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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Gabriela Heitor de Albuquerque Melo

Jhulyanne Ádna Gomes da Silva

Mariella Oliveira Silva

Michelly Theresa de Araújo Tavares

Roberta Souza Soares

Yasmin Lima Ferreira

Projeto de Consultoria Solidária

Associação Projeto Ser Criança

Recife

2024
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Gabriela Heitor de Albuquerque Melo

Jhulyanne Ádna Gomes da Silva

Mariella Oliveira Silva

Michelly Theresa de Araújo Tavares

Roberta Souza Soares

Yasmin Lima Ferreira

Projeto de Consultoria Solidária

Associação Projeto Ser Criança

Este projeto tem como objetivo prestar

consultoria voluntária à Associação Projeto
Ser Criança, localizado no bairro do
Arruda, n° 918, conforme cronograma da
disciplina de Consultoria em Secretariado
do Curso de Graduação em Secretariado
Executivo da Universidade Federal de
Pernambuco, semestre 2023.2.

Orientadora: Profª Drª Geyza D’Ávila

Recife

2024
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Sumário

Sumário

Introdução .................................................................................................................. 4
Contextualização...................................................................................................... 5
Justificativas ......................................................................................................... 5
Objetivos Gerais ................................................................................................... 5
Objetivos Específicos ........................................................................................... 6

Metas de plano de ação ............................................................................................ 6

Resultados Esperados .............................................................................................. 7
Metodologia ............................................................................................................... 8
Matriz de Planejamento............................................................................................. 9
Insumos.................................................................................................................... 11
Orçamento ............................................................................................................... 12
Cronograma Físico/Financeiro............................................................................... 13
Cronograma Físico ................................................................................................. 13
Execução/executores .............................................................................................. 14
Riscos....................................................................................................................... 14
Avaliação.................................................................................................................. 16
Anexos ..................................................................................................................... 18
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Introdução

O Projeto Ser Criança é uma entidade sem fins lucrativos, que opera na
confluência dos bairros de Chão de Estrelas e Arruda, na municipalidade do Recife,
estado de Pernambuco. Seu propósito primordial consiste em prover assistência a
crianças e adolescentes em situação de carência socioeconômica. A iniciativa é
impulsionada mediante o engajamento voluntário e as doações de indivíduos e
organizações. Desde o ano de 2017, o Projeto Ser Criança tem desempenhado um
papel significativo na formação integral de crianças e adolescentes, por meio da
articulação de cuidados sociais, físicos e espirituais, mediante atividades como
iniciação musical, educação religiosa, prática esportiva e expressão artística. O
intento é ampliar a oferta de atividades para alcançar um número ainda maior de
beneficiários.
As alunas da disciplina de Consultoria em Secretariado da UFPE tinham como
objetivo para segunda avaliação, prestar uma consultoria voluntária a qualquer
instituição sem fins lucrativos. Por meio de indicação, conhecemos o Lázaro, diretor
do Projeto Ser Criança. Que realiza um trabalho voluntário desde 2017 de
assistência social nas áreas de alfabetização, dança, música e religião, com crianças
de 6 a 17 anos, do bairro de Água Fria, onde fica localizada a casa que abriga a
instituição. As atividades são realizadas nas segundas-feiras, quartas-feiras e
quintas-feiras, com reforço escolar, aulas de balé, hip hop e violão, as aulas de
violão também são oferecidas aos pais das crianças como uma forma de estímulo e
quem sabe até uma profissão.
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1.1 Contextualização

Analisando o funcionamento da associação e com mais detalhes providos pelo

próprio diretor, percebemos a defasagem nas divulgações para arrecadação de
contribuições, divulgação para mais crianças e adolescentes e pais das crianças
também conhecerem a associação e também um grande problema administrativo na
organização das documentações e hierarquia dos voluntários. Para atender a mais
crianças e adolescentes eles precisam arrecadar mais doações e ter mais voluntários.
A maior fonte de doações vem da igreja que os voluntários congregam e mesmo se
inscrevendo em editais de ajuda para ONG 's até o momento não foram aprovados
para obter ajuda financeira das instituições.

1.2 Justificativas

A escolha do Projeto Ser Criança deu-se por identificação com a causa,

verificada a necessidade da consultoria, além de disponibilidade para nos atender
e conhecermos o projeto, tirar dúvidas, termos acesso às atividades nos horários
que de fato elas acontecem e acolhimento do diretor, que foi bastante solícito e
aberto a falar sobre as necessidades da associação.

1.3 Objetivo geral

Após uma análise das dificuldades relatadas pelos membros do Projeto Ser
Criança, foram identificadas questões pertinentes à necessidade de estabelecimento
de uma estrutura hierárquica na organização. Tal medida permitiria ao gestor exercer
um controle mais eficaz sobre a instituição, possibilitando a definição clara das
atribuições dos voluntários e promovendo um ambiente propício ao bem-estar tanto
das crianças e adolescentes atendidos quanto dos colaboradores envolvidos no
projeto. Ademais, o projeto enfrenta desafios relacionados à organização de arquivos,
tanto físicos quanto digitais, demandando uma sistemática adequada para o controle
eficiente das informações concernentes à instituição, aos voluntários e aos
beneficiários. Outrossim, uma das principais dificuldades enfrentadas pela instituição
reside na divulgação do Projeto e na angariação de um maior número de
colaboradores.
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1.4 Objetivos específicos

1. Organograma da associação para melhor distribuição das atividades dos

voluntários e mais eficiência nas demandas;
2. Catalogação de arquivos em ambiente digital e físico;
3. Adquirindo em forma de doações estantes e caixas arquivo para melhor
organização;
4. Confecção de um website, com divulgação pelas redes sociais e panfletos pelo
bairro, transportes coletivos, empresas e igrejas nas redondezas;
5. Gerando mais movimentação nas redes sociais promovendo mais informações
e atualizações sobre a associação, gerando visibilidade e assim mais doações
e também mais inscrições para voluntariado;
6. Uma maior divulgação permite que outros estabelecimentos consigam
conhecer a associação e assim realizar doações;
7. Para a divulgação poderiam buscar uma gráfica do bairro/proximidades que
queiram firmar parcerias;
8. Panfletagem em áreas de grande circulação de pessoas, também com público
voluntário;
9. Os panfletos teriam sido direcionados via QR Code para doações (chave pix
ou dados bancários) e para as redes sociais da associação.

2 Metas do plano de ação

1. Estabelecer uma estrutura hierárquica clara na organização até o final do

primeiro semestre, definindo com precisão as responsabilidades dos
voluntários e proporcionando um ambiente de trabalho mais eficiente e
harmonioso;
2. Implementar um sistema de organização de arquivos, tanto físicos quanto
digitais, até o final do terceiro trimestre, visando o controle eficiente das
informações relacionadas à instituição, voluntários e beneficiários;
3. Desenvolver e lançar um website profissional para o Projeto Ser Criança até o
final do segundo semestre, contendo informações claras sobre a missão, visão
e atividades da organização, além de formas de contato e oportunidades de
envolvimento para os visitantes;
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4. Manter um blog ou seção de notícias no website atualizado regularmente com

conteúdo relevante sobre as atividades do Projeto Ser Criança, visando manter
os visitantes engajados e informados;
5. Integrar o website da instituição com suas contas em redes sociais até o final
do segundo trimestre, utilizando botões de compartilhamento e exibindo feeds
de redes sociais no site para aumentar sua visibilidade online.

3 Resultados esperados

1. Maior clareza e eficiência na distribuição de responsabilidades entre os

voluntários, resultando em um ambiente de trabalho mais produtivo e acolhedor
para todos os envolvidos;
2. Melhoria na organização e acesso aos arquivos e informações da organização,
facilitando o monitoramento e avaliação das atividades desenvolvidas;
3. Lançamento bem-sucedido de um website profissional, proporcionando uma
plataforma centralizada para a divulgação das atividades e oportunidades de
envolvimento com o Projeto Ser Criança;
4. Engajamento regular dos visitantes do website por meio do conteúdo atualizado
no blog ou seção de notícias, promovendo uma maior conscientização sobre
as iniciativas da organização;
5. Aumento da visibilidade online da instituição, resultando em uma maior
participação da comunidade e potenciais colaboradores, bem como um maior
alcance das atividades e programas desenvolvidos pelo Projeto Ser Criança.
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4 Metodologia

Para que o plano de ação seja bem-sucedido, uma metodologia adequada deve
ser aplicada. Nossa equipe iniciou definindo os objetivos claros, pois antes de iniciar
qualquer atividade, é essencial definir claramente os objetivos que se deseja alcançar
com o plano de ação. Isso inclui identificar as metas específicas, os resultados
esperados e os indicadores de sucesso. Ao visitar a instituição, fizemos uma análise
detalhada do ambiente interno e externo da organização para entender melhor os
desafios, as oportunidades e as restrições que podem influenciar a implementação do
plano de ação. Observamos que o líder da instituição entende como sua equipe
poderá trabalhar desde o início é fundamental para o sucesso do plano. Isso inclui
comunicar claramente os objetivos, delegar responsabilidades de forma adequada e
garantir o comprometimento de todos os membros.

Foi desenvolvido um plano de ação detalhado que descreve todas as atividades

necessárias para alcançar as metas estabelecidas. Esse plano de ação deverá ser
implementado de forma gradual e organizada, priorizando as atividades mais críticas
e monitorando o progresso regularmente. Isso permite ajustes conforme necessário e
evita sobrecarregar a equipe com muitas tarefas ao mesmo tempo.

É necessário manter uma comunicação aberta e transparente com todos os

envolvidos no plano de ação. Isso inclui compartilhar regularmente atualizações sobre
o progresso, ouvir feedback da equipe e resolver quaisquer preocupações ou desafios
que possam surgir. Será necessário que o líder procure saber regularmente o
progresso do plano de ação em relação aos objetivos estabelecidos. Isso pode incluir
a análise de indicadores de desempenho, como o cumprimento de prazos, o alcance
das metas e o impacto das atividades realizadas. Com base nessa avaliação, faça os
ajustes necessários para garantir que o plano continue na direção certa, além de
encarar esse plano de ação como um processo de aprendizado contínuo.
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5 Matriz de planejamento

Metas Atividades Responsáveis Prazos

1. Estabelecer
- Realizar análise das Coordenador de
estrutura Mês 1
atividades e responsabilidades Equipe
hierárquica

- Conduzir reuniões para Coordenador de

Mês 2
definição de responsabilidades Equipe

- Criar organograma da Coordenador de

Mês 2
organização Equipe

- Comunicar e treinar equipe Coordenador de

Mês 3
sobre nova estrutura Equipe

2. Implementar
- Avaliar sistemas de
sistema de Equipe de TI Mês 1
arquivamento
organização

- Selecionar e implementar
de arquivos Equipe de TI Mês 2
software de catalogação

- Realizar treinamentos para

Equipe de TI Mês 3
equipe

3. Desenvolver e - Analisar necessidades do Equipe de

Mês 1
lançar website website Marketing

- Contratar Gerente de
Mês 2
desenvolvedor/webdesigner Projeto
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- Criar conteúdo para o Equipe de

Mês 3
website Marketing

Equipe de TI /
- Testar e lançar o website Mês 4
Marketing

4. Manter
- Designar equipe para criação Coordenador de
blog/seção de Ongoing
de conteúdo Comunicação
notícias

- Desenvolver calendário Coordenador de

Mês 1
editorial Comunicação

- Monitorar e atualizar Coordenador de

Ongoing
regularmente Comunicação

5. Integrar website - Criar contas nas redes Equipe de

Mês 1
com redes sociais sociais Marketing

- Integrar contas de redes Equipe de TI /

Mês 2
sociais no website Marketing

- Desenvolver estratégia de Equipe de

Mês 2
conteúdo Marketing

- Monitorar e ajustar estratégia Equipe de

Ongoing
conforme necessário Marketing

Esta matriz fornece uma visão geral das metas, atividades, responsáveis e prazos
para cada parte do plano de ação. Ela pode ser utilizada como guia durante a
implementação do plano, garantindo que todas as tarefas sejam concluídas de forma
oportuna e eficaz.
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6 Insumos

Recursos Humanos:
● Coordenador de Equipe: Responsável por liderar a análise das
atividades, conduzir reuniões para definição de responsabilidades e criar
o organograma da organização.
● Equipe de TI: Responsável por avaliar sistemas de arquivamento,
selecionar e implementar software de catalogação, além de realizar
treinamentos para a equipe.
● Gerente de Projeto: Responsável por contratar desenvolvedores/web
designers e coordenar o lançamento do website.
● Equipe de Marketing: Responsável por analisar as necessidades do
website, criar conteúdo para o website, criar contas nas redes sociais,
integrar contas de redes sociais no website, desenvolver estratégia de
conteúdo e monitorar o desempenho das redes sociais.
● Coordenador de Comunicação: Responsável por designar equipe
para criação de conteúdo, desenvolver calendário editorial, monitorar e
atualizar regularmente o blog ou seção de notícias.

6.1 Recursos Materiais:

● Equipamentos de TI: Computadores, softwares de catalogação e

digitalização de arquivos.
● Materiais de ensino: Papel, canetas, quadros brancos, etc.
● Recursos de marketing: Materiais promocionais, como panfletos,
banners, etc.
● Infraestrutura para o website: Serviços de design do website, registro
de domínio, etc.
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7 Orçamento

7.1 Organograma da associação:

● Não há custos associados a esta meta.

7.2 Catalogação de arquivos em ambiente digital e físico:

● Custos de software de catalogação e digitalização: R$ 500,00.

● Estantes e caixas arquivo: Adquiridos por meio de doações.

7.3 Confecção do website e divulgação:

● Desenvolvimento do website: R$ 2.500,00.

● Custos de hospedagem e domínio: R$ 200,00.
● Custos de design gráfico para panfletos: R$ 500,00.
● Impressão de panfletos: R$ 200,00.
● Parceria com gráfica local para panfletos: Valor reduzido em troca de
menção da parceria nos materiais impressos.
● Publicidade em redes sociais: R$ 100,00 por mês (custo reduzido devido
a parcerias ou patrocínios).

7.4 Outras atividades de divulgação:

● Custos administrativos (materiais de escritório, telefone, etc.): R$ 200,00

por mês.

7.5 Total estimado:

● Desenvolvimento do website: R$ 2.500,00

● Custos de hospedagem e domínio: R$ 200,00
● Custos de design gráfico: R$ 500,00
● Impressão de panfletos: R$ 200,00
● Publicidade em redes sociais (por 6 meses): R$ 600,00
● Custos administrativos (por 6 meses): R$ 1.200,00

Total geral: R$ 5.200,00

Com parcerias e doações, é possível reduzir significativamente os custos,

especialmente na confecção do website e na divulgação. É importante buscar
ativamente essas parcerias e doações para maximizar o impacto do orçamento
disponível.
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8 Cronograma Físico/ Financeiro

Cronograma Físico:

Mês 1:

● Desenvolvimento do website: Início e conclusão.

● Definição de parcerias para impressão de panfletos.

Mês 2:

● Hospedagem e registro de domínio do website: Início e conclusão.

● Design gráfico para panfletos: Início e conclusão.
● Impressão de panfletos: Início e conclusão.
● Início da campanha de publicidade nas redes sociais.

Mês 3:

● Continuação da campanha de publicidade nas redes sociais.

● Início da catalogação de arquivos.
● Implementação de parcerias para custos administrativos.

Mês 4:

● Continuação da catalogação de arquivos.

● Continuação da campanha de publicidade nas redes sociais.
● Integração do website com contas em redes sociais.

Mês 5:

● Conclusão da catalogação de arquivos.

● Continuação da campanha de publicidade nas redes sociais.
● Atualização regular do blog ou seção de notícias no website.

Mês 6:

● Revisão final de todas as atividades.

● Encerramento da campanha de publicidade nas redes sociais.
● Avaliação do sucesso das iniciativas.

Este cronograma físico e financeiro fornece uma visão geral de como as

atividades serão distribuídas ao longo de seis meses, juntamente com os custos
associados a cada atividade. É importante revisar e ajustar conforme necessário
durante a implementação do plano de ação.
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9 Execução/ Executores

Os executores desse plano podem incluir:

Voluntários: A associação pode contar com a ajuda de voluntários para realizar

tarefas específicas, como catalogação de arquivos, distribuição de panfletos,
atualização de conteúdo nas redes sociais e até mesmo colaboração na criação do
website.

Profissionais contratados: Dependendo das habilidades necessárias para

implementar certos aspectos do plano, a associação pode optar por contratar
profissionais externos, como web designers, gráficas para impressão de materiais
promocionais, ou consultores especializados em organização de arquivos.

Parceiros e colaboradores: A associação pode buscar parcerias com empresas

locais, gráficas, instituições de ensino, igrejas e outras organizações da comunidade
que possam contribuir com recursos, expertise ou apoio logístico para a realização
das atividades planejadas.

Equipe de gestão da associação: Os líderes e gestores da associação

desempenham um papel fundamental na coordenação e supervisão da execução do
plano de ação, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de forma eficiente
e dentro do cronograma estabelecido.

10 Riscos

Custos financeiros: Aquisição de estantes, caixas arquivo, contratação de serviços

de web design, impressão de panfletos e possíveis custos de manutenção do website
podem representar um ônus financeiro significativo para a organização. Dependendo
da capacidade financeira da associação, esses gastos podem comprometer outras
áreas orçamentárias ou até mesmo gerar endividamento.

Tempo e recursos humanos: Implementar todas as atividades propostas exigirá um

investimento considerável de tempo e recursos humanos dos voluntários e membros
da associação. Isso pode sobrecarregar a equipe existente e até mesmo afastar
voluntários que não estejam preparados para assumir essas responsabilidades
adicionais.
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Dificuldades na implementação: Estabelecer uma estrutura hierárquica clara,

implementar um sistema de organização de arquivos e desenvolver um website
profissional são tarefas complexas que podem encontrar obstáculos inesperados
durante a implementação. Isso pode atrasar o cronograma previsto e exigir ajustes
significativos no plano.

Aceitação e adesão da comunidade: A eficácia da panfletagem e da divulgação nas

redes sociais em atrair doações, voluntários e visibilidade online depende da
receptividade da comunidade local e virtual. Se a mensagem não ressoar com o
público-alvo ou se a concorrência por atenção online for alta, os resultados podem ser
abaixo do esperado
.
Manutenção e atualização contínua: Após o lançamento do website e a
implementação de sistemas de organização, será necessário dedicar tempo e
recursos para a manutenção e atualização contínua. A falta de recursos ou
planejamento para essa manutenção pode resultar em um site desatualizado,
desorganização de arquivos e perda de engajamento online.

Riscos de segurança digital: Armazenar informações em um ambiente digital expõe

a organização ao risco de violações de segurança, como ataques cibernéticos ou
vazamentos de dados. Garantir a segurança dos dados pessoais e financeiros dos
voluntários, beneficiários e doações é crucial para manter a confiança e a reputação
da associação.

Para mitigar esses riscos, é importante realizar uma análise detalhada dos custos e
recursos necessários, desenvolver planos de contingência para possíveis obstáculos,
envolver a comunidade na concepção e implementação das iniciativas e investir em
medidas de segurança digital adequadas. Além disso, monitorar de perto os
resultados e realizar ajustes conforme necessário ao longo do processo de
implementação do plano de ação.
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11.Avaliação
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Anexos
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