ANÁLISE DE UMA ORGANIZAÇÃO

MULTITEMA

1. Apresentação da Empresa

1.1. Apresentação
1.2. Visão
1.3. Missão
1.4. Identificação das Empresas

2. Análise Estrutural da Empresa

2.1. Análise organizacional da Empresa

2.1.1. Gestão
2.1.2. Produtos e Serviços
2.1.3. Organigrama
2.1.4. Função Financeira
2.1.5. Recursos Humanos
2.1.6. Função Comercial
2.1.7. Marketing
2.1.8. Sistema de Informação
2.1.9. Ambiente
2.1.10. Higiene e Segurança no Trabalho
2.1.11. Qualidade
2.1.12. Aprovisionamento

2.2. Situação económica e financeira da Empresa

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 ANÁLISE DE UMA ORGANIZAÇÃO
MULTITEMA

1.1. Apresentação da Empresa

O Grupo Multitema tem o seu início em 1990 com a criação da

Multitema – Produções Gráficas no âmbito da aprovação de um dossier
de candidatura ao FAIJE III – Fundo de Apoio à Iniciativa dos Jovens
Empresários. Eram os seus promotores:

Sebastião Américo Ferreira Magalhães com quota de 40%

António José Teles Subtil com quota de 30% e
Tipografia “A Desportiva” com quota de 30%.

A Tipografia “A Desportiva” pertencia à família Magalhães. Era uma

pequena empresa familiar em fim de ciclo de vida dos produtos que
oferecia, com processos tecnológicos ultrapassados e com
necessidades profundas de renovação em todas as áreas.

O investimento na Multitema Produções Gráficas foi de 30.000 contos e

o financiamento, para além dos 3.000 contos de Capital Social, teve
origem no subsídio a fundo perdido de 9.000 contos e em empréstimo
do BPA no valor de 18.000 contos. Foram criados 5 postos de trabalho.

O equipamento adquirido permitia oferecer serviços na área do que

então se denominava fotocomposição e artes finais através do
computador, parte da fotomecânica que não implicava a côr nem
imagem. Este serviço, consubstanciado em fornecimento de fotolitos,
era muitas vezes complementado com subcontratação referente ao
tratamento da imagem e côr. Fazia-se, com a implementação deste
projecto, o aproveitamento dos equipamentos de menor

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porte emergentes nesta área que passaram a ser conhecidos por
equipamentos de “desktop publishing”. Os anteriores caracterizavam-se
por preços bastante superiores e porte bastante maior.

Face à flexibilidade dos equipamentos e à implementação de uma

política de gestão de pessoas adequada, a empresa começou a
conseguir implementar-se junto das agências de publicidade prestando
fornecimentos personalizados de serviços de pré-impressão na
produção de campanhas publicitárias.

Em 1992 faz novo investimento significativo passando a dispor de

equipamento para tratar a côr e imagem seguindo a linha de inovação
tecnológica adquirindo “scaners” profissionais planos de porte
relativamente pequeno. Continuava a aproveitar-se as tendências de
abandonar os equipamentos de grande porte e elevados custos de
aquisição. Reforçou-se a capacidade de impressão de fotolitos com a
aquisição de 2 “image setter” da AGFA. A empresa contava nesta altura
com 12 pessoas.

Continuava a trabalhar-se preferencialmente para as agências de

publicidade mas começava a ser evidente a necessidade de abordar
outros segmentos. Com efeito, o facto do mercado publicitário estar
altamente concentrado em Lisboa aliado à tendência das agências de
fazer dentro de portas uma boa parte do trabalho de pré-impressão
(efeito do “desktop publishing”) exigia medidas de diversificação.

É neste contexto que é criada a Converge – Arte Gráficas, que resulta

do aproveitamento da “A Desportiva”. São adquiridas 2 máquinas offset
de 2 cores, uma com o formato 35x50 e outra 50x70. A ideia era
fornecer um serviço completo de impressão offset, aproveitando as
competências da Multitema Produções Gráficas, abordando para o
efeito o segmento dos clientes directos (empresas de dimensão
razoável que procuram sem intermediários produtos gráficos).

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Os anos de 93 e 94 foram de consolidação da estratégia não tendo o
Grupo deixado de investir. Os meios libertos foram aplicadas no reforço
da capacidade de produção da Converge (mais uma máquina 50x70 de
duas cores e linha de acabamento) bem como na renovação dos
equipamentos de pré-impressão, área muito sensível à obsolescência.

Ainda em 94 é inaugurada a delegação de Lisboa, consistindo numa

frente comercial muito importante no segmento dos clientes directos. O
Grupo conta nesta data com cerca de 45 pessoas.

Em 95 lançam-se as bases para dois grandes investimentos. Na

Converge pretende-se adquirir mais capacidade de produção e chegar
às 4 cores. Na Multitema Produções Gráficas pretendia-se a resolução
do principal ponto fraco – as instalações. Estes projectos foram levados
a cabo com a ajuda do PEDIP.

Os responsáveis do Grupo estavam, a esta altura, conscientes de uma

ameaça importante – as novas tecnologias. Com efeito, há já algum
tempo que os agentes do mercado vinham debatendo o futuro das artes
gráficas face ao avanço das novas tecnologias. Para além da questão
dos suportes para a informação que suscita acesas discussões (nos
dias de hoje, para além do papel, há que contar com as redes digitais
(Internet) e com os suportes magnéticos (CD-ROM)), há que considerar
a introdução de profundas e diversas inovações no processo produtivo
de material impresso que, como ponto comum, tentam anular etapas
pela eliminação dos suportes analógicos (o DTP ou “directo à chapa”
elimina o fotolito e a impressão digital elimina o fotolito e a chapa offset).
Começava-se a falar cada vez com mais propriedade da Indústria da
Comunicação.

Assim, em 95 é criada a Multitema – Soluções Digitais com o objectivo

estratégico de dar resposta a esta ameaça assumindo o Grupo

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claramente o objectivo de liderar no Porto a transição entre a indústria
gráfica e a emergente indústria da comunicação. Com um investimento
inicial de 120.000 contos (com apoio do SAJE), esta empresa começa
nesta altura a fornecer serviços de impressão digital de pequeno e
grande formato bem como de produção de CD-ROM´S, páginas na
Internet, quiosques multimédia e outros produtos da área multimedia.
Fá-lo de forma sinergética com as outras empresas do Grupo,
conseguindo importantes economias de escala. Há, de facto, um
elemento comum nos processos produtivos das empresas do Grupo – o
ficheiro digitalizado. Com nenhumas ou poucas alterações ao ficheiro
produzido na pré-impressão, é possível produzir no offset, na impressão
digital e na multimedia.

Face, também nesta altura, ao aumento da carteira de clientes directos,

começa o Grupo a sentir necessidade de prestar o serviço a montante
de todos os serviços que já fornece – a criatividade. É, por via disto,
criada a Digides – Design Digital que começa a laborar em 95.

Os anos de 96 e 97 serviram para integrar todos este investimentos,

criar massa critica e de interiorização de novo grande salto – a
passagem para uma outra dimensão completamente diferente. É assim
que encontramos a Multitema em negociações com o BPI para eventual
operação de capital de risco através da qual dobrará o seu activo,
incluindo novas instalações que possam albergar os novos
investimentos produtivos. Em 96 e 97, em virtude das suas
performances, à Multitema é atribuído o estatuto de PME EXCELÊNCIA
pelo IAPMEI e pelo BNU. Em 97 inicia-se o processo de Certificação
junto da APCER (ISO 9001). Em 98 é considerada, pela revista Exame,
na análise que faz das 1000 melhores PME, a 9ª empresa do seu
sector.

Em 99, concretiza-se a operação de capital de risco, em parceria com o

BPI, que visava implementar um plano de investimentos ambicioso –

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 duplicação da capacidade em Offset e respectivo acabamento,
continuação do desenvolvimento na Impressão Digital .
Permitiu também, a aquisição e início das obras no edifício da
Circunvalação, sendo possível em Outubro de 2000, concentrar as três
áreas de negócio (Pré-press, Impressão Digital de grande e pequeno
formato, e Impressão Offset) num só edifício.
Face às necessidades do Grupo em promover a marca “Multitema”, e
com a criação da Multitema SGPS, em Maio de 2000 procedeu-se à
alteração da denominação social das empresas que o constituem.
Assim a Multitema Produções Gráficas passou a integrar a Multitema
Soluções Digitais, passando a designar-se por Multitema Soluções de
Impressão, S.A..
A Converge Artes Gráficas, passou a designar-se Multitema Produções
Gráficas.
A Digides passou a integrar a Multitema, Multimédia e Design Digital.

Em Novembro de 2000, foi efectuada pela APCER a auditoria externa,

com parecer favorável por parte dos auditores, que permitirá obter a
certificação em 2001.

Para encerrar esta apresentação ficam os indicadores mais importantes

do Grupo nesta data:

Activo Líquido – 2.400.000 contos

Nº de trabalhadores – 170
Vendas previstas de 2000 – 1.400.000 contos
Autonomia Financeira – 30%

1.2. Visão da Multitema

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 A Multitema actuará numa sociedade em que o domínio da Informação
e da Comunicação sem barreiras físicas e temporais, será alicerce do
desenvolvimento.

1.3. Missão da Multitema

Liderar a transição da Indústria Gráfica para a emergente Industria da

Comunicação, propondo aos nossos públicos a integração de novas

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 soluções, geradoras de maior valor, assente no desenvolvimento de um
qualificado e sólido projecto empresarial.

1.4. Identificação das Empresas

Empresa Grupo Multitema

Sede Social R. Joaquim António de Aguiar, 168 – 4000
Porto
Delegações Lisboa, Circunvalação
Telefone 22 5192200
e-mail multitema@multitema .pt
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 web http://www.multitema.pt
Início de actividade Ano de 1990
Actividade principal Indústria da Comunicação
Empresas do Grupo Multitema - Soluções de Impressão, S.A.
Multitema – Produções Gráficas, S.A.
Multitema – Multimédia e Design , S.A.
Multitema S.G.P.S.
Accionistas Sebastião Magalhães
António Subtil
Jorge Magalhães
BPI

Áreas de Negócio Pré-impressão

Impressão Digital de Pequeno Formato
Impressão Digital de Grande Formato
Impressão Offset
Multimédia
Design

Nº. Médio de Trabalhadores 170

Capital Social 132.500 contos
Situação Líquida 645.000
Passivos 1.700.000
Activo 2.345.000
Volume de Negócios 2000 1.400.000 contos

Denominação Social Multitema – Soluções de Impressão S.A.

Endereço Sede Social R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4000-310 Porto
Instalações Actuais R. do Cerco, 365/367
Código Postal 4300-119 Porto Telefones 22 5192600
Telefax 22 519 2698 E-mail multitema@multitema.pt
Objectivo Social Exercício de actividades próprias na indústria gráfica tendo como actividade
principal a impressão.
Capital Social 55.000 contos
Data Constituição 9 de Março de 1990 CAE Rev. 2 22240
Matriculada na C.R.C. de Porto – 2ª Sob n.º 47 377 N.º Contr. 502315270
Elementos que compõem a Função
Gerência
Sebastião Américo Ferreira Sócio Gerente
Magalhães
António José Teles Subtil Sócio Gerente
Jorge Manuel Ferreira Magalhães Sócio Gerente

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 Denominação Social Multitema – Produções Gráficas, S.A.
Endereço Sede Social R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4000-310 Porto
Instalações Actuais R. do Cerco, 365/367
Código Postal 4300-119 Porto Telefones 22 5192600
Telefax 22 519 2698 E-mail multitema@multitema.pt
Objectivo Social Indústria de tipografia, impressão offset.
Capital Social 188.000 contos
Data Constituição 18 / Março /1932 CAE Rev. 2 22220
Matriculada na C.R.C. de Porto – 2ª Sob n.º 13 823 N.º Contr. 500284580
Elementos que compõem a Gerência Função
Sebastião Américo Ferreira Magalhães Sócio Gerente
António José Teles Subtil Sócio Gerente
Jorge Manuel Ferreira Magalhães Sócio Gerente

Denominação Social Multitema – Multimédia e Design, S.A.

Endereço Sede Social R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4000-310 Porto
Instalações Actuais R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4300-310 Porto Telefone 22 5192200
Telefax 22 519 2298 E-mail multitema@multitema.pt
Objectivo Social Desenho gráfico assistido por computador, comunicação, publicidade,
multimédia e design.
Capital Social 10.000 contos
Data Constituição 4 / Dezembro / 1995 CAE Rev. 2 74842
Matriculada na C.R.C. de Porto – 2ª Sob n.º 3 794 N.º Contr. 503548359
Elementos que compõem a Gerência Função
Sebastião Américo Ferreira Magalhães Sócio Gerente
António José Teles Subtil Sócio Gerente
Jorge Manuel Ferreira Magalhães Sócio Gerente

Denominação Social Multitema – S.G.P.S..

Endereço Sede Social R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4000-310 Porto
Instalações Actuais R. Joaquim António de Aguiar, 168
Código Postal 4300-310 Porto Telefone 22 5192200
Telefax 22 519 2298 E-mail multitema@multitema.pt
Objectivo Social Gerir participações sociais
Capital Social 132.500 contos
Data Constituição 4 / Dezembro / 1995 CAE Rev. 2 74150
Matriculada na C.R.C. de Porto – 2ª Sob n.º 3 794 N.º Contr. 504373773
Elementos que compõem a Gerência Função
Sebastião Américo Ferreira Magalhães Sócio Gerente
António José Teles Subtil Sócio Gerente
Jorge Manuel Ferreira Magalhães Sócio Gerente

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2. Análise Estrutural da Empresa

2.1. Análise organizacional da Empresa

2.1.1. Gestão

O carácter eminentemente comercial da empresa faz com que a

política vigente seja a do primado do cliente. A empresa “vive” muito
para fora resultando numa gestão flexível de fora para dentro.

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Como os serviços a prestar requerem uma profunda ligação durante a
sua execução, os comerciais, que estabeleceram os contactos,
permanecem numa espécie de “ponte” entre o cliente e a produção.
Daí, a constituição de equipes mistas de comerciais e operadores
segundo uma mesma linha de orientação.

Isto leva a que toda a estrutura esteja dividida em:

- Direcção Comercial e de Produção

- Direcção Administrativa e Financeira

A política de gestão praticada assenta numa participação activa dos

colaboradores aos quais é incutido um espírito de “também donos do
projecto”. A estrutura hierárquica é bastante horizontal no sentido da
maior flexibilidade. O grupo de trabalho é coeso, apesar de serem já
170 pessoas.

Embora as responsabilidades estejam claramente distribuídas, não se

cultiva o uso do titulo da função, antes preferindo-se uma informalidade
que permite um ambiente bastante descontraído sem aligeirar
responsabilidades; estas, pelo contrário, através da gestão por
objectivos, são medidas e avaliadas com bastante clareza.

2.1.2. Produtos e Serviços

O Grupo Multitema desenvolve os seguintes negócios:

- Pré-impressão
- Impressão Digital de Grande Formato
- Impressão Digital de Pequeno Formato
- Impressão Offset
- Multimédia
- Design

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Qualquer um dos negócios pode ser visto de forma
completamente autónoma ou integrado num serviço mais ou
menos completo – tudo depende das necessidades dos clientes.

A pré-impressão, que se consubstancia no fornecimento de

fotolitos é bem mais do que isso na medida que se trata de
composição electrónica de página, provas de cor analógicas e
digitais tudo organizado em bases de dados de ficheiros
digitalizados possibilitando um serviço ao cliente cujas vantagens
vão aparecendo à medida do incremento da relação comercial.

Não sendo fornecidos como produto acabado, os fotolitos podem

ser utilizados na Impressão offset; os ficheiros, por seu lado, e
com o devido tratamento, podem ser usados para impressões por
via digital (sem suporte analógico) ou na produção de um
CD’Rom ou site na Internet .

Há, no entanto, quem só necessite de um CD’Rom; ou de um

folheto em impressão digital; ou de um cartaz de grandes
dimensões – a flexibilidade é total.

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 PRODUTOS / SERVIÇOS DA MULTITEMA

Estado de
Maturidade
Crescimento

Declínio
Início

CICLO DE VIDA

Impressão Digital Pequeno Formato

Impressão Digital Grande Formato

Multimédia

Design

Offset

Fotolito (Pré- Impressão)

Estes exemplos pretendem ilustrar a complementaridade dos

serviços e produtos da Multitema. Por outro lado, ressalta uma
perfeita autonomia de cada um deles.
Cada um dos negócios (domínio de actividade estratégica) está
em posições diferentes e perfeitamente identificáveis do seu ciclo
de vida. Embora o offset seja um produto maduro, o fotolito,
enquanto produto final, está no fim do ciclo de vida.
Por outro lado, os outros produtos/serviços são claramente
emergentes.

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 2.1.3. Organigrama
GRUPO MULTITEMA
A delegação de tarefas
ORGANIGRAMA é feita
SEGUNDO FLUXO numa primeira linha de
DE PRODUÇÃO
Distribuição das Funções de Dire cção
colaboradores distribuídos pelo Grupo, a saber:
- Estratégia
- Comercial, Produção, Marketing, Planeamento e Controlo de Produção Delegação Lisboa
- Financeira, Planeamento e Controlo de Gestão, Administrativa

• Concepção
- Comunicação, Recursos Humanos, Gestão de Qualidade, Higiene e Segurança no Trabalho
- Produção Offset

• Produção MULTITE MA, Soluções de Impressão - MSI

(Pré-Impressão)
• Função Comercial
• Função Técnica
Direcção Serviço de Direcção Serviço de
• Função Financeira
Director Produção Coordenador Técnico
Clientes Norte Clientes Sul

Aprovisionamento
• Qualidade
1 Constituição das Equipas:
- 1 Comercial
Adjunto Dir. Produção Gestor de Clientes - 1 Coordenador de Produção
• Ambiente - Vários Operadores

• Higiene e Segurança Equipa

no deTrabalho
Produção
1

• Recursos Humanos
Equipa de Produção

• Marketing 1

Equipa de Produção
1
O esquema seguinte tenta mostrar o organigrama existente na
empresa segundo o fluxo de
Equipa produção:
de Produção
1

(Impressão Digital Grande Formato e Pequeno Formato)

Coordenador de
Equipa de Produção Gestor de Produto
Produção
2

Aprovisionamento 2 Constituição das Equipas:

- Gestor de Produto
- Coordenador de Produção
MULTITE MA, Produções Gráficas - MPG - Operador Pequeno Formato
- Operador Grande Formato
(Impressão OFFSET)
- Operadores de Acabamento
e Montagem

Chefe Produção

Aprovisionamento

PRODUÇÃO
ACABAMENTO

EXPEDIÇÃO

MULTITE MA, Multimédia e Design Digital - MMD

(Multimédia)

Director Técnico Operadores Gestor de Produto

15 / 41 Digital)
(Design

Director Criativo

Operadores
2.1.4. Função Financeira

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 A função financeira é fundamental para a direcção da empresa.
Considerando que o Grupo persegue uma estratégia de
crescimento e desenvolvimento ambicioso, são óbvias as
necessidades de boas relações com os parceiros financeiros e
institucionais. Assim, procura-se manter os activos financiados de
forma equilibrada por capitais próprios e alheios, numa relação de
1/3.

Com efeito, essa estratégia tem vindo a ser concretizada, pois só

assim foi possível concretizar a operação de capital de risco com
o Banco Português de Investimento. Os galardões conseguidos
(Estatuto Excelência Indústria do Banco Nacional e Ultramarino e
IAPMEI e 9º no ranking das empresas do sector atribuído pela
revista Exame) atestam também essa realidade.

A estratégia é posta em prática através da Direcção

Administrativa e Financeira utilizando o Sistema de Informação
descrito posteriormente.

2.1.5. Recursos Humanos

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A empresa investiu na organização desta função. As tarefas que
as necessidades colocavam iam sendo resolvidas pela direcção.
No entanto, face ao desenvolvimento organizacional que se
pretende levou a que fosse contratado um quadro com o
objectivo de centralizar todas as tarefas e preocupações desta
função, com particular incidência na Formação.

Uma das funções que já foi cometida ao responsável pelo

desenvolvimento da função foi a elaboração de um plano de
formação.

O recrutamento tem sido feito de formas muito diversas –

anúncios, conhecimentos pessoais, etc.; ultimamente, tem-se
dado uma grande importância ao estabelecimento de acordos
com instituições especializadas no sentido de admitir estagiários,
particularmente no domínio das novas tecnologias.

Por outro lado, e em parceria com essas instituições e clubes de

emprego existentes, pretende-se criar uma bolsa de candidatos
nas mais diversas funções.

No âmbito da admissão de novos colaboradores, está também a

trabalhar-se na definição de procedimentos de acolhimento e
integração de novos funcionários.

Há já alguns anos que a empresa tem um método de avaliação

do desempenho que consiste numa auto-avaliação feita pelos
colaboradores e que é confrontada com uma avaliação feita pela
direcção. Os trabalhadores avaliam também nesta altura o
desempenho da empresa nas vertentes consideradas mais
importantes.

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 A política salarial tem uma premissa básica – remunerar
conforme a prestação. No entanto, parece ser um consenso a
necessidade de evoluir para uma política mais evoluída que dê
resposta à dimensão que a empresa já tem.

Por fim, preocupação fundamental da direcção tem sido a

manutenção de um espírito de grupo motivado e coeso.

2.1.6. Função Comercial

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 Considerada na empresa como absolutamente fundamental, esta
função é claramente a impulsionadora da actividade. È exercida
de forma agressiva e directa, procurando sempre uma relação tão
envolvente quanto possível com o cliente.

O Grupo tem quatro equipas comerciais, compostas por

comerciais externos cuja função primordial é procurar novos
negócios, e comerciais internos, que para além do trabalho
burocrático têm também uma função de acompanhamento da
produção. Para além disto, os responsáveis das outras áreas
procuram ter sempre uma visão comercial nas suas
oportunidades de relações com os diversos públicos.

Nos casos específicos de impressão digital e multimédia, os

comerciais assumem um perfil de gestor de produto. No caso da
impressão offset (fotolito + offset) os comerciais lideram equipas
de produção da forma já referida.

2.1.7. Marketing

Considerando o Marketing como a forma de fazer uma oferta aos

públicos previamente definidos, pode dizer-se que o que tem sido
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feito tem sido fruto das diversas iniciativas com o objectivo de
aumentar as vendas. Se considerarmos que a oferta só deve ser
feita depois de análise profunda e cuidada do mercado em que a
empresa actua, do marketing-mix dos produtos e serviços que
fazem parte do portfólio da empresa (já mencionados no ponto
“Produtos e Serviços”), então teremos que situar em 1998 o início
de uma actividade consciente com vista à utilização desta função.

Nessa altura, e já numa tentativa de correcta colocação da oferta

ao mercado, decidiu-se estrategicamente que o Grupo oferece
um serviço global na área da Comunicação.

Como primeira medida, consultou-se empresa de imagem que

idealizou a linha gráfica do Grupo que é hoje utilizada.
Conseguiu-se, através da adopção de logotipos com elementos e
sugestões (movimento) comuns, uma imagem de Grupo com as
mesmas características.

Admitiu-se quadro com formação específica no sentido de ajudar

a Direcção a implementar a função.

Em conjunto com uma Agência de Publicidade, idealizou-se um

ensaio de campanha nos media que permitiu tirar algumas
conclusões sobre os públicos alvo através de inquéritos feitos
posteriormente. Com base neste primeiro ensaio, desenvolve-se
neste momento uma campanha mais alargada que engloba todos
os negócios/domínios de actividade que a empresa desenvolve.

Em termos de marketing interno, fez-se já um primeiro ensaio de

newsletter que se pensa implementar no início de 2001, bem
como uma intranet para a qual já foi constituído um grupo de
trabalho com colaboradores das diferentes áreas para que melhor

21 / 41
 possa ser implementada.

Uma das preocupações dos responsáveis foi a de criar uma

imagem institucional da marca –MULTITEMA – através de
diversas iniciativas junto dos media e utilizando mailings. Desde
Novembro de 2000 iniciou-se uma campanha com o objectivo de
divulgar a marca que será concretizada em Maio de 2001.

Trabalha-se entretanto no estudo do perfil do cliente, através da

criação de bases de dados segmentadas.

2.1.8. Sistema de Informação

Introdução
Os sistemas de Informação da Multitema foram analisados com
base em informações recolhidas junto de alguns colaboradores e
22 / 41
da própria Direcção da empresa. Foi adoptada uma metodologia
onde se pretendeu realçar as três componentes básicas duma
estratégia de sistemas de informação: estratégia aplicacional,
estratégia tecnológica e estratégia de gestão.
Estratégia Aplicacional.

Catálogo de aplicações existentes

As actividades base da organização encontram-se

suportadas quer por aplicações quer de forma manual tal
como referido de seguida:

Finanças:

• Planeamento e Controlo de Gestão - aplicação

• Contabilidade geral - aplicação
• Contas a pagar e receber - aplicação
• Confirmação de facturas de compra - manual
• Imobilizado - aplicação
• Contabilidade Analítica - aplicação
• Tesouraria - aplicação

Comercial:

• Facturação - aplicação
• Orçamentação - aplicação

Compras / Aprovisionamentos:

• Encomendas a fornecedores - manual

• Recepção de encomendas - manual
• Gestão de Stocks – manual/aplicação (MSD)

Produção:
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• Planificação e Controlo da Produção - aplicação
• Plano de necessidades de materiais - manual
• Gestão da Produção - manual

Recursos Humanos:

• Salários - aplicação
• Controlo de presenças - manual
• Gestão da formação – manual
• Avaliação do desempenho – manual
• Recrutamento – manual

As aplicações em funcionamento na Multitema são relativamente

recentes e são continuamente melhoradas de forma a
adequarem-se às exigências do negócio. No entanto, existe um
Plano Informático de curto/médio prazo onde estão contemplados
as seguintes melhorias e projectos:

• Composição do Preço dos Produtos – aplicação

• Controlo de Crédito – aplicação
• Alargamento a outras áreas da Produção - aplicação

Necessidades de informação da organização

Em todas as organizações, os sistemas de informação

respondem de forma distinta à diversas necessidades existentes.

Por isso adoptámos a seguinte aproximação:

- Informação para Gestão / Suporte à Decisão

Os sistemas existentes fornecem parte da informação necessária

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havendo, ainda, recurso a tratamento adicional em folha de
cálculo. Os principais problemas pôem-se quando a informação
pretendida não está disponível ou o seu tratamento manual é
moroso. Nos momentos mais importantes da actividade da
empresa é necessário que o acesso à informação seja rápido
para que seja efectivo.

- Informação operacional

A nível operacional constatou-se que as actuais aplicações estão

em constante evolução o que é bastante positivo, pois adequam-
se, dinamicamente, às necessidades da organização.
Existem, ainda, processos cuja automatização ou optimização
será de considerar num futuro próximo.

- Informação Legal

Toda a informação legal necessária é preparada com base nas

aplicações existentes, recorrendo-se, esporadicamente, a
processamento manual.

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 Diagrama de Sistemas Aplicacionais

Finanças
Contabilidade Imobilzado
Geral

Contas a Gestão de Contas a

Pagar Tesouraria Receber

Comercial Informação
Contactos Propostas / Facturação
de Gestão
Cliente / Orçamentos
Prospectos

Produção

Planificação Controlo de
Produção

Por Sistema Aplicacional entende-se um conjunto de

necessidades de informação centradas nas mesmas classes de
dados e nos mesmos processos de gestão. Um sistema
aplicacional poderá ser implementado através de uma ou mais
aplicações (programas informáticos).
Com as melhorias que estão previstas, o sistema responderá
eficazmente às necessidades da tomada de decisões.
Apresenta-se, de seguida, um grelha de análise dos Sistemas
Aplicacionais que dá uma panorâmica sobre as aplicações
actuais, sua importância para o negócio e oportunidades a
desenvolver.

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 Importância dos Sistemas Aplicacionais

Operacional Estratégico
+
Planificação da Produção
Comercia
Orçamentação
Dependência de aplicações existentes
Planeamento
?? de Longo Prazo
Facturação

Planeamento e Controlo de Gestão

Escritório electrónico
Executive Information Systems
Contabilidade Geral
Contas a pagar e receber Internet
Activos fixos
Extranet
Salários
Controlo de Presenças

Suporte “Turnaround”
+
Impacto da introdução de novas aplicações

Os Sistemas Aplicacionais que se encontram no quadrante

"Operacional" são fundamentais para manter os actuais níveis de
desempenho da empresa. São sistemas de tal forma importantes
que, se deixarem de funcionar, provocarão perturbações
significativas no negócio.
A empresa está altamente dependente do desempenho dos
Sistemas Aplicacionais pertencentes ao quadrante "Estratégico"
pois influenciam directamente os factores críticos de sucesso do
negócio. No sector "Turnaround" estão representados os
Sistemas Aplicacionais que, no futuro, terão enorme influência no
desempenho da empresa.
Os Sistemas de "Suporte" contribuem para o bom funcionamento
geral mas a sua falha não tem causas imediatas no negócio.

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- Estratégia Tecnológica

Software

A estratégia técnológica é muito condicionada pela estratégia

aplicacional. Se, por um lado, os utilizadores finais tendem a
sobrevalorizar os aspectos de funcionalidade das aplicações, por
outro lado a inexistência de uma infra-estrutura técnica adequada
(software e hardware) irá causar, seguramente, graves
perturbações no funcionamento dos Sistemas Aplicacionais.
Pretende-se, no quadro seguinte, fazer uma avaliação geral da
infra-estrutura técnica da empresa.

Aplicação Origem Aplicação

Contabilidade/Imobilizado/Faturação Externa Primavera
Salários Externa Primavera
Desenv.
Gestão da produção Filemaker Pro
Interno
Tesouraria Externa Money
Folha de
Desenv.
Orçamentação Cálculo +
Interno
Filemaker Pro

Folha de
Desenv.
Planeamento e Controlo de Gestão Cálculo +
Interno
Filemaker Pro

Os seguintes factores são, normalmente, utilizados na avaliação

técnica de aplicações:

• segurança (confidencialidade e disponibilidade)

• rácio custo / performance
• potencial de crescimento
• facilidade de acesso aos dados
• fornecedor (capacidade de evolução/actualização da
aplicação, suporte, perenidade)
• especificidade do know-how
• recursos necessários para suporte/manutenção
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• custo total de manutenção (hardware e software)
• standardização

Dada a natureza deste trabalho, estes critérios não foram

explorados na totalidade, fazendo-se, no quadro seguinte, uma
avaliação sumária das aplicações actuais:

Avaliação das Aplicações Actuais

Reavaliar Manter
Melhorar
- Money - Primavera
- File Maker
- Pl. C. Gestão

Substituir
Renovar
- Orç. Offset
- Gestão Stocks
(MSD)
Eliminar
Baixo Alto

Valor para o negócio

Operacional Estratégico

Hardware

A arquitectura hardware e os respectivos equipamentos

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encontram-se representados no diagrama que a seguir se inclui.

128 Kbps digital leased line

Cisco Router

Ligação com Clientes

Recpção / envio de trabalhos Servidor de Office,
Servidor Sun
Arquivo de e-mail,...
imagens

O Parque informático existente em Janeiro de 2000 era suportado

fundamentalmente por:

Equipamento Sistema Operativo

Servidor Sun modelo Ultra 1 Solaris 5.6
Servidor HP PII 233 Win NT 4.0
PC'S Windows 95 e 98
MAC'S Mac 8.1 e 6.2

Estratégia de gestão dos SI

Os sistemas e tecnologias de informação têm vindo a aumentar a

sua contribuição para o desempenho das organizações. A
introdução acelerada de novas e complexas tecnologias nas
30 / 41
 empresas obriga a uma gestão cuidadosa dos seus sistemas de
informação. Só assim se consegue dar resposta a estratégias
empresariais cada vez mais agressivas. Com o aumento da
dependência das tecnologias, o equilíbrio entre a utilização de
recursos internos e o "outsourcing" tem de ser escrupulosamente
medido. Também é necessária uma atenta gestão de recursos
humanos.

Na Multitema, o funcionamento dos sistemas de informação é

assegurado essencialmente através dos seus recursos internos.
Considerando que a actividade da empresa tem como base
sistemas automáticos de informação, facilmente foi possivel os
colaboradores da empresa desenvolverem, até ao presente
estádio, as aplicações existentes.

Os diversos componentes do sistema são assegurados, em

acumulação, pelos responsáveis das diversas áreas.

É intenção da Direcção, no âmbito do desenvolvimento

organizacional que se pretende, regulamentar esta importante
função através de procedimentos específicos com responsáveis
nomeados para o efeito.

2.1.9. Ambiente

A Direcção do Grupo Multitema tem desenvolvido acções que

permitem a redução da Poluição Ambiental e que passam por:

• Utilização de tecnologias mais limpas (tintas vegetais,

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 recicladores de água, ecossis, etc.)

• Separação de resíduos (papel, películas, óleos usados, etc.)

• Reciclagem (recolha de resíduos por empresas licenciadas)

• Assinatura do Contrato de Adaptação Ambiental

Para garantir o cumprimento deste plano a direcção optou pela

contratação de uma empresa de planeamento e gestão do
ambiente que se responsabilizará por:

• Elaboração de diagnóstico ambiental, apontando soluções para

redução e tratamento dos efluentes líquidos, resíduos sólidos e
semi-sólidos
• Elaboração do plano de adaptação das empresas do Grupo à
legislação ambiental, tendo em vista as instalações da
circunvalação
• Elaboração de dossier de candidatura ao PEDIP
• Preparação do processo de licenciamento de descarga de
efluentes
• Preenchimento de mapas de resíduos e mapas de óleos

2.1.10. Higiene e Segurança no Trabalho

O ano de 1998 e concretamente a mudança para as novas

instalações, possibilitou uma melhoria substancial das condições
de trabalho da maioria dos colaboradores do Grupo:
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• Mais espaço por posto de trabalho

• Melhores condições de Higiene (WC’s)

• Melhor Ambiente de Trabalho (Proibição de fumar, ar

condicionado, menos ruído)

• Novo e mais completo sistema de incêndio

• Serviços de apoio (Recepção, salas de atendimento, sala de

reuniões, cozinha)

- Medicina de Trabalho

Ainda em 98 os colaboradores do Grupo passaram a contar com

a visita da Médica de Trabalho, de 15 em 15 dias, nas suas
instalações.

A presença da médica permitiu a actualização das consultas

periódicas. Paralelamente, foram também actualizados os
exames periódico (E.C.G., Audiogramas, Othor- rather - exame
aos olhos).

Prevê-se a visita do posto móvel para a realização de micro-

radiografias e análises clínicas.

Prevê-se ainda a criação de um consultório médico nas

instalações da circunvalação.

- Segurança

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 Apesar do nosso índice de acidentes e doenças de trabalho ser
bastante reduzido, na área da segurança é sempre possível
melhorar.

A recente mudança de instalações, a futura transferência de

serviços, a constante alteração dos layouts dos posto de
trabalho, não têm permitido a necessária actualização de
instrumentos tão importantes como:

Plano e planta de emergência (Criação de sistemas de

evacuação em caso de Incêndio, atribuição de
responsabilidades aos diferentes colaboradores em situação de
emergência).

Prevê-se que com o futuro enquadramento das empresas do

Grupo seja mais fácil trabalhar na criação de cada vez melhores
condições de segurança e prevenção de acidentes.

2.1.11. Qualidade

- Processo de Certificação da Qualidade

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O processo de Certificação da Qualidade teve inicio em 1997 com
o pedido de esclarecimento à APCER (Associação Portuguesa de
Certificação) sobre a possibilidade de a Multitema certificar o
conjunto de empresas que integram o seu grupo. Apesar da
resposta positiva daquela instituição, decidiu-se dar início ao
processo pela certificação da Multitema – Produções Gráficas,
mas com o objectivo de mais tarde, se prolongar essa
Certificação a todas as empresas do grupo através da Multitema
– SGPS.

São documentos essenciais para a definição do Sistema de

Garantia da Qualidade o Manual da Qualidade e o Manual de
Procedimentos.

O Manual da Qualidade tem como objectivo a definição da

estrutura fundamental do sistema da Qualidade, servindo ainda
como referência permanente na sua implementação e
manutenção. Este Manual encontra-se dividido em 4 partes
distintas:

1. Índice geral e Gestão do Manual de Qualidade

2. Política e Objectivos da Qualidade
3. Organização Geral e estrutura da Qualidade
4. Sistema da Qualidade

Foi definida a Política da Qualidade da Multitema, nos seguintes

moldes:

A Direcção acredita que o desenvolvimento do Grupo Multitema

necessita da definição e implementação de um sistema de
organização que constantemente se redimensione e actualize,
em função das necessidades.

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A Certificação desse sistema, segundo as normas NP EN ISO
9002 é um instrumento necessário ao desenvolvimento
pretendido.
Perante este objectivo, a Direcção está naturalmente
empenhada, considerando prioridade máxima a definição e
implementação do Sistema de Garantia da Qualidade (SGQ).

- O Manual de Procedimentos

O Manual de Procedimentos consiste no resumo de todos os

procedimentos que diariamente se realizam na empresa,
estabelecendo regras de conduta que permitam a uniformização
das tarefas e facilitem a organização geral dos serviços.
Pela sua complexidade e extensão, decidiu-se que a elaboração
e implementação deste Manual seria levada a cabo de forma
faseada, ou seja, os procedimentos vão sendo aprovados em
reunião do Grupo da Qualidade e pela Direcção, sendo
divulgados e implementados de imediato.

O Manual de Procedimentos, de acordo com o que é estabelecido

pela norma NP EN ISO 9002 é composto por 20 procedimentos;
no entanto, o Manual da Multitema – Soluções de Impressão não
contempla o procedimento nº 4, porque a sua actividade não
prevê a concepção, logo não pode haver medidas de controlo
nesta área. Quando se passar à certificação do Grupo teremos
que considerar a norma NP EN ISO 9001 e incluir o controlo da
concepção, actualmente previsto no âmbito da empresa
Multimédia e Design Digital.
Os 20 procedimentos que compõe o Manual são:

4.1. Responsabilidade da Direcção

4.2. Sistema da qualidade
4.3. Análise do contrato
4.4. Controlo da concepção

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 4.5. Controlo dos documentos/dados
4.6. Aprovisionamento
4.7. Controlo do produto fornecido pelo cliente
4.8. Identificação e rastreabilidade do produto
4.9. Controlo dos processos
4.10. Inspecções e ensaios
4.11. Controlo do equipamento de
inspecção, medição e
ensaio
4.12. Estado de inspecção e ensaio
4.13. Controlo do produto não conforme
4.14. Acções correctivas e preventivas
4.15. Manus., Armazen.,embal.,preservação e expedição
4.16. Controlo dos registos da qualidade
4.17. Auditorias da qualidade internas
4.18. Formação
4.19. Assistência após venda
4.20. Técnicas estatísticas

Em anexo encontra-se um quadro que apresenta o grau de

definição de cada um deles. É de realçar que a elaboração dos
procedimentos 4.16, 4.17, 4.19 e 4.20, depende da existência de
outros procedimentos pelo que só no final se poderão concretizar.

Estando a norma apenas vocacionada para o sector produtivo e

comercial a Direcção da Multitema, consciente da importância da
organização de outros sectores dentro da empresa, decidiu criar
outros procedimentos que melhorarão a organização geral da
empresa e que são:

PAF – Procedimentos Administrativos e Financeiros

PGRH– Procedimentos Gestão de Recursos Humanos
PGRH.01 Procedimento de Recrutamento
PAC– Procedimentos Administrativos e Comerciais
PHST – Procedimentos de Higiene e Segurança no Trabalho
PGR – Procedimentos Gestão de Resíduos
POG – Procedimentos Organização Geral
POG.01 Recepção e encaminhamento da
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 correspondência
POG.02 Envio de correspondência e outros documentos
POG.03 Recepção de Facturas
POG.04 Recepção de cheques e outros meios de
pagamento
POG.05 Procedimento de comunicação
POG.06 Arquivo geral de documentos
POG.07 Procedimento de Viagens

2.1.12. Aprovisionamento

O aprovisionamento de matérias primas só se torna necessário

no desenvolvimento dos negócios de impressão, a saber:

Offset – Face à grande concorrência das papeleiras e respectiva

capacidade de armazenagem bem como eficaz serviço de
entrega, o aprovisionamento é feito “em casa” do fornecedor;

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Impressão Digital – Em virtude deste negócio ser completamente
novo, a cadeia do seu desenvolvimento não está ainda
estabelecida, i. é, os fornecedores não funcionam eficazmente.
Daí, torna-se necessário fazer stocks, o que tem trazido ao Grupo
grandes dificuldades, particularmente em termos de esforço
financeiro. Por outro lado a variedade de tipos e dimensões de
papel exponenciam ainda mais este problema que é
relativamente novo no Grupo e que a Direcção tem tentado
resolver, ainda sem sucesso.

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2.2. Situação económica e financeira da Empresa

GRUPO MULTITEMA
2000

DISPONIBILIDADES (3) 1 39.378

CLIENTES (4) 21 505.000
EXISTÊNCIAS (5) 3 65.000
IMOBILIZADO 4 1.600.000
OUTROS DEVEDORES 26 33.000
SECTOR PÚBLICO 24 66.500
ACRÉSC. E DIFERIMENTOS 271+272 50.000

ACTIVO (2) 2.358.878,0

FORNECEDORES (6) 22 300.000

ADIANT. DE CLIENTES 219 0
BANCOS 2311 725.000
SECTOR PÚBLICO 24 46.000
OUTROS CREDORES 26 490.000
ACRÉSCIMOS E DIFER. 273+274 66.572

PASSIVO 1.627.572

CAPITAL SOCIAL 51 618.428

PRÉMIO EMISSÃO ACÇÕES 54 249.506
RESERVAS 56+57 0
RES. TRANSITADOS 59 -36.628
RESULTADOS -100.000

SITUAÇÃO LÍQUIDA (1) 731.306

PASSIVO + SIT. LÍQUIDA 2.358.878

INDICADORES
AUTONOMIA FINANCEIRA (1/2) 31,0%
FUNDO DE MANEIO (3+4+5-6) 309.378,0

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 GRUPO MULTITEMA
2000

Valores % VND

VENDAS 72 1.400.000,0
TOTAL DOS PROVEITOS 1.400.000,0

CMVMC 31 315.000,0 24,9%

FSE 62 472.000,0 35,5%
PESSOAL 64 529.000,0 41,8%
AMORTIZ+PROV 66 114.000,0 9,0%
CUSTOS FINANCEIROS 68 50.000,0 3,9%
CUSTOS EXTRAORD. 69 10.000,0 0,8%
TOTAL DOS CUSTOS 1.490.000,0

RESULTADO ANTES IMPOSTOS -90.000,0

Imposto Estimado 10.000,0

RESULTADO LÍQUIDO EXERCÍCIO -100.000,0

INDICADORES
CASH FLOW LIQ. 14.000,0
CASH FLOW BRUTO 64.000,0

1999 2000
Activo 1.174.000 2.358.878
Situação Líquida 526.000 731.306
Passivo 648.000 1.627.572

Situação Patrim onial em 1999

1.174.000 Activo
648.000
Situação Líquida
Passivo
526.000

Situação Patrimonial em 2000

2.358.878 Activo

1.627.572 Situação Líquida

Passivo
731.306

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