Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
CONCURSO:
ADMINISTRAÇÃO GERAL
1 – Processo Administrativo (Organizacional)......................................................................01
2 – Organização.....................................................................................................................16
3 – Direção.............................................................................................................................35
4 – Liderança..........................................................................................................................54
ÍNDICE: 5 – Controle...........................................................................................................................68
6 – Cultura Organizacional....................................................................................................76
7 – Tomada de Decisão..........................................................................................................81
8 – Mudança Organizacional.................................................................................................94
9 – ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA............................................................................................100
10 – ARQUIVOLOGIA............................................................................................................115
ADMINISTRAÇÃO GERAL
OBS:
Esse conjunto de funções administrativas, Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar correspondem ao Processo Organizacional
que pode ser chamado também de Processo Administrativo.
Questão comentada
(CESPE/EBC/Técnico) O processo administrativo, que consiste em planejamento, organização, direção e controle, está em
constante evolução, é contínuo, e não tem começo e fim definidos.
Certo. A primeira função administrativa do processo organizacional é o planejamento. O processo organizacional pode ser
chamado também de processo administrativo e é um ciclo contínuo, que uma vez iniciado não tem início, meio e fim
claramente definidos, pois o controle não é o fim, ele serve de base para a elaboração de um novo planejamento.
Planejamento
O trabalho do administrador não se restringe ao presente, ao atual, ao corrente. Ele precisa extrapolar o imediato e se
projetar para frente. O administrador precisa tomar decisões estratégicas e planejar o futuro de sua organização. Ao tomar
decisões, o administrador configura e reconfigura continuamente a sua organização ou a unidade organizacional que
administra. Ele precisa saber em qual rumo deseja que sua organização vá em frente, tomar as decisões necessárias e
elaborar os planos para que isso realmente aconteça. O planejamento está voltado para o futuro. E o futuro requer uma
atenção especial. É para ele que a organização deve estar preparada a todo instante.
Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para
alcançá-los adequadamente. Como principal decorrência do planejamento estão os planos. Os planos facilitam a organização
no alcance de suas metas e objetivos. Além disso, os planos funcionam como guias ou balizamentos para assegurar os
seguintes aspectos:
1. Os planos definem os recursos necessários para alcançar os objetivos organizacionais.
2. Os planos servem para integrar os vários objetivos a serem alcançados em um esquema organizacional que proporciona
coordenação e integração.
3. Os planos permitem que as pessoas trabalhem em diferentes atividades consistentes com os objetivos definidos, eles dão
racionalidade ao processo. São racionais porque servem de meios para alcançar adequadamente os objetivos traçados.
4. Os planos permitem que o alcance dos objetivos possa ser continuamente monitorado e avaliado em relação a certos
padrões ou indicadores a fim de permitir a ação corretiva necessária quando o progresso não seja satisfatório.
O primeiro passo do planejamento consiste na definição dos objetivos para a organização. Objetivos são resultados
específicos que se pretende atingir. Os objetivos são estabelecidos para cada uma das subunidades da organização, como
suas divisões ou departamentos etc. Uma vez definidos, os programas são estabelecidos para alcançar os objetivos de
maneira sistemática e racional. Ao selecionar objetivos e desenvolver programas, o administrador deve considerar sua
viabilidade e aceitação pelos gerentes e funcionários da organização.
Objetivos e Metas
Objetivo é um resultado desejado que se pretende alcançar dentro de um determinado período de tempo. Os
objetivos organizacionais podem ser rotineiros, inovadores e de aperfeiçoamento. A partir dos objetivos se estabelece a
estratégia adequada para alcançá-los. Enquanto os objetivos são qualitativos, as metas são quantitativas. Ex.: Uma
determinada empresa estabeleceu como objetivo aumentar as vendas, e a meta é de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais),
os objetivos só serão alcançados se as vendas chegarem às metas estabelecidas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
2
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
OBS:
Os objetivos e as metas tem em comum que devem ser reais, alcançáveis, devem ter prazo, são hierárquicos, específicos e
desafiadores.
Estratégias
Estratégia organizacional refere-se ao comportamento global e integrado da empresa em relação ao ambiente
externo. A estratégia é formulada a partir da missão, visão e objetivos organizacionais, da análise ambiental (o que há no
ambiente) e da análise organizacional (o que temos na empresa) para definir o que devemos fazer. A estratégia é a maneira
racional de aproveitar as oportunidades externas e de neutralizar as ameaças externas, bem como de aproveitar as forças
potenciais internas e neutralizar as fraquezas potenciais internas.
Geralmente, a estratégia organizacional envolve os seguintes aspectos fundamentais:
É definida pelo nível institucional da organização
É projetada a longo prazo e define o futuro e destino da organização
Envolve a empresa na sua totalidade
É um mecanismo de aprendizagem organizacional
Planejar significa olhar para a frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito, elaborar bons planos, é ajudar as
pessoas a fazer hoje as ações necessárias para melhor enfrentar os desafios do amanhã. Em outros termos, o planejamento,
constitui hoje uma responsabilidade essencial em qualquer tipo de organização ou de atividade.
O planejamento constitui a função inicial da administração. Antes que qualquer função administrativa seja executada,
a administração precisa planejar, ou seja, determinar os objetivos e os meios necessários para alcançá-los adequadamente.
Níveis Organizacionais
Nível Conteúdo Tempo Amplitude
Estratégico Genérico e abrangente Longo prazo Macroorientado: aborda a empresa como uma totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente
Operacional Detalhado e específico Curto Prazo Microorientado: aborda apenas cada tarefa ou operação.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
3
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
melhorar as práticas atualmente vigentes na organização. Sua base é predominantemente incremental no sentido de
melhorar continuamente, tornando as operações melhores a cada dia que passa.
3. Planejamento adaptativo (ofensivo). É o planejamento voltado para as contingências e para o futuro da organização. As
decisões são tomadas no sentido de compatibilizar os diferentes interesses envolvidos, elaborando uma composição
capaz de levar a resultados para o desenvolvimento natural da empresa e ajustá-la às contingências que surgem no meio
do caminho. O planejamento adaptativo procura reduzir o planejamento retrospectivo voltado para a eliminação das
deficiências localizadas no passado da organização. Sua base é predominantemente aderente no sentido de ajustar-se às
demandas ambientais e preparar-se para as futuras contingências.
Em todos os casos, o planejamento consiste na tomada antecipada de decisões. Trata-se de decidir agora o que fazer
antes da ocorrência da ação necessária. Não se trata simplesmente da previsão das decisões que deverão ser tomadas no
futuro, mas da tomada de decisões que produzirão efeitos e consequências futuras.
O Processo de Planejamento
O planejamento é um processo constituído de uma série sequencial de seis passos, a saber:
Estabelecer a Missão e Visão no caso do Planejamento Estratégico. As organizações não existem a esmo. Todas elas têm
uma missão a cumprir. Missão significa uma incumbência que se recebe, a razão de existência de uma organização. A
missão funciona como o propósito orientador para as atividades de uma organização e para aglutinar os esforços dos seus
membros. Enquanto a missão define o credo da organização, a visão define o que a organização pretende ser no futuro. A
visão funciona como o projeto do que a organização gostaria de ser, ou seja, orienta a definição dos objetivos
organizacionais mais relevantes.
Definir os objetivos e metas. Os objetivos da organização devem servir de direção a todos os principais planos, servindo
de base aos objetivos departamentais e a todos os objetivos das áreas subordinadas. Os objetivos devem especificar
resultados desejados e os pontos finais onde se pretende chegar, para conhecer os passos intermediários.
Diagnóstico. Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos. Simultaneamente a definição dos objetivos, deve-se
avaliar a situação atual em contraposição aos objetivos desejados, verificar onde se está e o que precisa ser feito. Para
fazer o diagnóstico as ferramentas que podem ser utilizadas são a analise SWOT e as 5 forças competitivas de Porter. Ver
adiante.
Prognóstico, estabelecer estratégias. Premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operação. Como a
organização opera em ambientes complexos, quanto mais pessoas estiverem atuando na elaboração e compreensão do
planejamento e quanto mais se obter envolvimento para utilizar premissas consistentes, tanto mais coordenado será o
planejamento. Trata-se de gerar cenários alternativos para os estados futuros das ações, analisar o que pode ajudar ou
prejudicar o progresso em direção aos objetivos. A previsão é um aspecto importante no desenvolvimento de premissas.
A previsão está relacionada com pressuposições antecipatórias a respeito do futuro.
Analisar as alternativas de ação (estratégias). Trata-se de relacionar e avaliar as ações que devem ser tomadas, escolher
uma delas para perseguir um ou mais objetivos, fazer um plano para alcançar os objetivos.
Escolher um curso de ação entre as várias alternativas. Trata-se de uma tomada de decisão, em que se escolhe uma
alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos.
Existem ferramentas como a matriz de Stevenson, Ansoff e Porter. Ver adiante.
Implementar o plano e avaliar os resultados. Fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados
para assegurar o alcance dos objetivos, seguir através do que foi planejado e tomar as ações corretivas à medida que se
tornarem necessárias.
Nem sempre o planejamento é feito por administradores ou por especialistas trancados em salas e em apenas
algumas épocas predeterminadas. Embora seja uma atividade voltada para o futuro, o planejamento deve ser contínuo e
permanente e, se possível, abrangendo o maior número de pessoas na sua elaboração e implementação. Em outras palavras,
o planejamento deve ser constante e participativo. A descentralização proporciona a participação e o envolvimento das
pessoas em todos os aspectos do seu processo. É o chamado planejamento participativo.
Para fazer o planejamento, é vital que se conheça o contexto em que a organização está inserida. Em outras palavras,
qual é o seu microambiente, qual a sua missão e quais os seus objetivos básicos. Sobretudo, quais os fatores-chave para o
seu sucesso. A partir daí, pode-se começar a pensar em planejamento.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
4
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Análise Swot
A técnica SWOT surgiu da tentativa de correção do planejamento corporativo, conhecido na época como
planejamento estratégico mal sucedido (Chiavenato 2000).
O planejamento estratégico, segundo Chiavenato (2000), é um método pelo qual uma organização deseja implantar
uma determinada estratégia de negócios, crescimento e desenvolvimento almejando os objetivos propostos. Para Philip
KOTLER (1975), o conceito de planejamento estratégico é um método gerencial pelo qual uma corporação estabelece sua
direção a ser seguida, considerando a maximização da interação com o ambiente interno e externo. A direção estabelecida
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
5
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
pela corporação deve considerar o âmbito de atuação, políticas funcionais, macropolíticas, estratégias funcionais, filosofia de
atuação, macroestratégia, macroobjetivos e objetivos funcionais.
Segundo Andrade, et al. (2008),
“A sigla S.W.O.T., deriva da língua inglesa e traduz-se: Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities
(oportunidades) e Threats (ameaças). Esta análise procura avaliar os pontos fortes e pontos fracos no ambiente interno da
organização e as oportunidades e as ameaças no ambiente externo.” (Andrade, et al. 2008).
• S – Strenghts: Pontos fortes (Forças) – Descreve os pontos fortes da empresa que estão sob influência do próprio
administrador;
• W – Weaknesses: Pontos fracos (Fraquezas) – Competências que estão sob influência do administrador, mas por algum
motivo atrapalham ou não geram vantagem competitiva;
• O - Opportunities: Oportunidades – Forças externas à empresa, influenciando positivamente, porém não estão sob
controle do administrador.
• T - Threats: Ameaças – Forças externas à empresa, que tendem a pesar negativamente nos negócios da empresa.
As Forças e Fraquezas são fatores que estão caracterizados como internos de criação ou de destruição de valores.
Estes valores podem ser ativos, habilidades ou recursos financeiros e humanos que uma organização possui a disposição em
relação aos seus concorrentes (Value Based Management, 2011).
Já as Oportunidades e as Ameaças são consideradas como fatores externos de criação ou de destruição de valores,
não controlados pela empresa. Estes valores podem ser fatores demográficos, políticos, sociais, legais e tecnológicos. (Value
Based Management, 2011).
A análise SWOT é uma técnica que sintetiza os principais fatores internos e externos das organizações empresariais e
sua capacidade estratégica de influenciar uma tendência de causar maior impacto no desenvolvimento da estratégia
(Johnson, ET AL 2007). O objetivo desta ferramenta “...é identificar o grau em que as forças e fraquezas atuais são relevantes
para, e capazes de, lidar com as ameaças ou capitalizar as oportunidades no ambiente empresarial.” (JOHNSON, et al 2007).
A Análise SWOT ou Matriz SWOT, pode ser adotada por uma organização, unidade ou até mesmo por uma equipe
favorecendo uma série de objetivos do projeto, podendo esta ser utilizada para avaliar um produto ou marca; uma
terceirização de uma função de negócios; uma parceria ou aquisição. Além de que, quando bem aplicada pode trazer
benefícios para o desenvolvimento de uma negociação, a aplicação de uma tecnologia especifica ou uma fonte de
alimentação especial.
• Neutralidade Aplicação: A análise SWOT é realizada por meio da identificação de um objetivo/problema, sendo assim
pode se realizar uma sessão de Brainstorming utilizada para identificar os fatores internos e externos que são favoráveis e
desfavoráveis para a realização deste objetivo. Permanecendo este mesmo critério para análise com finalidade de apoio
ao planejamento estratégico, análise de oportunidades, análise competitiva, desenvolvimento de negócios ou processos
de desenvolvimento de produtos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
6
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
• Análise Multinível: Consiste em informações valiosas sobre as chances de seu objetivo, podendo ser fornecidas através
da visualização de cada um dos quatro elementos das forças de análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e
Ameaças), de forma independente ou em combinação.
• Integração de Dados: A análise SWOT propõe que as informações quantitativas e qualitativas a partir de um número de
fontes devem ser combinadas, facilitando o acesso a uma gama de dados de múltiplas fontes, a fim de melhorar a
comunicação, o nível de planejamento e tomada de decisões da empresa, auxiliando na coordenação de suas operações.
• Simplicidade: Esse método de análise não requer habilidades técnicas e nem treinamento. Sendo assim, ela pode ser
realizada por qualquer pessoa com domínio e competência de realização sobre o negócio, ou setor em que ela opera. O
processo envolve uma sessão de Brainstorming onde serão discutidas as quatro dimensões de análise SWOT, como
resultado, as crenças individuais de cada participante, conhecimentos e julgamentos são agregadas em uma avaliação
coletiva assegurada pelo grupo como um todo. Com a finalidade de chegar a acordo/ solução.
• Custo: Através da simplicidade de realização do método SWOT, a empresa pode escolher um membro da equipe em vez
de contratar um consultor externo, reduzindo assim o custo de investimento. Além disso, pode ser realizado em um curto
período de tempo já que o membro da empresa que irá realizar este método de análise já possui conhecimento sobre o
negócio e conduta da empresa.
Questão comentada
(CESPE TRE/GO 2015) Considere que, em um tribunal regional eleitoral, haja pequena quantidade de profissionais com
conhecimento profundo na área de direito eleitoral e que, nesse mesmo tribunal, seja feito um planejamento estratégico
com uso de análise SWOT. Nessa situação, de acordo com os princípios desse tipo de análise, a carência de especialistas deve
ser considerada uma ameaça ao cumprimento da missão do tribunal.
Errada. Quando em uma instituição há pequena quantidade de profissionais com conhecimento profundo sobre um assunto
essencial, a análise identifica que é considerada uma FRAQUEZA e não é uma AMEAÇA. É uma fraqueza já que é uma falha do
ambiento interno.
DE OLHO NA PROVA:
Ambiente interno (variáveis controláveis):
Pontos fortes (strengths) - são competências, fatores ou características internas positivas que a organização possui –
Ex.: funcionários capacitados;
Pontos fracos (weaknesses) - são deficiências, fatores ou características internas negativas que prejudicam o
desempenho e o cumprimento da missão organizacional – Ex.: funcionários não capacitados.
Ambiente externo (variáveis não controláveis):
Oportunidades (opportunities) - as oportunidades são as forças externas à organização que influenciam positivamente
no cumprimento da missão, mas que não temos controle sobre elas – Ex.: mercado internacional em expansão;
Ameaças (threats) - são aspectos externos à organização que impactam negativamente no desempenho e no
cumprimento da missão – Ex.: governo cria um novo imposto.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
7
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
DE OLHO NA PROVA:
Ameaça de Novos Entrantes – Alto investimento necessário e economias de escala são alguns dos fatores que podem
dificultar a entrada de um novo competidor em um mercado. Naturalmente, é mais difícil abrir uma nova indústria
aeronáutica do que uma nova loja de roupas. Dessa forma, as empresas que estão em setores com altas barreiras à entrada
sofrem menos competição dos que as que estão em mercados com baixas barreiras de entrada.
Poder de Negociação dos Clientes – Quanto mais informados estão os clientes, mais eles normalmente podem exigir
das empresas qualidade, preço e serviços. Os clientes são poderosos quando são poucos, ou compram em grande
quantidade, quando os custos de trocar de fornecedor são baixos, quando eles conhecem as estruturas de custos das
empresas e quando podem deixar de consumir os produtos ou fabricá-los internamente.
Poder de Negociação dos Fornecedores – Muitos dos fatores que podem deixar os clientes fortes podem deixar os
fornecedores poderosos se forem invertidos! Os fornecedores são fortes quando: são poucos e/ou dominam o mercado,
quando o custo de trocar de fornecedor é alto, quando os clientes são pouco importantes e quando podem se tornar
competidores, ou seja, passar a concorrer no mercado do cliente.
Ameaça de Produtos Substitutos – Um produto é substituto quando satisfaz a mesma necessidade dos clientes
(exemplo: manteiga e margarina). Se existem muitos produtos que podem substituir o produto que sua empresa fornece, a
posição estratégica é difícil e o setor será menos atraente e lucrativo.
Rivalidade entre os Concorrentes – Se existem muitos concorrentes em um mercado e se a força deles é semelhante,
pode ocorrer uma guerra de preços, levando a uma queda na atratividade do setor. Outros fatores que levam a isso são:
custos fixos elevados, que podem levar as empresas a buscar operar com capacidade total, e uma grande barreira de saída,
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
8
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
como instalações caras, de difícil venda, maquinário específico e altas indenizações que podem levar empresas a continuar
investindo e operando em mercados com lucratividades baixas.
AMBIENTE
INTERNO
SWOT
• Estratégias de Sobrevivência, quando existem mais ameaças e pontos fracos, e a empresa deverá pautar-se por
objetivos e estratégias emergenciais, no sentido de eliminar os pontos fracos. É uma postura preocupante. As ações
deverão ser pautadas pela rapidez e tentar diminuir o impacto das ameaças. Esta postura demonstra fragilidade singular
da organização.
• Estratégias de Manutenção, quando existem mais ameaças e pontos fortes, não apresenta a fase aguda da
sobrevivência. Todavia, poderá simultaneamente atuar com objetivos e estratégias para eliminar os pontos fracos e
potencializar os pontos fortes. Permanece a nuance das ameaças.
• Estratégias de Crescimento, quando existem mais oportunidades e pontos fracos, o impacto dos pontos fracos não é
tão agudo. Nessa situação, a organização pode partir para eleger objetivos e estratégias que permitam corrigir os pontos
fracos e também aproveitar mais intensamente as oportunidades que o ambiente externo oferece.
• Estratégias de Desenvolvimento, quando existem mais oportunidades e pontos fortes, é o ideal de Postura Estratégica.
Nesse quadrante, a organização encontra-se em sua plenitude. Ela pode potencializar seus pontos fortes e maximizar as
oportunidades.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
9
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Matriz de Ansoff
PRODUTOS
Tradicionais Novos
MERCADOS
Benefícios do Planejamento
As empresas estão cada vez mais em ambientes altamente mutáveis e complexos, enfrentam uma enorme variedade
de pessoas, fornecedores e concorrentes. Do lado externo, temos os concorrentes, o governo e suas regulamentações, a
tecnologia, a economia globalizada, os fornecedores etc. No ambiente interno, existe a necessidade de trabalhar de forma
cada vez mais eficiente, novas estruturas organizacionais, funcionários, recursos e muitos desafios administrativos.
O planejamento oferece inúmeras vantagens nessas situações, inclusive melhora a capacidade da empresa de se
adaptar às mudanças (flexibilidade organizacional), ajuda na coordenação e administração do tempo.
Vejamos algumas vantagens:
permite utilizar os recursos de forma eficaz (alcance de resultados) e eficiente (economia);
aumenta o conhecimento sobre o negócio/projeto e seu potencial de mercado;
facilita a percepção de novas oportunidades ou riscos e aumenta a sensibilidade do empresário/executivo frente a
problemas futuros;
cria um “espírito de negócio” e comprometimento com o negócio/projeto, tanto em relação ao “dono” ou responsável
pelo negócio, como também junto aos funcionários/parceiros envolvidos;
determina tarefas e prazos com responsabilidade definida, viabilizando o controle do processo e do andamento do
negócio;
deixa claro para o empresário/executivo qual é o diferencial competitivo de seu negócio;
pode ser utilizado como suporte para conseguir credibilidade e apoio financeiro interno e/ou no mercado;
maior flexibilidade;
agilidade nas tomadas de decisões;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
10
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Tipos de Planejamento
O planejamento é feito através de planos. O administrador deve saber lidar com diferentes tipos de planos. Estes
podem incluir períodos de longo, médio e curto prazo, como podem envolver a organização inteira, uma divisão ou
departamento ou ainda uma tarefa. O planejamento é uma função administrativa que se distribui entre, todos os níveis
organizacionais. Embora o seu conceito seja exatamente o mesmo, em cada nível organizacional, o planejamento apresenta
características diferentes.
O planejamento envolve uma volumosa parcela da atividade organizacional. Com isso, queremos dizer que toda
organização está sempre planejando: o nível institucional elabora genericamente o planejamento estratégico, o nível
intermediário segue-o com planos táticos e o nível operacional traça detalhadamente os planos operacionais. Cada qual
dentro de sua área de competência e em consonância com os objetivos globais da organização. O planejamento impõe
racionalidade e proporciona o rumo às ações da organização. Além disso, estabelece coordenação e integração de suas várias
unidades, que proporcionam a harmonia e sinergia da organização no caminho em direção aos seus objetivos principais.
Os planos podem abranger diferentes horizontes de tempo. Os planos de curto prazo cobrem um ano ou menos, os
planos intermediários, um a dois anos e os planos de longo prazo abrangem cinco ou mais anos. Os objetivos do
planejamento devem ser mais específicos no curto prazo e mais abertos no longo prazo. As organizações precisam de planos
para todas as extensões de tempo. O administrador do nível institucional está mais voltado para planos de longo prazo que
atinjam a organização inteira para proporcionar aos demais administradores um senso de direção para o futuro.
Uma pesquisa desenvolvida por Elliot Jaques mostra como as pessoas variam em sua capacidade de pensar, organizar
e trabalhar com eventos situados em diferentes horizontes de tempo. Muitas pessoas trabalham confortavelmente com
amplitudes de apenas três meses, um pequeno grupo trabalha melhor com uma amplitude de tempo de um ano e somente
poucas pessoas podem enfrentar o desafio de 20 anos pela frente. Como o administrador pode trabalhar em vários níveis de
autoridade, ele deve planejar em função de diferentes períodos de tempo. Enquanto o planejamento de um supervisor
desafia o espaço de três meses, um gerente pode lidar com períodos de um ano, enquanto um diretor lida com uma
amplitude que pode ir de três, cinco, dez anos ou mais. O progresso nos níveis mais elevados da hierarquia administrativa
pressupõe habilidades conceituais a serem trabalhadas, bem como uma visão projetada a longo prazo de tempo.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
11
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Questão Comentada
(FCC/Banco do Brasil/Escriturário) Até que o cliente receba e aceite a mercadoria constante em seu pedido, a venda é um
compromisso de compra e venda. Por isso, as empresas têm investido em Administração de Vendas, tratando,
principalmente, de três temas centrais: o planejamento do que deverá ser feito; a coordenação daquilo que está sendo feito;
e o controle daquilo que já foi feito. Deve fazer parte do planejamento:
A) Avaliar o desempenho dos vendedores e da equipe de vendas.
B) Conferir se o pedido de venda foi preenchido de forma correta.
C) Verificar se as informações constantes no relatório de visita a um cliente são satisfatórias.
D) Apresentar o relatório de despesas oriundas de visitas a clientes.
E) Prever as vendas para o próximo período.
Alternativa correta: E. O planejamento é a função de definir, estabelecer, prever, programar, antecipar, prevenir, reduzir a
incerteza, estabelece premissas sobre o futuro para alcançar os objetivos organizacionais. Os itens A, B, C e D na verdade
estão relacionados com o controle, pois ele vai avaliar o desempenho de funcionários, conferir se o trabalho foi executado
adequadamente, verificar se tudo está de acordo com o estabelecido e etc.
Planejamento Estratégico
O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais.
1. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Está voltado
para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa. Portanto, sujeito à incerteza a respeito dos eventos
ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos.
Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas às forcas e pressões que estão situadas do lado de
fora da organização.
2. O planejamento estratégico é orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do
planejamento, a consideração dos problemas atuais é dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que eles possam
provocar para um desejado lugar no futuro. É mais voltado para os problemas do futuro do que daqueles de hoje.
3. O planejamento estratégico é compreensivo. Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus
recursos, no sentido de obter efeitos sinergísticos de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta
estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico.
4. O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. Dada a diversidade dos interesses e
necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direção futura que
melhor convenha a todos.
5. O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. Como está orientado para a adaptação da
organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a ajustar-se a um
ambiente complexo, competitivo e mutável.
O planejamento estratégico se assenta sobre três parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os
fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja: é a visão que descreve
o mundo em um estado ideal. A partir daí examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da
organização.
Planejamento Tático
O planejamento tático é o planejamento focado no médio prazo e que enfatiza as atividades correntes das várias
unidades ou departamentos da organização.. O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias
partes da organização, como departamentos ou divisões, devem fazer para que a organização alcance sucesso. Os planos
táticos geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Para ajustar-
se ao planejamento tático, o exercício contábil da organização e os planos de produção, de vendas, de investimentos etc,
abrangem geralmente o período anual.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
12
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Políticas
As políticas constituem exemplos de planos táticos que funcionam como guias gerais de ação. Elas funcionam como
orientações para a tomada de decisão. Geralmente refletem um objetivo e orienta as pessoas em direção a esses objetivos
em situações que requeiram algum julgamento. As políticas servem para que as pessoas façam escolhas semelhantes ao se
defrontarem com situações similares. As políticas constituem afirmações genéricas baseadas nos objetivos organizacionais e
visam oferecer rumos para as pessoas dentro da organização.
Planejamento Operacional
O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações
individualmente. Preocupa-se com "o que fazer" e com o "como fazer" as atividades quotidianas da organização. Refere-se
especificamente às tarefas e operações realizadas no nível operacional. Como está inserido na lógica de sistema fechado, o
planejamento operacional está voltado para a otimização e maximização de resultados, enquanto o planejamento tático está
voltado para a busca de resultados satisfatórios.
O planejamento operacional é constituído de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas
e funções dentro da organização. Cada plano pode consistir em muitos subplanos com diferentes graus de detalhamento. No
fundo, os planos operacionais cuidam da administração da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operações
de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, a fim de que esta possa alcançar os seus objetivos.
OBS:
Os planos operacionais estão mais voltados para a eficiência (ênfase nos meios), pois a eficácia (ênfase nos fins) é
problema dos níveis institucional e intermediário da organização.
Apesar de serem heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos, a
saber:
1. Procedimentos. São os planos operacionais relacionados com métodos.
2. Orçamentos. São os planos operacionais relacionados com dinheiro.
3. Programas (ou programações). São os planos operacionais relacionados com tempo.
4. Regulamentos. São os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas.
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. (CCV - 2011 - UNILAB - Assistente Administrativo) Sobre as funções administrativas planejamento, organização,
execução e controle, é correto afirmar que:
a) ocorrem independentemente uma das outras.
b) ocorrem continuamente embora não estejam interligadas.
c) ocorrem apenas em alguns momentos na vida da empresa.
d) ocorrem de forma integrada e estão interligadas de forma contínua.
e) como são independentes, não constituem um processo administrativo integrado.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
13
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
02. (FCC - 2015 - DPE-RR - Administrador) O planejamento de curto prazo com tarefas e atividades específicas refere-se
ao
a) planejamento estratégico.
b) planejamento setorial
c) mapa estratégico.
d) planejamento operacional.
e) planejamento global.
03. (FCC - 2015 - TRE-RR - Analista) Em relação ao planejamento, é correto afirmar que
04. (BIO-RIO - 2015 - IABAS - Agente Administrativo) Em relação ao planejamento, NÃO é correto afirmar que:
a) é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser
alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou
divisões a partir de certas hipóteses a respeito da realidade atual e futura.
b) é um processo permanente e contínuo, pois é realizado de forma sistemática dentro da empresa e não se esgota
na simples montagem de um plano de ação.
c) adota ações casuais, agindo sempre no momento em que o problema aparece.
d) é sempre voltado para o futuro e está intimamente ligado com a previsão, embora não se confunda com ela.
e) se preocupa com a racionalidade da tomada de decisões, é um meio de orientar o processo decisório.
05. (FCC) Uma estratégia pode ser definida como um curso de ação que define a direção do negócio da organização. A
estratégia que consiste em escolher um nicho ou segmento de mercado e concentrar-se nele é a denominada:
a) liderança do custo
b) diferenciação
c) prospectiva
d) foco
06. (ESAF) O modelo das Cinco Forças de Porter foi criado por Michael Porter em 1979 e tem por objetivo a análise da
competição entre empresas. O modelo considera cinco fatores importantes, as chamadas forças competitivas, que
devem ser estudadas para o desenvolvimento de uma estratégia empresarial eficiente. Segundo o modelo, as forças
competitivas que atuam sobre uma empresa são: poder de barganha dos fornecedores, poder de barganha dos
clientes/consumidores, ameaça de novos entrantes no mercado, ameaça de produtos e serviços substitutos e
a) grau de rivalidade entre os concorrentes do mercado.
b) facilidade de criação de novos produtos e renovação da gama atual.
c) potencial de aquisição de produtos pelos clientes/consumidores.
d) alta demanda de produtos e capacidade de entrega pelos fornecedores.
e) manutenção do grau de satisfação dos clientes/consumidores.
07. (IADES) Um fabricante de óleos lubrificantes atua em um grande mercado e se esforça para reduzir os custos de
produção e de distribuição dos seus produtos. Assim, consegue oferecer sua linha de óleos com preços mais baixos
que os concorrentes. De acordo com a proposta de estratégias genéricas de Porter, a estratégia desse fabricante é
classificada como
a) liderança total em custos.
b) diferenciação.
c) foco.
d) desinvestimento.
e) diversificação.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
14
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
08. (FUNRIO - 2016 - IFPA - Auxiliar de Administração) Segundo o autor Idalberto Chiavenato, o planejamento
estratégico se assenta sobre três parâmetros, sendo eles:
09. (FUNRIO - 2016 - IFPA - Auxiliar de Administração) O planejamento voltado para a adaptabilidade e inovação, que é
predominantemente incremental, denomina-se:
a) otimizante.
b) suplementar.
c) direto.
d) objetivo.
e) abstrato.
10. (IMPARH – 2015 – IPLANFOR - ASSISTENTE) O planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide
sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Chiavenato (2009) reconhece três níveis de
planejamento: o planejamento estratégico, o planejamento tático e o planejamento operacional. Considerando as
etapas de um planejamento estratégico, avalie as afirmações abaixo.
I. No planejamento estratégico, formulam-se estratégias, as quais permitem à organização combinar seus pontos
fortes e fracos com as oportunidades do ambiente.
II. Na última etapa do planejamento estratégico, elabora-se um diagnóstico da situação da empresa para identificar a
viabilidade de sua implementação.
III. No planejamento estratégico, não há preocupação com o ambiente externo, uma vez que sua função é permitir a
avaliação de oportunidades e ameaças internas.
IV. O planejamento estratégico está relacionado à análise do ambiente interno e possibilita a verificação dos seus
pontos fortes e fracos.
a) II.
b) IV.
c) I e III.
d) I e IV.
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
D D A C D A A B A D
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
15
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Aula 02 – ORGANIZAÇÃO
Definição de Organização
"Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e
resultados estabelecidos". (Djalma, 2002, p. 84).
Segundo Maximiano, uma organização é um sistema de recursos que procura alcançar objetivos. Em outras palavras,
Organizar é desenhar/montar a estrutura da empresa/instituição de modo a facilitar o alcance dos resultados.
DE OLHO NA PROVA:
Ela pode ser aplicada em dois sentidos diferentes, a saber:
1. Organização como uma unidade ou entidade social. Na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos
comuns. Neste sentido, a palavra organização significa qualquer empreendimento humano criado e moldado
intencionalmente para atingir determinados objetivos. As organizações podem ser empresas, órgãos públicos, bancos,
universidades, lojas e comércio em geral, prestadoras de serviços e diversos outros tipos. Dentro desse enfoque social, a
organização pode ser visualizada sob dois aspectos:
a - Organização formal: é a organização baseada em uma divisão racional do trabalho, na diferenciação e integração de
seus órgãos e representada através do organograma. É a organização planejada, isto é, a que está oficialmente no pa-
pel, aprovada pela direção e comunicada a todos os participantes por meio de manuais de organização, descrições de
cargos, de organogramas e de regras e regulamentos internos. É a organização formalizada oficialmente.
b - Organização informal: é a organização que emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições
na organização formal e a partir dos relacionamentos interpessoais como ocupantes de cargos. A organização informal
surge a partir das relações de amizades (ou de antagonismos) entre as pessoas e do surgimento de grupos informais
que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento da organização formal. Ela é constituída de
interações e relacionamentos sociais entre as pessoas, de tal modo que a organização informal transcende e
ultrapassa a organização formal em três aspectos:
• Na duração: enquanto a organização formal está confinada ao horário de trabalho, a organização informal pode
prolongar-se para os períodos de lazer ou tempos livres das pessoas.
• Na localização: enquanto a organização formal está circunscrita a um local físico determinado, a organização
informal pode ocorrer em qualquer lugar.
• Nos assuntos: a organização formal limita-se aos assuntos exclusivos dos negócios da organização, enquanto a
informal amplia-se a todos os interesses comuns das pessoas envolvidas.
2. Organização como função administrativa de organizar. E parte integrante do processo administrativo. Neste sentido,
organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e
estabelecer relações entre eles e suas atribuições.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
16
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Estrutura Organizacional
VASCONCELOS (1989) entende estrutura como o resultado de um processo no qual à autoridade é distribuída, as
atividades são especificadas (desde os níveis mais baixos até a alta administração) e um sistema de comunicação é delineado,
permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o alcance dos objetivos da
organização.
Estrutura organizacional: Forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas.
(Stoner, 1992, p.230).
O conjunto de tarefas formais, as relações de subordinação e os sistemas de coordenação servem para assegurar o
controle vertical da organização. A estrutura organizacional é eficaz na medida em que facilita o alcance dos objetivos pelas
pessoas e é eficiente na medida em que o faz com os mínimos recursos ou custos.
ESTRUTURA VERTICAL
A estrutura vertical refere-se ao aparato que envolve três fatores principais: a hierarquia administrativa, a amplitude
de controle e o grau de centralização ou descentralização do processo de tomada de decisões da organização. Esses três
fatores são estreitamente relacionados entre si. Se uma organização adiciona mais um nível administrativo, sua amplitude de
controle fica mais estreita, a estrutura administrativa mais elevada e o grau de centralização/descentralização é afetado. Se
ela reduz um nível administrativo, sua amplitude de controle fica mais larga, sua estrutura administrativa mais achatada e o
grau de centralização/descentralização também é afetado. São três fatores interligados que precisam ser considerados de
maneira interdependente.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
17
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Hierarquia administrativa
Para que os funcionários possam realizar eficientemente as suas tarefas e deveres, existe a hierarquia administrativa.
A função principal da hierarquia é assegurar que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. A
hierarquia administrativa refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a
realização das tarefas e o alcance de seus objetivos. Uma estrutura alta exige muitos níveis hierárquicos, enquanto uma
estrutura baixa requer poucos níveis hierárquicos. A hierarquia administrativa é uma consequência da divisão do trabalho, ou
seja, ela existe para assegurar que o trabalho pulverizado entre os diversos componentes da organização seja devidamente
executado. É predominantemente um esquema de controle.
Divisão do trabalho
As organizações desempenham uma ampla variedade de tarefas. Um princípio fundamental utilizado durante várias
décadas nas organizações do mundo inteiro pregava que o trabalho é executado com mais eficiência através da
especialização dos empregados. A especialização do trabalho, que recebe também o nome de divisão do trabalho, é o grau
em que as tarefas organizacionais são divididas e fragmentadas em atividades separadas. A divisão do trabalho segue a
tradição cartesiana sobre técnicas de solução de problemas. No organograma da empresa têxtil, nota-se a separação das
tarefas organizacionais em finanças, pessoal, produção (industrial), tecnologia (técnico) e marketing. Os empregados dentro
de cada unidade organizacional desempenham somente as tarefas relevantes à sua função especializada. Quando a especiali-
zação do trabalho é exagerada, os empregados se especializam em tarefas simples e repetitivas. Os cargos tendem a ser
estreitos para que sejam executados eficientemente. A especialização do trabalho é facilmente visível nas linhas de
montagens de automóveis, em que cada empregado executa sempre a mesma tarefa ao longo do tempo. Se apenas um
empregado tivesse de construir um automóvel inteiro provavelmente ele seria menos eficiente.
Apesar das aparentes vantagens da especialização, muitas organizações estão abandonando esse princípio. Com tanta
especialização, os empregados ficam isolados e fazem apenas uma tarefa simples, repetitiva e chata, o que provoca fadiga
psicológica e alienação. Para sanar isso, muitas organizações estão ampliando cargos para proporcionar maiores desafios e
atribuindo tarefas a equipes de modo que os empregados façam rotação entre as várias tarefas desempenhadas pela equipe.
Cadeia de comando
A cadeia de comando é uma linha contínua de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização e que mostra
quem se subordina a quem. Ela é associada com dois princípios enunciados pela Teoria Clássica da administração: o princípio
da unidade de comando é o princípio escalar. Unidade de comando significa que cada empregado deve se reportar ou se
subordinar a apenas um chefe. O princípio escalar refere-se a linhas claramente definidas de autoridade desde a cúpula até a
base da organização, e que incluem todos os empregados. Todas as pessoas na organização devem saber a quem se reportar
e quais os níveis administrativos sucessivos que levam ao topo.
3. A autoridade flui abaixo pela hierarquia vertical. As posições do topo da hierarquia são investidas com mais autoridade
formal do que as posições abaixo delas.
Todavia, a autoridade, do ponto de vista tradicional, está sendo hoje questionada. Atualmente, mais importante do
que a base hierárquica da autoridade é a força da liderança. O líder influencia as pessoas não pela sua posição funcional e
hierárquica, mas pelas suas características pessoais e atuações.
A responsabilidade é o outro lado da moeda da autoridade. A responsabilidade é o dever de executar a tarefa ou
atividade atribuída a um funcionário. Os administradores recebem autoridade compatível com sua responsabilidade. Quando
os administradores têm responsabilidade pelos resultados, mas pouca autoridade, o trabalho é possível mas difícil, pois
repousa na persuasão e sorte. Quando os administradores têm autoridade que excede a responsabilidade, eles se tornam
tiranos, usando autoridade para resultados frívolos.
Atribuição
Atribuição é o mecanismo através do qual a autoridade e responsabilidade são distribuídas entre as pessoas ou órgãos
da organização. A atribuição significa que a pessoa recebe autoridade e responsabilidade, ficando sujeita a reportar-se e a
justificar os resultados de suas atividades aos seus superiores na cadeia de comando. A atribuição pode ser incentivada
através de programas de incentivos e recompensas. As pessoas que recebem atribuição passam a ter o seu desempenho
monitorizado e recebem pagamentos de bonus pelos resultados bem-sucedidos.
Delegação
Outro conceito relacionado com autoridade é a delegação. Delegação é o processo pelo qual o administrador
transfere autoridade e responsabilidade aos seus subordinados abaixo na hierarquia. Muitas organizações encorajam os
administradores a delegar autoridade aos níveis mais baixos da organização a fim de proporcionar o máximo de flexibilidade
para atender às necessidades do cliente e adaptar-se ao ambiente mutável e dinâmico que as envolve. Contudo, muitos
administradores encontram enorme dificuldade em delegar autoridade.
Autoridade de linha e staff. Dá-se o nome de linha aos órgãos incumbidos de realizar a missão primária da
organização. Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objetivos principais da organização. Em uma
organização industrial e comercial, os departamentos de linha (como produção e vendas) fazem e vendem o produto. Os
órgãos de staff têm uma função de complementar e apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor. Um
departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna dentro da organização.
Tipos de poder
Como eles funcionam nas empresas
O poder é a capacidade do indivíduo de influenciar. Nem sempre quem tem autoridade tem poder, e quem tem poder tem
autoridade. Isso significa que o poder se concentra sobre o exercício da autonomia que pode ter um membro ou mais de uma
organização sem que este esteja em uma posição de autoridade formal.
1) O poder coercitivo ou de punição está associado com pessoas que estão em uma posição para punir outros. As pessoas
temem as consequências de não fazer o que foi pedido deles. É o poder baseado no medo, que emana possibilidades de
aplicações de punições ou frustrações causadas por impedimentos e controles;
2) poder de conexão é baseado em quem você conhece. Esta pessoa conhece, e tem peso na opinião de outras pessoas
poderosas dentro da organização;
3) poder da expertise vem da experiência de uma pessoa. Isto é, normalmente uma pessoa com uma habilidade aclamada ou
valorizada;
4) poder da informação ou de persuasão é quando uma pessoa que tem acesso a informações valiosas ou importantes e
influencia os outros;
5) poder legítimo vem da posição que uma pessoa detém. Isto está relacionado com o título de uma pessoa e
responsabilidades de trabalho. Você também poderá ouvir este tipo de poder ser referido como poder posicional. Em
outras palavras, é o poder que determinada pessoa recebe como resultado de sua posição hierárquica formal da
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
19
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
AMPLITUDE ADMINISTRATIVA
A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um
administrador. Determina o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto maior a
amplitude de controle, tanto maior é o número de subordinados para cada administrador, e vice-versa.
Durante muito tempo, o problema central da administração foi saber qual o número adequado de subordinados para
cada administrador. De 1930 até bem recentemente, os teóricos recomendavam uma amplitude de controle ideal que se
situava entre quatro a sete subordinados. A partir da década de 1980, passou-se a preferir amplitudes maiores e
organizações mais achatadas.
A amplitude de controle pode ser maior e com menor envolvimento do administrador em função dos seguintes
fatores:
1. O trabalho executado pelos subordinados é estável e rotineiro.
2. Os subordinados executam tarefas similares.
3. Os subordinados estão concentrados em uma única localização física.
4. Os subordinados estão treinados e requerem pequena direção para a execução das tarefas.
5. Existem regras e procedimentos que definem todas as atividades.
6. O administrador conta com sistemas de apoio e de pessoal.
7. As atividades não-administrativas, como planejamento ou coordenação com outros departamentos, exigem pouco tempo.
8. As preferências e o estilo pessoal do administrador favorecem uma amplitude larga.
A amplitude administrativa estreita provoca custo administrativo maior, porque existem mais administradores para
cuidar de um número menor de pessoas. Cada administrador tem poucos subordinados a supervisionar e, portanto, mais
tempo e energia para os deveres gerenciais e para o trabalho não-administrativo. Com a supervisão mais estreita, as pessoas
recebem maior atenção individual e suporte do chefe, mas tem menos autonomia e menos oportunidade para autodireção.
A amplitude estreita tende a produzir estruturas organizacionais altas e alongadas, com mais níveis hierárquicos, co-
municações mais lentas e mais dificuldade de coordenação entre os diferentes grupos.
Ao contrário, a amplitude de controle larga permite custos administrativos menores, porque existem menos
administradores para cuidar de um número maior de pessoas. Como os subordinados são mais numerosos, a tarefa
administrativa é mais difícil, pois o administrador deve dispersar seus esforços entre maior número de subordinados. Isso
significa que outros meios devem ser encontrados para garantir a coordenação, comunicação e outros trabalhos que a
organização atribui aos administradores. As pessoas são encorajadas a desenvolver mais habilidades e maior iniciativa, pois
tem maior oportunidade para exercitar seu próprio julgamento na tomada de decisões a respeito de seu trabalho. Essa é a
maior fonte de satisfação das pessoas. Uma maior amplitude de controle tende a produzir estruturas organizacionais mais
baixas e achatadas, nas quais o número de níveis hierárquicos é menor, proporcionando comunicação direta entre as pessoas
situadas nos níveis mais baixos e mais altos da organização. Na base inferior, as pessoas que necessitam de apoio direto e
intensivo de seu chefe certamente não o receberão.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
20
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
CENTRALIZAÇÃO/DESCENTRALIZAÇÃO
O grau de centralização/descentralização refere-se ao quanto a autoridade para tomar decisões está concentrada no
topo ou dispersada na base da organização.
A centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. A descentralização
significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos. Geralmente, as organizações
fazem várias tentativas para saber qual o nível hierárquico mais adequado para tomar as decisões sobre cada assunto.
Hoje há uma tendência nítida para a descentralização nas organizações. Todavia, algumas grandes organizações estão
tentando exatamente o oposto, que é a centralização de funções que antes eram descentralizadas. E elas também têm boas
razões para fazê-lo.
Centralização
A centralização promove a retenção do processo decisório na cúpula da organização. Existem três vantagens principais
que a centralização pode trazer:
1. Controle. A centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e recursos da organização,
principalmente quando:
• A organização como um todo deve atender a requisitos legais ou regulatórios que são difíceis de interpretar.
• As decisões tomadas em nível local podem afetar toda a organização. Uma interpretação distorcida de um contrato
coletivo de trabalho por uma divisão local pode trazer problemas para toda a organização.
• Tudo o que ocorre em uma parte da organização pode afetar as outras.
2. Custos. Devido às economias de escala, uma função centralizada pode ser administrada com menos recursos do que uma
função descentralizada. A função de compras em uma grande organização geralmente fica a cargo de um departamento
centralizado, para que a organização consiga melhores descontos e condições de pagamento, o que não ocorreria se a
função fosse dispersa. Quando um número grande de tarefas similares são desempenhadas em um único lugar, as
economias são possíveis porque o equipamento e facilidades podem ser compartilhados, e, em geral, poucas pessoas são
necessárias para o trabalho.
3. Novas tecnologias. Nas décadas recentes, o grau de mudança tecnológica tem sido fenomenal. Novas tecnologias
permitem que empresas descentralizadas migrem para a centralização, e vice-versa, sem afetar o seu funcionamento ou
o processo decisório, pois a informação é rapidamente transmitida e recebida.
Descentralização
O foco no cliente e a agilidade no atendimento das necessidades do cliente tem levado muitas organizações a migrar
resolutamente para a descentralização. Muitas empresas bem-sucedidas tomam essa filosofia como base do sucesso de seus
negócios.
Existem três vantagens principais que a descentralização pode trazer:
1. Agilidade. Quando o processo decisório é descentralizado para o nível local, a organização responde mais rapidamente
aos clientes e às condições locais.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
21
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
2. Independência. A descentralização estimula a criatividade e a independência nas pessoas dos níveis mais baixos e ajuda
a construir um espírito de equipe e preparar candidatos para posições mais elevadas.
3. Novas tecnologias. A tecnologia da informação (TI) permite maior descentralização da autoridade. Uma das principais
razões para centralizar autoridade é assegurar que a administração de cúpula saiba como vai o negócio. A TI permite que
a autoridade seja delegada aos níveis inferiores, enquanto a alta administração recebe informação em tempo real.
Descentraliza-se as decisões de operação e centraliza-se o controle dos resultados.
DE OLHO NA PROVA:
Não se deve confundir descentralizar com delegação. DELEGAR é um instrumento específico de uma chefia para um
subordinado. Delegação é o processo pelo qual o administrador transfere autoridade e responsabilidade aos seus
subordinados que estão abaixo na hierarquia. Já descentralizar implica consistente delegação ao longo da cadeia hierárquica.
Organograma
É uma representação gráfica da estrutura da uma empresa/instituição, a divisão do trabalho em suas
unidades/departamentos, a hierarquia e os canais de comunicação.
Divisão do trabalho: quadros (retângulos) representam cargos ou unidades de trabalho (departamentos). Eles indicam o
critério de divisão e de especialização das áreas, ou seja, como as responsabilidades estão divididas dentro da
organização.
Autoridade e Hierarquia: a quantidade de níveis verticais em que os retângulos estão agrupados mostra a cadeia de
comando, ou seja, como a autoridade está distribuída, do diretor que tem mais autoridade, no topo da estrutura, até o
funcionário que tem menos autoridade, na base da estrutura.
Canais de comunicação: as linhas que verticais e horizontais que ligam os retângulos mostram as relações/comunicações
entre as unidades de trabalho.
Formalização
Grau de controle da organização sobre o indivíduo, definidas pelas normas e procedimentos, limitando a atuação e o
comportamento.
Responsabilidade
Dever de desempenhar a tarefa ou atividade, ou cumprir um dever para o qual se foi designado. Nada mais é do que
executar a tarefa adequadamente de acordo com a confiança depositada.
O grau de responsabilidade é, geralmente, diretamente proporcional ao grau de autoridade da pessoa. Dessa forma,
os cargos de alto escalão possuem maior autoridade e maior responsabilidade que os cargos mais baixos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
22
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Questão comentada
(CESPE SUFRAMA) Realiza a função de planejamento do trabalho um gerente que divida o trabalho de sua equipe e
designe os objetivos a serem alcançados pela unidade para cada um de seus membros com apoio da análise SWOT.
Errada. O gerente que divide o trabalho de sua equipe e designe os trabalhos a serem alcançados realiza a função de
Organização. A função de planejamento define e estabelece o trabalho e os objetivos.
Departamentalização
Diferenciação horizontal que permite simplificar o trabalho, aproveitando os recursos de forma mais racional. É o
agrupamento dos indivíduos em unidades gerenciáveis para facilitar a coordenação e o controle.
Um departamento é um “pedaço” da organização. É um setor que está focado em um aspecto de seu funcionamento.
O departamento é uma unidade de trabalho que concentra um conjunto de tarefas.
Vantagens da Departamentalização
A Departamentalização oferece a oportunidade da Especialização do Trabalho, o que impacta na Economia de Escala, que
representa a produção em quantidade de determinado bem a custo menor a medida que o número de produtos produzidos
aumenta. O tempo de produção também pode ser reduzido de acordo com o planejamento e controle da produção.
Desvantagens da Departamentalização
Entre os possíveis impactos negativos resultantes da Departamentalização, estão a competição desleal entre os
departamentos, a perda da visão do todo pela vivência exclusiva no departamento e a resistência a mudanças pela incerteza
que estas trazem ao pessoal especializado.
DE OLHO NA PROVA
A MELHOR FORMA DE DEPARTAMENTALIZAR: Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar, pode-se
seguir certos princípios:
Princípio do maior uso – o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve tê-la sob sua jurisdição.
Principio do maior interesse – o departamento que tem maior interesse pela atividade deve supervisiona-la.
Principio da separação e do controle – As atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas.
Principio da supressão da concorrência – Eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas
no mesmo departamento.
Outro critério básico para departamentalização está baseado na diferenciação e na integração, os princípios são:
Diferenciação, cujo princípio estabelece que as atividades diferentes devem ficar em departamentos separados. A
diferenciação ocorre quando:
- O fator humano é diferente,
- A tecnologia e a natureza das atividades são diferentes,
- Os ambientes externos são diferentes,
- Os objetivos e as estratégias são diferentes.
A integração – Quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão para ficarem no mesmo departamento.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
23
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Tipos de Departamentalização
Departamentalização por Função (Funcional)
É a divisão lógica de acordo com as funções a serem desempenhadas, ou seja, é a divisão departamental que segue o
princípio da especialização.
Vantagens Desvantagens
Agrupa vários especialistas em uma mesma Reduz a cooperação interdepartamental
unidade; (ênfase nas especialidades);
Simplifica o treinamento e orienta as pessoas Inadequada para ambiente e tecnologia em
para uma função específica, concentrando sua constante mudança, pois dificulta a adaptação
competência e habilidades técnicas; e a flexibilidade às mudanças externas;
Permite economia de escala pelo uso Foco na especialidade em detrimento do
integrado de pessoas, máquinas e produção objetivo organizacional global.
em massa;
Indicada para situações estáveis, tarefas
rotineiras e para produtos ou serviços que
permaneçam longos ciclos sem mudanças.
Questão Comentada
(CESPE SUFRAMA) Em uma estrutura departamentalizada fundamentada no princípio da organização funcional, a
autoridade é orientada pelo conhecimento e pela especialização da função a ser exercida, o que leva as unidades a
estabelecerem linhas diretas de comunicação.
Certa. Uma das características da estrutura funcional é a especialização, permitindo uma boa coordenação e comunicação
DENTRO do departamento, entre os departamentos a comunicação e a coordenação são péssimas.
Vantagens Desvantagens
Amplia a área de atuação, atingindo maior O enfoque territorial pode deixar em segundo
número de clientes; plano a coordenação, tanto dos aspectos de
planejamento e execução, quanto de controle
Permite fixar a responsabilidade de lucro e de
como um todo, em face do grau de liberdade
desempenho no comportamento local ou
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
24
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Fixa a responsabilidade dos departamentos Dispersa os especialistas nos diversos
para uma linha de produto; subgrupos orientados para os produtos;
Facilita a coordenação entre as diferentes Não é indicada para circunstâncias externas
áreas: a preocupação principal é o produto, e não mutáveis, empresas com pouca
as atividades das áreas envolvidas dão pleno variabilidade dos produtos, por trazer custos
suporte; operacionais elevados;
Facilita a inovação, pois requer cooperação e Em situações de instabilidade externa, pode
comunicação dos vários grupos que gerar temores e ansiedades na força de
contribuem para gerar o produto. trabalho de determinada linha de produto, em
função da possibilidade de desemprego ou
prejuízo funcional;
Pode enfatizar a coordenação em detrimento
da especialização.
Vantagens Desvantagens
Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais As demais atividades da organização –
crítico da organização, ou seja, quando o produção, finanças – podem se tornar
cliente é o mais importante, e os produtos e secundárias ou acessórias, em face da
serviços devem ser adaptados às suas preocupação compulsiva com o cliente;
necessidades.
Os demais objetivos da organização –
Dispõe os executivos e todos os participantes lucratividade, produtividade – podem ser
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
25
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Fixa a responsabilidade e a união dos esforços Quando a tecnologia utilizada sofre mudanças
dos em determinado processo; e desenvolvimento revolucionários, a ponto de
alterar profundamente os processos;
Extrai vantagens econômicas oferecidas pela
própria natureza do equipamento ou da Deve haver especial cuidado com a
tecnologia. A tecnologia passa a ser o foco e o coordenação dos distintos processos.
ponto de referência para o agrupamento de
unidades e posições.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
26
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Concentração de recursos e especialistas para Cada projeto é único, inédito, e envolve
realizar um trabalho complexo; muitas habilidades e conhecimentos
dispersos na empresa ao longo de seu ciclo de
Foco no resultado;
execução. Assim, quando termina uma fase,
Melhoria no controle da execução. ou mesmo o projeto, a empresa pode ser
obrigada a dispensar pessoal ou a paralisar
máquinas e equipamentos se não tiver outro
projeto em vista;
Departamentalização Matricial
Chama-se matricial, pois combina duas formas de estrutura formando uma espécie de grade. Trata-se de uma
estrutura mista, híbrida, que combina geralmente a departamentalização funcional com a de produtos ou de projetos.
Os projetos seriam as áreas-fim, enquanto a estrutura funcional seria a área-meio, responsável pelo apoio aos
projetos. A autonomia e o poder relativo a cada estrutura seriam decorrentes da ênfase dada pela empresa aos projetos ou
às funções tradicionais.
Vantagens Desvantagens
Maior versatilidade e otimização dos recursos Conflito linha/projeto;
humanos;
Duplicidade de autoridade e comando.
Forma efetiva para conseguir resultados ou
resolver problemas complexos;
Mais fortemente orientada para resultados;
Maior grau de especialização.
Departamentalização Mista/Híbrida/Combinada
É praticamente impossível encontrar, na prática, a aplicação pura de um único tipo de departamentalização em toda
uma empresa. Geralmente encontra-se uma reunião de diversos tipos de departamentalização em todos os níveis
hierárquicos, a qual se denomina Departamentalização Mista ou Combinada.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
27
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
3) Tecnologia: em massa, por processo, unitária; sequencial, mediadora, intensiva (estrutura depende da tecnologia);
4) Ciclo de vida e tamanho: nascimento, crescimento, juventude, maturidade (estrutura se ajusta ao tamanho);
5) Pessoas: conhecimento x reposição.
Estrutura Linear
É a forma mais simples e antiga, originada dos exércitos e organizações eclesiásticas. O nome “linear” é em função das
linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre superiores e subordinados, resultando num formato piramidal
de organização. Cada gerente recebe e transmite tudo o que se passa na sua área de competência, pois as linhas de
comunicação são rigidamente estabelecidas.
Vantagens Desvantagens
Estrutura simples e de fácil compreensão e O formalismo das relações pode levar à rigidez
implantação; e à inflexibilidade, dificultando a inovação e
adaptação a novas circunstâncias;
clara delimitação das responsabilidades dos
órgãos – nenhum órgão ou cargo interfere em a autoridade linear baseada no comando
área alheia; único e direto pode tornar-se autocrática,
dificultando o aproveitamento de boas ideias;
estabilidade e disciplina garantidas pela
centralização do controle e da decisão. chefes tornam-se generalistas e ficam
sobrecarregados em suas atribuições na
evita a ambiguidade;
medida em que tudo tem que passar por eles;
unidade de comando, cada subordinado recebe
com o crescimento da organização, as linhas
ordens de um único chefe;
formais de comunicação se congestionam e
ideal para ambientes estáveis; ficam lentas, pois tudo deve passar por elas.
aproveita o conhecimento das chefias
generalistas;
geralmente só é vantajoso em empresas
pequenas
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
29
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Estrutura Funcional
É o tipo de organização em que se aplica o princípio funcional ou princípio da especialização. Cada área é especializada
em um determinado assunto, é a autoridade em um tema. Dessa forma, ela presta seus serviços às demais áreas de acordo
com sua especialidade.
Vantagens Desvantagens
Proporciona especialização e Não há unidade de mando, o que dificulta o
aperfeiçoamento; controle das ações e a disciplina;
permite a melhor supervisão técnica possível; subordinação múltipla pode gerar tensão e
conflitos dentro da organização;
comunicações diretas, sem intermediação,
mais rápidas e menos sujeitas a distorções; concorrência entre os especialistas, cada um
impondo seu ponto de vista de acordo com sua
separa as funções de planejamento e de
área de atuação;
controle das funções de execução: há uma
especialização do planejamento e do controle, coordenação e comunicação entre os
bem como da execução, permitindo plena departamentos é péssima;
concentração de cada atividade.
pode gerar ambiguidade;
responsabilidade parcial de cada departamento.
Estrutura Linear-Staff
Nela coexistem os órgãos de linha (de execução) e de assessoria (de apoio e consultoria), mantendo relações entre si.
As atividades de linha são aquelas intimamente ligadas aos objetivos da organização (áreas-fim). As atividades de staff são as
áreas-meio, ou seja, prestam serviços especializados que servem de suporte às atividades-fim.
A autoridade para decidir e executar é do órgão de linha. A área de staff apenas assessora, sugere, dá apoio e presta
serviços especializados. A relação deve ser sinérgica, pois a linha necessita do staff para poder desenvolver suas atividades,
enquanto o staff necessita da linha para poder atuar.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
30
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Melhor embasamento técnico e operacional para as Conflitos entre órgãos de linha e staff: experiências
decisões; profissionais diversas, visões de trabalho distintas,
diferentes níveis de formação;
Agregar conhecimento novo e especializado à
organização; Dificuldade de manutenção do equilíbrio entre linha e
staff.
Facilita a utilização de especialistas;
Possibilita a concentração de problemas específicos nos
órgãos de staff, enquanto os órgãos de linha ficam livres
para executar as atividades-fim.
Estrutura Matricial
Estas estruturas são um modelo híbrido, que conjuga duas estruturas em uma só. Normalmente, é um somatório de
uma estrutura funcional com outra estrutura horizontal, temporária, focada em projetos.
As empresas que atuam com esta estrutura buscam associar as vantagens das duas estruturas, juntando os
especialistas funcionais nos projetos mais estratégicos, sempre que necessário.
Ela é chamada de matricial porque seu aspecto é parecido com o de uma matriz. Sua criação foi uma tentativa de
conciliar em uma estrutura rígida e hierárquica a flexibilidade de uma estrutura temporária.
Vantagens Desvantagens
Máximo aproveitamento de pessoal. Menor lealdade à instituição.
redução de custos; possibilidade de falta de contato entre
elementos da mesma especialidade que
flexibilidade para aumento e redução de
trabalham em projetos diferentes.
quadro organizacional;
responsabilidade parcial;
facilidade de apuração de resultado e controle
de prazos e custos por projeto; comunicação e coordenação
interdepartamental péssima.
maior ganho de experiência prática do
pessoal;
comunicação e coordenação
intradepartamental boa.
Questão Comentada
(CESPE/MCTI) Na estrutura organizacional do tipo matricial, cada um dos especialistas funcionais envolvidos em um
projeto, mesmo estando alocado em diversos projetos, preserva sua ligação e seus compromissos com seu departamento
de origem.
Alternativa correta. A pessoa está sob dupla subordinação, em relação ao gerente do projeto e ao chefe do setor de origem,
para o qual retorna quando acaba o projeto.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
31
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Foco no resultado; Custos elevados, duplicidade de órgãos;
coordenação em razão do produto e serviço; dificuldade de integração entre unidades.
favorece a inovação e crescimento. comunicação e coordenação entre as divisões
é péssima.
comunicação e coordenação
intradepartamental e interdepartamental boa.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
32
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Vantagens Desvantagens
Negócios virtuais ou unidades de negócios; Controle global difícil, riscos e incertezas;
baixo custo operacional e administrativo; dificuldade de cultura corporativa e
lealdades fracas.
competitividade global;
flexibilidade e adaptabilidade a ambientes
complexos.
rapidez de respostas às demandas ambientais.
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. (FCC - 2016 - Copergás - Administrador) Os critérios de departamentalização correspondem à forma como as
atividades são logicamente agrupadas em órgãos de uma empresa. Entre os critérios de departamentalização
comumente utilizados, considere:
I. por produto, quando grupam-se em um mesmo órgão todas as atividades diretamente relacionadas a
determinado produto ou serviço, independentemente da sua natureza ou especialidade.
II. por área geográfica, quando grupam-se em um mesmo órgão todas as atividades exercidas em determinada
região.
III. funcional, quando o grupamento de atividades é feito com o objetivo de atender a determinado grupo de pessoas,
clientes internos e externos.
Está correto o que se afirma APENAS em
a) I e III.
b) II e III.
c) I e II.
d) III.
e) II.
02. (CCV - 2015 - UFC - Administrador) São fatores que influenciam os administradores na escolha da estrutura
organizacional: estratégia, tecnologia, recursos humanos e:
a) finanças.
b) liderança.
c) poder e autoridade.
d) porte da organização.
e) ambiente organizacional.
03. (CCV - 2015 - UFC - Auxiliar Administrativo) Pode-se conceituar estrutura organizacional como:
a) Captação, triagem e seleção de profissionais no mercado para compor o design global da empresa.
b) Rede de relações sociais que se desenvolve formalmente, mas não aparecendo no organograma da empresa.
c) Sinônimo de empresa departamentalizada a qual é desenhada pelas oportunidades financeiras e de mercado.
d) Conjunto de funções, cargos, relações, e responsabilidades, que constituem o desenho orgânico da empresa.
e) Conjunto de ações que, por necessidade de mercado, deverão ser atendidas pelos departamentos de uma
empresa, de forma estratégica.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
33
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
04. (FCC - 2015 - CNMP - Técnico Administração) Sobre estrutura organizacional, é correto afirmar:
a) O grau de descentralização é outra decisão importante no delineamento da estrutura; quanto mais centralização
maior será a falta de coordenação e controle.
b) A formalização, explicitada em manuais de organização que descrevem níveis de autoridades e responsabilidades
dos vários departamentos, assegura que, na operação, não exista a estrutura informal.
c) A unidade de comando, princípio da administração clássica, é aplicada em todos os tipos de estrutura quando feito
processo de departamentalização.
d) A definição precisa de direitos e obrigações dos membros da organização traduzidas em funções bem delineadas é
uma característica de organizações mecanicistas.
e) Um dos pontos a observar na estrutura é a amplitude de controle. Quanto menor a amplitude de controle, menor
o número de níveis hierárquicos.
05. (IESES - 2015 - IFC-SC - Professor) A estrutura organizacional que tem como característica uma dupla linha de
autoridade, rompendo com a unidade de comando é:
a) Matricial.
b) Linear.
c) Staff.
d) Funcional.
O novo diretor de determinado órgão público pretende reestruturar as jurisdições das chefias e da unidade de comando.
Após a reestruturação, pretende, ainda, tornar os diversos setores do órgão aptos a gerenciar diferentes projetos
demandados pelo restante da organização.
06. Ao propor a departamentalização, o diretor deve considerar que as atividades com maior participação para a
consecução dos objetivos da organização deverão estar subordinadas ao nível hierárquico mais próximo à base da
pirâmide organizacional.
( ) Certo ( ) Errado
07. Caso desejasse reestruturar apenas a unidade de comando, o diretor deveria escolher a estrutura funcional.
( ) Certo ( ) Errado
08. Caso os projetos interdisciplinares demandados pelo órgão sejam poucos e apresentem baixo grau de prioridade, o
diretor deve optar pela estrutura matricial funcional.
( ) Certo ( ) Errado
11. A departamentalização por produto permite uma visão única acerca da organização e o controle eficaz sobre seu
conjunto.
( ) Certo ( ) Errado
12. A departamentalização funcional é adequada para o desenvolvimento de atividades continuadas e rotineiras em que
sejam utilizados recursos especializados.
( ) Certo ( ) Errado
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
34
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
13. A departamentalização por processos favorece a rápida adaptação da empresa às mudanças organizacionais.
( ) Certo ( ) Errado
14. A estrutura organizacional que subordina um funcionário a dois chefes simultaneamente se denomina estrutura linear.
( ) Certo ( ) Errado
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
C E D D A E E C E C
11 12 13 14 15
E C E E E
AULA 03 - DIREÇÃO
A direção corresponde à terceira função administrativa que compõe o processo administrativo, vindo depois do
planejamento e organização, e antecedendo o controle. Após o planejamento e a organização, o próximo passo é a direção.
A função administrativa de direção está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados
através da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização. Após definir os objetivos, traçar as
estratégias para alcançá-los, estabelecer o planejamento, estruturar a organização, cabe à função de direção colocar tudo
isso em marcha. Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executá-
los e garantir o alcance dos objetivos. Como o tempo é dinheiro, quando se trata de negócios, a má ou morosa interpretação
dos planos pode provocar elevados custos. O bom administrador é aquele que pode explicar e comunicar as coisas às
pessoas que precisam fazê-las bem e prontamente, orientando-as e sanando todas as dúvidas possíveis, além de impulsioná-
las, liderá-las e motivá-las adequadamente.
Não existem organizações sem pessoas. Elas precisam de pessoas para que possam funcionar. A direção é o processo
de guiar as atividades dos membros da organização nos rumos adequados. Esses rumos, naturalmente, são aqueles que
levam ao alcance dos objetivos organizacionais e, de lambuja, atendam também aos objetivos pessoais dos membros. A
direção envolve a focalização nos membros organizacionais como pessoas e a abordagem de assuntos como liderança;
motivação, comunicação, solução de conflitos, além do desenvolvimento de boas relações entre as pessoas e a criação de um
excelente ambiente de trabalho. A direção constitui um importante elemento na consolidação da qualidade de vida no
trabalho. ,
CONCEITO DE DIREÇÃO
A direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com os seus
subordinados. Para que o planejamento e organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela
orientação e apoio às pessoas, através de uma adequada comunicação, liderança e motivação. Para dirigir as pessoas, o
administrador precisa saber comunicar, liderar e motivar. Enquanto as outras funções administrativas - planejamento,
organização e controle - são impessoais, a direção constitui um processo interpessoal que define as relações entre indivíduos.
A direcão está relacionada diretamente com a atuação sobre as pessoas da organização. por essa razão, constitui uma das
mais complexas funções da administração. Alguns autores preferem substituir a palavra direção por liderança ou
influenciação. Outros ainda preferem o coaching.
A direção é uma função administrativa que se distribui por todos os níveis hierárquicos das organizações. No nível
institucional, denomina-se direção, no nível intermediário é chamada de gerência e no nível operacional recebe o nome de
supervisão de primeira linha.
Assim, quando falamos de direção, queremos dizer que no nível institucional o presidente e diretores dirigem pessoas,
no nível intermediário os gerentes dirigem pessoas e no nível operacional os supervisores dirigem pessoas. Cada qual dentro
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
35
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
de sua área de competência. Contudo, o processo é exatamente o mesmo para todos: lidar com as pessoas subordinadas
através da comunicação, liderança e motivação.
OS ESTILOS DE DIREÇÃO
Um dos mais populares expoentes da teoria comportamental, Douglas McGregor, publicou um livro clássico no qual
procura mostrar com simplicidade, que cada administrador possui uma concepção própria a respeito da natureza das
pessoas que tende a moldar o seu comportamento em relação aos subordinados. Chegou à conclusão de que existem duas
maneiras diferentes e antagônicas de encarar a natureza humana. Uma delas é velha e negativa, baseada na desconfiança
nas pessoas. A outra é moderna e positiva, baseada na confiança nas pessoas. McGregor denominou-as respectivamente de
Teoria X e Teoria Y.
Teoria X
O administrador que pensa e age de acordo com a Teoria X tende a dirigir e controlar os subordinados de maneira
rígida e intensiva, fiscalizando seu trabalho, pois acha que as pessoas são passivas, indolentes, relutantes e sem qualquer
iniciativa pessoal. Nesse estilo de direção, o administrador acha que não se deve confiar nelas, porque não tem ambição e
evitam a responsabilidade. Não delega responsabilidades porque conclui que elas são dependentes e preferem ser dirigidas.
Com todas essas restrições, o administrador cria um ambiente autocrático de trabalho, uma atitude de desconfiança, de
vigilância e de controle coercitivo que não estimula ninguém a trabalhar. Pessoas tratadas dessa maneira tendem
naturalmente a responder com falta de interesse e de estimulo, alienação, desencorajamento, pouco esforço pessoal e baixa
produtividade, situação que vai reforçar o ponto de vista do administrador, fazendo-o aumentar ainda mais a pressão, a
vigilância e a fiscalização. A ação constrangedora do administrador provoca reação acomodativa das pessoas. Quanto mais
ele coage, mais elas tendem a se alienar em relação ao trabalho.
Teoria Y
Pelo contrário, o administrador que pensa e age de acordo com a Teoria Y tende a dirigir as pessoas com maior
participação, liberdade e responsabilidade no trabalho, pois acha que elas são aplicadas, gostam de trabalhar e têm iniciativa
própria. Tende a delegar e ouvir opiniões, pois acha que as pessoas são criativas e engenhosas. Compartilha com elas os
desafios do trabalho, porque acha que elas são capazes de assumir responsabilidades, com autocontrole e autodireção no
seu comportamento. Esse estilo de administrar tende a criar um ambiente democrático de trabalho e oportunidades para
que as pessoas possam satisfazer suas necessidades pessoais mais elevadas através do alcance dos objetivos organizacionais.
Pessoas tratadas com respeito, confiança e participação tendem a responder com iniciativa, prazer em trabalhar, dedicação,
envolvimento pessoal, entusiasmo e elevada produtividade em seu trabalho. A ação impulsionadora do administrador
provoca uma reação empreendedora das pessoas. Quanto mais ele impulsiona, mais elas tendem a tomar iniciativa e
responsabilidade no trabalho.
Onde se situar? Qual o estilo de direçào a adotar? Essa questão é simples. Em um modelo burocrático, provavelmente
a Teoria X fosse a mais indicada como estilo de direção, para submeter rigidamente todas as pessoas às regras e
regulamentos vigentes. Contudo, à medida que se adota um modelo adaptativo, a Teoria Y torna-se imprescindível para o su-
cesso organizacional. Contudo, independentemente do modelo organizacional, o mundo moderno está abandonando a
Teoria X e trocando-a definitivamente pela Teoria Y.
OS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Na verdade, a Teoria X e a Teoria Y constituem os dois extremos de um continuum de alternativas para se lidar com as
pessoas dentro das organizações. Dentro desse filão, Likert, outro expoente da teoria comportamental, fez uma pesquisa,
levando em conta algumas variáveis comportamentais importantes, dentre elas, o processo decisorial, os sistemas de
comunicação, o relacionamento interpessoal dos membros e os sistemas de punições e recompensas adotados pelas
organizações.
• Processo decisorial. O administrador pode centralizar totalmente em suas mãos todas as decisões dentro da organização
(centralização) ou pode descentralizar totalmente as decisões de maneira conjunta e participativa com as pessoas en-
volvidas (descentralização). Ele pode adotar uma supervisão direta, rígida e fechada sobre as pessoas (estilo autocrático)
até uma supervisão genérica, aberta, democrática e orientadora que permite ampla autodireção e autocontrole por parte
das pessoas (estilo democrático).
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
36
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
• Sistemas de comunicação. O administrador pode adotar fluxos descendentes de ordens e instruções e fluxos ascendentes
de relatórios para informação (comunicação vertical e rígida), ou pode adotar sistemas de informação desenhados para
proporcionar acesso a todos os dados necessários ao desempenho (comunicação vertical e horizontal intensa e aberta).
• Relacionamento interpessoal. O administrador pode adotar cargos com tarefas segmentadas e especializadas (cargos
especializados, individualizados e confinados em que as pessoas não podem se comunicar entre si) ou pode adotar
desenhos de cargos que permitam o trabalho em grupo ou em equipe em operações autogerenciadas e auto-avaliadas
(cargos enriquecidos e abertos).
• Sistemas de punições e recompensas. O administrador pode adotar um esquema de punições que obtenha a obediência
através da imposição de castigos e medidas disciplinares (ênfase nas punições e no medo) ou pode adotar um esquema
de recompensas materiais e simbólicas para obter a aceitação, a motivação positiva e o comprometimento das pessoas
(ênfase nas recompensas e no estímulo).
Likert chegou à conclusão de que as variáveis comportamentais escolhidas para sua pesquisa variam e se comportam
como continuuns.
Em função dessa continuidade, chegou à conclusão de que existem quatro sistemas administrativos.
Sistema l: autoritário-coercitivo
No extremo esquerdo do continuum, o Sistema l constitui o sistema mais fechado, duro e arbitrário de administrar
uma organização. É totalmente coercitivo e coativo, impondo regras e regulamentos, e exige rígida e cega obediência. As
decisões são monopolizadas na cúpula da organização. Impede a liberdade, nega informação, restringe o indivíduo e faz com
que ele trabalhe isoladamente dos demais. Há forte desconfiança em relação às pessoas e impede-se qualquer contato
interpessoal. Para incentivar as pessoas a trabalharem, utiliza punições e castigos - a motivação negativa - de modo a impor
intimidação e medo e reforçar a obediência cega.
Sistema 2: autoritário-benevolente
O Sistema 2 é também um sistema autoritário, mas benevolente e menos coercitivo e fechado do que o anterior.
Permite alguma delegação das decisões em níveis mais baixos, desde que essas decisões sejam repetitivas e operacionais e
sujeitas à confirmação da cúpula. As restrições à liberdade são menores do que no Sistema l, oferece alguma informação, já
que o fluxo vertical de informações traz ordens e comandos de cima para baixo e informações de baixo para cima a fim de
abastecer o processo decisório. Existe ainda uma grande desconfiança das pessoas, mas permite-se algum relacionamento
entre elas, como certa condescendência da organização. O sistema utiliza punições e castigos, mas já se preocupa com
recompensas, que são estritamente materiais e salariais, frias e calculistas.
Sistema 3: consultivo
O Sistema 3 já é mais aberto do que os anteriores. Deixa de ser autocrático e impositivo para dar alguma margem de
contribuição das pessoas. Daí a sua denominação do sistema consultivo. Proporciona descentralização e delegação das
decisões, permitindo que as pessoas possam.envolver-se no processo decisorial da organização. O sistema se apoia em boa
dose de confiança nas pessoas, permitindo que elas trabalhem ocasionalmente em grupos ou em equipes. As comunicações
são intensas e o seu fluxo é vertical - acentuadamente ascendente e descendente - com algumas repercussões laterais ou
horizontais. O sistema utiliza mais recompensas - que são predominantemente materiais e ocasionalmente sociais - e poucas
punições.
Sistema 4: participativo
No extremo direito do continuum está o Sistema 4, que constitui o sistema mais aberto e democrático de todos. É
denominado sistema participativo, pois incentiva total descentralização e delegação das decisões aos níveis rnais baixos da
organização, exigindo apenas um controle dos resultados por parte da cúpula. As decisões passam a ser tomadas
diretamente pelos executores das tarefas. O sistema se apoia em total confiança nas pessoas e no seu empoderamento
(empowerment), incentivando a responbilidade e o trabalho conjunto em equipe. As comunicações constituem o núcleo de
integração do sistema e seu fluxo é tanto vertical como horizontal para proporcionar envolvimento total das pessoas no
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
37
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
negócio da organização. O sistema utiliza amplamente as recompensas salariais como parte do seu esquema de remuneração
variável pelo alcance de metas e resultados, bem como recompensas sociais ou simbólicas. As punições são raras e, quando
acontecem, são decididas e administradas pelas equipes ou grupos de trabalho.
Mas, o que determina o tipo de administração a ser desenvolvido pelo administrador? Geralmente, a consistência
entre meios e fins. E aqui reside um dos principais aspectos da teoria administrativa. Essa consistência depende de conceitos
e teorias a respeito da natureza das pessoas, como elas se comportam nas organizações e como os administradores devem
se comportar nesse conjunto. Os sistemas administrativos de Likert constituem uma notável contribuição da escola
comportamental para a avaliação do grau de abertura e democratização das organizações. As organizações bem-sucedidas
estão migrando decidida e rapidamente para o lado direito do continuum descrito - Sistema 4 - e adotando posturas
altamente participativas e democráticas com relação às pessoas que nelas trabalham.
O PAPEL DA DIREÇÃO
Para a Teoria Comportamental, o papel do administrador é promover a integração e articulação entre as variáveis
organizacionais e as variáveis humanas, focalizando o ambiente e, mais especificamente, o cliente. De um lado, as variáveis
organizacionais -como missão, objetivos, estrutura, tecnologia, tarefas etc. - e de outro, as variáveis humanas - como
habilidades, atitudes, competências, valores, necessidades individuais etc. - que devem ser devidamente articuladas e
balanceadas. Planejar, organizar, controlar e, principalmente, dirigir servem exatamente para proporcionar essa integração e
articulação.
Para alcançar uma adequada integração e articulação entre as variáveis organizacionais e as variáveis humanas, o
administrador deve utilizar vários mecanismos, como as variáveis comportamentais estudadas por Likert: o processo
decisório, os sistemas de comunicação, o relacionamento interpessoal dos membros e o sistema de punições e recompensas.
Através desses mecanismos de integração, o papel do administrador se estende por uma ampla variedade de
alternativas, que vão desde o Sistema l até o Sistema 4 de Likert. O administrador exerce direção, toma decisões e influencia
e motiva as pessoas. Ele comunica e estrutura as organizações e desenha cargos e tarefas que repercutem no
relacionamento interpessoal dos membros. Ele incentiva as pessoas sob diferentes aspectos. Em cada uma dessas áreas, o
papel do administrador pode variar entre comportamentos ou abordagens alternativos.
A DIREÇÃO E AS PESSOAS
As mais recentes abordagens administrativas enfatizam que são as pessoas que fazem a diferença nas organizações.
Em outras palavras, em um mundo onde a informação é rapidamente disponibilizada e compartilhada pelas organizações,
sobressaem aquelas que são capazes de transformá-la rapidamente em oportunidades em termos de novos produtos e
serviços antes que outras organizações o façam. E isso somente pode ser conseguido com a ajuda das pessoas que sabem
utilizá-la adequadamente, e não apenas com a tecnologia que pode ser adquirida no mercado. São as pessoas - e não apenas
a tecnologia - que fazem a diferença. A tecnologia pode ser adquirida por qualquer organização com relativa facilidade nos
balcões do mercado. Bons funcionários requerem um investimento muito mais longo em termos de capacitação quanto a
habilidades e conhecimentos e, sobretudo, de confiança e comprometimento pessoal.
Ouchi deu o nome de Teoria Z para descrever o esquema de administração adotado pelos japoneses, cujos princípios
são:
• Filosofia de emprego a longo prazo.
• Poucas promoções verticais e movimentos em cargos laterais.
• Ênfase no planejamento e desenvolvimento da carreira.
• Participação e consenso na tomada de decisões.
• Envolvimento dos funcionários.
É certo que todos esses princípios são. válidos para o Japão e sua peculiar cultura oriental e tradições milenares. Mas
todos eles podem ser simplesmente transplantados para um país como o nosso, com hábitos e costumes totalmente
diferentes. Contudo, alguns aspectos mostram que confiança, consenso e envolvimento das pessoas no negócio são fatores
inequívocos de sucesso organizacional. Em qualquer lugar do mundo. É bom não perde-los de vista.
Motivação
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
38
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Em psicologia, motivação é a força propulsora (desejo) por trás de todas as ações de um organismo.
Motivação é o processo responsável pela intensidade, direção, e persistência dos esforços de uma pessoa para o
alcance de uma determinada meta.
A motivação é baseada em emoções, especificamente, pela busca por experiências emocionais positivas e por
evitar as negativas, onde positivo e negativo são definidos pelo estado individual do cérebro, e não por normas sociais: uma
pessoa pode ser direcionada até à auto-mutilação ou à violência caso o seu cérebro esteja condicionado a criar uma reação
positiva a essas ações.
Motivação define-se pelo desejo de exercer altos níveis de esforço em direção a determinados objetivos,
organizacionais ou não, condicionados pela capacidade de satisfazer algumas necessidades individuais.
A motivação é relativa às forças internas ou externas que fazem uma pessoa se entusiasmar e persistir na busca de um
objetivo.
Podemos dizer que as principais características básicas da motivação são que ela é um fenômeno individual, ou seja,
somos únicos e devemos ser tratados com tal; que a motivação é intencional, uma vez que está sob o controle do
trabalhador; a motivação é multifacetada, depende tanto do estímulo como da escolha do comportamento empregado.
Outra característica encontrada é que não podemos medir a motivação diretamente, medimos o comportamento
motivado, ação e forças internas e externas que influenciam na escolha de ação, pois a motivação não é passível de
observação.
Ciclo Motivacional
Em todo estado de motivação existe um ciclo motivacional, ele começa com o surgimento de uma necessidade,
portanto, sem esta necessidade não há ciclo. A necessidade traz um estado psicológico no indivíduo causando um
desconforto levando a um motivo para sair desta situação. Quando as pessoas estão em estado estável, sem esta
necessidade, elas tendem a ficar estáticas se acomodando nos lugares que ocupam, por um lado isso é bom, mas pelo outro,
seres estáticos se acomodam com a situação atual e acabam ficando para trás, por isso este incômodo pode ser visto como
algo positivo, pois é ele quem faz as pessoas se moverem e conseguirem grandes realizações e avanços como seres humanos
ou para qualquer outra coisa.
No ciclo motivacional nem sempre a necessidade pode ser satisfeita. Nestes casos ela é liberada na forma de
frustrações causando desconfortos psicológicos como apatia, depressão, entre outros. Porém quando não é liberada em
aspectos psicológicos, pode ser levada para vias fisiológicas causando problemas no organismo. A necessidade pode
também ser transferida para outro lugar, como por exemplo, a não conquista de uma necessidade é compensada por algum
outro benefício.
Tipos de Motivação
Observamos uma divisão no tipo de motivação sabendo que são diversas as causas motivacionais do indivíduo, suas
necessidades e expectativas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
39
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Chamamos a motivação de INTRÍNSECA quando ela está relacionada com recompensas psicológicas: reconhecimento,
respeito, status e esse tipo motivacional estão intimamente ligados as ações individuais dos gerentes em relação aos seus
subordinados.
Por outro lado chamamos de EXTRÍNSECA quando as causas estão baseadas em recompensas tangíveis: salários,
benefícios, promoções, sendo que estas causas independe da gerencia intermediária, pois geralmente são determinadas pela
alta administração, gerentes gerais.
Questão comentada
(CESPE) Um dos futuros desafios da liderança é a crescente diversidade nas organizações, o que demandará líderes mais
habilidosos em ocupar-se com diferentes perfis multiculturais, bem como com métodos mais flexíveis de trabalho para a
integração de múltiplas competências nas equipes e organizações.
Certa. Está claro que os líderes atuais devem se adaptar aos funcionários, tendo a habilidade de gerenciar a diversidade com
mais flexíbilidade.
Motivação e Comportamento
O comportamento das pessoas dentro da organização é complexo, depende de fatores internos (decorrentes de
suas características de personalidade, como capacidade de aprendizagem, de motivação, de percepção do ambiente externo
e interno, de atitudes, de emoções, de valores etc.) e externos (decorrentes do ambiente que envolve as características
organizacionais, como sistemas de recompensas e punições, de fatores sociais, de políticas, de coesão grupal existente etc.).
(CHIAVENATO, 1999), com a Teoria das Relações Humanas passou a estudar a influência da motivação no
comportamento das pessoas. Embora este seja apenas um dos fatores internos que influenciam o comportamento humano,
a ele é dado tanta importância porque a motivação atua, em geral, sobre as necessidades dos indivíduos, a fim de supri-las
para atingir os objetivos, tanto pessoais como organizacionais.
Essas necessidades humanas, tidas como forças ativas e impulsionadoras do comportamento, apresentam uma
enorme imensidão. Isso porque as pessoas são diferentes entre si, possuem necessidades diferentes e estas,
conseqüentemente, produzem padrões de comportamento que variam de indivíduo para indivíduo.
Apesar de todas essas diferenças enormes, em pesquisas realizadas acerca do comportamento humano, foi
constatado que o processo que dinamiza o comportamento humano é mais ou menos semelhante para todas as pessoas.
Baseando-se nos pressupostos de Chiavenato (1998, p. 76-77) podem ser definidas três suposições para explicar o
comportamento humano, das quais a análise nos é válida, pois elas estão intimamente relacionadas com o processo de
motivação:
a) O comportamento humano é causado, ou seja, existe uma causalidade do comportamento. Tanto a hereditariedade
como o meio ambiente influem decisivamente sobre o comportamento das pessoas. O comportamento é causado por
estímulos internos ou externos.
b) O comportamento é motivado, ou seja, há uma finalidade em todo comportamento humano. O comportamento não é
causal, nem aleatório, mas sempre orientado e dirigido para algum objetivo.
c) O comportamento humano é orientado para objetivos pessoais. Subjacente a todo comportamento existe sempre um
impulso, um desejo, uma necessidade, uma tendência, expressões que servem para designar os motivos do
comportamento.
Motivação e Desempenho
Sendo o comportamento humano fundamentalmente orientado por objetivos, sejam eles conhecidos ou
inconscientes, fica evidente a importância de se associar atitudes motivacionais a esses objetivos.
Esses fatores motivacionais vão influir diretamente no comportamento do indivíduo e, conseqüentemente, no seu
desempenho dentro da organização.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
40
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Teorias de Conteúdo
As teorias de conteúdo partem do princípio de que os motivos do comportamento humano residem no próprio
indivíduo. A motivação para agir e se comportar é originada das forças existentes no indivíduo. Assim, cada pessoa reage de
forma diferente a estímulos recebidos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
41
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Segundo a teoria, as necessidades de nível mais baixo do indivíduo precisam estar satisfeitas antes que ele
pudesse se interessar pelas de nível superior. Estudos feitos não sustentam claramente a questão da progressão nos níveis
hierárquicos, porém a sua grande contribuição é o reconhecimento e a identificação da snecessidades individuais com o
propósito d emotivar o comportamento.
Questão comentada
(FGV/TRE-PA/Técnico) Segundo a Hierarquia das Necessidades de Maslow, a amizade dos colegas no trabalho é uma
necessidade do tipo:
(A) fisiológica;
(B) de segurança;
(C) social;
(D) de estima;
(E) de autorrealização.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
42
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Alternativa correta c. Maslow dividiu as necessidade em 5, aquela que fala sobre as relações de amizades, pertencer a um
grupo social, ter família, casar, namorar, ter filhos, são as necessidades sociais.
Outra diferença está no fato de que na teoria ERC não existe uma hierarquia tão rígida. Vários níveis de necessidades
podem ser estimulados ao mesmo tempo – a satisfação de um nível anterior não seria um pré-requisito para a satisfação do
nível seguinte.
Além disso, se um nível de necessidade superior não for atendido, isso pode levar a pessoa a aumentar a necessidade
de nível inferior. Exemplo: falta de reconhecimento no trabalho poderia aumentar a demanda por melhores salários.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
43
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
3. As necessidades de poder e afiliação estão intimamente ligadas ao sucesso gerencial. Os melhores gestores são
aqueles que possuem grande necessidade de poder e baixa necessidade de afiliação. Pode-se considerar que uma grande
motivação pelo poder é requisito para a eficácia administrativa.
Trata-se, como se vê, de uma teoria com bastante suporte, mas que possui dificuldades em se operacionalizar, dado
que é custoso e demorado conseguir identificar as necessidades do indivíduo sob esta teoria, já que elas são subconscientes.
Os motivos externos podem ser divididos em duas categorias principais – o trabalho e as condições de trabalho –
segundo uma classificação feita numa teoria proposta por Frederick Herzberg, que exerceu grande influência nos estudos
sobre a motivação (MAXIMIANO,1995, p. 318 e 326). Para Herzberg, a motivação das pessoas depende de dois fatores:
a) Fatores Higiênicos, Extrínsecos ou Insatisfacientes: referem-se às condições que rodeiam o empregado
enquanto trabalha (contexto), englobando as condições físicas e ambientais do trabalho, o salário, os
benefícios sociais, as políticas da empresa, o tipo de supervisão recebido, os regulamentos internos, as
oportunidades etc.
b) Fatores Motivadores, Intrínsecos ou Satisfacientes: referem-se ao conteúdo do cargo, as tarefas e aos
deveres relacionados com o cargo em si. São responsáveis pela existência de satisfação dos funcionários.
Incluem aspectos como chances de promoção, oportunidades de crescimento pessoal, reconhecimento,
responsabilidades e realização.
Você deve entender que, para a Teoria dos Dois Fatores, a satisfação não é o oposto da insatisfação.
Na verdade, na ausência de fatores higiênicos haveria a insatisfação, enquanto na sua presença se chegaria a um
“ponto neutro”, chamado de não-insatisfação.
Enquanto isso, na ausência de fatores motivacionais haveria, quanto a esses fatores, um estado de não-satisfação. Se
eles estiverem presentes haveria um estado de satisfação.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
44
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Para que o trabalhador se sinta motivado, é necessário que ele possua fatores extrínsecos satisfeitos (para evitar a
desmotivação) e fatores motivacionais também satisfeitos (para que se gere a motivação!).
Douglas McGregor
As teorias X e Y são duas visões opostas da natureza humana que se repercutem no modo como devem ser geridos
os colaboradores. Foram descritas por Douglas McGregor, no final da década de 50.
Características da Teoría X
Características da Teoría Y
• Integração entre objetivos individuais e organizacionais; querer se esforçar fisicamente e mentalmente no trabalho é
uma atitude tão natural quanto descansar;
• A maioria das pessuas busca naturalmente se auto-corrigir, para atingir os objetivos que propuserem alcançar;
• O compromisso com um objetivo depende das recompensas que se espera receber com a sua consecução;
• O ser humano não só aprende a aceitar as responsabilidades, como passa a procurá-las;
• A participação dos funcionários é uma forma de valorizar suas potencialidades intelectuais como: imaginação,
criatividade e engenhosidade;
• O líder adota um estilo participativo.
Questão comentada
(FCC/TRF 2/Analista) Dentre as teorias da motivação, aquela que, numa primeira visão, sugere que os gerentes devem
coagir, controlar e ameaçar os funcionários a fim de motivá-los e, numa segunda visão, acredita que as pessoas são
capazes de ser responsáveis, não precisam ser coagidas ou controladas para ter um bom desempenho, é a teoria:
(A) da motivação e higiene;
(B) da hierarquia das necessidades;
(C) X e Y;
(D) dos motivos humanos;
(E) do reforço positivo e de aversão.
Alternativa correta c. Questão muito fácil. A teoria que, numa primeira visão, sugere que os gerentes devem coagir, controlar
e ameaçar os funcionários a fim de motivá-los (teoria X) e, numa segunda visão, acredita que as pessoas são capazes de ser
responsáveis, não precisam ser coagidas ou controladas para ter um bom desempenho (teoria Y), corresponde à teoria X e Y.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
45
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Teorias de Processo
Enquanto as teorias de conteúdo se preocupam com as necessidades, as teoriasde processo procuram verificar como
o comportamento é ativado, dirigido,mantido e ativado.
Condicionamento operante
O conceito-chave do pensamento de Skinner é o de condicionamento operante, que ele acrescentou à noção de
reflexo condicionado, formulada pelo cientista russo Ivan Pavlov. Os dois conceitos estão essencialmente ligados à fisiologia
do organismo, seja animal ou humano.
O reflexo condicionado é uma reação a um estímulo casual. O condicionamento operante é um mecanismo que
premia uma determinada resposta de um indivíduo até ele ficar condicionado a associar a necessidade à ação. É o caso do
rato faminto que, numa experiência, percebe que o acionar de uma alavanca levará ao recebimento de comida. Ele tenderá a
repetir o movimento cada vez que quiser saciar sua fome.
A diferença entre o reflexo condicionado e o condicionamento operante é que o primeiro é uma resposta a um
estímulo puramente externo; e o segundo, o hábito gerado por uma ação do indivíduo. No comportamento respondente (de
Pavlov), a um estímulo segue-se uma resposta. No comportamento operante (de Skinner), o ambiente é modificado e produz
conseqüências que agem de novo sobre ele, alterando a probabilidade de ocorrência futura semelhante.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
46
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Princípios:
1. Comportamento que é positivamente reforçado vai acontecer novamente. Reforço intermitente é particularmente
efetivo.
2. As informações devem ser apresentadas em pequenas quantidades, para que as respostas sejam reforçadas
("moldagem").
3. Reforços vão generalizar, lado a lado, estímulos similares (generalização de estímulo) produzindo condicionamento
secundário.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
47
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Bandura também apresenta quatro fontes possíveis para autoeficácia: A fonte mais importante seria o próprio
desempenho da pessoa nas tarefas em um determinado domínio. A autoeficácia também pode ser influenciada pela
observação do desempenho de outras pessoas - que pode nos levar a concluir que faríamos melhor ou pior do que os outros
fazem. Outra fonte da autoeficácia seria a persuasão verbal de outras pessoas, que podem nos convencer que somos ou não
capazes de realizar algo. Finalmente, a percepção de nossos estados fisiológicos também pode afetar nossa auto-eficácia,
pois se nos sentimos ansiosos, amedrontados frente a certas tarefas, podemos inferir que nos sentimos assim porque não
somos capazes de realizá-las (BANDURA apud YASSUDA etall, 2005, p.1).
Auto-eficácia é a percepção que temos que somos capazes, competentes e aptos para realizar um trabalho, ela é necessária
para a motivação, mas quando é elevada demais é um obstáculo para o aprendizado, pois o indivíduo acredita que já não
precisa melhorar mais porque está no nível de excelência.
centenas de pessoas envolvidas. Em todos esses casos, os grupos formais compartilham a característica comum de serem
criados oficialmente para desempenhar certas tarefas em uma base duradoura, e continuam sua existência até que alguma
decisão mude ou reconfigure a organização por alguma razão.
Os grupos temporários são criados para específicos propósitos e se dissolvem quando tal propósito é alcançado ou
cumprido. Certos comitês ou forças-tarefa para resolver problemas específicos ou cumprir atribuições especiais são
exemplos típicos de grupos temporários. O presidente de uma organização pode solicitar uma força-tarefa para estudar a
viabilidade de adotar horário flexível para o pessoal de nível gerencial da empresa. Alguns grupos temporários requerem
apenas um líder ou orientador e não um gerente para alcançar bons resultados.
Por outro lado, muitas organizações utilizam grupos informais que emergem extraoficialmente e que não são
reconhecidos como parte da estrutura formal da organização. São grupos amigáveis que se compõem de pessoas com
afinidades naturais entre si e que trabalham juntas com mais facilidade. Os grupos de interesses são compostos de pessoas
que compartilham interesses comuns e que podem ter interesses relacionados com o trabalho, como serviços comunitários,
esportes ou religião.
Quaisquer que sejam os tipos de grupos de trabalho, é inegável a sua enorme utilidade para as organizações.
Trabalho em Equipe
A formação de uma boa equipe que conquiste excelentes resultados tem sido uma busca cada vez mais frequente em
qualquer tipo de organização. A tradicional reunião de pessoas em busca de objetivos comuns, que, no passado, era
chamada de equipe, hoje é entendida como sendo, na verdade, apenas agrupamentos, ou grupos. A verdadeira equipe é
aquela que possui objetivos claros, sabe exatamente onde deve chegar, cresce enquanto equipe, mas que respeita e
incentiva o crescimento de cada um dos seus componentes. Dessa forma, muito mais do que retratar o papel das equipes na
organização, se pretende descrever os tipos de personalidade, de forma que se consiga uma formação, através de uma
melhor análise, de equipes de elevado desempenho, com personalidades que venham sempre a somar.
Tipos de Equipes
PARKER (1995) divide as equipes em três tipos específicos, cada qual com as suas características.
A equipe funcional é formada por um chefe e seus subordinados diretos e tem sido a marca da empresa moderna.
Questões como autoridade, relações, tomada de decisão, liderança e gerenciamento demarcado são simples e claras.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
49
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A equipe autogerenciável é um grupo íntegro de colaboradores responsáveis por todo um processo ou segmento de
trabalho, que oferece um produto ou serviço a um cliente interno ou externo. Em diferentes instâncias, os membros da
equipe trabalham em conjunto para melhorar as suas operações, lidar com os problemas do dia-a-dia e planejar e controlar
as suas atividades.
E a equipe interfuncional, às vezes chamada equipe multidisciplinar, faz parte da silenciosa revolução que
atualmente vem assolando as organizações. PARKER (1995) diz que “...as possibilidades para esse tipo de equipe parecem ser
ilimitadas. Encontro-as nos mais diversos ramos de atividade, desempenhando uma gama de funções igualmente amplas, até
então praticadas isoladamente.” Ainda sob o enfoque de PARKER (1995), “...equipes interfuncionais estão ajudando a agilizar
o processo de desenvolvimento de produtos, melhorar o enfoque dado ao cliente, aumentar a capacidade criativa da
empresa, oferecer um fórum para o aprendizado organizacional e servir de ponto único de contato para clientes,
fornecedores e outros envolvidos.”
Equipe virtual, as pessoas estão separadas fisicamente mas unidades pela TI (tecnologia da informação)
Equipe temporária, as pessoas estão unidas por um período de tempo especifico, após esse prazo ela é desfeita.
Equipe força tarefa, é uma equipe temporária, montada para resolver um problema específico.
Equipe transversal, é formada por pessoas de departamentos diferentes e níveis organizacionais diferentes.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
50
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
c) aquiescência: é a época na qual os papéis são aceitos (posse do problema) e as informações circulam livremente;
d) realização: quando a execução do trabalho atinge níveis ótimos (não há mais problema).
Execução de Uma área ou pessoa é eleita para levar As equipes multidisciplinares, formadas por pessoas de
projetos adiante um projeto diversos setores, assumem o projeto
Remuneração Baseada em cargos, tempo de serviço e Baseada nas habilidades que agregam valor aos produtos da
fixa formação empresa
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
51
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Assistente Administrativo) A motivação para o trabalho é resultante de uma interação
complexa entre os motivos internos (MI) e os motivos externos (ME). Coloque, nos parênteses abaixo, MI para os
motivos internos e ME para os motivos externos.
( ) Necessidades
( ) Incentivos
( ) Estímulos
( ) Aptidões
( ) Valores
A sequência correta, de cima para baixo, é:
a) ME, MI, ME, MI, ME.
b) ME, MI, ME, ME, MI.
c) MI, ME, ME, MI, MI.
d) MI, ME, MI, MI, ME.
e) MI, ME, MI, ME, MI.
02. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Assistente Administrativo) De acordo com Maslow, as necessidades humanas são divididas
em categorias de necessidades:
a) de autorrealização, de estima, sociais, de segurança e básicas.
b) de autorrealização, de estima, de segurança e afetivas.
c) de segurança, básicas, de estima e sociais.
d) sociais, afetivas e psicológicas.
e) básicas, sociais e afetivas.
03. (IF-PB - 2015 - IF-PB - Auxiliar) Quanto ao conceito de motivação, é CORRETO afirmar:
a) É proporcionar um motivo a uma pessoa, estimulando-a a agir de maneira desejada.
b) É retirar do trabalhador todo e qualquer estímulo.
c) É proporcionar motivos infinitos às pessoas, estimulando-as a agir sempre de maneira desejada no ambiente de
trabalho.
d) É a ausência do que fazer bem feito, levando as pessoas a praticarem ações desconexas de sua real função no
trabalho.
e) É ignorar a existência de problemas na ação dos colaboradores no ambiente organizacional.
04. (CESGRANRIO - 2015 - PETROBRÁS - Profissional Júnior) Uma empresa do setor de serviços pretende adotar algumas
práticas gerenciais visando à motivação de seus empregados.
Uma boa prática para motivar os empregados é:
a) ter horário de trabalho fixo, estabelecido pelos superiores hierárquicos, porque isso faz com que o empregado
saiba exatamente o horário de seu expediente.
b) propor novos desafios nas atividades realizadas pelos empregados, porque isso demonstra a confiança da empresa
em sua capacidade.
c) definir equipes de trabalho, considerando os aspectos técnicos e ignorando os aspectos das afinidades, porque,
dessa forma, os empregados sabem que todos são igualmente capazes.
d) mudar constantemente prioridades, porque isso estimula o empregado a estar sempre atento às novas formas de
trabalho.
e) estabelecer atividades rotineiras, porque estas proporcionam maior segurança aos empregados.
05. (FCC - 2015 - DPE-RR - Administrador) Considere que determinada organização pretenda incrementar os fatores
motivacionais de sua equipe, utilizando, como base, a Teoria Bifatorial desenvolvida por Herzberg. Nesse contexto, a
elevação do salário dos seus colaboradores constituiria um fator
a) extrínseco, gerador de satisfação pelo reconhecimento da importância relativa do trabalho.
b) de motivação, associado a sentimentos positivos relacionados ao cargo.
c) intrínseco, ligado à autorrealização e crescimento profissional.
d) de higiene, que previne a insatisfação, mas não é considerado um fator de motivação.
e) endógeno, associado à satisfação de necessidades sociais.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
52
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
06. (UFPR - 2015 - COPEL - Administrador) Em relação à Teoria da Hierarquia de Necessidades de Maslow, é correto
afirmar:
a) Necessidade de alimentação, repouso e abrigo são citadas como necessidades de segurança.
b) Autoconfiança, respeito e aprovação social são necessidades de estima.
c) Status, prestígio e estabilidade são necessidades de autorrealização.
d) Reprodução, família e perpetuidade são necessidades básicas.
e) Respeito, segurança e integridade física são necessidades básicas.
07. (CCV - 2015 - UFC - Assistente) O que é uma equipe de trabalho multifuncional?
a) Equipe de profissionais da mesma área que realizam as mesmas funções.
b) Equipe de profissionais da mesma área com o objetivo de realizar funções distintas.
c) Equipe de profissionais de nível hierárquico diferentes com o objetivo de realizar as mesmas funções.
d) Consiste em funcionários de diferentes níveis hierárquicos, mas da mesma área de trabalho na organização,
reunidos para realizar uma tarefa específica.
e) Consiste em funcionários de mesmo nível hierárquico, mas de diferentes áreas de trabalho na organização,
reunidos para realizar uma tarefa específica.
08. (CCV - 2015 - UFC - Auxiliar) São características das Equipes de Trabalho:
a) Unidades de trabalho dependentes ou departamentalizadas.
b) Responsabilidade por resultados individuais e generalistas.
c) Unidades de Trabalho semi-autônomas ou autônomas.
d) Responsabilidade por planos independentes ou setoriais.
e) Unidades de trabalho de referência e controle de dados.
09. (FGV - 2015 - DPE-MT - Assistente Administrativo) Com o advento e progresso das tecnologias de comunicação, bem
como em função dos negócios globais de algumas corporações, algumas empresas adotam modelos de equipe em
que seus membros residem em países diferentes e se comunicam e compartilham trabalhos por meio de ferramentas
tecno- informacionais.
Nesse sentido, assinale a opção que indica esse modelo de equipe.
a) Ad Hoc
b) Autogerenciada
c) Força-tarefa
d) Funcional cruzada
e) Virtual
Em determinada época da história da administração, a Teoria Y foi considerada extremamente importante como
modelo de gestão. De acordo com as características dessa teoria, julgue os itens a seguir.
11. De acordo com a Teoria Y, as pessoas procuram e aceitam responsabilidades e desafios, pois para elas o trabalho é uma
atividade tão natural quanto brincar ou descansar.
( ) Certo ( ) Errado
12. Para a teoria considerada, as pessoas preferem supervisão cerrada e, em geral, não gostam do trabalho que executam.
( ) Certo ( ) Errado
13. As pessoas podem ser automotivas e autodirigidas, pois são criativas e competentes, de acordo com a Teoria Y.
( ) Certo ( ) Errado
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
53
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
14. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Assistente Administrativo) A principal característica de uma equipe de trabalho eficaz é
o(a):
a) conhecimento.
b) comunicação.
c) organização.
d) criatividade.
e) sinergia.
15. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Administrador) Os denominados fatores motivacionais podem ser classificados, de acordo
com a Teoria Bifatorial, desenvolvida por Herzberg, em:
a) punição e recompensa.
b) fatores de higiene (extrínsecos) e fatores de motivação (intrínsecos).
c) financeiros e sociais.
d) reforço positivo e desestímulo a práticas indesejadas.
e) compensação (fator de indução) e reconhecimento (fator de reforço).
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
C A A B D B E C E A
11 12 13 14 15
V F V E B
Aula 04 – LIDERANÇA
Para o empregado de hoje, ter sucesso significa alcançar a realização pessoal, social e financeira, ser interdependente,
contribuir para a solução de problemas, encontrar desafios e atingir metas. As pessoas querem sentir que seus esforços são
valorizados e que seu trabalho é o diferencial que contribui para o sucesso da empresa em que trabalha.
O líder de hoje pode se perguntar: “Quais as habilidades essenciais que preciso ter para obter a lealdade e o
comprometimento da minha equipe? Como posso ser ainda mais útil com cada pessoa do meu time?”.
Responderei a essas questões adiante, com a intenção de estimular seu pensamento e suas ações, desenvolvendo as
habilidades necessárias para adotar comportamentos de liderança e ao mesmo tempo se dar bem na prova de Administração
Geral, pois este tema é muito cobrado em concursos.
A fim de conquistar o comprometimento de uma equipe, é necessário que o líder inspire – e não exija – respeito e
confiança. Cada pessoa se compromete quando é tratada como se fizesse parte da equipe – quando sabe que sua
contribuição é importante. Quando a pessoa percebe que é considerada, compreendida e reconhecida, sua percepção de
comprometimento cresce. Um líder que forma outros lideres ensina que são seis os passos que criam condições para o
desenvolvimento da lealdade e do comprometimento:
1. Comunicação franca e aberta
2. Envolvimento e potencialização dos colaboradores
3. Desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores
4. Demonstrar o reconhecimento
5. Liderar com ética e imparcialidade
6. Promover o bem-estar no ambiente de trabalho
Quando Fayol anunciou as funções administrativas elas eram representadas pela sigla POCCC (planejamento,
organização, comando, coordenação e controle). Com o passar do tempo as funções de comando e coordenação foram
unificadas na letra D de direção. Esta função engloba atividades como a tomada de decisão , a comunicação com os
subordinados, superiores e pares, a obtenção, motivação e desenvolvimento de pessoal.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
54
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Apenas o líder fixa as As diretrizes são debatidas pelo grupo, Há liberdade completa para as
diretrizes, sem qualquer estimulado e assistido pelo líder; decisões grupais ou individuais, com
participação do grupo; participação mínima do líder;
O líder determina qual a A divisão das tarefas fica a critério do Tanto a divisão das tarefas,
tarefa que cada um deve executar próprio grupo e cada membro tem liberdade de como a escolha dos companheiros,
e qual o seu companheiro de escolher seus companheiros de trabalho; fica totalmente a cargo do grupo.
trabalho; Absoluta falta de participação do líder;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
55
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
O líder é Dominador e é O líder procura ser um membro normal O líder não faz nenhuma
"pessoal" nos elogios e nas críticas do grupo, em espírito, sem encarregar-se muito tentativa de avaliar ou de regular o
ao trabalho de cada membro. de tarefas. O líder é "objetivo" e limita-se aos curso dos acontecimentos. O líder
"fatos" em suas críticas e elogios. somente faz comentários irregulares
sobre as atividades dos membros
quando perguntado.
As experiências demonstram o seguinte comportamento aos diferentes tipos de liderança a que foram submetidos:
• Liderança Autocrática. O comportamento dos grupos mostrou forte tensão, frustração e, sobretudo, agressividade, de
um lado, e, de outro, nenhuma espontaneidade nem iniciativa, nem formação de grupos de amizade. Embora
aparentemente gostassem das tarefas, não demonstraram satisfação com relação à situação. O trabalho somente se
desenvolvia com a presença física do líder. Quando este se ausentava, as atividades paravam e os grupos expandiam seus
sentimentos reprimidos, chegando a explosões de indisciplina e de agressividade.
• Liderança Liberal. Embora a atividade dos grupos fosse intensa, a produção foi simplesmente medíocre. As tarefas se
desenvolviam ao acaso, com muitas oscilações perdendo-se muito tempo com discussões mais voltadas para motivos
pessoais do que relacionadas com o trabalho em si. Notou-se forte individualismo agressivo e pouco respeito com relação
ao líder.
• LIDERANÇA DEMOCRÁTICA. Houve formação de grupos de amizade e de relacionamentos cordiais entre os participantes.
Líder e subordinados passaram a desenvolver comunicações espontâneas, francas e cordiais. O trabalho mostrou um
ritmo suave e seguro sem alterações mesmo quando o líder se ausentava. Houve um nítido sentido de responsabilidade e
comprometimento pessoal.
Grid Gerencial
Robert R. Blake e Jane S. Mouton (1989) procuraram representar os vários modos de usar autoridade ao exercer a
liderança através do Grid Gerencial. Esta representação possui duas dimensões: preocupação com a produção e preocupação
com as pessoas.
A preocupação com a produção refere-se ao enfoque dado pelo líder aos resultados, ao desempenho, à conquista dos
objetivos. O líder com este tipo de preocupação empenha-se na mensuração da quantidade e da qualidade do trabalho de
seus subordinados.
A preocupação com as pessoas diz respeito aos pressupostos e atitudes do líder para com seus subordinados. Este
tipo de preocupação revela-se de diversas formas, desde o esforço em assegurar a estima dos subordinados e em obter a sua
confiança e respeito, até o empenho em garantir boas condições de trabalho, benefícios sociais e outras vantagens.
O inter-relacionamento entre as duas dimensões do Grid Gerencial expressa o uso de autoridade por um líder.
Ex.: Quando uma alta preocupação com as pessoas se associa a uma baixa preocupação com a produção, o líder
deseja que as pessoas se relacionem bem e sejam “felizes”, o que é bem diferente de quando uma alta preocupação com as
pessoas se associa a uma alta preocupação com a produção. O líder, aqui, deseja que as pessoas mergulhem no trabalho e
procurem colaborar com entusiasmo (Blake e Mouton, 1989, p.14).
Cinco estilos básicos de uso de autoridade são definidos por Blake e Mouton, eles criaram uma grade gerencial para
mostrar a preocupação com a produção e a preocupação com as pessoas são aspectos complementares e não mutuamente
excludentes. Os lideres foram dispostos em dois eixos, o eixo horizontal se refere à preocupação com a produção, enquanto
o eixo vertical se refere à preocupação com as pessoas. Cada eixo está dividido em nove graduações. A graduação mínima é 1
e significa pouquíssima preocupação por parte do administrador. A graduação máxima é 9 e significa a máxima preocupação
possível. A figura abaixo ilustra a grade gerencial.
Os Cinco Estilos do Grid Gerencial e Seus Significados
ESTILO SIGNIFICADO PARTICIPAÇÃO FRONTEIRAS INTERGRUPAIS
1.1 Mínima preocupação com a Pouco envolvimento e Isolamento. Falta de coordenação
produção e com as pessoas; comprometimento. intergrupal.
1.9 Enfatiza as pessoas, com mínima Comportamento Coexistência pacífica. Grupos evitam
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
56
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Veja essa mesma grade mais detalhada e como é a maneira que cada líder pensa e atua:
• (1,1): a preocupação mínima com a produção e com as pessoas caracteriza o líder que desempenha uma gerência
empobrecida. Este tipo de líder, em geral, adota uma postura passiva em relação ao trabalho, fazendo o mínimo para
garantir sua permanência na organização.
"Faço o suficiente para ir levando. Aceito os fatos, as crenças e as posições que me são fornecidos. Guardo minhas
opiniões para mim mesmo, mas respondo quando solicitado. Evito tomar partido, não revelando minhas opiniões, atitudes e
idéias. Permaneço neutro ou tento manter-me fora do conflito. Deixo os outros tomarem suas decisões ou me conformo com
o que quer que aconteça. Evito fazer críticas".
• (1,9): a preocupação máxima com as pessoas e mínima com a produção caracteriza o líder que faz do ambiente do
trabalho um clube campestre. Este líder busca sempre a harmonia de relacionamentos, mesmo que tenha que sacrificar a
eficiência e a eficácia do trabalho realizado.
"Tomo a iniciativa de ações que ajudem e apoiem os outros. Procuro fatos, crenças e posições que sugiram estar tudo
bem. Em benefício da harmonia, não me inclino a contestar os outros. Acato as opiniões, atitudes e ideias dos outros,
embora tenha restrições. Evito gerar conflitos, mas se ocorrerem, tento acalmar os ânimos, a fim de manter todos unidos.
Busco tomar decisões que preservem as boas relações e estimulo os outros a tomarem decisões sempre que possível.
Encorajo e elogio quando ocorre algo positivo, mas evito dar um 'feedback' negativo".
• (9,1): a preocupação máxima com a produção e mínima com as pessoas caracteriza o líder que se utiliza da autoridade
para alcançar resultados. Este líder, em geral, age de maneira centralizadora e controladora.
"Exijo de mim e dos outros. Investigo os fatos, as crenças e as posições, a fim de manter qualquer situação sob
controle e certificar-me de que os outros não estejam cometendo erros. Não abro mão de minhas opiniões, atitudes e ideias,
mesmo que isto signifique rejeitar os pontos de vista alheios. Quando o conflito surge, procuro atalhá-lo ou fazer valer minha
posição. Dou grande valor a tomar minhas próprias decisões e raramente me deixo influenciar pelos outros. Assinalo
fraquezas ou o fracasso em corresponder às expectativas"
• (5,5): o meio-termo, ou seja, a preocupação média com a produção e com as pessoas caracteriza o líder que vê as pessoas
no trabalho dentro do pressuposto do homem organizacional. Este tipo de líder busca o equilíbrio entre os resultados
obtidos e a disposição e ânimo no trabalho.
"Tento manter um ritmo constante. Aceito os fatos mais ou menos pela aparência e investigo os fatos, as crenças e as
posições quando surgem discrepâncias óbvias. Expresso minhas opiniões, atitudes e ideias como quem tateia o terreno e
tenta chegar a uma concordância por meio de concessões mútuas. Quando surge um conflito, tento encontrar uma posição
razoável, considerada conveniente pelos outros. Procuro tomar decisões exequíveis que os outros aceitem. Dou “feedback”
indireto ou informal sobre sugestões para aperfeiçoamento".
• (9,9): a máxima preocupação com a produção e com as pessoas caracteriza o líder que vê no trabalho em equipe a única
forma de alcançar resultados, estimulando assim, a máxima participação e interação entre seus subordinados na busca de
objetivos comuns.
"Exerço esforço vigoroso e os outros aderem entusiasticamente. Procuro e confirmo as informações. Solicito e dou
atenção a opiniões, atitudes e ideias diferentes das minhas. Reavalio continuamente meus próprios dados, crenças e
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
57
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
posições bem como os dos outros, a fim de estar seguro da sua validade. Julgo importante expressar minhas preocupações e
convicções. Reajo a ideias melhores do que as minhas, mudando meu modo de pensar. Quando o conflito surge, procuro
saber seus motivos, a fim de solucionar as causas subjacentes. Dou grande valor à tomada de decisões certas. Procuro o
entendimento e o acordo. Encorajo o “feedback” de mão-dupla a fim de fortalecer a operacionalidade".
Blake e Mouton caracterizaram este último estilo como o mais apropriado para conseguir os objetivos das
organizações. Os treinamentos realizados por eles em programas de Desenvolvimento Organizacional visavam a fazer com
que os líderes adotassem o estilo (9,9). Entretanto, pesquisas empíricas têm revelado que nem sempre este tipo de estilo de
liderança é o mais indicado para a eficiência e eficácia dos resultados.
De acordo com essa teoria, para que o administrador escolha qual o padrão de liderança que desenvolverá em relação
aos seus subordinados, ele deve considerar e avaliar três forças.
1. Forças no administrador, como:
a) seu sistema de valores e convicções pessoais;
b) sua confiança nos subordinados;
c) suas inclinações pessoais a respeito de como liderar;
d) seus sentimentos de segurança em situações incertas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
58
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
59
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
• Maturidade 4: as pessoas possuem as competências necessárias para a realização do trabalho e desejam realizar as
tarefas que lhe são passadas (alta capacidade e alta motivação).
Em outras palavras, considerando o estágio da maturidade do grupo, o líder deverá adotar uma das formas de
liderança possíveis, considerando tanto o comportamento de relacionamento (ou foco no apoio às pessoas), quanto o
comportamento de tarefa (ou foco nas tarefas/produção), conforme apresentado a seguir:
• Estilo 1: Narrar/Determinar/Dirigir (Alto comportamento de tarefa e baixo comportamento de relacionamento): é o
estilo para grupos com a menor maturidade (M1). Nesse caso, o líder orienta claramente as tarefas a serem realizadas.
• Estilo 2: Vender/Guiar/Persuadir (alto comportamento de tarefa e alto comportamento de relacionamento): Quando a
maturidade está entre baixa e moderada (M2), esse é o estilo ideal. Nele, o líder, ao mesmo tempo em que convence as
pessoas, apoia o seu desenvolvimento, pois elas possuem baixa capacitação;
• Tipo 3: Participar (baixo comportamento de tarefa e alto comportamento de relacionamento): é o estilo correto para a
maturidade de média a alta (M3). Aqui, o papel do líder é muito mais de apoiar as pessoas, enfatizando a criação de
motivação, do que de dirigi-las para a realização das tarefas, já que elas são capazes;
• Tipo 4: Delegar (baixo comportamento de tarefa e baixo comportamento de relacionamento): trata-se do estilo adequado
para liderar pessoas com o maior nível de maturidade (M4). Nessa condição, a maturidade dos liderados permite que eles
executem os planos com maior liberdade e menor controle, possibilitando ao líder a delegação das tarefas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
60
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Estilos de comportamento da Teoria do Caminho Meta (WAGNER III E HOLLENBECK, 1999, cap.9, p. 262)
Liderança Características
Diretiva O líder é autoritário. Os subordinados sabem exatamente o que é esperado deles, e o líder
fornece direções específicas. Os subordinados não participam na tomada de decisões.
Encorajadora O líder é amistoso e acessível e demonstra uma preocupação genuína com os subordinados.
Participativa O líder pede e usa sugestões dos subordinados, mas ainda toma as decisões.
Orientada para a O líder fixa metas desafiadoras para os subordinados e demonstra confiança em que eles atingirão
realização as metas.
Edward Hollander sugeriu que o processo de liderança é mais bem compreendido como a ocorrência de transações
mutuamente gratificantes entre líderes e seguidores dentro de um determinado contexto situacional.
Seu modelo é conhecido como modelo transacional.
Liderança é a junção dos três vetores:
Líderes - Seguidores - Situações
Pode-se entender a liderança apenas por meio de uma avaliação das características importantes dessas três forças e
dos modos pelos quais interagem. A liderança transacional está baseada em um processo de troca na qual o líder provê
recompensas em troca do esforço de seguidores e desempenho (Bass & Avolio, 1993). Bass (1995) claramente identifica
liderança transacional como sendo baseado em troca material ou econômica.
Comunicação Organizacional
Na comunicação, para que esta seja bem sucedida, com a emissão e recepção correta das mensagens e utilizando os
princípios básicos das relações humanas;
De acordo com Kotler (1998), tem nove elementos fundamentais para desenvolvimento de uma Comunicação
eficiente:
• Emissor – quem emite a mensagem para a outra parte;
• Codificação – o processo de transformar o pensamento em forma simbólica;
• Mensagem – o conjunto de símbolos que o emissor transmite;
• Mídia – os canais de Comunicação através dos quais a mensagem passa do emissor ao receptor;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
61
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
• Decodificação – o processo pelo qual o receptor confere significado aos símbolos transmitidos pelo emissor;
• Receptor – a parte que recebe a mensagem emitida pela outra parte ;
• Resposta – as reações do receptor após ter sido exposto à mensagem;
• Feed Back – a parte da resposta do receptor que retorna ao emissor;
• Ruído – distorção ou estática não planejada durante o processo de Comunicação, que resulta em uma mensagem
chegando ao receptor diferentemente da forma como foi enviada pelo emissor.
Quando um desses elementos não é respeitado, o processo de Comunicação enfrenta problemas difíceis de serem
diagnosticados, que podem trazer sérios danos aos objetivos e resultados da empresa.
A identificação do receptor ou público alvo é um dos passos fundamentais para uma Comunicação eficiente. Para
quem estamos falando? Com quem estamos nos comunicando?
Na edição de 1999, O Guia apresentou uma relação das características de uma Comunicação excelente:
• é transparente;
• é uma via de mão dupla, que funciona com a mesma eficiência de baixo para cima como de cima para baixo;
• possui mecanismos formais que facilita a abertura da Comunicação interna;
• preocupa-se em informar o empregado sobre tudo que pode afetar sua vida;
• informa aos empregados sobre fatos que podem mudar a empresa antes que os jornais o façam;
• A Comunicação interna também forma “embaixadores” da organização, que são verdadeiros multiplicadores dos
valores, atividades e produtos da empresa.
TIPOS DE COMUNICAÇÃO:
Comunicação Pessoal - realizada face a face ou por meio do correio ou do telefone, em que o receptor é citado
diretamente ou tem a oportunidade de responder ao emissor. Tem sido assim nos encontros entre presidentes e
diretores de empresa, diretores e gerentes, presidentes e operários e chefes de setor e subordinados.
Comunicação Impessoal - é a mensagem sem contato direto, realizada pela mídia impressa, televisiva, radiofônica e
visual como outdoor, cartaz e pôster.
Comunicação Descendente - se ocupa, normalmente, da transmissão das políticas, normas e instruções de trabalho,
dentre outras informações julgadas relevantes para o bom desempenho dos funcionários.
Comunicação Ascendente - tem como principal objetivo manter os dirigentes informados sobre o que se passa na
chamada “linha de frente” do processo produtivo. Sua eficácia é fundamental para que as decisões emanadas da cúpula
possuam coerência com as necessidades efetivas da organização e de seus clientes.
Comunicação Formal - é aquela que ocorre nas organizações em caráter oficial, respeitando-se os trâmites burocráticos
pertinentes e utilizando-se dos canais instituídos pelas autoridades superiores.
Comunicação Informal - ocorre em paralelo à formal, envolvendo as conversas entre chefes e subordinados ou entre
colegas em caráter não oficial, não sistemático. Muitas vezes este tipo de comunicação fica contaminado por boatos e
fofocas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
62
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
B) HABILIDADES AUDITIVAS
1. Escuta ativa. A chave para essa escuta ativa ou eficaz é a vontade e a capacidade de escutar a mensagem inteira (verbal,
simbólica e não-verbal), e responder apropriadamente ao conteúdo e à intenção (sentimentos, emoções etc.) da
mensagem. Como administrador, é importante criar situações que ajudem as pessoas a falarem o que realmente
querem dizer.
2. Empatia. A escuta ativa exige uma certa sensibilidade às pessoas com quem estamos tentando nos comunicar. Em sua
essência, empatia significa colocar-se na posição ou situação da outra pessoa, num esforço para entendê-la.
3. Reflexão. Uma das formas de se aplicar a escuta ativa é reformular sempre a mensagem que tenha recebido. A chave é
refletir sobre o que foi dito sem incluir um julgamento, apenas para testar o seu entendimento da mensagem.
4. Feedback. Como a comunicação eficaz é um processo de troca bidirecional, o uso de feedback é mais uma maneira de
se reduzir falhas de comunicação e distorções.
C) HABILIDADES DE FEEDBACK
1. Assegurar-se de que quer ajudar (e não se mostrar superior).
2. No caso de feedback negativo, vá direto ao assunto; começar uma discussão com questões periféricas e rodeios
geralmente cria ansiedades ao invés de minimizá-las.
3. Descreva a situação de modo claro, evitando juízos de valor.
4. Concentre-se no problema (evite sobrecarregar o receptor com excesso de informações ou críticas).
5. Esteja preparado para receber feedback, visto que o seu comportamento pode estar contribuindo para o
comportamento do receptor.
6. Ao encerrar o feedback, faça um resumo e reflita sobre a sessão, para que tanto você como o receptor estejam
deixando a reunião com o mesmo entendimento sobre o que foi decidido.
Comunicabilidade
A comunicabilidade pode ser interpretada como a adaptação da mensagem ao público-alvo, uma vezque as pessoas
devem ser capazes de interpretar corretamente o que está sendo dito.
A comunicabilidade enfatiza a maneira como os indivíduos se comunicam para a comunicação sercompreensível por
parte do receptor. Sem a comunicabilidade adequada, a compreensão da mensagemnão ocorrerá.
Funções da Comunicação
A comunicação apresenta quatro funções básicas: controle, motivação, expressão emocional e informação.
1. Controle. A comunicação apresenta a função de controle quando é utilizada para divulgar normas e procedimentos de
trabalho. É um instrumento hierárquico neste sentido. No plano informal um grupo controla outro quando o hostiliza.
2. Motivação. Quando a comunicação é utilizada na organização para comunicar metas e definir objetivos ela serve como
instrumento para promover a motivação.
3. Expressão emocional. É a forma pela qual um grupo pode exprimir seus sentimentos de satisfação ou insatisfação.
4. Informação. Proporciona as informações necessárias ao processo de tomada de decisão.
Tipos de Linguagem
No cotidiano, sem percebermos usamos frequentemente a linguagem verbal, quando por algum motivo em especial
não a utilizamos, então poderemos usar a linguagem não verbal.
Linguagem verbal é uso da escrita ou da fala como meio de comunicação.
Linguagem nãoverbal é o uso de imagens, figuras, desenhos, símbolos, dança, tom de voz, postura corporal, pintura,
música, mímica, escultura e gestos como meio de comunicação.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
63
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Barreiras à Comunicação
Vimos acima que nem o processo de comunicação funciona adequadamente. O correto funcionamento depende dos
sete componentes que o constituem. Nem sempre a mensagem é decodificada pelo receptor da forma que foi enviada. Isto
acontece por que em todo processo de comunicação existem barreiras que servem obstáculos ao perfeito entendimento.
1. Barreiras mecânicas ou físicas = Aparelho de transmissão, como o barulho, ambiente e equipamentos inadequados. A
comunicação é bloqueada por fatores físicos.
2. Barreiras fisiológicas = Dizem respeito aos problemas genéticos ou de má-formação dos órgãos vitais da fala.
3. Barreiras semânticas = São as que decorrem do uso inadequado de linguagem não comum ao receptor ou a grupos
visados.
4. Barreiras psicológicas = São os preconceitos e estereótipos que fazem com que a comunicação fique prejudicada.
5. Barreiras pessoais = As pessoas podem facilitar ou dificultar a comunicação. Tudo dependerá da personalidade de cada
um, do estado de espírito, das emoções, dos valores etc.
6. Barreiras administrativas/burocráticas = Decorrem das formas como as organizações atuam e processam as informações.
Questao comentada
(CESPE/MPU/Analista Administrativo) Um dos obstáculos à comunicação no processo organizacional é a avaliação
prematura da mensagem pelo receptor.
Certo. A comunicabilidade é uma habilidade interpessoal a ser desenvolvida pelos gerentes e funcionários, pois só mediante
uma boa comunicação a empresa poderá exercer adequadamente as suas tarefas e alcançar os objetivos. Podem surgir
diferentes obstáculos, barreiras e entraves que prejudicam o processo de comunicação entre as pessoas. A avaliação
prematura da mensagem é um exemplo de obstáculo, assim como a percepção seletiva, questões culturais, escolha de
vocabulários complexos etc.
Comunicação Organizacional
A comunicação organizacional pode ser dividida em:
1. Comunicação formal - É aquela que “oficialmente” na empresa, ou seja, entre níveis hierárquicos e visando atender a
alguma exigência funcional da organização. É feita por meio de documentos oficiais. Em geral, tem formalização definida
pelo regimento interno da empresa ou pela própria redação de expediente ou é representada pela linguagem formal
utilizada pelos funcionários dentro das organizações.
2. Comunicação informal - Acontece à margem dos fluxos formais, ou seja, surge dentro dos mais diversos contextos e
envolve as pessoas, independentemente de posição hierárquica. É aquela representada pelo contato espontâneo entre
colegas de trabalho. Apresenta três características: primeiro, ela não é controlada pela direção da empresa; segundo, é
tida pela maioria dos funcionários como mais confiável do que os comunicados formais vindos da cúpula da organização;
e terceiro, ela é largamente utilizada para servir aos interesses pessoais dos que a integra.
Comunicação em Equipes
O trabalho em equipe exige que a informação flua adequadamente para se solucionem os problemas do dia-dia.
Cada tipo de equipe exige um fluxo diferente de comunicação. Equipes que executam atividades complexas e difíceis
precisam de informações circulando continuamente entre todos os membros, de forma descentralizada. Por outro lado
quando a equipe executa tarefas rotineiras, a rede de informações pode ser centralizada.
A vantagem da rede centralizada é que ela proporciona soluções mais rápidas para problemas mais simples.
Produz poucos erros em relação aos problemas simples e muitos erros em relação aos problemas complexos.
Na rede descentralizada os problemas complexos são resolvidos de forma mais rápida por que as informações
estão compartilhadas entre todos os membros da rede. As decisões são mais rápidas e melhores. É muito acuradas na
resolução de problemas complexos e pouco acurada na resolução de problemas simples.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
64
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. (FCC - 2016 - Copergás - Administrador) A literatura aponta entre as teorias sobre liderança a denominada Teoria do
Grid (ou grade) Gerencial, segundo a qual o gestor orienta a ação para dois aspectos essenciais:
a) ênfase na produção e ênfase nas pessoas.
b) programa de incentivos e rol de punições.
c) alinhamento de objetivos e atingimento de metas.
d) colaboração e comprometimento com resultados.
e) foco no processo e visão de futuro.
02. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Assistente Administrativo) Barreiras são os problemas que interferem na comunicação. As
barreiras de natureza semântica estão relacionadas com:
a) a surdez, a gagueira e a não articulação fonética.
b) as atitudes, crenças, valores e a cultura das pessoas.
c) o inadequado uso de uma linguagem não comum ao receptor.
d) as percepções equivocadas de acordo com determinadas experiências e distintos marcos de referência.
e) o barulho, ambientes e equipamentos inadequados, que podem dificultar ou mesmo impedir que a comunicação
ocorra.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
65
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
03. (SUGEP - 2016 - UFRPE - Assistente Administrativo) A função que exige a maior dose de flexibilidade, de
amortecimento de impactos e, principalmente, de orientação das pessoas quanto ao rumo certo no alcance dos
objetivos pretendidos é denominada:
a) direção.
b) controle.
c) avaliação.
d) organização
e) planejamento.
04. (FAUEL - 2016 - CISMEPAR-PR - Técnico Administrativo) A Teoria sobre Estilos de Liderança estuda os comportamentos
do líder perante os seus subordinados. De acordo com esta teoria, escolha a alternativa que apresenta corretamente
essas relações dos líderes com os grupos.
a) Na liderança autoritária, apenas o líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo e o líder determina a
tarefa que cada um deve executar.
b) Na liderança democrática, as diretrizes são discutidas e decididas pelo grupo, estimulado e assistido pelo líder, e a
divisão das tarefas fica a encargo do próprio grupo e cada um escolhe com quem irá trabalhar
c) Na liderança liberal (laissez-faire), há liberdade completa para decisões individuais ou grupais, com participação
mínima do líder, e tanto a divisão das tarefas quanto a escolha dos companheiros fica totalmente a encargo do
grupo.
d) Todas as alternativas anteriores estão corretas.
05. (FGV – 2016 – CODEBA – ASSISTENTE) Liderança é a capacidade de um administrador impulsionar a atuação de outros
membros da organização. Assinale a opção que apresenta os três elementos que definem liderança de forma correta.
a) Pessoas, poder e recursos.
b) Pessoas, capacidades e influência.
c) Poder, capacidades e influência.
d) Pessoas, poder e influência.
e) Capacidades, recursos, e poder.
06. (FCC – 2016 - TRF3ª – ANALISTA) As teorias situacionais sobre liderança, diversamente das teorias comportamentais,
preconizam que o líder deve agir de acordo com as contingências e situações apresentadas pelo ambiente. Exemplo
desta corrente é o denominado Modelo de Fiedler, que isola três critérios situacionais, entre os quais:
a) poder de posição: poder formal disponível para o líder.
b) resiliência: resistência a situações adversas.
c) persuasão: capacidade de convencimento em relação ao grupo.
d) poder de coesão: fundamental para a condução da equipe.
e) plasticidade: capacidade de adaptação a diferentes cenários.
João é presidente de empresa que possui trinta e cinco franquias de uma rede de lojas de informática. Ele orgulha-se
de saber tudo sobre seus empregados e sempre procura conhecer as necessidades e expectativas deles. Para João,
não há segredos na empresa, todos devem agir abertamente e contar os problemas pessoais que possam interferir no
desempenho individual e organizacional. A premissa de trabalho de João é embasada na ideia de que o líder deve
fazer aquilo que um bom amigo faria, embora também aja de forma autoritária, pois instrui seus empregados a
fazerem o que lhes é dito para fazer. Para o presidente, vale a seguinte regra: “Só vou falar isso para você uma vez. Se
houver reincidência no erro, a demissão é certa”. Ao mesmo tempo, João acredita na abertura, integridade e
honestidade e espera receber o mesmo que oferece. As pessoas parecem gostar de trabalhar com ele, pois
permanecem, em média, dez anos na empresa, enquanto o tempo estimado de permanência das pessoas no
segmento de informática é de três anos.
07. João adota estilo de liderança ambíguo, que pode gerar, em seus subordinados, problemas de saúde ocupacional,
apesar de algumas pessoas gostarem de trabalhar com ele.
( ) Certo ( ) Errado
08. João ajusta seu estilo de liderança de acordo com os comportamentos dos empregados da empresa que lidera.
( ) Certo ( ) Errado
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
66
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Paulo, novo diretor de uma organização pública, pretende desenvolver um sistema de controle capaz de apontar
erros cometidos durante a execução dos serviços. Para a consecução de seu objetivo, definiu novas formas de
controle com base em informações que coletou pessoalmente, ao interagir com colaboradores de todos os setores da
instituição, sem se restringir aos métodos tradicionais de obtenção de dados.
Considerando essa situação hipotética, julgue os seguintes itens, que dizem respeito ao processo organizacional.
09. Ao coletar as informações para definir as novas formas de controle, Paulo privilegiou o fluxo comunicativo circular.
( ) Certo ( ) Errado
10. Para atender às demandas mais instáveis e urgentes da organização, Paulo deve utilizar a rede formal de comunicação.
( ) Certo ( ) Errado
11. (FCC) As configurações estruturais dos grupos de trabalho diferem quanto à forma de trocar informações e as
características dos membros da rede. Considere as configurações de redes de comunicação abaixo.
12. (FCC) A respeito do processo de comunicação em organização e dos seus componentes, assinale a opção correta.
a) A comunicação efetiva-se por completo mediante a emissão de uma mensagem pelo emissor.
b) Em ambiente de trabalho organizacional, há mensagens verbais e não verbais.
c) No âmbito da administração, o email institucional deve ser empregado para comunicações pessoais e de conteúdo
emocional.
d) O canal de comunicação refere-se aos símbolos utilizados para a composição da mensagem.
e) O veículo de comunicação utilizado corresponde ao decodificador da mensagem.
13. (FCC) O exame nacional de cursos, no caso da Administração, determina como a primeira das habilidades do
administrador a capacidade de comunicação interpessoal e expressão correta nos documentos técnicos específicos e
de interpretação da realidade. (Lacombe, 2012). A afirmação que NÃO se relaciona com o processo de comunicação
na empresa é:
a) O ruído é tudo aquilo que não faz parte nem do emissor nem do receptor, mas interfere na mensagem
distorcendo-a.
b) Uma das formas de procurar obter a comunicação correta, é inserir a retroinformação, isto é introduzir o
mecanismo de feedback, porém as distorções podem continuar.
c) Boa parte dos problemas resultam de comunicações inadequadas, inoportunas e falhas.
d) A mensagem pode ser transmitida na forma de um documento ou de uma comunicação visual ou audível.
e) Em qualquer tipo de comunicação é dispensável o uso da palavra exata para exprimir o pensamento desejado.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
67
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
14. (CCV - 2015 - UFC - Assistente) Em sua proposição de liderança situacional, Tannenbaum e Schmidt propuseram três
critérios para avaliar uma situação de liderança em uma tarefa. Estes critérios seriam:
a) O perfil do líder, o histórico do líder e o cargo do líder.
b) O próprio líder, os liderados e a situação da tarefa (clima organizacional, tempo).
c) Situação política do País, a situação econômica da organização e a situação salarial do líder.
d) A situação econômica da organização, a situação salarial do líder, a situação salarial dos liderados.
e) A posição hierárquica do líder, a situação econômica da organização, a situação econômica do País.
15. (2015-MSGAS –MSGAS – TÉC. ADM) A liderança pode ser definida como a capacidade de influenciar pessoas para o
alcance de objetivos. Os estilos de liderança podem ser Autoritário, Democrático ou Liberal. Identifique a afirmação
que melhor representa um líder Democrático:
a) Interage com a equipe de trabalho, estimulando, delegando e apoiando cada membro no alcance dos objetivos da
equipe.
b) Reúne os membros da equipe, define as atribuições e responsabilidades de cada membro e cobra resultados.
c) Define as metas e os objetivos e deixa a equipe decidir e resolver todos os problemas.
d) Interage com a equipe de trabalho e toma todas as decisões de forma centralizada.
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
A C A D D A E C C E
11 12 13 14 15
A B E B A
Aula 05 – CONTROLE
Como as organizações não operam na base da improvisação e nem ao acaso, elas precisam ser devidamente
controladas. Elas requerem um considerável esforço de controle cm suas várias operações e atividades para saber se estão
no rumo certo e dentro do que foi planejado, organizado e dirigido. O controle constitui a última das funções administrativas,
vindo depois do planejamento, da organização e da direção. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem
executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível.
A função administrativa de controle, está relacionada com a maneira pela. qual os objetivos devem ser alcançados
através da atividade das pessoas que compõem a organização. O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as
estratégias para alcançá-los e estabelecer os planos de ação. A organização serve para estruturar as pessoas e recursos de
maneira a trabalhar de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os
recursos da melhor maneira possível. Por fim, o controle serve para que todas as coisas funcionem da maneira certa e no
tempo certo.
O controle verifica se a execução está de acordo com o que foi planejado: quanto mais completos, definidos e
coordenados forem os planos, mais fácil será o controle. Quanto mais complexo o planejamento e quanto maior for o seu
horizonte de tempo, tanto mais complexo será o controle. Quase todos os esquemas de planejamento trazem em seu bojo o
seu próprio sistema de controle. Através da função de controle, o administrador assegura que a organização e seus planos
estejam na trilha certa.
O desempenho de uma organização e das pessoas que a compõem depende da maneira como cada pessoa e cada
unidade organizacional desempenha seu papel e se move no sentido de alcançar os objetivos e metas comuns. O controle é o
processo pelo qual são fornecidas as informações e retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. É a
atividade integrada e monitorada que aumenta a probabilidade de que os resultados planejados sejam atingidos da melhor
maneira.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
68
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Conceito de Controle
A palavra controle pode assumir vários e diferentes significados. Quando se fala em controle, pensa-se em significados
como frear, regular, conferir ou verificar, exercer autoridade sobre alguém, comparar com um padrão ou critério. No fundo,
todas essas conotações constituem meias-verdades a respeito do que seja o controle. Contudo, sob um ponto de vista mais
amplo, os três significados mais comuns de controle são:
1. Controle como função restritiva e coercitiva. Utilizada no sentido de coibir ou restringir certos tipos de desvios
indesejáveis ou de comportamentos não aceitos pela comunidade. Nesse sentido, o controle assume um caráter
negativo e restritivo, sendo muitas vezes interpretado como coerção, delimitação, inibição e manipulação. É o chamado
controle social aplicado nas organizações e nas sociedades para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas.
2. Controle como um sistema automático de regulação.Utilizado no sentido de manter automaticamente um grau
constante no fluxo ou funcionamento de um sistema. É o caso do processo de controle automático das refinarias de
petróleo, de indústrias químicas de processamento contínuo e automático. O mecanismo de controle detecta possíveis
desvios ou irregularidades e proporciona automaticamente a regulação necessária para voltar a normalidade. É o
chamado controle cibernético que é inteiramente autossuficiente na monitoração do desempenho e na correção dos
possíveis desvios. Quando algo está sob controle significa que está dentro do normal ou da expectativa.
3. Controle como função administrativa. É o controle como parte do processo administrativo, como o planejamento,
organização e direção.
Trataremos o controle sob o ponto de vista do terceiro significado, isto é, como parte do processo administrativo.
Assim, o controle é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e resultados alcançados para assegurar que o
planejamento, organização e direção sejam bem-sucedidos.
Tal como o planejamento, a organização e a direção, o controle é uma função administrativa que se distribui entre
todos os níveis organizacionais.
Assim, quando falamos de controle, queremos dizer que o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível
intermediário faz os controles táticos e o nível operacional, os controles operacionais. Cada qual dentro de sua área de
competência. Os três níveis se interligam e se entrelaçam intimamente. Contudo, o processo é exatamente o mesmo para
todos os níveis: monitorar e avaliar incessantemente as atividades e operações da organização.
O controle está presente, em maior ou menor grau, em quase todas as formas de ação organizacional. Os
administradores passam boa parte de seu tempo observando, revendo e avaliando o desempenho de pessoas, de unidades
organizacionais, de máquinas e equipamentos, de produtos e serviços, em todos os três níveis organizacionais.
O Processo de Controle
A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto
quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade
controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. Nesse sentido, o controle consiste basicamente de
um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. O processo de controle apresenta quatro
etapas ou fases, a saber:
1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho.
2. Avaliação ou mensuração do desempenho atual.
3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos.
4. Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades.
O processo de controle se caracteriza pelo seu aspecto cíclico e repetitivo. Na verdade, o controle deve ser visualizado
como um processo sistêmico em que cada etapa influencia e é influenciada pelas demais.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
69
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Questão comentada
(ESAF/ STN) Tomando por base o processo de controle, identifique a opção que apresenta, de forma sequencial, as fases
deste processo.
A) Definição da meta; padrão de medida; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação.
B) Identificação do problema; medidas corretivas; padrão de medida; e comparação entre planejado e executado.
C) Definição da meta; identificação do problema; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e
decisão e ação.
D) Identificação do problema; padrão de medida; medidas corretivas; e decisão e ação.
E) Padrão de medida; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e identificação do problema.
Alternativa correta: a. Todos os itens mencionam as etapas do processo do controle, mas o enunciado está solicitando qual
item apresenta de forma sequencial o processo, que é a alternativa a.
Características do Controle
Na verdade, o administrador deve compreender que um sistema eficaz de controle precisa reunir os seguintes
aspectos:
1. Orientação estratégica para resultados. O controle deve apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades essenciais
que fazem a real diferença para a organização.
2. Compreensão. O controle deve apoiar o processo de tomada de decisões apresentando dados em termos
compreensíveis. O controle deve evitar relatórios complicados e estatísticas enganosas.
3. Orientação rápida para as exceções. O controle deve indicar os desvios rapidamente, através de uma visão panorâmica
sobre onde as variações estão ocorrendo e o que deve ser feito para corrigi-las adequadamente.
4. Flexibilidade. O controle deve proporcionar um julgamento individual e que possa ser modificado para adaptar-se a
novas circunstâncias e situações.
5. Autocontrole. O controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação entre as pessoas envolvidas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
70
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
6. Natureza positiva. O controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e melhoria. Deve alavancar a iniciativa das
pessoas e minimizar o papel da penalidade e das punições.
7. Clareza e objetividade. O controle deve ser imparcial e acurado para todos. Deve ser respeitado como um propósito
fundamental: a melhoria do desempenho.
Tipos de Controle
Cada organização requer um sistema básico de controles para aplicar seus recursos financeiros, desenvolver pessoas,
analisar o desempenho financeiro e avaliar a produtividade operacional. O desafio é saber como utilizar tais controles e
aprimorá-los para, com isso, melhorar gradativa e incessantemente o desempenho de toda a organização.
Controles Estratégicos
Os controles estratégicos são denominados controles organizacionais: constituem o sistema de decisões de cúpula
que controla o desempenho e os resultados da organização como um todo, tendo por base as informações externas — que
chegam do ambiente externo - e as informações internas - que sobem internamente através dos vários níveis
organizacionais.
Existem vários tipos de controles estratégicos, a saber:
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
71
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Controles Táticos
Os controles táticos são feitos no nível intermediário e referem-se a cada uma das unidades organizacionais - sejam
departamentos, divisões ou equipes. Geralmente estão orientados para o médio prazo, isto é, para o exercício anual. Os tipos
de controles táticos mais importantes são:
Controle Orçamentado
Falamos de orçamento quando estudamos os tipos de planos relacionados com dinheiro. O orçamento é um plano de
resultados esperados expressos em termos numéricos. Através do orçamento, a atividade da organização é traduzida em
resultados esperados, tendo o dinheiro como denominador comum. Quase sempre se fala em planejamento orçamentário,
relegando o controle orçamentário a um segundo plano. O controle orçamentário é um processo de monitorar e controlar
despesas programadas das várias unidades organizacionais, no decorrer de um exercício anual, apontando possíveis desvios
e indicando medidas corretivas.
Contabilidade de Custos
A contabilidade de custos é considerada um ramo especializado da contabilidade. Trata de informações sobre
distribuição e análise de custos considerando algum tipo de unidade-base, como produtos, serviços, componentes, projetos
ou unidades organizacionais. A contabilidade de custos classifica os custos em:
Custos fixos. São os custos que independem do volume de produção ou do nível dê atividade da organização.
Qualquer que seja a quantidade de produtos produzidos, os custos fixos permanecem inalterados; mesmo que a empresa
nada produza, eles se mantêm constantes. Envolvem aluguéis, seguros, manutenção, depreciação, salários dos gerentes, do
pessoal de assessoria etc.
Custos variáveis. São os custos que estão diretamente relacionados, com o volume de produção ou com o nível de
atividade da organização. Constituem uma variável dependente da produção realizada e englobam custos de materiais
diretos (materiais ou matérias-primas que são diretamente transformados em produto ou que participam diretamente na
elaboração do produto) e custos de mão-de-obra direta (salários e encargos sociais do pessoal que realiza as tarefas de
produção do produto).
Com base nos custos fixos e variáveis, pode-se calcular o ponto de equilíbrio (bre-ah-even point), também chamado
ponto de paridade. É possível traçar um gráfico que permite mostrar a relação entre a renda total de vendas e os custos de
produção. O ponto de equilíbrio é o ponto de intersecção entre a linha de vendas e a linha de custos totais. É o ponto em que
não há lucro nem prejuízo. Ou em outros termos, é o ponto em que o lucro é zero e o prejuízo também.
O gráfico do ponto de equilíbrio é uma técnica de planejamento e de controle que procura mostrar como os
diferentes níveis de venda ou de receita afetam os lucros da organização. O ponto de equilíbrio é o ponto em que os custos e
as vendas se equiparam. No seu lado esquerdo está a área de prejuízo e no seu lado direito a área de lucro.
Controles Operacionais
Os controles operacionais são feitos no nível operacional da organização e são projetados ao curto prazo.
Disciplina
Nas organizações bem-sucedidas, o autocontrole e a autodisciplina das pessoas são sempre preferidos ao controle
externo ou disciplina imposta pela força. Para muitos autores, a disciplina é o ato de influenciar o comportamento das
pessoas através de reprimendas. Preferimos conceituar a disciplina como o processo de preparar uma pessoa de modo que
ela possa desenvolver autocontrole e tomar-se mais eficaz em fazer seu trabalho. O propósito do processo disciplinar
desenvolvido pelo administrador é a manutenção de um desempenho humano de acordo com os objetivos organizacionais.
O termo disciplina apresenta quase sempre uma conotação simplista.de dar recompensas ou aplicar punições após o fato,
quando, na realidade, a disciplina, em seu próprio contexto, deve ser visualizada como o desenvolvimento da habilidade ou
capacidade de analisar situações, determinar qual é o comportamento adequado e decidir a agir favoravelmente no sentido
de proporcionar contribuições à organização e receber suas recompensas.
Boa parte das ações corretivas de controle no nível operacional é realizada sobre as pessoas ou seu desempenho. É a
chamada ação disciplinar: A ação disciplinar é a ação corretiva realizada sobre o comportamento de pessoas para orientar
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
72
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
e/ou corrigir desvios ou discrepâncias. Seu propósito é reduzir a discrepância entre os resultados atuais e os resultados
esperados. A ação disciplinar pode ser positiva ou negativa, dependendo do desvio ou discrepância ocorrido. A ação positiva
toma a forma de encorajamento, recompensas, elogios, treinamento adicional ou orientação pessoal. A ação negativa inclui
o uso de advertências, admoestações, penalidades, castigos e até mesmo a demissão do funcionário. Quando é necessária a
ação disciplinar negativa, ela deve ser adotada em etapas crescentes. A primeira, dependendo da infração cometida, deve ser
uma reprimenda ou advertência. As reincidências devem merecer um crescimento progressivo nas penalidades para cada
infração sucessiva: advertência verbal, advertência escrita, suspensão e demissão.
Para que possa ser eficaz, a ação disciplinar deve possuir as seguintes características:
1. Deve ser esperada. A ação disciplinar deve ser prevista em regras e procedimentos e previamente estabelecida. Não deve
ser improvisada, mas planejada. A sanção negativa é imposta a fim de desencorajar a infração.
2. Deve ser impessoal. A ação disciplinar não deve simplesmente buscar punir uma determinada pessoa ou grupos, mas
apenas corrigir a situação. Ela deve basear-se em fatos e não em opiniões ou em pessoas. Não deve visar a pessoa, mas a
discrepância, ao fato, ao comportamento em si. Ela deve fundamentar-se em regras e procedimentos.
3. Deve ser imediata. A ação disciplinar deve ser aplicada tão logo seja detectado o desvio, para que o infrator associe
claramente a sua aplicação com o desvio que provocou.
4. Deve ser consistente. As regras e os regulamentos devem ser feitos para todas nas pessoas, sem exceções. Devem ser
justos e equitativos, sem favoritismo ou tendenciosidade.
5. Deve ser limitada ao propósito. Após aplicada a ação disciplinar, o administrador deve reassumir sua atitude normal em
relação ao funcionário faltoso. Tratar o funcionário sempre como faltoso é puni-lo permanentemente, encorajando
hostilidade e auto depreciação, quando o certo seria adotar uma atitude positiva e construtiva.
6. Deve ser informativa. Isto é, deve proporcionar orientação sobre o que se deve fazer e o que não se pode fazer.
As técnicas de reforço positivo ou negativo que vimos anteriormente constituem um excelente ponto de partida para
as situações disciplinares do dia-a-dia.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
73
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
sobreviver no mercado estudando, tentando e tentando por 8 semestres até ser aprovado (alcançar o seu objetivo), já que você só
gasta R$ 5.000 por semestre e tinha R$ 40.000? O seu colega, após o primeiro semestre terá que abandonar os estudos, pois não
tem mais como se manter.
Pois é, do mesmo jeito acontece nas empresas. Muitas vezes uma ideia é até boa, mas como o empresário não foi eficiente,
não permitiu tentar e tentar até alcançar os seus objetivos. A eficácia é primordial e a eficiência desejável.
Mas será que uma instituição pública tem que ser eficiente e eficaz?
Com certeza, ela tem que sobreviver no mercado executando os seus serviços adequadamente, não há mais condições de
serem mantidas instituições que se endividam, não alcançam seus objetivos apenas por uma má gestão. Por isso é que o governo
quer que sejam utilizados os princípios, teorias, conceitos, ferramentas e posturas das instituições privadas nas instituições
públicas, mas claro que adaptadas à realidade do Estado.
OBSERVAÇÃO: A eficácia é a relação entre os objetivos realizados e os resultados alcançados, enquanto a eficiência é a
relação entre os resultados alcançados e os recursos utilizados.
Veja outro exemplo para você aprender a diferença entre eficiência e eficácia.
Suponha que o gerente publicitário de uma empresa de cartões de crédito tem planos para aumentar o número de
associados que se beneficiam com o cartão oferecido.
Procurando atingir um público que pode adquirir o cartão, ele elabora um material que será remetido pelo correio a
centenas de residências. Visando comunicar a existência do cartão, as vantagens que este oferece e os benefícios para o
associado, o gerente elabora uma carta e prospectos contendo fotos e desenhos coloridos. Tudo sendo feito utilizando recursos
de computação gráfica.
Centenas de correspondências com este material são remetidas. É esperado um aumento do número de associados em
torno de 4% em 2 meses.
Passado esse período, verificou-se que o número de associados subiu apenas 1,5%. A ideia da emissão desse material via
correio não atingiu plenamente o objetivo.
Observamos que o gerente, no momento em que elaborou a carta e os prospectos, fez um excelente trabalho. Havia clareza de
comunicação, ilustrações e fotos expositivas que complementavam as informações. Utilizou-se papel metalizado com impressões
em fotolito. Um trabalho de boa qualidade, porém a ideia não atingiu o objetivo almejado, que seria alcançar 4% no aumento de
associados.
Podemos afirmar, então, que o gerente publicitário foi eficiente, porém não foi eficaz. Ao montar a carta e os prospectos,
realizou uma boa tarefa, “fez tudo certo”. Apesar do material apresentar boa qualidade, não foi uma ideia que conseguiu atrair o
número desejado de novos associados. Não atingiu o objetivo. A ideia do envio dessa correspondência não foi “a coisa certa a ser
feita” a fim de conseguir 4% de aumento do número de associados. Uma ideia melhor poderia ter sido, talvez, fazer anúncios em
revistas, jornais, TV, etc.
Eficiência significa fazer um trabalho correto, sem erros e de boa qualidade.
Eficácia é fazer um trabalho que atinja um resultado esperado.
Ao elaborar um material excelente, o gerente foi eficiente, mas este trabalho não alcançou os resultados esperados, então não
foi eficaz.
Um administrador, no decorrer de suas atividades, deve alcançar, ao mesmo tempo a eficiência e a eficácia. Primeiro, seu
trabalho precisa alcançar o que se espera, os objetivos almejados, e esse trabalho não deve conter erros demasiados. Deve estar o
mais correto possível.
Se o administrador é eficaz, mas não é eficiente, ou seja, faz o trabalho certo para alcançar uma meta, mas esse trabalho
apresenta diversos erros, então os objetivos têm chances remotas de ser alcançados.
Se o administrador é eficiente, mas não é eficaz, ou seja, faz os seus trabalhos com um mínimo de erros, mas nunca realiza
um trabalho que levará ao alcance das metas, então os objetivos nunca serão alcançados.
A eficácia é primordial, imprescindível ao administrador, e a eficiência é desejável.
O administrador que é eficiente, porém não é eficaz, nunca alcança os resultados, ao passo que aquele que é eficaz, mas
não é eficiente, tem algumas chances de atingir bons resultados.
Por fim, o administrador que é eficiente e é eficaz sempre atinge resultados positivos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
74
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. Os critérios básicos de mensuração e avaliação do desempenho dos sistemas organizacionais são: eficiência, eficácia
e competitividade. A eficácia pode ser vista como:
a) A capacidade de realizar atividades ou tarefas com perdas mínimas.
b) A capacidade de realizar tarefas com o mínimo de esforço e com o melhor aproveitamento possível de recursos.
c) A relação entre esforço e resultado.
d) O grau de coincidência dos resultados em relação aos objetivos.
e) A relação entre itens produzidos dentro das especificações e a quantidade total de itens.
02. Um departamento de uma organização pública está buscando alcançar maior eficiência na realização das tarefas
efetuadas por seus servidores, pois foram identificadas perdas excessivas na produção do trabalho realizado. O chefe
promoveu reuniões com seus subordinados para definir as ações a serem tomadas. O primeiro passo foi definir que
eficiência significa:
a) Condições adequadas de fazer o trabalho.
b) Correta utilização dos recursos disponíveis.
c) Redução da fadiga humana no posto de trabalho.
d) Produção do trabalho no menor tempo possível.
e) Padronização dos métodos de trabalho utilizados.
03. Entre as múltiplas aplicações tradicionais do sistema de informação de RH está a disciplina, condição por que as
pessoas se conduzem de acordo com as regras e procedimentos de um comportamento aceitável pela organização.
No que diz respeito ao processo disciplinar, qual das ações a seguir é INCORRETA?
a) A ação disciplinar deve ser imediata, consistente, pessoal e informativa.
b) A ação disciplinar deve ser progressiva.
c) A ação corretiva deve ser preferida à ação punitiva.
d) A punição deve ser a ação final e última de qualquer ação disciplinar.
e) Toda ação disciplinar deve variar de acordo com a situação.
04. (FCC – ARCE – ANALISTA REG.) Mensuração e comparação do desempenho real em relação a um padrão e tomada de
ação gerencial para corrigir desvios ou padrões inadequados são etapas do processo de
a) Organização.
b) Planejamento.
c) Coordenação.
d) Controle.
e) Liderança.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
75
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
05. (FCC – TRT/PA – ANALISTA ADM – 2010) O processo administrativo possui quatro funções básicas – planejamento,
organização, direção e controle. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases:
a) análise dos resultados; definição de metas; ações de reforço para aplicação de boas práticas e acompanhamento.
b) definição de objetivos; acompanhamento da execução; avaliação e ações de melhoria.
c) acompanhamento da execução; identificação de inconformidades; definição de novos processos e implantação.
d) monitoração dos processos definidos; identificação de inconsistências; implantação e avaliação.
e) estabelecimento de padrões de desempenho; monitoração do desempenho; comparação do desempenho com o
padrão e ação corretiva.
GABARITO
01 02 03 04 05
D B A D E
Segundo Fidelis (2009, p. 34), a cultura de uma organização nasce através das crenças e valores de seus fundadores e,
ao longo do tempo, de seus dirigentes. Com isso são estabelecidas normas, regras, representações e valores que orientam
seus funcionários, mostrando como cada integrante das organizações deve se portar, apontando uma maneira de ser e de
fazer as coisas dentro da empresa.
Para Shein, a cultura organizacional é um padrão de assuntos básicos compartilhados que um grupo aprendeu como
maneira de resolver seus problemas de adaptação externa e integração interna, e que funciona bem a ponto de ser
considerado válido e desejável para ser transmitido aos novos membros como a maneira correta de perceber, pensar e sentir
em relação aos seus problemas.
Em palavras mais simples, podemos dizer que a cultura organizacional envolve os valores, as crenças e os padrões de
comportamento compartilhados pelos membros de uma organização.
É traduzida na forma como as pessoas se relacionam e executam seus trabalhos, muitas vezes guiadas por normas
informais, que não estão escritas em lugar algum, mas são reconhecidas como válidas por todos.
Cada organização possui uma cultura própria, já que a cultura decorre da trajetória específica de cada organização,
dos desafios e dificuldades enfrentados, das lideranças de destaque, dos sucessos alcançados. A história de cada organização
é que irá consolidar a sua cultura. Por sua vez, a cultura fornece uma visão compartilhada aos membros da organização sobre
a sua relação com a empresa e desta com o ambiente.
Assim, a cultura ajuda a estabelecer um sentimento coletivo de identidade na organização, pois as pessoas irão se
reconhecer nos mesmos valores. Ela pode, por exemplo, estar relacionada ao tipo de comprometimento estabelecido entre
os indivíduos e a organização.
Além disso, a cultura tem uma importante função, relacionada ao controle e à estabilidade. Controle porque propaga
valores e normas desejados, evitando comportamentos que poderiam ser negativos. Estabilidade porque a cultura é
duradoura e de difícil modificação, razão pela qual ela promove certa garantia de mudanças bruscas que poderiam trazer
prejuízos.
Valores organizacionais: referem-se à filosofia da empresa. Refletem a visão compartilhada de “como as coisas devem
ser”, dando uma sensação de direção comum para os seus membros.
Cultura gerencial: é um reflexo dos valores, voltado para o conceito de autoridade na organização, em termos de
estilos predominantes de liderança e maneiras de se solucionar os problemas.
Heróis organizacionais: São modelos de papéis que personificam o sistema de valores culturais e que definem o
conceito de sucesso na organização, estabelecendo um padrão de desempenho e motivando os integrantes da empresa.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
76
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Histórias e mitos da organização: São narrativas que organizam as crenças sobre a organização e seu sistema de
valores, que ajuda a compreender “como as coisas são feitas”. Os contadores de histórias da organização difundem o folclore
da corporação e dramatizam as façanhas dos heróis da empresa. Mitos são histórias contadas e não comprovadas.
Tabus e rituais da organização: Os rituais são as cerimônias especiais, de homenagem ou premiação, festas e reuniões
anuais, assim como os rituais diários (hora do cafezinho, reuniões de departamentos). Já os tabus transmitem a idéia dos
limites aceitáveis para os comportamentos e interações.
Símbolos culturais (cultura objetiva): artefatos materiais que representam a cultura da empresa. Envolvem
mobiliário, automóveis, ambiente de trabalho (escritórios abertos ou fechados, estacionamentos com vagas privativas) e
imagens (logotipo, estilo de vestuário).
A cultura de uma organização envolve elementos tangíveis e intangíveis. Os fatores tangíveis são aqueles concretos e
facilmente percebidos, como o estilo de vestuário, a organização dos ambientes de trabalho e as tecnologias de gestão, por
exemplo. Já os elementos intangíveis estão relacionados à questões mais subjetivas, ligadas às crenças, valores, símbolos,
regras não institucionalizadas e tabus. Bowditch e Buono chamam os elementos tangíveis de cultura organizacional objetiva e
os elementos intangíveis compõem a cultura organizacional subjetiva.
Outra forma de classificar os elementos da cultura organizacional é a divisão da cultura em três níveis. Prestem
atenção a esta classificação dos três níveis, pois ela pode ser cobrada em provas de concursos e foi, inclusive, objeto de parte
de uma questão discursiva no concurso do TCU em 2008. Bom, os níveis são os seguintes:
Artefatos: Nível mais superficial e perceptível da cultura. É aquilo que podemos notar facilmente a partir do que as
pessoas falam e como se comportam.
Valores compartilhados: É o segundo nível da cultura. “São os valores relevantes que se tornam importantes para as
pessoas e que definem as razões pelas quais elas fazem o que fazem. Funcionam como justificativas aceitas por todos os
membros”.
Pressuposições básicas: “Constituem o nível mais íntimo, profundo e oculto da cultura organizacional. São as crenças
inconscientes, percepções, sentimentos e pressuposições dominantes, muitas vezes não-escritas e nem sequer faladas.
As culturas organizacionais são tradicionalmente classificadas como culturas conservadoras e culturas adaptativas.
As culturas conservadoras são mais rígidas, difíceis de serem mudadas. Estão voltadas para o conservadorismo e a
manutenção do status quo. Já as culturas adaptativas são mais flexíveis e orientadas para a mudança e a inovação. Acredita-
se que no mundo globalizado e de mudanças constantes, as empresas que possuem uma cultura adaptativa têm maior
chance de alcançar o sucesso. Entretanto, a flexibilidade deve ser acompanhada de uma certa estabilidade, para que as
pessoas tenham um mínimo de segurança sobre os padrões de comportamento desejáveis.
“De um lado há necessidade de mudança e adaptação para garantir a atualização e modernização e, de outro, a
necessidade de estabilidade e permanência para garantir a identidade da organização. O Japão, por exemplo, é um país que
convive com tradições milenares ao mesmo tempo em que cultua e incentiva e mudança e a inovação constantes”.
Devemos conhecer também os conceitos de subculturas e contraculturas organizacionais.
Dentro de uma organização, apesar de haver uma cultura dominante, podemos ter culturas específicas de grupos
menores, que são as chamadas subculturas. Por exemplo, o departamento de RH de uma organização pode ter traços
culturais mais flexíveis e participativos do que do setor financeiro. Ou então, em um órgão público, podemos ter subculturas
diferentes para os servidores e os terceirizados. Assim, “as subculturas são grupos de pessoas com um padrão especial ou
peculiar de valores, mas que não são inconsistentes com os valores dominantes na organização”.
Já as contraculturas são entendidas como oposições explícitas à cultura organizacional dominante. São grupos
internos à organização e que desenvolvem valores explicitamente opostos aos valores dominantes ou hegemônicos. Os
grupos que desenvolvem as contraculturas podem se opor à estrutura de poder da cultura dominante.
A cultura organizacional, assim como a gestão das organizações, modifica-se com o tempo, já que também sofre
influência do ambiente externo e de mudanças na sociedade. Entretanto, a cultura de uma instituição também pode
influenciar essa mesma sociedade.
Em sua formação existem os princípios básicos da administração, sua filosofia e valores que indicam a direção para
guiar procedimentos, para ditar como as coisas devem acontecer.
Outra forte influência na formação da cultura de uma empresa é seu capital humano, seu pessoal. Cada indivíduo tem
uma forma de pensar, princípios e crenças diferentes. A junção dessas pessoas dentro de uma mesma organização leva a
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
77
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
uma condensação de todos esses pensamentos diferentes, formando uma só cultura para todos se guiarem. A cultura
dominante tem uma visão macro da organização e trata apenas dos valores centrais.
CLIMA ORGANIZACIONAL
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
78
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Refere-se às relações humanas dentro do trabalho que contribuem à satisfação/ insatisfação no mesmo. Segundo
Chiavenato:
“O clima organizacional reflete como as pessoas interagem umas com as outras, com os clientes e fornecedores
internos e externos, bem como o grau de satisfação com o contexto que as cerca. Ele pode ser agradável, receptivo,
caloroso, por um lado, ou desagradável, alienante, frio, por outro” (Chiavenato, 2004, p. 504).
O clima organizacional, de maneira simples, significa como a organização é sentida pelos seus funcionários a partir de
percepções sob um enfoque mais psicológico dos mesmos, gerando o estado de satisfação/insatisfação. Por exemplo,
quando uma organização passa por um período turbulento, com uma chefia autoritária e totalmente inflexível, isto trará um
clima organizacional péssimo à mesma, com funcionários desmotivados e sem compromisso, e vice-versa: uma chefia
apoiadora, preocupada com seus subordinados terá, ao seu lado, pessoas satisfeitas, motivadas e compromissadas.
Ao contrário do que muitos pensam, o clima organizacional, em geral, não é prioritariamente definido por fatores
mais óbvios como salário e condições físicas de trabalho. Muitos outros fatores interferem no clima, tais quais: desafios,
políticas de gestão de pessoas, reconhecimento, realização, eqüidade, estilo de liderança, relacionamentos interpessoais,
oportunidades de carreira (crescimento profissional), participação em programas de treinamento, bolsas de estudo,
ambiente de aprendizagem, calor humano, autonomia, estrutura, recompensas.
Também afetam o clima fatores individuais e fatores externos à organização. Por exemplo, se houver uma crise
econômica (fator externo), isto poderá afetar o clima.
A questão do clima é tão importante que muitas organizações que pagam excelentes salários possuem níveis de
rotatividade altíssimos, pois grande parte dos funcionários não se sente bem na organização e procura outras opções de
trabalho que lhe dêem maior satisfação pessoal e crescimento profissional. O clima interfere na motivação, na produtividade
e na satisfação do indivíduo no trabalho.
QUESTÕES DE CONCURSO
02. (FCC/TJ/AP/Analista Adm.) Em tempos de turbulência e instabilidade, a cultura organizacional de uma empresa deve
ser:
a) reestruturada através de técnicas de reengenharia para tornar a organização mais eficiente;
b) amplamente respeitada, pois sua manutenção é mais importante do que a adaptação da organização as mudanças
externas;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
79
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
c) deixada de lado, pois reflete a natureza conservadora de toda organização confrontada com os desafios da
globalização;
d) compreendida como um conjunto de valores, crenças e normas da organização que podem ser mobilizados para
enfrentar os desafios do ambiente externo;
e) constantemente atualizada através da introdução de tecnologia da informação, associada a métodos gerenciais
voltados à avaliação de competências.
04. (Cespe/MIN. ESPORTE/Administrador) As práticas e rituais, por constituírem a camada mais profunda da cultura
organizacional, são aspectos cuja mudança requer mais tempo, planejamento e cuidados.
Certo Errado
05. (FCC/TRT/PR/Analista Adm.) O conjunto de percepções, opiniões e sentimentos que se expressam no comportamento
de um grupo ou uma organização, em um determinado momento ou situação, é denominado:
a) liderança situacional;
b) padrão valorativo;
c) cultura organizacional;
d) clima organizacional;
e) cultura corporativa.
06. (FCC/TRT/242/MS/Anal. adm.) O estado de ânimo coletivo que os colaboradores de uma organização demonstram em
dado momento é denominado:
a) brainstorming;
b) cultura organizacional;
c) ciclos temporais;
d) clima interno;
e) benchmarking.
07. Em uma organização, diversas são as funções desempenhadas pela cultura organizacional. Uma dessas funções é
a) dificultar o comprometimento com algo maior do que os interesses individuais dos membros da organização,
fazendo com que cada um busque a autorrealização.
b) proporcionar um sentido de identidade aos seus membros, criando distinções entre uma organização e outra.
c) favorecer e estimular a instabilidade do sistema social, constituindo-se em um ativo para a dinâmica e crescimento
da organização.
d) favorecer o reconhecimento de que as pessoas possuem uma vida interior que alimenta um trabalho com
significado.
e) favorecer, nos membros da organização, uma percepção geral objetiva da organização, com base em fatores como
o grau de tolerância aos riscos.
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07
D D D E D D B
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
80
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
GERENCIAL – SIG
Conceitos Básicos:
• DADO: Qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a compensação de
determinado fato.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
81
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Alguns aspectos que podem fortalecer o sistema de informações gerenciais nas empresas
Vantagens básicas do sistema de informações gerenciais.
a) Envolvimento com o SIG. É um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
82
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
2. Decisão não programada – uma decisão tomada em resposta a uma situação isolada, mal definida, e, em grande
parte, desestruturada, com importantes consequências para a organização. As decisões estratégicas da organização, por
envolverem incertezas, podem ser consideradas decisões não programadas. Por exemplo: construir uma nova fábrica?
Desenvolver um novo produto? Trocar uma unidade de sede?
Características das decisões Não Programadas
Preparadas uma a uma para atacar problemas que as soluções padronizadas não conseguem resolver
Situações novas, que a organização está enfrentando pela primeira vez
Admitem diversas formas de resolver, cada uma com suas vantagens e desvantagens.
Necessitam de análises sucessivas, desde o entendimento do problema até a tomada de decisão.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
85
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Risco: situação na qual não é possível prever com certeza os resultados associados a cada alternativa, mas há informação
suficiente para estimar suas probabilidades de ocorrência. Assim, o risco é a probabilidade de algo acontecer e ter
impacto, normalmente negativo, nos trabalhos. Para estimar os riscos, as organizações utilizam ferramentas
probabilísticas, designando as chances ou não de um evento vir a acontecer. Em geral, quase toda decisão em uma
organização envolve um determinado nível de risco.
Incerteza: situação na qual a informação sobre as alternativas e suas consequências é incompleta e imprecisa. Assim, os
administradores não conseguem estimar os riscos associados a cada alternativa disponível. Com isso, o tomador de
decisão vai escolher uma alternativa sem conhecer totalmente as opções disponíveis ou sem ter certeza de seus
resultados. Normalmente, as decisões das organizações são tomadas com algum nível de incerteza.
Ambiguidade: condição na qual as metas a serem alcançadas ou o problema a ser resolvido não está claro, é difícil definir
as alternativas e as informações sobre os resultados não estão disponíveis. É como ter que desenvolver um projeto sem
receber diretrizes, orientações ou qualquer direção a seguir. Você não sabe o que deve fazer, qual problema deve ser
resolvido e quais os resultados esperados.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
86
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Como vimos acima, as decisões, em geral, são tomadas em um ambiente de racionalidade limitada. O modelo
clássico pode ser aplicado em raras exceções, uma vez que, em geral, as informações não são completas, ou não há tempo ou
capacidade para analisá-las.
Assim, os tomadores de decisão utilizam um conjunto de regras empíricas, conhecidas como princípios heurísticos,
que orientam implicitamente o julgamento do tomador de decisão. Ou seja, ao invés de tentar analisar todas as informações,
as pessoas costumam basear-se em informações pré-estabelecidas ou de fácil acesso.
Isso facilita a tomada de decisão, tornando-a mais rápida. Contudo, as pessoas podem sofrer o que chamamos de
armadilhas psicológicas na tomada de decisão, que são desvios psicológicos que geram tendências involuntárias e intuitivas,
levando à perpetuação de erros na avaliação de situações e decisões.
Para melhorar as suas decisões, os administradores devem aprender a reconhecer e a evitar essas armadilhas.
Segundo Hammond e Raiffa, apud Sobral e Peci, existem oito tipos de armadilhas psicológicas na tomada de decisão:
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
87
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Ancoragem: tendência de ancorar o julgamento em uma informação inicial, dificultando assim o ajuste diante de
informações posteriores. Lembram do famoso ditado “A primeira impressão é a que fica”? É mais ou menos isso.
Perpetuação do status quo: é o medo de mudar. Consiste na tendência a favorecer as alternativas que perpetuam a
continuidade e evitem a mudança. Nesse tipo de armadilha, quando estiver diante de duas alternativas, o tomador de
decisão tende a escolher aquela que não gera grandes mudanças.
Custo irrecuperável: tendência de fazer escolhas que justifiquem suas decisões passadas, mesmo que essas decisões
tenham se revelado erradas. É como decidir estudar para uma área e depois ver que o concurso que vocês esperavam vai
demorar vários anos. Ainda assim, você não deixa de estudar o material que já adquiriu, pois não quer reconhecer a
perda de dinheiro.
Evidência confirmadora: é a tendência de buscar informações que corroborem seu instinto ou seu ponto de vista e a
evitar informações que o contradizem. As decisões são baseadas em informações não confirmadas, mas, ainda assim,
assumidas, mesmo que de forma polêmica. O gerente quer tomar uma posição e, para isso, vai buscar somente as
informações que podem ajuda-lo.
Formulação do problema: está na forma como o problema é descrito. Às vezes, um mesmo problema pode ser descrito
de maneira diferente, levando a mesma pessoa a decidir de forma distinta, sem saber que se tratava da mesma situação.
Ou seja, um problema mal descrito pode gerar distorções e minar o processo decisório.
Excesso de confiança: tendência de confiar demais na precisão de suas previsões, o que pode levar a falhas no
julgamento e na avaliação de decisões.
Lembrança: tendência a valorizar os acontecimentos que estão presentes na memória. Ou seja, a pessoa decide com base
nas informações que estão “frescas” na memória.
Prudência: é o medo de errar, em especial em decisões muito importantes. Assim, as pessoas podem fazer estimativas e
projeções muito seguras ou muito conservadoras.
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
As pessoas nunca têm objetivos e interesses idênticos. As diferenças de objelivos e de interesses individuais sempre
produzem alguma espécie de conflito. O conflito é inerente à vida de cada indivíduo e faz parte inevitável da natureza
humana. Constitui o lado oposto da cooperação. A palavra conflito está ligada à discórdia, divergência, dissonância,
controvérsia ou antagonismo.
Além da diferença de objetivos e interesses, deve haver necessariamente uma interferência deliberada de uma das
partes envolvidas para que haja conflito. O conflito existe quando uma das partes - seja indivíduo ou grupo - tenta alcançar
seus próprios objetivos interligados com alguma outra parte e esta interfere na outra que procura atingir seus objetivos. A
interferência pode ser ativa (mediante ação para provocar obstáculos, bloqueios ou impedimentos) ou passiva (mediante
omissão ou deixar de fazer algo). Assim, o conflito é muito mais que um simples desacordo ou desavença: constitui uma
interferência ativa ou passiva, mas deliberada para impor um bloqueio sobre a tentativa de outra parte de alcançar os seus
objetivos. O conflito pode ocorrer no contexto do relacionamento entre duas ou mais partes: entre pessoas ou entre grupos
como conjuntos de pessoas, bem como entre mais de duas partes ao mesmo tempo.
Quando ocorre entre pessoas, o conflito individual pode ser:
• Interno: quando ocorre intimamente dentro de uma pessoa em relação a sentimentos, opiniões, desejos e
motivações divergentes e antagônicas. Quando a pessoa quer trabalhar em uma empresa porque esta lhe dá prestígio e
dinheiro, mas ao mesmo tempo não quer trabalhar na empresa porque não gosta do patrão. É o chamado conflito
psicológico ou intra-individual, de natureza íntima da pessoa. O conflito interno provoca um colapso nos mecanismos
decisórios normais, provocando dificuldade na escolha dentre várias alternativas de ação.
• Externo: quando ocorre entre uma pessoa e outra ou entre dois grupos de pessoas. É o chamado conflito social,
que ocorre entre pessoas ou grupos sociais com interesses ou objetivos antagônicos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
88
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
• Conflito percebido: ocorre quando as partes percebem e compreendem que o conflito existe porque sentem que seus
objetivos são diferentes dos objetivos dos outros e que existe oportunidade para interferência. É o chamado conflito
latente, que as partes percebem existir potencialmente.
• Conflito experenciado: quando o conflito provoca sentimentos de hostilidade, raiva, medo, descrédito entre uma parte e
outra. É o chamado conflito velado, quando é dissimulado, oculto e não manifestado externamente com clareza.
• Conflito manifesto: quando o conflito é expresso e manifestado pelo comportamento, que é a interferência ativa ou
passiva por pelo menos uma das partes. É o chamado conflito aberto, que se manifesta sem dissimulação entre as partes
envolvidas.
de ligação que podem ser exercidos pelo pessoal de ligação ou pelas equipes de trabalho intergrupais. São papéis
integradores cuja tarefa é coordenar o esforço dos grupos potencialmente conflitantes em direção aos objetivos
globais da empresa. Ao contrário do consultor de processo ou da terceira parte, que são passageiros, os papéis
integradores são parte permanente da organização. O gerente pode assumir papel integrador.serhpre que surgir a
necessidade de intervir nas condições estruturais como na dinâmica do conflito:
A maneira pela qual as partes reagem ao conflito e a maneira pela qual o conflito é solucionado produzem uma
influência sobre as percepções, os sentimentos.e os comportamentos que se seguem, bem como sobre a qualidade da
comunicação entre os grupos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
90
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
combinados para uma solução mais ampla e quando o compromisso de ambos os lados requer consenso. O negócio é
resolver para que ambas as partes ganhem e se comprometam com a solução.
EXERCÍCIOS:
01 - (FCC - 2015 - MANAUSPREV - Técnico Previdenciário) O processo de tomada de decisões, seja no âmbito
organizacional ou pessoal, normalmente é complexo e produz efeitos. A sequência que garante a eficácia e a
racionalidade do processo decisório é
a) o diagnóstico; a identificação do problema ou oportunidade; escolha da alternativa; implantação e avaliação da
decisão.
b) o diagnóstico; identificação do problema ou oportunidade; escolha da alternativa; avaliação da decisão e geração
de alternativas.
c) a identificação do problema ou oportunidade; geração de alternativas; escolha da alternativa; implantação e
avaliação da decisão.
d) a identificação do problema; geração de alternativas; diagnóstico; avaliação da decisão e escolha da alternativa.
e) a identificação do problema ou oportunidade; diagnóstico; geração de alternativas; escolha da alternativa e
avaliação da decisão.
03 – (FGV/2014/COMPESA/Administrador) Tomar decisões é identificar e selecionar um curso de ação para lidar com um
problema específico ou extrair vantagens em uma oportunidade. No ambiente de decisão, as condições de
incerteza, risco ou certeza são chamadas de:
a) definição da situação.
b) avaliação das preferências.
c) diagnóstico das causas.
d) estado de natureza.
e) atividades de escolha.
I. A tomada de decisão pode ser descrita como o ato de identificar e selecionar um curso de ação para lidar
com um problema específico.
II. As decisões são normalmente classificadas como programadas e não programadas. Porém, há aquelas que não se
enquadram em nenhuma das duas definições e são chamadas de decisões imprevisíveis ou baseadas em incerteza.
III. O planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer antes que a ação seja necessária.
05 - (FGV - 2014 - TJ-GO - Analista Judiciário - Administrador ) No processo de tomada de decisão, frequentemente são
usadas técnicas para agilizar e simplificar a escolha, conhecidas como heurísticas. Porém, apesar de serem úteis e
garantirem na maioria dos casos resultados satisfatórios, essas técnicas podem ser prejudicadas pelas denominadas
armadilhas psicológicas. Luiz Fernando, diretor de marketing de uma multinacional, foi questionado pelo diretor de
produção sobre a estimativa de vendas de certo produto na China, país no qual eles estavam iniciando suas
operações comerciais. Ao refletir sobre o cenário para elaborar uma estimativa, Luiz Fernando, que acabara de
analisar o relatório de vendas no mercado japonês, respondeu um número semelhante ao observado, sem perceber
que o contexto de atuação da empresa na China era completamente distinto do Japão. Baseando-se nos tipos de
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
91
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
armadilhas psicológicas definidas na literatura e que impactam no processo decisório, a falha incorrida por Luiz
Fernando foi relacionada à seguinte armadilha:
a) perpetuação do status Quo;
b) reflexo holístico;
c) ancoragem;
d) prudência;
e) generalização.
06 – (CESPE/2013/CNJ/Analista Judiciário) Com referência a organização e processo decisório, julgue os próximos itens.
De acordo com o modelo racional, um dos fatores que afeta a tomada de decisão é a limitação cognitiva do agente,
levando-o a tomar decisões satisfatórias, e não ótimas.
( ) Certo ( ) Errado
07. (ESAF - 2012 - Analista Tributário da Receita Federal) Na questão abaixo, selecione a opção que melhor representa o
conjunto das afirmações, considerando C para afirmativa correta e E para afirmativa errada.
I. As decisões programadas são tomadas em condições em que os dados são repetitivos, o ambiente é estático e
existe um alto grau de certeza, logo, baseadas em julgamentos pessoais.
II. As decisões não-programadas constituem novidades e tendem a ser tomadas dentro de regras altamente testadas
e rígidas.
III. À medida que alguém ascende na hierarquia organizacional, a sua capacidade de tomar decisões não-programadas
se torna mais necessária.
a) E-E-C
b) C-E-E
c) C-C-E
d) C-E-C
e) E-C–E
08 – (UFES – 2016 – ADMINISTRADOR) Deve-se a Herbert Simon, conhecido na Administração pelas suas contribuições
para o processo decisório administrativo estratégico e vencedor do Prêmio Nobel de Economia em 1978,
a) o entendimento de que não se pode ligar diretamente a forma pelo qual o pensamento e o cérebro humano
operam nos processos cognitivos.
b) a definição do conceito de paradigma racional em contraposição à ideia do processo decisório como paradigma
cognitivo.
c) o conceito de racionalidade ilimitada, a partir das inúmeras possibilidades que se apresentam em um processo
decisório organizacional.
d) a ideia de que é impossível falar em decisões maximizadoras ou, ainda, acreditar em decisões ótimas, perfeitas,
mas sim considerar apenas decisões satisfatórias.
e) o paradigma da racionalidade limitada, cuja premissa se sustenta pela capacidade de os indivíduos estarem aptos a
definir processos decisórios maximizadores, a partir da análise de cenários e dados previamente conhecidos e
controlados pela organização.
9 – (UFES – 2013 – ADMINISTRADOR) O Modelo Carnegie de tomada de decisão surgiu com as pesquisas realizadas,
principalmente, por Herbert Simon. De acordo com esse Modelo Carnegie, as soluções e decisões tomadas pelos
gestores são:
a) Satisfatórias.
b) Ótimas.
c) Excelentes.
d) Perfeitas.
e) One Best Way.
10 – (UFC – 2015 – ASSISTENTE) Qual relação existe entre um problema na organização, o tipo de decisão e os níveis
gerenciais? Assinale a afirmativa mais adequada a essa relação.
a) Gerentes de nível intermediário lidam com mais frequência com problemas não estruturados e não tomam
decisões.
b) Gerentes dos níveis mais baixos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e não tomam
decisões.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
92
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
c) Gerentes dos níveis mais baixos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e tomam
decisões programadas.
d) Gerentes dos níveis mais altos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e tomam
decisões programadas.
e) Gerentes dos níveis mais altos lidam com mais frequência com problemas bem estruturados e somente tomam
decisões não-programadas.
11. (FCM - 2016 - Pref. de Barbacena - Tecnólogo) De acordo com Robbins (2009), as fontes de conflitos interpessoais são
derivadas de falhas de dado processo, o qual constitui uma das forças mais restritivas ao bom desempenho em grupo.
Transferência de significados entre membros, transmissão de informações e ideias, alcance de significados e
compreensões são características desse importante processo. Segundo o autor, há registros de que acidentes terríveis
de avião estão diretamente relacionados a problemas de entendimento sobre as instruções entre os pilotos da
aeronave e os controladores de tráfego aéreo.
O pressuposto não declarado no texto refere-se ao processo de
a) feedback.
b) significação.
c) comunicação.
d) comportamento.
12. (FCC - 2016 - Copergás - Administrador) Considere que em determinada organização tenha se instalado um conflito
entre dois grupos de colaboradores, cada um deles identificado com uma visão específica sobre a melhor estratégia
para a consecução dos objetivos traçados no plano de metas aprovado para a equipe na qual atuam. Para a gestão do
conflito instalado, foi proposta a adoção da abordagem estrutural, que procura
I. minimizar as diferenças entre os grupos, identificando objetivos que possam ser compartilhados por eles.
II. reduzir a diferenciação dos grupos por meio do reagrupamento de indivíduos, de maneira que os grupos
conflitantes se tornem parte de uma unidade maior.
III. reduzir o conflito por meio da modificação do processo e intervenção no objeto do conflito.
13. A estratégia de evitar o conflito é a melhor maneira de garantir o “ganha-ganha” quando uma das partes não quer
negociar.
( ) Certo ( ) Errado
14. Em situações vitais para o bem-estar da organização, a competição é a estratégia mais adequada para o gerenciamento
de conflito no caso de uma das partes saber que está com razão.
( ) Certo ( ) Errado
15. Denomina-se abordagem processual a estratégia de resolução de conflito embasada na modificação das condições
antecedentes desse conflito.
( ) Certo ( ) Errado
16. Nas organizações, cabe à área de recursos humanos garantir o equilíbrio nas relações entre os funcionários e a
organização, e sua ação envolve o gerenciamento de potenciais conflitos, do que é exemplo a percepção negativa de
funcionários que não são recompensados de forma compatível com o seu trabalho na organização.
( ) Certo ( ) Errado
17. Aquele que utiliza a estratégia da acomodação para gerenciar conflitos satisfaz os interesses do outro em detrimento
dos próprios interesses.
( ) Certo ( ) Errado
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
93
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
E C D C C E A D A C
11 12 13 14 15 16 17
C E E E C C
Muitos são os estudos sobre mudanças organizacionais e muitos são os movimentos que se sucederam nesta área
desde o desenvolvimento organizacional (DO) até, mais recentemente, a gestão do conhecimento que procuram explicar as
ações e reações dos processos de transformação. Segundo Judson (1980), mudança é qualquer alteração iniciada pela
administração na situação ou no ambiente do trabalho, podendo ser a introdução de nova tecnologia, controle eletrônico de
horário, modificações no layout do escritório, no fluxo de trabalho, de documentos e outras modificações. Já Cury (1992)
define mudança organizacional como qualquer alteração significativa, articulada, planejada e operacionalizada por pessoal
interno ou externo à organização, que tenha apoio e supervisão da administração superior e atinja, integradamente, os
componentes de cunho comportamental, estrutural, tecnológico e estratégico.
Corroborando com os autores acima, Montana e Charnov (1998) descrevem a mudança como o processo de
transformação do comportamento de um indivíduo ou de uma organização, para uma adequação às novas condições
ambientais.
Dessa forma pode-se constatar que a mudança engloba o futuro, o desconhecido, e, com isso, causa sensação de
incerteza. Cada ação de mudança provoca uma reação que poderá impulsionar mais mudanças, provocando um efeito em
cadeia de eventos futuros. Segundo Montana e Charnov (1998) existem duas forças que fazem pressão para que as
mudanças aconteçam: forças externas e forças internas. As forças externas são aquelas relativas aos desejos e necessidades
dos clientes, à concorrência, mudanças nas leis ou regulamentações, e novas tecnologias, tais como, sensores óticos,
automação, robotização e outras. As forças internas são relativas à estrutura formal e informal da organização. A estrutura
formal engloba desde o sistema de controle de autoridade, até os sistemas de recompensas que influenciam a produtividade
e a tomada de decisão. A estrutura informal é representada pelas pessoas, que exercem pressões, a favor ou contra, para
melhores condições de trabalho, melhores salários, mais participação nos processos da organização, entre outras
manifestações.
Neste sentido, Oliveira (1994) descreve os seguintes fatores influenciadores do processo de mudança: mutações
ambientais e necessidades mercadológicas; história e experiências de mudanças passadas; estratégia, objetivos, desafios e
políticas; e comportamento. Para ele, este último fator é crucial no processo de mudança, pois está engloba
condicionamento do comportamento dos indivíduos e a cultura da organização. Como resultado, o indivíduo apresenta
diferentes atitudes perante as pessoas e o sistema considerado. Assim, se houver uma crença de que a mudança pode criar
problemas , as pessoas envolvidas serão desfavoráveis, passivos ou mesmo rejeitarão às mudanças.
O questionamento que se impõe é: como saber quando uma empresa começa a mudar?
Processo de Mudança
Segundo Schein (1982), o processo de mudança compõe-se de quatro fases:
A) percepção;
B) mudança de atitude;
C) mudança de comportamento; e,
D) fixação do novo comportamento.
A fase de percepção é o ponto de partida para qualquer mudança e, está relacionado ao momento de tomada de
consciência de que algo não vai bem ou não acontece de acordo com as nossas expectativas. A mudança de atitude está
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
94
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
relacionada ao descongelamento, ou seja, a pessoa muda e aceita com humildade, que não sabe tudo e que comete erros,
passando a adotar nova atitude e a compreender e aceitar os comportamentos nos outros. A mudança de comportamento
implica na externalização sustentada de algo que já foi decidido, aprendido ou realizado. Esta fase se concretiza com a
implementação de ações. E, por último, a fase de fixação do novo comportamento diz respeito à habilidade de aprender a
aprender, ou seja, a pessoa perde o medo de mudar.
Mohrman e Mohrman (1995) defendem que o aprendizado organizacional ocorre quando a organização é capaz
de alterar seus padrões de desempenho a fim de antecipar e/ou reagir à mudança ambiental, ao acrescentar novos padrões
de atividade descartando aqueles que não são mais necessários e/ou desenvolvendo mecanismo de percepção que
permitam a equiparação com eventos ambientais, ou seja, a capacidade da empresa em mudar.
Os conceitos de aprendizagem organizacional apresentam uma versão singular para o processo de mudança
organizacional. Segundo Senge (1998), learning organization são organizações nas quais as pessoas aprimoram
continuamente suas capacidades para criar o futuro que realmente gostariam de ver surgir. Defende ainda que as mudanças
fundamentais no mundo dos negócios sempre estiveram relacionadas às pessoas. Para ele, a learning organization está
fundamentada em cinco disciplinas, definidas como programas permanentes de estudo e prática que objetivam adquirir as
capacidades fundamentais para a organização: o Domínio Pessoal, os Modelos Mentais, a Visão Compartilhada, o
Aprendizado em Equipe e o Pensamento Sistêmico. Essa última, a quinta disciplina, irá mudar os sistemas com maior eficácia
e agir mais de acordo com os processos do mundo natural e econômico.
Assim, no enfoque da learning organization, as mudanças caminham lado a lado com o aprendizado criando raízes,
em vez de serem transitórias. As mudanças e a aprendizagem organizacional são processos interagentes e complementares
que levam ao desenvolvimento da organização, pois o benefício maior é possibilitar a melhoria e a aceleração da capacidade
da organização de aprender e de colocar em prática as mudanças necessárias para sua maior competitividade e
sobrevivência.
Mudanças ocorrem diariamente nas organizações, podendo ser provocadas por projetos, planejadas,
espontaneamente ou surgirem por negligência. Oliveira (1996) define organização como um sistema sócio-técnico aberto
composto pelos subsistemas técnico-administrativo e psicossocial, sofrendo influências dos resultados produzidos por estes
subsistemas. O subsistema psicossocial, representado pelas pessoas da organização, indica a saúde da organização, enquanto
que o subsistema técnico-administrativo, representa a eficácia e aceitação de seus produtos, bens e serviços, pelo ambiente.
Ainda segundo o autor, a maior parte do subsistema técnico-administrativo fica na parte visível do iceberg organizacional,
enquanto o subsistema psicossocial corresponde à parte invisível, onde ocorrem as transações indivíduo/empresa, o que
dificulta a sua identificação.
Com isso verifica-se que o processo de mudança organizacional abrange tanto o subsistema técnico-administrativo
quanto o subsistema psicossocial. Por esta razão devem ser considerados todos os elementos da organização, pessoas,
materiais, estrutura e processos, de forma a reconhecer todas as forças que pressionam as alterações, bem como aquelas
que são contrárias e resistem as mudanças.
Resistência a mudança
Em termos gerais, as mudanças provocam algum efeito sobre as pessoas. A simples expectativa de mudar pode
ocasionar atitudes de aceitar, ignorar ou de resistir às transformações. Segundo Oliveira (1996), as mudanças podem ser de
ordem econômica, como salário e benefícios; organizacionais, tais como modificações de poder, autonomia ou ainda carga
de trabalho; e, sociais, como alterações no relacionamento chefia e subordinados.
Segundo Kotter e Schlesinger (1986), todas as pessoas que são afetadas pela mudança experimentam algum tipo
de tumulto emocional. Assim, mesmo que as mudanças pareçam ser positivas, elas despertam algumas incertezas, levando a
reações de indivíduos ou grupos, de forma passiva, agressiva ou aceitação.
Diante disso, esses autores relacionaram quatro razões mais comuns pelas quais as pessoas resistem às mudanças,
são elas:
A) interesse próprio;
B) compreensão errônea e perda de confiança;
C) avaliações diferenciadas; e,
D) baixa tolerância às mudanças.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
95
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A primeira razão está relacionada ao sentimento de que algo de valor será perdido, ou seja, o foco nos interesses
pessoais em relação aos da organização. A segunda razão está relacionada ao fato que as pessoas resistem a mudança
quando elas não compreendem suas implicações e percebem que perderão mais do que ganharão, e, assim, perdem a
confiança em quem inicia a mudança. A terceira razão prende-se ao fato que as pessoas podem avaliar a mudança de forma
diferente daqueles que a iniciam. E a ultima razão baseia-se no fato de que as pessoas sentem que nunca estarão aptas para
desenvolver novas habilidades requisitadas a elas.
Ainda nesta ordem, em estudo mais recente Boyett (1999) apresenta seis razões mais comuns das causas de
resistências à mudança organizacional, tais como:
A) percepção de resultado negativo;
B) medo de assumir mais trabalho;
C) mudar de hábitos;
D) falta de comunicação;
E) incapacidade de alinhar a organização como um todo; e,
f) necessidade de reagir contra.
Em decorrência, surgem os mais variados jargões, como “nunca fizemos isso antes”; “isso nunca foi tentado”; “já
tentamos isso antes”; “fazemos desse jeito há 25 anos”; “isso não vai funcionar”; “por que mudar?”; “está bom assim” , entre
outras.
Com o objetivo de auxiliar a organização a lidar com a mudança influenciando positivamente os indivíduos e
grupos envolvidos, Kotter e Schlesinger (1986) desenvolveram seis estratégias que utilizadas de maneira apropriada podem
vencer a resistência à mudança.:
1. Educação e comunicação: pode superar a resistência desde que as pessoas sejam educadas e preparadas
antecipadamente para a mudança. O processo de educação e comunicação envolve reuniões, discussões, apresentações a
grupos, relatórios e outras mídias.
2. Participação e envolvimento: os agentes da mudança envolvem as pessoas em algum aspecto do projeto e sua
implementação, neutralizando a resistência com um esforço participativo de todos na mudança.
3. Facilitação e apoio: inclui aconselhamento, treinamento interno nas novas funções, planos de desenvolvimento e
aquisição de novos conhecimentos e habilidades para preparar as pessoas para a inovação.
4. Negociação e acordo: lida com a resistência oferecendo incentivos aos resistentes ativos ou potenciais para compensar a
mudança. Constitui-se numa forma de barganha que é indicada quando fica claro que alguém vai sair perdendo com o
resultado da mudança.
5. Manipulação e cooptação: significa a utilização seletiva de informações e/ou dar a um de seus líderes um papel
importante no projeto ou na implementação da mudança.
6. Coerção explícita e implícita: a mudança é tratada de forma coercitiva através da ameaça como perda de cargo, demissão
ou transferência.
De acordo com estes autores, não se pode subestimar as reações das pessoas e o fato de como elas podem
influenciar positiva ou negativamente a implantação da mudança. Um dos erros mais comum é utilizar apenas uma única
destas abordagens independentemente da situação. Elas devem ser aplicadas inteligentemente e em combinações
diferentes, com bastante sensibilidade para obter vantagens de seus pontos fortes e limitações levando a resultados realista
da situação, exigindo um processo de mudança planejado.
O processo de mudança
Constata-se, então, que o processo de mudança é uma passagem do hoje para o amanhã, que envolve forças
positivas e negativas, as quais devem ser identificadas e tratadas adequadamente, permitindo que a mudança se efetive.
Neste sentido, Chiavenato (1996) descreve a Teoria do Campo de Forças de Kurt Lewin, refletindo que o comportamento
organizacional é resultante da confrontação entre forças impulsionadoras, que promovem mudanças e as forças restritivas,
que procuram manter o status quo, evitando qualquer situação de mudança. Assim, enquanto que as forças impulsionadoras
empurram a organização em determinada direção, as forças de restrição procuram conter, reduzir ou anular as forças de
impulso. Na realidade, Kurt Lewin, adverte que as forças impulsionadoras podem despertar e ativar as forças de restrição, e é
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
96
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
por isto que nem sempre as forças impulsionadoras são as que melhor proporcionam aumento do desempenho
organizacional, conforme ilustrado na figura abaixo. Muitas vezes, é a redução das forças restritivas o meio mais eficaz de
encorajar mudanças e aumentar o desempenho da organização.
Dessa forma, baseado na teoria do campo de força, pode-se afirmar que um programa de mudança planejada
destina-se a criar ou aumentar as forças impulsionadoras de mudança na organização e, ao mesmo tempo, remover ou
enfraquecer as forças restritivas ou de resistências à mudança.
As forças impulsionadoras são representadas por variadas estratégias de mudança e inovação organizacional,
enquanto que as Forças Restritivas podem ser reunidas, para fins técnicos-didáticos em três grupos básicos:
A) forças oriundas da cultura organizacional;
B) forças oriundas de interesses pessoais; e,
C) forças oriundas de percepções diferentes dos objetivos da organização.
Segundo Chiavenato (1996) muitos esforços de mudança falham por duas razões, geralmente, as pessoas são
desfavoráveis ou inábeis para mudar atitudes ou comportamentos estabelecidos há longo tempo, ou seja, há pessoas que
não aceitam a mudança por alguma razão pessoal ou grupal, ou as pessoas não sabem incorporar a mudança por não
poderem ou não saber fazê-lo. Assim, descreve o modelo sequencial do processo de mudança que envolve três fases,
desenvolvido por Kurt Lewin, com base na teoria do campo de forças: o descongelamento, a mudança e o recongelamento.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
97
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
mudança tenha sucesso é necessário que as pessoas se libertem das práticas antigas, a mudança de atitude e o
recongelamento do novo procedimento, ou seja, aprender e agir num ciclo contínuo.
Nos estudos de mudança organizacional observa-se que esta somente ocorrerá de fato quando aumentarem as
forças de apoio e suporte e/ou quando se reduzirem às forças de resistências e oposição. Assim, Kotter (1997) desenvolveu
um método aplicável a qualquer tipo de transformação organizacional que visa minar as resistências à mudança envolvendo
oito etapas:
A) estabelecimento de um senso de urgência;
B) criação de uma coalizão administrativa;
C) desenvolvimento de uma visão e estratégia;
D) comunicação da visão da mudança;
E) investimento de empowerment os funcionários para ações abrangentes;
f) realização de conquistas em curto prazo;
g) a consolidação de ganhos e produção de mais mudanças; e,
h) estabelecimento de novos métodos na cultura.
O mesmo autor salienta a importância de manter a sequência do processo para que a mudança seja bem sucedida,
podendo ocorrer normalmente várias fases ao mesmo tempo, porém ignorar uma única etapa ou adiantar-se demais sem ter
uma base sólida quase sempre gera problemas, e corre-se o risco de começar de novo.
Segundo Lawrence (1986) os processo de mudanças apresentam um aspecto técnico e outro social. O aspecto
técnico da mudança é feitura de uma modificação mensurável nas rotinas físicas do trabalho. O aspecto social da mudança
refere-se ao modo como aqueles por ela afetados pensam que ela irá alterar seus relacionamentos estabelecidos na
organização, sendo que, segundo resultados de pesquisas realizadas pelo autor, a variável que determina o padrão de
comportamento frente à mudança é o resultado social, ou seja, as pessoas não resistem à mudança técnica, mas, sim, à
consequente mudança em seu relacionamento humano.
Em relação ao processo de mudança proposto por Kotter (1997), pode-se verificar que as quatro primeiras etapas
são relacionadas ao processo de descongelamento do padrão atual. As etapas de cinco a sete apresentam práticas novas e
relacionam-se a mudança efetivamente. E a última etapa estabelece as mudanças na cultura corporativa e auxilia a sua
implementação, ou seja, o recongelamento, a incorporação do novo padrão de comportamento. O método apresentado
deverá influenciar as forças de mudança positivas, negativas ou ambas, no sentido de auxiliar a transformação a ser aceita e,
consequentemente, integrada às novas práticas, considerando ainda os aspectos sociais da mudança.
Assim, a partir do conhecimento das forças atuantes para a transformação e dos objetivos fins, poderá então, ser
selecionada a estratégia mais adequada e desenhar o processo de mudança atendendo um processo de adaptação às novas
exigências do mercado.
OBSERVAÇÃO: Mudança, segundo Chiavenato, pode ser definida como a transição de uma situação para outra
diferente ou a passagem de um estado para outro diferente. Nesse sentido, mudança representa uma ruptura, uma
transformação, uma interrupção, e também uma perturbação.
As empresas e as pessoas devem ter a habilidade de lidar com mudanças, é fundamental nos dias de hoje. Tudo
hoje em dia deve ser ágil, flexível, adaptável e criativo. É preciso reorganizar empresas para lidar com a competitividade
existente no mundo globalizado.
O futuro é incerto, mas sabe-se muito bem que a mudança é constante. Lewin propôs um processo de mudança
que é aplicável tanto a pessoas, quanto a grupos e organizações.
Exemplos de forças impulsionadoras: desejo de mudar, vontade de melhorar, novas ideias, criatividade, inovação,
inconformismo com o presente.
Exemplos de forças restritivas ou impeditivas: desejo de ficar, vontade de manter o “status quo” (a situação
atual), velhas ideias, conservadorismo, rotina, conformismo com o presente, medo.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
98
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Independente da quantidade de forças negativas e forças positivas (ambas sempre existirão), é fundamental que o
processo seja executado de forma planejada.
QUESTÕES DE CONCURSOS
02. O modelo do processo de mudança organizacional proposto seminalmente por Kurt Lewin e aplicado a organizações
envolve três grandes etapas distintas, sendo estas apresentadas na seguinte ordem do processo:
A) Preparação, Divulgação e Mudança.
B) Mudança, Reforço e Consolidação.
C) Mudança, solidificação e estratificação.
D) Descongelamento, Sublimação e Alteração.
E) Descongelamento, Mudança e Recongelamento.
06. A mudança nas concepções sobre a administração se faz obrigatória pelas mudanças que estão ocorrendo em nosso
dia-a-dia. Pode-se dizer que a sentença que melhor representa as novas ideias a respeito da administração é:
a) Somente os gerentes administram;
b) Chefes mandam e subordinados obedecem;
c) Administração e gerentes são sinônimos;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
99
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
08. Em qualquer organização, as forças geradoras de mudanças devem ser procuradas somente no ambiente externo, e o
impacto dessas forças depende tanto de sua natureza e intensidade, quanto da capacidade de a organização
enfrentá-las.
( ) Certo ( ) Errado
09. Entre as ações relevantes que devem ser realizadas por gestores de mudanças, inclui-se o mapeamento dos impactos
gerados por uma mudança, para atuação focada e eficaz, e o alinhamento da estrutura da empresa à nova rotina
organizacional.
( ) Certo ( ) Errado
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09
A E B A C D E E C
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
100
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A autoridade não mais tem origem no soberano e sim no cargo que a pessoa ocupa na organização e a obediência é
devida às leis e aos regulamentos, formalmente definidos. Qualquer organização ou grupo que se baseie em leis racionais é
uma burocracia.
O tipo ideal de burocracia, segundo Weber, apresenta como características principais:
- o caráter racional-legal das normas e regulamentos, caráter formal das comunicações, profissionalização, ideia de
carreira, hierarquia funcional e disciplina, impessoalidade, o formalismo, divisão do trabalho, competência técnica e
meritocracia, rotinas e procedimentos padronizados, separação da propriedade.
Weber distinguiu três tipos de autoridade ou dominação:
• tradicional – transmitida por herança, conservadora;
• carismática – baseada na devoção afetiva e pessoal e no arrebatamento emocional dos seguidores em relação à pessoa
do líder;
• racional legal ou burocrática – baseada em normas legais racionalmente definidas e impostas a todos.
Para Weber, a burocracia é a organização eficiente por excelência e para conseguir essa eficiência, precisa detalhar
antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas.
Teve como pano de fundo o liberalismo econômico, que pregava que o Estado deveria se restringir a suas funções
típicas (defesa nacional, aplicação da justiça, elaboração de leis, diplomacia, etc.). Todavia, não conseguiu eliminar
completamente o Patrimonialismo, passando os dois modelos a subsistirem juntos. A autoridade burocrática não se
confunde com a autoridade tradicional.
Os controles administrativos visando evitar a corrupção e o nepotismo são sempre a priori.
Por outro lado, o controle - a garantia do poder do Estado – transforma-se na própria razão de ser do funcionário. Em
consequência, o Estado volta-se para si mesmo, perdendo a noção de sua missão básica, que é servir à sociedade. A
qualidade fundamental da administração burocrática é a efetividade no controle dos abusos; seu defeito, a ineficiência, a
auto referência, o clientelismo e o fisiologismo. Esse modelo surgiu com o advento do Departamento Administrativo de
Serviço Público – DASP, em 1938, com objetivos de centralização das atribuições de reforma e de reorganização do setor
público e a racionalização de métodos e processos administrativos.
Voltado cada vez mais para si mesmo, o modelo burocrático tradicional vinha caminhando para um sentido contrário
aos anseios dos cidadãos. A incapacidade de responder às demandas destes, a baixa eficiência de suas estruturas, aliadas a
captura do Estado por interesses privados e ao processo de globalização e de transformações tecnológicas, desencadearam a
CRISE DO ESTADO, cujas manifestações mais evidentes foram:
• CRISE FISCAL: perda em maior grau de crédito público e incapacidade crescente do Estado de realizar uma poupança
pública que lhe permitisse financiar políticas públicas, devido principalmente à grave crise econômica mundial dos anos
70 e 80.
• ESGOTAMENTO DAS FORMAS DE INTERVENÇÃO DO ESTADO: crise do “Estado de Bem Estar Social” ou “Welfare State”
no 1º mundo, o esgotamento da industrialização por substituição de importações nos países em desenvolvimento e o
colapso do estatismo nos países comunistas.
• OBSOLESCÊNCIA NA FORMA BUROCRÁTICA DE ADMINISTRAR O ESTADO: serviços sociais prestados com baixa
qualidade, ineficientes e com custos crescentes. Era preciso urgentemente aumentar a eficiência governamental. Este
cenário impulsionou o surgimento de um novo modelo de administração pública, mais preocupado com os resultados e
não com procedimentos e que levava em consideração sobretudo a eficiência: produzir mais aproveitando ao máximo os
recursos disponíveis, com a maior produtividade possível. O Estado teria que inovar, ser criativo, e se aproximar mais dos
princípios que regem a Administração de Empresas Privadas, reduzindo custos e maximizando resultados.
Disfunções da Burocracia
Perrow afirmava que o tipo ideal de Weber nunca é alcançado, porque as organizações são essencialmente sistemas
sociais, feito de pessoas, e as pessoas não existem apenas para as organizações. Estas têm interesses independentes e levam
para dentro das organizações em que trabalham toda a sua vida externa. Além disso, a organização burocrática que Weber
idealizou parece servir melhor para lidar com tarefas estáveis e rotinizadas. Não trata as organizações dinâmicas, para as
quais a mudança é constante, somente as organizações mecanicistas, orientadas basicamente para as atividades
padronizadas e repetitivas. Perrow apontou quatro disfunções da burocracia:
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
101
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
PARTICULARISMO: as pessoas levam para dentro das organizações os interesses do grupo de que participam fora dela.
SATISFAÇÃO DE INTERESSES PESSOAIS: utilização da organização para fins pessoais do funcionário.
EXCESSO DE REGRAS: as burocracias exageram na tentativa de regulamentar tudo o que for possível a respeito do
comportamento humano, criando regras em excesso e muitos funcionários ficam encarregados de fiscalizar o
cumprimento das mesmas.
HIERARQUIA: para Perrow seria a negação da autonomia, liberdade, iniciativa, criatividade, dignidade e independência.
Seria a maior responsável pela resistência às mudanças, as quais atrapalham o comodismo dos que estão no topo da
hierarquia.
Merton também critica o modelo weberiano que, em sua opinião, negligencia o peso do fator humano e não são
racionais como ele retrata. Para ele, as principais disfunções da burocracia são:
EXAGERADO APEGO AOS REGULAMENTOS E SUPERCONFORMIDADE ÀS ROTINAS E PROCEDIMENTOS: as regras passam
a se transformar de meios em objetivos. O funcionário esquece que a flexibilidade é uma das principais características de
qualquer atividade racional. Trabalha em função do regulamento e não em função dos objetivos organizacionais.
EXCESSO DE FORMALISMO E PAPELÓRIO: devido à necessidade de se documentar por escrito todas as comunicações e
procedimentos.
RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS: o funcionário, por se tornar um mero executor de rotinas e procedimentos definidos, passa
a dominar seu trabalho com segurança e tranquilidade. Qualquer possibilidade de mudança que surja no horizonte passa
a ser interpretada como ameaça a sua posição e, portanto, altamente indesejável. Tal resistência pode ser manifestada
de forma velada e discreta ou ativa e agressiva.
DESPERSONALIZAÇÃO DO RELACIONAMENTO: o chefe não considera mais os funcionários como indivíduos, mas sim
como ocupantes de cargos, sendo conhecidos pelo título do cargo e até mesmo pelo nº interno que a organização lhes
fornece.
CATEGORIZAÇÃO COMO BASE DO PROCESSO DECISORIAL: a burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da
autoridade, ou seja, na burocracia quem toma as decisões são as pessoas que estão no mais alto nível da hierarquia,
mesmo que não saibam nada do assunto, visto que são os únicos com real poder de decisão.
UTILIZAÇÃO INTENSIVA DE SINAIS DE STATUS: identifica os que estão no topo da hierarquia, tais como broches, tamanho
de sala ou de mesa, pode ser interpretada como excessiva, prejudicial, visto que os funcionários que não as dispõem
podem se sentir desprestigiados, em situação inferior aos demais, perdendo motivação e diminuindo sua produtividade.
c) Gerencial: emerge na segunda metade do século XX, como resposta, de um lado, à expansão das funções
econômicas e sociais dos Estados e, de outro ao desenvolvimento tecnológico e à globalização da economia mundial.
No começo da década de 80, o modelo gerencial puro, denominado managerialism ou gerencialismo, sugeriu três
providências básicas:
CORTE DE GASTOS: inclusive de pessoal;
AUMENTO DA EFICIÊNCIA: com a introdução da lógica da produtividade existente no setor privado;
ATUAÇÃO MAIS FLEXÍVEL DO APARATO BUROCRÁTICO.
A reforma do aparelho do Estado passa a ser orientada predominantemente pelos valores da eficiência e qualidade na
prestação de serviços públicos e pelo desenvolvimento de uma cultura gerencial nas organizações. A forma de controle deixa
de basear-se nos processos (meios) para concentrar-se nos resultados (fins).
A administração pública gerencial constitui um avanço e até certo ponto um rompimento com a administração pública
burocrática. Isto não significa, entretanto, que negue todos os seus princípios. Pelo contrário, a administração pública
gerencial está apoiada na anterior, da qual conserva, embora flexibilizando, alguns dos seus princípios fundamentais, como a
admissão segundo rígidos critérios de mérito, a existência de um sistema estruturado e universal de remuneração, as
carreiras, a avaliação constante de desempenho, o treinamento sistemático. A diferença fundamental está na forma de
controle, que deixa de basear-se nos processos para concentrar-se nos resultados, e não na rigorosa profissionalização da
administração pública, que continua um princípio fundamental.
O modelo gerencial busca a inserção e o aperfeiçoamento da máquina administrativa voltada para a gestão e a
avaliação a posteriori de resultados em detrimento ao controle burocrático e a priori de processos. Enquanto a administração
burocrática pressupõe uma racionalidade absoluta, a administração gerencial pensa na sociedade como um campo de
conflito, cooperação e incerteza. Seu marco inicial surgiu na década de 60 com a publicação do decreto-lei nº 200/67.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
102
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Na administração pública gerencial a estratégia volta-se para a definição precisa dos objetivos que o administrador
público deverá atingir em sua unidade, para a garantia de autonomia do administrador na gestão dos recursos humanos,
materiais e financeiros que lhe forem colocados à disposição para que possa atingir os objetivos contratados, e para o
controle ou cobrança a posteriori dos resultados.
No plano da estrutura organizacional, a descentralização e a redução dos níveis hierárquicos tornam-se essenciais. Em
suma, afirma-se que a administração pública deve ser permeável à maior participação dos agentes privados e/ou das
organizações da sociedade civil e deslocar a ênfase dos procedimentos (meios) para os resultados (fins).
A administração pública gerencial vê o cidadão como contribuinte de impostos e como cliente dos seus serviços. O
paradigma gerencial contemporâneo, fundamentado nos princípios da confiança e da descentralização da decisão, exige
formas flexíveis de gestão, horizontalização de estruturas, descentralização de funções, incentivos à criatividade.
Questão comentada
(CESPE / CAPES / Assistente em Ciência e Tecnologia I) No que se refere à evolução da administração pública no Brasil,
julgue os itens seguintes.
A administração pública gerencial preserva o controle de procedimentos apregoado pela burocracia, incrementando-o com
indicadores de desempenho.
Errada. O principal controle da Administração Gerencial é o dos resultados, o posteriori. Os indicadores de desempenho
servem para medir os resultados das ações do governo, como a eficiência, eficácia, efetividade, excelência, economicidade e
execução.
O Paradigma Pós-Burocrático
O paradigma gerencial contemporâneo, fundamentado nos princípios da confiança e da descentralização da decisão,
exige formas flexíveis de gestão, horizontalização de estruturas, descentralização de funções, incentivos à criatividade.
Contrapõe-se à ideologia do formalismo e do rigor técnico da burocracia tradicional. À avaliação sistemática, a recompensa
pelo desempenho e a capacitação permanente, que já eram características da boa administração burocrática, acrescentam-
se os princípios da orientação para o cidadão-cliente; do controle por resultados, e da competição administrada.
No presente momento, uma visão realista, da reconstrução do aparelho do Estado em bases gerências deve levar em
conta a necessidade de equacionar as assimetrias de correntes da persistência de aspectos patrimonialistas na administração
contemporânea, bem como dos excessos formais e anacronismos do modelo burocrático tradicional. Para isso, é
fundamental ter clara a dinâmica da administração racional-legal ou burocrática. Não se trata simplesmente de descartá-la,
mas sim de considerar os aspectos em que está superada e as características que ainda se mantêm válidas como formas de
garantir efetividade à administração pública.
O modelo gerencial tornou-se realidade no mundo desenvolvido quando, através da definição clara de objetivos para
cada unidade da administração, da descentralização, da mudança de estruturas organizacionais e da adoção de valores e de
comportamentos modernos no interior do Estado, se revelou mais capaz de promover o aumento da qualidade e da
eficiência dos serviços sociais oferecidos pelo setor público.
O Retrocesso de 1988
As ações rumo a uma administração pública gerencial, são, entretanto, paralisadas na transição democrática de 1985
que, embora representasse uma grande vitória democrática, teve como um de seus custos mais surpreendentes o
loteamento dos cargos públicos da administração indireta e das delegacias dos ministérios nos Estados para os políticos dos
partidos vitoriosos. Um novo populismo patrimonialista surgia no país. De outra parte, a alta burocracia passava a ser
acusada, principalmente pelas forças conservadoras, de ser a culpada da crise do Estado, na medida em que favorecera seu
crescimento excessivo.
A conjunção desses dois fatores leva, na Constituição de 1988, a um retrocesso burocrático sem precedentes. Sem
que houvesse maior debate público, o Congresso Constituinte promoveu um surpreendente engessamerjto do aparelho
estatal, ao estender para os serviços do Estado e para as próprias empresas estatais praticamente as mesmas regras
burocráticas rígidas adotadas no núcleo estratégico do Estado. A nova Constituição determinou a perda da autonomia do
Poder Executivo para tratar da estruturação dos órgãos públicos, instituiu a obrigatoriedade de regime jurídico único para os
servidores civis da União, dos Estados-membros e dos Municípios, e retirou da administração indireta a sua flexibilidade
operacional, ao atribuir às fundações e autarquias públicas normas de funcionamento idênticas às que regem a ad-
ministração direta.
Este retrocesso burocrático foi em parte uma reação ao clientelismo que dominou o país naqueles anos. Foi também
uma consequência de uma atitude defensiva da alta burocracia que, sentindo-se injustamente acusada decidiu defender-se
de forma irracional.
O retrocesso burocrático não pode ser atribuído a um suposto fracasso da descentralização e da flexibilização da
o
administração pública que o Decreto-Lei n 200 teria promovido. Embora alguns abusos tenham sido cometidos em seu
nome, seja em termos de excessiva autonomia para as empresas estatais, seja em termos do uso patrimonialista das
autarquias e fundações (onde não havia a exigência de processo seletivo público para a admissão de pessoal), não é correto
afirmar que tais distorções possam ser imputadas como causas do mesmo. Na medida em que a transição democrática
ocorreu no Brasil em meio à crise do Estado, essa última foi equivocadamente identificada pelas forças democráticas como
resultado, entre outros, do processo de descentralização que o regime militar procurara implantar. Por outro lado, a
transição democrática foi acompanhada por uma ampla campanha contra a estatização, que levou os constituintes a
aumentar os controles burocráticos sobre as empresas estatais e a estabelecer normas rígidas para a criação de novas
empresas públicas e de subsidiárias das já existentes.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
104
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Afinal, geraram-se dois resultados: de um lado, o abandono do caminho rumo a uma administração pública gerencial
e a reafirmação dos ideais da administração pública burocrática clássica; de outro lado, dada a ingerência patrimonialista no
processo, a instituição de uma série de privilégios, que não se coadunam com a própria administração pública burocrática.
Como exemplos temos a estabilidade rígida para todos os servidores civis, diretamente relacionada à generalização do
regime estatutário na administração direta e nas fundações e autarquias, a aposentadoria com proventos integrais sem
correlação com o tempo de serviço ou com a contribuição do servidor.
Todos estes fatos contribuíram para o desprestígio da administração pública brasileira, não obstante o fato de que os
administradores públicos brasileiros são majoritariamente competentes, honestos e dotados de espírito público. Estas
qualidades, que eles demonstraram desde os anos 1930, quando a administração pública profissional foi implantada no
Brasil, foram um fator decisivo para o papel, estratégico que o Estado jogou no desenvolvimento económico brasileiro.
As distorções provocadas pela nova Constituição logo se fizeram sentir. No governo Collor, entretanto, a resposta a
elas foi equivocada e apenas agravou os problemas existentes, na medida em que se preocupava em destruir ao invés de
construir. O governo Itamar Franco buscou essencialmente recompor os salários dos servidores, que haviam sido
violentamente reduzidos no governo anterior. O discurso de reforma administrativa assume uma nova dimensão a partir de
1994, quando a campanha presidencial introduz a perspectiva da mudança organizacional e cultural da administração pública
no sentido de uma administração gerencial.
Administração Gerencial, em sua fase inicial, implica em administrar a república de forma semelhante ao setor
privado, de forma eficiente, com a utilização de ferramentas que consigam maximizar a riqueza do acionista, ou a satisfação
do usuário (considerando-se a realidade do serviço público). Nesse sentido, buscar-se-á a adoção de uma postura mais
empresarial, empreendedora, aberta a novas ideias e voltada para o incremento na geração de receitas e no maior controle
dos gastos públicos. Esse modelo é melhor entendido considerando o cenário em que foi concebido: no plano económico,
dada a crise do petróleo na década de 1970, esgotaram-se as condições que viabilizavam a manutenção do Welfare State
(Estado de Bem-Estar Social), onde prevalecia o entendimento de que cabia ao Estadoproporcionar uma gama enorme de
serviços à população, respondendo esse por saúde, educação, habitação etc. A partir daí, começa a ser difundida a ideia de
devolução ao setor privado daqueles serviços que o Poder Público não tem condições de prestar com eficiência
(privatizações), devendo o Estado desenvolver aquilo que cabe intrinsecamente a ele fazer (Diplomacia, Segurança,
Fiscalização etc.). O Estado Mínimo volta a ganhar força...
Ou seja, o que propôs, na verdade, foi a quebra de um paradigma, a redefinição do que caberia efetivamente ao
Estado fazer e o que deveria ser delegado ao setor privado. Como referência, é possível citar a obra de Osbome & Gaebler,
Reinventando o Governo, onde são destacados princípios a serem observados na construção deste modelo, tais como:
1. formação de parcerias;
2. foco em resultados;
3. visão estratégica;
4. Estado catalisador, ao invés de remador;
5. visão compartilhada; e
6. busca da excelência.
Assim, o modelo gerencial (puro, inicial), buscou responder com maior agilidade e eficiência os anseios da sociedade,
insatisfeita com os serviços recebidos do setor público.
A preocupação primeira do modelo gerencial, foi o incremento da eficiência, tendo em vista as disfunções do modelo
burocrático. Nessa fase, o usuário do serviço público é visto tão somente como o financiador do sistema.
No Consumerism,que foi uma corrente,há o incremento na busca pela qualidade, decorrente da mudança do modo de
ver o usuário do serviço, de mero contribuinte para cliente consumidor de serviços públicos. Nesse momento, há uma
alteração no foco da organlzação. a burocracia, que normalmente é auto-referenciada, ou seja, voltada para si mesma, passa
a observar com maior cuidado a razão de sua existência: a satisfação de seu consumidor. Com isso, buscar-se-á conhecê-lo
por meio, dentre outras coisas, de pesquisas de opinião e procurar-se-á proporcionar um atendimento diferenciado com
vistas no atendimento de necessidades individualizadas.
Na fase mais recente, o entendimento de que o usuário do serviço deve ser visto como cliente-consumidor perdeu
força, principalmente porque a ideia de consumidor poderia levar a um atendimento melhor para alguns e pior para outros,
num universo em que todos têm os mesmos direitos. É possível perceber isso quando levamos em consideração que clientes
melhores organizados e estruturados teriam mais poder para pleitear mais ou melhores serviços, culminando em prejuízo
para os menos estruturados. Por isso, nesta abordagem é preferível o uso de conceito de cidadão, queinvés de buscar a sua
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
105
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
satisfação, estaria voltado para a consecução do bem comum. Com isso, o que se busca é a equidade, ou seja, o tratamento
igual a todos os que se encontram em situações equivalentes.
Os cidadãos teriam, além de direitos, obrigações perante a sociedade, tais como a fiscalização da reublica, vindo a
cobrar, inclusive, que os maus gestores sejam responsabilizados (accountability) por atos praticados com inobservância da
Legislação ou do interesse público.
A fim de aprimorar seu aprendizado e você poder fechar a prova, a partir de agora, estaremos reproduzindo extratos
do Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado.
Estado e sociedade formam, numa democracia; um todo indivisível: o Estado, cuja competência e limites de atuação
estão definidos precipuamente na Constituição. Deriva seu poder de legislar e de tributar a população, da legitimidade que
lhe outorga a cidadania, via processo eleitoral. A sociedade, por seu turno, manifesta seus anseios e demandas por canais
formais ou informais de contacto com as autoridades constituídas. É pelo diálogo democrático entre o Estado e a sociedade
que se definem as prioridades a que o Governo deve ater-se para a construção de um país mais próspero e justo.
Nos últimos anos, assistimos em todo o mundo a um debate acalorado - ainda longe de concluído - sobre o papel que
o Estado deve desempenhar na vida contemporânea e o grau de intervenção que deve ter na economia. No Brasil, o tema
adquire relevância particular, tendo em vista que o Estado, em razão do modelo de desenvolvimento adotado, desviou-se de
suas funções precípuas para atuar com grande ênfase na esfera produtiva. Essa maciça interferência do Estado no mercado
acarretou distorções crescentes neste último, que passou a conviver com artificialismos que se tornaram insustentáveis na
década de 1990. Sem dúvida, num sistema capitalista, Estado e mercado, direta ou indiretamente, são as duas instituições
centrais que operam na coordenação dos sistemas econômicos. Dessa forma, se uma delas apresenta funcionamento
irregular, é inevitável que nos depararemos com uma crise. Foi assim nos anos 1920 e 1930. em que claramente foi o mau
funcionamento do mercado que trouxe em seu bojo uma crise económica de grandes proporções. Já nos anos 1980, é a crise
do Estado que põe em cheque o modelo econômico em vigência.
É importante ressaltar que a redefinição do papel do Estado é um tema de alcance universal nos anos 1990. No Brasil,
esta questão adquiriu importância decisiva, tendo em vista o peso da presença do Estado na economia nacional. Tornou-se,
consequentemente, inadiável equacionar a questão da reforma ou da reconstrução do Estado, que já não consegue atender
com eficiência a sobrecarga de demandas a ele dirigidas, sobretudo na área social. A reforma do Estado não é, assim, um
tema abstrato: ao contrário, é algo cobrado pela cidadania, que vê frustrada suas demandas e expectativas.
A crise do Estado teve início nos anos 1970, mas só nos anos 1980 se tornou evidente. Paralelamente ao descontrole
fiscal, diversos países passaram a apresentar redução nas taxas de crescimento econômico, aumento do desemprego e
elevados índices de inflação. Após várias tentativas de explicação, ficou claro, afinal, que a causa da desaceleração
econômica nos países desenvolvidos e dos graves desequilíbrios na América Latina e no Leste Europeu era a crise do Estado,
que não soubera processar de forma adequada a sobrecarga de demandas a ele dirigidas. A desordem econômica expressava
agora a dificuldade do Estado em continuar a administrar as crescentes expectativas em relação à política de bem-estar
aplicada com relativo sucesso no pós-guerra.
A Primeira Grande Guerra Mundial e a Grande Depressão foram o marco da crise do mercado e do Estado liberal.
Surge em seu lugar um novo formato de Estado, que assume um papel decisivo na promoção do desenvolvimento económico
e social. A partir desse momento, o Estado passa a desempenhar um papel estratégico na coordenação da economia
capitalista, promovendo poupança forçada alavancando o desenvolvimento económico, corrigindo as distorções do mercado
e garantindo uma distribuição de renda mais igualitária.
Não obstante, nos últimos 20 anos esse modelo mostrou-se superado, vítima de distorções decorrentes da tendência
observada em grupos de empresários e de funcionários, que buscam utilizar o Estado em seu próprio benefício, e vitima
também da aceleração do desenvolvimento tecnológico e da globalização da economia mundial, que tornaram a competição
entre as nações muito mais aguda. A crise do Estado define-se então como uma crise fiscal, caracterizada pela crescente
perda do crédito por parte do Estado e pela poupança pública que se torna negativa; como o esgotamento da estratégia
estatizante de intervenção do Estado, a qual se reveste de várias formas: o Estado do bem-estar social nos países
desenvolvidos, a estratégia de substituição de importações no terceiro mundo e o estatismo nos países comunistas; e como
a superação da forma de administrar o Estado, isto é, a superação da administração pública burocrática.
No Brasil, embora esteja presente desde os anos 1970, a crise do Estado somente se tornará clara a partir da segunda
metade dos anos 1980. Suas manifestações mais evidentes são a própria crise fiscal e o esgotamento da estratégia de
substituição de importações, que se inserem num contexto mais amplo de superação das formas de intervenção econômica e
social do Estado. Adicionalmente, o aparelho do Estado concentra e centraliza funções, e se caracteriza pela rigidez dos
procedimentos e pelo excesso de normas e regulamentos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
106
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A reação imediata à crise - ainda nos anos 1980, logo após a transição democrática - foi ignorá-la. Uma segunda
resposta igualmente inadequada foi a neoliberal, caracterizada pela ideologia do Estado mínimo. Ambas revelaram-se
irrealistas: a primeira, porque subestimou tal desequilíbrio; a segunda, porque utópica. Só em meados dos anos 1990 surge
uma resposta consistente com o desafio de superação da crise: a ideia da reforma ou reconstrução do Estado, de forma a
resgatar sua autonomia financeira e sua capacidade de implementar políticas públicas.
Neste sentido, são inadiáveis: o ajustamento fiscal duradouro; reformas econômicas orientadas para o mercado, que,
acompanhadas de uma política industrial e tecnológica, garantam a concorrência interna e criem as condições para o
enfrentamento da competição internacional; a reforma da previdência social; a inovação dos instrumentos de política social,
proporcionando maior abrangência e promovendo melhor qualidade para os serviços sociais; e a reforma do aparelho do
Estado, com vistas a aumentar sua "governança", ou seja, sua capacidade de implementar de forma eficiente políticas
públicas.
Cabe aos ministérios da área económica, particularmente aos da Fazenda e do Planejamento, proporem alternativas
com vistas à solução da crise fiscal. Aos ministérios setoriais, compete rever as políticas públicas, em consonância com os
novos princípios do desenvolvimento econômico e social. A atribuição do Ministério da Administração Federal e Reforma do
Estado é estabelecer as condições para que o governo possa aumentar sua governança.
Para isso, sua missão específica é a de orientar e instrumentalizar a reforma do aparelho do Estado, nos termos
definidos pela Presidência através desse Plano Diretor.
Os Setores do Estado
No aparelho do Estado, é possível distinguir quatro setores:
Núcleo Estratégico
Corresponde ao governo, em sentido lato. É o setor que define as leis e as políticas públicas, e cobra o seu
cumprimento. É, portanto, o setor onde as decisões estratégicas são tomadas. Corresponde aos Poderes Legislativo e
Judiciário, ao Ministério Público e, no poder executivo, ao Presidente da República, aos ministros e aos seus auxiliares e as-
sessores diretos, responsáveis pelo planejamento e formulação das políticas públicas.
Atividades Exclusivas
É o setor em que são prestados serviços que só o Estado pode realizar. São serviços em que se exerce o poder
extroverso do Estado - o poder de regulamentar, fiscalizar, fomentar. Como exemplos, temos: a cobrança e fiscalização dos
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
107
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
impostos, a polícia, a previdência social básica, o serviço de desemprego, a fiscalização do cumprimento de normas
sanitárias, o serviço de trânsito, a compra de serviços de saúde pelo Estado, o controle do meio ambiente, o subsídio à
educação básica, o serviço de emissão de passaportes etc.
Serviços Não-Exclusivos
Corresponde ao setor onde Estado atua simultaneamente com outras organizações públicas não-estatais e privadas.
As instuições desse setor não possuem o poder de Estado. Este, entretanto, está presente porque os serviços envolvem
direitos humanos fundamentais, como os da educação e da saúde, ou porque possuem "economias externas" relevantes, na
medida que produzem ganhos que não podem ser apropriados por esses serviços através do mercado. As economias
produzidas imediatamente se espalham para o resto da sociedade, não podendo ser transformadas em lucros. São exemplos
deste setor: as universidades, os hospitais, os centros de pesquisa e os museus.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
108
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A seguir, transcrevemos alguns trechos desse documento para análise dos candidatos, no que tange aos rumos da
Administração Pública em nosso país.
Este "Plano Diretor" procura criar condições para a construção pública em bases modernas e racionais. No passado,
constituiu grande avanço à implementação de uma administração pública formal, baseada em princípios racional-
burocrático, os quais se contrapunham ao patrimonialismo, ao clientelismo, ao nepotismo, vícios estes que ainda persistem e
que precisam ser extirpados. Mas o sistema introduzido, ao limitar-se a padrões hierárquicos rígidos e ao concentrar-se no
controle dos processos e não dos resultados, revelou-se lento e ineficiente para a magnitude e a complexidade dos desafios
que o País passou a enfrentar diante da globalização econômica. A situação agravou-se a partir do início da década de 90,
como resultado de reformas administrativas apressadas, as quais desorganizaram centros decisórios importantes, afetaram a
"memória administrativa", a par de desmantelarem sistemas de produção de informações vitais para o processo decisório
governamental.
"Entende-se por aparelho do Estado a administração pública em sentido amplo, ou seja, a estrutura organizacional do
Estado, em seus três Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário) e três níveis (União, Estados-membros e Municípios). O
aparelho do estado é constituído pelo governo, isto é, pela cúpula dirigente nos três Poderes, por um corpo de funcionários,
e pela força militar. O Estado, por sua vez, é mais abrangente que o aparelho, porque compreende adicionalmente o sistema
constitucional legal, que regula a população nos limites de um território. O Estado é a organização burocrática que tem o
monopólio da violência legal, é o aparelho que tem o poder de legislar e tributar a população de um determinado território".
Estes conceitos permitem distinguir a reforma do Estado da reforma do aparelho do Estado. A reforma do Estado é
um projeto amplo que diz respeito às áreas do governo e, ainda, ao conjunto da Sociedade Brasileira, enquanto que a
reforma do aparelho do Estado tem um escopo mais restrito: está orientada para tornar a administração pública mais
eficiente e mais voltada para a cidadania.
Este Plano Diretor focaliza sua atenção na administração. A reforma do aparelho do Estado tem um escopo mais
público federal, mas muitas das suas diretrizes e propostas podem também ser aplicadas a nível estadual e municipal. "A
reforma do Estado deve ser entendida dentro do contexto da definição do papel do Estado, que deixa de ser o responsável
direto pelo desenvolvimento econômico e social pela via da produção de bens e serviços, para fortalecer-se na função de
promotor e regulador desse desenvolvimento".
"Nesse sentido, são inadiáveis:
o ajustamento fiscal duradouro;
reformas económicas orientadas fpara o mercado, que, acompanhadas de uma política industrial e tecnológica, garantam
a concorrência interna criem as condições para o enfrentamento da competição internacional;
a reforma da previdência social;
a inovação dos instrumentos de política social, proporcionando maior abrangência e promovendo melhor qualidade para
os serviços; e
a reforma do aparelho do Estado, com vista a aumentar sua “governança”, ou seja, sua capacidade de implementar de
forma eficiente políticas públicas,”
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
109
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
garantir, dada a oferta muito superior à demanda de mão-de-obra não-especializada. Como promotor desses serviços, o
Estado continuará a subsidiá-los, buscando, ao mesmo tempo, o controle social direto e a participação da sociedade.
Nesta nova perspectiva, busca-se o fortalecimento das funções de regulação e de coordenação do Estado,
particularmente no nível federal, e a progressiva descentralização vertical, para os níveis estadual e municipal, das funções
executivas no campo da prestação de serviços sociais e de infra-estrutura.
Considerando esta tendência, pretende-se reforçar a governança - a capacidade de governo do Estado - através da
transição programada de um tipo de administração pública burocrática, rígida e ineficiente, voltada para si própria e para o
controle interno, para uma administração pública gerencial, flexível e eficiente, voltada para o atendimento do cidadão. O
governo brasileiro não carece de "governabilidade", ou seja, de poder para governar, dada sua legitimidade democrática e o
apoio com que conta na sociedade civil. Enfrenta, entretanto, um problema de governança, na medida em que sua
capacidade de implementar as políticas é limitada pela rigidez e ineficiência da máquina administrativa.
Accountability
É um termo abrangente que vai além da prestação de contas, pura e simples, pelos gestores da coisa pública.
Accountability diz respeito à sensibilidade das autoridades públicas em relação ao que os cidadãos pensam, à existência de
mecanismos institucionais efetivos, que permitam chamá-los à fala quando não cumprirem suas responsabilidades básicas.
No âmbito da Secretaria Federal de Controle, o termo accountability é traduzido, por alguns, como “responsabilidade”.
A busca da accountability passa também pela reforma da sociedade, ela precisa saber e querer cobrar, precisa
interessar-se pela gestão pública, deve entender a relação da boa administração com a qualidade de vida; em suma, deve ser
mais cidadã.
É importante o papel do cidadão no processo, considerando que o verdadeiro controle do Governo, o controle efetivo,
é consequência da cidadania organizada, já que a sociedade desmobilizada não será capaz de garantir a accountability.
Qualidade do Governo
O marco de referência para essa reestruturação de qualidade do Estado, de modo a torná-lo mais eficiente e
transparente quanto ao uso dos recursos públicos, e mais eficaz quanto aos resultados de suas ações em termos de
prestação de serviços de interesse coletivo foi o lançamento do bestseller “Reinventando o Governo”, de autoria de David
Osborne e Ted Gaebler nos EUA em 1994. Os autores propõem um receituário estratégico, organizado em torno de dez
princípios básicos, voltado para a reinvenção do governo, ou seja, um novo paradigma de Estado. Vamos tentar resumir os
dez princípios:
governo catalisador: aquele que escolhe “navegar em vez de remar”; o que em outras palavras, significa um governo que
é forte porque se limita a decidir e a dirigir, deixando a execução para outrem.
participação da população no governo: mediante a transferência do poder decisório da burocracia para as comunidades,
de tal maneira que elas possam ser co-responsáveis com o governo pelo controle dos serviços públicos.
competição nos serviços públicos: a competição não deve ocorrer apenas entre os setores público e privado, mas
também entre os próprios órgãos públicos, pois a competição sadia estimula a inovação e o aumento da eficiência.
governo orientado por missões: em contraposição às organizações públicas rigidamente dirigidas por normas e
regulamentos, as organizações orientadas por missões são mais racionais, eficazes, criativas, têm maior flexibilidade
operativa e moral mais elevado.
governo de resultados: no qual se privilegiam os resultados a atingir e não simplesmente os recursos.
ênfase no cliente: consiste em aproximar os órgãos governamentais dos usuários de serviços públicos, de modo a
identificar os seus anseios e incorporar as críticas, a fim de moldar a prestação de serviços conforme as suas reais
necessidades.
governo empreendedor: é aquele que gera receitas (extra-tributárias) ao invés de simplesmente incorrer em gastos.
papel preventivo: preocupação com a prevenção de problemas evitáveis e com a previsão (antecipação) de dificuldades
futuras.
descentralização: para responder com maior rapidez a mudanças nas circunstâncias ou nas necessidades dê seus clientes;
o governo descentralizado é mais eficiente, inovador, produtivo e mais comprometido com os resultados.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
110
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
governo orientado para o mercado: é uma forma de usar o poder de alavancagem do setor público para orientar as
decisões dos agentes privados, de modo a alcançar mais eficientemente as metas coletivas.
Uma primeira mudança de comportamento, produzida pela introdução da administração flexível, ocasionou uma
transformação na visão de mundo da administração pública: a sociedade não é composta por súditos ou concorrentes, mas
sim de clientes e cidadãos. O gestor público deverá dar uma atenção especial ao cliente, entendendo que:
o público é o elemento mais importante em qualquer atividade governamental;
o público é a razão da existência do governo;
a autoridade, no setor público, deriva de um consentimento e fundamenta-se em uma delegação;
o público não interrompe o trabalho do funcionalismo; ele é o propósito desse trabalho;
o público é parte essencial da atividade do Estado; não é descartável;
o público é quem paga o salário de todos, desde o dirigente ao do faxineiro dos órgãos governamentais;
pesquisar a vontade pública e procurar entender as aspirações e queixas da sociedade é função de todo governo
moderno e democrático;
a cortesia não é apenas uma atitude pessoal, mas uma obrigação;
o público não é apenas quem paga a conta, mas a razão das atividades do governo;
a ideia de que o governo não tem concorrente, como as empresas, é falsa. O governo é uma opção livre pelo menos de
eleição em eleição. Manter o público satisfeito para que se lembre do seu partido na próxima eleição é função dos
dirigentes.
Gerencialismo Puro
Em um primeiro momento, o gerencialismo focou na eficiência, a qualquer preço, considerando o cidadão como um
contribuinte (tax payer), ou seja, é aquele que banca o governo.
A Emenda Constitucional 19/98 é a marca legal da introdução da Administração Gerencial no Brasil. O grande foco dessa
fase era corrigir os problemas que vieram da burocracia, por meio da redução de gastos públicos e do aumento da
produtividade do setor público, ou seja, buscava-se a eficiência governamental.
Características do Gerencialismo Puro
• aplicação de conhecimentos/teorias oriundas da iniciativa privada;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
111
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Consumerism
No consumerism, a preocupação estende-se para a qualidade (efetividade). O usuário do serviço público agora é visto
como um cliente/consumidor, em alusão aos termos utilizados nas empresas. A satisfação do cliente vira o foco e a qualidade
do serviço a ferramenta principal. A ideia era fazer com que o setor público ficasse mais ágil e competitivo, descentralizando
serviços, implantando inovações para o atendimento ao público, incentivando a competição entre os órgãos públicos. Sobre
a descentralização, convém demonstrarmos como ela é realizada na Administração Pública brasileira.
O controle no gerencialismo, como vimos, enfatiza os resultados, ao invés de destacar os gastos como fazia a burocracia
weberiana implantada por Getúlio Vargas em meados de 1930. Passando o resultado a ser o centro das atenções, é preciso
demonstrar meios para se trabalhar com resultados, modernizando o serviço público.
Questão comentada
A PSO (public service orientation) resolveu um dos dilemas pós-burocráticos, que era o conflito entre a lógica fiscal e a lógica
gerencial, na medida em que aproximou a Administração Pública do sistema de gestão vigente na iniciativa privada.
Errada. O modelo que iniciou a implementação da Administração Gerencial e veio para resolver um dos dilemas pós-
burocráticos foi o gerencialismo puro (lógica fiscal) e o consumerism (lógica gerencial).
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
112
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
QUESTÕES DE CONCURSOS
03. Desde os anos 1990, os sucessivos governos brasileiros trataram de dotar a Administração Pública de um caráter
gerencial em substituição do modelo burocrático herdado da Era Vargas. A seguir são apresentadas algumas
características de modelos administrativos.
I. Estruturas flexíveis e autonomia administrativa;
II. Parcerias público-privadas;
III. Avaliações de desempenho e prestação de contas à sociedade.
O modelo gerencial incorpora
a) apenas a característica I.
b) apenas a característica II.
c) apenas as características III.
d) todas as características.
e) nenhuma característica.
04. "Na década de 1980, logo após a eclosão da crise de endividamento internacional, o tema que prendeu a atenção de políticos
e formuladores de políticas públicas em todo o mundo foi o ajuste estrutural ou, em termos mais analíticos, o ajuste fiscal e
as reformas orientadas para o mercado. Nos anos 90, embora o ajuste estrutural continuasse figurando entre os principais
objetivos, a ênfase deslocou-se para a reforma do Estado, particularmente para a reforma administrativa. A questão central
é como reconstruir o Estado - como definir um novo Estado em um mundo globalizado.
Depois de amplamente debatida, a emenda constitucional da reforma administrativa foi submetida ao Congresso
Nacional em agosto de 1995. A emenda seguiu-se a publicação de um documento (Presidência da República, 1995)
sobre a reforma administrativa - o Plano Diretor da reforma do Aparelho do Estado". (Trecho extraído do livro
Reforma do Estado e Administração Pública Gerencial, de Luiz Carlos Bresser Pereira e Peter Spink, 22 ed.. Rio de
Janeiro: FCV, 1998, p. 21). O referido Plano Diretor tem como proposta básica a transformação da Administração
Pública brasileira de:
a) comportamental em sistémica;
b) sistémica em patrimonialista;
c) patrimonialista em burocrática;
d) burocrática em gerencial;
e) gerencial em contingencial.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
113
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
05. Um dos conceitos mais importantes para a moderna gestão do setor público é o de accountability. Admitindo a
inexistência de uma tradução exata do termo para o português, assinale entre as opções a seguir aquela que melhor
expressa o significado desse conceito.
a) Refere-se a novos processos contábeis, menos burocráticos e mais adequados à moderna gestão da coisa pública.
b) Indica a tomada de responsabilidade por parte dos funcionários públicos em suas relações com os cidadãos.
c) Indica o alcance da eficiência na gestão da coisa pública.
d) Refere-se a novos padrões de desempenho na gestão dos recursos financeiros, mais adequados às dificuldades
enfrentadas pelos estados nacionais.
e) Relaciona-se à satisfação do funcionário público no desempenho de suas tarefas cotidianas.
06. Os dirigentes das organizações públicas se deparam com limitações que não são encontradas nas atividades
comerciais e industriais. Quanto às diferenças entre a gestão pública e a gestão privada, assinale a opção correta.
a) A gestão privada é geralmente orientada para o bem-estar social.
b) Na gestão pública, o funcionamento e os resultados, bons ou maus, têm impacto político.
c) Na gestão privada, há um alto grau de interdependência entre as organizações.
d) Na gestão pública, os objetivos econômicos e financeiros são preponderantes.
e) Na gestão privada, as ordens e instruções estão concretizadas em leis e regulamentos.
07. A partir de 1995, com o governo de Fernando Henrique Cardoso, surgiu uma nova proposta de reforma do Estado,
com o objetivo de facilitar o ajuste fiscal e tornar mais eficiente e moderna a administração pública. Essa reforma
administrativa parte da existência de vários setores dentro do Estado, em relação aos quais se elaboram diferentes
diagnósticos e proposições. Em relação a esse assunto, assinale a opção correta.
a) Núcleo estratégico é o setor no qual são prestados serviços que só o Estado pode realizar, como atividades de
regulamentação, fiscalização e fomento.
b) O setor de atividades exclusivas de Estado define as leis e as políticas públicas.
c) Serviços não-exclusivos ou competitivos são aqueles que, embora não envolvendo o poder de Estado, são
realizados ou subsidiados por ele por serem considerados de alta relevância para os direitos humanos, como
hospitais, escolas, centros de pesquisa e museus.
d) Produção de bens e serviços para o mercado é atividade social desenvolvida pelas organizações da sociedade civil.
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07
B D D D B B C
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
114
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
ARQUIVOLOGIA
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus
documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus
usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” é um termo
polissêmico, com quatro significados.
São eles:
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções;
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.);
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar
documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc.).
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um
documento, são necessários dois elementos:
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.
Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses
documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
115
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois
grupos:
1.1 Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia.
Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou
não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização
de técnicas específicas.
Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo
deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem
como suas respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas;
cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação,
entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações importantes.
Seguem as tabelas de classificação:
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do
Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é
fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto,
considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela.
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos prazos, como o Decreto; Prevê apenas
sua redução.
Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a legislação, será objeto
de recurso de muitos candidatos.
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades
ou discursivas.
2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento
ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
117
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de
forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar
disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.
Órgãos de Documentação
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma
orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do
mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são
unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o
papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
118
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas.
Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os
documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns.
Sua função é instruir e educar.
Centro de Documentação / Informação
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo
necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções
(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.
Museu
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos
mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como
tridimensionais.
Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos
destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.
Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou
privados.
Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e
devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos
que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da
sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto
presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos
documentos e deixá-los à disposição do Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos,
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Públicos: mantidos por instituições de caráter público.
Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.
Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.
Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a
autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
119
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da
forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou
centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os
documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se
principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por
setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É
utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa
simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de
uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc.
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser
divididos em setorial ou geral.
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal
(aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como
contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie
documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato,
acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em
resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos.
Vejamos alguns exemplos:
• Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)
• Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)
• Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
120
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente
consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos
idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos
escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou
purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de
forma definitiva”
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma
corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada,
ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase
permanente.
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termos técnicos da
Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos.
Valoração dos Documentos
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor,
quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico.
Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um
objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja,
todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as
finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns
autores, de valor funcional, em virtude de suas características.
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos
para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não
adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a
Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser
eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este
valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de
documento permanente ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.
Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo
de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
frequência de uso das informações contidas nos documentos;
existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de
guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na
fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases
em questão.
Destinação final dos Documentos
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação
ou guarda permanente.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
121
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de
guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em
geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos
e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.
Informações importantes
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da
instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade
da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira
(permanente);
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
122
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de
pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição
dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de
órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma
integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos
correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber, separar
e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que
possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de
assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de
registro e movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de
entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a
segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem
numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou
anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se
for o caso, malotes ou em mãos;
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada
de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do
recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os
documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
e) Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz
referencia com menos frequência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem
nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a
eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:
LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além
de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos,
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.), os modelos e os formulários, bem
como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
123
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Organização
- organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a
visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus
órgãos.
Documentação
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.;
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;
- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
- estado físico: necessidade de restauração.
Processos
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de
assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
- arranjo e classificação documental.
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas,
escolaridade);
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é
elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário
e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três
partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e
prioridades para sua implantação.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento.
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que
utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
124
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente
de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, também há
outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.
Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos
documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o
manuseio, mas intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus
agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma
limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.
Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
6. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o
material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona
todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem
duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
125
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos,
papeis, etc.).
7. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em
1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em
1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o
objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de
manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais,
protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato
original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento
e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de
recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda,
em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são
utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma
que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser
misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de
seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados
com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo
arquivístico”.
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os
documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas
de seu produtor.
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem
a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo
ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade
específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda
assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
126
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação
desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser
determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
127
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os
sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o
uso de instrumentos.
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo,
os métodos alfabético e geográfico.
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os métodos
numéricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o método alfanumérico. Este método
se caracteriza pela “necessidade parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela
para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira
será localizada de forma direta.
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um
arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em
duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto).
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos
padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e
guardar) os esquemas:
BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as
fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Sistemas
Direto
Indireto
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
128
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por
um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
129
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte
integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
130
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
(ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
131
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte
integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do
pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
132
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se,
para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos
ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes
métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
Numérico Simples
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos
correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
133
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica,
observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O
documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras
informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas)
alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.
Método Dígito-terminal
Considera o número do próprio documento como elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando
há grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros
métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como já dito,
utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda.
Ex:
Circular n° 256.741 (método numérico simples).
O número de arquivamento será: 25-67-41
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
67 – grupo secundário, indicando a guia
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se
repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos
observar o grupo terciário e repetir o procedimento.
Ex:
GT GS GP
25 85 95
86 92 95
06 07 98
Alfabético Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
134
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em
prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a
resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual
documento tem relação com outros assuntos.
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos
costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex
consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar
que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
135
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
MÉTODO ALFANUMÉRICO
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético com a rapidez do método
numérico. Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o
método alfanumérico pertence ao sistema semidireto.
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada
que vá além das informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina letras e números, e
pertence ao sistema semidireto.
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando
o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas
são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser
alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Itacoatiara
Amazonas Rio de Janeiro (capital) Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Campos Rodrigues, Isa
São Paulo (capital)
Rio de Janeiro Lorena Almeida, José de
São Paulo Corrêa, Gilson
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o
estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem
alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há
cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
136
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente.
As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Porto
Portugal Ferreira, Antônio
MÉTODOS PADRONIZADOS
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, pois eles raramente caem em
concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles;
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES à ordenação alfabética.
Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do nome de
entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.
Ex:
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:
A – D e abreviações = ouro ou laranja
E – H e abreviações = rosa ou amarelo
I – N e abreviações = verde
O – Q e abreviações = azul
R – Z e abreviações = palha ou violeta
Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo
com as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto.
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores.
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação de letras, números e cores para
evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e
clientes.
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora entre eles.
Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
137
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por combinação de letras e números. Aqui, as
letras são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de
auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação.
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona da mesma forma, fazendo uma
combinação de letras, números e cores.
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de
concursos. O método automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas
privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos
mnemônico e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos
de nível médio, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO
EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O
que quero com isso é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE
COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los
com os métodos básicos.
Avaliação de documentos
Na fase de destinação da Gestão de Documentos é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de
Documentos. Essa atividade também é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve
ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e
profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituição.
Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como
quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas.
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para a instituição. Sendo esse valor
subjetivo (pode existir para uns e não para outros), este é o motivo pelo qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com a
identificação desse valor, é possível preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que não têm
importância. Além disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor secundário ou o descarte de documentos com
esse valor.
A Comissão deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de que trata a instituição, estudar esse
documento e tentar identificar o que é relevante e o que não é em seu conteúdo informacional. Então mesmo que traga um
assunto importante, se a informação se repetir com frequência em outros documentos, o mesmo pode ser descartado.
Uma vez definidos os assuntos que têm relação direta com a origem, evolução e objetivos da instituição, devem ser
determinados os prazos de guarda em cada fase documental de acordo com a importância do documento, assim como a sua
destinação. E isso será feito através da Tabela de Temporalidade.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são o resultado direto dos trabalhos da Comissão
Permanente de Avaliação. Esses dois instrumentos são as ferramentas básicas da Gestão de Documentos e sempre andam
juntos, pois a classificação é fundamental para a aplicação da temporalidade e destinação.
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de
avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final
(se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o
esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da apostila.
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida,
cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
138
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos) começa a contar da data da sua produção. No
arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda
não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a
contar do momento da sua transferência.
Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela não define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os
documentos que ali entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos
que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a
Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.
Preservação de Documentos
Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte material. A principal função de um
documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder ou
alterar suas características.
A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades, métodos e cuidados a serem
observados para colaborar com a durabilidade do documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo
possível. Está dividida em conservação corretiva (ações no documento quando o mesmo já sofreu algum dano) e conservação
preventiva (ações a serem empregadas para evitar os danos).
Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento,
e as determinações do CONARQ para sua aplicação.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em uma
embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o
móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito.
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil entender
essas técnicas. Vamos então às recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas questões.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas
necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes,
evitando-se, por exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;
- áreas de risco de incêndios;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica;
- áreas próximas a instalações estratégicas.
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de
armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos),
os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas;
2
- ter limite de 200 m de área. Os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser
independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também
com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
139
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras,
pinturas e revestimentos;
- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta
de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos
construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas
de menor insolação;
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do
mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
- manter suprimento elétrico de emergência.
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas
especificidades, a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos;
- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
- documentos em meios magnéticos e ópticos.
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas
dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de
preservação para cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se
elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da
preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são
aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes atmosféricos
e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes
autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o
emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e
energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação
promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções
dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda
estabelecido;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e umidade
relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser
mantidos em funcionamento sem interrupção;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
140
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou
cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às
luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os
contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa
temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a
manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
fotografias em preto e branco
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
fotografias em cor
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
filmes e registros magnéticos
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A
escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do
mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos.
Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser
armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em
cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos
magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados.
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de
temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser
empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às
dos documentos que irão abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente
estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às
expectativas de preservação dos documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso
de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
Atenção: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendação sobre evitar subsolos e porões não é adotada pela
imensa maioria das instituições, devido à falta de uma estrutura arquitetônica capaz de suportar o grande peso dos arquivos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
141
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Então, para efeitos de recomendação, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas par para efeitos práticos, é vantajoso por
não comprometer a estrutura dos edifícios.
Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas as questões sobre ele não são raras.
Técnicas de Restauração:
Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a
possibilidade de ataque de fungos e bactérias.
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de amido, para
reparar pequenos danos.
Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline).
Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso, o
material muito específico o deixa com custos altos.
Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida
coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.
Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de celulose.
Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.
Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito comuns em provas. Vamos a elas:
Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova.
Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de
suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas
áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor
um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.
Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou
reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o
antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária.
Planificação é a prensagem do documento.
Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do original sobrepondo as folhas,
obedecendo a ordem de numeração do original.
Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura.
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate
à atividade de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material
específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada
de manchas.
Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestação NÃO SÃO técnicas de restauração! Elas estão no mesmo
patamar, e as quatro são atividades de CONSERVAÇÃO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos, pois é muito comum que a
banca tente derrubar o candidato afirmando isso.
Então temos:
Conservação corretiva: restauração, alisamento, limpeza e desinfestação.
Noções de Preservação:
A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos
documentos para evitar a sua deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias.
As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas:
- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser
moderada.
- Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
142
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
- Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e 22ºC.
- Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que
possível.
- Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.
- Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.
- Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vão
destruí-lo.
- Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plástico, e o local de contato com o
documento deve estar protegido com um pequeno pedaço de papel.
- Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas
lombadas.
- Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.
- Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de deterioração do acervo, catalisando as reações
químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais).
- Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite.
Caso contrário recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores.
- Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para
baixo.
- Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em
geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados para os documentos, de acordo com suas características:
Documentos em papel:
- Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar a ferrugem);
- Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos;
- Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;
- Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para evitar a perda de um fragmento do
volume em degradação.
Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversíveis no local de aplicação.
- Não escrever nos documentos;
- Não dobrar as páginas;
- Na apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar;
- Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido;
- Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode ser utilizado o aspirador com escova circular
especial, adaptada com tecido de filó ou gaze;
- Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de algodão ou borracha em pó;
- Remover grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos;
- Fazer anotações e observações somente à lápis.
Fotografias:
- Devem ter proteção individual de boa qualidade;
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
143
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Diapositivos (slides):
- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno);
- Utilizar mobiliário metálico revestido de tinta;
- Produzir cópias ou vias em caso de projeções frequentes.
Microfilmes:
- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo, e acondicionados em latas vedadas contra
a umidade.
- Produzir cópias ou vias (determinação legal);
- Remover a sujeira com pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Film Cleaner.
Disquetes e CD’s:
- Usar disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- Usar programas antivírus;
- Proteger os CD’s contra arranhões e poeira.
Limpeza do assoalho:
- Não utilizar água, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano umedecido e aspiradores;
- Remover a poeira com cuidado para não deslocá-la para as estantes e para os documentos. Não utilizar vassouras ou
espanadores. É sempre aconselhável utilizar panos umedecidos e aspiradores.
- O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. É necessário também lavá-lo sempre que ficar totalmente
sujo.
Gestão de Documentos
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é fundamental o seu entendimento.
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas
expressões) afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que são a
corrente, a intermediária e a permanente.
Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição, podem possuir dois valores diferentes: o
valor primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do
documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua
criação.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
144
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se não fosse assim, não seria sequer criado.
Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário,
nem todo documento possui valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é
permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).
Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele está inserido no arquivo corrente, que como
vimos, é aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o
documento vai para o arquivo intermediário, aquele que guarda documentos não utilizados frequentemente, e que
aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor secundário, será
descartado; caso possua, será preservado permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, diferentes daqueles para os quais foi criado.
Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de Temporalidade, que veremos mais adiante. Mas mesmo
sem ela é possível determinar quais documentos terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades
(leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alterações, regimentos), e outros
que se relacionem a fatos importantes em sua história.
A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam
gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim,
somente se fala em Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de
pesquisa científica, por exemplo.
A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE
ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a
Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a utilização e a destinação.
Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da
instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários,
estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.
Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário).
Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se
cumpra uma atividade específica. As atividades desta fase são de busca e localização (protocolo), de consulta e empréstimo,
entre outras.
Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos
geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo,
ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a
eliminação ou o “recolhimento”para o arquivo permanente.
Arquivos Correntes e Intermediários
Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermediário. Como dito no início da aula, a compreensão da
Teoria das Três Idades é fundamental, pois será com base nela que todos os estudos e práticas serão desenvolvidos.
Estudamos juntos os arquivos corrente e intermediário porque as diferenças entre eles são pequenas. Aliás, pelas
características dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermediário é uma “extensão” do arquivo
corrente. A não ser pela frequência de uso de seus documentos, não há diferenças significativas entre eles. Vamos falar sobre
cada um.
Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, é caracterizado por guardar documentos que são consultados
frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grande valor primário e vitais para as atividades administrativas.
Este arquivo deve estar o mais próximo possível de seu produtor, tanto física quanto logicamente. Seus documentos,
sendo extremamente necessários, estão com o máximo do valor primário.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
145
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Sua configuração, como vimos na aula anterior, pode ser arquivo setorial (dividido nos vários departamentos) ou
central (localizado em apenas um ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter esta configuração.
Entre suas atividades estão:
Atividades de pesquisa;
Diagnósticos;
Avaliação da necessidade de recursos humanos, materiais e espaço;
Elaboração de ferramentas de controle, preservação e recuperação;
Atividades de Protocolo e Expedição;
Arquivamento, empréstimo e consulta;
Avaliação de Documentos;
Classificação de Documentos;
Preservação de Documentos.
Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público, por mais que tenham o valor secundário. Por
isso o acesso aos documentos somente é autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permissão daquele.
Arquivos Intermediários
Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por guardar documentos com valor primário
decrescente, ou seja, que estão perdendo sua importância administrativa. Exatamente por este motivo, esses documentos
sofreram uma redução na frequência de sua utilização.
Os documentos desse arquivo não são mais necessários para a realização de atividades administrativas, mas ainda
devem ser mantidos como prova de direitos e obrigações das partes envolvidas. Mas mesmo assim ainda tem o seu acesso
restrito ao produtor ou a terceiros, com a autorização desse.
Sua configuração deve ser um depósito com grande espaço interno e estruturas firmes, com recursos humanos e
materiais adequados á preservação e recuperação da informação. A localização deve ser a mais distante possível do
produtor, em locais de seguros e longe de áreas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo corrente.
A principal justificativa para a criação dessa fase é a facilidade da gestão dos documentos correntes e a economia de
recursos humanos, materiais e de espaço. Por isso sua implementação deve ser precedida de estudo prévio, feito por
especialistas, onde seja apontada a necessidade de sua criação; caso contrário, vai se tornar um verdadeiro “elefante branco”
para a instituição, tendo o efeito contrário ao esperado.
Suas atividades são:
Arquivamento;
Empréstimo e Consulta;
Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como uma extensão dos arquivos correntes. Todas
as atividades realizadas aqui são as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos,
pois não há tramitação (movimentação administrativa).
Protocolo
O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna do
documento no ambiente interno da instituição. O protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase de
utilização da Gestão de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam controlar o trâmite de documentos dentro de
uma instituição. A palavra protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
146
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
- O número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de
protocolo o número de registro que o documento recebe. Este número será a identificação do documento dentro da
instituição. È muito utilizado em processos.
- O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentações internas do documento.
Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas as anotações sobre a movimentação do documento. O espaço é
destinado para anotações como o número do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatário.
- A unidade ou setor responsável pela distribuição e movimentação de documentos dentro da instituição. O protocolo
é a porta de entrada e saída de documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e distribuídos
aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas: antes de seguir de um setor a outro, o documento deve
passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra
instituição ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificação, registro e movimentação.
Algumas bancas ainda consideram a expedição como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a
expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.
São atividades de recebimento e classificação:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatários;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.
As atividades de registro e movimentação são as que tratam da distribuição, redistribuição e entrega dos documentos
dentro da instituição.
As atividades de expedição tratam da saída de documentos e correspondências da instituição. Todos os documentos
de caráter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de enviá-los para o
ambiente externo à instituição.
Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas às funções de arquivo corrente! Pelas suas características,
os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso frequente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo também
são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.
Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente são realizadas no arquivo corrente; e
estão ligadas à entrada e controle de documentos dentro da instituição.
Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro,
Registro e Movimentação, etc. Então é importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do setor
pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
Classificação de Documentos
Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar
agora são as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda
ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.
Além disso, a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma das atividades de Gestão de Documentos,
inserida na fase de utilização. A classificação do documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo
profissional que o recebeu.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
147
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação. Esta
comissão deve ser formada por profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição.
Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no setor
de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário,
proceder à classificação e encaminhar os documentos ao destinatário.
Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificar os
documentos é do arquivista, o que não é verdade: é responsabilidade do setor de protocolo.
O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a serem utilizados pela instituição. Todos os
documentos serão arquivados e ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o mais
abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz
de atender as necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para assuntos e situações que são
desconhecidos das instituições, mas podem ocorrer.
Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para este fim,
chamada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir três critérios: o estrutural, ou
organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; o funcional, que classifica os
documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição; e o temático ou por assunto, que classifica os
documentos de acordo com conteúdo de sua informação.
Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério de classificação funcional, por ser mais
flexível. Caso uma instituição tenha optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda vez que
se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critério funcional, por mais que
se modifique a estrutura de uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no
momento de sua criação.
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funções
da instituição que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente
da área de atuação da instituição.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
148
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com a função da instituição. Esta função é
dividida em subfunções, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o específico.
Dica de prova: Por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR) devem adotar o Código de Classificação para documentos da atividade meio, instituído para eles, e ainda elaborar
um código para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando:
todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades públicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas
instituições privadas que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio, o Código
elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituição dessas tem autonomia para elaborar o
próprio, contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o caso do Ministério
da Fazenda.
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operações e rotinas. As
operações são:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as
referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do
documento se refere a dois ou mais assuntos.
CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de
classificação são as seguintes:
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação);
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.
QUESTÕES DE CONCURSOS
01. (IADES - 2015 - ELETROBRÁS - Arquivista) Uma das finalidades da produção de documentos de arquivo é:
a) cultural.
b) artística.
c) administrativa.
d) científica.
e) educativa.
02. (COSEAC - 2015 - UFF - Auxiliar Administrativo) Sobre órgãos de documentação, como ensina o livro “Arquivo: teoria e
prática”, de Paes, é INCORRETO afirmar que:
a) biblioteca é o conjunto composto exclusivamente de livros.
b) arquivo, biblioteca e museu têm objetivos diferentes.
c) museu é uma instituição de interesse público com peças e objetos de valor cultural.
d) arquivo, biblioteca e museu têm a função de guardar.
e) arquivo é a acumulação ordenada dos documentos.
03. (INAZ - 2015 - Pref. de Terra Alta -PA - Agente Administrativo) Antônio atua no setor de protocolo de uma instituição
pública municipal. Ao ingressar no referido setor, foi orientado sobre como proceder para que os documentos que
por ali passem cumpram a função devida. Aprendeu que no protocolo são desenvolvidas as seguintes ações:
a) Prestação de serviços de microfilmagem e digitalização de documentos.
b) Guarda de documentação relativa a recursos materiais e humanos.
c) Empréstimo e consulta de documentos.
d) Recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
e) Decisão sobre o andamento de processos consulta e destinação de documentos.
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
149
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
04. (FCC - 2015 - TRT- Analista Judiciário) São considerados documentos intermediários os que,
a) sendo sigilosos, não podem se incorporar ao arquivo corrente, permanecendo no serviço de protocolo.
b) sendo ainda de uso corrente, já foram enviados ao arquivo permanente para sua incorporação aos devidos fundos.
c) de acordo com as tabelas de temporalidade, constituem parte do arquivo permanente que ainda aguarda
classificação.
d) não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
e) não tendo ainda recebido aval por parte dos historiadores, não podem ser submetidos às tabelas
de temporalidade.
05. (FUNCERN - 2015 - IF-RN - Técnico) Quanto à classificação por natureza do assunto, os documentos de arquivo
podem ser
a) correntes ou permanentes.
b) públicos ou familiares.
c) pessoais ou institucionais.
d) ostensivos ou sigilosos.
06. (CONSULPAM - 2015 - CRESS-PB - Agente Administrativo) O arquivamento de documentos é uma prática utilizada para
definir o nível de segurança de uma informação dentro de uma empresa. Os documentos podem ser classificados de
acordo com os tipos, formas, critérios e métodos. Em relação aos arquivos marque o item CORRETO:
a) Quanto à forma, os arquivos podem ser classificados em Ativo e Inativo
b) Quanto ao tipo, existem várias classificações, porém a mais comum é Centralizada e Descentralizada.
c) Os métodos de arquivamento variam de acordo com os critérios e necessidades das empresas, porém os mais
comuns são: alfabético, numérico, cronológico, por assunto, geográfico, etc.
d) O processo de arquivamento não pode seguir mais de um método em uma mesma unidade de arquivamento.
a) I – III – IV – V – II
b) I – IV – II – V – III
c) II – IV – V – I – III
d) II – V – IV – I – III
e) IV – V – II – III – I
08. Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas.
a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes
b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados
c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam
d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação
e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se apresentam.
09. Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente:
a) análise
b) ordenação
c) descrição
d) arquivamento
e) empréstimo
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
150
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropológica
História
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo
acima corresponde à:
a) duplex
b) enciclopédica
c) alfabética
d) dicionário
e) decimal
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
151
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220
ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS
| Apostila 2016 / Profa. Giovanna Carranza
OS: 0014/9/16-Gil
GABARITO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
C A D D D C C D C B
11 12
B E
Referências Bibliográficas
CARVALHO, Antônio Vieira de. NASCIMENTO, Luiz Paulo de. Administração de Recursos Humanos. São Paulo: Pioneira, 2004.
339 p.
DUTRA, Joel Souza (Org.). Gestão por Competências: um modelo avançado para o gerenciamento de pessoas. São Paulo:
Editora Gente, 2001. 130 p.
DUTRA, Joel Souza. Competências: conceitos e instrumentos para a gestão de pessoas na empresa moderna. São Paulo, Atlas:
2004. 206 p.
IGLESIAS, José Luiz Castro. POPADIUK, Silvio. Desenvolvimento de Competências para a Organização Mediante Alianças
Estratégicas. Revista de Administração Mackenzie, São Paulo: s.n, v. 4, n.1, p. 59-71, 2003.
KING, Adelaide Wilcox. FOWLER, Sally W. ZEITHAML, Carl P. Competências Organizacionais e Vantagem Competitiva: o
desafio da gerência intermediária. Revista de Administração de Empresas - RAE, São Paulo: s.n, v. 42, n. 1, p. 36-49, jan./mar.
2002.
RUAS, Roberto. ANTONELLO, Cláudia Simone. BOFF, Luiz Henrique. Os novos Horizontes da Gestão: aprendizagem
organizacional e competências. Porto Alegre: Bookman, 2005. 222 p.
____________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222
152
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220