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Metodos de Arquivamento e Guarda de Documentos
Metodos de Arquivamento e Guarda de Documentos
e guarda de documentos
Fabrício Mariano *
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão
Corporativa pela Univer-
Método alfabético
É subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex.
Método numérico
É um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja rea-
lizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Método alfanumérico
Método de ordenação que usa a combinação de letras e números. Combi-
na a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Divide-
-se em decimal, automático e automático moderno.
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Métodos de arquivamento –
após 1950 (métodos flexíveis)
A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determina-
dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em básicos e padronizados.
Método alfabético
É o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabética. Quando
o método alfabético envolve nome de pessoas, pode ser chamado método
nominal.
Regras de alfabetação
Nome + sobrenome
Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma
(não são considerados)
Stefan De La Rua
Exemplo:
Esteban De Penedo
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Giulio di Capri
Heitor Villa-Lobos
Li Yutang
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
J. Vasconcelos
John Vasconcelos
Jeil Vasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS, J.
VASCONCELOS, Jeil
VASCONCELOS, John
EMBRATEL
Arquiva-se: EMBRATEL
O Globo
Arquiva-se:
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Método geográfico
É um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento.
É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência
ou o local.
Método numérico
O principal elemento é o número. Dividido em simples, cronológico e
dígito-terminal.
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Sistemas padronizados
Variadex: esse método foi padronizado pela “Remington Rand”, é con-
siderado uma variação do sistema alfabético. Para um grupo de letras
é definida uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, as cores
podem variar de país para país.
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Resolução de questões
1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método nu-
mérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de
números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 – Alba
Santos Silva; 2 – Bárbara Assunção; 3 – Banco Nacional do Desenvol-
vimento Econômico e Social; 4 – Alcedo Costa; 5 – Ricardo Alves; e 6
– Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os docu-
mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera-
ção dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissi-
vo, que é a seguinte sequência:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6.
b) 1, 4, 6, 2, 3, 5.
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1.
e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1.
Solução:
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Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Gabarito: D
a) básicos e geográficos.
b) padronizados e ideográficos.
c) alfabéticos e hierarquizados.
d) alfabéticos e ideográficos.
e) básicos e numéricos.
Solução:
Gabarito: D
a) Colorex.
b) Soundex.
c) Variadex.
d) Visualex.
e) Alfacores.
Solução:
Gabarito: C
b) unitermo e dígito-terminal.
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d) cronológico e decimal.
e) decimal e unitermo.
Solução:
Gabarito: E
Guarda de documentos
Instalações
O arquivo deve ser localizado próximo dos escritórios administrativos e téc-
nicos, possibilitando que a busca seja rápida. Por motivo de segurança, deve
ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu-
mentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservação
dos documentos, deve haver luz e higienização adequada e controle dos fato-
res físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental.
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Preservação/conservação/restauração
de documentos
Fatores químicos
Valor do pH: grau de concentração de íons de hidrogênio num suporte.
É expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.
Fatores físicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
do ar, variação de temperatura.
Fatores biológicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilação para evitar o acúmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilação e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactérias e insetos que
degradem o material de arquivo.
Restauração
Exige do profissional da área conhecimento dos papéis e tintas emprega-
dos. O método objetiva aumentar a resistência do papel ao envelhecimento
natural e às agressões externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.).
Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de docu-
mentos deteriorados e danificados.
Banho de gelatina
Esse método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistência do documento, não prejudicando a visi-
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Alisamento
Esse método consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, expondo-os à ação do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um período de uma hora, em uma câmara de umidificação; posterior-
mente, será passado a ferro folha por folha, em máquinas elétricas.
Desinfestação
É o combate aos insetos através da fumigação, que consiste em utilizar
uma substância química de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ação.
Encapsulação
Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas
de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.
Desacidificação
Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7,
com vistas à sua preservação.
Laminação
Processo de restauração que consiste no reforço de documentos dete-
riorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura,
fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferen-
tes técnicas, manuais ou mecânicas.
Silking
Esse método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qua-
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Resolução de questões
1. A conservação adequada dos documentos serve para preservá-los por
mais tempo, além de disponibilizá-los aos consulentes sem maiores
preocupações. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.
Solução:
Gabarito: C
a) banho de gelatina.
b) restauro.
c) limpeza.
d) desinfestação.
e) alisamento.
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Solução:
Gabarito: C
a) o restauro.
b) a desinfetização.
c) a limpeza.
d) o alisamento.
e) a especialização.
Solução:
Gabarito: A
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Solução:
A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as
fibras do papel.
Gabarito: B
a) desinfestação.
b) banho de gelatina.
c) tecido.
d) silking.
e) laminação mecanizada.
Solução:
Gabarito: D
d) a manutenção do pH neutro.
e) a reenfibragem e a laminação.
Solução:
Gabarito: D
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Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
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