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INTRODUÇÃO.....................................................................................................................................3
Objectivos..............................................................................................................................................3
Geral.......................................................................................................................................................3
Específicos:............................................................................................................................................3
Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE).................................................................................4
Classificação de arquivos.......................................................................................................................5
Objectivos do SNAE..............................................................................................................................5
Comissões de Avaliação de Documentos...............................................................................................6
Competências das Comissões de Avaliação de Documentos:.................................................................6
Responsabilidade dos funcionários em geral..........................................................................................7
Estrutura do Sistema...............................................................................................................................7
Funções dos Órgãos do Sistema.............................................................................................................8
Órgão director central.............................................................................................................................8
Órgãos Centrais, Provinciais e Distritais................................................................................................9
Comissões de Avaliação de Documentos.............................................................................................10
Coordenação e Subordinação Coordenação..........................................................................................11
Custódia e Gestão de Documentos.......................................................................................................11
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADES-MEIO...................12
Objectivos da TT..................................................................................................................................12
Estrutura da Tabela de Temporalidade (TT).........................................................................................12
Códigos................................................................................................................................................12
Destinação final....................................................................................................................................13
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS............................................................................................15
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO.................................15
ARQUIVAMENTO.............................................................................................................................15
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO...........................16
FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I).....................................................................................18
RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II).................................................................................19
Conceito de Documento.......................................................................................................................19
Caracterizaçao de documentos de arquivo............................................................................................20
Conclusão.............................................................................................................................................24
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA......................................................................................................25
INTRODUÇÃO
O Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique - CEDIMO, é a
instituição responsável pela organização dos sistemas de documentação, registo e arquivo do
Estado e Informação da Administração Pública.
Pretender conservar tudo é uma opção que se revela impraticável devido aos problemas que
acarreta, tais como: a falta de espaço físico, dificuldades de acesso à documentação, perda da
informação, entre outros. Para ultrapassar este cenário (documentos acumulados) deve-se
fazer uma avaliação permanente de forma a reduzir ao essencial o volume de documentos a
conservar, proporcionando deste modo uma boa gestão de arquivo e valorizando o património
documental.
Objectivos
Geral
Descrever o funcionamento Centro Nacional de Documentação e Informação de
Moçambique
Específicos:
Definir o Sistema Nacional de Arquivos de Estado;
Instrumento de operacionalização do SNAE;
Definir a tabela de temporalidade;
Estrutura da tabela de temporalidade;
Classificação de documentos
METODOLOGIA
Para a produção deste trabalho, recorreu-se essencialmente a pesquisa bibliográfica.
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Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE)
É conjuntos de arquivos documentais seguindo certas normas ou leis são tramitados e
conservados uniformemente em toda Administração Publica moçambicana.
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pelos órgãos do Estado, bem como os órgãos e institutos das autarquias locais (Decreto
no36/2007, art. 2).
Classificação de arquivos
De acordo com a sua utilização os arquivos classificam-se em (Art. 3 do Decreto no36/2007):
b) Intermediário: conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam destino
final em depósitos de armazenamento temporário;
Objectivos do SNAE
Segundo o Art. 4 do Decreto no36/2007 são objectivos do SNAE:
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d) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e
demais leis que regem o acesso à informação;
g) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou
para a pesquisa científica.
Estrutura do Sistema
O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra os seguintes órgãos:
b) órgãos centrais;
c) órgãos provinciais;
d) órgãos distritais.
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Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do número 1 do
presente artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes estruturas:
a) Arquivos correntes;
f) propor normas de acesso aos documentos dos arquivos públicos, respeitando as normas de
acesso à informação e Segredo Estatal;
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A transferência das funções de órgão central do Sistema, do Arquivo Histórico de
Moçambique à entidade que superintende na administração pública, não prejudica a
realização das outras funções a que o Arquivo Histórico de Moçambique.
Arquivo Provincial
Segundo a necessidade e onde haja condições, será criado o Arquivo Provincial.
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O Arquivo Provincial detém a custódia, com carácter provisório, de documentos recolhidos
dos arquivos intermediários, funcionando em complementaridade e subordinação ao Arquivo
Histórico de Moçambique.
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Subordinação
Os órgãos do SNAE, em cada escalão subordinam-se aos Secretários Permanentes centrais,
provinciais e distritais.
c) a preservação do carácter sigiloso dos que dizem respeito à ordem nacional e à segurança
pública, ao resguardo da inviolabilidade da intimidade e da vida
privada, bem como aos relativos aos segredos protegidos por lei;
d) a eliminação dos que, depois de esgotado o seu valor corrente, estejam classificados como
desprovidos de valor permanente, devendo essa eliminação observar as normas técnicas
estabelecidas;
Cada unidade orgânica dos órgãos que integram este sistema é responsável pela organização e
gestão do seu próprio arquivo corrente.
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Objectivos da TT
Destinaçao de documentos da guarda eventual e/ ou permanente
Eliminaçao imediata
Códigos
É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos, sob a forma de classificação
decimal, os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes,
subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e actividades desempenhadas pela
instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram
empregadas funções, actividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados
assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais
ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.
Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu,
mencionado, preferencialmente, em anos.
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Destinação final
Neste campo é registada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o
documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda
permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes
para fins de prova, informação e pesquisa[ CITATION PAE97 \l 1033 ].
Observações
Neste campo são registadas informações complementares e justificativas, necessárias à
correcta aplicação da tabela e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos,
segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados[ CITATION NHA07 \l 1033 ].
A tabela de temporalidade foi elaborada com base nos princípios da teoria das três idades, que
define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos
responsáveis pela execução das actividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da
tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as actualizações necessárias ao
aprimoramento das actividades de avaliação[ CITATION NHA07 \l 1033 ].
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adoptados para selecção e destinação dos
documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
Exemplo 1:
Exemplo 2
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Consultando a Tabela de temporalidade no código 010.3, nota-se que os documentos
relacionados com audiências, despachos e reuniões no âmbito da organização e
funcionamento permanecem 2 anos no arquivo corrente e depois passam à eliminação. Estes
não passam para o arquivo intermediário.
Exemplo 3
Pretendendo saber sobre o tempo de vida da legislação sobre Recursos Humanos, consultamos
a Tabela de Temporalidade no código 020.1 ficamos a saber que esta permanece até a
vigência no arquivo corrente, 5 anos no arquivo intermediário e a sua destinação final é a
recolha para o arquivo permanente, portanto estes documentos não são eliminados.
Todavia, para as Actividades – Fim, o procedimento de consulta será idêntico, bastando para
o efeito a consulta da respectiva tabela elaborada pelas Comissões de Avaliação de
Documentos em cada uma das instituições e aprovada pelo órgão que superintendente na
Administração Pública.
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CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação deve ser realizada por funcionários treinados, de acordo com as seguintes
operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá
ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é
um mecanismo adoptado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
conteúdo;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários (ver modelo I).
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s)
código(s) correspondente(s).
ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às
seguintes operações:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados
vários dossiers correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número
de pastas.
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4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com
excepção de processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem
soltos para facilitar o manuseio;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e actas, em caixas
apropriadas, procedendo o registo em uma única folha de referência, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo
número[ CITATION PAE97 \l 1033 ].
– prestar informações;
Nesta fase é importante o controlo de retirada, efectuado por meio do recibo de empréstimo
(ver modelo II), no qual são registadas informações sobre processos, dossiers ou outros
documentos retirados, além do sector, nome, assinatura do funcionário responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de
sua frequência de uso, factor determinante para o estabelecimento dos prazos para sua
transferência e recolha[ CITATION GON98 \l 1033 ].
Por meio desse controlo é possível informar com precisão e segurança a localização do(s)
documento(s) retirado(s).
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devolução do documento;
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FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)
. ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via UMA
Formato A-4
Utilização ANVERSO
- DADOS DO DOCUMENTO:
- NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar como
s.n.
- VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está
arquivado.
Cor BRANCA
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Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilização ANVERSO
- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do utente que está recebendo o documento e a
assinatura deste.
Conceito de Documento
Já nos referimos anteriormente que o conceito de documento de arquivo varia em função da
perspectiva que se pretende. O ponto comum é o factor comunicativo e a satisfação que esta
comunicaçao oferece (assunto).
Documento – é tudo aquilo que serve para instruir, ou dar qualquer informação.
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Tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que recorda algo esquecido.
Toda informação feita de forma documental, deixa alguma prova ou testemunha registado
num suporte. Existem documentos de arquivo e documentos públicos.
a) Documentos de arquivo – e todo o documento que e produzido e /ou acumulado por uma
pessoa física ou jurídica, publica ou privada, exercício de suas actividades e constitui
elemento de prova ou de informação. Os documentos de arquivo formam um conjunto
orgânico, reflectindo as actividades que se vinculam, expressando actos de seus produtores no
exercício de suas funções[ CITATION PAE97 \l 1033 ].
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Micrográficos – documentos em suporte fílmico, resultante de microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas especificas (rolo e microficha).
Documentos primários – publicações originais, lidas pelo leitor no mesmo estado em que
autor escreveu,
Documentos secundários – fazem referencia aos documentos primários e que não existiriam
sem estes.
Por exemplo: Relatorio escrito – documento primário – pode ser objecto de um resumo
analítico – documento secundário – este resumo pode ser utilizado para uma síntese
documental – documento terceário.
b) Quanto à espécie
Segundo o aspecto formal ou natureza dos actos que deram origem ao documento, forma de
registo de factos administrativos mais comuns nas actuais estruturas do govermo, podem ser:
Actos de ajustes – são representados por acordos em que a administração publica (nacional,
provincial, distrital ou municipal) é parte (tratado, convénio, contrato, transacçao, termo,
ajuste,etc…
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Actos de correspondência – aqueles cujo objectivo visam a execução dos actos normativos,
em sentido amplo (aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição
de motivos, notificação, telegrama, telefax, alvará, circular, email…)
Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de acordo com o assunto que abordam.
A classificação de Ostensivo é dada aos documentos que podem ser de livre acesso ou
divulgação, podendo ser de domínio publico.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser do conhecimento
restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e
divulgação. Pela sua importância, o sigilo e o objecto de uma legislação especifica.
Secreto – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos graves ao Estado.
Confidencial – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos na produção, bens
ou serviço.
Restrito - à informação cuja divulgação não autorizada possa ser desvantajosa para a
segurança, desenvolvimento e bem estar dos cidadãos da República de Moçambique.
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Arquivos Privados – são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, de direito privado, em decorrência de suas actividades.
Especiais- são aqueles que tem sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e
que, por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registo, controle e conservação.
Especializados- são aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes de
actividades específicas, independentemente da sua forma física. São exemplos os arquivos
hospitalares ou arquivos médicos, os arquivos da marinha e assim por diante [ CITATION
GON98 \l 1033 ].
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Conclusão
A avaliação de documentos é o processo de análise e selecção de documentos visando
estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final
(eliminação ou guarda permanente).
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REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
• Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto (Sistema Nacional de Arquivos do Estado - SNAE);
PAES, M. L., (1997): Arquivo, Teoria e Pratica. Rio de Janeiro: Fundaçao Getulio Vargas, 3ª
ediçao.
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