Manual de Arquivo

INTRODUO - DOCUMENTO E NORMALIZAO ..................................................................................................... 2

1. O DOCUMENTO NA EMPRESA ............................................................................................................................ 2
1.1. Noo de documento ................................................................................................................................. 2
2. NORMALIZAO................................................................................................................................................ 3
2.1. Conceito de normalizao........................................................................................................................... 3
2.2. Tipos de normas ......................................................................................................................................... 3
2.2.1. Internacionais ...................................................................................................................................................... 3
2.2.2. Nacionais ............................................................................................................................................................. 3
2.2.3. Particulares .......................................................................................................................................................... 3

2.3. Aplicao da normalizao ......................................................................................................................... 3

2.4. Normas Portuguesas .................................................................................................................................. 4
3. IMPRESSOS E MINUTAS...................................................................................................................................... 5
3.1. Vantagens dos impressos ........................................................................................................................... 6
2.2. Estrutura do impresso ................................................................................................................................ 6
O ARQUIVO E A INFORMAO ................................................................................................................................. 7
1. O ARQUIVO CONCEITO .......................................................................................................................................... 7
1.1. Arquivo e arquivos...................................................................................................................................... 7
1.2 O arquivo da empresa ................................................................................................................................. 7
2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS .................................................................................................................................. 8
2.1. Forma de organizao dos arquivos ............................................................................................................ 8
2.2. Frequncia de consulta ............................................................................................................................... 8
2.3. Posio dos documentos ............................................................................................................................ 9
2.4. Nvel de informatizao ............................................................................................................................ 10
3. FUNES DO ARQUIVO .......................................................................................................................................... 10
4. FICHAS .............................................................................................................................................................. 12
4.1. Conceito de ficha ...................................................................................................................................... 12
4.2 Tipos de fichas........................................................................................................................................... 12
5. FICHEIROS .......................................................................................................................................................... 13
5.1. Conceito de ficheiro .................................................................................................................................. 13
5.2. Tipos de ficheiros...................................................................................................................................... 13
6. A ORGANIZAO E EFICCIA DO ARQUIVO ................................................................................................................... 14
6.1. Informao arquivo e actividade empresarial ........................................................................................... 14
6.2. Circuitos administrativos .......................................................................................................................... 14
6.3. Eficcia do arquivo ................................................................................................................................... 14
A PLANIFICAO E A ORGANIZAO DO ARQUIVO ................................................................................................ 16
1. AS CONDICIONANTES ERGONMICAS ......................................................................................................................... 16
2. LOCALIZAO E INSTALAO ................................................................................................................................... 17
2.1. A instalao ............................................................................................................................................. 17
2.2. Iluminao, ventilao e eliminao de rudos .......................................................................................... 18
3. EQUIPAMENTOS E ACESSRIOS ................................................................................................................................ 18
3.1. Estantes e Armrios.................................................................................................................................. 18
3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores ...................................................................................................... 19
3.3. Separadores e Guias ................................................................................................................................. 20
3.4. Ficheiros................................................................................................................................................... 20
4. CONSERVAO, MANUTENO E EXPURGO ................................................................................................................ 20
4.1. Prazos de Conservao ............................................................................................................................. 21
4.2. Actualizaes e expurgo ........................................................................................................................... 21
5. SEGURANA........................................................................................................................................................ 22
SISTEMAS DE CLASSIFICAO, CODIFICAO E ORDENAO ................................................................................ 23
1. CLASSIFICAO E CODIFICAO ........................................................................................................................... 23
1.1. Classificao ............................................................................................................................................ 23
1.2. Codificao .............................................................................................................................................. 24
1.2.1 Tipos de Smbolos ............................................................................................................................................... 24
1.2.2. Significao dos smbolos ................................................................................................................................... 25
1.2.3. Os cdigos por conjuntos ou agrupados.............................................................................................................. 25
1.2.4. A classificao decimal de Dewey ....................................................................................................................... 26

2. ORDENAO ....................................................................................................................................................... 28
2.1. Ordenao alfabtica ............................................................................................................................... 28
2.1.1. Vantagens e desvantagens ................................................................................................................................. 28
2.1.2. Critrios de ordenao alfabtica ....................................................................................................................... 29
2.1.3. Regras de Ordenao Alfabtica ......................................................................................................................... 30

2. 2. Classificao numrica ............................................................................................................................ 34

2.3. Classificao ideolgica ............................................................................................................................ 35
2.4. Classificaes geogrfica .......................................................................................................................... 35
2.5. Classificaes Cronolgica ........................................................................................................................ 36
3. FICHEIROS ELECTRNICOS E BASE DE DADOS ................................................................................................................ 38
Microfilmagem ............................................................................................................................................... 38

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Introduo - Documento e normalizao

1. O DOCUMENTO NA EMPRESA
Dado que a empresa representa atravs de documentos os factos relativos sua actividade, estes
constituem a sua memria e um facto importante para a eficincia e eficcia dos seus servios.

1.1. Noo de documento

Um documento um objecto que reproduz ou representa um facto uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de confirmao de um acontecimento, situao ou ocorrncia,
habitualmente escrito, podendo, contudo, assumir outro suporte material alm do papel.
O documento tem essencialmente duas funes:
A de representao de um facto ou situao
A de conservao
Destas funes resulta a seguinte classificao:
Documentos de Posio: Objectivo de conservar ideias ou informaes, o documento funciona como
fonte de informao. Ex: registo de um hotel, contas correntes.
Circulao ou transmisso: Servem para fazer circular as ideias ou informaes, o documento
veculo de transporte. Ex: factura, letra.

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2. NORMALIZAO
2.1. Conceito de normalizao
A aplicao generalizada das novas tecnologias e a multiplicao de contactos a nvel internacional
tornaram necessrio uniformizar critrios e padres, estabelecendo regulamentos ou normas que
simultaneamente facilitem as comunicaes e simplifiquem a organizao do trabalho
A existncia, a observncia e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para uma melhor
vivncia facilitando a comunicao, orientando os comportamentos, etc.
As normas so assim conjuntos de regras respeitantes aos vrios sectores de uma sociedade
organizada podendo ser internacionais, nacionais ou particulares.

2.2. Tipos de normas

INTERNACIONAIS
NACIONAIS
PARTICULARES
2.2.1. Internacionais
Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem uniformizao de normas, estipulando
formatos, dimenses e pesos.
2.2.2. Nacionais
Elaboradas dentro de cada pas. Definem orientaes com vista uniformizao de procedimentos
e sempre que possvel de acordo com as normas internacionais.
2.2.3. Particulares
Encontram-se dentro de cada organizao, para funcionamento interno.

2.3. Aplicao da normalizao

A normalizao abrange as normas cujo cumprimento obrigatrio e as que funcionam como simples
orientao da actividade humana e estendendo-se a todas as reas:

Aos sectores bsicos da economia: Agricultura (fruta de

tamanho normalizado); pesca (malhas das redes, ),
comrcio (cdigo de barras, ...), indstria (ferramentas,

moldes, ).

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Aos servios: banca (cartes de crdito, ), seguros (carta verde, ), transportes

(documentao, ), administrao (numerao progressiva dos tamanhos de papel),

Aos sistemas e suportes da comunicao e das telecomunicaes: (correspondncia (cdigos

postais, ), telefone (indicativos, ).

No arquivo, a normalizao particularmente importante, no s no que se refere dimenso dos

equipamentos e acessrios, mas sobretudos aos documentos a arquivar.

2.4. Normas Portuguesas

As normas portuguesas comearam a ser estabelecidas a partir de 1960, havendo interesse em
conhecer as que se aplicam mais directamente ao sector de servios.
NP1 Normas Portuguesas Designao e Numerao
NP4 Papel Aplicao dos formatos da srie A
NP5 Ofcio ou Carta Formato A4 (Primeira Pgina)
NP5 Ofcio ou Carta Formato A4 (Pgina de Continuao)
NP7 Sobrescritos e Bolsas Formatos
NP8 Ofcio ou carta Formato A5
NP9 Escrita dos Nmeros
NP10 Fichas e Ficheiros Formatos
NP17 Formatos dos Papeis
NP20 Sobrescrito Carta Formato A4
NP24 Caixas, Pastas e Capas de Arquivo
NP37 Arredondamento dos valores numricos
NP72 Unidade de medida
NP79 Arredondamento de Nmeros Ligados
NP112 Fotocpias Formatos
NP113 Numerao Progressiva das Seces de um Documento
NP139 publicaes peridicas Abreviaturas dos Ttulos
NP 154 Smbolos das grandezas e das Unidades de Medida
NP303 Microcpias Terminologia e Definies
NP950 Tratamento da Informao Escrita Numrica das datas
NP951 Numerao das Semanas do Ano

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Formatos do papel
SRIE A

SRIE B

SRIE C (cm)

A5 = 14.8 x 21

B5 = 17.6 x 25

C5 = 16.2 x 22.9

A4 = 21 x 29.7

B4 = 25 x 35.3

C4 = 22.9 x 32.4

A3 = 29.7 x 42

B3 = 35.3 x 50

C3 = 32.4 x 45.8

A2 = 42 x 59.4

B2 = 50 x 70.7

C2 = 45.8 x 64.8

Formatos dos envelopes mais conhecidos

ENVELOPE

DIMENSO (cm)

C6

11,4 x 16,2

DL Invlucro de Dimenso Longa

11,0 x 22,0

CN Invlucro para cheque normalizado

11,0 x 16,8

DP Invlucro de dimenso postal

12,0 x 17,6

Proposta de trabalho
Desenhe com uma rgua
os vrios formatos de
envelopes e compare-os.

A escrita dos nmeros e importncias

Os nmeros devem ser escritos em grupos de 3 algarismos a partir das unidades, quer para a
esquerda (parte inteira), quer para a direita (parte decimal), deixando-se um espao entre cada grupo,
excepto quando se trate exclusivamente de nmeros inteiros ou decimais formados por 4 ou menos
algarismos. Apenas se devem usar sinais grficos (ponto ou vrgula) para separar a parte inteira da
parte decimal.
3897 (e no 3 897) excepo regra
389, 732
390 987 e no 390987
A escrita das datas
As datas devem ser redigidas indicando separadamente o ano, o ms e o dia da seguinte forma:
2009-04-13
Ano Ms Dia

3. IMPRESSOS E MINUTAS
Como consequncia directa da necessidade de normalizar, rentabilizar e dinamizar os servios,
qualquer organismo ou empresa se serve cada vez mais de impressos e minutas, esquematizados e
formatados de acordo com normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informao.
Para alm de elementos identificativos, apresentam, de forma organizada e graficamente estudada
para permitir uma rpida leitura, os dados fundamentais ou o texto normalizado de uma
comunicao.
5

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Exemplos:

Boletim de matrcula
Modelos de IRS

Folhas de requisio
Fichas de clientes

3.1. Vantagens dos impressos

Fceis de preencher;
Mais econmicos;
Simplificam e normalizam o trabalho administrativo;
Indicam os dados que temos de recolher e como devemos inseri-los;
Reduz o tempo de execuo de algumas tarefas;
Normaliza o trabalho administrativo;
Evita esquecimentos ou repetio de informao;
Permite preencher diversos documentos num s.

2.2. Estrutura do impresso

Cabealho
Ttulo
Nome da empresa
Data
Corpo
Identificao
As mais variadas informaes
Final
Data
Assinaturas
Vistos

Nota: Na parte final os

impressos da
administrao pblica,
em rodap, contm
normalmente referncia
a:
Cdigos (modelos, )
Data de tiragem
Volume de tiragem
Preo (pode vir no
rodap)

Ficha de Trabalho
1. Explique brevemente o que um documento e como que este se pode classificar.
2. Enumere as caractersticas de um impresso e as condies que este deve reunir.
3. Corrija a apresentao das datas e nmeros, de acordo com a NP-9: At 13.04.2009 tivemos
139.237 encomendas, 5 123 das quais ainda no esto pagas, o que equivale a um prejuzo
de 15 mil e 300 Euros.
4. Reduza a caracteres numricos:
a) Quinhentos e seis mil e cinco
b) Trs milhes setecentos e um mil e novecentos
c) Um de Julho de dois mil e quatro.
5. Redija correctamente a data actual.

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O arquivo e a informao
1. O arquivo conceito
As empresas tm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contm registos de
dados e informaes de interesse, garantindo a sua conservao e assegurando despacho dos
pedidos de consulta provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservao e consulta so
asseguradas pelo arquivo.

1.1. Arquivo e arquivos

A palavra arquivo provem do grego archeion, que designava o lugar onde os magistrados da Atenas
guardavam os documentos de maior interesse para o estado. Hoje em dia, tem vrias acepes:

Organismo publico (ele trabalha no arquivo municipal do porto)

local, edifcio, sala (vai-se colocar uma fotocopiadora no arquivo)

Estante, mvel, mobilirio (esse processo encontra-se no arquivo 5)

Sector, servio (ela trabalha no arquivo)

Trabalho, tipo de actividade (vou fazer o arquivo da correspondncia)

Conjunto de documentos arquivados.

Quais os principais arquivos pblicos?

Tombos (arquivos centrais para onde so transferidos os documentos do estado e das autarquias
torre do tombo)

Arquivos dos ministrios, alguns dos quais histricos (A. Histrico militar, A. Geral da marinha, A.
Casa da moeda, A. Imprensa nacional, A. Tribunal de contas, etc.)

Arquivos distritais e municipais (Lisboa, Porto, Coimbra, )

Arquivos particulares (Misericrdias, hospitais, igrejas)

1.2 O arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo designa basicamente:
a) O conjunto de tarefas que a nvel individual, de grupo ou de sector, assegura a organizao
sistematizada da informao/ documentao, a sua conservao e o seu acesso a consulta;

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b) O conjunto de documentos reservados que so conservados pela empresa segundo mtodos

de classificao e durante perodos de tempo pr-determinados pela lei ou pelas suas
convenincias;
c) O local onde estes documentos so conservados.

2. Classificao dos arquivos

Os arquivos so normalmente classificados quanto forma de organizao, frequncia de consulta,
posio dos documentos e ao grau de informatizao.

2.1. Forma de organizao dos arquivos

Centralizados
Nas pequenas e mdias empresas, o arquivo encontra-se
habitualmente centralizado no nico sector e comum aos vrios
servios. Todos os documentos so dirigidos para classificao a um
gabinete/rgo/funcionrio especializado, que alm de receber,
registar, distribuir e expedir o correio, organiza e conserva a
documentao.
Descentralizados
Nas grandes empresas, cada sector/pessoa tem em principio a
possibilidade de ter o seu arquivo prprio, havendo ou no duplicados
ou acesso informtico por outros sectores ou pela administrao.
Embora com algumas vantagens, este mtodo exige para o seu bom
funcionamento:

Classificao dos
arquivos
Organizao:
Centralizados
Descentralizados
Dirigidos
Frequncia de
Consulta:
Activos
Semi-Activos
Inactivos
Posio dos
documentos:

A existncia de um regulamento interno bem detalhado que defina

claramente as normas de funcionamento do arquivo
A definio da responsabilidade de cada funcionrio

Horizontais
Verticais
Suspensos
Rotativos

Dirigidos ou mistos
H por vezes vantagens em combinar os dois sistemas anteriores,
centralizando a coordenao e fiscalizao do sistema geral e
descentralizando a informao especfica de cada departamento/
sector.

2.2. Frequncia de consulta

Nvel de
Informatizao:

No
informatizados

Parcialmente
informatizados

Totalmente
informatizados

Activos
So constitudos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prev a
necessidade de consulta frequente.
Semi-activos
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Renem os documentos com baixo ndice de consulta, ou de consulta peridica.

Inactivos ou mortos
Contm documentao que por razoes de ordem fiscal, jurdica, ou histrica deve ser conservada,
sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.

2.3. Posio dos documentos

Horizontais
Os documentos so arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armrios com prateleiras.

Verticais
Neste sistema, os documentos so colocados verticalmente uns aps os outros. Usa-se para
volumes encadernados dossiers e caixa de carto, vdeos, etc.

Suspensos
Toda a documentao colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo, dobrado em
forma de fole, suspensas pela parte superior e em classificadores que deslizem numa estrutura
metlica. As pastas podem apresentar visibilidade superior lateral, ao encontrarem-se colocadas
em gavetas. So muito usados para arquivo dos processos.

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Rotativos
Os documentos so presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente
guardado em armrio prprio.

2.4. Nvel de informatizao

No informatizados ou tradicionais
Parcial ou totalmente informatizados
Totalmente informatizados
A informao chega hoje em dia a uma organizao vinculada de formas muito variadas: correio
normal, correio electrnico, telecopia, imagens em vdeo ou fixas, anotaes ou mensagens udio,
etc.
H assim tendncia para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e o arquivo
electrnico da restante documentao. No entanto, os dois sistemas interpenetram-se,
dependendo a sua utilizao da dimenso da empresa e do seu sistema de trabalho (ver ponto 5o arquivo electrnico e a micro filmagem).

3. Funes do arquivo
Vimos j que as funes bsicas do arquivo consistem na recolha, conservao e criao de
condies de segurana e fcil consulta dos documentos.
Compete assim ao arquivista:
Funes do Arquivo:

10

Seleccionar a documentao recebida e emitida. E necessrio

saber fazer a tiragem correcta dos inmeros documentos que
diariamente chegam empresa, separando os realmente
necessitam de ser arquivados.

Recolher
Seleccionar
Classificar
Conservar

Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar. O registo e feito de

forma cronolgica e a classificao segundo critrios predefinidos. A classificao exige ateno,
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reflexo e disciplina, sobretudo na codificao dos documentos, que consiste na sua identificao
atravs de um conjunto de smbolos predeterminados

Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservao.

Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados, de forma a permitir

simultaneamente a sua segurana e o seu fcil acesso para consulta.

Actualizar e expurgar o arquivo, reorganizando-os e libertando-o de elementos ultrapassados ou

desnecessrios, de acordo com os prazos estipulados na lei (cinco ou dez anos, conforme a sua
natureza) e/ou os interesses da empresa.

Zelar pela reimpresso do arquivo

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4. Fichas
4.1. Conceito de ficha
As fichas so documentos de formato e disposio grfica normalizado contendo informaes
organizadas e sistematizadas que permitem uma grande facilidade de utilizao e consulta.
Para alm da variedade de dimenses, material e estruturao as fichas classificam-se quanto
possibilidade de actualizao, e quanto sua forma de deteco e localizao.

Ditar conceito de ficha

4.2 Tipos de fichas

Estatsticas
As que contem elementos que no se destinam em princpio a sofrer alteraes (por ex., fichas
de biblioteca)
Dinmicas
As que so susceptveis de permanente actualizao (por ex. Fichas de armazm).
Cegas
As que se colocam sobrepostas ou umas atrs das outras, ficando visvel apenas a primeira.
Parcialmente Visveis
As que permitem a visibilidade do titulo e / ou outros elementos importantes que so
necessrios destacar
Com sinalizadores
As que so acompanhadas de separadores, indicativos/ Sinalizadores/cavaleiros, incorporados
ou no nas prprias fichas (Alfabticos, numricos, por assuntos, etc.)

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5. Ficheiros

5.1. Conceito de ficheiro

um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informao, colocadas numa
ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou mvel prprio.

5.2. Tipos de ficheiros

Horizontais
- Com as fichas em posio horizontal
Verticais
- Com as fichas em posio vertical
De consulta directa
Remissveis
Remetendo para outros com informaes mais pormenorizadas
Tradicionais
Informatizados

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6. A organizao e eficcia do arquivo

6.1. Informao arquivo e actividade empresarial

Para o bom funcionamento de qualquer organizao e essencial reunir em arquivo a documentao e
a informao necessria e/ou til, enviada e recebida, criando assim um centro de consulta e
fornecimento de informaes.
Esta necessidade e tanto mais premente quanto maior for a organizao, porque haver um maior
perigo de desconhecimento de informao importante, perda de tempo na procura, ou ate extravio de
documentao, o que se traduz na desorganizao dos servios administrativos que afectara toda a
Empresa.
A gesto eficaz e eficiente da informao passa assim pela organizao adequada do arquivo, onde a
electrnica tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais relevante.

6.2. Circuitos administrativos

Associado ao arquivo encontra-se o circuito de entrada e sada de documentos.
Em princpio, os documentos sob a responsabilidade do arquivo constituem processos, no devendo
por essa razo ser consultados separadamente. Cada utente dever assim solicitar o processo
completo para consulta.
Quem utiliza o arquivo responsvel pelos processos/ documentos que solicita, e deve rubricar a
ficha de controlo quando os levanta. Se os entregar a qualquer outra pessoa sem dar conhecimento
ao arquivo continuar a ser responsvel.
A documentao sada dever ficar na posse do utilizador o tempo estritamente necessrio para o
tratamento do assunto em causa, devendo ser estabelecido um tempo mximo para devoluo ( 30
dias, por ex.).
tambm necessrio estabelecer um sistema rpido e de fcil visualizao, e que permita ao
arquivista detectar os processos em falta ( por ex, fichas de sada com cavaleiros).

6.3. Eficcia do arquivo

A eficcia do arquivo medida basicamente:

Pela rapidez e segurana com que os processos chegam s mos

dos requisitantes;

Pela frequncia com que so feitos os pedidos

Quais os ndices dessa eficcia?

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O movimento do arquivo, que se define pela relao entre o nmero de documentos requisitados por
ano e o nmero de documentos arquivados:
N. de documentos requisitados/ ano
N. de documentos arquivados
Se o resultado atingir o 10 % pode considerar-se satisfatrio; abaixo deste ndice, revela a existncia
de material intil que est a sobrecarregar o arquivo.
A organizao do arquivo, que encontrada, confrontando o numero de documentos procurados com
o numero de documentos no encontrados:

N. de documentos no encontrados
N. de documentos procurados
At 0,3%, pode-se considerar razovel a organizao; acima deste valor, h que rever o sistema.

Ficha de trabalho
Estabelea brevemente
1. Os conceitos de:
a)
b)
c)
d)
e)

Arquivologia
Arquivo empresarial
Fichas e ficheiros
Circuito administrativo
Eficcia do arquivo

2. As finalidades bsicas do arquivo.

3. As razes por que se devem conservar os documentos .
4. A classificao dos arquivos.
5. Os principais arquivos pblicos.
6. As funes do arquivista.

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A planificao e a organizao do arquivo

A organizao do arquivo esta directamente ligada a dimenso da empresa; sua actividade e ao seu
sistema de trabalho.
Assim o planeamento e a organizao ao arquivo devem ser feitos equacionando:

O numero de utilizadores e o pessoal disponvel;

O volume da documentao e o tipo de utilizao previsvel

(permanente, frequente ou espordica);

O espao fsico e a localizao estratgica.

1. As condicionantes ergonmicas
De uma forma genrica podemos dizer que o arquivo deve ser funcional e eficaz, obedecendo aos
requisitos seguintes:

Ser instalado em local amplo, arejado, com pouca humidade, a

uma temperatura adequada e constante, com iluminao que
facilite a busca e a consulta;

Estar mo e ser acessvel sem prejuzo da preservao e

segurana dos documentos;
Ter custo reduzido;

Apresentar um aspecto agradvel e decorativo .

Quais as principais regras a observar?

O custo do arquivo de um documento (bem como da sua procura) deve ser inferior ao custo da
sua falta ou substituio;

A organizao deve ser feita por classes de documentos segundo regras claras pr-definidas,
prevendo a sua extenso e reclassificao futuras;

Deve conservar-se apenas o indispensvel e durante o tempo exigindo pela lei (prazos de
conservao e prescries) ou pelos interesses da empresa.

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Convm assim determinar:

A adequao do local aos fins a que se destina

A escolha do equipamento e a sua disposio e agrupamento

ergonmicos:

As medidas de proteco contra problemas naturais e riscos de

segurana;
As normas de arquivo, acesso, consulta e circuitos administrativos.

2. Localizao e instalao
At h relativamente pouco tempo era habitual reservar para o arquivo os
espaos e instalaes excedentes, ou que no serviam para outra coisa
(arrumos, anexos, caves, stos, corredores, etc.).
Hoje compreende-se que importante que a localizao seja estratgica e que
a instalao obedea a critrios de racionalidade cuidadosamente definidos
que determinam o grau de eficincia e eficcia da utilizao do arquivo, pelo que se deve ter
fundamentalmente em conta.

O grau de centralizao/descentralizao do arquivo;

O nvel de informatizao;
O tipo e frequncia da utilizao prevista;

A ergonomia e a operacionalidade.

Estes factores inter-condicionam-se:

Nas pequenas e mdias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizada numa nica
diviso, que serve todos os sectores; nas grandes empresas, cada sector tende a ter um arquivo
prprio recorrendo frequentemente informatizao para centralizar a informao e possibilitar a
consulta inter-arquivos.

O nvel da informatizao depende por sua vez do grau de centralizao ou descentralizao ao

arquivo, do volume de informao e documentao a tratar, da existncia de equipamento e
pessoal especializado e do sistema de trabalho da prpria empresa;

A localizao e instalao dependem tambm da frequncia da consulta e do tacto desta se

processar habitualmente no arquivo ou ser feita noutro local

H que ter igualmente em conta a economia de tempo e esforo na busca e procura, a fluidez dos
circuitos administrativos e a funcionalidade global do sistema.

2.1. A instalao

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Na instalao deve-se considerar:

A iluminao, ventilao e eliminao de rudos;
A escolha de equipamentos e acessrios;
As medidas de conservao, manuteno e segurana.

2.2. Iluminao, ventilao e eliminao de rudos

A iluminao deve ser cuidadosamente estudada, para eliminar reflexos ou
cintilaes, com possvel gradao ou regulao e ecrans dotados de filtros
protectores, recorrendo-se se necessrio a consulta de um tcnico em
luminotecnia.
A ventilao, grau de humidade e temperatura devem ser apropriados a
conservao dos documentos (caixa de ar, ventilao natural, ar
condicionado, etc).
A eliminao dos rudos pode ser feita atravs de insonorizao de paredes e soalhos, colocao
de vidros duplos, etc.

3. Equipamentos e Acessrios
O acondicionamento importante na conservao e utilizao funcional do arquivo. Da a
necessidade de escolher equipamento slido, em material adequado, bem dimensionado
relativamente aos fins a que se destina, apropriado a distribuio ergonmica e a futura extenso do
arquivo (mdulos em encastrveis, empilhveis ou extensveis, gavetas de tamanho padronizado e
providas de rolamentos de esferas, etc).
Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes j referidas necessrio
conhecer os modelos e caractersticas dos elementos do sistema disponveis no mercado: equipamento
(pea ou peas que iro conter o arquivo, estantes, armrios, ficheiros, etc) e acessrios (materiais
auxiliares fichas, guias, dispositivos de intercalao etc.)

3.1. Estantes e Armrios

Os dossiers so habitualmente colocados (protegidos ou no por caixas prprias)
estantes (abertas ou de vitrine) ou armrios, cujas dimenses dependem
naturalmente do espao disponvel e do volume das pastas arquivar, devendo
constituir um conjunto harmnico entre si (do mesmo material e cor, formando
mdulos, etc.). e relativamente ao restante mobilirio.
A sua disposio deve ser to ergonmica quanto possvel (distncias, alturas de
prateleiras, etc.), devendo dar-se particular ateno a distribuio dos dossiers,
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de forma a seguir uma ordem lgica ou cronolgica, colocando os de consulta mais frequente nos
locais que exijam menor deslocao ou esforo do utilizador.

3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores

A documentao a ser arquivada colocada em pastas, a que tambm se da o nome de
classificadores, arquivadores ou dossiers e cujos formatos, larguras de lombada e dispositivos de
fixao so normalizados.
De que depende a sua escolha?
Da utilizao prevista
Quando destinados a simples consulta, em que no em princpio necessrio (ou ate nem
convm) retirar qualquer elemento, podem (e por vezes devem) ser utilizadas pastas ou dossiers
que obriguem a retirada ao conjunto para o acesso a um documento.
Se pelo contrrio se destinam elaborao de trabalhos ou arquivo vivo, devem ser providos de
argolas, estar suspensas ou introduzidas noutro sistema que possibilite a introduo ou retirada
dos documentos ou a sua troca de posio.
As pastas suspensas, alem da economia de espao que representam facilitam e tornam mais
rpida a sua localizao.
A qualidade do material e a necessidade de proteco especial (caixas prprias, material plstico,
acetados, etc, so determinados pela importncia dos documentos, pela frequncia da sua
consulta ou manuseio e pela utilizao exclusiva em gabinete ou no exterior.
De qualquer forma, os documentos importantes no devem ser furados, clipados ou agrafados
directamente, mas inseridos em bolsas individuais transparentes ou organizados em processos
(dentro de pastas prprias, reunidos com baguettes etc.)
Do volume e dimenso dos documentos
A maior parte das pastas corresponde ao formato A4, embora haja modelos
para outros formatos especialmente A3 e A5.
O volume determina por sua vez a largura da lombada, que oscila entre um ou dois
mm para pastas individuais ou pequenos processos e oito a dez cm para grandes
volumes.
Convm assim escolher o formato e o tamanho das pastas, de forma a
rentabilizar o espao, respeitar a esttica e dar um aspecto tanto quanto
possvel uniforme e organizado ao conjunto, sem prejuzo dos elementos
distintivos facilitadores da procura e consulta. Usam-se por vezes cores
diferentes (da pasta, da lombada, da etiqueta, aos sinalizadores, etc.) para cada assunto, tipo de
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arquivo ou departamento, o que permite rpida localizao e a deteco de dossiers fora do

lugar.

3.3. Separadores e Guias

Para facilitar a localizao rpida usam-se dispositivos de intercalao ou separadores e guias.
As guias mveis tm tiras de insero de metal ou de plstico (cavaleiros), enquanto as imveis
apresentam salincias que servem de ndices de consulta (pestanas).

3.4. Ficheiros
O seu tamanho, dimenses e estruturas dependem do tipo de fichas que se destinam a conter.
Entre os vrios tipos de ficheiros (horizontais, verticais, suspensos ou rotativos), h que escolher os
que melhor se adaptem as finalidades a que se destinam.
No centro de sade, por exemplo, em que a documentao dos doentes se encontra reunida em
processos mantidos nos servios administrativos e facultada aos gabinetes mdicos para
consulta, de toda a convenincia a utilizao de ficheiros rotativos suspensos em armrios
fechados, que armazenam um grande numero de pastas suspensas, facilitam a busca e permitem
manter a confidencialidade dos registos.
Como regra geral, devem ser escolhidos ficheiros que permitam uma arrumao rpida e uma
localizao fcil.

4. Conservao, Manuteno e Expurgo

Para alm das condicionantes ergonmicas j estudadas manuteno de uma
temperatura, grau de humidade e ventilao adequados a conservao dos
documentos h que estabelecer medidas de profilaxia e remedeio dos problemas
naturais:
Tratamento anti-fungos de paredes e soalho;
Pintura anticorrosiva de mveis metlicos;
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Limpeza e desinfeco peridicas;

Utilizao de ecrs protectores (filtros, persianas, transparentes, etc.)
Instalao de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado .

4.1. Prazos de Conservao

O prazo de conservao de um documento o perodo que deve decorrer deste a data em que e
elaborado ate data em que vai ser destrudo.
Este prazo e normalmente fixado em anos, havendo a considerar:
Os prazos de conservao funcional, fixados pela prpria empresa, de acordo com o
interesse que para ela representa a informao neles contida, e que raramente
ultrapassam o prazo legal.
Os prazos de conservao (reteno) legal, que so fixados pela legislao
(habitualmente de 5 ou 10 anos, conforme a natureza do documento).
Nos termos do Cdigo Comercial, todo o comerciante obriga do a arquivar a correspondncia
e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua
escriturao mercantil, devendo conservar tudo pelo espao de 10 anos (art. 40). Tratando-se
de uma sociedade, o prazo termina 5 anos depois da liquidao.
Para efeitos fiscais, o prazo de conservao da escrita de 5 anos (art. 134 do Cdigo da
Contribuio Industrial, art. 52 do Imposto sobre o valor Acrescendo).

4.2. Actualizaes e expurgo

A actualizao da informao e a destruio (expurgo) dos documentos so hoje mais do que
nunca uma necessidade, para evitar erros, e acumulao desnecessria e contraproducente de
documentos.
Torna-se assim essencial rever e actualizar periodicamente os arquivos.
Como se deve processar a actualizao?
Transferindo do arquivo activo para o semi-activo os documentos que deixaram de ter
interesse imediato.
Guardando no arquivo morto os documentos que, embora sem previso de
consulta, continuam a ter interesse para a empresa.
Libertando o arquivo de documentao ultrapassada, e de informao que deixou de
ser necessria, pertinente ou mesmo correcta (preos antigos, impressos e minutas
que foram reformulados, etc.)

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5. Segurana
Para alm das medidas preventivas a ter em conta na instalao equipamento anticombustvel,
extintores, automticos, sinalizao de alarme, etc. - , h que fazer a previso de risco relativamente a
deteriorao, destruio, extravio ou roubo.
Como aumentar a segurana do arquivo?
Estabelecendo normas de acesso e utilizao, de manuseio e
consulta de documentos confidenciais, obras raras ou facilmente
deteriorveis, (com recurso a acetatos de proteco, duplicados, microfilmagem, etc.)
Proibio de fumo no local.
Introduzindo dispositivos de reteno de fichas e documentos, e
utilizando cofres e fechos especiais.

A segurana no arquivo informtico

No arquivo informtico, h j vrios sistemas de segurana:
Cdigos de identificao (Cdigos Pin e User-ID, por ex.) a
palavras-chaves de acesso (passwords);
Bloqueio da entrada aps um numero pr-determinado de
tentativas;
Proteco anti-vrus;
Organizao de duplicados para o caso de falha no sistema
(backups).

Ficha de trabalho
1. Na Empresa W, instalada numa rua de grande movimento e rudo, num edifcio antigo com
problemas de instalao elctrica, infiltrao de humidade e poeiras, o arquivo encontra-se num
corredor sombrio, em estantes abertas enferrujadas, onde a documentao se encontra guardada a
esmo, em caixas de carto em mau estado.
Enumere as medidas a tomar para modificar este estado de coisas e recuperar e reorganizar o
arquivo.

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Sistemas de Classificao, codificao e

ordenao
1. Classificao e codificao
De uma forma genrica podemos dizer que a documentao organizada por um processo segundo
o qual se identificam e agrupam sistematicamente os documentos, de acordo com as suas afinidades
ou caractersticas comuns, de modo a formar grupos homogneos.
Pretende-se assim:
Reunir de forma lgica os documentos e a informao
Proporcionar o seu fcil e rpido acesso sempre que
necessrio
Detectar com facilidade o extravio de qualquer documento
O sistema de arquivo deve ser simples e til, permitindo o seu futuro aperfeioamento, actualizao e
expanso.
Para atingir estes objectivos, h que conhecer e saber utilizar racionalmente os sistemas de
classificao, codificao, indexao e ordenao

1.1. Classificao
Classificar dividir o material segundo determinados critrios a fim de facilitar o seu encontro e
permitir um melhor conhecimento do prprio material.
Muitas vezes a classificao pressupe a existncia de caracteres distintivos que permitem diferenciar
cada um dos elementos. Por exemplo, classificando determinados documentos em bancos. Os
elementos dessa classe poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.
A este processo pode chamar-se codificao.

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A classificao procura as caractersticas que ligam entre si os documentos e a codificao cria-as no

caso de se revelarem imperfeitas para os fins que nos propomos atingir.
Quer a classificao, quer a codificao procuram atribuir uma designao, uma identificao, um
nome a cada documentos e reagrup-los depois em alneas e caractersticas semelhantes
A identificao do documento pode ser feita por:
Nome
Do autor
Do remetente
Do destinatrio
Nome da coisa classificada
Assunto tratado no documento classificado
Data em que foi recebido, expedido ou redigido
Nmero atribudo a tudo o que classificado
A cada um destes critrios corresponde um tipo de ordenao especial:
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Por assunto ou tema (ideolgico)
Cronolgico
Cada um dos mtodos de ordenao pode aplicar-se isolado ou em coordenao com os outros. Ex:
Lista telefnica, pginas amarelas.

1.2. Codificao
A codificao designa os smbolos utilizados para codificar os documentos classificados. Esta une as
caractersticas dos documentos encontrados na classificao.
A codificao pode efectuar-se utilizando nmeros, letras, ou mesmo a combinao de ambos. Em
geral, a preferncia vai para os nmeros.

1.2.1 Tipos de Smbolos

1.2.1. Smbolos alfabticos

Vantagens
Maior nmero de posies: so 26 smbolos alfabticos
contra 10 numricos.
Podem sugerir a identidade dos nomes simbolizados

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Desvantagens
Podem ser incmodos e difceis de ler,
Maior possibilidade de erro na codificao

Smbolos numricos
Podem ser manuseados mais facilmente;
A sua leitura a compreenso mais imediata.
Permitem identificar a posio relativa de 2 smbolos assinalando o nmero de termos que os
separam. Ex: no evidente que a distncia entre f e p seja igual existente entre 6 e 16

Smbolos alfanumricos
Permite, quando se tem de classificar um grande n de termos, utilizar smbolos mais curtos do que
os simples smbolos numricos. Ex: matrculas dos carros.

1.2.2. Significao dos smbolos

Os smbolos devero exprimir clara e imediatamente as alneas que representam.
Cdigo
13020
13025
13100

descrio
Lmpada de 20 watt
Lmpada de 25 watt
Lmpada de 100 watt

1.2.3. Os cdigos por conjuntos ou agrupados

Cdigos baseados na sucesso de numerao

Cdigo estabelecido em sucesses simples de nmeros.
Ex: 1
2
3

Os cdigos por conjuntos

Os cdigos por conjuntos fixam-se estabelecendo conjuntos de nmeros em ordem progressiva a
cada categoria de alneas a codificar.
Em cada conjunto deixam-se nmeros livres para permitir futuros acrescentos s alneas
compreendidas na classificao correspondente.
a)
1
2
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Os cdigos decimais
Sucesso decimal dos nmeros
Ex: 1.
1.1.
1.2.

Os cdigos por grupos

Num cdigo por grupos, os algarismos que o compem so dispostos em grupos ou campos,
designando cada um destes uma das classificaes a que pertence a alnea codificada.
Uma vez que a posio de cada algarismo ou grupo de algarismos tem um significado exacto, o
nmero dos algarismos compreendidos em cada campo deve ser pr-estabelecido, do mesmo
modo para que no sofram modificaes, a sucesso dos diversos campos.
A um cdigo deste gnero poderiam atribuir-se os seguintes significados:
Campo
1
2
3
4

Posio
1-3
4
5-6
7-10

Significado
Vendedor
Filial
Zona
Produto vendido

Se o cdigo assumisse esta configurao: 121 5 02 2730 - o seu significado poderia ser o
seguinte: o vendedor 121, pertencente filial 05, que opera na zona 2, efectuou uma venda do
produto 2730.
Os cdigos em grupos so especialmente indicados para uma elaborao mecnica dos dados,
pois podem ser facilmente extrados e tabelados, qualquer que seja a classificao prevista.
Podem, alm disso, ser facilmente memorizados, graas ao claro significado que possuem os
algarismos de acordo com a sua posio.
Exerccio: Codifique os seguintes elementos
Nome ................................. rea ..................... Zona..................... Idade
Carina Lemos ...................... Gesto ................. Faro ..................... 40
Joana Brs .......................... Marketing ............. Lagos.................... 30
Pedro Marques .................... Eng. Civil .............. Portimo ............... 28
Andr Brito .......................... Economia ............. Faro ..................... 35
Paulo Soares ....................... Marketing ............. Olho................... 32
Sandra Fonseca ................... Gesto ................. Faro ..................... 26

1.2.4. A classificao decimal de Dewey

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Este sistema, tambm conhecido por sistema de Dewey (de Melvil Dewey, que o idealizou em
1873) ou C.D.U. Classificao Decimal Universal , constitui uma variante do sistema
ideolgico, metdico ou analtico.
E sobretudo usado para arquivos de volume considervel e grande complexidade e variedade de
classes (arquivos e bibliotecas municipais), sendo a sua principal aplicao, relativamente as
empresas, o POC (Plano Oficial de Contabilidade).
Tem por base um plano de diviso das matrias em 10 classes (de 0 a 9), cada uma das quais se
pode subdividir at outras 10 subclasses e assim sucessivamente.
Para a sua implementao ter obrigatoriamente que ser estabelecido um plano de arquivo
elaborado de forma a considerar a limitao decimal e as necessidades futuras.
Tem a vantagem de agrupar matrias ou assuntos, enquanto o numrico simples os separa. Alm
disso, tem uma referncia prtica, e fcil de aplicar e uniforme.
Este sistema pode ainda ser alargado (mtodo decimal derivado), considerando mais do que um
algarismo por grupo (normalmente com 100 posies, de 0 a 99).
EXEMPLO (Plano Oficial de Contabilidade):
26 Outros devedores e credores
261 Fornecedores de imobilizado
2611 Fornecedores de imobilizado, c/c
2612 Fornecedor de imobilizado ttulos a pagar
262 Pessoal
27 Acrscimos e diferimentos

Concluso
Ao executar-se um plano de codificao procura-se promover a homogeneidade dos critrios de
classificao e fazer com que a classificao corresponda aos fins para que efectuada.
Assim, na preparao deste plano torna-se necessrio definir objectivos a alcanar e conhecer
adequadamente quer o material a classificar, quer as tcnicas de classificao.
S depois de um estudo das exigncias efectivas de cada empresa possvel efectuar a escolha de um
sistema de classificao satisfatria.
Um dos problemas da classificao que, muitas vezes, sente-se a necessidade de classificar os
mesmos documento sob diversos aspectos. A soluo passaria por efectuar a classificao sobre todos
os aspectos, no fosse o dispndio de tempo espao e o erro da duplicao de informao. Assim,
aconselha-se a adoptar o sistema mais procurado.
Os cdigos tambm tm que ser planeados. Cada vez mais, com o crescente nmero de informao,
h a tendncia de se apoiar em cdigos para a classificao de dados. No decurso das operaes de
codificao dever ser elaborada a sua descrio que dever constituir o ponto de partida para
futuras referncias. A terminologia adoptada dever ser sempre normalizada.
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2. Ordenao
A ordenao dos documentos deve ser feita de acordo com um critrio de classificao adequado
consulta (por nomes, ordem de entrada, datas, assuntos, reas de vendas, etc.).
H vrios sistemas de ordenao, que se podem combinar entre si:
Alfabticos
Numricos
Ideolgicos
Alfanumricos
Geogrficos
Cronolgicos

2.1. Ordenao alfabtica

A ordenao alfabtica fundamenta-se, como o nome indica, na sucesso de letras do alfabeto.
usada, por exemplo, em ficheiros de pessoal, clientes e fornecedores, listagens, guias, etc. Este
tipo de ordenao constitui a base de muitos planos de classificao pois a tcnica mais simples.
Esta tcnica no exclui a possibilidade de se utilizarem outras tcnicas de ordenao que, por
vezes, so complementos necessrios.
Nota: mesmo que utilizando outro sistema de ordenao, por exemplo o ideolgico ou geogrfico, estas categorias ordenam-se
alfabeticamente.

2.1.1. Vantagens e desvantagens

Vantagens
Simplicidade no plano de ordenao, pois o nome o nico elemento necessrio para
ordenar o material;
Familiaridade como critrio de ordenao pois este um dos mais tradicionais
Elasticidade: sempre possvel inserir novos nomes no local exacto;
Baixo custo: o material pode ser arquivado em aparelhos simples e econmicos;
Possibilidade de se encontrar facilmente uma posio
Desvantagens
fcil surgirem dvidas e cometerem-se erros. Pode acontecer que as pessoas que
ordenam e as que efectuam a procura no sigam sempre os mesmos critrios;
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Quanto mais o material aumenta mais frequentes so os casos de homonmia (repetio

dos nomes)
Uma vez que no h regulamentao vinculativa, possibilita divergncias no critrio de ordenao,
problemas de homonmia e dificuldade de expanso.
Assim, a sua utilizao no pode ser cega, sendo necessrio estabelecer regras fixas e critrios de
orientao bem definidos, sobretudo relativamente palavra de ordem, ou seja a palavra-chave que
vai servir de referncia para a ordenao.
Na organizao das turmas, por ex., considera-se habitualmente o primeiro nome e a ordenao
palavra a palavra, entretanto que na lista telefnica de assinantes se usa a ordenao por apelido.
2.1.2. Critrios de ordenao alfabtica
Os nomes podem ordenar-se das seguintes formas
Pelo primeiro nome
Pelo apelido
Dentro destes critrios pode ainda optar-se por uma ordenao alfabtica
letra-a-letra ou
palavra-a-palavra.
Embora o ponto de partida seja sempre o da disposio das letras no alfabeto, h que
estabelecer o critrio a seguir:
Nome a nome ou palavra a palavra
Entre dois nomes com letras iguais, vem em primeiro lugar o que acabar primeiro (tiver menos
letras)
Ex.: Manuel vira antes de Manuela
Os nomes designativos por uma inicial precedem qualquer outro que comece por essa inicial
mas no se encontre abreviado
Ex.: D. Pacheco vir antes de Drio Magalhes
Se o primeiro nome for igual, faz-se a seleco de acordo com o 2 nome
Ex.: Joana Maria vir antes de Joana Sofia

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Letra-a-letra
Os nomes consideram-se como tornando uma s palavra:
Ex: Gilberto Silva vira antes de Gil Gomes.
GILB ERTOSILVA
GILGOMES
Exemplos:
Nomes
Dr. Santos Guedes
Antnio Fonseca
Joana Janeiro
J. Rui Gomes
Manuel Flix

Letra a letra
ANTONIOFONSECA
JOANAJANEIRO
JRUIGOMES
MANUELFELIX
SANTOSGUEDES

Palavra a palavra
Antnio Fonseca
J. Rui Gomes
Joana Janeiro
Manuel Flix
Santos Guedes (Dr.)

Exerccio: Ordene os seguintes nomes, pelo primeiro

nome, letra-a-letra e palavra-a-palavra.
Sandrine Jesus
Sandro Castro Andr
P.Pires
Paulo Fonseca
Marialba Foz
Paul Simon
Maria Luz Paulo
Maria Luzia Andrade
Exerccio: Faa o mesmo com os seguintes nomes
A. Brs
Anabela Fonseca
Ana Maria
Aniceto Borges
A. Nbrega
Ana Bela Fonseca
2.1.3. Regras de Ordenao Alfabtica
Para que a ordenao alfabtica seja eficiente necessrio estabelecer regras para garantir a
necessria uniformidade no trabalho efectuado. Estas regras visam:
Facilitar o trabalho de entrada e procura;
Reduzir ao mnimo os casos duvidosos;
Evitar as interpretaes subjectivas.

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A regra mais importante utilizar sempre e sempre o mesmo critrio de ordenao.

Pelo primeiro nome
i. Omitem-se os artigos definidos e indefinidos. Ex: Rosa Maria da Silva fica Rosa Maria Silva.
Nota: omitirem-se os artigos a opo mais comum. Com a evoluo e a diversidade dos dias de
hoje j se vm tambm sistemas de ordenao em que estas partculas no so omitidas podendo
optar-se por deixar o artigo como est ou colocando-o entre parntesis. No entanto, estes artigos
nunca so considerados na alfabetao bem como outros como e.
ii. Consideram-se as abreviaturas e os nmeros como escritos por extenso
St Maria
M Jesus

Santa Maria
Maria Jesus

iii. Os ttulos so colocados entre parntesis no final do nome e no so considerados na ordenao

Dr. Fernando Barros
Arq Toms Silveira
Eng Pedro Varela

Barros, Fernado (Dr)

Silveira, Toms (Arq)
Varela, Pedro (Eng)

Nota: todas estas regras tambm so aplicadas na ordenao por apelido

Por apelido
i. O apelido surge em primeiro lugar com uma vrgula seguido dos
restantes nomes pela sua ordem natural.
Anbal Barbosa
Joo Carlos Correia

Barbosa, Anbal
Correia, Joo Carlos

No caso de mais do que um apelido, o ultimo que se considera (excepto quando formam
nomes compostos)
Ex.:

|Antnio Albino Ribeiro Soberano

|Soberano, Antnio Albino Ribeiro
mas
|Ana Maria So Vicente
|So Vicente, Ana Maria

Sendo o ltimo apelido igual, a palavra seguinte que estabelece a ordem a seguir (nome
prprio e depois os restantes apelidos, pela ordem habitual do nome)
Ex.:

Joaquim Barbosa
Abel Barbosa
Pedro Barbosa

Barbosa, Abel
Barbosa, Joaquim
Barbosa, Pedro

ii. Tal como na ordenao pelo primeiro nome os artigos so:

Ou omitidos
Ou deixados no nome conforme a sua apresentao
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Ou colocados entre parntesis no final do nome a que pertencem

Em nenhuma situao so considerados na ordenao.
Jos Prates da Costa
Fernando de Arajo Dias
Carla de Jesus das Dores

Costa , Jos Prates

Dias, Fernando de Arajo
Dores (das), Carla Jesus (de)

iii. Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo ligados ou no por um hfen no so

separados.
Srgio Castelo Branco
Heitor Villas Boas
Paulo boa Hora

Castelo Branco, Srgio

Villas Boas, Heitor
Boa Hora, Paulo

iv. Os nomes como Santa, Santo ou So seguem a mesma regra.

Lus Santa Rita
Joo So Joaquim

Santa Rita; Lus

So Joo Joaquim

v. As partculas estrangeiras se escritas com iniciais maisculas so consideradas como parte

integrante do nome. O, D, Von, Van, Mac, Mc, Du, La, Di, Del, Das, Le.
John OBrien
Eric Von Johnson

OBrien, John
Von Johnson, Eric

vi. Os nomes ligados por apstrofo so considerandos como uma s palavra:

Armindo SantAna

SantAna, Armindo

vii. Os nomes orientais (japoneses, Chineses, rabes, etc) so registados na ordem em que se
apresentam
Alben Abig
Li Jutang
Mo Ts tung

viii.

Alben Abig
Li Jutang
Mo Ts Tung

Os nomes espanhis so registados pelo penltimo nome que corresponde ao da famlia do pai
Jos Hernadez Xavier
Miguel Cervantes Savreda

Hernandez Xavier, Jos

Cervantes Savreda, Miguel

ix. Os nomes ligados por e no se separam

Joo Canto e Castro
Pedro Vale e Azevedo

Canto e Castro, Joo

Vale e Azevedo, Pedro

Exerccio de Reviso: Ordene os seguintes nomes, pelo

apelido, letra-a-letra e palavra a-palavra
Lus Filipe Boavista Marques
Adriana Andr da Boavista
Clia de Andrade
Gustav Von Blick
Adriano Silva Boa Vista
Paulo Joo Nobre
Tiago Carvalho e Melo
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Joaquim Jos Andr

Dr. Pimenta de Marques
Filipa Jos da Vontade
Clia de Andrade
Lus Filipe Paulo Marques
Joo Jos Andr
Gustav Von Blick
Vnia Sofia Carvo
Pablo Andraz Del Canto
Filipa Nbrega e Mello
x. Os nmeros que fazem parte do nome, quer no fim, que no incio devem ser considerados como
se estivessem escritos por extenso.
2 Sentinelas
Forma 85
2001 Prendas

2(duas) sentinelas
Forma 85 (oitenta e cinco)
2001 (duas mil e uma) prendas

xi. Os nomes das empresas devem ser registados como se apresentam

Pastelaria Boa Hora, Lda
Barbosa e Sousa, SA

Pastelaria Boa Hora, Lda

Barbosa e Sousa, SA

xii. As expresses como por exemplo, Sociedade, Empresa devem ser considerados na ordenao
(deste que faam parte da denominao)
Empresa das guas
Sociedade de Autores

Empresa das guas

Sociedade de Autores

xiii. Caso a designao do ramo de actividade da empresa tambm faa parte do nome, esta
tambm considerada na ordenao
Restaurante O Pitu
Pastelaria Boa Hora
Editora Abril

Restaurante O Pitu
Pastelaria Boa Hora
Editora Abril

xiv. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas com ou sem pontos entre as letras devem
ser ordenadas como se o conjunto de letras que os formam fossem uma palavra.
CMF
IEFP
UNESCO
ONU

xv. Quando uma empresa ou instituio for conhecida para alm do seu nome por extenso, tambm
por uma sigla, o arquivista dever optar pela forma de ordenao que melhor atenda s
necessidades da organizao, utilizando sempre o mesmo mtodo.
CGD
NERA
ANJE
AMAL

Caixa Geral de Depsitos

Ncleo Empresarial da Regio do Algarve
Associao Nacional dos Jovens Empresrios
Associao dos Municpios do Algarve

xvi. As empresas com varias filiais so ordenados pela ordem alfabtica das localidades
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Ex:

BES, Porto
BES, Lisboa
BES, Faro
BES, Coimbra
BES, Aveiro

BES, Aveiro
BES, Coimbra
BES, Faro
BES, Lisboa
BES, Porto

considera-se

xvii. Os nomes absolutamente iguais distinguem-se colocando seguidamente (entre parnteses ou

separados por hfenes ou vrgulas) os nomes das terras das naturalidades, profisses, graus
hierrquicos, departamentos, etc.
Ex:

S, Joo (Beja)
S, Joo (Cacm)
S, Joo (Damala)

S, Joo (Arq.)
S, Joo (Eng.)
Sa, Joo (Med.)

S, Joo (Arm.)
S, Joo (Cont.)
S, Joo (Mark.)

xviii. As tradues de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados pela designao de origem.
Ex: Bordeaux considera-se Bordeaux e no Bordus.

2. 2. Classificao numrica
Neste sistema, muito utilizado para a ordenao da documentao comercial (notas de
encomenda, facturas, recibos, etc.), atribui-se um nmero aos documentos que so recebidos e
aos que so expedidos (N de entradas e de sada respectivamente). Este processo e feito
normalmente com um numerador, ou numerador/ datador.

Vantagens e desvantagens
So vrios os inconvenientes deste sistema: codificao demorada e com riscos de erro,
dificuldade de encontrar um documento sem o nmero de ordem que lhe foi atribudo,
pesquisa efectuada em duas fases (descodificao e pesquisa propriamente dita), e
impossibilidade de intercalar novos documentos.
Tem contudo vantagens apreciveis: de fcil leitura e aplicao, no se presta a
divergncias, tem uma localizao imutvel e sobretudo permite o fcil controlo e deteco do
extravio de um documento.
Para facilitar a localizao dos documentos, utilizam-se muitas vezes dois jogos de fichas,
constituindo-se um ficheiro de referncia alfabtica auxiliar, que apenas funcione para saber o
N que recebeu o documento que se esta a procurar
A correspondncia avulsa pode ser arquivada pelo mtodo numrico em pastas de cores
diferentes. Se houver necessidade de classificar os diversos gneros de documentos, podero
ser usados guias alfabticos para os representar, numa combinao dos mtodos numricos,
ideolgico e alfabtico.

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Recibo
Recibo
Recibo

N. 511
N. 510
N.509

Recebi______do_____Sr. Proprietrio do 5
andar da rua 5 de Outubro, 38

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2.3. Classificao ideolgica

Tambm chamada metdica ou analtica trata-se de uma classificao por assuntos ou temas.
Quais as suas vantagens e inconvenientes?
Embora racional, lgica e malevel (tem possibilidade de intercalamento e de extenso), e de difcil
execuo, porque exige no s um plano de arquivo, como uma grande capacidade de anlise e
elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.).
Exige racional, lgica e malevel (tem possibilidade de intercalamento e de extenso), e de difcil
execuo, porque exige no s um plano de arquivo, como uma grande capacidade de anlise e
elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.)
Exige ainda outra ordenao (alfabtica, cronolgica, etc.) dentro de cada grupo considerado.
E muitas vezes usada nas grandes empresas na organizao da biblioteca ou de ficheiros remissivos.

Informtica
Fico
Cincia
Arte
Pintura

2.4. Classificaes geogrfica

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Trata-se de um sistema que apresenta grande utilidade para empresas com vrias filiais ou grande
nmero de clientes dispersos por vrias zonas geogrficas.
A ordenao faz-se pela seleco geogrfica (pases, distritos, concelhos, localidades) seguida pela
ordenao alfabtica dos documentos respeitados a cada grupo, podendo a primeira seleco estar
tambm por ordem alfabtica ou, outra.
Embora apresente os mesmos inconvenientes da ordenao alfabtica e seja susceptvel de erro (e
fcil enquadrar indevidamente um documento num grupo geogrfico a que no pertence), este
sistema tem vantagens, porque faculta.
A introduo de novos documentos sem necessidades de alteraes
O ajustamento de acordo com as necessidades (novas localidades, por ex.)
O agrupamento da documentao por grupos com caractersticas bem definidas

Firma X Damaia
FirmaX Coimbra
Firma X

Braga

Firma X
Aveiro
Clientes
Alves & CA

2.5. Classificaes Cronolgica

E feito com base em datas (de emisso, de recepo, de vencimento, de aquisio, de venda, etc. ).
Embora neste sistema os documentos sejam agrupados sem ter em conta o assunto,
e seja difcil encontra-los sem conhecer a data, esta organizao oferece grandes vantagens,
porque no da origem a ambiguidades nem divergncias,
no exige pessoal especializado ou com muita prtica e permite o acesso rpido aos documentos,
desde que se conhea a data destes.
Onde que a sua utilizao tem mais interesse?
No arquivo da correspondncia, em que se faz a ordenao do passado para o pressente, de forma a
ficar no topo da pasta a mais recentemente expedida ou recebida.
Na organizao dos documentos a pagar, onde se segue a ordem normal, de modo a que o primeiro
a ser visto seja o primeiro a ser pago.
Podem considerar-se 3 tipos de cronologia: rgida, quando diria, circunstancial, quando considera
factos de rotinas (letras, por ex.), e acidental. Quando relativa a iniciativas ocasionais (encontro,
conferncias, reunies, etc.).
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Neste ultimo caso, atende-se frequentemente s horas e at aos minutos

Ex: 9 horas do dia 18 de Julho de 1996 96 / 07 / 18 / 09
12
18

96 / 07 / 18 / 12
15
18

96 / 07 / 18 / 15
Se no atender as horas/minutos, ter que ser forosamente combinado com outro mtodo, uma vez
que, dentro do mesmo dia h que ordenar numrica ou alfabeticamente os documentos.
A classificao cronolgica pode tambm aparecer como 2 classificao (no arquivo de processos
individuais, por exemplo, depois de uma primeira classificao numrica, por ordem de entrada, ou
alfabtica, por nomes).

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3. Ficheiros electrnicos e base de dados

O principal contributo trazido pela informtica ao arquivo electrnico constitudo pelos ficheiros e
base de dados.
Os ficheiros electrnicos so ficheiros informatizados que permitem o acesso quase instantneo a
informao, podendo facultar simultaneamente a sua confidencialidade atravs de cdigos especiais
ou chaves de acesso.
A base de dados um conjunto organizado de informao, exaustivo e no redundante, gerido por
um programa que define o acesso informao, a sua utilizao e a interaco com o utilizador.

Microfilmagem
Trata-se basicamente de um sistema de microfotografia, permitindo a obteno de fotogramas, ou
seja, micro-reprodues de documentos (comerciais, tcnicos, histricos, etc.), que podem ser lidas
atravs de leitores.
Exige equipamento prprio mquina de filmar, mquina de revelar e aparelhos de projeco /
leitura (em tamanho reduzido ou natural), e essencialmente utilizada no tratamento de volumes de
documentao considerveis (em arquivos gerais de grandes organizaes ou instituies, nos jornais,
na banca, etc.).
Quais as principais vantagens do microfilme?
Dimenses e peso diminutos, possibilitando o armazenamento num volume e espaos extremamente
reduzidos;
Uniformizao dos arquivos, uma vez que as pelculas so standardizadas;
Impossibilidade de alterao da ordem sequencial;
Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim a
deteriorao;
Busca rpida de informao;
Reproduo fcil e exacta de documentos, facultando a criao de duplicados (sem se ficar portanto
sujeito a um original) e a descentralizao da informao;
Economia no envio de grandes volumes de documentos;
Possibilidade de aplicao no campo da informtica.

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Quais as principais aplicaes?

Aplicaes de ordem geral:
Correspondncia;
Letras e cheques;
Manuais tcnicos;
Ficheiros de clientes.
Aplicaes de ordem especifica:
Bancos;
Seguradoras;
Jornais;
Bibliotecas;
Tribunais.
Como se processa a microfilmagem

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Preparao dos Documentos

Conferencia;
Ordenao

Microfilmagem

Revelao

Inspeco da qualidade do filme

Arquivo
Dos
Documentos

Destruio
Dos
Documentos
(Expurgo)

Montagem
Indexao
Dos
Jackets

Indexao das Bobines

Bobine
Original

Duplicao dos
Jackets

Central de Microfilmagem

Jacket
Original

Duplicados
De Bobine

Arquivo dos
Diversos sectores

Duplicados dos
Jackets

Arquivos dos
diversos Sectores

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