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Contabilidade - Folha de Pagamento1

Contabilidade - Folha de Pagamento1

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FOLHA DE PAGAMENTO Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros valores, tais como

: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários. Podem, ainda, constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho. OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL DA COMPETÊNCIA Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores. No entanto, a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada observando-se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês a que se referem ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte. No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento. Sobre a constituição da Provisão para Férias e Provisão para o 13º Salário, leia os tópicos específicos neste guia CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa. EXEMPLO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS Empresa comercial apresentou o seguinte resumo da folha de pagamento: I - Folha de Pagamento de Salários do Mês de Outubro/2003: DESCRIÇÃO Salários Aviso Prévio indenizado Férias indenizadas Salário maternidade Salário família 13º salário – quitação Total das verbas VALOR - R$ 15.000,00 800,00 700,00 1.800,00 30,00 500,00 18.830,00

DESCONTOS Adiantamento de salário INSS sobre salários INSS sobre 13º salário Vale-transporte Plano de Alimentação do Trabalhador Assistência Médica Faltas e atrasos IRRF sobre salários Contribuição Sindical Total dos descontos Valor líquido da folha de pagamento II - Contribuição Previdenciária a Recolher INSS sobre salários INSS sobre 13º salário (=) INSS devido pela empresa (+) INSS descontado dos empregados (-) Salário família (-) Salário maternidade (=) Valor líquido a recolher na GPS III - Contribuição ao FGTS a Recolher Parcela incidente sobre a folha de pagamento (+) Contribuição ao FGTS sobre 13º salário - rescisão: (=) Valor da contribuição ao FGTS devida Outros dados:

VALOR - R$ 6.000,00 1.425,00 40,00 740,00 980,00 630,00 90,00 710,00 30,00 10.645,00 R$ 8.185,00

R$ 4.200,00 R$ 130,00 R$ 4.330,00 R$ 1.465,00 R$ 30,00 R$ 1.800,00 R$ 3.965,00

R$ 1.324,00 R$ 42,50 R$ 1.366,50

A rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida no dia 31.10.2003 e o pagamento será feito até o 2º dia útil subseqüente. A contribuição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na rescisão foi depositada nas respectivas contas vinculadas. O adiantamento de salário foi pago no dia 20.10.2003, e sobre esse valor foi retido o IRRF no valor de R$ 150,00.

A empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os encargos sociais. Lançamentos contábeis: 1) Pelo valor do adiantamento de salário pago no dia 20.10.2003: D - Adiantamento de Salários (Ativo Circulante) R$ 6.000,00 C - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) R$ 150,00 C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 5.750,00 2) Pelo pagamento do IRRF sobre o adiantamento: D - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 150,00 3) Pela provisão dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio indenizado: D - Folha de Pagamento (Resultado) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 15.800,00 4) Pela baixa da provisão para férias e encargos incidentes sobre essa verba, pelo valor a ser pago na rescisão, tendo em vista que esses valores já foram provisionados anteriormente: D - Provisão de Férias (Passivo Circulante) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 700,00 5) Pela baixa da provisão para 13º salário e encargos incidentes sobre essa verba, pelo valor a ser pago na rescisão tendo em vista que esses valores já foram provisionados anteriormente: D - Provisão 13º Salário (Passivo Circulante) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 500,00 6) Pelo valor da contribuição FGTS incidente sobre a parcela do 13º salário pago na rescisão: D - Provisão 13º Salário (Passivo Circulante) C - FGTS a Recolher (Passivo Circulante) R$ 42,50 7) Pelo valor da contribuição ao FGTS sobre a folha de salários: D - FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado) C - FGTS a Recolher (Passivo Circulante) R$ 1.324,00 8) Pelo valor do salário-família e salário maternidade que serão deduzidas do valor do "INSS a recolher": D - INSS a Recolher (Passivo Circulante) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 1.830,00

Nota: Salário-Família R$ 30,00 Salário Maternidade R$ 1.800,00 9) Pelo valor da contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados em folha de pagamento: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 2.205,00 C - Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante) R$ 30,00 C - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) R$ 710,00 C - INSS a Recolher (Passivo Circulante) R$ 1.465,00 10) Pelo valor descontado dos salários relativos à faltas e atrasos: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Folha de Pagamento (Resultado) R$ 90,00 11) Pelos valores relativos à Assistência Médica, Vale-Transporte e Plano de Alimentação do Trabalhador, descontados dos funcionários:a) Assistência Médica D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Adiantamentos – Folha de Pagamento – Assistência Médica (Ativo Circulante) R$ 630,00 b) Vale Transporte: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Vale Transporte (Conta de Resultado) R$ 740,00 c) Plano de Alimentação do Trabalhador: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado) R$ 980,00 12) Pela transferência do valor dos adiantamentos concedidos: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Adiantamento de Salários (Ativo Circulante) R$ 6.000,00 13) INSS da empresa sobre os salários e o 13º pago na rescisão: D - INSS - Folha de Pagamento (Resultado) R$ 4.200,00 D - Provisão 13º Salário (Passivo Circulante) R$ 130,00 C - INSS a Recolher (Passivo Circulante) R$ 4.330,00 14) Pelo pagamento dos salários (total líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em rescisão de contrato de R$ 2.000,00): D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 6.185,00 15) Pelo pagamento das verbas rescisórias (aviso prévio, 13º salário e férias): D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 2.000,00

16) Pelo pagamento do FGTS: D - FGTS a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 1.366,50 17) Pelo Pagamento do INSS: D - INSS a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 3.965,00 18) Pelo pagamento da contribuição sindical: D - Contribuição Sindical a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 30,00 9) Pelo pagamento do IRRF: D - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 710,00

Contabilização da FOLHA DE PAGAMENTO

Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários.

Podem, ainda, constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho.

OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL DA COMPETÊNCIA

Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores.

No entanto, a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada observando-se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês a que se referem ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.

No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento.

CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL

Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa.

EXEMPLO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS

Pela provisão dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio indenizado:

D – Folha de Pagamento (Resultado) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante)

Pelo valor da contribuição ao FGTS sobre a folha de salários:

D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado) C - FGTS a Recolher (Passivo Circulante)

INSS - encargos da empresa:

D – INSS - Folha de Pagamento (Resultado)

C - INSS a Recolher (Passivo Circulante)

Pelo valor da contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados em folha de pagamento:

D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante) C - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) C – INSS a Recolher (Passivo Circulante)

Pelo valor do Vale Transporte deduzido dos empregados:

D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C – Vale Transporte (Conta de Resultado)

Plano de Alimentação do Trabalhador deduzido dos empregados:

D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C – Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado)

PROVISÃO PARA PAGAMENTO DO 13º SALÁRIO A provisão para o pagamento do 13º salário é calculada na base de 1/12 da remuneração dos empregados que tiverem trabalhado no mínimo quinze dias no mês, cabendo ajuste do valor provisionado nos meses anteriores em virtude de reajustes salariais, acrescidos dos encargos sociais cujo ônus cabe à empresa. NÃO CONSTITUIÇÃO DA PROVISÃO A entidade que não provisionar o valor do 13º salário, em obediência ao princípio contábil da competência, irá contabilizar essa gratificação diretamente em conta de

despesa ou custo, conforme o caso, no mês em que se der a quitação da gratificação em folha de pagamento. Os adiantamentos serão considerados como tal e registrados em conta própria do ativo circulante, sendo baixados por ocasião da quitação da gratificação. ENCARGOS SOCIAIS Contabilizar os encargos sociais (20% do INSS, FGTS, percentuais devidos ao SAT e a terceiros) sobre o valor da provisão determinada, cujo ônus cabe à empresa e que incidirão por ocasião do pagamento do 13º salário. AJUSTES NO VALOR PROVISIONADO Caso ocorram alterações salariais, cabe ajustar o valor da provisão para pagamento do 13º salário e dos encargos sociais, constituída em meses anteriores, de modo que o valor registrado reflita o montante da gratificação já incorrida e dos encargos sociais que sobre ela incidirão, quando do seu pagamento. Os ajustes serão registrados na conta de provisão, tendo como contrapartida uma conta de resultado (custo ou despesa operacional). Se a provisão se referir a empregados vinculados à produção de mercadorias ou serviços, a provisão será debitada a conta de custos. Caso se referir a empregados da área administrativa, será debitado a conta de despesa operacional. Exemplo: Constituição da provisão do 13 salário de R$ 10.000,00, acrescidos de R$ 3.680,00 de encargos sociais (FGTS e INSS), relativamente à folha de pagamento do pessoal de produção de uma indústria: D – 13º Salário e Encargos da Produção (Conta de Custos - Resultado) C – Provisão de 13º Salário (Passivo Circulante) R$ 13.680,00 PAGAMENTO DO 13º SALÁRIO
o

Adiantamento
As empresas adiantam metade do 13º salário por ocasião da concessão das férias a partir do mês de fevereiro, quando solicitada pelo funcionário, ou até 30 de novembro. O valor do adiantamento será registrado em conta de adiantamento no Ativo Circulante, até a data da quitação da gratificação, ou seja, até o pagamento do saldo do 13º salário. Exemplo: Pagamento de R$ 4.790,00 relativos ao adiantamento da 1a parcela do 13º salário: D – Adiantamento de 13º Salário (Ativo Circulante) C – Caixa/Bancos (Ativo Circulante) R$ 4.790,00

Quitação
A empresa deve efetuar o pagamento do saldo do 13º salário até o dia 20 de dezembro ou por ocasião da dispensa sem justa causa ou pedido de dispensa do funcionário.

O valor do saldo do 13º salário pago poderá ser registrado contabilmente a débito da respectiva conta de provisão no Passivo Circulante, até o limite do valor provisionado. Nesta ocasião, o valor do adiantamento registrado no Ativo Circulante será transferido para a conta que registra a provisão para pagamento da gratificação no Passivo Circulante.

ADIANTAMENTOS A EMPREGADOS - CONTABILIZAÇÃO A conta "Adiantamento a Empregados", de natureza devedora, é debitada quando a empresa efetua as seguintes operações: 1. paga adiantamento mensal ao empregado; 2. paga recibo de férias ao empregado; 3. paga despesas relativas a vale-farmácia, vale-supermercado etc. Por sua vez, referida conta é creditada quando as operações referidas são compensadas na folha de pagamento mensal. PAGAMENTO DE ADIANTAMENTO MENSAL A EMPREGADOS A maioria das empresas, por força de Convenção Coletiva de Trabalho, estão obrigadas a pagar, mensalmente, a seus empregados adiantamento salarial correspondente a um percentual sobre o salário nominal. Exemplo: Determinada empresa efetuou adiantamento salarial no montante de R$ 15.000,00. Com base nos dados do exemplo, o registro contábil poderá ser efetuado da seguinte maneira: D - Adiantamento Salarial (Ativo Circulante) C - Banco Bradesco S.A (Ativo Circulante) R$ 15.000,00 O histórico poderá ser feito do seguinte modo: a) conta devedora - Valor adiantamento salarial n/mês conforme relação nominal; b) conta credora - Valor aviso de débito referente adiantamento salarial conforme relação nominal. Por ocasião da compensação do adiantamento salarial na respectiva folha de pagamento do mês, o lançamento contábil poderá ser feito da seguinte forma: D – Salários a Pagar (Passivo Circulante) C- Adiantamento Salarial (Ativo Circulante) R$ 15.000,00 O histórico poderá ser feito do seguinte modo: a) conta devedora - Valor relativo compensação adiantamento salarial n;/mês; b) conta credora - Valor relativo adiantamento salarial n/mês, ora compensado. PAGAMENTO DE DESPESAS RELATIVAS A VALE-FARMÁCIA, VALESUPERMERCADO ETC.

Mediante convênios firmados com o comércio, é comum ocorrerem aquisições de produtos, por parte dos empregados, no sistema de vale-farmácia, vale-supermercado etc. Nesta modalidade, a empresa autoriza despesas efetuadas pelos empregados com farmácia e supermercado e, posteriormente, mediante autorização destes procede ao desconto na folha de pagamento. Para o registro contábil da operação contabiliza-se os gastos efetuados com farmácia e supermercado em conta de adiantamento a empregados para posterior compensação na folha de pagamento. Exemplo: Compras autorizadas de empregados em convênios, efetuados no mês, de R$ 8.000,00 de supermercado e R$ 1.000,00 de farmácia: D – Adiantamentos – Vale Supermercado (Ativo Circulante) C – Contas a Pagar – Supermercado X (Passivo Circulante) R$ 8.000,00 D – Adiantamentos - Vale-Farmácia (Ativo Circulante) C - Contas a Pagar – Farmácia YZ (Passivo Circulante) Por ocasião do desconto na folha de pagamento dos respectivos valores: D – Salários a Pagar (Passivo Circulante) R$ 9.000,00 C – Adiantamentos – Vale Supermercado (Ativo Circulante) R$ 8.000,00 C – Adiantamentos - Vale-Farmácia (Ativo Circulante) R$ 1.000,00

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