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Já na hora de escrever, o responsável por isso deve procurar informações tanto com o
executor da atividade em questão, quanto com especialistas no assunto. Nesse sentido, é
uma ótima ideia fazer com que o executor do trabalho escreva o rascunho, porque assim
você garante a adesão dos usuários do POP. É muito mais provável que uma pessoa use
adequadamente algo que ajudou a desenvolver, do que algo que foi desenvolvido sem a sua
contribuição, o que é mais semelhante a uma imposição.
Quais são as regras para escrever um POP de
manutenção?
1. O ônus da comunicação escrita está no escritor, não no leitor. O objetivo é servir o
usuário.
2. A primeira redação é um rascunho e precisará ser revisada e testada antes de ser
publicada.
3. Use itens de linha numerados e evite parágrafos (um item por etapa).
4. Mantenha a redação curta e precisa.
5. Liste as etapas na sequência correta. O trabalho deve fluir em ordem natural.
6. Use a checagem de conclusão de etapas onde for útil.
7. Faça com que o executor do trabalho insira valores quantitativos (o que é ainda
melhor que checagem de conclusão).
8. Conheça o nível das habilidades de leitura do executor da atividade e escreva
levando-o em conta. Além disso, assume-se uma habilidade de leitura proporcional
às qualificações mínimas para a execução do trabalho;
9. Use gráficos quando necessário, para esclarecer a mensagem. Às vezes, uma
imagem realmente vale mais que mil palavras;
10. Evite “encher linguiça” e não mude os nomes dos equipamentos de uma etapa para
outra;
11. Comece cada passo com um verbo, se possível. Por exemplo: Etapa 13 – Remova a
proteção do acoplamento;
12. Se os trabalhos envolverem muitas etapas, divida-os em seções como, por exemplo,
“Seção de remoção do motor” e “Seção de remoção do redutor”.
Nesses casos, os POPs são úteis apenas para mostrar aos auditores quando eles chegam para
avaliar se eles existem – ou seja, não passam de aparência. Mas considere! Com um pouco
de esforço e treinamento de pessoal, os POPs podem ser utilizados de maneira
efetiva, agregando valor real à empresa. Se você realmente deseja que as pessoas usem os
procedimentos de manutenção, exija seu uso e facilite o acesso. Anexe-os a ordens de
serviço, na máquina ou no posto do operador. Deixe-o visível para que seja realmente útil!