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ASP – I ENCONTRO

NACIONAL DE DOCENTES
E COORDENADORES DE
SECRETARIADO

Arminda M. de Sá Moreira B. Sequeira


Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto – www.iscap.pt
Área científica de Assessoria e Comunicação Organizacional
Doutoranda em Comunicação Estratégica
Investigadora do Centro de Estudos de Comunicação e Sociedade – www.cecs.uminho.pt
Universidade do Minho – www.uminho.pt
armindasasequeira@sapo.pt
arminda@iscap.ipp.pt
SECRETARIADO DE NÍVEL SUPERIOR
VS.
ENCURTAMENTO DA FORMAÇÃO

 Tratado de Bolonha = ou ≈
 Cursos mais curtos (1º Ciclo)

 Flexibilização dos currículos

 Mobilidade entre escolas

 Mobilidade entre países aderentes

 Formação «à medida»

XXX ENCONTRO NACIONAL - ASP


SECRETARIADO DE NÍVEL SUPERIOR
VS.
ENCURTAMENTO DA FORMAÇÃO
 DESAFIOS:
 Quais as exigências do mercado de trabalho?

 Que profissional requer?

 Essas exigências requerem a redefinição das competências


nucleares do profissional de secretariado?
 Ou determinam apenas competências instrumentais ao
nível do «saber-fazer»?
 A oferta educativa das instituições de ensino superior têm
em conta essas exigências? Devem fazê-lo? Porquê?

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SECRETARIADO DE NÍVEL SUPERIOR
VS.
ENCURTAMENTO DA FORMAÇÃO

 A licenciatura actual, habilita para quê?

 Há necessidade de estruturar um «carreira dentro da

profissão» estabelecendo patamares de especialização?

 Quem deve responsabilizar-se pela certificação de

competências adicionais?

 A formação inicial corresponde às expectativas que os

candidatos à profissão possuem à partida?


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SECRETARIADO DE NÍVEL SUPERIOR
VS.
ENCURTAMENTO DA FORMAÇÃO

 Não possuo, naturalmente, as respostas a todas estas


questões!
 Gostaria de, a partir delas, partilhar convosco as
minhas inquietações e solicitar a v/ contribuição para
uma reflexão comum!
 Centraremos a nossa atenção na definição de currículos
de licenciaturas (1º ciclo)

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MERCADO DE TRABALHO
VS
CURRÍCULOS DOS CURSOS
 Necessidade de habilitar os licenciados com competências
reconhecíveis pelos empregadores
 Abertura das instituições de ensino superior ao seu meio envolvente

– conselhos consultivos

 Empregabilidade dos cursos é critério para financiamento dos

cursos superior públicos

 A assimilação de indicadores do «mercado» deve ser o critério


para tomar decisões relacionadas com os currículos?
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EXIGÊNCIAS DO MERCADO
VS
PAPEL/RESPONSABILIDADE DAS INSTITUIÇÕES DE ENS. SUPERIOR

 Assimilação de exigências/requisitos é importante!


Porém
 Não pode ser sobrevalorizado traduzindo-se directa e
imediatamente em currículos

REACTIVIDADE

Formação para o presente imediato?


E A FORMAÇÃO PARA O FUTURO?
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OS PILARES DA FORMAÇÃO SUPERIOR EM SECRETARIADO
VS
CURRÍCULOS DOS CURSOS
Necessidade de contributos das partes interessadas:

 Instituições de ensino superior – intercâmbio

 Associações representativas da classe

 Associações profissionais

 Profissionais a exercer a profissão

 ….

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A NOSSA PROPOSTA:
OS 3 PILARES
I - Construção de projectos pedagógicos que obedeçam
a critérios científicos rigorosos

II - Definição (afinação?) de um conjunto de


competências nucleares do profissional de
secretariado

III - Definição de capacidades predominantes a


desenvolver durante a formação – 1º ciclo (que
formação para o 2º ciclo?)

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I PILAR:
ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO

1. Visão – o que se pretende alcançar/ desenho do perfil do


profissional a formar;

2. Desenho de Competências – capacidade, autonomia,


assimilação de novos conhecimentos, habilidades de
natureza operacional e/ou táctica; flexibilidade
intelectual indiferenciada;

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I PILAR:
ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO

3. Explicação do significado do projecto pedagógico

clarificação de saídas profissionais realistas; definição

de objectivos em termos de competências; os

objectivos a alcançar na formação para a cidadania;

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ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO

4. Definição da natureza filosófica/ideológica

subjacente ao projecto pedagógico – explicação dos

objectivos em termos de formação para a tomada de

decisões responsável, para a autonomia, para a

criatividade, para a reflexão crítica sobre a realidade

circundante, …;

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ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO
5. Definição dos objectivos pretendidos em 3 áreas
principais:

 na aproximação e harmonização entre formação


proporcionada e expectativas dos empregadores;

 no exercício da condição profissional, pessoal e de


cidadania;

 na formação académica tanto ao nível pessoal como


profissional.
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ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO

6. Determinação da importância e harmonização do


projecto pedagógico – definição dos conteúdos
programáticos; possibilidades de interdisciplinaridade
no processo de aprendizagem; articulação próxima
entre teoria e prática, estrutura curricular, exigências do
mercado de trabalho e o perfil de profissional a formar

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ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO
7. Definição de metodologias - simulação, cenários
profissionais, estudo de casos (fornecimento de «balizas»
deontológicas para o exercício futuro da profissão).
Clarificação da identidade do curso e do aluno/futuro
profissional.
 Verificação de congruência entre metodologias e
finalidades do curso, aprendizagens, formação de consciência
crítica, visão do mundo, objectivos que se pretende alcançar,
nível de formação académica que se está a proporcionar…

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ROTEIRO DO PROJECTO PEDAGÓGICO DOS CURSOS
SUPERIORES DE SECRETARIADO

8. Estabelecimento do currículo do curso e


interdisciplinaridade que ele possibilita

Para que serve o roteiro?


- Harmonização do percurso/etapas de criação de
cursos;
- Definição à priori de um conjunto de competências
que identificam o curso/formação
- Equilíbrio entre a formação de carácter genérico e a
formação de carácter especializado/técnico
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II PILAR:
DEFINIÇÃO DAS COMPETÊNCIAS NUCLEARES DO SECRETARIADO

 O desenvolvimento das TIC vão influenciar o trabalho


do secretariado;
porém
 A natureza pessoal e interactiva do trabalho de
secretariado não pode ser substituído por tecnologia

FACILITA A EXECUÇÃO DAS TAREFAS MAS NÃO


MODIFICA A NATUREZA INTRÍNSECA DO TRABALHO
DE SECRETARIADO/ASSESSORIA

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II PILAR:
DEFINIÇÃO DAS COMPETÊNCIAS NUCLEARES DO SECRETARIADO

 ORGANIZAR 

 COMUNICAR 

 GERIR/GERAR INFORMAÇÃO 

 REPRESENTAR 


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ORGANIZAR
 PLANEIA, ORGANIZA E FAZ A MANUTENÇÃO DE DADOS E
INFORMAÇÃO EM ARQUIVOS CONVENCIONAIS E
ELECTRÓNICOS
 FACILITA O TRABALHO DA PESSOA OU GRUPO A QUE
PRESTA APOIO – FILTRA CONTACTOS, GERE A AGENDA,
FACULTA INFORMAÇÃO
 ORGANIZA VIAGENS E DESLOCAÇÕES DE TRABALHO
 ORGANIZA REUNIÕES E OUTROS EVENTOS EMPRESARIAIS
RESPONSABILIZANDO-SE PELAS BOAS CONDIÇÕES FÍSICAS
E LOGÍSTICAS DO LOCAL
 RECOLHE DADOS PARA ELABORAÇÃO DE ACTAS
 PREPARA DOSSIÊS DE DOCUMENTAÇÃO 
 ….

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COMUNICAR
 PIVOT DOS FLUXOS COMUNICACIONAIS DA
ORGANIZAÇÃO
 FACILITA A COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO
INTERPESSOAL E INTERDEPARTAMENTAL
 PROCEDE À INTERMEDIAÇÃO DE
ACONTECIMENTOS E FUNCIONA COMO
NEGOCIADOR
 REDIGE COM QUALIDADE EM PORTUGUÊS E PELO
MENOS DUAS LÍNGUAS ESTRANGEIRAS
 COMUNICA EFICIENTEMENTE TANTO NA
VERTENTE ORAL COMO ESCRITA 
…

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GERIR / GERAR INFORMAÇÃO
 RECEBE, REUNE, FILTRA E DIVULGA INFORMAÇÃO
 GERE A ROTINA DOS SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E
CONTROLA OS RESULTADOS
 ADMINISTRA O SEU TEMPO E O DAS SUAS CHEFIAS
 PESQUISA INFORMAÇÃO E FORNECE-A
 ELABORA RELATÓRIOS PARA APOIO À TOMADA DE
DECISÕES
 ELABORA BASES DE DADOS COM INFORMAÇÃO
RELEVANTE
 …. 
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REPRESENTAR
 ACOLHE VISITANTES, CLIENTES, FORNECEDORES…
 REPRESENTA AS SUAS CHEFIAS NA SUA AUSÊNCIA
 DESEMPENHA AS FUNÇÕES NO ÂMBITO DAS
RELAÇÕES PÚBLICAS
 VELA PELO CUMPRIMENTO DO PROTOCOLO
EMPRESARIAL
 ESTABELECE CONTACTOS EM REPRESENTAÇÃO DA
SUA ORGANIZAÇÃO
 …. 

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PATAMARES DE ESPECIALIZAÇÃO – EXERCÍCIO DE FUNÇÕES
VS.
APRENDIZAGENS REQUERIDAS

Aprendizagens para trabalhar ao nível estratégico/direcção: actividade


intelectual predominantemente analítica e criadora; centradas na análise,
diagnóstico, definição e planificação de acções; reporte, direcção de equipas…

Aprendizagens para trabalhar ao nível táctico/gestão: planificação e controlo;


interpretação de directivas; articulação de meios humanos e materiais para atingir
objectivos; coordenação de equipas; reporte , avaliação de desempenho…

Aprendizagens para trabalhar ao nível operacional/executivo: tarefas de tipo


executivo, centradas na especialidade técnica, trabalho com menor grau de
autonomia e responsabilidade/muita supervisão

XXX ENCONTRO NACIONAL - ASP


QUE FORMAÇÃO DE NÍVEL SUPERIOR (1º Ciclo)?

 Idealmente a formação de nível superior deveria almejar o


conhecimento de nível mais elevado integrando o «saber
fazer» «o saber-saber» o «saber ser /saber estar»

 Que fazer em tão pouco tempo?

 Ajustamento das expectativas dos candidatos à profissão;

 Incutir a necessidade de formação ao longo da vida –


aprendizagens adicionais = conhecimentos actuais e a
progressão profissional 

 A formação deve visar O SER HUMANO e não apenas o futuro


profissional 

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III PILAR:

O NOVO PARADIGMA ORGANIZACIONAL VS NOVO PARADIGMA DE FORMAÇÃO


ORIENTADA PARA O SER
TER SER
AUTO CONSOLIDAR
AUTO REALIZAR-SE
REALIZAÇÃO

AUTO PROCESSAR MUDANÇAS


PERTENÇA
ESTIMA

APRENDIZAGENS
STATUS SOCIABI PROCESSAR EXPERIÊNCIAS
PRESTÍGIO LIDADE

CAPACITAR-SE , SABER
AQUISIÇÃO DE BENS SEGURANÇA FAZER UM TRABALHO
MATERIAIS

FISIOLÓGICAS INTEGRAÇÃO BIO PSICO


SATISFAÇÃO DE SOCIAL
NECESSIDADES BÁSICAS

XXX ENCONTRO NACIONAL - ASP Adaptado de Bárbara Dultra Maurício dultra@ufba.br


Reflexão
Tem toda a pertinência, neste contexto, evocar o
princípio de Alvin Toffler:

« A iliteracia do século. XXI não se refere àqueles que


não sabem ler e escrever mas àqueles que não sabem
aprender, desaprender e reaprender» 

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A FORMAÇÃO SUPERIOR VS.A CARREIRA DE SECRETARIADO
O SECRETARIADO EXECUTIVO
 As tarefas de secretariado podem ser exercidas a qualquer nível
da hierarquia e, no Índice Alfabético de Profissões, está
prevista em todos os níveis podendo ser exercida tanto na
Administração Pública como em empresas privadas.
 A distinção, em termos de categorias de funções, faz-se pelo grau
de autonomia e responsabilidade que as tarefas realizadas
implicam.
 O secretariado ao nível executivo está classificado no Índice
Nacional das Profissões como:
 Secretários e Operadores de Equipamentos de Tratamento de
Informação 4.1.1
 Secretários 4.1.1.5
 Secretário 4.1.1.5.05

 Corresponde-lhe, em termos de funções, a execução de


correspondência, arquivo, atendimento telefónico … e a tarefas
que, de um modo geral, asseguram a rotina de uma área
administrativa
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TÉCNICOS E PROFISSIONAIS DE NÍVEL
INTERMÉDIO
«Os técnicos e profissionais de nível intermédio desempenham
tarefas predominantemente técnicas e especializadas
relacionadas com a aplicação dos princípios, conceitos e
métodos relativos à investigação, no âmbito dos diferentes
ramos científicos e artísticos, zelando pelo cumprimento dos
regulamentos oficiais e profissionais, e ministram ensino de um
nível específico.

 … prestar serviços técnicos de apoio relacionados com a

gestão de empresas, comércio, finanças e administração;»

XXX ENCONTRO NACIONAL - ASP


TÉCNICOS E PROFISSIONAIS DE NÍVEL
INTERMÉDIO
GRUPO BASE 3.4.3.1.
PROFISSIONAIS DE NÍVEL INTERMÉDIO DOS SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
[Secretário de Administração 3.4.3.1.10]
Os profissionais de nível intermédio dos serviços administrativos ocupam-se de diversas
tarefas de natureza administrativa, tais como, coordenar trabalhadores num serviço
privado ou público, efectuar tarefas de secretariado ou redigir correspondência em
língua estrangeira.
As tarefas consistem em:
a) Distribuir o trabalho a executar e proceder à respectiva coordenação e controlo;
b) Ocupar-se do secretariado de uma direcção ou administração;
c) Redigir e traduzir cartas, relatórios e outros documentos de carácter
administrativo;
d) Executar outras tarefas similares;
e) Coordenar outros trabalhadores.
Profissões inseridas neste Grupo Base:
3.4.3.1.05 - Chefe de Secção
3.4.3.1.10 - Secretário de Administração
3.4.3.1.15 - Correspondente em Línguas Estrangeiras
3.4.3.1.20 - Assistente de Produção Cinematográfica
3.4.3.1.90 - Outros Profissionais de Nível Intermédio dos Serviços Administrativos

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QUADROS SUPERIORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA,
DIRIGENTES E QUADROS SUPERIORES DE EMPRESA

SUB GRANDE GRUPO


QUADROS SUPERIORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
 1.1.2.0.20 – Secretário Geral
 Dirige o funcionamento administrativo da Secretaria Geral de
um Ministério:
 Define e controla os procedimentos adequados para a execução
do plano de trabalho do Ministério;
 Estabelece as previsões e os recursos necessários para a
prossecução dos objectivos do plano de actividades e assegura a
sua aquisição e manutenção; coordena os trabalhos;
 Controla a aplicação dos recursos; interpreta e põe em prática
as directivas recebidas.
XXX ENCONTRO NACIONAL - ASP
A FORMAÇÃO SUPERIOR EM SECRETARIADO
VS. AS POSSIBILIDADES DE CARREIRA
 A existência da categoria de Secretário nos três
patamares de responsabilidade – execução, gestão e
direcção – interpela-nos e exige que as escolas que
proporcionam formação superior em Secretariado
correspondam oferecendo formação diferenciada , que
habilite os futuros profissionais, a exercerem a profissão
nesses mesmos três patamares de responsabilidade.
 Se a oferta educativa existente poderá ser suficiente
para preparar profissionais para exercerem a profissão
ao nível executivo e de gestão é urgente a proliferação
de formação que habilite para os patamares mais
elevados .
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PÓS-GRADUAÇÕES E MESTRADOS EM
SECRETARIADO
 A existência de oferta educativa de Mestrados em
Secretariado é ainda muito escassa:
 Em termos de ensino superior público, para o ano lectivo de
2010-2011 – apenas o Instituto Superior de
Contabilidade e Administração do Porto (Politécnico
do Porto), oferece um curso de Mestrado em Assessoria
de Administração (em regime pós-laboral)
 Se se pretende a afirmação da profissão, em todos os
patamares de responsabilidade, é urgente a generalização e
diversificação da oferta educativa
 Os lugares de Secretário Geral, tanto na administração
pública como na generalidade das empresas privadas,
deveriam ser preferencialmente ocupados por
profissionais de secretariado, devidamente habilitados.
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«COMUNICARE» =
REFLEXÕES FINAIS : COLOCAR «EM COMUM»
 A definição de currículos de cursos em secretariado/assessoria deve ter em
consideração os 3 pilares/dimensões;
 O exercício do secretariado/assessoria requer competências de naturezas
diversas: técnicas, humanas, deontológicas…. E formação adequada; as
Associações Profissionais podem ter um papel importante na fixação das
competências a alocar a cada patamar da profissão;
 Há necessidade de harmonizar realizações pessoais com realizações
profissionais; a orientação da formação deve contemplar de forma explícita
estes aspectos de modo a preparar profissionais mais equilibrados e pró
activos;
 É possível «ser feliz a trabalhar» se houver reciprocidade complementaridade
entre os objectivos organizacionais e os objectivos pessoais .
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CONSULTAS

 Ardions, I; Romero, Z; Sá Sequeira, A. (2006) Organização


e Técnicas Administrativas, Ed. Politema (IPP)
 Sá Sequeira, A. (2006) Correspondência em Português –
Comunique de forma eficiente, Porto Editora
 Santos, Boaventura de Sousa,(2005) A Universidade no
século XXI: Para uma reforma democrática e emancipatória
da Universidade
 Sites acedidos:
 www.ufba.br em 2010-02-15
 www.dges.pt em 2010-03-15

 http://www.iefp.pt/formacao/CNP/Paginas/CNP.aspx em 2010-03-15

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OBRIGADA PELA V/ ATENÇÃO!

ESPERO O CONTRIBUTO DAS V/


REFLEXÕES!

armindasasequeira@sapo.pt
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