A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry
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Anexo C ao Mdulo A5
MANUAL DO FORMANDO
A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
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O PROCESSO E AS FASES DA GESTO DE PROJECTOS DE ORGANIZAO DE EVENTOS
DESCRIO GERAL DO MDULO A gesto de eventos pode ser um processo demorado e complicado. Cada vez mais exigido aos organizadores de eventos que criem eventos teis para os clientes, proporcionando-lhes uma experincia de qualidade, o que torna o planeamento de eventos um processo cada vez mais complexo. Um planeamento detalhado e preciso de importncia primordial para garantir o sucesso, dada a complexidade das tarefas e recursos a serem coordenados e a satisfao dos investidores. Mesmo para eventos de pequena dimenso haver, sem dvida, muitos aspectos a requerer a sua considerao, ateno e aco.
Para o ajudar na gesto eficaz e bem sucedida dos seus eventos, existem cinco etapas no processo de gesto de eventos que devem ser seguidas. Ao usar este processo por etapas para o guiar, poder organizar o seu planeamento de forma mais eficaz, estabelecendo prazos, metas e objectivos. importante que no omita nem apresse nenhuma das etapas, porque se no seguir as etapas de forma integral e cuidadosa poder pr em risco o sucesso do seu evento.
Recomenda-se que este mdulo seja estudado em conjunto com a sesso de formao atravs da Internet intitulada A gesto de projectos em reunies e congressos a preparao de eventos, a qual proporciona uma aprendizagem interactiva e orientada para a aco para aprofundar a compreenso deste mdulo.
OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MDULO Este mdulo ir permitir aos formandos: Identificar as cinco etapas do planeamento e gesto de projectos de organizao de eventos: Desenvolver a aperfeioar os conceitos de projectos de organizao de eventos. Elaborar planos iniciais de projectos de organizao de eventos. A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 3 de 15 Elaborar e implementar planos de projectos de organizao de eventos. Fazer as gesto dos eventos. Avaliar os resultados dos projectos de organizao de eventos. Compreender o objectivo de cada fase de um projecto de organizao de eventos e descrever as diversas actividades envolvidas em cada fase. Compreender a relao entre as diferentes fases dos projectos de organizao de eventos. Compreender as consequncias de um mau planeamento ou m gesto de um projecto de organizao de eventos para: O sucesso de projectos de organizao de eventos. As pessoas envolvidas nos projectos de organizao de eventos. A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
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CONTEDO DO MANUAL Este documento est divido nas seguintes seces e subseces: Pgina
1 Enquadramento do planeamento de projectos de organizao de eventos 1.1 Contedo desta seco 5 1.2 A importncia do planeamento 5 1.3 Quem est envolvido
5 2 As cinco etapas do planeamento de projectos de organizao de eventos 2.1 Contedo desta seco 6 2.2 Conceptualizao 6 2.3 Planeamento geral 8 2.4 Planeamento detalhado 9 2.5 Gesto do evento 11 2.6 Avaliao dos resultados
12 3 Descrio geral do planeamento de projectos de organizao de eventos 3.1 Contedo desta seco 12 3.2 Objectivo de cada etapa 12 3.3 Actividades envolvidas em cada etapa 13 3.4 A relao entre as etapas 14
4 Consequncias de um mau planeamento 4.1 Contedo desta seco 15 4.2 Consequncias para o evento 15 4.3 Consequncias para os organizadores 15
5 Bibliografia / estudo adicional 15
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European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 5 de 15 1. BASE PARA O PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS
1.1 CONTEDO DESTA SECO 1.2 A importncia do planeamento 1.3 Quem est envolvido
1.2 A IMPORTNCIA DO PLANEAMENTO
Fracassar no planeamento, planear o fracasso
Porqu perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rpido fazer logo o trabalho.
A razo pela qual o planeamento to essencial para assegurar que o processo de gesto do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada deixado ao acaso. O planeamento o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas no acontecem simplesmente. Tm de ser produzidas atravs de um raciocnio cuidadoso e de um planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que tm de ser realizadas e a organizar as aces que necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as metas so atingidas. O planeamento permite evitar desperdiar e direccionar incorrectamente esforos e recursos, preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo frente e preparado, o planeamento o factor chave para conseguir o sucesso do seu evento.
1.3 QUEM EST ENVOLVIDO Todas as entidades interessadas no evento estaro envolvidas nas diversas etapas do processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os organizadores, os clientes e patrocinadores, estaro provavelmente envolvidas em todas as etapas da organizao do evento. Nas ltimas etapas do planeamento, estaro envolvidos outras entidades, tais como empreiteiros, fornecedores, clientes e voluntrios. A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 6 de 15 O envolvimento do organizador o mais importante, pois ele quem ir levar a cabo a maior parte das actividades planeadas. O cliente (partindo do princpio que o evento est a ser organizado para um cliente) vai querer saber que o projecto est a ser devidamente planeado e gerido pelo organizador a quem confiou a tarefa, e necessita de ser constantemente tranquilizado em como tudo est a decorrer como planeado. Os patrocinadores devem estar envolvidos pois so eles que garantem o financiamento e necessitam de saber como o seu dinheiro est a ser aplicado. Os empreiteiros so envolvidos quando o seu contributo para o evento planeado e organizado. Os fornecedores so envolvidos quando pedido um fornecimento de bens ou servios. Os clientes so envolvidos quando reservam entradas para o evento e quando assistem ao evento. Os voluntrios so envolvidos durante a implementao do evento.
2. AS CINCO ETAPAS DO PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS
2.1 CONTEDO DESTA SECO 2.2 Conceptualizao 2.3 Planeamento geral 2.4 Planeamento detalhado 2.5 Gesto do evento 2.6 Avaliao dos resultados
2.2 CONCEPTUALIZAO
2.2.1 Desenvolver conceitos Esta a parte de discusso do planeamento. Comea com uma ideia, que depois desenvolvida numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do evento e identifica quem sero potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas podero dar ao evento.
2.2.2 Estudo de viabilidade Uma vez chegado a acordo no que respeita ideia, essencial realizar um estudo de viabilidade. Este estudo permitir determinar se o evento ou no possvel e desejvel no seu mercado alvo. A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 7 de 15 O estudo de viabilidade procura dar respostas a questes relacionadas com o evento, tais como: Porqu realizar o evento? Qual ser a natureza do evento? Onde ser realizado? Qual a logstica necessria? Quanto ir custar? Que recursos sero necessrios? Poder ser realizado no prazo pretendido? Que pesquisa de mercado ser necessria? Existir mercado para o evento? Quem ir participar? Como ser publicitado? Existem eventos similares? Quem ir organiz-lo? Sero as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organizao? Quanto tempo demorar a organizar? Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?
2.2.3 Aperfeioar conceitos O estudo de viabilidade permite determinar se o evento ou no vivel e, em caso afirmativo, quais as alteraes (se as houver) tero ser introduzidas nas ideias originais para garantir que ele ser bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais tero de ser aperfeioados, de acordo com as concluses do estudo de viabilidade. Os objectivos do evento podero ser agora definidos mais claramente em relao aos objectivos SMART 1 (isto , se os objectivos so especficos, mensurveis, atingveis, realistas e limitados no tempo). A viso do evento tambm pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fcil partilh-la com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, possvel levar a cabo uma anlise detalhada SWOT 2 do evento, para determinar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaas colocadas pelo evento. Isto permitir produzir um plano geral que tire partido dos pontos fortes, que ultrapasse os pontos fracos, que tire proveito das oportunidades e que minimize as ameaas identificadas.
1 Sigla inglesa para Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound. 2 Sigla inglesa para Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 8 de 15 2.3 PLANEAMENTO GERAL Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado vivel e de introduzidos eventuais melhoramentos (se necessrio), pode iniciar-se o planeamento geral. O plano geral define a direco estratgica do evento, isto , o enquadramento geral do que ir ser necessrio e quando. Ele dever identificar: Quem sero os participantes Os recursos especficos necessrios Um prazo para as tarefas a ser executadas Quem ir dirigir o evento Quem ir tomar decises Funes chave e responsabilidades Estrutura do pessoal Servios de apoio necessrios Aces e tarefas necessrios Financiamento necessrio Estimativas de custos Oramento tentativo Instalaes necessrias Transportes necessrios Actividades de marketing necessrias Pessoal/voluntrios necessrios Quando ter lugar o evento (hora / dia / ms mais apropriados) Onde ter lugar o evento (localizao geogrfica e edifcio) Logstica, tal como acesso ao edifcio, interfaces, etc. Quem sero os clientes Especialistas necessrios (ex. planeamento de emergncia, assistentes, empreiteiros) Efeitos e consequncias da anlise SWOT Metas e objectivos claros Polticas e regras Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alteraes medida que a organizao do evento progride). A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 9 de 15 Pode ver pelo descrito acima que o esquema proporciona uma viso geral ou enquadramento para o evento, atravs do qual poder efectuar um planeamento mais detalhado.
2.4 PLANEAMENTO DETALHADO O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para a gesto de operaes do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em funo do tamanho e do mbito do evento. A Figura 1 mostra um exemplo de uma estrutura organizacional complexa.
Comit Organizacional Principal
Comit Financeiro Comit Executivo
Logstica RP Instalaes Tcnico
VIPs Media Local Local
Artistas Promoo Artistas Regras
Participantes Marketing Alojamento Emergncias
(Figura 1 Estrutura Organizacional Complexa) (Fonte: Adaptado: Watt, D.C. (2000). Event Management in Leisure and Tourism. USA. Addison Wesley Longman.)
Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objectivos que se pretendem atingir, o planeamento descreve em detalhe como ir atingir esses objectivos. Isto requer a decomposio das actividades numa estrutura de funes, tarefas, procedimentos e prazos para as completar. Alm de definir as funes e tarefas necessrias, o planeamento detalhado atribui essas funes ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concludas.
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European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 10 de 15 A Figura 2 mostra um exemplo de como as tarefas chave podem ser representadas no plano com prazos.
(Figura 2 Tarefas chave e seus prazos) (Fonte: Adaptado: Watt, D.C. (2000). Event Management in Leisure and Tourism. USA. Addison Wesley Longman.)
O planeamento detalhado inclui descries dos sistemas a serem usados para o controlo e monitorizao do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatrios de procedimentos, reunies de divulgao com as equipas, alm dos critrios pelos quais ser medido o desempenho. As funes individuais so atribudas segundo os diversos aspectos do evento, tais como o oramento e finanas, obteno de recursos, marketing, RP, sade e segurana, planeamento de emergncia, etc.
A preparao de planos de contingncia tambm faz parte do planeamento detalhado. Estes so criados para lidar com situaes que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se um fornecedor no poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores que tenham stock disponvel e que tenham sido identificados como parte do processo de planeamento, podem ser usados como alternativa. Os planos de emergncia proporcionam a flexibilidade necessria para se conseguir adaptar, pois as circunstncias mudam ao longo do processo de planeamento.
Em funo do tamanho e do mbito do evento, o planeamento detalhado pode incorporar a elaborao de planos individuais para diferentes aspectos do evento, tais como a sade e a segurana, e o planeamento de emergncia, para os quais fornecida mais informao nos Mdulos D9 e D10. Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4 1 semana 2 semanas Tarefa 5 Tarefa 1 3 semanas A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 11 de 15 2.5 GESTO DO EVENTO Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, do-lhe a orientao para obter e organizar os recursos e solues necessrios para o evento a ser realizado. Mas aps todas estas tarefas terem sido concludas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as actividades que necessrio levar a cabo durante o evento so outro assunto. Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as actividades de marketing para publicitar o evento, deixar de ter esta funo uma vez iniciado o evento e dever receber ento outra funo.
Assim, ser necessrio outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo est a correr de acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de monitorizao fornece descries das funes a serem desempenhadas enquanto o evento decorre. um plano que mostra quem far o qu, quando e como, durante o evento. A Figura 3 mostra um exemplo de um plano de monitorizao, preparado para cobrir a preparao no dia antes do evento. SEGUNDA, 2 DE JULHO 15.00 18.00 horas Suite Ebor (Nvel 3) Aco 15.00 - Local onde colocar sinalizao direccional para: Suite Ebor, Praa (Bar Dayjur Nvel 2), Exposio Comercial, Workshops (Nvel 4). GK 15.00 - Empresa AV chega para montar palco e equipamento audiovisual. PJ / AL 15.00 - Local para colocar Mesa de Recepo no vestbulo. GK 15.00 - Gerente de piso escolhe espao para Exposio Comercial, envia etiquetas para os expositores com a localizao do stand de acordo com o plano. Verificar corrente. DH 16.00 - Empresa de crans monta os crans para visualizao na Suite Ebor para separar a exposio da sesso plenria (6 quadros) e coloca biombos para esconder a projeco na rea de exibio (8 quadros) GK 16.0018.00 - Expositores comerciais chegam para montar painis assistir na montagem NP Bar Dayjur (Nvel 2) 17.00 - Empresa de crans monta os crans para Exposio na Praa (necessrias 3 unidades, como indicado no plano). GK Salas de Workshop (Nvel 4) 17.00 - Empresa AV prepara os retroprojectores, crans, flipcharts nas salas de workshop no nvel 4, Suite Ebor 1 and Suite Ebor 2 para Sesso de Discusso. PJ / AL TODAS AS REAS 18.00 - VERIFICAR SE TODAS AS REAS ESTO PRONTAS PARA TERMINAR MONTAGEM GK 18.15 - Reunio do Comit Organizador Hotel Swallow Marriott, Todas (Figura 3 Exemplo de um Horrio para a Gesto de Actividades Durante um Evento) A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 12 de 15 Poder ler informao mais detalhada sobre como gerir eventos no Mdulo E.
2.6 AVALIAO DOS RESULTADOS Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se atingiu os objectivos (quer os do evento quer os da organizao). A avaliao uma etapa importante do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que sero teis na gesto de projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razes para insucessos aos agentes interessados.
Poder ler informao mais detalhada sobre como avaliar e reportar os resultados de eventos no Mdulo F.
3. DESCRIO GERAL DO PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS
3.1 CONTEDO DESTA SECO 3.2 Objectivo de cada etapa 3.3 Actividades envolvidas em cada etapa 3.4 A relao entre as etapas
3.2 OBJECTIVO DE CADA ETAPA Todas as etapas do processo de gesto de eventos so descritas individualmente, pois cada uma tem a sua prpria funo e valor quando realizadas separadamente.
A etapa de conceptualizao a etapa das ideias em que vrios pensamentos so apresentados e discutidos. O seu objectivo proporcionar uma base para o incio do desenvolvimento do evento e tambm a altura em que se decide realizar ou no o evento.
A etapa do planeamento geral proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e coloc-los numa sequncia lgica. O seu objectivo definir para onde vai e o que ir necessitar ao longo do caminho para o seu destino.
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European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 13 de 15 A etapa do planeamento detalhado descreve as operaes a serem levadas a cabo para produzir o evento. O seu objectivo descrever como ir atingir os seus objectivos, isto , os mtodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivduo envolvido, por forma a conseguir o resultado desejado.
A etapa da gesto do evento o culminar de meses de rduo trabalho de preparao e realizao de tarefas para permitir a realizao do evento. O seu objectivo monitorizar o que necessrio que acontea durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal.
A etapa de avaliao dos resultados a etapa final e, apesar dos resultados finais serem importantes, a avaliao no acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam introduzir alteraes no seu planeamento se necessrio. O objectivo desta etapa final confrontar os resultados reais do evento com os critrios de sucesso previamente estabelecidos, bem como identificar reas a melhorar em eventos semelhantes no futuro.
3.3 ACTIVIDADES ENVOLVIDAS EM CADA ETAPA A Figura 4 mostra as actividades que sero provavelmente includas nas cinco etapas.
Etapa Actividades Conceptualizao Gerar ideias, fazer um estudo de viabilidade, verificar a existncia de concorrncia, identificar o mercado alvo, estabelecer metas e objectivos SMART, anlise SWOT, identificar recursos. Planeamento geral Traar o rumo estratgico, criar uma viso, atrair agentes interessados, estabelecer prazos, estabelecer custos, fazer pesquisas de mercado, definir aces, determinar um edifcio e local, definir apoio especializado necessrio, estabelecer regras. Planeamento Detalhado Gerir as operaes, atribuir funes e tarefas, elaborar planos individuais para diferentes aspectos do evento, implementar os planos, controlar e monitorizar o desempenho, fazer ajustes se necessrio, estabelecer os critrios de sucesso do evento, obter as licenas e seguros necessrios. Gesto do evento Atribuir funes e responsabilidades, fazer sesses de esclarecimento, emitir listas de verificao e instrues, controlar o desempenho, a qualidade, sade e segurana e elaborar o planeamento de emergncia. Avaliao dos resultados Recolher dados, confrontar com critrios de sucesso previamente estabelecidos, apresentar resultados, comparar dados histricos existentes, tomar aces para eventos futuros se necessrio. (Figura 4 Exemplos de actividades includas em cada etapa) A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 14 de 15 3.4 A RELAO ENTRE AS ETAPAS Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligao etapa seguinte. Por exemplo, o planeamento geral no pode acontecer enquanto o estudo de viabilidade no tenha sido accionado e aprovado. O planeamento detalhado no pode ser realizado enquanto o plano geral e o rumo estratgico para o evento no tenham sido definidos. O prprio evento no poder ser gerido enquanto o planeamento detalhado que o no tenha sido realizado. Finalmente, a avaliao dos resultados no pode acontecer enquanto os critrios de sucesso no tenham sido estabelecidos e enquanto o evento no tenha ocorrido, no tenha sido monitorizado e no tenham sido recolhidos os dados relevantes.
As primeiras duas etapas baseiam-se na estratgia para o evento e as ltimas trs nas actividades operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que a anterior ter sido concluda. Uma vez concludas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente incio, usando os dados obtidos atravs da avaliao para o planeamento de eventos futuros (ver Figura 5 em baixo).
(Figura 5 A relao contnua das etapas)
Conceptualizao (Planeamento fundamental) Planeamento geral (Planeamento Organizacional) Planeamento detalhado (Preparao do evento) Gesto do evento (Execuo do evento) Avaliao (Avaliao dos resultados) A5 O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos
European Events Industry LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 15 de 15 4. CONSEQUNCIAS DE UM MAU PLANEAMENTO
4.1 CONTEDO DESTA SECO 4.2 Consequncias para o evento 4.3 Consequncias para os organizadores
4.2 CONSEQUNCIAS PARA O EVENTO Um mau planeamento pode ter graves consequncias. As consequncias mais graves podero resultar de negligncia no planeamento da sade e segurana do pessoal e dos participantes no evento, o que pode resultar em danos fsicos ou mortes. No entanto, qualquer parte do evento que no tenha sido correctamente planeada pode facilmente resultar em rupturas, num evento de fraca qualidade, num nmero reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos.
4.3 CONSEQUNCIAS PARA OS ORGANIZADORES Um mau planeamento pode tambm ter graves consequncias para os seus organizadores. Para alm da perda de reputao e da m imagem, um acidente que ocorra no evento seu poder resultar em aces legais, m publicidade, perda de futuros negcios e no pagamento de compensaes financeiras s vtimas do acidente, o que poder levar o seu negcio falncia.
5. BIBLIOGRAFIA / ESTUDO ADICIONAL Mdulo D9 Elaborao de planos para a manuteno da sade e segurana em eventos Mdulo D10 Elaborao de planos para lidar com situaes de emergncia em eventos Mdulo E Gesto de eventos Mdulo F Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos Sesso de formao atravs da Internet intitulada A gesto de projectos em reunies e congressos a preparao de eventos.