio de qualquer sistema de gestão é a sua documentação. A elaboração de todo o suporte

documental do sistema é, usualmente, uma das maiores dificuldades sentidas pelas organizações
principalmente devido às interligações entre os diversos documentos de modo a formar um todo lógico
e coerente. Mas, o que é um documento?
18
Um Documento é “um conjunto de dados com significado e respetivo meio de suporte. São exemplos
de documentos: os registos, as especificações técnicas, os procedimentos, as instruções, os desenhos,
as plantas, os esquemas, os relatórios, as normas, os planos e projetos, as fotografias, os cd´s de
áudio, os cd´s de vídeo, as amostras, etc., ou uma combinação destes, que contenham informação
relevante em matéria de SST.”

Os procedimentos e instruções necessários para realizar as atividades associadas aos aspetos de SST
significativos devem estar devidamente documentados, bem como a política, os objetivos e metas que
se pretendem alcançar, o(s) programa(s) de gestão SST, as responsabilidades dos interveniente se os
registos que permitam monitorizar o grau de eficácia do SGSST.

Para que o sistema não seja excessivamente “pesado” e burocrático, perdendo dessa forma alguma
eficiência, a documentação deve ser a estritamente necessária, e tem de ser gerida de forma prática,
assegurando que as informações relevantes em matéria segurança e saúde chegam a todos os que delas
necessitam, de acordo com a regra “O documento certo deve estar disponível no momento e local
certo”.
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4.1. Função e estrutura típica da documentação de um SGSST

A documentação do sistema tem por função:

Estabelecer um conjunto preciso de requisitos;

Facilitar a consistência das atividades abrangidas pelo sistema;

Permitir o controlo eficaz das alterações;

19
Garantir a permanência dos modus operandi, independentemente da rotatividade do
pessoal;

Permitir a monitorização das atividades de prevenção e proteção.

Baseado nas experiências dos Sistemas da Qualidade e aplicando os mesmos princípios de hierarquia,
pode ser utilizada a seguinte estrutura documental:

Nível 1 – Documento que contem a política de SST e descreve a organização do SGSST - é

tipicamente constituído pelo Manual de Segurança;

Nível 2 – Os procedimentos podem ser de dois tipos: de sistema ou operacionais. Os

procedimentos de sistema estabelecem as linhas de orientação e a metodologia de atuação a
fim de que a organização cumpra os requisitos do referencial em matérias de gestão SST.
Os procedimentos operacionais desenvolvem e detalham os procedimentos do sistema de
modo a clarificar a forma como estes são aplicados. Podem ser documentados (passados à
forma escrita) ou informais.

Nível 3 – Instruções de trabalho - São os documentos mais “práticos”, descrevem

detalhadamente a forma de realizar determinada atividade.

Exemplos: instruções de operação, manuais técnicos, cartas de trabalho, recomendações

dos fabricantes e folhetos de operação, manutenção, inspeção, ensaio ou teste.

Nível 4 – Registos da SST. Os registos são a prova da efetiva implementação do que foi
planeado e de que o sistema de SST está a funcionar. Constituem também um instrumento
para a avaliação contínua do seu desempenho.
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20

Figura 1 - Estrutura da documentação do SGSST de quatro níveis

NOTA: Embora a norma não exija a elaboração do manual da SST, é de toda a conveniência a sua
elaboração. O manual da SST é um documento que descreve o sistema de SST e a forma como a
organização cumpre com os requisitos aplicáveis, o qual pode contemplar, a Política da SST, o âmbito
e campo de aplicação do sistema de SST, os detalhes da organização, responsabilidades e autoridade, a
descrição dos elementos fundamentais do sistema SST, nomeadamente os processos e suas interações,
as atividades estabelecidas para dar cumprimento aos requisitos normativos e a informação sobre a
documentação dos sistemas.
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4.2. Qualidade dos documentos

Um documento de “qualidade” tem de ser possuidor das seguintes características:

Ser identificável: título, código, paginação, edição e revisão (os documentos longos
devem ser divididos em secções de forma a ser possível rever uma única secção ao
invés de todo o documento, caso do Manual e PEI, por exemplo;

Ser legível: o estado de conservação e o tipo do suporte devem permitir uma fácil 21
leitura;

Ser compreensível, a linguagem deve ser adequada ao grau de literacia dos

utilizadores;

Ser gramaticalmente correto, não tendo erros que dificultem a sua leitura (e
compreensão);

Ter estrutura lógica, que facilite a sua interpretação;

Ser claro, de modo a não permitir diversas interpretações;

Ser conciso, abordando de forma direta os assuntos;

Ser completo, sem omissões significativas que possam comprometer o seu objetivo;

Ser auto consistente, com o objetivo e âmbito;

Ser consistente, especialmente com os outros documentos do sistema (dos níveis

superior e inferior);

De forma a facilitar a sua interpretação e compreensão, todos os procedimentos devem possuir uma
estrutura comum (não necessariamente por esta ordem):

Título e código;

Registo de edição e, em alguns casos de revisão;

Paginação;

Objetivo;

Responsabilidades;

Definições;
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Descrição do procedimento (processo);

Documentos de referência;

Registos associados.

Uma forma prática de elaborar procedimentos, com estrutura lógica e sem omitir eventos, é escrever,
numa tabela, a sequência de eventos. De seguida passa-se essa sequência para um fluxograma
estabelecendo as interações entre os vários eventos.

Para finalizar verificam-se os interfaces entre eventos e entre o procedimento em elaboração e outros 22
documentos do sistema.

Um procedimento bem elaborado tem de dar resposta às seguintes questões:

Quem é responsável;

O que é feito (ou como é controlado);

Quais os métodos (e/ou equipamentos);

Como é processada a informação;

Onde (localização);

Quando (em que situações ou com que frequência);

Quais os documentos associados (registos e/ou outros documentos).

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4.3. Gestão da documentação

Gerir toda a documentação do sistema pode, no início, ser um pouco confuso e dar origem a enganos e
omissões que, não sendo detetadas atempadamente, dificultam ou inviabilizam a prossecução dos
objetivos do sistema, no(s) requisito(s) a que respeita(m).

Todo e qualquer documento do sistema ou a ele associado tem de ser elaborado (ou integrado no 23
SGSST), codificado, verificado, aprovado, emitido e distribuído.

As cópias controladas devem ser entregues unicamente aos elementos que constam da lista de
distribuição. A sua entrega deve ser formalizada através de protocolo, sendo o registo devidamente
arquivado.

As revisões e atualizações, originam novos documentos que, embora mantendo o código inicial, têm
de ter alterado o seu número de revisão ou edição, seguindo-se todas as etapas de verificação,
aprovação, emissão e distribuição. Originam igualmente documentos obsoletos que devem ser
recolhidos e imediatamente destruídos após a emissão do documento revisto. O original do documento
obsoleto deve ser arquivado para memória futura.

Os registos devem ser arquivados e devidamente mantidos durante os prazos previstos nos
procedimentos respetivos, havendo registos cuja legislação estipula prazos de manutenção bastante
longos.

O fluxograma que se segue, sintetiza a metodologia de gestão da documentação do sistema.

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Figura 2 - Fluxograma de gestão de documentos do sistema