6 PERGUNTAS PARA SE FAZER

ANTES DE CONTRATAR UM
SOFTWARE PARA HOTEL
3 ANOS AGO • SOFTWARES •  6
Twitter 0Facebook 0Google+0
Gerir um meio de hospedagem não é uma tarefa muito fácil não é

mesmo? Encontrar um software para hotel que lhe auxilie na gestão,

também requer determinados cuidados.

O setor hoteleiro tem se mostrado capaz de ser altamente lucrativo, já que

essa indústria tem crescido muito nos últimos tempos. Mas é claro que, como

todo setor, o sucesso vem através de uma gestão responsável e inovadora.

Além de conquistar o cliente – que está cada vez mais exigente -, você

precisa se preocupar também com o controle e organização das

informações do seu estabelecimento. Informações como cadastro de

hóspedes, controle financeiro, entre diversos outros itens, que são

fundamentais para a saúde do seu hotel.

A expansão tecnológica anda a passos largos, juntamente com a evolução dos

meios de hospedagens. Diante a esse cenário surgiram inúmeros softwares, e

decidir entre eles não é uma tarefa tão simples. Um bom software deve servir

para controlar e automatizar vários processos na sua gestão, e assim reduzir

de maneira significativa as falhas e tarefas ineficientes.

Não se trata apenas de capturar reservas ou acompanhar finanças. À medida

que a tecnologia evolui e se expande, aumenta a necessidade de que o seu

PMS (Sistema de Gestão de Propriedades) desempenhe um papel integral no

gerenciamento das informações, como também na experiência do hóspede.

Mas diante a tantos sistemas disponíveis no mercado, o que você precisa

saber antes de escolher o software para hotel ideal?

Para te ajudar, elaboramos 6 perguntinhas para se fazer antes de tomar

essa decisão. E após a leitura você estará pronto para escolher a melhor

opção de software para hotel, ou aquele que melhor atenda suas

necessidades.

1. QUAIS FUNCIONALIDADES ESTÃO

INCLUSAS NO MEU PLANO?
Essa é a premissa principal, saber o que o software para hotel lhe oferece.

Quais os preços, o que será necessário pagar a parte, e quanto custa as

funcionalidades extras. Ou seja analisar qual o custo benefício da

ferramenta.

Muitos sistemas mostram preços super acessíveis, e depois da contratação é

cheio de limitações e funcionalidades extras pagas a parte. Essa é uma dica

muito importante, então vale ficar atento!

2. COMO FUNCIONA OS BACKUPS DO

SISTEMA?
Você precisa saber se a responsabilidade do backup das informações é sua ou

de seu PMS. Existem softwares para hotel onde é necessário que o

estabelecimento faça diariamente o backup e o armazene. Como também

existem PMS que fazem isso para o cliente.

Consideramos que a melhor opção é que o cliente não precise fazer o

backup, deixando essa responsabilidade para quem realmente entende do

assunto. Imagina se você se esquece de fazer backup, ou então se o seu

computador tem um problema e você perde todas as informações. Isso não

seria nada legal não é mesmo? Então escolher um sistema que faça isso por

você é garantia que suas informações estarão protegidas.

3. COMO FUNCIONA O SUPORTE E OS

PRAZOS PARA ATENDIMENTO DOS
PROBLEMAS.
Nenhum sistema está livre de problemas, e infelizmente por situações alheias

eles podem acontecer. Então uma questão muito importante a saber é como

seu software para hotel resolve esses problemas.

Quais os canais de comunicação para suporte, se atendem somente por e-

mail, se possui um canal interno de comunicação, chat, whatsapp. É importante

saber, para que na hora que você mais precise de auxílio não fique na mão.

Importante: Tenha certeza de que o seu software tem um plantão 24 horas

para resolver quaisquer problemas técnicos que venham a acontecer.

4. QUAIS INFORMAÇÕES CONSIGO

OBTER COM OS RELATÓRIOS DO
SISTEMA?
Afinal de que adianta ter um sistema para alimentar e centralizar dados, se

você não consegue extrair essas informações para utilizá-las em sua gestão?

Um bom software para hotel precisa ter relatórios de fluxo de caixa, relatórios

de ocupação, vendas, consumo entre outras informações como gráficos e

estatísticas. As informações precisam ser suficientes para que você possa

fazer um revenue management adequado, ou então que você consiga planejar

investimentos ou despesas baseados em seu fluxo de caixa.

Não é apenas de mapa de reservas que seu estabelecimento precisa, uma

boa gestão vai muito além disso.

5. O QUANTO A EQUIPE DO
SOFTWARE PARA HOTEL ESTÁ
ENGAJADA COM SEU SUCESSO?
Você está adquirindo um produto/serviço esperando obter um retorno, correto?

Logo é preciso saber quais os tipos de benefícios você terá com a contratação

de determinado software de hotel.

Ele é apenas um sistema para controlar informações? É oferecido algum outro

tipo de benefício extra? Algum tipo de treinamento? Vou ter o auxílio

necessário para atingir o sucesso esperado? Ou está contratando uma

plataforma engessada, que está preocupada apenas em vender, sem saber se

o sistema está realmente sendo útil para que os clientes atinjam os resultados

prometidos.

O sistema ideal deve ter uma equipe que entende do que está

fazendo. Que entende de hotelaria e administração. Ou seja, que entenda

realmente do seu negócio, de forma que possam lhe orientar as melhores

práticas para atingir o sucesso através da ferramenta.

Essa equipe precisa estar alinhada com as necessidades dos hoteleiros e fazer

o possível para ajudá-los a evoluir e atingir o sucesso.

E por último e não menos importante:

6. CONHEÇA O HISTÓRICO DA
EMPRESA QUE FORNECE O PMS.
ELES SÃO IDÔNEOS, ENTREGAM O
QUE CUMPREM? POSSUEM MUITAS
RECLAMAÇÕES?
Veja como essa empresa se posiciona nas redes sociais. Se ela entende de

fato do negócio, ou se realmente se preocupam com a qualidade do que estão

oferecendo.

Análise se possuem muitas reclamações e como são avaliados pelos seus

clientes. Busque referências de clientes que utilizam o sistema.

É importante analisar o histórico da empresa antes de tomar uma decisão de

compra. Mesmo que eles estejam no mercado há anos, verifique sua base de

clientes para determinar como eles são confiáveis.

Uma compreensão firme das respostas a essas perguntas colocará você

em uma posição de compra muito melhor. Você será capaz de analisar

realmente qual a melhor opção de software para você.

E então hoteleiro, ainda tem dúvidas sobre qual software para hotel deve

contratar? Que tal conhecer a Hospedin e fazer um teste grátis? Temos

diversas funcionalidades para ajudar no sucesso do seu negócio!

Clique aqui para acessar nosso site e saber mais.

Ah e não se esqueça de fazer as 6 perguntinhas antes de contratar,

combinado?!

VANTAGENS
Tenha muito mais tempo, controle e organização com o primeiro software
hoteleiro voltado para aumentar a produtividade.

PRODUTIVIDADE
Com os indicadores, gráficos, relatórios e demais recursos do Hospedin você tem muito
mais tempo para o que realmente importa no seu negócio.

CONTROLE
Total controle de tudo que acontece no seu estabelecimento, você saberá o exato
momento de quem realizou qualquer ação no sistema.

ORGANIZAÇÃO
Encontre seus hóspedes, reservas, acomodações ou qualquer outra informação de forma
rápida, fácil e eficaz.

BACKUP AUTOMÁTICO
Nós cuidamos diariamente dos seus dados para que eles fiquem protegidos e para que
você não perca nada.

SOFTWARE EM NUVEM
Acesse o Hospedin com segurança e rapidez de qualquer local conectado a internet.

ATENDIMENTO 5 ESTRELAS
Você terá profissionais qualificados prontos para lhe ajudar, e o melhor, gratuitamente.

EVOLUÇÃO CONSTANTE
Lançamos atualizações mensais incluindo novas funcionalidades e melhorias no
Hospedin.

ECONOMIA COMPROVADA
Ótimo custo benefício já que o software é voltado para médios e pequenos
estabelecimentos hoteleiros.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Desenvolvido para administrar pousadas, hotéis, hostels ou qualquer conjunto de
acomodações de forma simples e profissional.

 Mapa de reservas
Com o mapa de reservas você poderá gerenciar os quartos do seu hotel de forma prática
evitando o temido overbooking. Através do mapa você visualiza, de maneira clara, os
locais ocupados e disponíveis tornando o atendimento ao hóspede mais rápido, prático e
seguro.
 Disponibilidade dos quartos
Na tela principal do Hospedin, você visualiza a situação atual do seu hotel ou pousada,
ou seja, de acordo com a cor você facilmente identifica se um quarto está disponível,
ocupado, em limpeza, bloqueado ou vencido. Nos quartos que estão ocupados você
poderá acessar rapidamente as informações da estadia clicando nos botões de acesso
rápido.
 Indicadores
Na tela de indicadores você visualiza os principais indicadores hoteleiros gerados
automaticamente de acordo com as reservas que foram inseridas em nosso software
hoteleiro. Através deles você identifica facilmente o andamento do seu negócio
agilizando a sua tomada de decisão. (disponível somente no módulo plus)

 Gráficos
Os gráficos possuem um papel fundamental na gestão do seu negócio. Através deles
você terá uma visão global do que está acontecendo para que possa tomar decisões mais
assertivas em tempo real. O Hospedin oferece vários gráficos inseridos nos relatórios e
na tela de indicadores. (disponível somente nos módulos plus e financeiro)
 Relatórios
Assim como os gráficos, os relatórios são de grande importância para a gestão de
qualquer negócio. Por meio deles se pode ter clareza sobre o crescimento do hotel ou o
quanto deixou de crescer em determinado período. No Hospedin os principais relatórios
são de Vendas, Financeiro, Consumo e Ocupação. Com eles você poderá filtrar e fazer
os mais variados tipos de análise. (disponível somente nos módulos plus e financeiro)
 Tarifário dinâmico
Com este recurso você conseguirá automatizar os preços das diárias do seu
estabelecimento de forma simples, definindo tarifários de alta e baixa temporada,
carnaval, réveillon ou qualquer outro período do ano. Também é possível definir valores
por adulto e criança, além de pacotes e categorias de cada quarto ou
apartamento. (disponível somente no módulo plus)

 Contas a pagar e a receber

No Hospedin você consegue gerir todas as receitas e despesas que passam pela sua
pousada. Através do menu Transações, você organiza as contas a pagar e a receber de
forma simples e rápida, como também pode adicionar pagamentos recorrentes dando
muito mais agilidade ao seu dia a dia. (disponível somente no módulo financeiro)
 Controle de produtos e serviços
Adicione produtos ou serviços diretamente no quarto do hóspede, além de facilitar no
cálculo do que foi consumido, nosso software de hotel também realiza o controle de
estoque dos itens vendidos, este recurso é justamente para os hotéis que trabalham com
frigobar ou oferecem serviços extras como lavanderia, passar roupa, passeios e outros
do gênero.
 Controle de reservas
Além do mapa de reservas, nosso sistema hoteleiro possui uma lista com todas as
reservas realizadas no estabelecimento, é possível buscar e filtrar facilmente toda e
qualquer informação da reserva, quarto ou hóspedes, como também ordenar e exportar
as informações.

 FNRH e voucher
Em nosso software utilizamos a Ficha Nacional de Registro Hóspedes recomendada
pela Embratur, é através dela que você recolherá a assinatura e informações dos seus
hóspedes. Além da Ficha, que é utilizada quando o hóspede chega na pousada, temos o
voucher que você pode enviar para o e-mail com apenas um clique dando muito mais
agilidade e profissionalismo ao seu estabelecimento. (envio de voucher por e-mail
disponível somente no módulo plus)
 Histórico de estadias
Nada melhor do que encontrar todas as informações do hóspede centralizadas e
organizadas em um único lugar, não é mesmo? Pois é isso que o histórico de estadias
faz pra você. Com poucos cliques é possível visualizar todas as informações pertinentes
a reserva do hóspede.
  Reservas em Grupo
Com a função de reservas em grupo você poderá reservar vários quartos ou
apartamentos ao mesmo tempo. Este recurso é ideal para pousadas, hotéis e outros
estabelecimentos que recebem excursões ou fazem reservas de vários locais para uma
mesma pessoa com frequência. (disponível somente no módulo plus)

Todas as funcionalidades
O Hospedin conta com vários recursos que aumentarão significativamente a
produtividade do seu negócio, além do Plano Hospedin que varia de acordo com o
número de quartos, você pode adicionar 5 módulos extras e integrações para
potencializar ainda mais a sua gestão.

 Plano Hospedin

 Módulo Plus
 Módulo Financeiro
 Módulo Central de Reservas
 Módulo CRM
 Módulo Governança

 Integrações

Essencial para você que está saindo das planilhas ou fichas de papel e necessita apenas de
recursos básicos:

Mapa de Reservas

Gestão de UHs

Gestão de reservas

Gestão de hóspedes e acompanhantes

Gestão de recebimentos

Gestão de produtos e serviços

Gestão dos usuários

Permissões de usuários por departamentos

Categorização das UHs

Ficha de registro (FNRH)

Voucher e recibos

Histórico de estadias dos hóspedes

Conta bancária única

Histórico de atividades dos últimos 10 dias

Preenchimento automático do endereço

Software de Gestão Hoteleira: Por

que Você Precisa
 

Até mesmo as menores propriedades independentes se beneficiam de um

software de gestão hoteleira. Quer o seu hotel boutique, pousada ou hostel
tenha um par de quartos ou dúzias, o sistema de gestão hoteleira (PMS)
correto colocará você no controle do seu negócio.

Há um poder real em ter um sistema organizado que libera você para focar no
hóspede, em vez de perder tempo com tarefas manuais repetitivas. Ter a
ferramenta certa pode significar a diferença entre trabalhar EM sua empresa ou
trabalhar PARA ela. Propriedades menores são especialmente vulneráveis a
serem sugadas para o fluxo de tarefas diárias, já que as equipes são pequenas
e quase sempre gerenciadas pelo proprietário.

Para minimizar as frustrações e gerenciar sua propriedade com facilidade e

sofisticação que impressionam os hóspedes, considere utilizar um software de
gerenciamento de hotéis, ou HMS. A seguir estão algumas razões pelas quais
um sistema de gestão hoteleira útil é um aliado necessário para mudar seu
negócio para melhor.

Seu tempo é precioso

Todo super-herói tem um elenco de personagens de apoio. Para o atarefado
dono do hotel, este elenco inclui sua equipe, é claro, mas a tecnologia é outro
parceiro importante que aumentará a produtividade.

Vamos fazer um cálculo rápido como um exemplo. Imagine uma pousada de

luxo de 15 quartos localizada no meio das montanhas. Para simplificar, só
consideraremos a receita de hospedagem. A pousada é de alto nível, com uma
tarifa média de US$425 por noite. Com ocupação total, são US$6.375 em
receita potencial por dia. Com uma taxa média de ocupação de 72%, a receita
média por noite é de US$4.590. Há 24 horas por dia, o que representa
US$191,25 de receita por hora. Impressionante!

Mas o que acontece quando você gasta 15 minutos fazendo a reserva do

hóspede pelo telefone, em vez de disponibilizar a reserva online que muitos
hóspedes preferem? Esses 15 minutos de tempo lhe custam US$47,82 em
receita. Caramba! Se você investisse 15 minutos (ou US$47,82) em marketing
ou tecnologia que trouxessem uma nova reserva, você quase quadruplicaria
seu dinheiro.

Agora, pense sobre o seu dia. Qual é o valor de cada hora para você e sua
equipe? Todos estão usando o tempo em tarefas de criação de valor que
proporcionam o melhor retorno possível? Como o uso de métodos manuais
para operar sua propriedade afeta sua receita geral?

Seu tempo é dinheiro, então gaste-o em atividades orientadas a valor –

como criar una estratégia de distribuição lucrativa para sua propriedade.

Você já está ocupado o suficiente

Para hoteleiros e anfitriões, a lista diária de tarefas é interminável. Sempre
haverá algo a ser feito: um candidato para entrevistar, um hóspede para
cumprimentar, uma campanha de marketing para lançar, um problema de
manutenção para corrigir, etc.

Em meio ao caos, não seria bom ter uma solução confiável para lhe dar uma
mão? É quando seu software de gerenciamento de hotéis pode realmente
salvar seu dia. Um HMS adequado dá tranquilidade e ajuda a manter tudo sob
controle das seguintes maneiras:

 Fornece uma solução tudo-em-um – Gerenciar vários sistemas é um

aborrecimento – especialmente para operações menores. Uma plataforma de
gestão hoteleira combina várias funcionalidades, como motor de reservas,
PMS, gerenciador de canais de venda (channel manager) e relatórios.
  Acessível de qualquer lugar – o HMS moderno funciona ‘na nuvem’. Isso
significa que você pode receber atualizações em tempo real em seu dispositivo
móvel de qualquer lugar com acesso à Internet, mesmo depois de sair de casa.

 Reduz as reclamações dos hóspedes – Perder acidentalmente a reserva de

um hóspede, esquecer de atender a uma solicitação especial ou lidar
incorretamente com os dados de cartão de crédito são maneiras infalíveis de
receber reclamações. Um HMS manterá todos os dados do seu hóspede
organizados. Além disso, com todo o tempo que você economiza
automatizando tarefas manuais, você poderá dar a seus hóspedes uma
atenção mais personalizada.

 Gerencia o back-office – Recebimentos, faturas, gavetas de caixa e relatórios

financeiros são muito mais fáceis de gerenciar quando o back office está dentro
do mesmo software.

O objetivo final é manter a lucratividade e liberar seu tempo para que você
possa trabalhar com mais eficiência e ter menos estresse.
 

Seus hóspedes querem perfeição

Há certas áreas onde o “peculiar” é legal e valorizado pelos hóspedes:
decoração, localização e até até certo ponto, a personalidade dos membros de
sua equipe. No entanto, existem certas expectativas que todas as
propriedades, independentemente de seu tamanho, devem atender. O software
de gerenciamento de hotéis oferece o suporte necessário para que você seja
impecável nas áreas operacionais mais importantes.

O software de gestão hoteleira correto ajuda a atender a essas expectativas,

fornecendo:

 Um motor de reservas online. Os hóspedes podem fazer sua reserva através

do seu site, ao invés vez de telefonar. Um motor de reservas online permite
que os funcionários fiquem mais tempo longe do telefone para lidar com outras
prioridades.

 Preços e disponibilidade sincronizados. Um dos principais problemas da

gestão manual de inventário é a precificação e a disponibilidade
desatualizadas. Sempre haverá uma lacuna entre o momento em que o agente
de reserva recebe uma reserva por telefone e quando esse quarto é removido
do inventário em outro lugar. Às vezes, um canal pode passar despercebido,
levando a hóspedes com reservas duplicadas – e com certeza, descontentes.
Como o inventário em um HMS com um channel manager é sincronizado a
partir de um pool central, ele está sempre atualizado. Nunca mais tenha
reservas duplicadas!

 Localização. Para atrair mais hóspedes, você precisa incluir os visitantes

internacionais de seu site e tornar o processo de reserva mais fácil para quem
fala outros idiomas. É importante oferecer formas fáceis para pessoas de todas
as nacionalidades fazerem reservas através de seu website. Isso dá à sua
propriedade um apelo global que amplia sua demografia.

O treinamento e comunicação com sua equipe

podem ser melhores
Treinamento de novos funcionários faz parte de qualquer negócio. Quando
você não tem um sistema organizado ou está usando uma tecnologia
complicada, o processo pode ser demorado e frustrante para todos. Executar
suas operações do dia-a-dia deve ser simples o suficiente para que qualquer
novo membro da equipe aprenda rapidamente, para que você não desperdice
energia preciosa toda vez que contratar um novo colaborador.
Um sistema de gestão hoteleira eficiente deve incluir:

 Uma interface intuitiva de fácil utilização. Basta fazer sentido – e funcionar

da maneira que você espera. Por exemplo, ter uma visão de calendário com a
funcionalidade de clicar e arrastar, permitindo que sua equipe aloque quartos
com facilidade.

 Relatórios que reduzem erros e trabalho manual. Com o HMS adequado,

você pode eliminar a necessidade de sua equipe gastar um turno inteiro em
uma planilha, ou redigindo relatórios manualmente. Em vez disso, sua equipe
pode gastar seu tempo analisando os relatórios preparados pelo seu HMS para
que eles possam identificar tendências e fazer planos de ação.

 Gestão de limpeza e governança. A recepção deve ser capaz de ver o status

de cada quarto diretamente no painel do HMS, e ter a capacidade de alocar a
equipe de limpeza para limpar primeiro os quartos prioritários. Essa visibilidade
agiliza a comunicação e ajuda a equipe a ser mais eficiente.

A indústria hoteleira está mudando constantemente

A beleza de trabalhar com um moderno software de gestão hoteleira baseado
na nuvem é que ele é atualizado regularmente para que a tecnologia esteja
sempre em dia e pronta para atender às necessidades de sua propriedade.
Novos recursos e funcionalidades abrem o caminho para a adoção de métodos
melhores de envolvimento com os hóspedes e lucratividade da operação. Ao
mesmo tempo, o software de gestão hoteleira deve ter conexões com outras
tecnologias para a hotelaria, com uma lista ampla de integrações para que sua
propriedade possa utilizar o que há de melhor no mercado.

Ao avaliar suas opções, procure um software de gerenciamento de

hospitalidade que atenda às suas necessidades e esteja em sintonia com o
setor. A indústria hoteleira está sempre evoluindo e seu HMS deve ser seu
aliado na manutenção da relevância e eficácia.

Você está pensando em utilizar um sistema de gestão hoteleira em sua

propriedade? Faça um rápido tour em vídeo da premiada suíte de gestão
hoteleira da Cloudbeds para ver como ela pode atender às suas necessidades.
 

Software de Gestão Hoteleira: Os

Recursos Mais Importantes
 

Os hoteleiros independentes aumentam a produtividade e ganham mais receita

adotando o software de gestão hoteleira. O poder reside na natureza
abrangente de um sistema que trabalha em conjunto para alcançar os
melhores resultados de negócios.

O software de gestão hoteleira (HMS – hospitality management system) deve

fazer uma coisa bem feita: ajudar você a gerenciar melhor o seu hotel. Ele não
deve ser um fardo adicional para gerenciar ou um custo adicional para arcar.

Considere este exemplo: um hóspede vai até a recepção de uma pousada de

luxo com 15 quartos. O lobby é calmo, os funcionários descontraídos. O
hóspede acaba de chegar e quer fazer o check-in. Depois de consultar o livro
de registro – que é, na verdade, apenas uma folha de papel com uma lista de
hóspedes e check-outs, parece que o hóspede anterior fez o check-out. A
recepção interfona à equipe de limpeza para confirmar que o quarto 5 está
limpo e arrumado. O hóspede fica ali, esperando uma resposta. Nada. A
recepção tenta novamente. Nada. Com um pedido de desculpas, o funcionário
da recepção corre para ir atrás da camareira – pela segunda vez na última
hora. Uma experiência frustrante que atinge diretamente o hóspede.

O software de gestão hoteleira online elimina esses tipos de saia justa dentro
de uma propriedade. Com total transparência e visibilidade compartilhada, toda
a equipe usando o HMS/PMS trabalha com as mesmas informações. O
software de hotelaria reduz falhas no serviço e deixa os hóspedes (para não
mencionar a sua equipe de funcionários) mais felizes.
Quando se trata de selecionar o melhor software de gestão hoteleira para o seu
negócio de hotelaria independente, estes são os recursos mais importantes
para procurar.

#1: Na Nuvem
O moderno e poderoso software de gestão hoteleira fica hospedado “na
nuvem”. Isso é o oposto das soluções instaladas em hardware local. A
tecnologia de computação em nuvem é acessível, escalável e rápida. Também
é muito mais fácil atualizar regularmente do que um sistema que requer
atualizações físicas dispendiosas. O HMS/PMS na nuvem também pode ser
acessado de qualquer lugar com uma conexão de Internet, o que significa que
você não precisa estar fisicamente em sua propriedade para gerenciar o seu
negócio.

#2: Interface Intuitiva

Em uma indústria compete tão fervorosamente por talentos, por que alguns
ainda usam sistemas desatualizados e demorados para carregar? O simples
fato de usar uma interface difícil de navegar torna as tarefas diárias uma luta
árdua a ser vencida. Os funcionários desejam ferramentas simples que são
fáceis de usar e aprender. Do mesmo modo, os proprietários e os gerentes
precisam frequentemente treinar a nova equipe de funcionários regularmente.
Portanto, ter um software de gestão hoteleira prático faz o negócio funcionar
melhor.

A Cloudbeds possui um painel rápido e fácil de usar com um calendário clique-e-arraste

simples de usar e entender.

#3: Motor de Reservas Completo

O software de gestão hoteleira inclui um motor de reservas integrado que
proporciona aos hóspedes a possibilidade de fazerem suas reservas sozinhos,
gerando mais reservas diretas. E, quando o seu motor de reservas inclui um
processador de pagamentos, você pode receber novas reservas no seu site em
qualquer horário do dia ou da noite.

Um motor de reservas incorporado diretamente ao seu site também dá a você

muito mais controle para oferecer mais pacotes que refletem os diferentes
interesses dos hóspedes. Essa personalização adicional traz uma receita extra
ao seu hotel, não importa o tamanho da sua propriedade.

O motor de reservas da Cloudbeds é personalizável para corresponder à aparência do seu site.

Ele também se integra à sua página do Facebook e inclui Google Analytics.

Um motor de reservas eficiente irá:

 Incluir vários idiomas e moedas. Escolha um motor de reservas com suporte

para diversos idiomas, para você atrair e receber turistas estrangeiros.

 Aceitar pagamentos de forma segura. Disponibilize reservas em seu site 24

horas por dia e dê aos hóspedes a certeza de que o pagamento é seguro com
processadores de pagamento confiáveis.

 Oferecer uma ferramenta de comparação de tarifas. Outra maneira

poderosa de criar confiança e converter mais reservas é através de um widget
comparador de tarifas. Seja transparente e dê aos usuários a certeza de que
eles estão recebendo a melhor tarifa se fizerem a reserva diretamente do seu
site.

 Ser personalizável. O seu motor de reservas deve corresponder perfeitamente

ao design do seu site para que seja coerente com a sua marca.

 Integrar com o seu PMS e channel manager. As reservas efetuadas no seu

motor de reservas devem ser sincronizadas automaticamente com o seu PMS
e em todos os seus canais de OTAs para não ocorrer overbooking, ou seja,
reservas além da capacidade.
 

#4: Relatórios detalhados

Relatórios robustos permitem que os hoteleiros tomem decisões orientadas por
dados. Usar dados para melhorar as operações e estratégias de marketing
costumava ser um privilégio dos hotéis de grandes redes. Agora não mais!
Com o software de gestão hoteleira certo, os hoteleiros independentes podem
tomar decisões inteligentes com dados e criar relatórios abrangentes que dão
visibilidade às finanças de suas propriedades, atividades diárias, análises e
muito mais.

Relatórios detalhados dão mais clareza sobre as suas ações de negócios. Uma
vez que você sabe exatamente quanta receita cada OTA gerou, você pode
ganhar o controle da sua estratégia de distribuição e canais, e nunca mais
pagar comissões de OTA sem necessidade. Os módulos de relatórios
dinâmicos devem permitir que você crie relatórios diretamente da plataforma e
exportar para e-mail ou planilhas e PDFs para download. Você também poderá
filtrar os dados por canal de venda, tipo de quarto, ano, promoções, e outros
parâmetros-chave.

#5: Channel Manager

Um channel manager para hotelaria organiza como o seu inventário de quartos
é distribuído em agências online de viagens (OTAs), como Booking.com,
Airbnb e Expedia. Quando integrado ao seu software de gestão hoteleira, o
channel manager atualizará a disponibilidade do seu quarto no seu calendário
em tempo real. Outros benefícios de ter um channel manager como parte do
seu software de gestão hoteleira incluem:

 Mais visibilidade e mais hóspedes. Conectar-se a diferentes OTAs usando o

seu channel manager lhe dará o benefício de exibir a sua propriedade para um
número maior de potenciais hóspedes em todo o mundo. Além disso, você
poderá encontrar OTAs menores e mais segmentados que irão atrair o
hóspede ideal e cobrar menos comissão.
  Sem Overbookings. Quando você tem um channel manager sincronizado com
o seu software de gestão hoteleira, os dias de atualização manual da sua
disponibilidade em vários canais e login em diferentes extranets serão coisas
do passado. Nada supera a facilidade e a comodidade de ter todas as suas
ferramentas em sincronia.

 Maior controle sobre suas tarifas e disponibilidade. Com um channel

manager, você pode definir diferentes preços e disponibilidade canal por canal,
para que você tenha pleno controle sobre as vendas dos seus quartos.

#6: Revenue Management

Suas tarifas não devem funcionar na base do “definir e esquecer.” A fim de
maximizar a sua receita, os preços precisam ser dinâmicos e levar em
consideração fatores como as tarifas dos seus concorrentes e eventos locais
que podem afetar seus lucros. Não é viável ajustar constantemente os preços
manualmente. Com a automação, os preços podem ser ajustados de forma
inteligente para refletir a demanda em tempo real.  

O software de gestão hoteleira da Cloudbeds oferece um mecanismo de precificação

inteligente para ajudar os hoteleiros a gerenciar suas receitas e ganhar mais dinheiro.

Idealmente, seu software de gerenciamento de hotéis poderá automatizar

algumas de suas decisões sobre preços. Não é possível ajustar
constantemente os preços manualmente. Mesmo pequenas propriedades
podem aumentar os lucros usando a tecnologia de Revenue Management. 

#7: Integrações robustas

A característica central final do completo e poderoso software de gestão
hoteleira deve incluir a capacidade de se conectar com integrações de
terceiros. Integrações são ferramentas e serviços que você pode vincular ao
seu HMS para realizar trabalhos específicos. Por exemplo: se você tem um
restaurante ou uma lanchonete na sua propriedade, você pode vincular sua
conta a um sistema de ponto de venda para que os hóspedes possam
facilmente comprar ítens de conveniência. Há várias ferramentas integradas
com as quais você pode se conectar para ajudar a melhorar a experiência dos
hóspedes, com opções desde autoatendimento para check-in a ferramentas de
avaliação.

Procure um fornecedor de software de gestão hoteleira que se conecta

facilmente às suas soluções preferidas de terceiros. Essa abordagem
hospitaleira para integrações é um sinal de que o fornecedor do software
deseja capacitar seus clientes.

O objetivo final de qualquer software de gestão hoteleira tem que ser a

construção de relacionamentos. Tudo se resume a capacitar hoteleiros com
tecnologia forte e de fácil utilização, a fim de liberar tempo para construir mais
interações pessoais com os hóspedes.

Veja como Cloudbeds pode ajudá-lo a gerenciar melhor o seu negócio

agendando uma demonstração gratuita hoje.

Software de Gestão Hoteleira:

Avaliando as Opções
Quando se trata de selecionar um novo fornecedor de software de gestão
hoteleira, o processo deve ser considerado com paciência e cuidado. Há muita
coisa nessa decisão: no centro de uma propriedade, o software de
gerenciamento de hotéis desempenha um papel fundamental em operações
bem-sucedidas. À medida que o processo de tomada de decisão se desenrola,
há algumas etapas críticas a serem tomadas para avaliar suas opções. 

1.
1. Priorize as funcionalidades. Antes de começar a pesquisar
fornecedores, reserve um tempo para priorizar as funcionalidades que
você está procurando. Liste suas três principais prioridades por nível de
importância. Provavelmente, você não encontrará um provedor que
cubra 100% de suas necessidades de gestão hoteleira, mas se você
começar a identificar seus recursos essenciais, poderá avaliar suas
opções com um olhar mais crítico. 
 2. Faça uma lista principal. Comece a pesquisar. Coloque sua palavra-
chave, como “software de gestão hoteleira”, em um mecanismo de
pesquisa para ver o que aparece nos espaços de anúncio pagos na
parte superior e nos resultados orgânicos (os que não são anúncios
pagos). Você também pode consultar os sites das conferências de
tecnologia para hospitalidade para ver quais empresas estão exibindo
nas feiras. Aproveite críticas imparciais em sites respeitáveis, como o
Capterra, para aprender em primeira mão quais ferramentas são
recomendadas – e por quem.
3. Pergunte à sua rede de amigos. Depois de ter sua lista de opções de
software, você pode começar a perguntar para seus contatos na
hotelaria para ouvir experiências em primeira mão de colegas e
conhecidos sobre os fornecedores e ferramentas de tecnologia em sua
lista. Você pode descobrir padrões que podem informar suas decisões:
um fornecedor com feedback positivo repetido pode subir na lista,
enquanto um com mais feedback negativo pode precisar ser removido.  
4. Agende demonstrações. Quando você tiver restringido sua lista de
favoritos, dê uma olhada em primeira mão no software participando de
demonstrações. Seja diligente na seleção de suas principais 3-5 opções
para explorar ainda mais. Você sempre pode expandir sua pesquisa
mais uma vez se as demos decepcionarem. 

Para alguns, a Etapa 4 é a parte mais desagradável do processo. No entanto,

pular o estágio de demonstração do software pode levar a suposições falsas e
expectativas desiguais. Não se apresse nessa fase e conheça realmente as
empresas de software em consideração. Este é um relacionamento de longo
prazo e não há necessidade de se apressar em algo que pode não ser o
melhor para sua propriedade.

Para guiá-lo na seleção do software de gestão hoteleira certo, use esta lista de

comparação de funcionalidades, além destas perguntas essenciais para o seu
representante de vendas: 

 
 

Com qual frequência vocês fazem atualizações de

produto?
Por que é importante: Sistemas antigos que usam hardware instalado
localmente têm a desvantagem de atualizações de software pouco frequentes e
disponibilidade limitada para personalização. Os sistemas de gestão hoteleira
mais recentes geralmente estão na nuvem, o que significa que o sistema
provavelmente se beneficiará de atualizações frequentes de software que são
feitas automaticamente, sem a necessidade de uma visita de um técnico à
propriedade. O setor de hospitalidade está sempre mudando; portanto, ter um
software que possa acompanhar facilmente as demandas do setor manterá seu
negócio suportado a longo prazo. Se falta um recurso que você gostaria de ter,
pergunte se esse recurso está no cronograma de atualizações do produto.
Como mencionado, é provável que nenhum software tenha 100% dos recursos
que você deseja, mas um software moderno de gerenciamento de hotéis está
sempre evoluindo e melhorando para atender às necessidades de seus
clientes.

Seu sistema é customizável? Está integrada a outras

ferramentas de software que eu uso?
Por que é importante:  todas as propriedades são diferentes e cada empresa
tem suas próprias necessidades individuais. É por isso que é tão importante
que o software de gestão hoteleira seja flexível e personalizável. Esteja você
interessado em ferramentas de gerenciamento de reputação ou em software de
engajamento de hóspedes, ter recursos de integração com terceiros tornará
seus negócios mais dinâmicos. Mesmo ao selecionar um pacote de
gerenciamento de hotéis que atenda à maioria das suas necessidades, você
deseja saber que tipo de flexibilidade você tem para conectar outras soluções
ao longo do tempo.
 

Quais materiais de treinamento e suporte contínuo

você fornece?
Por que é importante: Mudar de um sistema de gestão para outro ou
implementar um sistema totalmente novo é uma tarefa assustadora. Você
precisará transferir ou fazer o upload de reservas, familiarizar-se com o sistema
e treinar sua equipe. Procure um fornecedor de software que trabalhe
diligentemente com você para ajudá-lo a embarcar. Alguns podem até oferecer
a você um especialista em integração dedicado para ajudá-lo com treinamento
personalizado. Após sua configuração inicial, verifique se você considera que
tipo de materiais de suporte estão disponíveis para ajudá-lo com qualquer
pergunta que surgir, como uma biblioteca de artigos da base de conhecimento
e vídeos de treinamento.

Como você garante a segurança dos dados

mantidos em sua plataforma?
Por que é importante: Os hackers de dados são uma ameaça real para
qualquer negócio. Por todos os seus tremendos benefícios, o software na
nuvem pode ser mais sensível a tentativas de violações de segurança.
Converse com seu fornecedor de software sobre as medidas de segurança que
eles usam para manter os dados de você e de seus hóspedes em segurança.
Alguns softwares podem até apresentar diferentes permissões baseadas no
usuário no sistema para manter os dados confidenciais visíveis para apenas
alguns usuários específicos.

Você tem algum estudo de caso e poderia passar

outras referências?
Por que é importante: As referências podem oferecer perspectivas em
primeira mão de como é trabalhar com o fornecedor e com o sistema. Um
estudo de caso de uma propriedade semelhante à sua pode ajudar a revelar os
possíveis benefícios de trabalhar com o fornecedor. Você também pode
solicitar referências adicionais para ter uma perspectiva abrangente de outros
clientes da empresa.

Quais ferramentas adicionais você tem para ajudar a

administrar meu hotel? 
Por que é importante: Como você já deve saber, administrar um hotel
independente exige muito trabalho. Você pode não ter orçamento para
contratar cargos especializados, como especialista em revenue management
ou profissional de marketing. O software de gestão hoteleira que dará suporte
ao seu negócio fornecerá muito mais do que apenas um sistema. O software
sofisticado também incluirá ou se integrará a um channel manager para ajudar
na distribuição de inventário nas OTAs, uma ferramenta de revenue
management para manter suas tarifas competitivas, um motor de reservas para
que você possa obter mais reservas diretas via seu site 24 horas por dia, 7 dias
por semana, e uma amplitude de relatórios e análises para que você possa ter
uma visão detalhada de suas operações.

Qual é a sua filosofia de atendimento ao cliente?

Por que é importante: Se você se tornar um cliente, saberá o que esperar do
seu fornecedor de software se tiver algum problema com o sistema. É um bom
sinal quando uma empresa dedica um tempo para fornecer suporte 24 horas
por dia, 7 dias por semana, em mais de um idioma. Isso demonstra um
compromisso com o cliente – e um entendimento de que um produto é tão bom
quanto as pessoas que fornecem seu suporte. Uma empresa moderna
permitirá que você envie tíquetes de suporte on-line para que você não precise
esperar enquanto eles avaliam como resolver seu caso.  

 
Qual é o seu tempo médio de implantação para uma
propriedade do meu tamanho?
Por que é importante: A implantação de qualquer novo software leva tempo.
Para propriedades maiores, o período de treinamento pode ser um pouco mais
longo. Ao perguntar sobre o tempo médio de implantação de propriedades do
seu tamanho, você pode definir uma referência realista para si mesmo.

O que acontece se eu não estiver feliz nos primeiros

30 dias?
Por que é importante: Você precisa de uma garantia. Se o fornecedor não
confia em seu próprio produto, por que deveria? Avalie a política de
cancelamento do seu fornecedor de software, porque você não quer ficar preso
a um sistema inadequado e a uma empresa que dará trabalho para você sair. 

Software de Gestão Hoteleira: Como

Aproveitar ao Máximo
Parabéns! Você selecionou seu software de gestão hoteleira. Agora que a
grande decisão está tomada, é hora de começar a implantação. Idealmente,
você já se familiarizou com a nova ferramenta e, portanto, esse processo se
refere menos à introdução da nova solução e mais ao ajuste de fluxos de
trabalho aos novos padrões.

A implantação começa com uma avaliação honesta das operações atuais: onde
existem gargalos? O que você espera obter com o software? Quem são os
encarregados designados internamente para cuidar do novo software? Como
avaliaremos o sucesso desta nova ferramenta? Deixe essas respostas
moldarem sua abordagem para aproveitar totalmente o poder do seu software
de gestão hoteleira.

Como passamos anos construindo e refinando nosso software de

gerenciamento de hotéis, temos um profundo poço de experiências passadas
para combinar com a melhor abordagem de implantação para cada cliente.
Desde o início até a dinâmica do dia-a-dia, veja como aproveitar ao máximo
seu software de gerenciamento de hotéis. 

Defina suas tarifas

Definir tarifas é uma das tarefas mais complexas que os hoteleiros enfrentam
regularmente. A análise cuidadosa do desempenho de sua propriedade, bem
como as flutuações na demanda do mercado local, ajudam a encontrar as
tarifas certas. As tarifas também devem ser ajustadas na extranet de cada
canal individual. 

Para otimizar esse processo, considere definir um plano tarifário no seu

sistema de gestão hoteleira. Dessa forma, as OTAs podem basear seus preços
no plano de tarifas que você estabeleceu no sistema. Em seguida, você pode
ajustar as tarifas em canais individuais por meio da extranet para aproveitar as
ferramentas de preços específicas de cada canal.

Outra opção é definir uma diferença específica por canal no seu software de
gestão. Isso permite que você ajuste o preço de cada tipo de quarto em um
valor ou porcentagem definida nesse canal – sem precisar fazer login na
extranet. O sistema simplesmente pega a tarifa básica e depois adiciona (ou
subtrai) de acordo.

Sempre que você atualizar suas tarifas básicas, os preços serão ajustados de
acordo com essas configurações, proporcionando um controle mais dinâmico
de tarifas sem a necessidade de gerenciá-las em vários canais individualmente.
Como na maioria dos aspectos do gerenciamento de distribuição e receita,
revise as tarifas regularmente para monitorar precisão e consistência. Você
também pode considerar o uso de uma ferramenta de revenue management
para ajudá-lo a selecionar as melhores tarifas para sua propriedade com base
em eventos locais e tarifas de seus concorrentes.

 
Mapeie seu inventário
Um dos maiores erros que os hotéis podem cometer ao implantar um novo
software hoteleiro é o mapeamento de quartos impreciso: o processo de
identificação e conexão dos tipos de quartos da sua propriedade aos canais de
distribuição ou OTAs de terceiros. Mapear com precisão os nomes, descrições,
recursos e comodidades de seus quartos significa que eles são exibidos da
mesma forma nos canais. Essa prática garante que seus quartos estejam
preparados para a conversão e ajuda a evitar confusões quando os hóspedes
fazem comparações em diferentes canais – além disso, simplifica seus próprios
esforços de revenue management. Para ilustrar, o mapeamento de quartos é a
forma como um “quarto com cama queen size e vista da cidade” no seu PMS
corresponde ao mesmo tipo de quarto em uma OTA. 

O processo de mapeamento pode ser bastante complicado, pois os quartos

devem corresponder entre o channel manager, o sistema de gestão hoteleira
(PMS) e aos canais de distribuição de terceiros. Mas é importante: o inventário
mapeado incorretamente pode levar a overbookings, reservas perdidas e
outras falhas de comunicação.

A mistura de tipos de quartos e quartos individuais leva a incompatibilidades

entre os diferentes sistemas, o que leva a inconsistências e possível
negligência de erros.

A abordagem ideal é praticar o mapeamento um-a-um, que mapeia um tipo de

quarto em uma OTA para um tipo de quarto em seu sistema de gerenciamento
de hotéis. Para conseguir isso, recomendamos focar nos tipos de quartos /
categorias, e não nas unidades. Isso reduz o potencial de erro agrupando
quartos semelhantes em categorias. 

Algumas plataformas de distribuição, como a Expedia, exigem tipos de quartos.

Outros, como o Airbnb, permitem quartos individuais. Se sua propriedade é
uma pousada com apenas quartos perculiares, todos diferentes, ainda é
preferível usar as categorias, a menos que você planeje nunca usar os
principais canais de distribuição. O processo de mapeamento pode ser
trabalhoso; portanto, se você acha que pode distribuir inventário para outros
portais, use as categorias de acomodações para fazer o mapeamento pronto
para mudanças mais ágeis no futuro.

Para evitar reservas em duplicidade, mapeie os tipos de quarto em cada um

dos canais escolhidos. Se você ativar um canal sem mapear seu inventário, a
disponibilidade não será sincronizada. Isso pode resultar em overbookings!

Conecte seus canais de venda

Depois de configurar suas tarifas e concluir o mapeamento, é hora de conectar
seus canais. Lembre-se de que cada canal de distribuição requer sua própria
conta e a maioria dos softwares de gerenciamento de hotéis não realiza a
inscrição em seu nome. Escolha os canais de distribuição desejados, crie
contas individuais e volte ao software de gestão hoteleira para conectar esses
canais. 

Em média, as OTAs aprovam a conexão 24 horas depois do pedido. Algumas

OTAs demoram até uma semana para autorizar a conexão.

Automatize duas comunicações

A comunicação com o hóspede é uma das ferramentas mais poderosas na
parte PMS do seu software de gerenciamento de hotel. A maneira como você
se comunica com hóspedes antigos e futuros define o tom do relacionamento e
o nível de satisfação de seus deles.

Para automatizar adequadamente as comunicações com os hóspedes,

concentre-se nestas áreas:
E-mail “Obrigado por sua reserva”: seu software de gestão hoteleira pode
enviar isso automaticamente para cada reserva; nunca faça isso manualmente!
Os hóspedes esperam confirmações instantâneas e querem saber que o hotel
escolhido é responsivo e organizado.

E-mail antes da chegada: alguns dias antes da chegada de um hóspede, envie

um e-mail “estamos ansiosos para recebê-lo”. Esta mensagem pode incluir
detalhes importantes da estadia (reduzindo assim as chamadas para a
recepção). Também pode incluir informações de destino e ofertas especiais de
serviços oferecidos no local. É um ponto de contato valioso, porque é mais
provável que os hóspedes pensem em sua próxima viagem.

E-mail pós-estadia: na economia digital de hoje, as críticas são de ouro! Um e-

mail solicitando comentários e críticas incentiva os hóspedes a compartilhar
suas experiências. Há também uma oportunidade de identificar possíveis
problemas antes que eles sejam publicados on-line.

Embora seu software de gerenciamento de hotel provavelmente tenha um

sistema de e-mail automatizado embutido, você pode integrar-se a ferramentas
adicionais de terceiros para aprimorar ainda mais a comunicação com os
hóspedes, por exemplo, implementando um aplicativo de chatbot ou concierge
móvel.

Crie seu canal direto

Um sistema completo de gestão hoteleira deve incluir um motor de reservas
sem comissões, que servirá como seu canal de reservas diretas. Para
aproveitar ao máximo seu sistema de gerenciamento hoteleiro, integre seu
motor de reservas ao site do hotel e personalize-o para combinar com o design
do site.

Depois de colocar as imagens e os tipos de quartos da sua propriedade, teste a

aparência em dispositivos móveis, tablets e web. A única maneira de aproveitar
totalmente o poder do seu motor de reservas é se ele funciona (e bem) em
todos os dispositivos. Na pressa de implementar um novo software, essa etapa
é facilmente ignorada.
 

Treine sua equipe

O treinamento é a parte mais demorada desse processo. Esse também é um
dos comportamentos que definem as propriedades com melhor desempenho:
quem treina bem obtém maior valor do software de gerenciamento de hotéis.

Além da implantação inicial, não negligencie o treinamento contínuo. Nem

sempre é possível ou realista treinar a equipe em todos os detalhes desde o
início. Comece com as coisas essenciais que as pessoas precisam saber para
o seu dia-a-dia e, gradualmente, introduza novos recursos, conforme
apropriado.

Pode ser benéfico desenvolver um processo de treinamento que pode ser

repetido conforme necessário. Se o seu software de gestão for amigável e fácil
de aprender, o processo de treinamento será muito mais fácil.

Integrar com propósito

Os melhores softwares de gestão hoteleira integram-se a uma variedade de
outras plataformas, ferramentas e serviços. À medida que você vai além da
configuração do essencial, como alocação de inventário, tarifas e canais, você
deverá buscar integrações.

Comece com as integrações que atendem a uma necessidade ou são mais

úteis para você. Talvez você queira oferecer um serviço de pré-check-in ou
implemente acesso sem chave em sua propriedade. A boa notícia é que, com o
moderno software de gerenciamento de hotéis, você pode personalizar seu
sistema e ferramentas ao seu gosto.

Mantenha o piqua
Por fim, mantenha o momentum. Um sistema de gestão não é uma coisa do
tipo “configure e esqueça”. É um aliado que pode se tornar um ativo valioso na
construção de um negócio lucrativo de hospitalidade. Consulte suas métricas
com frequência e ajuste áreas que parecem estar com desempenho abaixo de
suas expectativas. Uma abordagem constante leva a resultados consistentes –
e é assim que você aproveita ao máximo seu software de gestão hoteleira!