Os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou

indiretos, ou ainda semi-indireto. O importante que a

escolha seja planejada e aplicada de forma correta. Pode
ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm
necessrio que haja uma correta classificao da massa
documental para que outras pessoas possam compreender
o mtodo escolhido.

MTODO ALFABTICO
O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por
empresas pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de
alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na
organizao do arquivo.
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.
um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio
se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo,
as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas
as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as
respectivas letras (Paes, 2005, p. 62).
Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no
arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande,
devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

1. Arquivamento de nomes
De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
chamadas regras de alfabetao, apresentadas a seguir:
1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares
Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, Joo
b) Cabral, Pedro lvares
c) Santos, Paulo
1.2. Para sobrenomes iguais:
a) Teixeira, Anbal
b) Teixeira, Marlia
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor
1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte
Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor

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1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira

a) Vieira, J.
b) Vieira, Jonas
c) Vieira, Jos
1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo
d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.
a) Almeida, Pedro de
b) Andrade, Ricardo de
c) Cmara, Lcia da
d) Couto, Arnaldo do
1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho;
Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.
a) Almeida Filho, Antonio
b) Ribeiro Jnior, Paulo
c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge
de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.
a) Filho, Jorge de Abreu
b) Neto, Jorge de Abreu
c) Sobrinho, Jorge de Abreu
1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul
Muller; Jorge Schmidt.
a) Aubert, Georges
b) Churchill, Winston
c) Mueller, Paul
d) Schmidt, Jorge
1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de
Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bnos, Jos de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.
1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes:
a) Al Ben Hur (permanece)
b) Ly Youtohn (permanece)
1.11. Para nomes estrangeiros com preposio: Giulio Di Capri; Esteban
De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam
a) De Penedo, Esteban
b) Di Capri, Julio
c) Du Pont, Charles
d) Mac Adam, John
1.12. Para Pessoas Jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial;
The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas:
a) lvaro Ramos & Cia
b) Colegial (A)

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c) Embratel
d) Fundao Getlio Vargas
e) Library of Congress (The)
1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional
de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura.
a) Congresso de Secretariado (4)
b) Encontro Regional de Arquivologia (I)
c) Simpsio de Apicultura (III)

Reveja as regras de alfabetao 1.6 e 1.7. Ambas so para

graus de parentesco, porm a primeira delas para nomes
diferentes, j a segunda diz respeito a nomes iguais e graus
de parentescos diferentes. Fique atento para no errar no
arquivamento.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar

seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de

arquivamento.
a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente
relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio.
b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de
arquivamento como o documento solicitado no arquivo.
c) Aps minuciosa anlise das atividades, possvel ento definirmos
qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares.
d) O correto adotarmos um nico mtodo de arquivamento,
dispensando mtodos auxiliares.
e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos
que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
nmero.
27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes,
sendo:
a) Bsicos e geogrficos.
b) Bsicos e alfabticos.
c) Bsicos e padronizados.
d) Padronizados e numricos.
e) Padronizados e alfanumricos.

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28) Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que:

a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos
descentralizados.
c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
d) Por sistema indireto entende-se aquele em que, para se localizar o
documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico
remissivo.
e) O mtodo alfanumrico, combinao de letras e nmeros, no se
inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e
considerado parte do sistema semi-indireto.
29) Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem
considerados so:
a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o
documento.
b) Local de procedncia ou de origem.
c) Assunto principal do documento.
d) Data de incio da formulao do documento.
e) Todas as alternativas anteriores.
30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta, a respeito de
ordem de documentos para entrada no arquivo:
I. A ordem deve obedecer aos critrios de classificao, e esta deve
estar de acordo com o elemento mais importante e
freqentemente procurado no arquivo.
II. A ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal o
nome.
III. A ordem geogrfica utilizada quando o elemento principal o
local.
IV. A ordem numrica (simples ou cronolgica), quando o elemento
principal a ser considerado um nmero.
V. A ordem de assunto de fcil utilizao, porm com a
desvantagem de exigir a interpretao pessoal do assunto do
documento.
Esto corretas as alternativas:
a) I, II e IV respectivamente.
b) I, II, III, IV e V.
c) II, IV e V.
d) III, e V.
e) I, III e V.

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MTODO GEOGRFICO
Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o
alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou
regies.
O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia do local (Paes, 2005, p. 68).
As melhores ordenaes geogrficas so:
Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e correspondente.
Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por
estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se
utilizarem guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados.
Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).

Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de

identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem
alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos

estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Alguns
exemplos so:

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Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson

Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson
Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha
Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e
Correspondncia com outros pases. Quando se trata de correspondncia com
outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps
as respectivas capitais dos pases a que se referem.

Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio.

Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

O mtodo geogrfico muito utilizado. Podem ser

introduzidas as cores como elementos para chamar a
ateno e facilitar o acesso aos documentos. Experimente!

MTODOS NUMRICOS
Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil
manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples,
cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se
localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em
fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram
arquivados.
A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio
fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
prprias a cada mtodo.

Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de
entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica,
j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo (Paes, 2005, p. 70).

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Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que
sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um
ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que
venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde
se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a
organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no
se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia
dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e
aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice
alfabtico, referente primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de
nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo
cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico
em seu respectivo lugar.
O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao
nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios
mdicos, cadastros de funcionrios).

Sempre que utilizar mtodos numricos voc dever fazer

um controle parte. uma questo lgica: no h como
memorizar tantos nmeros. Voc pode fazer este controle
usando o computador. Com uma simples tabela do ACCESS,
ou criando um sistema prprio, o computador exerce
influncia marcante no controle de documentos. Saiba mais,
conversando com um profissional da rea da tecnologia da
informao.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar

seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

31) Sobre o mtodo geogrfico INCORRETO afirmar que:

a) um mtodo indireto.
b) Este mtodo preferido, quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia local.
c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado,
cidade e correspondente.
d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado
e correspondente.
e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se
em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.

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32) Sobre o mtodo geogrfico CORRETO afirmar que:

a) de fcil utilizao e interpretao.
b) Pertence ao sistema direto.
c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico.
d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados
por regies.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.
33) Sobre o mtodo numrico simples INCORRETO afirmar que:
a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente.
b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem
qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo.
d) um mtodo direto.
e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas.
34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos:
a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.
b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico.
c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico.
d) Alfabtico, simples ou geogrfico.
e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico.
35) Sobre o mtodo numrico simples CORRETO afirmar que:
a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou
cliente, pessoa fsica ou jurdica.
b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica.
c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice
alfabtico remissivo para localizar os documentos.
d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

MTODO NUMRICO CRONOLGICO E DGITO TERMINAL

Dentro da classificao de numricos, o mtodo cronolgico e dgito terminal so
bastante utilizados. Conhea-os neste tpico.
Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta
modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas (Paes, 2005, p.

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75). Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado,

colocado capa de cartolina, na qual, alm do nmero de protocolo, so
transcritas outras informaes e, em geral, passa a ser denominado processo.
Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o
registro propriamente dito, no qual ser indicada toda a movimentao do
documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas)
alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da
documentao.

Mtodo Numrico-cronolgico
Vantagens - Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil
lidar com nmeros do que com letras.
Desvantagens - Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de
pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de
identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam
arquivar parte considervel de seus documentos por nmero, podemos
mencionar, entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os
bancos (Paes, 2005, p. 76).
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19
de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros
sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado
pelos grupos 04-10-54.
Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas elaborado,
considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e
finalmente o tercirio.

Mtodo Dgito-terminal
Vantagens -. Reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e
arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos, expanso
equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos e possibilidade de
diviso eqitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo.
Desvantagens - Leitura no convencional dos nmeros e disposio fsica dos
documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

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