Para o preenchimento correto consulte o glossário ao lado.

GLOSSÁRIO
TITLE Série: é o número identificação do nome da função a
partir da qual os documentos foram gerados.
FO-AD-30 Rev.: 05 07/07/2015 Subsérie: É uma subdivisão da série que identifica as
atividades específicas, dentro de cada função, a partir
SÉRIE:
das quais os documentos foram gerados.
SUBSÉRIE: Setor: é o gerador dos documentos, responsável pela
SETOR: guarda corrente.
Assunto: é a descrição exata dos documentos
ASSUNTO/ANO:
arquivados.
Ano: é a data exata do documento, se este for uma nota
fiscal, deverá ser arquivado pela data do pagamento.
Localização: é o local onde estão guardados os
documentos. Identifica-se a estante (Armário),
prateleira, e posição do Arquivo da esquerda para
direita (P1>P2>P3).
Exemplo: ARM2PR1P3 (Armário 2, Prateleira 1, Posição
3).
Número de caixa: é número (ordem crescente) atribuído
à caixa. Para documentos com mais de uma caixa ou
pasta inserir quantidade de volume.
Fase corrente, Intermediária, Destinação: Consulta-se o
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
(DC-AD-03) para preenchimento do item.
Corrente: refere-se ao período em que os documentos
devem permanecer junto ao setor gerador, por serem
frequentemente consultados;
Intermediário: refere-se ao período em que os
documentos ainda são necessários à administração
geradora, porém consultados com menos frequência,
podendo ser transferidos o Arquivo central.
Destinação: refere-se ao destino que deve ser dado aos
documentos considerando os valores que apresentam:
 PERMANENTE - identifica os documentos que devem
ser conservados permanentemente no Arquivo central
da Instituição, por conterem informações de interesse
para a pesquisa retrospectiva;
 ELIMINAÇÃO - identifica os documentos que devem
ser eliminados após o vencimento dos prazos de
LOCALIZAÇÃO Nº DA PASTA/Quant. guarda.
 ANALISE DA COMISSÃO: Análise realizada pela
Comissão de Avaliação de Documentos formada pelo
ARMXPRXPX Gestor dos Documentos e o Jurídico para determinar a
FASE FASE permanência ou a eliminação dos documentos.
DESTINAÇÃO
CORRENTE INTERMEDIARIA