APRESENTAÇÃO

Apresentação
Você acabou de baixar o eBook “Guia do Gerenciamento Financeiro de
TI para sua empresa”.

Descubra a seguir como uma boa gestão financeira de TI pode ser uma
ferramenta estratégica e saiba como o Milvus pode ajudar sua empresa a
ter resultados satisfatórios.

Este Ebook foi construído com

Luiz Fernando Cavalcanti
Profissional com 17 anos de experiência na área de TI com foco no
alinhamento de tecnologia para realizar benefícios para a estratégia de
negócio, através da liderança no desenvolvimento de sistemas e operações.

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Sumário
4 Introdução

5 Importância do gerenciamento financeiro de TI

6 Conceitos de gestão financeira para conhecer e usar

9 Abordagens do gerenciamento de serviços de TI

10 Como usar o 5W2H no gerenciamento financeiro de TI

12 4 passos para fazer a gestão financeira de TI

18 Como o Milvus ajuda no gerenciamento financeiro de TI?

19 Benefícios do software do Milvus para o gerenciamento financeiro de TI

20 Funcionalidades do Milvus: por que escolher esse sistema?

Introdução
Valor é a diferença positiva entre o benefício entregue por um serviço e seu custo. No
entanto, mais do que isso, esse valor é a percepção do negócio em relação à tecnologia
utilizada em sua operação e administração.

Valor não é definido ou controlado, é percebido. Sua criação é conjunta entre o provedor e o
consumidor do serviço.

Uma boa gestão financeira dos serviços de TI, além de necessária, é uma ferramenta
estratégica. Afinal, a Tecnologia da Informação deve existir pelo negócio e para o negócio.
Através do controle adequado dos custos, dos serviços que desenvolve e suporta, com
estratégia apoiando a geração de valor.

No entanto, o gerenciamento financeiro envolve aspectos específicos, que merecem

atenção para guiar o negócio, permitindo que a equipe de TI cresça de uma posição vista
como centro de custo e passe para um ativo estratégico.

Se você quer conhecer essas particularidades e saber quais ações colocar em prática para
trazer esses benefícios para a sua gestão de TI, acompanhe as próximas páginas.

Boa leitura!

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4
Qual a importância do
gerenciamento financeiro de TI?
O gerenciamento financeiro de TI é o conjunto de processos relacionados
ao planejamento, administração, acompanhamento e análise das finanças Procure respostas para
relacionadas aos serviços e ativos de TI. Com foco em equilibrar custos e, se perguntas como:
aplicável, receitas, garantindo a qualidade e relevância estratégica das soluções
oferecidas para o negócio. Qual o foco da alta direção da
empresa?
Diante do avanço do mercado de tecnologia da informação, com a transformação
digital sendo uma realidade, a sustentabilidade financeira é atingida também Quais produtos ou serviços têm
mais foco no momento?
através da gestão de TI.

Gestão financeira em geral é um grande desafio para os empreendedores de Quais os maiores problemas ou
tecnologia ou de qualquer área, pois investimentos em tecnologia podem implicar
riscos no radar?

em altos custos de manutenção e operações complexas. Serviços mau gerenciados

Quais são os objetivos do
levam a prejuízos e experiências ruins de clientes do negócio, então o retorno do negócio?
investimento nunca chegará.
Quais são e como as metas são
É importante para a pessoa gestora de TI conhecer as variáveis do negócio, não medidas e estabelecidas?
apenas as questões técnicas e de governança de tecnologia. Para ter relevância
estratégica é preciso saber qual é a estratégia do negócio.

5
Conceitos de gestão financeira
para conhecer e usar
A gestão financeira estratégica envolve, de forma geral em uma
organização, o planejamento, acompanhamento de indicadores,
metas e objetivos da empresa e, dependendo da maturidade da
gestão, conta com três frentes:
Gestão de caixa
Essa atividade envolve a administração dos recursos financeiros
no dia a dia, considerando as entradas e saídas. Ou seja, realiza
o controle da movimentação do dinheiro, através de visões e
projeções construídas sobre o histórico realizado, também agregando
informações de orçamento.
É importante conhecer alguns conceitos que devem ser trabalhados
de forma ampla também na gestão dos serviços de TI:
1 - Ágio sobre receita
É o custo adicional que a empresa pode ter sobre a antecipação de
recebíveis(faturamento para clientes) para manter o fluxo de receitas
no caixa. Sabendo qual a realidade da empresa nesse aspecto, é
possível alinhar a estratégia de gestão de fornecimento da TI com o
fluxo de caixa.
Se a empresa recebe de seu cliente em 90 dias, não é ideal pagar os
fornecedores em 30.
2 - Capital de giro líquido
Representa os valores de ativo circulante necessários para a operação da
empresa, garantindo a manutenção do estoque, compras de material e
custos de produção até receber do cliente.
Em um cenário de investimento pesado ou negociação com um
cliente que provém receita expressiva, entender o impacto de uma
movimentação grande de capital no caixa pode evitar muitos problemas
que geram custos adicionais com empréstimos para cobrir despesas.
3 - Liquidez
Refere-se à capacidade do caixa em saldar as dívidas da empresa.
Qual serão as condições de pagamento negociadas com clientes e
fornecedores, será mais vantajoso negociar preço a vista ou maior
prazo de pagamento? Nem sempre focar só em preço trás os melhores
resultados.
Conhecer e aplicar esses conceitos facilita a aprovação de orçamento
e investimentos, pois permite conduzir negociações alinhadas com o
fluxo de caixa da empresa e melhor comunicação com outras áreas do
negócio, especialmente com as pessoas que tomam decisões.
6
 Gestão de investimentos

Essa frente de gestão financeira trata da aplicação de capital para

aumentar a infraestrutura física, comprar equipamentos, contratar mais
pessoas, entre outros, com objetivo sendo a geração de valor para o
negócio ou ao menos apoiar seu crescimento.

É importante porque oferece os dados e informações para definir se o

investimento é viável, avaliar a projeção de retorno do investimento e
verificar se há um capital de giro que o suporte.

O custo de um serviço de TI, seja provido internamente ou externamente,

precisa ser justificado pela razão de sua existência, se essa correlação não
estiver clara para todas as partes interessadas, é importa

Gestão de Crises

Por fim, é preciso considerar a gestão de crises, que envolve a Essa frente de gestão oferece condições para o gestor avaliar quais
administração dos conflitos e das dívidas, ajudando a superar momentos contas deve pagar primeiro e quais gastos podem ser reduzidos ou
de crise. cortados, além de possibilitar a negociação de prazos ou descontos com
fornecedores.
No contexto de TI, é preciso ter com clareza o que é crítico para a operação
do negócio, o que é importante e o que pode ser interrompido. Analisar
Faça o gerenciamento do seu negócio de uma
não só o custo de uma crise financeira com o fornecedor, mas também forma mais eficiente e simplificada com o Milvus Teste 7 dias grátis
internamente qual o impacto sobre receita e custo de uma eventual
interrupção, para que no momento da verdade as decisões corretas sejam
tomadas, pelas pessoas com conhecimento e informações adequadas.

7
Com esses pilares bem estruturados, é hora de
definir as melhores práticas de gerenciamento
de serviços de TI, garantindo a organização e
desenvolvimento da empresa.
Assim, é possível definir as diretrizes para
controlar o gerenciamento financeiro de TI
com os seguintes objetivos:

Planejamento estratégico dos serviços e

Estratégia
da gestão financeira de acordo com os
de serviço:
objetivos do negócio.
Gerenciar os custos dos serviços de TI para
garantir uma base financeira sólida;
Definição mapeamento dos requisitos que
de serviço: compõem as soluções de TI. Avaliar o impacto financeiro de alterações
e modificações nas estratégias de serviços;

processo de planejamento e
Transição Atribuir custos de TI para cada cliente
gerenciamento de mudanças em
de serviço: atendido;
serviços.

Equilibrar custos, capacidade e requisitos

gestão dos procedimentos que garantem
de nível de serviço;
Operação: a entrega de valor dos serviços e a
correção de problemas.
Recuperar custos na medida adequada.

Melhoria acompanhamento, revisão e otimização

contínua: dos serviços.

8
Abordagens do gerenciamento de
serviços de TI
Atualmente, existem diversos frameworks capazes de ajudar no gerenciamento de serviços de TI. A escolha pela melhor metodologia vai
depender da estrutura e dos objetivos da empresa e da maturidade da equipe envolvida.

Entre os principais frameworks temos:

ITIL
O ITIL, denominado Information Techonology
Infrastructure Library, consiste em melhores práticas
sobre planejamento, desenvolvimento, etapas de
processos e monitoramento de serviços de TI.
COBIT
O COBIT, sigla para Control Objectives for Information
and Related Technology, é um framework que agrupa
várias práticas para a gestão e implementação de
governança dos serviços de TI.

CMMI MOF
O CMMI, ou Capability Maturity Model Integration, O MOF é uma documentação que integra
é uma ferramenta mais generalista, que abrange a orientação do planejamento, operação,
o desenvolvimento de softwares e aplicativos. entrega, gestão e otimização de serviços de TI,
proporcionando melhorias contínuas na rotina desse
departamento.

9
Como usar o 5W2H no
gerenciamento financeiro
de TI?
O 5W2H é a sigla em inglês para Who, What, Whe re, When, Why, How e How Much, que
significa Quem, O quê, Onde, Quando, Por que, Como e Quanto Custa. Em resumo, trata-se
de um método para questionar os processos, encontrar soluções para os problemas e ajudar
as empresas a melhorarem continuamente.

Essa ferramenta ajuda a contextualizar um serviço ou projeto de TI com o negócio, criando a

ponte de comunicação entre o mundo de tecnologia e de estratégia da organização.

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10
 What? - O que?
Está relacionado às funcionalidades necessárias aos
sistemas, os dados de entrada, as informações, os
formatos em que serão entregues e muito mais. Portanto,
para encontrar as soluções para essas demandas, é
importante seguir os seguintes questionamentos:
Quais os objetivos ao entregar as informações?
Quais as regras de negócios?
Quais processos são seguidos entre a entrada e a
saída de dados?
Quais fornecedores temos no mercado?
Quais tipos de arquivos serão utilizados?
Who? - Quem?
Why? - Por quê? Identifica as pessoas envolvidas nos processos a partir
das seguintes questões:
Esse questionamento é empregado para tentar
encontrar e justificar a adoção de tecnologias, alterações
Quem terá acesso às informações A ou B?
nos processos e outros, como:
Quem lerá os relatórios?
Quem terá permissão para acessar arquivos e
Por que determinado software é necessário?
recursos?
Por que devemos atualizar um sistema agora?
Quem são os clientes que terão acesso premium,
Por que a empresa deve adotar um ERP e mudar seu
normal ou básico?
modelo de gestão?
Quem são os fornecedores?
Quem dará manutenção nos sistemas?

When? - Quando? Where? - Onde?

Essa etapa refere-se ao momento em que uma solução São questões geográficas e logísticas que possibilitam
deve ser adotada e aos prazos disponíveis para a organizar a estrutura da empresa e definir onde os
execução de processos a partir de questões como: recursos serão aplicados.

Quando uma solução deverá estar acessível?
Quando os usuários estarão aptos a utilizar os
recursos?
Quando os recursos financeiros estarão disponíveis?
Quando os clientes deverão começar a usar um
recurso?
De onde os clientes acessam seus produtos?
Onde estão localizadas as franquias e/ou filiais?
Onde será implementada a estrutura de TI?
Em quais lugares o suporte deverá atender a um
chamado?
Quem dará manutenção nos sistemas?

How? - Como? How Much? - Quanto Custa?

Infelizmente é comum departamentos de TI trabalharem
Define o modo de atuar para que cada uma das soluções seja
com orçamentos limitados. Por isso, a indicação dos recursos
implementada através de algumas questões:
disponíveis para a aquisição de licenças, compra de
equipamentos e contratação de profissionais é fundamental para
Como é feita a instalação de um sistema?
definir os fornecedores e a equipe. Nessa etapa, discute-se as
Como os clientes acessam meus produtos?
seguintes perguntas:
Como é feito o registro de itens em estoque?
Como é feita a contratação dos profissionais?
Qual o salário médio pago a profissionais júnior, sênior, master?
Como o sistema será acessado por funcionários e consumidores?
Qual o preço da licença de um programa?
Como será realizada a comunicação entre os funcionários e o
É melhor terceirizar a infraestrutura?
envio de arquivos?
Devemos pagar por uma licença ou usar software livre?

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Um exemplo prático contextualizado com um projeto que beneficia o negócio e ao mesmo
tempo aju’da a gerenciar a demanda de requisições de serviço para a equipe de TI:

4 Passos para
fazer a gestão
financeira de TI
Agora que você já sabe o que é o gerenciamento financeiro e os conceitos de
negócio envolvidos, é hora de implementar na sua realidade atual para garantir o
crescimento e alinhamento estratégico.

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12
Passo 1

Planejamento
O planejamento é a etapa responsável pela compreensão e definição
dos objetivos que a empresa deseja alcançar, proporcionando uma
visão clara sobre onde e como chegar.

Dessa forma, um bom planejamento estratégico deve conter os

planos de ação, a análise dos riscos do mercado e a avaliação do
potencial comercial e do diferencial competitivo.

Assim, é possível definir os custos e receitas esperados e desenvolver

um planejamento financeiro bem estruturado.

13
Passo 2

Orçamento
O orçamento é importante para basear as análises e discussões sobre
investimentos e prioridades. Afinal, dessa forma é possível sair de um TI
suporte para uma atuação estratégica, que começa por saber todos os
custos, organizar isso num orçamento e projetar no tempo.

Se a empresa não tem nada de informação estruturada, a orientação é

levantar os custos de TI, como contratos de fornecedores, licenciamento de
software, computadores, servidores e insumos, como tonners de impressoras,
além de remuneração e benefícios da equipe.

Tipos de orçamento

14
 Para começar a planejar o gerenciamento financeiro de TI, é preciso entender
os tipos de alocação de verba mais utilizados em orçamentos empresariais:

Base Zero: Verba sintética: Verba analítica:

não tem verba alocada e os o controle é feito a partir cada custo tem um valor
gastos são apresentados e de um total por unidade ou definido e controlado.
aprovados caso a caso; departamento;

Nos casos em que há alocação de verba, os processos de controle podem ser:

Verba sintética: Verba analítica: Verba sintética: Verba analítica:

o controle é feito a partir cada custo tem um valor o controle é feito a partir cada custo tem um valor
de um total por unidade ou definido e controlado. de um total por unidade ou definido e controlado.
departamento; departamento;

Outro importante na gestão financeira são os valores diretos e os custos gerenciados, que evidenciam a influência da
TI no negócio, que são apropriados e pagos diretamente pelo orçamento do TI e os pagos pelos departamentos que
utilizam, porém gerenciados pela TI, respectivamente

Diante disso, é fundamental apoiar o uso eficiente dos recursos de tecnologia, tanto pela experiência do usuário quanto
pela visão financeira, o que pode ajudar a estruturar uma relação de troca com outras gestões.

15
Passo 3

Carta de serviços
A segunda etapa é a carta de serviços, que deve ser feita após
a realização do planejamento estratégico, quando há maior
conhecimento a respeito dos custos e despesas que envolvem a
empresa ou área de TI.

Trata-se de uma estratégia essencial porque uma carta bem

elaborada ajuda a se planejar para os serviços de TI serem
de qualidade, atendendo às expectativas do seu público e
garantindo o retorno financeiro necessário para arcar com as
despesas e custos operacionais.

16
 ROI:
lucro operacional da
retorno sobre o
capital investido;
EBITDA: empresa antes de impostos,
juros, amortizações e

Passo 4
depreciações;

Indicadores
lucro operacional da
Retorno sobre o
ROE: patrimônio
EBIT: empresa antes de
impostos e juros.

Isso é importante porque, mesmo que o TI não seja gerador de

Por fim, é importante definir os indicadores relevantes para o negócio. receita, ainda pode influenciar nos indicadores, seja reduzindo o
custo ou aumentando a eficiência operacional.
Afinal, eles são responsáveis por avaliar se os objetivos e metas da
Para implementá-los é necessário seguir 4 passos
empresa estão sendo atingidos ou se é preciso modificar as estratégias. básicos:

Para isso, é preciso conhecer os indicadores e entender quais objetivos Defina os indicadores relevantes para sua
empresa
estratégicos eles medem:
Entenda o seu negócio e o seu mercado e, a partir disso, decida
quais são os indicadores-chave para avaliar a performance da
Financeiros: são relevantes para acompanhar a viabilidade e a lucratividade do negócio. sua empresa.

Produtividade: auxiliam na análise da produtividade da equipe, do tempo de máquina
parada e das entregas do funcionário por hora.
Qualidade: ajudam a determinar a quantidade de avarias de um produto durante a
produção ou logística, o atendimento ao cliente, os contatos de pós-venda, entre outros.
Capacidade: referem-se à capacidade de produção ou execução da empresa.
Estratégicos: auxiliam o gestor a avaliar a taxa de sucesso das metas e objetivos definidos
no planejamento estratégico da empresa.
Reúna os dados de cada indicador
Acompanhe, atualize e analise os números e percentuais
periodicamente, além de traçar comparativos com períodos
anteriores, fazer projeções e estabelecer novas metas.
Use um sistema de gestão integrada para
controle indicadores
Um sistema ERP para gestão integrada é a solução ideal
para ter uma rotina de controle e acompanhamento dos
indicadores-chave, pois permite o gerenciamento estratégico
eficaz, com informações relevantes para a tomada de decisões.

No caso do gerenciamento financeiro de TI, os indicadores Com ele, é possível registrar e acompanhar os dados dos
indicadores de forma automática e a qualquer momento, o que
mais comuns são: auxilia no processo de registro dos dados, automatiza diversas
tarefas e ajuda no controle e na segurança das informações.

17
Como o Milvus ajuda no
gerenciamento financeiro
de TI?
O sistema de TI deixou de ser responsável apenas por solucionar problemas estruturais e dar suporte

técnico à empresa. Afinal, ele se tornou fundamental para a experiência positiva do cliente em relação aos

serviços e produtos oferecidos pela empresa.

Diante disso, é necessário manter uma plataforma no ar ininterruptamente, pois qualquer instabilidade ou

queda do serviço pode impactar nos resultados dos negócios. Além disso, qualquer falha pode provocar

gargalos e comprometer a eficiência operacional de toda a empresa.

Em outras palavras, é preciso garantir a estabilidade e a qualidade desses serviços. Assim, é

fundamental investir na gestão eficiente de TI por meio de um sistema seguro e robusto, que permita

automatizar processos operacionais e de gerenciamento. Afinal, dessa forma é possível aprimorar as

atividades do departamento de TI, além de organizar um atendimento de alta performance para clientes e

colaboradores.

Portanto, para quem deseja otimizar a atuação do time de TI e, com isso, melhorar a qualidade das

entregas de TI, reduzir custos a médio e longo prazo e manter a empresa competitiva, o Milvus é a

solução.

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resultados com o Milvus
18
Abordagens do gerenciamento de
serviços de TI
O Milvus é um sistema completo e integrado, composto por funcionalidades necessárias ao desenvolvimento
de demandas comuns no cotidiano da empresa, garantindo diversas vantagens competitivas:
Melhora na gestão da TI
O Milvus foi desenvolvido para atender
tanto empresas de TI quanto negócios que
contam com um fluxo de atendimento em
que é necessário monitorar e controlar
solicitações e gerenciar essas requisições
de forma rápida e dinâmica.
Como resultado, é possível otimizar o
atendimento no help desk e melhorar o
gerenciamento de TI.
Maior controle de
prazos e SLA
O Milvus também proporciona maior
facilidade para organizar os fluxos de
atendimento e entrega de serviços, o que
permite verificar cada atendimento de
forma individual e, dessa forma, checar em
qual fase está cada operação.
Eliminação de erros
comuns na TI
Entre os principais erros na rotina de quem
não tem um sistema de gerenciamento
podemos destacar:
Ausência ou ineficiência na organização
de processos;
Falta de critérios de prioridades e níveis
de urgência;
Tempo de entrega de solução
geralmente longo;
Esquecimento de solicitações ou
solicitações paradas.
Assim, o Milvus atua fornecendo apoio em
todos esses pontos, ajudando a equipe a
evitá-los ou resolvê-los.
‘
Unificação de sistemas
Outra vantagem do Milvus é a integração
entre gestão de chamados help desk,
acesso remoto e inventário de máquinas,
tudo em uma só plataforma. Para isso, ele
oferece:
Gerenciamento de ativos (software e hardware);
Monitoramento de dispositivos e envio de
alertas relacionados;
Controle e acompanhamento de licenças;
Automatização da manutenção;
Documentação do solicitante/cliente;
Saúde da tecnologia da informação;
Controle e monitoramento de links de Internet;
App Milvus Portal — mobile — e instalador MSI —
Microsoft AD;
Histórico de equipamentos/dispositivos;
E muito mais!
19
Funcionalidades do Milvus:
Por que escolher esse sistema?
O Milvus é um sistema completo e integrado, composto por funcionalidades necessárias ao desenvolvimento
de demandas comuns no cotidiano da empresa, garantindo diversas vantagens competitivas:
Chat de fácil integração
O chat da plataforma Milvus pode ser
facilmente integrado em outros sistemas,
como o Messenger, do Facebook, assim é
possível manter contato com o cliente nos
canais preferidos por ele.
Gestão de ativos
O sistema permite o cadastro,
exclusão e monitoramento dos ativos,
facilitando a gestão de ativos e
inventário.
Integração com ERP de
gestão
Com o sistema é possível integrar as
informações dos clientes com um ERP de
gestão completo, como o BomControle,
automatizando a emissão e envio de
boletos e notas fiscais.
Dashboard SLA
Com o Milvus é possível visualizar os
chamados por SLA através do dashboard,
que apresenta as demandas atendidas
dentro do prazo estabelecido, as atrasadas e
as demandas prestes a exceder o SLA.
Relatórios
personalizados
É possível personalizar os relatórios
e acompanhar os indicadores de
performance que mais fazem sentido ao
seu negócio!
Gestão financeira
O Milvus permite que você integre as
informações financeiras dos clientes com
os custos do atendimento, de forma rápida
e simplificada! Assim, você evita ruídos de
comunicação e consegue estabelecer um
histórico e detalhamento de todas as cobranças,
oferecendo um atendimento transparente.
20
Conclusão
Neste ebook você conheceu o que é o gerenciamento financeiro de
TI, sua importância e pilares. Além disso, entendeu quais técnicas são
fundamentais para alcançar os melhores resultados e aprendeu como
implementar essa estratégia na empresa.

Ainda tem alguma dúvida sobre o gerenciamento financeiro para TI? O

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