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Como fazer benchmarking

ndice
Introduo Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking Passo 2 - Aprender os princpios do benchmarking Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking Passo 4 - Formar a equipa Passo 5 - Implementar as aces Passo 6 - Recolher os benefcios
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Introduo
O benchmarking um dos mais teis instrumentos de gesto para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relao concorrncia. Baseia-se na aprendizagem das melhores experincias de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial. A essncia deste instrumento parte do princpio de que nenhuma empresa a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que ns. Habitualmente, um processo de benchmarking arranca quando se constata que a empresa est a diminuir a sua rendibilidade. Quando a aprendizagem resultante de um processo de benchmarking aplicada de forma correcta facilita a melhoria do desempenho em situaes crticas no seio de uma empresa.
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Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking


O benchmarking pode ser classificado em trs tipos:

Interno - Trata-se do tipo de benchmarking mais utilizado. Consiste em comparar as operaes da empresa com as de um departamento interno da prpria empresa ou de outras empresas do mesmo grupo. O objectivo identificar internamente o modelo a seguir. fcil de implementar uma vez que as informaes se encontram acessveis, sendo por isso fceis de recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitaes decorrentes de um processo meramente de mbito interno. Competitivo - Tem como alvo a concorrncia directa, ou seja a que desenvolve a sua actividade dirigida ao mesmo target. Prev a comparao dos produtos e servios, assim como dos mtodos de trabalho da empresa. Tem como fim superar o desempenho da concorrncia, identificando os problemas com que ela se debate. Trata-se de um tipo debenchmarking difcil de pr em prtica uma vez que se torna praticamente impossvel que as empresas facilitem concorrncia dados das respectivas actividades. Por isso, as informaes so difceis de recolher e por vezes torna-se necessrio contratar uma empresa de consultoria externa para conseguir obter os dados pretendidos. Genrico ou multi-sectorial - Consiste na comparao entre empresas de diferentes sectores (reconhecidas como tendo as melhores prticas em produtos, servios ou mtodos) com o objectivo de identificar e determinar as melhores prticas para determinada rea. Permite detectar a inovao mais original e transp-la para a empresa. no benchmarking genrico ou multi-sectorial que se encontra a maior parte de exemplos prticos. Por outro lado, como se trata de empresas de indstrias diferentes, encontra-se, aqui sim, maior abertura para a troca de informao.
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Passo 2 - Aprender os princpios do benchmarking


O benchmarking assenta nos seguintes princpios:

Reciprocidade - O benchmarking baseia-se em relaes recprocas. Quando solicitamos informaes a uma empresa comprometemo-nos automaticamente a facultar as nossas informaes. como uma rua de dois sentidos na qual todos os intervenientes beneficiam da partilha de informao. Este processo, no entanto, deve ser precedido de uma negociao sobre os limites e as especificidades da troca de informaes. Analogia - Para produzir resultados eficazes, torna-se necessrio manter uma analogia com os mtodos da nossa empresa. Ou seja, s equipas de benchmarking exigido que saibam adaptar os processos da organizao estudada (que utiliza processos distintos) respectiva organizao que faz o benchmarking. Medio - Os sistemas de medio, assim como as ferramentas utilizadas na anlise dependem dos indicadores seleccionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve ter-se sempre em conta que o benchmarking uma comparao de desempenho entre empresas.

Validao - As equipas de benchmarking devem validar os seus estudos por mtodos estatsticos, sob pena de colocarem em causa as concluses dos dados recolhidos. A mera intuio ou as suposies no constituem mtodos fiveis de anlise.
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Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking


O benchmarking baseado em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming. A saber: To plan (planear); To do (fazer); To correct (controlar); To act (agir)

Planeamento - Pode ser resumido a duas questes fundamentais: O que deve ser objecto de benchmarking? Para identificar o objecto debenchmarking torna-se necessrio, em primeiro lugar, definir rigorosamente a misso que nos propomos levar a cabo. o Quem devemos estudar? A seleco dos alvos obriga a uma vigilncia relativamente s informaes recolhidas. Como estas devero ser comparveis, ser imperioso prever os necessrios ajustamentos. Recolha de dados - Consiste em analisar os seguintes tipos de informao: o Informao do domnio pblico, publicada na imprensa genrica ou em revistas especializadas o Informao resultante do contacto directo com as empresas atravs de questionrios, de entrevistas ou de visitas Anlise dos dados - Deve ser efectuada tendo em conta dois aspectos: o A determinao das diferenas de desempenho o A identificao dos responsveis pelos bons resultados das melhores empresas Adaptao e melhoria - Determinao da aco para melhorar o desempenho da empresa de acordo com as concluses do estudo.

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Passo 4 - Formar a equipa


Da constituio da equipa de benchmarking depende o sucesso da implementao do processo. A formao das equipas deve permitir a interveno de toda a empresa. As equipas devem ser flexveis e podem dividir-se em trs grupos:

Internas - constitudas por elementos de um mesmo departamento e subordinados ao mesmo responsvel hierrquico. Interdepartamentais - constitudas por elementos com competncias adequadas misso a desempenhar. Uma das suas tarefas fomentar novas formas de comunicao horizontal no seio da organizao. Ad Hoc - constitudas esporadicamente, tm como misso a recolha de informao que lhes permita ultrapassar desafios concretos.
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Passo 5 - Implementar as aces


A tcnica de benchmarking visa o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrncia, tendo como objectivo alcanar uma posio de liderana. Estes estudos devero identificar mtodos de reconhecida qualidade noutras empresas, ou mesmo na prpria empresa, avaliar como esses resultados so obtidos e aplicar o conhecimento adquirido. Para que os objectivos sejam alcanados, um processo de benchmarking exige a aplicao de algumas regras:

Recolha de dados internos - tentar compreender, em detalhe, o seu prprio processo Recolha de dados externos - analisar o processo dos outros Anlise das informaes - comparar o seu prprio desempenho com a anlise dos outros Plano de aco - implementar os passos necessrios para definir o desempenho a seguir Para se tornar eficaz, a aplicao de um processo de benchmarking exige uma planificao. Os planos de aco devem incluir:

Descrio do mtodo e do modo como dever contribuir para reduzir o diferencial da empresa Fixar um calendrio, as responsabilidades e o montante dos recursos envolvidos Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve, acima de tudo, conhecer-se bem internamente.
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Passo 6 - Recolher os benefcios


A orientao da empresa para o exterior na procura permanente de oportunidades de melhoria das suas prticas, tendo como objectivo o aumento da competitividade no geral, constitui o principal benefcio da implementao do benchmarking. Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefcios:

Facilita o reconhecimento interno da prpria organizao Promove o conhecimento do meio competitivo Facilita a gesto por objectivos Constitui um exemplo de motor e de mudana que reduz a resistncia interna
Bibliografia

Romagni, Patrick; O Benchmarking; 10 Instrumentos Chave da Gesto; Biblioteca de Economia & Empresa; Publicaes D. Quixote; 1999 Harrington, H. James e Harrington, James S.; The Complete Benchmarking Implementation Guide; McGraw-Hill Czarnecki, Mark T.; Managing by Measuring; AMACOM; 1999 Camp Robert C.;Business Process Benchmarking; ASQ Quality Press
Referncias

The Benchmarking Network; www.benchmarkingnetwork.com Knowledge Management Benchmarking Association; http://kmba.org Benchmarking in Europe; www.benchmarking-in-europe.com The Benchmarking Centre; www.benchmarking.co.uk Benchmarking in Australia; www.benchmarkingplus.com.au e-commerce Benchmarking Association; www.ecommercebenchmarking.com Extranet Benchmarking Association; www.extranetbenchmarking.com Autor: PME Negcios