GUIA COMPLETO PARA IDENTIFICAR

PROBLEMAS E CRIAR UM PLANO DE AÇÃO

03      Introdução

05      O que é e para que serve um plano de ação?

08      Qual a importância de identificar problemas e criar um plano de ação?

13      Quais são os passos para criar e executar um plano de ação?

18      O que um plano de ação deve conter?

21      Como um checklist ajuda nessa fase?

24      Conclusão

26      Sobre o Checklist Fácil

INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

Tudo é incerto na vida, menos os problemas. Você não sabe quando e nem de onde eles virão, mas é
certo que em algum momento terá que enfrentá-los. E, nesse momento, como se organizar para obter
uma solução efetiva? Um bom plano de ação é a melhor saída.

Elencar questões que precisam ser resolvidas

e definir, para cada uma delas, a medida de
correção mais adequada não deve ser um
problema em si. O ideal é que o plano de ação
seja o seu maior aliado e, para isso, é possível
recorrer a ferramentas de gestão, como
checagens e indicadores de desempenho.

O plano de ação terá como consequência

um processo bem estruturado de
identificação dos problemas e de
definição de estratégias. É o que vamos
detalhar neste e-book. Além de explicar como
planejar suas ações, este guia traz orientações
sobre mensuração de desempenho, facilitando
4 a verificação dos resultados. Boa leitura!
O QUE É E PARA
QUE SERVE UM
PLANO DE AÇÃO?
O QUE É E PARA QUE SERVE UM PLANO DE AÇÃO?

Como ferramenta de gestão, o plano de ação

precisa ser completo, detalhando passo a passo
cada etapa de forma clara e indicando quem ficará
responsável pelas atividades a serem executadas.
Assim, podemos utilizar o seguinte conceito para
descrever esse importante recurso gerencial:

O plano de ação é uma lista de medidas

que devem ser adotadas para atingir uma
determinada meta.

Consagrado como um dos principais especialistas

em marketing, o professor estadunidense Philip
Kotler é uma das referências no assunto. O livro
“A Bíblia da Inovação — princípios fundamentais
para levar a cultura da inovação contínua às
organizações”, escrito por Kotler em coautoria com
o economista espanhol Fernando Trías de Bes,
destaca a importância do plano de ação e traz dicas
6 simples e práticas sobre como adotá-lo.
O QUE É E PARA QUE SERVE UM PLANO DE AÇÃO?
Os autores descrevem o plano de
ação como um manual básico que deve
conter basicamente:
»» uma lista de ações e atividades;
»» a data de início de cada tarefa;
»» o orçamento necessário específico
para iniciativa;
»» quem são os líderes de cada ação;
»» os objetivos e a programação
específicos;
»» a previsão de riscos que possam
comprometer a execução do plano de
ação e quais medidas de contingência
7 devem ser adotadas nesse caso.
Por todas essas características, o plano de
ação torna-se uma ferramenta de gestão que
pode ser adotada para atender a diferentes
finalidades, como:
»» correção de problemas prejudiciais às
atividades da empresa;
»» definição e acompanhamento do
planejamento estratégico;
»» monitoramento das atividades diárias;
»» prevenção de riscos;
»» execução de projetos específicos.
Aqui estão os pilares de um bom plano de ação,
mas como identificar a necessidade de adotá-lo?
É isso que vamos explicar na sequência.
QUAL A IMPORTÂNCIA
DE IDENTIFICAR
PROBLEMAS E CRIAR
UM PLANO DE AÇÃO?
 QUAL A IMPORTÂNCIA DE IDENTIFICAR
PROBLEMAS E CRIAR UM PLANO DE AÇÃO?

As atividades empresariais ocorrem em três áreas principais:

»» financeira;

»» administrativa;

»» operacional.

Espera-se que esses setores gerem o retorno

compatível com os objetivos do negócio. Mas é
possível que, em alguns momentos, as coisas não
funcionem tão bem, e alguns riscos são bastante
comuns e até previsíveis.

Entre os problemas financeiros estão aqueles relacionados

à lucratividade, dívidas, retorno dos investimentos, custos,
entre outros. Na esfera administrativa, entram questões
como os recursos humanos da empresa e processos de
gestão. Já os riscos operacionais envolvem aspectos como
9 produtividade, desvio de prazos e desperdício.
Perceba como, naturalmente, temos uma
noção sobre onde podem estar os problemas.
A questão é: como identificar as falhas de
maneira precisa? Usar KPIs (do termo inglês
Key Performance Indicators) é uma das
medidas mais eficazes.

Esses indicadores de desempenho

nos ajudam a conferir se as atividades
operacionais estão sendo realizadas com
eficiência e qualidade. Entre os principais
KPIs, podemos destacar os relacionados a:

»» produtividade;

»» lucratividade;

»» nível de endividamento;

»» rentabilidade.
 QUAL A IMPORTÂNCIA DE IDENTIFICAR
PROBLEMAS E CRIAR UM PLANO DE AÇÃO?

Vale destacar que cada negócio tem necessidades específicas quanto ao desempenho. Por
isso, não existe uma fórmula padrão. Ainda assim, podemos avaliar alguns pontos que são comuns às
organizações, como os citados acima.

Ok, sabemos que é importante que Cálculo:

uma empresa tenha elevados níveis de
produtividade, lucratividade e rentabilidade. Produtividade = receita líquida
E, também, que ela deve controlar o
endividamento. Mas como os KPIs podem número de colaboradores
ajudar? Calculando resultados.
LUCRATIVIDADE (%)
Vamos demonstrar usando estes pontos
como exemplo: Representa o percentual de lucro obtido a
partir das vendas (ou receitas) totais.
PRODUTIVIDADE
Cálculo:
É o quanto se consegue produzir de acordo
um determinado referencial. Por exemplo, Lucratividade = lucro líquido
tempo (produtividade por hora, dia, semana
11 etc.) ou força de trabalho (por funcionário). receita x 100
 QUAL A IMPORTÂNCIA DE IDENTIFICAR
PROBLEMAS E CRIAR UM PLANO DE AÇÃO?

NÍVEL DE ENDIVIDAMENTO (%) Se existe algum problema

na gestão do negócio e está
Depende da análise do balanço patrimonial e revela qual é difícil identificar de onde ele
o percentual de dívidas sobre o patrimônio da empresa. vem, adotar alguns KPIs pode
evidenciar a origem das falhas.
Cálculo: O importante é que você seja
capaz de adotar indicadores
Nível de endividamento: passivo total compatíveis com suas
necessidades.
ativo total x 100
Encontrou um problema? Está
RENTABILIDADE (%) na hora de criar um plano de
ação para corrigi-lo. Só que a
É o percentual de lucro sobre o investimento feito. importância dos KPIs não para
aí. Afinal de contas, como saber
Cálculo: se o plano de ação funcionou
corretamente? E como
Rentabilidade: lucro líquido evitar que novos desarranjos
aconteçam? Acompanhando o
12 investimento x 100 desempenho, claro!
QUAIS SÃO OS
PASSOS PARA CRIAR E
EXECUTAR UM PLANO
DE AÇÃO?
QUAIS SÃO OS PASSOS PARA CRIAR E
EXECUTAR UM PLANO DE AÇÃO?
A execução do plano de ação
será mais assertiva se, desde
a sua elaboração, houver
um passo a passo eficiente.
Sugerimos 5 etapas:
1. planejamento;
2. execução;
3. monitoramento;
4. encerramento;
5. análise.
Confira a importância de cada
uma dessas fases.
14
1. PLANEJAMENTO
O planejamento consiste na estruturação do plano de ação.
Inicialmente, é feito um levantamento de tudo o que o plano
deve abranger. Uma forma bem simples é fazer uma listagem
de todos os pontos a serem atendidos. Por exemplo, se for
um plano de ação com o intuito de corrigir problemas, é
preciso listar, um a um, os erros a serem corrigidos. Para cada
um deles, deve haver uma medida correspondente.
Na sequência, é feita a organização das iniciativas por
etapas, como neste passo a passo. Existe um problema a
ser corrigido e existe uma medida de correção. Quais são os
passos para executar essas medidas e quem é responsável
por realizá-las? Todos esses aspectos podem ser elencados
em uma planilha ou por meio de um programa de checklist
eletrônico, que facilita a execução e o monitoramento,
nossos passos seguintes.
QUAIS SÃO OS PASSOS PARA CRIAR E
EXECUTAR UM PLANO DE AÇÃO?

2. EXECUÇÃO

Com o planejamento feito, todas as

etapas precisam estar registradas
de forma clara e funcional para que
todos que vão controlar e executar os
procedimentos consigam identificar
os processos a serem seguidos.

As tarefas a serem cumpridas podem

estar listadas em documentos, mas
o ideal é que sejam exibidas em
painéis de controle (dashboard), que
tornam mais simples a identificação
das atividades e permitem, ainda,
que seja adotado um checklist.
Assim, cada processo executado pode
ser classificado como concluído e,
automaticamente, remetido para o
15 próximo pela etapa seguinte.
Essa é uma forma eficiente de cumprir com uma
necessidade vital para qualquer plano de ação: a
comunicação. Se as fases não são adequadamente
comunicadas para os responsáveis, como na
entrega de uma etapa para outra, as chances de
insucesso aumentam.
QUAIS SÃO OS PASSOS PARA CRIAR E
EXECUTAR UM PLANO DE AÇÃO?
3. MONITORAMENTO
Os líderes responsáveis pela gestão dos
processos precisam acompanhar e orientar
a execução. Novamente, a comunicação,
aqui, é imprescindível. As formas de fazer
o monitoramento são variadas, mas devem
ser facilitadas ao máximo para otimizar o
cumprimento das ações.
A lista de checagem é um dos recursos mais
comuns, mesmo por meio de modelos bem
simples, como os manuais. É claro que, com a
digitalização, o uso de planilhas e ferramentas
de gestão tem facilitado esse controle.
O importante é checar se todos os pontos
estão sendo realizados de acordo com o que
foi programado.
16
4. ENCERRAMENTO
A conclusão dos passos presentes no
plano de ação deve estar alinhada com os
objetivos traçados. Ou seja, a fase final é
extremamente importante, pois indica se
todos os pontos foram cumpridos. Essa é a
primeira verificação a ser feita, pois pode
ser necessário fazer algum ajuste antes de
considerar que todos os procedimentos
foram, de fato, encerrados.
5. ANÁLISE
Processos planejados, executados,
monitorados e encerrados. Pronto, hora
de verificar os resultados. Essa análise é
fundamental para comparar a situação antes
e depois da execução do plano de ação.
Se o objetivo não foi atingido, mas as etapas
do planejamento foram realizadas de acordo
com o que estava previsto, isso quer dizer
que houve alguma falha na identificação dos
problemas ou na elaboração das medidas.

Se tudo foi cumprido adequadamente e

as metas foram atingidas, o plano de ação
deve passar a servir como um modelo de
procedimentos a ser adotado em ocasiões
semelhantes. Afinal de contas, ele foi
bem-sucedido.

Além disso, tenha-o como referência para

o constante aprimoramento dos
processos. Os bons resultados alcançados
precisam ser mantidos. Usando KPIs para
mensuração e o próprio plano de ações
como padrão a ser atingido, os processos
tendem a ficar cada vez mais eficientes.
O QUE UM PLANO DE
AÇÃO DEVE CONTER?
O QUE UM PLANO DE AÇÃO DEVE CONTER?

O planejamento, que é o ponto de partida do seu plano, deve seguir metodologias alinhadas com a
tomada de decisões estratégicas. Um dos métodos mais eficazes é o 5W2H, que se resume a 7 perguntas
que precisam ser respondidas antes da definição das ações necessárias. O termo 5W2H é utilizado
19 porque sua origem vem do inglês. Confira:
O QUE UM PLANO DE AÇÃO DEVE CONTER?

»» What? — O que fazer? »» o objetivo do plano de ação;

»» Why? — Por que fazer? »» os processos adotados;

»» Where? — Onde a ação será executada? »» os locais (áreas ou setores) nos

quais as ações serão executadas;
»» When? — Quando fazer?
»» os prazos;
»» Who? — Quem vai executar os processos?
»» as responsabilidades;
»» How? — Como as etapas devem ser
realizadas? »» o método de trabalho;

»» How much? — Qual será o custo para »» os custos.

executar os planos?
Seu plano de ação deve
Note que essa é uma estrutura compatível com a conter todos esses tópicos
indicada por Kotler e Bes. Ao responder o 5W2H, para que seja possível
você estará, na prática, definindo: aplicá-lo corretamente.
20
COMO UM CHECKLIST
AJUDA NESSA FASE?
COMO UM CHECKLIST AJUDA NESSA FASE?
Você já deve ter notado alguns termos
recorrentes neste e-book, como
checagem, listagem e checklist.
Isso porque é impossível falar
em plano de ação sem usar esses
recursos. Basta relembrar o conceito:
O plano de ação é uma lista
de medidas que devem ser
adotadas para atingir uma
determinada meta.
Em resumo: não se consegue aplicar
os processos necessários se eles
estiverem soltos, se forem ideias vagas.
Quanto mais precisas forem as ações,
melhor. E o fato é que nada melhor
do que um checklist para elencar as
medidas a serem adotadas e otimizar
22 processos e etapas. Veja por quê:
»» checklists facilitam a identificação de
problemas (e de oportunidades);
»» listar processos permite melhor verificação
das ações a serem executadas;
»» por meio de checklists é possível
otimizar processos;
»» as listas de checagem são fundamentais
no monitoramento;
»» checklists servem como mecanismos de
orientação e dão segurança a funcionários
e gestores;
»» conferência de itens, recursos e atividades por
meio de checklists ajuda a prevenir perdas.
COMO UM CHECKLIST AJUDA NESSA FASE?

Produzir e acompanhar checklists pode

ser mais prático e eficiente com a utilização
de softwares. É claro que sempre pode-se
recorrer às planilhas e formulários impressos,
mas, se você já os utilizou, deve ter notado
que perdeu mais tempo inserindo dados
e informações do que cumprindo sua
função específica.

Se você está responsável por realizar algumas

medidas previstas no plano de ação, não é tão
fácil e ágil ter que, antes de se dedicar à sua
função principal, buscar a relação de tarefas
que tem a cumprir, listá-las registrando os
dados principais e, ao final das etapas, ter
que fazer a checagem, sinalizando o que
foi realizado integralmente, etapas que
precisaram de ajustes, processos que só
puderam ser cumpridos parcialmente e ainda
23 anotações sobre possíveis inconsistências.
No dia a dia, nem sempre nos damos conta,
mas é comum que percamos tempo com
esse tipo de tarefa. É inquestionável
que o hábito de fazer o checklist é
importantíssimo, mas ele não deve exigir
de você mais tempo e esforço do que o
necessário. A automatização dos processos
por meio de softwares existe, justamente, para
tornar mais viável e simples a checagem.
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

O plano de ação é um dos recursos mais importantes para a gestão de negócios, presente desde o
planejamento estratégico à adoção de medidas específicas. Isso porque torna mais fácil a identificação
das necessidades e processos que fazem parte da rotina de qualquer organização.

Há, ainda, dois importantes benefícios gerados

pelos planos de ações: eles favorecem a
tomada de decisão e elevam a qualidade dos
serviços executados. Tanto é assim que você
vai encontrar métodos muito semelhantes aos
que descrevemos aqui aplicados em processos
decisórios e de gestão de qualidade.

Adote o plano de ação no seu cotidiano e veja como

ele fará a diferença na otimização de tempo e na
eficiência dos processos realizados. Acesse este
e-book sempre que precisar rever algum tópico,
mas lembre-se de que cada empreendimento
tem necessidades particulares. Customize seu
planejamento e seus checklists para que eles
25 fiquem ainda mais eficientes. Sucesso!
 rockcontent.com

RE O O Checklist Fácil é um sistema desenvolvido pela RZ2 Sistemas de Gestão.

Trata-se de uma ferramenta que permite a customização e a aplicação de

CKLIST checklists. É a solução ideal para empresas que dependem de checagens

operacionais e pode ser utilizada por companhias de diversos segmentos.

L A ferramenta pode ser utilizada em tablets e smartphones e não depende do

uso de wi-fi ou de dados móveis para o seu funcionamento. Ela apresenta
uma compilação de dados em tempo real, o que garante mais controle no
monitoramento de atividades, que podem ser acompanhadas a distância.

O Checklist Fácil é uma ferramenta customizável. Portanto, pode

ser utilizada por empresas de diversos nichos, como restaurantes,
lojas, farmácias, indústrias, hotéis e supermercados. É a opção ideal
para melhorar a eficiência da gestão, pois ela se adapta às necessidades
da companhia.

A implantação do Checklist Fácil é gratuita e a empresa ainda oferece

treinamento para os seus clientes sem custo adicional. Além disso, tem
uma equipe qualificada de pós-vendas e um suporte técnico para o auxílio
nas dificuldades e exigências do cliente.