0653-Arquivo Organizaao e Manutenao

Arquivo – organização e manutenção
UFCD: 0653
25 horas
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Objetivos
Objetivo geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de
acordo com as técnicas de tratamento de informação
documental.
Objetivos específicos
• Arquivo – conceitos fundamentais
• Arquivo como sistema de informação
• Novas tecnologias em arquivo 2
Arquivo – origem do arquivo
Na sua origem, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion”

que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS (antigo), e EPO
(dispor), ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a

arrumação de coisas antigas.
Discóbolo de Míron (cópia romana)

Museu do Vaticano 3
• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga
civilização grega;
• Nos séculos IV e V A.C. os atenienses guardavam no Metroon, templo
da mãe dos deuses, os tratados, as leis, as minutas da assembleia
popular e outros documentos oficiais;
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates fez
(escrito por Aristóteles anos mais tarde) para a sua defesa pessoal,
peças de Ésquilo, Sófocles e Eurípedes, etc. ;
• Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal
forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos,
4
mas em instituições ou museus.
5
Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:
Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as

cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros documentos de
vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo
nome de Tombos.
Curiosidade...
O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou
conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre
nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca. 6
I – Arquivo – conceitos fundamentais
I.1 - Conceito, Funções e Caraterísticas do Arquivo
Definição de Arquivo
• As empresas, devido à sua atividade profissional, possuem diversos
tipos de documentos (faturas, cartas, contratos, cópias dos
documentos emitidos e recebidos pela empresa, legislação oficial,
recortes de jornal, emails)
• Os documentos devem ser conservados pois constituem a memória

da empresa e, alguns, porque a lei assim o impõe.
• Dados os fluxos e a diversidade de documentos é necessária a sua

organização e manutenção para possibilitar tomadas de decisão em
7
tempo útil
• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua

forma, suporte digital, elaborados ou
recebidos por um organismo público
ou privado, em função da sua
atividade e conservado para efeitos
administrativos.
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• Unidade de serviço administrativo especializado, cuja missão

consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido, o arquivo funciona como a
memória organizada da instituição que serve.
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• Arquivo é o local onde se conservam, devidamente

acautelados, classificados e ordenados, os documentos que
de algum modo revelam interesse para a organização, quer
aqueles que a lei obriga a conservar por determinados
períodos de tempo, quer aqueles cuja conservação é
determinada pelas próprias conveniências da organização.
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Sistemas de classificação e ordenação dos documentos:

• Classificação alfabética
• Classificação Numérica;
• Classificação Cronológica;
• Classificação Geográfica;
• Classificação Ideológica;
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a) Classificação alfabética
O material é organizado com base no nome da pessoa ou

empresa, cujo documento é registado e depois ordenado em
sequência alfabética.
Ex: lista telefónica
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Vantagens da classificação alfabética:

• Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem
alfabética é uma das mais tradicionais);
• Simplicidade no plano de classificação (não são previstas

classes nem subclasses e o único elemento necessário para
classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou
nome da pessoa);
• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar

exato);
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Vantagens da classificação alfabética:
• Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
• Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens

simples).
14
Regras para classificação por ordem alfabética
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem
inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na
ordem em que se apresentam.
Ex: Paulo Correia Ex: Barbosa, Aníbal
António Correia Correia, António
Aníbal Barbosa Correia, João Carlos
João Carlos Correia Correia, Paulo
Nota: As conjunções e preposições ”e” “de”, “do” e outras que

ligam o nome não devem ser consideradas para efeitos de ordem
alfabética.
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Ex: Santos, Manuel dos

2 – As partículas estrangeiras D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’,
Van, Vanden, Von, etc., se escritas com inicial maiúscula, são
consideradas como parte integrante do nome.
Ex: Eduardo Von Blun

Ex: O´Brien, Nicole
Nicole O’Brien
Von Blun, Eduardo
Eric Von Johnson
Von Johnson, Erick
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3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo,

ligados ou não por hífen, não são separados.
Ex: Heitor Vilas Boas

Sérgio Castelo Branco
Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor
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4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior,

considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal.
Ex: Luís Santa Rita

Joaquim Santo António
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
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5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou
não, não são considerados na ordenação alfabética.
Ex: Henrique Ribeiro Neto Ex: Freitas Júnior, Ary
Ary Freitas Júnior Ribeiro Neto, Henriques
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização

quando servirem de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge 19
6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são

colocados entre parênteses depois do nome e não são
considerados na alfabetização.
Ex: O Estado de São Paulo

General Paulo Araújo Ex: Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
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7 – Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome

que corresponde ao da família do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel
Hernandes Xavier, José
8 – Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são

registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
21
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma

só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana
10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se

apresentam
Ex: Álvaro Costa & Ca
Barbosa Sousa, Lda 22
11 – As expressões usadas no comércio, como Sociedade,
Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Lda
12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto

entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras
que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU 23
13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do
seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista
deverá adotar pela forma de entrada que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
14 – A correspondência recebida de secção, divisão ou

departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da
empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal 24
15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo

nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são

considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
25
17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países
estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no

fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por
extenso.
Ex: Ferragem Dois irmãos
Inseticida Mata Sete 26
? Ordene, seguindo as regras anteriores:
1- Ana Fonseca dos Santos;
2- Dr. Augusto Leite Faria;
3- Evaristo Gomes Côrte-Real;
4-Igor Bush;
5- Eng. Raimundo Vaz;
6- Agência Rhumano;
7- Stª Catarina;
8- Pilar Del Rio;
9- Farmácia Central de Pedroso;
10- Elsa De Vries
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Proposta de solução:
1- Agência Rhumano;
2- Bush, Igor;
3- Côrte-Real, Evaristo Gomes;
4-De Vries, Elsa;
5- Del Rio, Pilar;
6- Faria, Augusto Leite (Dr.);
7- Farmácia Central de Pedroso;
8- Santa Catarina;
9- Santos, Ana Fonseca dos;
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10- Vaz, Raimundo (Eng.)

b) Classificação numérica
Na classificação por nome em ordem numérica o principal

elemento a considerar para a classificação é um número e a sua
ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou
decrescente.
Nesta modalidade, a consulta é indireta, pois há a necessidade de se
recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob
o qual a informação foi arquivada.
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Vantagens da classificação numérica:
• Permite a classificação de um modo indefinido;
• Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção imediata da

falta de um processo;
• Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se

mais fácil ler números do que letras
• As operações de arquivo são mais rápidas;

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Desvantagens da classificação numérica:
• Torna-se quase impossível detetar um documento quando

por lapso se lançar um número errado de processo;
• Sistema fechado pois não há possibilidade de intercalar

novos documentos no meio de uma ordenação;
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c) Classificação cronológica
O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação,

aquisição, prazo, receção, etc.
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Vantagens da classificação cronológica:
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
• Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou

acrescentos de material novo;
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Desvantagens da classificação cronológica:
• Mistura de documentos sem se atender aos assuntos;
• A localização de um documento só é simples caso se conheça

a data;
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Especificidades da classificação cronológica:
• Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso
saber a data em que foi colocado ou percorrer todo o material
recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando:
o O material a classificar é limitado;
o Quando é possível conhecer aproximadamente a data da
classificação;
• A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se

tem que classificar documentos de caráter financeiro;
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d) Classificação geográfica
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é
organizado em função do local ou proveniência da informação.
A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou

destino geográfico (países, regiões, distritos, concelhos, cidades,
vilas, aldeias, freguesias, ruas ….)
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Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos

correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente
no arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia, Alcides
Corrientes
Del Vale, Luís
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Regras para classificação por ordem geográfica
Brasil
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas

que mantêm correspondência com várias filiais ou agências em
várias zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e
mercadorias. 38
Vantagens da classificação geográfica:
• Sistema aberto, possibilitando a introdução de novos

documentos, sem ser necessário efetuar alterações;
• A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com

Caraterísticas bem definidas;
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Desvantagens da classificação geográfica:
• Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que,

na mesma empresa, pode causar transtornos;
• A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com
características bem definidas;
• Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos

é elevado;
• É difícil detetar qualquer extravio de documento;
40
? Coloque, por organização geográfica, as seguintes farmácias do

distrito do Porto
41
e) Classificação ideológica
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer
um planeamento prévio além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam a atividade da mesma;
• Análise minuciosa e interpretação da documentação
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Classificação ideológica (assuntos)
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer
um planeamento prévio além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam a atividade da mesma;
• Análise minuciosa e interpretação da documentação
Também designada de classificação ideográfica, metódica ou

analista baseia-se, fundamentalmente, na divisão por assuntos,
ideias e conceitos e, posteriormente, por ordem alfabética
43
Funções do Arquivo
1. Ordenação da documentação - mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
2. Despacho: fornece documentos solicitados com rapidez para os
diversos serviços, à medida que a documentação se vai
desatualizando;
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Funções do Arquivo
3. Conservação da documentação: não só mediante a utilização
de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc..), como
também, proporcionando condições ambientais ideais de
forma a não se danificarem os suportes (sob a ação da
humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação
do ar e propagação de pragas).
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Classificações do Arquivo
I - À forma de organização;
II - À frequência de consulta;
III - À posição dos documentos;
IV - Ao grau de informatização;
V - À localização.
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I - Classificação do Arquivo quanto à organização
1. Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo
encontra-se normalmente centralizado num único setor
(comum aos vários departamentos).
2. Descentralizados – nas grandes empresas, cada

setor/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou
não duplicados, ou, acesso informático da parte da
administração/gestão
3. Mistos - combinação dos dois sistemas

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II - Classificação do Arquivo quanto à frequência de
consulta
1. Ativos – são constituídos por documentos recentes relativos

a assuntos em curso;
2. Semi-ativos – dizem respeito aos documentos com baixo

índice de consulta, ou de consulta periódica;
3. Inativos ou mortos – contêm documentação que por razões
de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados,
sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.
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III - Classificação do Arquivo quanto à posição dos
documentos
1. Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a
seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras
(usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-
ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);
Este arquivo não é prático pois é necessário deslocar todos os

documentos para se retirar aquele que se deseja
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2. Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os

outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de
cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros,
vídeos, etc.);
3. Rotativos – os documentos são presos a um

sistema que roda em torno de um eixo (vertical
ou horizontal).
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4. Suspensos – documentação colocada em pastas ou bolsas de

papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte
superior em classificadores que deslizam numa estrutura
metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou
lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de
processos);
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Sistema de Vantagens Desvantagens Utilizações
arquivo preferenciais
- Acessibilidade difícil; - Modo de arquivo a
- É necessário criar evitar;
muitas intercalações, o - Utilizar só nas gavetas
Horizontal que ocupa muito para processos em
espaço apreciação
- Simplicidade; - Implica encadernações; - Arquivos cronológicos;

- Adapta-se a estantes - As encadernações - Arquivos de sequência
simples; implicam despesa e numérica;
Vertical - Não implica grandes ocupação de espaço - Arquivos inativos
despesas com mobiliário
Rotativo - Fácil leitura; - Dispendioso; - Arquivos vivos;

ou - Acessibilidade; - Despesa com as pastas - Documentos em
- Visíveis as referências ou suspensas; constante utilização;
suspenso designações;
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IV - Classificação do Arquivo quanto ao grau de
informatização
• Não informatizados ou tradicionais;

• Parcial ou totalmente informatizados.
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V - Classificação do Arquivo quanto à localização
Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo
encontra-se normalmente centralizado num único setor
(comum aos vários departamentos).
Descentralizados – nas grandes empresas, cada

setor/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não
duplicados, ou, acesso informático da parte da
administração/gestão.
Mistos - combinação dos dois sistemas. 54

A localização do arquivo deve obedecer a algumas regras:
• Situar-se próximo dos serviços ao qual está associado (no caso
dos arquivos correntes);
• Não ficar instalado junto dos acessos do edifício (por não haver
necessidade de contacto com o público);
• As instalações deverão ser amplas e devidamente arejadas,
sendo indispensável a luz solar – torna o ambiente seco e
protege a visão de quem lá trabalha;
Porém, a documentação nunca deverá estar exposta a luz solar direta

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I.2 – Tipologia da documentação interna e externa
Existem diversos tipos de documentação interna e externa que

podem ser arquivadas
• Interna - provém de dentro da organização (dos seus vários
setores de funcionamento).
Ex: Atas, processos de clientes, memorandos, ofícios, sistema de
prevenção da empresa, etc.
• Externa - não foi criada nem aprovada pela empresa mas é

necessária para o funcionamento da mesma;
Ex: Catálogo de fornecedores, a norma
ISO 9001, ofícios, curriculum vitae, etc.
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Documentação interna e externa:
1. Processos: definem-se como conjuntos de documentos

constituídos por correspondência, documentos de
produção interna e documentos informativos que
constituem a história e a resolução de um caso.
Ex: Processo judicial ou
processo disciplinar.
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2. Registo – por exemplo, o registo da assiduidade dos

funcionários, o registo de entradas numa instalação
desportiva, o registo de receitas de um clube.
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3. Coleções: a sua ordenação só pode ser feita cronológica ou

numericamente. São documentos do mesmo arquivo,
organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos
documentais organizados por tipologia, assunto ou outra
qualquer característica comum.
Ex: Copiador de correspondência expedida ou documentos

de despesa (faturas e balancetes), mapas de assiduidade,
mapas estatísticos.
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4. Dossier: conjunto de documentos reunidos para um

determinado fim, sendo normalmente, constituídos por
cópias de artigos de revistas, partes de livros, legislação ou
estudo técnicos não tendo valor administrativo.
Ex: Pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,

partes de livros, reproduções de Diários da República ou
por estudos técnicos que não têm correspondência nem
andamento administrativo. 60
I.3 – As unidades arquivísticas: constituição, ordenação e tipos
Unidade arquivística
“Documento de arquivo (…) e/ou cada um dos conjuntos em

que se articula, consoante a organização que originalmente
lhe(s) foi dada pela entidade produtora: processo, coleção,
dossier, série, arquivo e respetivas subdivisões.”
(IPQ, NP 4041, 2005).
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Série – unidade arquivística constituída por um conjunto de

documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi
dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de
recuperação da informação
Em princípio, os documentos de cada série correspondem ao

exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma
mesma área de atuação.
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Plano de classificação
Este processo refere-se a uma organização documental, do

geral para o particular e de forma hierarquizada
Regras Fundamentais de um Plano de Classificação:
• Exaustividade – permitindo que todos os documentos

sejam abrangidos nas suas classes.
• Exclusividade – o documento deve ser classificado apenas

e só numa classe.
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Um Plano de Classificação necessita de um conjunto de atividades
• Fazer um estudo preliminar da instituição, por meio de

levantamento orgânico-funcional, normas e legislação aplicável;.
• Definir as competências e funções dos serviços;
• Entrevista aos responsáveis do serviço;
• Determinar as funções meio e as funções fim da instituição;
•Fazer o levantamento das tipologias documentais.

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I.4 – Transferência/Incorporação de documentos
A entrada ou incorporação dos documentos nos arquivos pode

fazer-se de duas formas
• Ordinária – quando existe um prazo de tempo ou

periocidade definido para se proceder à transferência do
Arquivo.
• Extraordinária – quando realizada de forma ocasional.
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II – Arquivo como sistema de informação
II.1 – Operações com arquivos
Operações com arquivo - O trabalho nos Arquivos é composto por

um conjunto de operações que permitem que, nomeadamente:
1) Recolha e separação
Os documentos que são recolhidos num arquivo podem ter
duas proveniências:
• Externa: quando os documentos a recolher num arquivo

provêm de fora da organização;
• Interna: quando os documentos provêm de outros locais ou

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setores da organização.
•A recolha e separação devem ser feitas de forma ordenada e

devem ser feitas a todos os documentos que circulam na
organização e que têm informações que interessa guardar.
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2) Registo e descrição
A descrição tem por objetivo identificar e explicar o conteúdo
dos materiais de arquivo, para facilitar a sua leitura e acesso.
3) Receção
Receber os documentos tem por objetivo identificar e explicar
o conteúdo dos materiais de arquivo, para facilitar a sua leitura
e acesso.
68
4) Registo
• Esta tarefa pode ser feita manual ou informaticamente;
• Estes dados são utilizados para localização posterior do

documento.
5) Despacho
• Procedimento no qual é colocada informação relevante
relativamente ao conteúdo do documento;
• A utilização de despachos evita a criação desnecessária de

documentos para a comunicação. 69
6) Expedição e arquivo
• Distribuição: remessa de documentos para os destinatários

dentro da própria organização;
• Expedição: remessa de documentos para outra organização.
• Arquivo: pressupõe a recolha ordenada dos documentos

que circulam na organização.
70
II.2 – Técnicas e métodos de arquivo
São técnicas, formas, processos de classificação de

documentos, que visam uma melhor organização, gestão e
utilização de ficheiros e arquivos.
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Princípios fundamentais da organização arquivística:
1. Princípio da proveniência dos fundos
É o princípio básico da organização dos arquivos, segundo o

qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo ou núcleo,
não misturando os seus documentos com os dos outros.
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2. Princípio do respeito pela ordem original do fundo
É o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma

proveniência devem conservar a organização estabelecida
pela entidade produtora, a fim de se preservarem as relações
entre os documentos como testemunho do funcionamento
daquela entidade.
73
Arquivo – Etapas a cumprir
Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários
correspondentes, é necessário cumprir algumas etapas:
1. Inspeção - diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:
• Arquivar;
• Solicitar informação;
• Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a
outro).
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2. Leitura – todos os documentos devem ser lidos

cuidadosamemte, para que se analise o seu conteúdo e se
perceba onde vai ser arquivado (se já existe pasta ou se é
necessário criar uma).
3. Seleção – selecionar o material que vai ser arquivado

daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa
ou instituição (cópias, comunicados sem importância).
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4. Marcar a data e a hora de entrada;
5. Classificar – determinar como será arquivado o documento,

de acordo com o método e a classificação adotados pela
organização.
6. Ordenação – é a organização dos documentos dentro das

pastas e destas dentro dos arquivos
76
II.3 – Sistemas de classificação dos documentos/codificação
Classificação - é a operação pela qual se atribui ao documento

um dado código designativo do seu assunto principal,
associando-o física ou intelectualmente a outros documentos.
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• A manutenção material do dossier necessita das seguintes

precauções:
 Escrever o título do dossier na lombada;

 Manter a ordem interna porque uma peça tirada para
consulta deve ser posta no seu lugar; agrafar o conjunto
carta e resposta;
 Utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers;
 Não tirar definitivamente as peças para abrir outros
dossiers - utilizar sempre fotocópias.
78
Codificação - cada dossier deverá ter uma codificação que será

a sua identificação. A Codificação escolhida deve ser sempre
simples, de fácil atribuição e de fácil leitura.
Principais métodos de codificação:
1. Códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm

limitações na quantidade de símbolos que podem ser
usados - 26 - pelo que dificilmente se adaptam a uma
estrutura hierárquica.
79
2. Códigos numéricos - com utilização da classificação numérico
decimal faz corresponder aos diferentes níveis de um plano de
classificação números e decimais significativos. Está limitado a um
máximo de 10 divisões por nível.
Ex.: Classe - 40 000

Subclasse - 41 000
Divisão - 41 200
Subdivisão - 41 230
80
… Códigos numéricos -
ou com utilização da classificação numérica por blocos

sequenciais que tem a vantagem de ser completamente aberto,
do número 1 a infinito.
Ex.: Classe - 1.
Subclasse - 1.1.
Divisão - 1.1.2.
Subdivisão - 1.1.2.3.
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Códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e
numéricos, com inúmeras variações possíveis.
Ex.: Classe - HUM
Subclasse - HUM - 1000
Divisão - HUM - 1200
Subdivisão - HUM - 1230
82
II.4 – Prazos de conservação de documentos
Prazos de conservação de documentos (utilidade, legalidade e

historicidade)
A vida de um documento inicia-se com a sua conservação e termina
com a sua inutilização ou conservação definitiva, estando o seu
tempo de conservação dependente do seu valor para a organização
e do objetivo com que foi criado ou guardado.
São três os princípios básicos que, como gestores de informação,

teremos que avaliar:
83
Prazos de conservação: princípios básicos
1. Utilidade - documentos ativos; documentos semiativos;

documentos inativos
2. Historicidade - documentos que pertencem ao património de

uma instituição.
3. Legalidade – guarda de documentos deve obedecer aos

requisitos da lei
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Decreto-lei 102/2008 de 20 de junho, com alterações impostas ao

Código do Imposto sobre o Valor acrescentado, determina:
• Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em

boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os
livros, registos e documentos de suporte incluindo, quando a
contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos
à análise, programação e execução dos tratamentos.
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• Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio
em território nacional, ou não, que pretendam proceder ao
arquivamento em suporte eletrónico dos seus documentos fora do
território da Comunidade, devem solicitar autorização prévia à
Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condições específicas
para a sua efetivação.
• No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no

decorrer da atividade da empresa, o seu prazo de conservação
é definido pela empresa, também tendo em conta a
importância e relevância dos mesmos. 86
II.5 – Equipamentos do arquivo
• O local de instalação do arquivo deve ter em conta a:
- Localização - deve ser acessível e com capacidade para se expandir;
- Iluminação - ampla, repartida e sem incidência direta do sol;
- Ventilação - ventilação natural, constante e regulável;
- Higienização -limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica;
- Disposição - fácil consulta e conservação, espaço livre para
deslocação;
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- Segurança - contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.
• Equipamento a Adquirir deve ter em conta as necessidades

específicas do arquivo, o tamanho dos documentos a arquivar,
permitir fácil acesso e ainda considerar outras condições a fim de:
- Economizar espaço;
- Rentabilizar os serviços;
- Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados,
evitando o seu extravio ou perda;
- Ter um aspeto decorativo.
88
• O Equipamento a Adquirir deve ainda ter em conta as

características físicas do arquivo, nomeadamente
- Estrutura;
- Tipo de fechadura;
- Acabamentos;
- Pintura.
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Acessórios do arquivo
A. Fichas
As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição
gráfica normalizados em material consistente (cartolina), que
permitem a recolha organizada e sistematizada da informação
essencial de forma a facilitar a sua consulta.
Tipos de fichas
Estáticas – contêm elementos que não se destinam a sofrer

alterações (fichas de bibliotecas);
Dinâmicas – em permanente atualização (fichas de armazém); 90

Com sinalizadores - as que são acompanhadas de
separadores/indicativos/sinalizadores numéricos, alfabéticos, por
assuntos, etc.
Parcialmente visíveis – as que permitem a visibilidade do
título/outros elementos importantes que é necessário destacar;
Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras,

ficando apenas visível a 1ª;
B. Dossier
Agrupa um conjunto de documentos relativos a um determinado
tema ou situação. 91
C. Guias
Acessórios usados em arquivo de tipo vertical que facilitam a
localização rápida dos documentos.
São cartões do mesmo tamanho das pastas ou fichas arquivadas.
Devem utilizar-se guias com proteção de metal ou plástico, parra
evitar o seu desgaste.
92
D. Arquivadores de argolas
Apropriados para arquivar a correspondência, listas, esquemas
ou tabelas estatísticas.
93
E. Pastas de pendurar
Utilizam-se para documentos que não sejam muito volumosos e
permitem a ordenação alfabética ou por assuntos.
94
F. Envelopes e Bolsas
Utilizam-se em menor medida, mas são de utilidade para
fotografias ou diapositivos.
95
II.6 – Plano do arquivo
Um plano de arquivo pressupõe a resposta às seguintes questões:
1. O que vamos classificar e guardar?
2. Porquê? Qual a necessidade?
3. Quem é que vai classificar e guardar?

Para assegurar a máxima eficácia cada classificação deve
ter apenas um responsável; é a ele que devem ser
endereçadas qualquer solicitação sobre o assunto
96
II.6 – Plano do arquivo
4. Onde se vão arquivar os documentos? Dependo do que se vai

classificar e de quem classifica; dependendo das necessidades e
caraterísticas da empresa pode haver, ou não , um arquivo
centralizado.
5. Quando é necessário classificar? Um arquivo deve estar sempre

em dia.
Quando os documentos devem ser arquivados à medida que
chegam, deve reservar-se uma parte do dia para a tarefa.
97
II.7 – Formas de recuperação e controlo de registos
Os instrumentos de descrição são documentos elaborados por um

serviço, com a finalidade de obter uma informação rápida do
conteúdo e da localização dos documentos.
À partida, as opções para elaboração destes instrumentos são:
98
1. . Recuperação Tradicional:
1.1 – Livros
Livros de entrada/saída de documentos;
Livros de controlo e seguimento de processos.
1.2. Ficheiros convencionais

Consiste em elaborar uma série de índices mediante a introdução de
dados num computador, utilizando para o efeito uma Folha de
Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicação informática
apropriada.
99
2. . Recuperação automatizada:
2.1 - Bases de Dados
- É um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de
tal maneira que proporcionaram uma base para a sua utilização
efetiva: Recuperação da informação; Modificação da informação;
Elaboração de relatórios.
2.2. Arquivo eletrónico
100
Um Programa completo de atualização de arquivos deve

estruturar-se em fases representativas do ciclo de vida dos
documentos:
- Fase de criação de documentos;
- Fase de manutenção e utilização dos documentos;
- Fase de disposição dos documentos (conservação ou
eliminação).
101
III – Novas tecnologias em arquivo
A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada

vez maior procura de soluções adequadas para dois grandes
problemas:
• A escassez de espaço para armazenar tanta documentação;
• A necessidade cada vez maior de partilha da informação, que
permita uma tomada de decisões rápidas.

Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir
papel, filmes, suportes magnéticos, vídeo, disco, etc.
102
É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a

Gestão Eletrónica dos Documentos - GED que tem as seguintes
funções principais:
Um sistema de GED deve permitir uma boa gestão dos

documentos de arquivo sendo a reorganização do serviço de
arquivo uma das prioridades a ter em conta. 103
SISTEMAS MAGNÉTICOS E ÓTICOS
Outra das soluções apresentadas para a resolução deste tipo de

problemas, passam também pelas novas tecnologias de
miniaturização/compressão, de que são exemplo os sistemas
magnéticos e óticos.
104
Arquivo Computadorizado
Armazenar a informação na memória central do computador, ou
arquivar cópias de segurança por meio de CD ou pen.
105
Disco Magnético ou Duro :

Tem o aspeto de um prato metálico em geral de alumínio revestido
em ambas as faces por um material magnético que permite a
gravação de qualquer informação;
Há vários tipos de discos: desde de grande capacidade (até 20 ou
mais megabytes) a disquetes utilizadas em microcomputadores;
Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de
armazenamento variando de 5 até 20 ou mais megabytes e os
utilizadores têm acesso direto rapidamente em segundos;
A desvantagem que apresenta é que é facilmente sujeito a avarias.
106
107
Disco Ótico:
Esta tecnologia consiste na digitalização e compressão da imagem
do documento com o recurso a scanners, computadores e software
apropriado sendo o seu armazenamento em disco ótico;
Ao contrário do microfilme que é imagem real, embora reduzida, do
documento original, a imagem armazenada em disco ótico é
transformada, codificada e sujeita a compressão. Os mais vulgares
são os discos WORM (write once read many) e os regraváveis ou
magnético-óticos em que os dados são inscritos de uma forma não
permanente. 108
109
Arquivos de microfilmes
É utilizado nas empresas com um considerável volume de
documentos ou informação para arquivar.
Microfilmagem: técnica que consiste em fotografar o

documento original com uma máquina que contém um filme
de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo, aparece
uma cópia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas são
armazenadas em rolos de filmes ou em transparências.
110
Portugal possui legislação específica que autoriza as atividades de

microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os
mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes
serem eliminados após a microfilmagem.
111
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o

original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das
informações, podendo ser mantido em arquivos de segurança.
A microfilmagem é um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (…..).
112

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Arquivo – organização e manutenção

Na sua origem, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion”

Arquivo, significaria, portanto, a

Discóbolo de Míron (cópia romana)

Em Portugal os arquivos não foram

designados sempre da mesma forma:

Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as

• Os documentos devem ser conservados pois constituem a memória

• Dados os fluxos e a diversidade de documentos é necessária a sua

• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua

• Unidade de serviço administrativo especializado, cuja missão

• Arquivo é o local onde se conservam, devidamente

Sistemas de classificação e ordenação dos documentos:

O material é organizado com base no nome da pessoa ou

Ex: lista telefónica

Vantagens da classificação alfabética:

• Simplicidade no plano de classificação (não são previstas

• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar

Vantagens da classificação alfabética:

• Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;

• Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens

Nota: As conjunções e preposições ”e” “de”, “do” e outras que

Ex: Santos, Manuel dos

Regras para classificação por ordem alfabética

Ex: Eduardo Von Blun

Regras para classificação por ordem alfabética

3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo,

Ex: Heitor Vilas Boas

Regras para classificação por ordem alfabética

4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior,

Ex: Luís Santa Rita

Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são

Ex: O Estado de São Paulo

7 – Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome

8 – Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma

10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto

14 – A correspondência recebida de secção, divisão ou

15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no

10- Vaz, Raimundo (Eng.)

Na classificação por nome em ordem numérica o principal

Vantagens da classificação numérica:

• Permite a classificação de um modo indefinido;

• Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção imediata da

• Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se

• As operações de arquivo são mais rápidas;

Desvantagens da classificação numérica:

• Torna-se quase impossível detetar um documento quando

• Sistema fechado pois não há possibilidade de intercalar

O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação,

• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;

• Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou

• Mistura de documentos sem se atender aos assuntos;

• A localização de um documento só é simples caso se conheça

• A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se

A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou

Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos

Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas

• Sistema aberto, possibilitando a introdução de novos

• A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com