PR-SGQ-01

Rev.:
02
Pg
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PROCEDIMENTO DE GESTO
REA: QUALIDADE

Nmero da
Reviso
01
02

Data

Histrico da Reviso

02.04.2009
10.04.2009

Emisso do Original
Alterao do item 3.10

NOME DO PROCEDIMENTO: Controle de Documentos e Registros da Qualidade

RESPONSVEL: A elaborao e anlise crtica dos Procedimentos de Gesto, Instrues de Trabalho
e da demais documentao do SGQ so feitas com a participao das pessoas envolvidas na execuo
da mesma, com a orientao do RD. A responsabilidade pela obedincia e execuo dos
Procedimentos e das Instrues de Trabalho dos colaboradores do setor envolvido. A elaborao e
anlise crtica do Manual da Qualidade e Procedimentos de Gesto so feitas pelo RD, sua aprovao e
re-aprovao feita pela Diretoria da BBC. A responsabilidade pela aprovao e re-aprovao das
Instrues de Trabalho do Gestor da rea operacional. Os responsveis pelo tratamento dos registros
da qualidade so os responsveis identificados no prprio Procedimento de Gesto e Instruo de
Trabalho aplicvel.
O Consultor de TI deve realizar o backup e manter atualizado o antivrus de forma a assegurar a
preservao da documentao e registros da BBC.
INFRA-ESTRUTURA

Micro computador

Impressora

ATIVIDADE
1. Objetivo:
Estabelecer e manter regras para a elaborao, anlise crtica, aprovao, re-aprovao, distribuio,
implementao e reviso do Manual da Qualidade, Procedimentos de Gesto, Instrues de
Trabalho, Registros da Qualidade, e demais documentos do Sistema de Gesto da BBC, inclusive
documentos de origem externa que se relacionam aos requisitos da Norma ISO 9001, garantindo
assim a atualizao dos mtodos descritos e a disponibilidade de cada documento.
Identificar as Listas Mestras utilizadas para a localizao de documentos e registros do Sistema de
Gesto da Qualidade da Empresa BBC.
2. Definies
Documentos da Qualidade = So os documentos que integram o Sistema de Gesto da
Qualidade da Empresa BBC registrando e definindo as atividades desempenhadas na implementao
e na manuteno da qualidade.
Manual da Qualidade MQ = Documento que define o escopo do Sistema de Gesto da
Qualidade da Empresa BBC descrevendo a estrutura organizacional da empresa, bem como a
seqncia e interao dos processos, definindo a proviso de recursos para sua implantao.
Procedimentos de Gesto PR = Procedimentos que descrevem as rotinas relacionadas aos
requisitos de gesto da Organizao e portanto relacionadas a Anlise Crtica pela Direo,
[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

Elaborado por : Cludia Baron

RD

Aprovado por: Alpio S. Cezimbra

Diretor

Data: 10.04.2009

Data: 04.05.2009

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Auditorias, Controle de Documentos e Registros, Tratamento de No conformidades, Aes

Corretivas e Preventivas.
Instrues de Trabalho - IT = Documentos destinados a descrever as atividades previstas para
o cumprimento dos elementos da Norma ISO 9001. Estes documentos descrevem o que feito e qual
o registro deve ser utilizado para a execuo da atividade.
Registros da Qualidade = Documentos utilizados com a finalidade de manter evidncia objetiva
e de acompanhamento da qualidade dos servios executados na organizao.
3. Metodologia
3.1 Manual da Qualidade
a) A estrutura do Manual da Qualidade a mesma da Norma ISO 9001.
b) O cabealho, presente em todas as pginas, possui o logotipo da Empresa BBC a indicao
Manual da Qualidade, cdigo MQ, nmero da reviso atual, nmero da pgina atual e total de
pginas.
c) O rodap, presente na primeira pgina, leva o nome/funo de quem elaborou e aprovou, datas de
elaborao e aprovao, e a situao do controle do manual, ou seja, cpia controlada, cpia no
controlada, em reviso, e documento obsoleto.
d) O Manual da Qualidade distribudo de acordo com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade.
e) O Manual da Qualidade tem sua reviso feita por inteiro. A primeira pgina recebe a indicao da
reviso atual.
3.2 Procedimentos de Gesto e Instrues de Trabalho
a) Os Procedimentos de Gesto e Instrues de Trabalho possuem as seguintes sees:
Nome do Procedimento/Instruo de Trabalho: texto descrevendo a finalidade do
Procedimento de Gesto ou da Instruo de Trabalho;
Responsvel: texto descrevendo quem o responsvel pela execuo, controle e aplicao do
Procedimento de Gesto ou da Instruo de Trabalho;
Infra-Estrutura: sistemas de instalaes, equipamentos e servios necessrios para a operao
de uma organizao;
Atividade: mtodo empregado para descrever a forma de anlise, execuo e aplicao das
tarefas necessrias para atender aos requisitos do cliente;
Resultados Esperados: texto descrevendo o que se espera na execuo das atividades;
Possveis Ajustes: texto descrevendo as aes para corrigir ou eliminar as atividades no
conformes;
Tratamento de Registro da Qualidade; os Registros da Qualidade identificados pelos
procedimentos do Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa BBC so identificados na prpria
Instruo de Trabalho, procedimento de gesto atravs da Tabela de Tratamento de Registros da
Qualidade.
b) Para os Registros da Qualidade, no existe uma estrutura pr-definida, pois os mesmos precisam
adequar-se necessidade da atividade a que so pertinentes. Os Registros da Qualidade so
protegidos por pastas, caixas, arquivos, gavetas, armrios, sistema informatizado, a fim de prevenir
sua deteriorao ou perda. A responsabilidade pelo tratamento do registro da Qualidade o mesmo
responsvel identificado pelo Procedimento de Gesto ou Instruo de Trabalho que trata do registro
da qualidade. A Tabela de Tratamento dos Registros da Qualidade est dividida nos seguintes
campos:
[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

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Identificao Nome do registro da qualidade;

Armazenamento Local onde sero arquivados os registros da qualidade; Caso o registro
seja armazenado em meio eletrnico, e recomendvel que seu endereo eletrnico
(caminho/hyperlink) esteja descrito neste campo;

Proteo Forma como sero protegidos os registros (pastas , caixas , sitema informaatizado
, etc.);

Recuperao Ordem em que os registros da qualidade so guardados para que se tenha
melhor recuperao (Ex: cronolgica, seqencial numrico, etc.);

Tempo de Reteno Tempo em que permanecero arquivados os registros da qualidade;

Disposio Concludo o tempo de reteno, os registros podero ser descartados, ou
eliminados por picotamento, simples descarte (lixo comum) ou incinerao, depende de seu
contedo e necessidade de confidencialidade, a critrio do usurio conforme definido na tabela.
Segue abaixo o exemplo orientativo:
TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE
Identificao
(Nome do formulrio)

Armazenamento/
Proteo
(Local na Empresa)

Recuperao
(Ordem de
armazenamento)

Tempo de reteno

Disposio

3.3 Estrutura dos Procedimentos de Gesto ( PR ) e das Instrues de Trabalho ( IT )

a) O cabealho, presente em todas as pginas, possui o logotipo da Empresa BBC, cdigo IT ou
PR.: AAA XX (onde IT significa Instruo de Trabalho e PR significa Procedimento de Gesto, AAA
iniciais do setor aplicvel e XX o nmero seqencial da Instruo de Trabalho), ttulo Instruo de
Trabalho, a rea aplicvel, nmero da reviso atual, nmero da pgina atual e total de pginas.
b) O rodap, presente na primeira pgina, leva o nome e funo de quem elaborou e aprovou, datas
de elaborao e aprovao, e a situao do controle da Instruo de Trabalho, ou seja, cpia
controlada, cpia no controlada, em reviso e documento obsoleto.
c) Os Procedimentos de Gesto e as Instrues de Trabalho so distribudos pelo RD de acordo
com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade.
d) A primeira reviso de cada documento receber o dgito 01
3.4 Controle de Desenhos
No Aplicvel s necessidades da BBC.
3.5 Documentos Externos
So todos os documentos controlados pelos clientes, leis, prticas referenciais que indicam as
caractersticas dos servios a serem executados. O acervo legal aplicvel ao escopo de atividade da
BBC disponibilizado atravs de consulta ao sistema TECWIN, e sites oficiais dos rgos
intervenientes no Comrcio Exterior. Cabe a contratada prover a atualizao de todo o banco de
dados relacionados ao TECWIN.
Recomenda-se que os colaboradores ao procederem uma reproduo paralela de qualquer
documentao para uso corrente em suas atividades, sempre assegurem-se que esto utilizando
[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

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uma verso vigente da documentao, quer seja uma documentao do cliente, ou mesmo legislao
aplicvel a atividade relacionada.
3.6 Implementao dos Procedimentos de Gesto e das Instrues de Trabalho
Os Procedimento de Gesto e as Instrues de Trabalho so implementados sempre que
disponibilizados nos setores envolvidos, cumprindo as etapas descritas de elaborao, anlise crtica,
aprovao, implementao, reviso e re-aprovao.
3.7 Reviso e Reaprovao do Procedimento de Gesto e das Instrues de Trabalho
a) Os Procedimento de Gesto e as Instrues de Trabalho so revisados a fim de atualizar seus
contedos, conforme os resultados das auditorias da qualidade e de desempenho dos processos,
aes corretivas/preventivas, ou as necessidades de aprimoramento de mtodos ou rotinas utilizadas
visando melhoria contnua.
b) Cada rea envolvida observar a aplicabilidade dos documentos, relacionando os itens a serem
modificados, apresentando-os ao responsvel pela rea.
c) Quando h necessidade da reviso do Procedimento de Gesto ou da Instruo de Trabalho
identificada pelo usurio, o mesmo pode solicitar uma cpia ao RD. O RD ao encaminhar cpias do
documento para revises, identifica as cpias com a identificao Em Reviso. Estas cpias tm
validade somente para anlise e alterao de seus contedos, no necessitando de controle.
d) A natureza ou contedo da reviso identificado na primeira pgina do Procedimento de Gesto
ou Instruo de Trabalho no campo histrico da reviso.
e) A reaprovao dos PR e IT , devero ocorrer a cada 2 anos
3.8 Controle de Documentos
a) Todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa BBC so
controlados e distribudos pelo RD, conforme Lista Mestra de Documentos. Aps a emisso de
nova reviso do documento, e conseqente distribuio, o RD arquiva, em meio eletrnico, o original
do documento obsoleto imediatamente anterior reviso atualizada, separadamente, com a
identificao Documento Obsoleto. As cpias dos documentos da qualidade que forem distribudas
e controladas, sendo sujeitas a controle e revises so identificadas como CPIA CONTROLADA. As
cpias dos documentos da qualidade que forem distribudas para uso em treinamento, marketing e
outros, recebem a identificao CPIA NO-CONTROLADA no sendo sujeitos a controle e
reviso, exceto por solicitao das empresas.
3.9 Lista Mestra de Documentos da Qualidade
A Lista Mestra de Documentos da Qualidade controla a distribuio de todos os documentos
pertencentes ao Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa BBC que influenciam diretamente nas
atividades inerentes ao Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa.
a) Emisso
O RD emite a Lista Mestra de Documentos da Qualidade, atualizando-a quando da necessidade de
conferncia.
b) Atualizao das Informaes
[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

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A atualizao das informaes da Lista Mestra de Documentos da Qualidade feita aps a emisso
de um novo documento/nova reviso e/ou aquisio/recebimento de documentos.
c) Estrutura
A Lista Mestra de Documentos da Qualidade est dividida nos seguintes campos:
Data de Emisso data de emisso da LMD;
Cdigo cdigo do documento (quando aplicvel);
Nome nome do documento;
Reviso Documento n da reviso, emisso ou data do documento (quando aplicvel);
Distribuio setores que possuem o documento.
Emitido por nome de quem emitiu;
Aprovado por nome e funo de quem aprovou;
Observao qualquer observao necessria sobre a distribuio do documento.
d) Distribuio
O controle da distribuio de cpias da Lista Mestra de Documentos da Qualidade feito atravs da
prpria Lista Mestra.
3.10 Controle de Backups
O Consultor de TI deve efetuar sistemtica de backup do sistema do Servidor em HD externo. Os
Sistemas tem a sua salva-guarda assegurada atravs de backup dirio transferido por FTP,
mantendo-se as informaes em disco do servidor de e-mail fora das instalaes da empresa.
Cabe ao consultor a parametrizao da atualizao automtica do anti-vrus, sendo desnecessria
qualquer ao adicional, a no ser verificao de sua correta realizao.
O RD deve solicitar semestralmente a recuperao de dados, como uma simulao de plano
contingncia, de forma a se constatar a eficcia na recuperao de dados do sistema.
4.

Anexos

Anexo I Lista Mestra de Documentos da Qualidade BBC

Anexo II Simulados de Contingncia

RESULTADOS ESPERADOS

Controlar a elaborao, anlise crtica, aprovao, implementao, reviso e re-aprovao de

todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade da BBC.

[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

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POSSVEIS AJUSTES
Caso algum documento do Sistema de Gesto da Qualidade da BBC no esteja controlado o
mesmo deve seguir as atividades definidas neste Procedimento de Gesto.

TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Armazenamento/
Proteo
(Local na Empresa)

Identificao
(Nome do formulrio)

Lista Mestra de Documentos

da Qualidade
Simulados de Contingncia

[ X ] Cpia Controlada
[ ] Cpia No Controlada
[ ] Em Reviso
[ ] Documento Obsoleto

Meio Eletrnico
/Meio fsico
Senhas / Pastas
Meio fsico
Pastas

Recuperao
(Ordem de
armazenamento)

Documento nico
Documento nico

Tempo de reteno

Disposio

Permanente, at
que seja
Deletar / Picotar
revisado
2 anos

Picotar

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