prNP 4427

2003

Projecto de

Norma Portuguesa
Sistemas de gesto de recursos humanos Requisitos
Systmes de management de ressources humaines Exigences

Human resources management systems Requirements

ICS
03.100.30; 03.120.10

APROVAO
2003-04-23

DESCRITORES
Gesto de pessoal; pessoas; sistemas de garantia da qualidade;
planeamento; formao profissional; empresas; organizaes;
definies

INQURITO PBLICO
Este projecto de Norma est sujeito a inqurito pblico durante o
prazo de 30 dias conforme indicado na publicao do Instituto
Portugus da Qualidade Lista Mensal Projectos de Normas.
Eventuais crticas ou sugestes devem ser enviadas ao Instituto
Portugus da Qualidade, Servio de Normalizao.

CORRESPONDNCIA

ELABORAO
CT 152 (APONS)
EDIO
Abril de 2003
CDIGO DE PREO
X004

IPQ reproduo proibida

Instituto Portugus da
Rua Antnio Gio, 2
PT - 2829-513 CAPARICA
Tel. (+ 351) 21 294 81 00
Fax. (+ 351) 21 294 81 01

ualidade
PORTUGAL
E-mail: ipq@mail.ipq.pt
URL: www.ipw.pt

em branco

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ndice

Pgina

Prembulo......................................................................................................................................

1 Objectivo e campo de aplicao ...................................................................................................

2 Referncias normativas ...............................................................................................................

3 Termos e definies.....................................................................................................................

4 Sistema de gesto de recursos humanos.......................................................................................

5 Responsabilidade da gesto .........................................................................................................

6 Planeamento................................................................................................................................

7 Gesto dos recursos humanos ......................................................................................................

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8 Medio, anlise e melhoria.........................................................................................................

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Prembulo
As organizaes, em geral, sentem que a gesto dos seus recursos humanos assume primordial importncia
para o sucesso das mesmas, pelo que fundamental que exista uma definio clara da metodologia que
dever ser aplicada na gesto dos mesmos recursos.
Esta metodologia caracterizada pelo princ pio base de que a gesto de recursos humanos deve tratar de
atrair, manter e desenvolver as pessoas que desempenham actividades para a organizao, podendo
representar-se pelo seguinte fluxo esquemtico:
atrair

desenvolver

PESSOAS

manter

Na prossecuo deste princpio, as organizaes sentem a necessidade de criar e desenvolver um sistema de

gesto de recursos humanos que, atravs da aplicao de tcnicas adequadas, d resposta a essa necessidade.
O sistema de gesto de recursos humanos deve ser concebido e desenvolvido como um todo integrado na
organizao, isto , na sua misso, viso, valores e princpios estratgicos estabelecidos pela gesto de topo.
Assim, o sistema de gesto de recursos humanos deve assentar no seguinte esquema:
DEFINI O
ES TRA TG IC A E
PLANEAMEN TO

CARACTERIZAO
DA ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL

DEFINIO DE
COMPETNCIAS
REVISO PELA GESTO

RECRUTAMENTO E
SELECO

RESULTADOS DO
DESEMPENHO DO
SISTEMA

ADMISSO,
ACOLHIMENTO
E INTEGRAO
DESENVOLVIMENTO

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Uma boa gesto de todo este processo ir garantir que a razo de atrair, manter e desenvolver pessoas ser
cumprida e que o grau de satisfao e de motivao de todos aqueles que mantm laos laborais com a
organizao ser o desejado.

1 Objectivo e campo de aplicao

Esta Norma Portuguesa especifica os requisitos de um sistema de gesto de recursos humanos, que abranja
todos os nveis hierrquicos e reas de actividade de uma organizao, como veculo de melhoria contnua,
ao servio da eficcia e da eficincia desta.
Os requisitos desta norma so aplicveis a organizaes que pretendam:
a) estabelecer um sistema de gesto de recursos humanos uniforme e abrangente a toda a organizao;
b) implementar, manter e melhorar, de forma contnua, um sistema de gesto de recursos humanos;
c) assegurar-se de que a poltica de recursos humanos estabelecida seguida;
d) demonstrar essa conformidade;
e) obter a certificao ou o reconhecimento do seu sistema de gesto de recursos humanos por uma
organizao externa; ou
f)

fazer uma auto-avaliao e declarao de cumprimento desta Norma Portuguesa.

Os requisitos desta Norma Portuguesa destinam-se a sistemas de gesto de recursos humanos. A extenso da
aplicao depender de factores, tais como, a poltica de recursos humanos da organizao, a complexidade
da sua estrutura e a actividade da mesma.

2 Referncias normativas
Esta norma tem como referncia as seguintes normas:
NP EN ISO 9000:2000

Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio

(ISO 9000:2000)

NP EN ISO 9001:2000

Sistemas de gesto da qualidade Requisitos

(ISO 9001:2000)

3 Termos e definies
Para os fins desta Norma Portuguesa, so aplicveis os seguintes termos e definies:
3.1 Organizao
Veja-se NP EN ISO 9000:2000.
3.2 Recursos humanos
Conjunto de pessoas ao servio da organizao.
3.3 Recrutamento
Conjunto de aces que visam atrair candidatos potencialmente aptos para o desempenho de funes na
organizao.

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3.4 Seleco
Conjunto de aces que visam apurar o(s) candidato(s) mais apto(s) ou passvel(eis) de adquirir aptides para
o desempenho de funes.
3.5 Compensao
Prestao patrimonial, em dinheiro ou espcie, a que a pessoa tem direito por fora de acordos.
3.6 Comportamento
Forma de uma pessoa actuar ou proceder.
3.7 Fornecedores
Veja-se NP EN ISO 9000:2000.
3.8 Desempenho
Nvel do resultado alc anado por uma pessoa, um grupo de pessoas, um processo, um sistema ou uma
organizao, face a objectivos previamente definidos.
3.9 Competncia
Conjunto de saberes, de saberes-fazer e de saberes-estar/relacionar-se que caracterizam uma pessoa ou um
grupo de pessoas.
NOTA 1: Saberes so conhecimentos, saberes-fazer so mtodos e tcnicas, saberes-estar so atitudes e comportamentos.
NOTA 2: Esta definio vlida no mbito desta norma. Na NP EN ISSO 9000:2000 o termo competncia definido de forma
diferente.

3.10 Estrutura organizacional

Veja-se NP EN ISO 9000:2000.

4 Sistema de gesto de recursos humanos

4.1 Requisitos gerais
A organizao deve estabelecer um sistema de gesto de recursos humanos, de forma a:
a) Atrair, manter e desenvolver continuamente os seus recursos humanos;
b) Desenvolver os recursos humanos por forma a satisfazer continuamente todas as necessidades implcitas
e explcitas da organizao;
c) Assegurar o cumprimento da legislao aplicvel sobre a gesto de recursos humanos.

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4.2 Requisitos da documentao
4.2.1 Manual de recursos humanos
A organizao deve elaborar um manual de recursos humanos que integre os requisitos desta norma e
contenha ou referencie os procedimentos e a estrutura documental usados no sistema de gesto de recursos
humanos.
NOTA: Onde aparecer o termo procedimento documentado nesta norma, significa que o procedimento est estabelecido,
documentado, implementado e mantido.

4.2.2 Controlo dos documentos e dados

A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado para controlar todos os documentos e
dados, incluindo os de origem externa (legislao e normas), relevantes quanto aos requisitos desta norma,
na extenso aplicvel:
a) aprovao dos documentos antes da sua edio e distribuio;
b) reaprovao de revises dos documentos;
c) manuteno da sua legibilidade, pronta identificao e disponibilizao nos locais apropriados;
d) preveno de utilizao indevida de documentos obsoletos e sua identificao de forma apropriada.
4.2.3 Controlo dos registos
A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que defina a forma como deve ser feita
a identificao, acesso, conservao, proteco, recuperao, tempo de reteno e inutilizao dos registos
relativos actividade de gesto dos recursos humanos da organizao.

5 Responsabilidade da gesto
5.1 Comprometimento da gesto
A gesto de topo deve proporcionar evidncias do seu comprometimento no desenvolvimento e
implementao do sistema de gesto de recursos humanos e na melhoria contnua da sua eficcia e da sua
eficincia:
a) ao estabelecer e divulgar necessidades e expectativas da organizao para com os recursos humanos;
b) ao estabelecer a poltica de recursos humanos;
c) ao estabelecer objectivos para a gesto de recursos humanos;
d) ao estruturar e motivar a organizao para a implementao e cumprimento do sistema de gesto de
recursos humanos;
e) ao implementar e manter registos de todos os requisitos legais aplicveis gesto dos recursos humanos,
assegurando a sua reviso peridica e o cumprimento integral das alteraes legais que possam
acontecer;
f)

ao conduzir as revises do sistema de gesto de recursos humanos.

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5.2 Poltica de recursos humanos

A gesto de topo deve estabelecer a sua poltica de recursos humanos, assegurando que:
a) apropriada ao propsito da organizao;
b) inclui um comprometimento de cumprir os requisitos e de melhorar, continuamente, a eficcia do
sistema de gesto de recursos humanos;
c) proporciona um enquadramento para o estabelecimento e a reviso dos objectivos para a gesto de
recursos humanos;
d) divulgada e compreendida a todos os nveis da organizao;
e) revista regularmente, de acordo com as alteraes internas e externas, para se manter actualizada.
5.3 Responsabilidade, autoridade e comunicao
A gesto de topo deve assegurar os meios para estabelecer, documentar, implementar e manter o sistema de
gesto de recursos humanos, melhorando, continuamente, a sua eficcia, como meio de assegurar a
conformidade com os requisitos desta norma.
5.3.1 Responsabilidade e autoridade
A gesto de topo deve assegurar a definio, a documentao e a comunicao de responsabilidades,
autoridades e relao mtua do pessoal envolvido no desempenho do sistema de gesto de recursos humanos.
5.3.2 Representante da gesto
A gesto de topo deve designar um membro da gesto que, independentemente de outras, deve ter
responsabilidade e autoridade para:
a) assegurar que os processos necessrios para o sistema de gesto de recursos humanos so estabelecidos,
implementados e mantidos;
b) informar a gesto de topo sobre o desempenho do sistema de gesto de recursos humanos e qualquer
necessidade de reviso e melhoria.
5.3.3 Comunicao interna
A gesto de topo deve assegurar o estabelecimento de um processo que permita a eficaz comunicao
interna, em todos os sentidos e entre todas as pessoas, no mbito da gesto de recursos humanos.
5.4 Reviso pela gesto
A gesto de topo deve, em intervalos planeados, rever o sistema de gesto de recursos humanos para
assegurar que se mantm apropriado, adequado e eficaz. Esta reviso deve incluir a avaliao das
necessidades da organizao, das oportunidades de melhoria e das necessidades de alteraes ao sistema de
gesto de recursos humanos, incluindo a poltica e os objectivos da gesto de recursos humanos.
Os registos das revises pela gesto devem ser mantidos.
5.4.1 Entrada para a reviso
A reviso pela gesto deve incluir informao sobre:

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a) resultados de auditorias;
b) resultados do tratamento de reclamaes de clientes;
c) resultados da avaliao do desempenho das pessoas;
d) resultados da avaliao da satisfao interna;
e) estado das aces correctivas e preventivas;
f)

seguimento de aces resultantes de anteriores revises pela gesto;

g) alteraes internas ou externas que possam afectar o sistema de gesto de recursos humanos;
h) recomendaes para melhoria.
5.4.2 Sada da reviso
A sada da reviso pela gesto deve incluir quaisquer decises e aces relativas a:
a) melhoria da eficcia do sistema de gesto de recursos humanos e dos seus processos;
b) melhoria do desempenho dos recursos humanos;
c) mudanas nos recursos humanos.

6 Planeamento
6.1 Planeamento dos recursos humanos
Como parte integrante do planeamento estratgico da organizao, esta deve calcular e planear os recursos
humanos necessrios para satisfazer as necessidades dos seus planos de actividades.
6.2 Caracterizao da estrutura organizacional
A organizao deve:
a) estabelecer a sua estrutura de forma a satisfazer as necessidades impostas pela sua actividade e pelo
meio envolvente;
b) estabelecer metodologia a utilizar na descrio e anlise de funes;
c) estabelecer descries e anlises de funes de acordo com a estrutura da organizao e abrangendo
todos os cargos funcionais da mesma.
6.3 Objectivos
A organizao deve identificar e quantificar as expectativas ou objectivos, quando aplicveis, dos contributos
globais ou parcelares das diferentes entidades que compem a estrutura da organizao, em funo dos
planos de actividades.
Estes objectivos devem ser divulgados aos respectivos elementos.
NOTA: Por entidade entende-se entidade individual (pessoa) ou colectiva (equipa, grupo, departamento, servio, etc.).

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6.4 Requisitos legais e outros

A organizao deve identificar todos os requisitos legais e outros, aplicveis gesto dos recursos humanos,
bem como assegurar o seu cumprimento integral.
A organizao deve manter actualizada e acessvel aos seus recursos humanos toda a legislao laboral geral
e a pertinente ao sector em que se insere, bem como toda a regulamentao relacionada com a actividade
exercida.
6.5 Compensaes
A organizao, cumprindo a legislao em vigor e acordos laborais aplicveis, deve estabelecer ou adoptar
procedimento documentado que defina:
a) tipos de compensao a atribuir aos seus recursos humanos;
b) critrios para atribuio das compensaes;
c) meios e periodicidade a utilizar na atribuio de compensaes.
As compensaes podem assumir diferentes formas, como salrios, honorrios, prmios, comparticipaes e
outros benefcios.
6.6 Sanes
A organizao, de acordo com a legislao em vigor e para os diferentes tipos de comportamentos
indesejveis ou no conformes, deve estabelecer ou adoptar procedimento documentado que identifique
claramente os comportamentos passveis de sanes e defina as mesmas.

7 Gesto dos recursos humanos

7.1 Gesto administrativa
A organizao deve:
a) manter actualizados os registos dos dados pessoais dos recursos humanos ao seu servio, cumprindo,
integralmente, a legislao sobre proteco de dados pessoais;
b) manter organizados e actualizados os registos de todas as actividades inerentes s funes do sistema de
gesto de recursos humanos e respectivos procedimentos.
7.2 Recrutamento e seleco de recursos humanos
A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado, que:
a) defina os mtodos e as tcnicas a utilizar no recrutamento e na seleco dos recursos humanos;
b) garanta a igualdade de oportunidade e tratamento a todos os candidatos;
c) defina, de forma objectiva, a actuao, o envolvimento e a responsabilidade de fornecedores de servios
de recrutamento, seleco e cedncia de pessoal.
7.3 Admisso
A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que regulamente a admisso dos
recursos humanos.

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7.4 Acolhimento e integrao
A organizao deve assegurar o acolhimento e a integrao dos recursos humanos.
7.5 Comportamentos
A organizao deve, dentro dos limites legais em vigor, estabelecer e manter procedimento documentado que
defina padres e cdigos de conduta, relativos a:
a) igualdade de oportunidades;
b) assdio sexual;
c) coaco fsica, psicolgica e moral;
d) tica profissional;
e) representao da organizao.
7.6 Desenvolvimento
A organizao deve definir procedimentos que permitam o desenvolvimento de competncias pessoais,
profissionais e organizacionais dos seus recursos humanos.
7.6.1 Formao
A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que defina:
a) a forma como se identificam as necessidades de formao dos recursos humanos;
b) os mecanismos de controlo e avaliao da eficcia e impacte da formao.
A organizao deve, ainda, estabelecer os objectivos da formao, elaborar os planos de execuo e garantir
os recursos necessrios.
7.6.2 Qualificao de competncias
A organizao deve assegurar a qualificao das competncias dos seus recursos humanos, sempre que tal
seja exigido por imperativo legal, por requisito do cliente e/ou por razes de especificidade da sua
actividade.
7.6.3 Carreiras
Quando previsto pela sua poltica de gesto de recursos humanos, a organizao deve estabelecer
procedimento documentado de gesto e desenvolvimento de carreiras.
7.7 Aquisio de bens e servios
A organizao deve assegurar-se de que os bens e servios adquiridos esto em conformidade com a
legislao em vigor e com os requisitos da compra estabelecidos.
A organizao deve avaliar e seleccionar os seus fornecedores, de acordo com as suas aptides e
competncias para o fornecimento de bens e servios em funo dos requisitos fixados pela organizao.
NOTA: Entende-se por bens e servios tudo aquilo que interaja ou substitua os recursos humanos da organizao.

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8 Medio, anlise e melhoria

8.1 Medio
A organizao deve planear e implementar processos de acompanhamento, medio, anlise e melhoria do
sistema de gesto de recursos humanos.
8.1.1 Avaliao do desempenho
A organizao deve estabelecer e manter procedimentos que definam o sistema de avaliao de desempenho
dos recursos humanos, incluindo a metodologia, os instrumentos e os critrios de avaliao.
8.1.2 Satisfao interna
A organizao deve medir, periodicamente, o nvel de satisfao interna, estabelecendo a metodologia e os
instrumentos a adoptar.
8.1.3 Auditorias internas
A organizao deve estabelecer e manter um plano e procedimento documentado para realizar auditorias
internas, em intervalos planeados, ao sistema de gesto de recursos humanos, a fim de:
a) determinar se o sistema de gesto de recursos humanos:

est em conformidade com as disposies planeadas para a gesto de recursos humanos, incluindo
os requisitos da presente norma;

foi adequadamente implementado e mantido; e

cumpre, eficazmente, a poltica e os objectivos da organizao;

b) fazer a reviso dos resultados de auditorias internas anteriores;

c) fornecer, gesto de topo, informaes sobre os resultados das auditorias internas.
O plano de auditorias deve basear-se nos resultados das avaliaes de desempenho das actividades da
organizao, nos resultados de auditorias anteriores e na importncia das reas a auditar. Os procedimentos
da auditoria devem incluir o mbito, a frequncia, as metodologias e as competncias, assim como os
requisitos e as responsabilidades pela sua conduo e realizao e pelo relato dos seus resultados e o
seguimento das aces empreendidas.
As auditorias devem ser realizadas por pessoas independentes das que detm responsabilidade directa pela
actividade que esteja a ser auditada.
NOTA: Nesta contexto, a palavra independente no significa, necessariamente, exterior organizao.

8.2 Controlo de prticas no conformes

A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para definir responsabilidades e a autoridade para:
a) analisar e investigar prticas no conformes;
b) executar as aces necessrias para corrigir as prticas no conformes.

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8.3 Anlise de dados
A organizao deve estabelecer e manter um sistema de recolha, anlise e tratamento de dados, para
demonstrar a adequao e a eficcia do sistema de gesto de recursos humanos face aos requisitos
especificados e para avaliar as condies que permitam realizar a melhoria contnua do mesmo.
A organizao deve, assim, estabelecer e manter procedimentos para o registo dos dados resultantes das
actividades de medio e monitorizao, auditorias internas e seguimento de aces correctivas e
preventivas, com o objectivo de identificar campos para a introduo de melhorias.
8.4 Melhorias
8.4.1 Melhoria contnua
A organizao deve implementar, de forma contnua, melhorias no sistema de gesto de recursos humanos,
atravs da utilizao da poltica e dos objectivos da gesto de recursos humanos, dos resultados das
auditorias, da anlise dos dados, das aces correctivas e preventivas e da reviso pela gesto.
8.4.2 Aces correctivas
A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado visando a eliminao das causas das
no conformidades. As aces correctivas devem ser adequadas aos efeitos das no conformidades
detectadas. O procedimento deve estabelecer os requisitos para:
a) a reviso das no conformidades, incluindo as reclamaes dos clientes;
b) a determinao das causas das no conformidades e o seu registo;
c) a avaliao da necessidade de aces que assegurem a no repetio das no conformidades;
d) a determinao e a implementao das aces necessrias;
e) a aplicao de meios de controlo, visando assegurar a eficcia das aces empreendidas;
f)

o registo do resultado das aces empreendidas.

8.4.3 Aces preventivas

A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que determine as aces destinadas a
eliminar as causas de potenciais no conformidades, visando prevenir a sua ocorrncia. As aces
preventivas devem ser adequadas aos efeitos das potenciais no conformidades detectadas. O procedimento
deve estabelecer os requisitos para:
a) determinar potenciais no conformidades, as suas causas e proceder ao seu registo;
b) avaliar a necessidade de aces visando prevenir a ocorrncia de no conformidades, determinar e
implementar as aces necessrias e aplicar os meios de controlo para assegurar a sua eficcia;
c) registar o resultado das aces empreendidas.