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Roteiro de
Estudos
Autor: Dennys Paglia
Revisor: Rogério de Campos
Introdução
Já é conhecido por todos, no atual cenário em que vivemos, que uma empresa, para se manter
no mercado altamente competitivo, precisa dar uma atenção especial a um setor
imprescindível nos negócios: a gestão de TI. Somente assim a empresa conseguirá se manter
constantemente competitiva no mercado. Com toda a transformação digital, o setor de
tecnologia da informação tornou-se ainda mais relevante e estratégico para qualquer negócio,
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A Importância do Planejamento
Financeiro de TI
Levando em consideração como a tecnologia tem se tornado fundamental e estratégica nos
dias atuais, realizar o planejamento financeiro na área de TI de forma eficiente tornou-se
fundamental. Se uma empresa não consegue gerenciar de forma correta o plano financeiro do
setor, isso fatalmente irá implicar em desperdícios dos recursos e investimentos, acarretando
em deficiência competitiva importante no mercado, fazendo perder oportunidades e
principalmente lucratividade.
Mas, então, como realizar um planejamento e um controle eficiente em TI? É o que vamos
estudar a seguir.
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A supervisão e o controle do orçamento do setor são indispensáveis para que a empresa possa
balancear e gerir os seus gastos. Tendo os investimentos e custos mensurados, estruturados e
planejados, reduz-se consideravelmente os deslizes de não computar possíveis desperdícios de
recursos e demais custos que de alguma forma deterioram a rentabilidade do negócio.
Abaixo veremos algumas estratégias de controle financeiro em TI geralmente utilizados pelas
empresas.
a. Organização das informações:
etapa fundamental para que o gestor faça a supervisão e
tenha o controle da gestão sobre gastos da empresa. É fato que, quando se tem os
registros todos apontados e armazenados com uma linguagem bem definida e objetiva, o
próprio gestor de TI dedicará um tempo menor na procura de situações ocultas e
pontuais para serem descobertas e resolvidas.
b. Investimento em tecnologia:
quando se renova a infraestrutura de TI na empresa, evita-
se também diversos desperdícios, porque constantemente são lançadas várias soluções
tecnológicas avançadas que permitem otimizar as atividades e os processos.
c. Adiantar os pagamentos:
realizar o adiantamento dos pagamentos protege a empresa e
proporciona mais vitalidade ao negócio. Se o número de contas a serem pagas pela
empresa no futuro for menor, ela estará mais capacitada para trabalhar com imprevistos
financeiros.
d. Estimativa de valores totais para TI:
ter um bom plano de ação que considere uma
visão a médio e longo prazo, no qual todos os custos e investimentos são planejados com
antecedência.
e. Valores Previstos X Custo Total de TI:
o gestor de TI precisa se atentar a cada etapa do
projeto ou processo, analisando todos os gastos não previstos e os motivos de ter custos
maiores do que o programado no planejamento previamente.
Podemos dizer que, de forma geral, a eficiência no controle financeiro de TI impacta
diretamente no desempenho e na produtividade do negócio e tem como objetivo, torná-lo mais
competitivo e adaptável às transformações tecnológicas constantes.
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LIVRO
Sistemas de Informação
Autor:
Belmiro N. João
Editora:
Pearson Education do Brasil.
Ano:
2012.
Comentário:
Complemente seus estudos e aprenda mais sobre
a importância da área de TI e o impacto na eficiência da
organização. A leitura da unidade 2 do livro proposto a seguir
poderá também ajudar a assimilar melhor as informações e
também na resolução do nosso Estudo de Caso.
Esse título está disponível na Biblioteca Virtual da Ânima.
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LIVRO
A Importância do
Budget
no
Processo Orçamentário, na
Gestão e no Controle de TI
A realização do controle orçamentário é feita nas empresas com o objetivo de mensurar e
mapear custos para que depois se consiga definir as verbas que serão aplicadas em cada setor
do negócio.
Na maioria das empresas, a direção não tem o conhecimento técnico, por isso acaba-se
atribuindo essa função ao responsável da área. Segundo Oliveira (2007, p. 61), “A pressão pela
condução bem-sucedida de projetos tem estimulado os CIOs a adotar ferramentas de gestão
para administrar o trabalho a ser realizado.”
Planejamento do orçamento:
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As diferenças entre Capex e Opex é que ambos são investimentos realizados em forma de
aquisição ou a contratação de um serviço ou produto, porém no Capex, esses investimentos
são realizados em forma de bens para a empresa.
Existe uma forma de passar do modelo Capex para o Opex. Isso acontece, por exemplo,
quando a empresa decidiu locar algum equipamento em vez de comprar.
O desenvolvimento de melhorias estratégicas aplicado a técnicas financeiras e de controle deve
ser rotina. “Para desenvolver um bom gerenciamento de TI, é fundamental definir estratégias
que busquem a melhoria contínua do desempenho da empresa no mercado” (GESTÃO DA...,
2019,
on-line
).
Outras técnicas geralmente aplicadas:
I.
O ROI (Retorno sobre o Investimento):
é entendido pela relação do valor esperado do
projeto sobre o seu valor de custo. Isso permite alinhar os investimentos empregados e a
consequência pretendida que deve ser gerada ao negócio. O cálculo é realizado da seguinte
maneira: Valor Esperado/Valor dos Custos*100. Se o valor ficar em menos que 100% é um
indicador de que talvez não seja vantajoso investir num respectivo projeto.
II.
No TCO (Total Cost of Ownership):
costuma-se utilizar como principal metodologia para
aferir a qualidade de um determinado projeto, além dos custos e respectivos retornos
relacionados à utilização dos equipamentos, como os computadores. De forma geral, o TCO é
utilizado mais para mensuração de custos diretos e indiretos envolvidos em investimentos
relevantes como a aquisição de servidores, hardwares e outros.
III.
Payback
:
muito utilizado para medir o tempo que pode levar para determinado recurso
empregado seja recuperado e quando o projeto começará a ser “pago”. Resumindo, seria
entender quanto tempo se leva para um projeto ser pago e a empresa começar a ter lucro.
IV.
VPL:
refere-se ao Valor Presente Líquido e é utilizado para entender e avaliar se o
investimento empregado irá gerar um valor positivo no seu encerramento. Um exemplo: uma
empresa faz um investimento de R$ 30 mil em três anos com um retorno de R$ 60 mil no
término do projeto. No cálculo de VPL, é necessário trazer o valor investido para a data atual,
por isso ele é calculado da seguinte forma: desconta-se o fluxo de caixa a uma taxa
determinada, trazendo assim o valor para o presente.
Matrizes de Priorização
Conseguir priorizar projetos de uma forma bem estruturada é fundamental para reduzir vários
conflitos entre as áreas, inclusive na TI. Uma matriz é uma ferramenta para classificar uma
série de itens em ordem de importância. O ideal é que o gestor de TI identifique qual a melhor
matriz a ser utilizada em seu planejamento de acordo com o nível de maturidade da empresa.
Abaixo, alguns exemplos de ferramentas de matrizes utilizadas para a priorização:
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matriz
GUT
;
matriz
RICE
;
matriz CUSTO x BENEFÍCIO;
matriz de URGÊNCIA x IMPORTÂNCIA.
Resumindo, tarefas como monitoramento, planejamento, melhorias e controle podem e devem
ser realizadas pelo setor de TI e o planejamento do orçamento em TI deve contemplar aspectos
relevantes nos ambientes interno e externo.
LIVRO
Planejamento e Otimização
Nosso cenário mercadológico atual é altamente competitivo e empresas que buscam se manter
no mercado precisam de alguma forma encontrar diferenciais no seu negócio e se adaptar a
toda transformação digital que vem acontecendo e que continuará acentuada.
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Diante disso, o papel da TI, em nosso cenário atual, tem como responsabilidade aproveitar ao
máximo as oportunidades de otimização, competitividade e rentabilidade da empresa. Por esse
motivo, é imprescindível construir e desenvolver um planejamento estratégico de TI eficiente.
Abaixo temos alguns pontos importantes no desenvolvimento do planejamento que devem ser
considerados e bem direcionados:
1.
Análise e redução de custos:
no desenvolvimento do planejamento de TI, é fundamental
que sejam emitidos relatórios para controlar melhor tudo que envolve a área, seja de forma
geral, dos projetos envolvidos, custos, investimentos e o andamento total alinhado às
estratégias da empresa
2.
Alinhamento estratégico:
já estudamos em outros temas a total e completa importância de
alinhar a TI às estratégias gerais do negócio, e é no planejamento de TI que isso precisa estar
bem definido para que a tendência dos resultados seja positiva. É no planejamento estratégico
de TI que todas as necessidades da empresa devem ser mapeadas.
3.
Segurança da informação:
uma estratégia bem definida de TI faz com que a empresa
consiga organizar e controlar melhor todos os dados corporativos, garantindo a segurança de
toda a rede e, consequentemente, melhorando a performance.
4.
Ajustes em processos:
quando se realiza o planejamento das ações de TI, o envolvimento
de todos os departamentos faz com que o gestor de TI consiga enxergar onde poderia otimizar
os diversos processos corporativos, corrigindo vários problemas que ajudarão na performance
do negócio.
5.
Visão macro:
o planejamento de TI fornece uma visão ampla da empresa sobre a integração
geral dos setores e os recursos tecnológicos envolvidos. Por isso, o setor de TI assessora
diretamente em todos os setores e acaba sendo corresponsável por seus resultados.
Orçamento em TI
No orçamento de TI é fundamental identificar as reais necessidades da empresa, por isso
existem alguns fatores que precisam ser considerados e pontuados no desenvolvimento do
orçamento de TI, como:
ferramentas:
analisar as ferramentas necessárias para melhorar o desempenho da
gestão e o funcionamento geral da empresa;
planejamento:
desenvolver o planejamento segundo os dados e informações adquiridas,
considerando tempo de realização das atividades, processos, prazos, formas de aquisição,
métodos de pagamento e outros;
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acompanhamento:
iniciadas as atividades, identificar e supervisionar se os investimentos
estão sendo realizados conforme definido e planejado;
controle e avaliação:
desenvolver um cronograma geral e detalhado com toda as
atividades é fundamental. O orçamento de TI só poderá ter sucesso se o cronograma for
realizado e supervisionado com êxito.
Em suma, trata-se de identificar a melhor ferramenta de gestão de TI para auxiliar o gestor no
gerenciamento das atividades e projetos.
Apresentação de
Budget
Eficiente
Vamos analisar alguns pontos importantes e relevantes para o desenvolvimento de uma
apresentação de
budget
de TI.
1º Ponto –
Informe o objetivo: especifique na apresentação o objetivo do projeto ou da
atividade proposta. Detalhe o impacto que o plano irá gerar.
2º Ponto –
Como atingirá: após informar o resultado esperado com a proposta, apresente
quais os meios e caminhos pretendidos para se atingir os objetivos informados anteriormente.
Informe cada detalhe e etapa, destacando as viabilidades, mencione os valores de
investimento, colaboradores e prazos.
3º Ponto –
Custo X Investimento: informe quais são as metas e estratégias para execução,
assim como o investimento que precisará para todo o projeto de TI, reforçando que não se
trata de um custo, mas de um investimento que irá gerar uma vantagem importante para a
empresa.
III.
downsizing
;
IV.
BYOD
;
V. renegociação de contratos.
Por isso, o controle deve ser um processo contínuo e com o objetivo de alinhar os custos
diretamente aos objetivos da empresa (COMO IDENTIFICAR..., 2019).
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LIVRO
Conclusão
Vimos que com o aumento da responsabilidade atrelada à TI, esta, quando mal planejada, pode
incorrer em consumo de uma boa parte dos recursos, prejudicando o andamento dos
negócios. Diante disso, é de vital importância o desenvolvimento e a gestão do planejamento
orçamentário estratégico de TI, para desenvolver estratégias de redução de custos, e a criação
de planos aliados aos objetivos das empresas, que poderão gerar uma maior produtividade,
aumentar a eficiência das operações, promover uma melhor rentabilização dos negócios e
manter as organizações adaptadas constantemente à transformação digital que vivemos hoje.
Referências Bibliográficas
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