Apostila Administração de Compras

Núcleo IOS
Instituto da Oportunidade Social

CNPJ: 02.449.283/0001-89
OSCIP: 08001.009536/2004-24
CMDCA 1564 / COMAS 387/12
Gestão Administrativa com ERP
Administração de Compras
Março/2016
Rua Alferes Magalhães, 256 • Santana • São Paulo • SP • 02034-006 • +55 (11) 2503-2618 • instituto@ios.org.br www.ios.org.br
Sumário
Aula 1: Introdução à Administração de Compras ............................................................. 4
Introdução ................................................................................................................................ 5
Qual é a diferença entre Matéria-Prima e Material de Consumo? ............................................ 6
Aula 2: Administração de Compras no Mundo ................................................................. 7
Administração de Compras na Empresa .................................................................................. 8
Administração de Compras e outros setores ............................................................................ 9
Aula 3: Especificações Técnicas e Normativas .............................................................. 12
Fluxo de Processos ................................................................................................................ 13
Especificações Financeiras .................................................................................................... 15
Aula 4: E no sistema? ........................................................................................................ 16
Introdução .............................................................................................................................. 17
1960 – Material Requirement Plannig (Planejamento das Necessidades de Materiais) ........ 18
1980 – Manufactoring Resources Planning (Planejamento de Recursos de Manufatura) ..... 18
1990 – ERP Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos da Empresa ....... 19
Aula 5: A Importância dos Cadastros .............................................................................. 20
E no Sistema? ........................................................................................................................ 21
Como Cadastrar o Fornecedor? ............................................................................................. 23
Como Incluir os Produtos? ..................................................................................................... 24
Como Atualizar o Cadastro Produto X Fornecedor? .............................................................. 25
Como Incluir as Condições de Pagamento? .......................................................................... 26
Aula 6: Solicitação e Cotação de Compras ..................................................................... 28
Tipos de Entrada e Saída ....................................................................................................... 29
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Solicitação e Cotação de Compras ........................................................................................ 32
Aula 7: Nota Fiscal e Geração de Relatório ..................................................................... 39
Pré Nota e Documento de Entrada ........................................................................................ 40
Finalização.......................................................................................................................... 47

Aula 1: Introdução à Administração de Compras
Os objetivos desta aula são:
 Entender a importância do planejamento ao realizar uma compra;

 Conhecer os conceitos de matéria-prima, material de consumo e produto acabado;
Bons estudos!

Introdução
Imagine uma fabricante de computadores que distribui seus produtos pelo

Brasil inteiro. Para manter os gastos, como contas de luz, água, publicidade
e folha salarial dos funcionários, ela precisará faturar bem, principalmente
quando se trata de uma grande empresa.
E, para faturar bem, precisará produzir bastantes computadores para

vender. Portanto, o estoque de matérias-primas (materiais utilizados para
produzir os computadores que compõem o produto final) deverá estar
sempre abastecido, para que possa garantir a constante produção dos
computadores, permitindo à empresa realizar várias vendas e aumentar o
faturamento.
A área de Compras
abastece o Estoque das
empresas. O estoque deve ser administrado rigorosamente para que não fique cheio
(com o risco de danificar materiais, ter sobras e ficar com matérias-primas
obsoletas, de forma a causar prejuízo financeiro), nem vazio (atrapalhando
a produção de produtos acabados, prejudicando as vendas e,
consequentemente, o faturamento, causando prejuízo à empresa da
mesma forma).
Além disso, cada material precisa de um local apropriado para ser

armazenado. Não se deve guardar materiais perecíveis no mesmo
ambiente de materiais de construção, por exemplo. Cada material requer
especificidades de acordo com sua composição, como locais arejados e
refrigerados (alimentos) ou salões escuros e robustos (materiais sensíveis
à luz).
Há, ainda, toda uma base de raciocínio, expressa na forma de cálculos,

que visa quantificar o número correto de materiais que serão comprados e
O objetivo das empresas
é ganhar dinheiro. Um a periodicidade dessas aquisições, possibilitando o suprimento do estoque
dos fatores que de forma adequada.
contribuem para isso é
economizar dinheiro na
hora de comprar. Tudo isso deve ser feito de maneira integrada ao setor de Compras,
responsável por tudo o que se refere às aquisições que a empresa realiza,
como periodicidade de compras, cotações com fornecedores e negociação
de contratos com parceiros. Neste curso, vamos abordar questões das
rotinas administrativas de um dos principais setores que compõem a
Administração de Materiais: Compras, bem como seus objetivos,
funcionamentos e peculiaridades.

A Administração de Materiais é responsável por todas as atividades que
movimentam produtos para o abastecimento da empresa, seja na forma
de material de consumo ou matérias-primas para produção.
Qual é a diferença entre Matéria-Prima e Material de Consumo?
Imagine que você precisa fazer um jantar para quatro pessoas. De quais
recursos precisará para realizar esse prato? De cara, pensamos na carne,
nas batatas, no arroz e no feijão, mas ainda serão necessários mais
recursos, para que possamos cozinhar esse simples jantar. Só para fazer
o arroz, precisaríamos de água, tempero (cebola, alho etc.), óleo e sal,
além de uma panela, uma colher, um fogão com uma boca disponível e
gás para acender o fogo. Para fazer o feijão, precisaríamos também de
uma panela, uma colher, outra boca do fogão disponível, água, sal, louro Arroz, feijão, bife e
e os temperos. Essa demanda de ingredientes não tão evidentes no prato batata frita.
final se repete com o preparo do bife e das batatas fritas.
Há ainda uma ordem correta para o preparo dos alimentos: se fritarmos

as batatas primeiro, elas ficarão murchas até o feijão estar pronto, por
exemplo. Ao longo do preparo desse prato, todos os ingredientes que
serão utilizados para fazer a comida e, posteriormente, consumidos no
jantar, são considerados matéria-prima. A matéria-prima é um produto
que deve ser submetido a um processo (nesse exemplo, o ato de
cozinhar) para se transformar em um produto acabado.
Logo, ao pensarmos no prato pronto como produto acabado, as matérias-

primas seriam os itens listados no primeiro parágrafo (carne, batata,
feijão, óleo, arroz, água, temperos etc.). Note que só é matéria-prima o
material que será parte do produto acabado final, apesar de precisarmos
de gás, fogão, panelas e colheres, eles não são considerados matérias-
primas, porque não integram o prato final e não serão consumidos no
jantar. E o material de consumo? É tudo aquilo que é utilizado no processo O papel toalha é um
de produção do produto acabado, mas não o integrará em sua forma final. exemplo de material de
consumo.
Para fazer o jantar, por exemplo, o cozinheiro poderia utilizar luvas,
avental e touca para prender os cabelos. Poderia, ainda, utilizar papel
toalha nos pratos para sugar o óleo do bife e das batatas. Esses são
exemplos de material de consumo.

Aula 2: Administração de Compras no Mundo
Vamos iniciar nosso percurso?
 Observar a importância da área de Administração de Compras para a saúde

financeira das organizações;
 Entender a influência que essa área passou a ter sobre as empresas ao longo dos
anos;
 Identificar os principais cargos do setor, bem como seus requisitos acadêmicos.
Bons estudos!

Administração de Compras na Empresa
Antigamente, a indústria brasileira em geral não dava muita importância

para o processo de compras. O resultado disso se traduziu em diversos
tipos de perdas e prejuízos para as empresas, pois ora o estoque ficava
superlotado, obrigando o setor de Vendas a “se virar” para esvaziá-lo, ora
encontrava-se pouco abastecido, prejudicando o andamento do
faturamento. As compras eram feitas sem follow-up e sem a correta
cotação de fornecedores, o que causava diferenças nos preços dos
pedidos, atrasos nas entregas e perdas financeiras para as empresas.
Com a competição capitalista cada vez maior entre as empresas, o menor

prejuízo pode ser fatal a toda uma organização. Por isso, como diz Marcos
Valle Verlangieri:
No final dos anos setenta e começo dos anos oitenta, a situação

modificou. Acabou aquela fase de vamos produzir à vontade, fazer
altos estoques e depois deixar para o departamento de Vendas se
incumbir de desovar tudo. Começava uma crise violenta no Brasil. Foi
nessa época que o conceito da logística começou a surgir lentamente
nas empresas por aqui, pois necessitavam ter um diferencial da
situação vigente. Nesta fase, em que qualquer ganho conseguido com
economia dos custos era importante, comprar e administrar os
materiais passou a ser tão importante como as vendas da empresa.
Dessa forma, a correta administração de materiais evita perda de tempo e,

assim, sem que haja interrupção no processo de produção por falta de
matérias-primas, garantindo o estoque mínimo e a diminuição de prejuízos
com manutenções inúteis. Por meio dessa administração, novas compras
poderão ser realizadas, de maneira periódica, para acompanhar a
demanda que a empresa possui com mais eficiência.
Além de ser parte importante de toda a estrutura de uma empresa

industrial, o setor de Compras ganha o “papel principal” quando falamos de
mercados, magazines e grandes empresas de varejo. O alto índice de
trânsito de materiais, que esses formatos requerem, precisa
necessariamente ter como principal base uma boa logística de
administração de compras, já que dependem da rápida reposição em seus
negócios. Algumas das atividades são constituídas em: processamento de
pedidos e a manutenção de informação. Iniciar Ordens de Compras e
manter os estoques prontos para repor e abastecer o sistema de operação,
são atividades que fazem da Administração de Compras, processo
extremamente importante da rotina de qualquer organização.

Administração de Compras e outros setores
Não se pode mais dizer, da forma como as empresas funcionam hoje, que
um determinado setor funciona sozinho ou que está ligado a poucos
setores.
No contexto atual de fluxo de processos, em que as organizações se

encontram, todas as áreas, como veremos mais adiante, estão
profundamente interligadas, de forma que uma atividade no setor de A área de Compras se
relaciona com o
Compras, por exemplo, acarretar impactos em diversos outros setores. Financeiro...
Portanto, é correto dizer que a área de Compras também se relaciona com

outros setores, como Estoque, Faturamento, Financeiro e Contabilidade.
Além disso, também está muito envolvida com a Logística da empresa, é a

área que se preocupa com o fluxo de materiais, informações e
equipamentos necessários para a correta execução de todas as atividades
organizacionais.
Dessa maneira, para nós:

...com a Logística...
Se observada a partir do ponto de vista de distribuição

física, que considera o fluxo de produtos de dentro
para fora da empresa, atribui-se à Administração de
Compras a responsabilidade do fluxo de materiais de
fora para dentro da empresa, ou seja, como
compradora.
Principais objetivos
O setor de Compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais

ou serviços de uma empresa, por meio de um planejamento que preveja a
quantidade certa desses recursos para o momento adequado. Isso significa
que as compras de uma organização são feitas de acordo com um controle
previamente estabelecido, com o cronograma das aquisições que deverão
seguir para suprir corretamente as necessidades de produção, revenda ou ...e também com o
Estoque.
abastecimento de materiais de consumo.
Dentre seus principais objetivos, podemos destacar:
 Obter quantidades adequadas para atender aos programas de

produção;
 Procurar, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores
condições para a compra, como formas de pagamento, qualidade e
preço do produto e prazos de entrega.

Hierarquia
Os principais cargos desta área, como podemos ver na imagem abaixo,

são:
Chefe de Compras
Comprador de Comprador de
Comprador Técnico
Materiais Matérias-Primas
Acompanhador de
Compras
Auxiliar de Compras
Chefe de Compras: aquele que planeja, dirige e controla as compras. Além

disso, este gestor deve orientar fornecedores e participar das elaborações
das aquisições, para garantir a obtenção das melhores condições de
compra. O Chefe de Compras também supervisiona a elaboração e
manutenção de cadastros referentes ao seu setor, como o cadastro de
fornecedores. Para se tornar um Chefe de Compras, é necessário ter, como
formação básica, Administração de Empresas, Economia ou Contabilidade.
Como formação adicional, é desejável uma pós-graduação em Gestão de
Compras ou Logística Empresarial. Para este profissional é importante ter
conhecimentos em estatística, marketing empresarial, matemática
financeira e informática.

Comprador Técnico: responsável pela aquisição de produtos técnicos pela
empresa. Devem possuir conhecimentos específicos sobre produtos desta
categoria. Realiza análise de inventários, pesquisa de mercado, e todos os
procedimentos para manter baixos custos, como negociação com
fornecedores. Para atuar nesta área, é desejável possuir conhecimentos
em Tecnologia, Administração de Empresas e Logística.
Comprador de Materiais Diversos: responsável pela aquisição de materiais

de consumo interno da empresa. Deve atuar em parceria com os
profissionais do Estoque, que recebem solicitações periodicamente de
todas as áreas internas da organização. O Comprador de Materiais
diversos deve ter formação na área de Administração de Empresas.
Comprador de Matérias-Primas: responsável pela aquisição de matérias-

primas, que serão necessárias para produção. Deve atuar em parceria com
os profissionais da Produção e do Faturamento, que elaboram planos de
venda e produção. O Comprador de Matérias-Primas deve ter formação na
área de Administração de Empresas ou conhecimentos na área industrial.
Acompanhador de Compras Follow-Up: responsável pelo

acompanhamento tanto das compras em andamento como da situação do
estoque. Verifica se fornecedores estão dentro do prazo, se
transportadoras estão no rumo correto, se o estoque da organização atingiu
o nível mínimo e etc. Desejável que se possua conhecimentos em
Administração de Empresas.
Auxiliar de Compras: realiza tarefas referentes ao suporte administrativo

nos processos de compras, como emissão de pedidos, controles,
acompanhamentos e cotações de preços. Desejável ter Ensino Médio
Completo e cursos básicos como Gestão de Tempo e Administração de
Compras.

Aula 3: Especificações Técnicas e Normativas
 Entender a ordem de processos administrativos que permeiam a área de

Administração de Compras, bem como a inter-relação entre seus trâmites e as
diferentes áreas de uma empresa;
 Conhecer os principais impostos presentes nas relações de compra e venda entre
pessoas físicas e jurídicas, suas incidências, alíquotas e especificidades,
contextualizando-os em situações do seu cotidiano.
Bons estudos!

Fluxo de Processos
As compras empresariais, normalmente, seguem algumas etapas básicas

e universais para serem realizadas com sucesso.
1. Receber e
analisar 2. Selecionar
requisições de fornecedores
compra
3. Determinar o 4. Emitir pedidos

preço correto de compra
5. Acompanhar e
6.Receber e
garantir o
aceitar
cumprimento dos
mercadorias
prazos
7. Aprovar fatura
para pagamento
de fornecedores

O processo de compra se inicia quando alguém observa a necessidade de
um material específico, que pode ser um equipamento, um material de
consumo, uma matéria-prima ou mesmo um produto para revenda, no caso
de mercados e lojas de varejo em geral. Nesse momento, cria-se a
solicitação de compra (documento que formaliza essa necessidade), que
será analisada pelo setor Financeiro da empresa. Essa solicitação será
aprovada ou não pela empresa, a análise será feita de acordo com a verba
disponível.
Caso a solicitação de compra seja aprovada, ela volta para o setor de

Compras, que dará início ao processo de seleção dos fornecedores, por
meio de uma cotação de compra. Por exemplo, quando buscamos comprar
um novo celular, não entramos na primeira loja e, imediatamente,
compramos o produto. Normalmente, fazemos uma pesquisa, buscando
sempre o preço mais baixo. Além disso, dificilmente o adquirimos à vista:
procuramos pelas melhores condições de pagamento/parcelamento.
A Solicitação de
Compras inicia o
Nesse exemplo, as lojas que vendem os celulares são os fornecedores, processo no sistema.
pois são aqueles quem fornecem o produto. O processo de busca pelos
melhores preços e condições de pagamento é a cotação de compra.
Normalmente, as empresas fazem uma cotação com pelo menos três
fornecedores diferentes, para ampliar as possibilidades de obtenção das
melhores condições. Nessa cotação, a empresa envia uma espécie de
formulário aos fornecedores que deverão ser preenchidos com as
seguintes informações: prazo de entrega, condições de pagamento, preço
unitário e preço total do orçamento.
Depois que o comprador obtém essas informações dos fornecedores, pode

realizar a análise da cotação, que é o processo de escolha do fornecedor
para aquela compra. Com o fornecedor devidamente escolhido, pode-se
emitir um pedido de compra, que é o contrato formal de aquisição de
produtos. Nesse documento, são informados quantidade dos produtos
comprados, fornecedor escolhido, transportadora que realizará a entrega A Cotação de Compras é
etc. um dos passos mais
importantes a serem
realizados.
O acompanhador de compras follow-up, nesse momento, atuará junto ao
fornecedor e à transportadora, observando se eles cumprirão aos prazos e
preços estabelecidos no contrato. Por fim, quando o pedido chega à
empresa, verifica-se se o material entregue é condizente com o que foi
solicitado. O profissional responsável emite a nota fiscal, aceita os produtos
para encaminhá-los ao estoque, onde serão armazenados da forma
adequada. Então, quando o setor Financeiro gerar as faturas referentes à
compra, posteriormente, elas serão enviadas ao responsável, para que ele
possa aprová-las e a empresa possa realizar o pagamento ao fornecedor.

Especificações Financeiras
Há ainda outras questões importantes que devem ser consideradas no

fluxo do processo de compras de uma empresa. Por exemplo, um
supermercado que compra os produtos prontos para revendê-los.
Posteriormente, poderá ser considerado, do ponto de vista da Receita
Federal, igual à fábrica que compra matérias-primas para produzir iogurte?
E mais: será que se uma empresa compra de um fornecedor da mesma

cidade que ela, pagará os mesmos impostos de outra concorrente que opta
por comprar de um fornecedor de outro Estado?
Não. O Brasil tem um sistema tributário complexo, o que significa que uma
compra pode sofrer diversas incidências tributárias diferentes de acordo
com suas características. A primeira característica, que define os tipos de
impostos pagos, é o produto. Comprar capa dura para produzir um caderno
e copos plásticos para serem consumidos internamente são diferentes, sob
o ponto de vista da Receita Federal (que é quem regula e fiscaliza as
empresas nesse sentido).
Outro fator que impacta diretamente na tributação é a região na qual o

fornecedor está localizado. Existem impostos regionais no país, o que
significa dizer que, por exemplo, ao comprar um produto de Estados
diferentes, teremos impostos também diferentes. Veja a tabela abaixo com
informações acerca dos principais impostos que estudaremos:
ICMS - Imposto sobre

IPI - Imposto sobre
a Circulação de ISS - Imposto Sobre
Produtos
Mercadorias e Serviços
Industrializados
Serviços
Federal Estadual Municipal
Varia de acordo
Varia de acordo
Varia de acordo com o Estado no
com o serviço
com o produto qual a operação é
prestado
realizada
Pago quando se Pago sempre que
Pago sempre que
compra matéria- se faz circular
há a prestação de
prima para mercadorias ou
um serviço
produção serviços

Aula 4: E no sistema?
 Compreender a importância do ERP para uma empresa;

 Contextualizar a evolução desse conceito nos diferentes pontos históricos
apresentados.
Bons estudos!

Introdução
Como vimos no trecho de Tempos Modernos, de Charlie Chaplin, a

tecnologia está em constante evolução. Se compararmos o contexto atual
no qual estamos inseridos com momentos históricos passados, veremos
que hoje as pessoas e as empresas têm muito mais possibilidades de
agilizar e melhorar suas tarefas.
Antes da Revolução Industrial, que ocorreu na Inglaterra, no século XVIII,

o processo de produção nas fábricas era consideravelmente mais lento em
relação à maneira como isso é feito hoje.
Você já deve ter ouvido falar na expressão “tempo é dinheiro”, não é

mesmo?
Levando-a ao pé da letra, vamos imaginar que um artesão, ou seja, uma

pessoa que produz os itens a serem vendidos com as próprias mãos,
manualmente, leva 2 horas para montar um relógio. Em 10 horas, ele terá
montado 5 relógios.
Pense que a fábrica na qual ele trabalha automatizou o processo de

produção dos relógios, numa linha de produção semelhante a que vimos
no filme. Agora, a fábrica passará a fabricar um relógio em 30 minutos. Isso
significa que em 10 horas a empresa terá 20 relógios fabricados.
Poderá vender mais relógios em menos tempo e, dessa forma, aumentar

seu lucro de maneira bem considerável. No entanto, estamos aqui falando
de uma tecnologia que já foi ultrapassada, ou melhor, melhorada.
As empresas de hoje, além de produzirem mais rápido que as fábricas que

Foram as indústrias que
utilizavam a linha de produção simples, ainda possuem uma maior
tiveram os primeiros organização das informações e maior velocidade nos processos de
sistemas informatizados
especializados em
comunicação, o que aumenta ainda mais a sua produtividade e,
cálculos. consequentemente, seu lucro.
Boa parte disso se deve à utilização de sistemas ERP – Enterprise

Resource Plannig, que em português significa Planejamento dos Recursos
da Empresa.
Para entender melhor essa tecnologia, vamos retornar um pouco no tempo

e analisar sistemas mais antigos, que inspiraram o surgimento do ERP.

1960 – Material Requirement Plannig (Planejamento das
Necessidades de Materiais)
O sistema MRP1 surgiu na década de 60 e era responsável por calcular

tudo o que deve ser comprado e produzido. A IBM foi uma das empresas
que desenvolveu esse sistema. O objetivo era atender a grandes fábricas,
com centenas de produtos, milhares de componentes e matérias-primas.
Basicamente, ele funcionava como uma espécie de calculadora, que tinha

gravada na memória todas as “receitas” dos produtos acabados com os
quais a fábrica trabalhava. Por exemplo, quando informavam a ele a
quantidade de relógios a serem produzidos, automaticamente ele retornava
a quantidade de madeira, de ponteiros, de plástico, de engrenagens e de
tinta a serem comprados.
1980 – Manufactoring Resources Planning (Planejamento de

Recursos de Manufatura)
Com o MRP2, a empresa já conseguia calcular automaticamente todo o

planejamento da produção da fábrica. Pode-se dizer que uma fábrica
constitui-se em um conjunto de máquinas, pessoas, ferramentas e demais
recursos que trabalham dentro de um determinado horário.
Esse sistema fazia todo o planejamento das fábricas, considerando as

diversas máquinas utilizadas, a disponibilidade dos funcionários alocados,
o tempo de produção e as ferramentas, tudo dentro de uma sequência de
operações pré-determinada.
Máquinas em manutenção, falta de funcionários, ferramentas com

problemas e mudanças no plano de vendas inicial era algumas das
situações replanejadas pelo MRP2.
Você sabia?
Os mainframes, como na imagem ao lado, foram

os primeiros computadores a serem inventados.
Para se ter uma ideia de como eram inferiores às
máquinas de hoje, chegavam a ocupar, sozinhos,
salas inteiras, o que não permitia nenhum tipo de
portabilidade. Além disso, sua capacidade de
armazenamento era ínfima se comparada às dos
computadores atuais: existiam mainframes que,
mesmo tendo o tamanho de um andar de prédio,
possuíam menos capacidade de memória de
arquivos que um celular de hoje.

1990 – ERP Enterprise Resource Planning – Planejamento dos
Recursos da Empresa
Trata-se do conceito que permeia o nosso curso. O ERP é a evolução dos

sistemas MRP 1 e 2, e realiza a automação de todos os processos
administrativos de uma empresa, não se limitando ao que acontece na área
de Produção. Também conhecido como sistema de gestão integrado,
abrange o planejamento, execução e controle das esferas econômica e
financeira da empresa. Além de controlar máquinas e materiais, passou a
controlar também dinheiro e pessoas.
Com ele, os processos de vendas e prospecção, os processos de RH –
Recursos Humanos, os processos de Contabilidade, os da área Financeira
e até os de planejamento estratégico ficaram mais rápidos e mais
eficientes. Antes do ERP:
 Procuravam-se fichas cadastrais de fornecedores em armários
enormes chamados Arquivos, o que causava um desperdício de
tempo. Hoje, dois cliques no sistema nos direcionam à sua tela
cadastral.
 A comunicação por telefone entre as áreas podia gerar confusão.
Hoje, todos os envolvidos em um processo, independente da área
em que atuam, sabem em tempo real o que está acontecendo e, se
precisarem, interferem nas atividades muito mais rápido.
 A prática de gerar relatórios contendo informações importantes dava
muito trabalho. Hoje, o executivo escolhe na hora o formato do
relatório e o sistema o imprime rapidamente.
 Quem trabalhava no RH demorava muito para encontrar
informações em papeis sobre os funcionários da empresa. Hoje, em
segundos conseguem essas informações através do sistema.
Enfim, são inúmeras as vantagens que o ERP trouxe ao mercado de
trabalho e é por isso que vamos utilizar em nossos estudos o ERP TOTVS,
o mais usado nas empresas do Brasil. Veja a linha do tempo a seguir, que
resume a evolução histórica desse tipo de sistema.
Anos 60
Anos 80
MRP 1
Anos 90
Material Requirement MRP 2
Planning Manufactoring Resource
Planning ERP
Enterprise Resource
Planning

Aula 5: A Importância dos Cadastros
 Entender a necessidade dos cadastros no ERP TOTVS;

 Familiarizar-se com o ambiente de navegação do sistema;
 Fixar os conceitos de Fornecedores e Produtos;
 Identificar os diferentes tipos de Condições de Pagamentos existentes e em quais
situações devem ser utilizados.
Bons estudos!

E no Sistema?
Agora, vamos pôr em prática o que aprendemos sobre o setor de Compras,

simulando o dia a dia de uma empresa que utiliza o ERP TOTVS!
Vamos utilizar o SmartClient, que é o aplicativo que carrega a interface do

sistema e pode ser ativado no Servidor ou na própria estação de trabalho.
Ícone do ERP TOTVS
Para acessá-lo, basta clicar duas vezes no ícone relativo a sua turma.
Tela de Login ERP TOTVS
Antes de qualquer coisa, precisamos selecionar o módulo do ERP TOTVS

que iremos trabalhar. Observe a próxima imagem. Ela representa a tela de
Acesso do sistema, por meio dela informamos alguns dados importantes.
Veja que nela é apresentada a data, que precisa estar correta, pois
influenciará sobre os diversos processos, o grupo e a filial, que representam
a empresa e a respectiva filial, o campo ambiente exibe o módulo que
iremos acessar e o papel de trabalho cuja finalidade é alterar o template da
interface.

Tela de Acesso
Após fazer o acesso ao sistema, o primeiro passo é fornecer as

informações necessárias para que os processos possam ser geridos pelo
ERP.
Para esse procedimento, o fornecimento dessas informações, daremos o

nome de Cadastros. Para que possamos trabalhar em uma solicitação de
compras, por exemplo, antes precisaremos ter as informações dos
fornecedores envolvidos no processo.
Vamos simular uma indústria de cadernos: queremos comprar matérias-

primas para sua produção. Quais são os fornecedores desses materiais?
Note que primeiro, precisamos cadastrá-los, para depois conseguirmos dar
andamento à solicitação. Começaremos, portanto, pelo cadastro do
Fornecedor.
Para isso, acesse: Atualizações>Cadastro>Fornecedores>Incluir.

Como Cadastrar o Fornecedor?
Após acessar o caminho, será exibida a tela Fornecedores Incluir, nela

deverão ser incluídas todas as informações referentes à empresa. Temos
três fornecedores para cadastrar que serão utilizados para a nossa
Cotação de Preços. As informações aos fornecedores estão na tabela
abaixo.
Cadastro de Fornecedores
Código 001 002 003
Loja 01 01 01
Razão Social GG Gonçalos LTDA Martan Papeis LTDA José Pereira
Nome Fantasia Gonçalos Martan JP
Endereço Rua Camélias, 88 Rua Flores, 1250 Rua da Glória, 24
Estado SP SP SP
Município Mauá Osasco São Paulo
Tipo Jurídico Jurídico Físico
Agora, temos as informações das empresas GG Gonçalos, Martan Papeis

e do fornecedor José Pereira. Mas...o que eles vendem?

Precisaremos cadastrar os produtos, que podem ser matérias-primas,
materiais de consumo, produtos acabados etc.
Para isso, acesse: Atualizações>Cadastro>Produtos>Incluir.
Como Incluir os Produtos?
Após acessar o caminho, será exibida a tela Atualização de Produtos -

Incluir, nela deverão ser incluídas todas as informações referentes aos
produtos (matérias-primas, materiais de consumo ou produtos acabados).
Em nossa simulação, fabricamos o caderno. Para que ele seja produzido,
deveremos incluir três matérias-primas: a Folha Pautada, a Capa e a
Espiral. Também deveremos incluir o caderno.
Cadastro de Produtos
Código 001 002 003 004
Descrição Folha Pautada Capa Espiral Caderno
Tipo Matéria-Prima Matéria-Prima Matéria-Prima Produto Acabado
Unidade UN UN UN UN
Armazém Padrão 01 01 01 01

Note que cadastramos três matérias-primas (folha pautada, capa e
espiral) e um produto acabado (o próprio caderno). Os nossos
fornecedores vendem apenas as matérias-primas, pois nós seremos os
responsáveis por fabricar os cadernos. Entretanto, o Protheus ainda não
sabe disso. Para que ele saiba qual fornecedor vende qual produto,
precisamos atualizar o cadastro chamado Produto X Fornecedor, no qual
informaremos tudo o que cada um dos fornecedores efetivamente vende.
Para isso, acesse:
Atualizações>Cadastro>ProdutosxFornecedores>Incluir
Como Atualizar o Cadastro Produto X Fornecedor?
Após acessar o caminho, será exibida a tela Atualização de Produtos X

Fornecedores - Incluir, nela deverão ser incluídas as informações em
relação aos produtos vendidos pelos fornecedores.
Deveremos informar ao sistema que tanto o Gonçalos como o Martan e o
José Pereira vendem a Folha Pautada, a Capa e a Espiral. Dessa forma, o
ERP TOTVS poderá realizar as futuras Cotações de Preços de maneira
correta, já que saberá para quem deve emitir cada cotação: apenas para
os fornecedores amarrados aos produtos, por meio do cadastro abaixo.
Temos que selecionar o produto desejado na parte superior da tela e na
inferior informar todos os fornecedores que o vendem. Sem esse
procedimento, não será possível dar andamento ao processo de Compra.
Como temos três produtos, teremos que realizar esse procedimento três
vezes.
Cadastro de Produtos X Fornecedores

Código 001– Folha Pautada
Código Código Código
001 - Gonçalos 002 - Martan 003 - JP
Código 002 – Capa
Código 003 – Espiral
Agora, sabe-se que tanto a GG Gonçalos como a Martan Papéis e o José

Pereira vendem os mesmos produtos: Folha Pautada, Capa e Espiral.
Observe que não atrelamos o produto Caderno a nenhum deles, pois a
nossa empresa é que os fabrica.
Com esses cadastros, ainda não conseguimos gerar uma Cotação de

Preços, que é o processo de escolha do Fornecedor mais vantajoso para a
nossa compra.
Faltam ainda algumas informações, como as formas de

pagamento/parcelamento disponíveis para a transação.
Para cadastrar os modelos de parcelamentos que poderão ser utilizados na

nossa compra, acesse:
Atualizações>Cadastro>Cond. De Pagamento>Incluir.
Como Incluir as Condições de Pagamento?
Após acessar o caminho, será exibida a tela Condições de Pagamento -

Incluir, nela deverão ser incluídas as informações relacionadas à condição
de pagamento.
Deveremos incluir as modalidades de parcelamento que a empresa aceita,

para que no momento em que finalizarmos a compra, o sistema saiba
quantas parcelas teremos para pagar. Esse cadastro também é importante,
pois informa o tempo entre as parcelas: se serão mensais, semanais,
quinzenais etc.

Cadastro de Condições de Pagamento
Existem treze tipos de condição de pagamento no ERP TOTVS.

Para nós, o importante é utilizar o mais comum e prático: o tipo Código: 001
1. Esses tipos definem como o sistema calcula as parcelas da
transação. Tipo: 1
No Tipo 1, o Código não interfere no cálculo, sendo que apenas Cond. Pagamento: 00,30,60
a Condição de Pagamento determina o modelo. No exemplo,
serão três parcelas, sendo a primeira à vista (00), a segunda para Descrição 03 Parcelas
30 dias (30) e a terceira para sessenta (60). Observe que os

números devem vir separados apenas por vírgula, sem espaço.

Aula 6: Solicitação e Cotação de Compras
 Compreender a importância do Tipo de Entrada e Saída para o funcionamento do

sistema;
 Descobrir quando devemos realizar uma solicitação de compras;
 Realizar uma solicitação de compras no ERP TOTVS;
 Entender os conceitos envolvidos no processo de cotação e aplicá-los no sistema;
 Desenvolver a criatividade por meio de uma história em quadrinhos.
Bons estudos!

Tipos de Entrada e Saída
Estamos quase prontos para iniciar o processo de compra!
Como vimos no Fluxo de Processos do Setor de Compras, ao final do

processo de compra é emitida a nota fiscal, que encerra a transação.
Você sabia? Vimos também que dependendo de fatores como a localidade e a intenção
que se tem ao comprar um material (produzir, revender ou consumir), a
operação de compra ou venda gerará impostos diferentes. A empresa deve
controlar todas essas questões à risca, para não ter problemas com a
fiscalização da Receita.
Para isso, utilizará um controle de classificação de notas fiscais que

Os brasileiros, em
média, contribuem chamamos no ERP TOTVS de Tipos de Entrada e Saída. Os Tipos das
com mais de 40% do notas fiscais nos cadastros funcionarão com as seguintes classificações:
total de sua renda ao
ano em impostos. Entrada (para notas fiscais de compra) e Saída (para notas fiscais de
venda). Esse cadastro terá funções importantes no sistema, como:
 Cálculo de tributos (impostos);

 Controle de entrada e saída de materiais no Estoque;
 Integração com o setor Financeiro, incluindo títulos a pagar e a
receber automaticamente;
 Registro dos impostos nos Livros Fiscais da Contabilidade.
Cada tipo de nota fiscal de entrada e saída possui um Código Fiscal, que é
a informação que descreve o que é a transação, como Compra para
Produção ou Compra para Revenda. Abaixo seguem os principais Códigos
Fiscais que veremos:
1.000 – Entrada e/ou aquisições de serviços do estado
1.101 - Compra para industrialização ou produção rural
1.102 - Compra para comercialização
2.000 – Entrada e/ou aquisições de serviços de outros estados
3.000 – Entrada e/ou aquisições de serviços do exterior

Cada cadastro de Tipo de Entrada/Saída leva informações importantes,
como:
Indica se devem ser geradas duplicatas de títulos a pagar (se entrada)

Gera Dupl.
e a receber (se saída).
Credita ou não o IPI para cálculo do custo. "S" (sim) para crédito de IPI
Credita IPI
e "N" para o não crédito de IPI.
Credita ou não o ICMS para cálculo do custo. "S" (sim) para crédito de
Credita ICMS
ICMS e "N" para o não crédito de ICMS.
Atualiza ou não estoques, sendo: "S" = Atualiza estoque e "N"= Não

Atualiza Estoque
atualiza.
Utilize: (R)emessa ou (D)evolução de mercadorias. Utilize (N) Nenhum

Poder Terc.
tratamento.
Calcula ICMS Deve ser preenchido para indicar a incidência ou não de ICMS.
Calcula IP Deve ser preenchido para indicar a incidência ou não de IPI.
(Livro fiscal ICMS. “T” para ICMS tributado, “I” para ICMS isento, “O”
L. Fisc. ICMS para ICMS outros, “N” não, “Z” para livro fiscal com colunas de ICMS
zeradas.
Livro fiscal IPI. “T” para IPI tributado, ”I” para IPI isento, “O” para IPI
L. Fisc. IPI
outros, ”N” não, “Z” para colunas de IPI nos livros fiscais zeradas.
Destaca IPI Destaca IPI na nota fiscal. (S/N)
IPI na Base Incidência de IPI ou não na base de ICMS.
Refere-se à diferença de complemento de ICMS na compra de material

Calc. Dif. ICMS
de consumo de outros Estados da federação.
Código fiscal. Se o tipo da TES for entrada, o primeiro dígito deve ser
Cód. Fiscal
1, 2 ou 3. Se tipo da TES for saída, deve ser 5, 6 ou 7.
Agora, sabemos para que serve um Tipo de Entrada/Saída. Assim,

podemos cadastrá-lo no sistema e encerrar a etapa de alimentação da base
de dados do sistema, por meio dos cadastros.
Cadastro Tipo de Entrada e Saída

Nossa empresa visa a fabricação de cadernos e nossos fornecedores estão
todos situados no Estado de São Paulo. Isso significa que nossa compra,
seja com qualquer um dos três, terá o mesmo código fiscal: 1.101, pois será
uma compra de materiais para industrialização dentro do Estado.
Em outras palavras, precisaremos apenas de um Tipo de Entrada/Saída

para esta transação, independente do Fornecedor escolhido na Cotação.
Para cadastrar o Tipo de Entrada necessário, acesse:
Atualizações>Cadastro>Tipos de Ent./Saída>Incluir.
Pasta Adm/Fin/Custo Pasta Impostos
Cód. Tipo: 001 Calcula ICMS: SIM
Tipo TES: Entrada (Automático) Calcula IPI: SIM
Credita ICMS: SIM Cód. Fiscal: 1101
Credita IPI: SIM Txt. Padrão: MP dentro de SP
Gera Dupl.: SIM L. Fisc. ICMS: Tributado
Atu. Estoque: SIM L. Fisc. IPI: Tributado
Poder de Terceiros: Não Controla IPI na Base: SIM
Calc. Dif. ICMS: NÃO

Solicitação e Cotação de Compras
Tendo a base de dados necessária no sistema, é possível dar início ao

processo efetivo de Compra de Materiais, que começa por meio da criação
de uma Solicitação de Compras.
A Solicitação de Compras é o documento pelo qual um funcionário informa

a necessidade de determinados materiais que se encontram indisponíveis
no estoque. Por exemplo, imagine que você trabalha no almoxarifado de
uma empresa e recebeu um pedido de copos descartáveis. Você procura
por esse material para atender ao pedido e não encontra. O procedimento
seria solicitar ao setor de Compras uma reposição desse produto, por meio
da Solicitação de Compras.
Para simular uma solicitação de compras no contexto da Fábrica de

Cadernos, para pedir a compra de matérias-primas, acesse:
Atualizações>Solicitar/Cotar>Solicitação de Compras>Incluir.
Solicitação de Compras

Número 000001 (Automático)
Produto 001 – Folha Pautada Quantidade 100000
Produto 002 - Capa Quantidade 3000
Produto 003 - Espiral Quantidade 2000
Observe que a Solicitação de Compras, ao ser aberta, está com a legenda

verde “Pendente”, pois ainda não foi atendida.
Quando o Setor de Compras recebe uma Solicitação de Compras, dá início

ao processo de Cotação de Fornecedores, que consiste em uma pesquisa
realizada junto a pelo menos três fornecedores, na qual estes informarão
dados como preços praticados, condições de pagamento e prazos de
entrega. Para iniciar esse processo, precisaremos gerar uma nova cotação,
por meio do caminho:
Atualizações>Solicitar/Cotar>Gera Cotações.
A tela de Parâmetros serve para que o sistema

saiba a qual Solicitação de Compras
especificamente você quer dar andamento, pois
podem haver casos em que existem centenas ou
milhares de solicitações diferentes.
Por meio dos parâmetros, nós filtramos as
informações por período e pelo número da
solicitação existente. Para isso, vamos editar os
seguintes campos:
Dt. Emissão inicial: 01/01/XX
Dt. Emissão final: 31/12/XX
Imprime Cotação: SIM
Solicitação de: 000001
Solicitação até: 000001
Agora, é preciso selecionar os três fornecedores, clicar na opção Gera

Cotação e enviar as cotações para o Gonçalos, o Martan e o José Pereira
nos informem os preços dos produtos.
Gera Cotações

Podemos emitir as cotações de compras via:
Arquivo: via disco, consulta na tela.

Spool: via impressora.
E-mail: via E-mail.
Planilha: via o relatório em Excel.
HTML: cria o relatório em Formato HTML.
Selecione a opção Arquivo. Clique na

opção Ações Relacionadas -
Parâmetros e informe o dado a seguir:
· Até Dt de Validade? 31/12/XX
Confirme os Parâmetros e clique na

opção imprimir. O relatório será gerado
para os três fornecedores. Observe
que a primeira página refere-se ao
fornecedor GG Gonçalos. Para ver os
relatórios dos outros fornecedores,
clique em Ações Relacionadas –
Próximo, no menu inferior da imagem
abaixo:
Relatório: GG Goncalo

Relatório: Martan Papeis
Relatório: Jose Pereira
Os fornecedores devolverão os relatórios acima com as informações

necessárias. O próximo passo é atualizar os valores para que o sistema
possa escolher a melhor condição de compra oferecida por eles. Para isso,
acesse:
Atualizações>Solicitar/Cotar>Atualiza Cotações

Confirme a tela e observe que as cotações foram geradas e estão com a
legenda amarela, que significa “Em aberto – não cotada”. Em outras
palavras, elas precisam ainda ser atualizadas com as informações
enviadas pelos fornecedores. Vamos imaginar que o Gonçalos, o Martan e
o José Pereira devolveram as cotações preenchidas com as seguintes
informações:
Fornecedor 001 – GG Gonçalos

Cond. De Pagamento: À vista, 30 e 60.
Prazo de Entrega: 2 dias
Produto 001 – Folha Pautada = 0,05
Produto 002 – Capa = 0,10
Produto 003 – Espiral = 0,15
Fornecedor 002 – Martan Papéis

Cond. De Pagamento: À vista, 30 e 60
Prazo de Entrega: 1 dia
Fornecedor 003 – José Pereira

Cond. De Pagamento: À vista, 30 e 60.
Prazo de Entrega: 2 dias
Para atualizar essas informações no sistema, clique na primeira linha do

fornecedor 001 e em seguida clique em Ações Relacionadas - Atualizar.
Repita esse procedimento para os outros fornecedores até que todos
tenham sido atualizados.
Tela Atualiza Cotações

Agora, precisamos pedir para o ERP TOTVS analisar essas cotações
preenchidas, para que ele possa escolher o fornecedor que ofereça a
transação mais vantajosa para nós. Para isso, acesse:
Atualizações>Solicitar/Cotar>Analisa Cotações
Temos duas opções de análise: a que é feita manualmente, pelo operador,

e a que é feita automaticamente pelo sistema. Para nós, será importante
deixar que o próprio ERP TOTVS realize a análise, por motivos que
veremos mais adiante. Para que isso aconteça, aperte F12 e altere a opção
“Traz cotação marcada” de “não” para “sim”. Depois, selecione a primeira
linha e clique em analisar.
Parâmetros
Análise de Cotações

Observe que o produto Folha Pautada teve a melhor cotação junto ao
Fornecedor 001, o GG Gonçalo, e veio marcado automaticamente pelo
sistema. Clique em “Ações Relacionadas - Próximo” e veja a situação dos
demais produtos cotados.
Agora que as cotações foram analisadas e já sabemos quais fornecedores

foram escolhidos pelo sistema, Pedidos de Compras automaticamente são
criados no ERP TOTVS.
Qual a diferença entre Solicitação de Compras e Pedidos de

Compras?
A Solicitação de Compras é um documento que informa a necessidade de

determinados materiais na empresa. Nela, não constam informações como
preços, fornecedores e prazos de entrega. O Pedido de Compra já é um
contrato formal com os fornecedores que ganharam a cotação dos produtos
pedidos na Solicitação. Nele, constam os preços unitários e demais
informações referentes à compra. Nesse estágio, a empresa já realizou
contato com os fornecedores e aguarda que os produtos comprados sejam
entregues.
Com o Pedido de Compras pronto, basta esperar que os fornecedores

escolhidos entreguem os materiais. O acompanhador de follow-up agora
entra em ação para acompanhar o processo de entrega.
Enquanto isso, os funcionários do setor de Compras podem facilitar e

agilizar o processo de recebimento dos materiais pedidos, enviando um
documento para o setor de estoque que informa que existem produtos
chegando. Isso faz com que o recebimento dos materiais comprados
aconteça da melhor maneira.

Aula 7: Nota Fiscal e Geração de Relatório
 Diferenciar as rotinas de Pré-Nota e Documento de Entrada;

 Relacionar a teoria base de tributos e notas fiscais para a prática da emissão desses
documentos em um software ERP;
 Entender a importância dos relatórios;
Bons estudos!

Pré Nota e Documento de Entrada
Esse documento é a Pré-Nota de Entrada e não é obrigatório, ou seja, não

se trata de uma regra nem de um procedimento padrão, o que significa que
o processo de Compras não depende dele para ser finalizado. Vale lembrar
que as empresas optam por emiti-la para agilizar o processo de
recebimento de mercadorias com a área do Estoque.
Para simular a emissão de uma Pré-Nota de Entrada, acesse:

Atualizações>Movimentos>Pré-Nota de Entrada>Incluir
Como já temos o Pedido de Compras pronto, não é necessário ter o

retrabalho de digitar novamente os materiais que vão chegar. Basta clicar
no botão Pedido e selecionar o pedido do fornecedor correto. Observe que
como compramos de dois fornecedores diferentes, precisaremos emitir
duas Pré-Notas de Entrada diferentes, sendo uma para cada um deles.
Tela Pré-Documento de Entrada

Cabeçalho
Tipo da Nota: Normal
Form.Prop.: Não
Número: 1001
Série: UNI “ÚNICA”
Dt. De Emissão: <Data de Hoje>
Fornecedor: 001 GG Gonçalos
Espec. Docum.: NFE “Nota fiscal de Entrada”
Agora, realizamos a Pré-Nota do fornecedor José Pereira, seguindo os

mesmos procedimentos.
Cabeçalho
Tipo da Nota: Normal
Form.Prop.: Não
Número: 1002
Série: UNI “ÚNICA”
Dt. De Emissão: <Data de Hoje>
Fornecedor: 003 José Pereira
Espec. Docum.: NFE “Nota fiscal de Entrada”
Neste momento, os saldos de materiais em estoque ainda não foram

atualizados, nenhum registro contábil/financeiro foi efetuado e nenhuma
nota fiscal de compra foi emitida, porque a Pré-Nota de Entrada não tem
caráter fiscal nem encerra o processo de compra.
Para encerrarmos a aquisição, é necessária a emissão da Nota Fiscal de

Entrada, que no ERP TOTVS é chamada de Documento de Entrada.
Existem tipos diferentes de Notas Fiscais de Entrada, sendo alguns deles:
Normal: tipo de nota fiscal com características padrões.

Complemento de Preço: basicamente a única diferença da nota normal
está no campo quantidade que deve ser igual a zero. Para tanto, o “Tipo”
da nota deve ser “C”.
Complemento de ICMS: esse caso surge quando a alíquota ou valor do
ICMS da nota for menor que o devido. A nota deve conter o código do(s)
produto(s), e no pé da nota, a alíquota e o valor da diferença do ICMS. Não
gera duplicata, mas no caso de entrada, há necessidade de se alterar o
custo, desde que tenha direito a crédito. No livro será considerado o
conteúdo dos campos “Livros Fiscais ICM” (F4_ICM) e o valor do IPI nunca
será calculado.
Complemento de IPI: distingue-se do ICMS, pois a diferença é cobrada.
Este caso, surge quando a alíquota ou o valor do IPI da nota for menor que
o devido. A nota deve conter o código do(s) produto(s), e no pé da nota, a
alíquota e o valor da diferença do IPI. Gera duplicata e no caso da entrada,
há necessidade de se alterar o custo, desde que tenha direito a crédito. No

livro é apresentado apenas o valor do IPI. Base zero. O valor do ICMS será
calculado se o campo “IPI na base” estiver com conteúdo igual a “S”.
Beneficiamento: quando é enviado um determinado produto para
guarda/reparo/beneficiamento em terceiros, o Sistema disponibiliza um
controle sobre estas quantidades. Em poder de terceiros, temos dois tipos
básicos: Com movimentação de Estoque e Sem movimentação de
Estoque.
Devolução: a nota de devolução é emitida toda vez que uma Nota Fiscal
de Saída é gerada e por algum motivo deve retornar à empresa.
Em nossa simulação, trabalharemos com a Nota do tipo Normal. Para emiti-

la, acesse:
Atualizações>Movimento>Documento de Entrada.
Perceba que, nessa tela, constam as Pré-Notas que incluímos

anteriormente. Para transformá-las em Documentos Fiscais de Entrada,
basta classificá-las quanto ao Tipo de Entrada a ser utilizado, de acordo
com o código fiscal.
Vamos pensar: ambas as compras que realizamos foram feitas dentro do

Estado de São Paulo e ambas com o intuito de produzir a partir da matéria
prima adquirida.
Portanto, poderemos utilizar o mesmo código fiscal e o mesmo Tipo de

Entrada para as compras realizadas junto aos dois fornecedores escolhidos
no processo de cotação.
Mesmo assim, como se tratam de duas compras distintas, precisaremos de

duas Notas Fiscais de Entrada, mesmo que ambas utilizem o mesmo
código fiscal, que será o 1.101, conforme vimos no tópico Tipos de Entrada
e Saída.
Selecione a Nota número 1001 e clique em Ações Relacionadas -

Classificar.

Tela Documento de Entrada
Localize o campo tipo de entrada, pressione a tecla F3 e selecione o Tipo

de Entrada ou Saída 001, que é o que contém o código fiscal 1.101 e dê
Ok.
Pronto! Encerramos o processo da primeira compra, realizada junto ao

fornecedor 001. Para o encerramento da compra realizada junto ao José
Pereira, o fornecedor 003, basta realizarmos o mesmo procedimento.
Consultas
As consultas permitem a verificação, em tela, das informações registradas

no sistema, apresentando-as de forma padronizada sobre uma
determinada movimentação do ambiente. Vamos consultar a quantidade de
folhas pautadas que possuímos no nosso estoque, agora que finalizamos
a compra. Será que eles já estão sendo contabilizados?

Consulta Produto
Consultas>Cadastros>Consulta Produto
Selecione o produto 001 Folha Pautada e clique em Consulta.
Tela Consulta Geral do Produto
Clique na opção Saldo Físico/Financeiro e observe que após a

classificação, o estoque de folhas pautadas foi disponibilizado. Observe a
quantidade de produtos em estoque: 100.000 folhas pautadas, o valor
deste estoque é, em moeda, 4.100,00. Pagaremos ao fornecedor 5.000,00,
pois 900,00 é de ICMS, portanto sobram 4.100,00. Esse é o procedimento
para qualquer outro tipo de consulta.
Relatórios
Os relatórios do sistema Protheus possibilitam um controle gerencial das

principais movimentações e cadastros existentes no sistema. Alguns
relatórios possuem parametrizações específicas, podendo assim
apresentar resultados distintos, de acordo com a sua definição.
Exemplo:
Você foi convocado para uma reunião e o gerente da empresa pediu um
relatório das Notas fiscais emitidas neste ano. Para isso, acesse:
Relatório>Doctos de Entrada>Relação das Nfs
Selecione o tipo de impressão Arquivo e clique na opção Parâmetros.

A configuração dos parâmetros é importante para que os relatórios sejam
emitidos com as informações necessárias. Nesse caso, precisamos de um
relatório em que constem todas as notas fiscais emitidas no ano. Por isso,
vamos preencher os campos Data de e Data até com o primeiro dia e o
último dia do ano corrente.
Confirme a tela e observe o relatório trazido pelo sistema. Nele, estão

aparecendo 1001 e 1002, que acabamos de emitir nessa aula. Se
tivéssemos 200 notas fiscais, teríamos todas elas demonstradas nesse
relatório, caso fossem do ano que selecionamos nos parâmetros.

Finalização
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Edição 01
Publicação 11.03.2016
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Gestão Administrativa com ERP

Qual é a diferença entre Matéria-Prima e Material de Consumo? ............................................ 6

Aula 2: Administração de Compras no Mundo ................................................................. 7

Administração de Compras na Empresa .................................................................................. 8

Administração de Compras e outros setores ............................................................................ 9

Aula 3: Especificações Técnicas e Normativas .............................................................. 12

Fluxo de Processos ................................................................................................................ 13

Especificações Financeiras .................................................................................................... 15

Aula 4: E no sistema? ........................................................................................................ 16

1960 – Material Requirement Plannig (Planejamento das Necessidades de Materiais) ........ 18

1980 – Manufactoring Resources Planning (Planejamento de Recursos de Manufatura) ..... 18

Aula 5: A Importância dos Cadastros .............................................................................. 20

Como Cadastrar o Fornecedor? ............................................................................................. 23

Como Incluir os Produtos? ..................................................................................................... 24

Como Atualizar o Cadastro Produto X Fornecedor? .............................................................. 25

Como Incluir as Condições de Pagamento? .......................................................................... 26

Aula 6: Solicitação e Cotação de Compras ..................................................................... 28

Tipos de Entrada e Saída ....................................................................................................... 29

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 2

Aula 7: Nota Fiscal e Geração de Relatório ..................................................................... 39

Pré Nota e Documento de Entrada ........................................................................................ 40

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 3

Os objetivos desta aula são:

 Entender a importância do planejamento ao realizar uma compra;

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 4

Imagine uma fabricante de computadores que distribui seus produtos pelo

E, para faturar bem, precisará produzir bastantes computadores para

Além disso, cada material precisa de um local apropriado para ser

Há, ainda, toda uma base de raciocínio, expressa na forma de cálculos,

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 5

Qual é a diferença entre Matéria-Prima e Material de Consumo?

final se repete com o preparo do bife e das batatas fritas.

Há ainda uma ordem correta para o preparo dos alimentos: se fritarmos

Logo, ao pensarmos no prato pronto como produto acabado, as matérias-

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 6

Vamos iniciar nosso percurso?

Os objetivos desta aula são:

 Observar a importância da área de Administração de Compras para a saúde

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 7

Antigamente, a indústria brasileira em geral não dava muita importância

Com a competição capitalista cada vez maior entre as empresas, o menor

No final dos anos setenta e começo dos anos oitenta, a situação

Dessa forma, a correta administração de materiais evita perda de tempo e,

Além de ser parte importante de toda a estrutura de uma empresa

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 8

No contexto atual de fluxo de processos, em que as organizações se

Portanto, é correto dizer que a área de Compras também se relaciona com

Além disso, também está muito envolvida com a Logística da empresa, é a

Dessa maneira, para nós:

Se observada a partir do ponto de vista de distribuição

O setor de Compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais

Dentre seus principais objetivos, podemos destacar:

 Obter quantidades adequadas para atender aos programas de

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 9

Os principais cargos desta área, como podemos ver na imagem abaixo,

Chefe de Compras: aquele que planeja, dirige e controla as compras. Além

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 10

Comprador de Materiais Diversos: responsável pela aquisição de materiais

Comprador de Matérias-Primas: responsável pela aquisição de matérias-

Acompanhador de Compras Follow-Up: responsável pelo

Auxiliar de Compras: realiza tarefas referentes ao suporte administrativo

Para uso exclusivo do Instituto da Oportunidade Social ® inovação@ios.org.br www.ios.org.br 11