Data

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Cdigo

P01

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Controle de Documentos e
Registros
Rev. 00

I - ELABORAO E APROVAO DESTE PROCEDIMENTO

Etapa

Nome

Assinatura

Elaborado
por
Verificado
por
Aprovado
por

II - HISTRICO DAS REVISES (4 ltimas)

Rev. No.

Data

Descrio

00

01/01/2011

Emisso Inicial

III - OBJETIVO
Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemtica de controle de
documentos e registros do Sistema de Gesto da Qualidade. Todas as regras de elaborao e
aprovao de documentos, distribuio, armazenamento e segurana esto contidas nesse
procedimento.
IV APLICAO
Aplicvel a todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade e aos documentos externos
a organizao que afetam a capacidade de entregar os produtos e servios aos clientes nos
requisitos especificados.

V Termos e definies
Formulrios So documentos editveis onde algum tipo de informao pode ser inserida. Por
exemplo, formulrio de compras, formulrios de preenchimento de formaes de candidato a vaga
de trabalho, etc.
Registros Uma vez que os formulrios so preenchidos eles passam a ser chamados de
registros.
Documentos Incluem poltica, objetivos, manuais, procedimentos, instrues de trabalho,
formulrios e registros.

DOCUMENTO ORIGINAL

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1. Consideraes Gerais sobre os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade

Toda a documentao do SGQ elaborada, aprovada, atualizada, distribuda, armazenada e
salvaguardada de acordo com os requisitos da Norma ISO 9001:2008 e seguindo as orientaes
da ISO/TR 10013 que trata de controle e contedo de documentao do SGQ.

Quadro descritivo da hierarquia da documentao

Os documentos do SGQ seguem a hierarquia acima e toda a sua metodologia de elaborao e

controle est descrita neste procedimento.

2. Estrutura de um procedimento
Os procedimentos do SGQ devem possuir uma formatao nica, de acordo com o descrito neste
procedimento.
Todos os documentos do SGQ devem conter um cabealho com as seguintes informaes:
Data da Reviso do documento;
Nmero da Reviso;
Cdigo do documento;
Numero da pgina atual e quantidade total de pginas;
Logotipo da organizao;
Nome do documento;
Nas primeiras pginas do documento devero ser descritos:

Os responsveis por aprovar, elaborar e revisar o documento e suas respectivas

assinaturas;
Histrico das quatro ltimas revises contendo as respectivas datas e contedo das
alteraes;
Objetivo do documento;
Aplicao do documento quais processos e em que situaes o procedimento deve ser
executado;

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Termos e definies detalhados;

A caracterizao se o documento original ou Cpia Controlada ou No Controlada.

Os procedimentos devem conter todas as informaes necessrias para que a operao da

atividade que est sendo documentada possa ser perfeitamente executada sem prejuzo a
satisfao do cliente externo ou interno. Se a operao em questo exigir a utilizao de
formulrios ou outros documentos estes devem ser descritos no procedimento item ANEXOS. No
caso dos formulrios devem ser de fcil entendimento e preenchimento, no podendo deixar
dvidas quanto ao preenchimento dos campos.
Documentos Referenciados todas as referncias a outros documentos devero ser descritas
como ltimo item de um documento, pois essa descrio facilitar a identificao de outros
documentos durante a leitura.
Em caso de documentos em formato de vdeo ou udio, dever existir um documento em formato
de texto com as informaes estruturais bsicas descritas neste procedimento, sendo este a
referncia para a correta exibio dos vdeos e udios. O motivo e vantagens da utilizao desse
formato dever ainda ser especificado neste documento impresso.

3. Elaborao de documentos
Cabe aos setores/processos identificarem a necessidade de elaborao de documentos, sempre
com o suporte tcnico do Coordenador de Qualidade. So trs as etapas na produo de um
documento: elaborao, verificao e aprovao. Recomenda-se que eles sigam a estrutura
hierrquica da empresa.
Cabem aos Coordenadores e Gerentes a elaborao de documentos, ou outra pessoa
qualificada designada por eles. Todos os documentos do SGQ devem ser revisados pelo
Coordenador da Qualidade para a verificao a adequao dos documentos aos requisitos
estabelecidos por este procedimento, caber a este solicitar do elaborador do documento a quais
processos/reas e em quais formatos devem estar disponveis os documentos. A aprovao ser
responsabilidade do superior imediato a aquele que elaborou o documento, aps a assinatura do
elaborador e do verificador do mesmo.
Uma vez elaborado o documento o processo de armazenamento e distribuio dever ser feito
pela rea da Qualidade de acordo com as informaes fornecidas pelo elaborador de acordo com
o item 6 deste procedimento Controle de Distribuio da Documentao.
Os documentos devem ser objetivos e sem ambigidades, com redao e linguagem apropriada
ao grau de competncia dos colaboradores da organizao.
Qualquer colaborador poder sugerir a reviso de documentos ao responsvel pela elaborao.

4. Codificao dos documentos

Os documentos controlados pelo SGQ da organizao possuem a seguinte codificao:
PxxY
P Procedimento
xx Nmero do procedimento Sequencial iniciando em 01

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Y Letra referente ao formulrio em anexo de A at Z

Vide Exemplo:
P01 Procedimento Nmero 1 Ex: P01_Controle de Documentos e Registros
P01A Formulrio 1 do procedimento 1 Ex: P01A_GRD
P01B Formulrio 2 do procedimento 1 Ex: P01B_Lista de Documentos de Origem Externa
O Manual da Qualidade recebe cdigo especial
MQ Manual da Qualidade

5. Guarda e Proteo de Documentos

Todos os documentos devem estar em formato eletrnico armazenados no servidor na sede
administrativa, mensalmente um backup com todos os documentos do SGQ dever ser feito em
CD ou DVD para ser arquivado na sede da empresa garantindo que todas as informaes no
sero perdidas por problemas tcnicos da rede de computadores.
O ndice remissivo com todos os documentos a P01C_LISTA MESTRA com as seguintes
informaes:

Nome do documento;
Reviso;
Data Reviso;
Pginas;
Elaborador;
Destinatrio;

A lista mestra um formulrio que ser atualizado sempre que uma verso de um documento for
revisada ou ocorrer a emisso inicial de algum documento.
Deve ser atualizada pelo
Coordenador da Qualidade e por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos
devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao
Coordenador da Qualidade, definir quais processos/reas devero receber cada documento.

6. Controle de distribuio da documentao

Os documentos devem estar disponveis nos locais/processos adequados conforme a
P01C_LISTA MESTRA. Todos os documentos originais do SGQ, em suas ltimas revises,
devero estar disponibilizadas na pasta virtual SGQ\Controle Documentos e Registros e
tambm impressos na sede administrativa (com as respectivas assinaturas e identificao
DOCUMENTO ORIGINAL no rodap da pgina inicial).
Uma pasta no diretrio SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos dever conter todos
os arquivos obsoletos, que no so mais utilizados pela organizao ou que j possuem uma
reviso superior.
Na atual estrutura da empresa os documentos s possuem trs destinos especficos:
Escritrio da Sede Administrativa

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Fbrica
Obras Externas

A cada nova reviso de documentos o Coordenador da Qualidade deve atualizar a pasta virtual e
a pasta fsica, verificar se os documentos revisados devem ser substitudos na pasta de
documentos da Fbrica e nas Obras Externas.
Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ
(aplicveis aquela obra) dever estar disponvel para trabalho, dever ser emitida uma P01A_
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS em uma via que dever ser assinada pelo emissor e o
remetente do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em
andamento e houver alteraes em alguns dos documentos presentes naquela obra.
Em documentos tanto distribudos de forma eletrnica como de forma impressa devero conter no
rodap ou a tarja CPIA CONTROLADA ou CPIA NO CONTROLADA na pgina inicial do
documento.
Todos os documentos que se tornarem obsoletos ou tiverem novas revises devero ser
arquivados na pasta do SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos. No so
arquivados documentos impressos que se tornarem obsoletos.

7. Controle de Registros
Em cada procedimento dever ser descrito como os registros, referentes a aquele procedimento,
devero ser elaborados e armazenados. Cabe ao procedimento explicar sobre os formulrios em
anexo de sua responsabilidade.
Os registros da qualidade devero ser mantidos na organizao por no mnimo dois anos, ou o
tempo que um procedimento ou legislao aplicvel assim o exigir. importante que os registros
sejam legveis e no contenham rasuras.
Registros de origem externa so considerados documentos de origem externa.
A seguinte tabela dever ser colocada em todos os procedimentos que possurem registros
referenciados no item ANEXOS.
Nome do
Registro

Mdia

Local de
Armazenamento

Indexao

Responsvel
pela proteo e
recuperao

Tempo
de
reteno

Descarte

8. Documentos de Origem Externa

Documentos de origem externa que afetem a capacidade da organizao planejar e operar um
Sistema de Gesto da Qualidade devero ser controlados pela organizao. Devero ser
arquivados no Formulrio P01B_Lista de Documentos de Origem Externa e armazenados e
distribudos conforme os itens 5 e 6 deste procedimento.

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9. Anexos

Nome do
Registro
P01A_Guia
de Remessa
de
documentos
P01C_Lista
Mestra de
Documentos
P01B_Lista
de
Documentos
de Origem
Externa

Mdia
Eletrnica
ou
impressa
Eletrnica

Local de
Armazenamento

Indexao

Responsvel
pela proteo
e recuperao

Com
cada
destinatrio

Sequencial

Pasta Eletrnica
da Qualidade
Pasta Eletrnica
da Qualidade

Normas
ABNT NBR ISO 9001:2008
ISO/TR 10013

Procedimentos

Sem procedimentos referenciados

Formulrios

Descarte

Destinatrio

2 anos

Destruio

No
aplicvel

Coordenador
da Qualidade

Infinito

NA

No
aplicvel

Coordenador
da Qualidade

Infinito

NA

Eletrnica

10. Documentos referenciados

Tempo
de
reteno

Sem formulrios referenciados