PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE ADM – AUTORIZAÇÃO DE DEVOLUÇÃO DE

MERCADORIA

DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS – PEÇAS DE REPOSIÇÃO

A presente comunicação, tem como objetivo orientar quanto aos procedimentos para recebimento e
devolução de peças.

IMPORTANTE: Ressaltamos que, em qualquer situação, é indicado o recebimento das peças enviadas
para, quando necessário, solicitar a ADM (Autorização de Devolução de Mercadoria).

ATENÇÃO: Para as ADMs aprovadas, é obrigatório o retorno das peças cadastradas no documento, com
exceção das aprovadas por motivos de avaria de transporte, extravio e peça faltante dentro do volume.

1. Conferência

No ato do recebimento, deve se conferir, preferencialmente:

- Se a quantidade de volumes recebidos coincide com a informada no conhecimento de transporte;
- Se as etiquetas de identificação dos volumes informam o destinatário correto;
- Se os volumes apresentam algum tipo de avaria ou danos.

Caso a entrega apresente alguma das divergências indicadas acima, ou quaisquer outras que afetem a
necessidade de recebimento da mercadoria, esta deve ser relatada através de uma ressalva na parte
frontal do conhecimento de transporte, identificando quais os itens não conformes (para o caso de
devolução parcial). Para Devoluções totais, além da menção no Conhecimentto de transporte, deve-se
inserir uma ressalva manual a Nota Fiscal de Origem constando “ Devolução total da nota por não
conformidade de entrega” ou “Devolução total da nota por divergência de pedido”.

IMPORTANTE: Mercadoria avariada durante o transporte, deve retornar para a Electrolux no ato da
entrega (Avaria de volumes). Para os casos onde esse procedimento não seja possível, o autorizado
deve fazer a ressalva no conhecimento de transporte na parte frontal e incluir este anexo, assim como as
fotos comprobatórias, na ADM (Autorização de Devolução de Mercadorias).

Ressaltamos que, em qualquer situação de divergência, deve-se obrigatoriamente abrir a ADM

para regularização dos créditos.

- Mercadorias com avaria de transporte (Recusa Parcial - embalagem e peça avariada), deve ser realizado
a ressalva na parte do frontal do conhecimento de transporte, abrir ADM pelo motivo de “Avaria de
Transporte” e emitir a nota fiscal de devolução conforme a nota fiscal da Electrolux (ADM não é nota
fiscal).

- Mercadorias com avaria de transporte (Recusa total - embalagem e peça avariada), deve ser realizado
a ressalva de recusa no verso da nota fiscal e no comprovante de entrega, informando o motivo da recusa,
data completa, carimbo da empresa com o CNPJ, caso pessoa física informar CPF e assinatura.
Caso não seja realizado esse procedimento a Electrolux não aceitará a devolução das peças.

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 2. ADM - Autorização de Devolução de Mercadoria

A abertura da ADM deve ocorrer através do sistema Sales Force. O acesso à página ocorre a partir do
usuário e senha obtidos no momento do credenciamento do cliente.

IMPORTANTE: Caso tenha problemas no acesso ao Salesforce, USUÁRIO, SENHA ou não tem acesso
ao sistema, entre em contato através do email adm.pedidos@electrolux.com.

ATENÇÃO: E-mail encaminhando a qualquer funcionário Electrolux não será considerado como
solicitação de ADM realizada. A abertura e aprovação da ADM não gera pedidos automáticos das peças
presentes nesta e caso mantenha o interesse nestas peças, um novo pedido deverá ser realizado.

Tabela 01: Prazos para ADM

PRAZOS
Prazo
Abertura Aprovação Programação
Devolução MOTIVOS
ADM ADM Transporte
(5)
Peça avariada – Volume Extraviado
Engenharia Código informado
Transporte (Recebimento parcial)
solicitou retorno incorretamente (2)
inadequado (1) (1)
7 dias 3 dias úteis 3 dias úteis
Peça faltante Peça avariada
Peça divergente da
dentro do dentro da -
nota fiscal (1)
volume embalagem (1)
Código correto -
Peça divergente
30 dias (1)
30 dias 3 dias úteis 3 dias úteis
Peça recebida
Pedido cadastrado Devolução
em duplicidade -
incorretamente (3) Negociada (3)
(3)
Peça com defeito
de fábrica /
90 dias 3 dias úteis 3 dias úteis fornecedor (1)
- -
(4)
(1) Para os motivos mencionados, obrigatoriamente a ADM deverá conter fotos comprobatórias (Exceto os casos de defeitos funcionais).
(2) Para ADM aberta com este motivo, é importante consultar através adm.pedidos@electrolux.com, antes de solicitar nova peça.
(3) ADMs com estes motivos são avaliadas pela área comercial antes da aprovação no sistema.
(4) Para compressores e pressurizadores informados com este motivo, o prazo é de 1 ano a partir da data de compra informada na nota fiscal.
(5) Para saber sobre os prazos de coleta e transportador, consultar o mapa de transporte disponível no anexo 1 deste documento.

3. Emissão da nota fiscal de devolução

Para a correta apuração de impostos, a nota fiscal para devolução somente deve ser emitida após
a aprovação da ADM, devendo ocorrer a emissão de apenas uma nota fiscal para cada ADM
aprovada.
Após a emissão da nota fiscal de devolução, o cliente deve entrar na ADM aprovada, inserir as
informações pertinentes ao número da NF, série, data de emissão e por fim anexar o pdf da NF de
Devolução na ADM. Não havendo este preenchimento, o sistema cancela automaticamente a ADM
após 30 dias.

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 Quando estiver gerando uma ADM, além de informar o número da nota fiscal, o cliente deverá
informar o número do pedido de origem no qual ele está devolvendo (Obs.: em uma mesma nota
poderão existir mais de um pedido de origem). O número do pedido poderá ser observado na Nota
fiscal recebida, conforme exemplos abaixo:

Notas Venda – Na seção Dados do Produto da Nota Fiscal/Serviço, no campo DESCRIÇÃO DO

PRODUTO/SERVIÇO, será informado o número do pedido que foi gerado no SAP e o número do
pedido salesforce relacionado (OV significa número pedido gerado no SAP e após “/” segue a
informação do número do pedido de vendas gerado no salesforce.

Quando a inclusão de novo item na ADM, antes de informar os códigos dos produtos a serem
devolvidos, vai aparecer a tela abaixo, para informar o número do pedido de origem.

IMPORTANTE: Para emissão da nota fiscal no quadro destinado a informações do transportador,

deve-se informar no campo “Frete por conta” a responsabilidade do pagamento do frete sendo
“emitente” para os casos de pedidos incorretos e “destinatário” para os demais casos.

Toda nota de devolução deve ter o transportador mencionando na mesma, para que ele possa
consultar o XML da nota e providenciar os devidos documentos de Transporte que acompanharão o
transito (Conhecimento de Transporte eletrônico). Outros campos necessários para emissão do
conhecimento de transporte e correta determinação da tarifa de frete acordada com a Electrolux, são
os dados de peso e volume, sendo portanto estes campos também obrigatórios.

Nos dados adicionais da nota fiscal de devolução, deve-se informar o motivo da não conformidade,
número da nota fiscal de origem, número da ADM correspondente e os impostos incidentes (ICMS,
IPI, ICMS ST). Orientações para este procedimento podem ser consultadas através da ADM
impressa (exemplo abaixo).
Caso não seja realizado esse procedimento a Electrolux não aceitará a devolução da peça.

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 ATENÇÃO: Para os clientes que não tem acesso ao sistema, estes deverão enviar um e-mail para
adm.pedidos@electrolux.com com a cópia da NF em “.pdf” e o arquivo em “.xml”. E todos os passos
descritos neste item serão preenchidos na ADM pela área administrativa responsável.

Notas Fiscais de Devolução emitidas incorretamente com o frete por conta do “emitente”, não será
autorizado a reversão do frete para a Electrolux. O cliente deverá pagar o valor do frete.

Em caso de emissão de nota fiscal eletrônica para a devolução, o respectivo arquivo XML deve ser
enviado ao e-mail nfe@electrolux.com.br.

Informações sobre Transportador x região, podem ser consultadas através do anexo 1 deste
documento.

4. Preparação da devolução

Os volumes a serem devolvidos devem ser identificados com a numeração de nota fiscal, bem como,
uma cópia da ADM fora e dentro da caixa contendo a lista dos itens presentes nesta, como ilustra a
imagem a seguir.

ATENÇÃO: Todos os Compressores devolvidos por motivo de “Peça c/ defeito de

fábrica/fornecedor”, devem estar obrigatóriamente com os tubos soldados e Certificado de garantia
devidamente preenchido. Não será aceito vedação dos tubos com tampa de borracha ou material
similar. Este procedimento será auditado no recebimento de peças retornadas à fábrica e caso não
esteja de acordo, será debitado do autorizado.
Em caso de divergências entre as mercadorias devolvidas, nota fiscal e ADM aprovada, será feita a
recusa no Conhecimento de Transportes e devolução da mercadoria com frete por conta do cliente.

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 5. Transporte

A coleta dos itens de ADM será solicitada pela area de transporte da Electrolux. Para que o processo
ocorra de forma correta, deve ser preenchido o campo “Nota Fiscal Emitida SAE” dentro da ADM no
Sales Force, com o número da NF de devolução e a data respectiva (Lembrando que o número da
ADM e da nota fiscal de origem devem constar nos “Campos Adicionais” da NF). Se houver alguma
divergencia nas informações, NÃO SERÁ EFETUADO O AGENDAMENTO DE COLETA.
O controle das coletas será realizado internamente pela área de transporte para todas as ADMs com
status de “Liberada” (a falta do preenchimento dos campos citados acima, implicará no avanço de
status da ADM para “Liberada” e na geração de demanda de transporte).

IMPORTANTE: Antes de solicitar a coleta, se atentar se os dados da nota de devolução estão

devidamente preenchidos na ADM.

Para os clientes que possuem mais de um ponto comercial, as solicitações devem acontecer
conforme o endereço que está na NF de origem.

Para os Estados de MG e MS o vencimento é de 3 dias após a emissão da nota fiscal.

ATENÇÃO: Para os clientes que não tem acesso ao sistema, os agendamentos de coletas serão
realizados pela área administrativa responsável.

Devoluções com o motivo “Pedido cadastrado incorretamente”, as despesas com o frete são de
responsabilidade do remetente.

Notas Fiscais de Devolução emitidas incorretamente ou recusadas por alguma divergência no

recebimento, devem retornar para o emitente com o frete à pagar.

LEMBRETE: O sistema está parametrizado para cancelamento das ADMs após 30 dias a partir da
data de aprovação, caso não seja inseridas as informação de NF e data da mesma no campo
mencionado acima.

Em caso de dúvidas com relação ao prazo para coleta, qual transportador que atende a sua região,
consultar o mapa de transporte disponível em anexo a este documento. Demais problemas
relacionados a atraso de coleta ou informações adicionais, entrar em contato através do email
retorno.consumercare@electrolux.com.

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 Anexo 1 – Mapa de Transportes (Coletas) / Transportador x região

Transportadora por Região

RODONAVES: DF – ES – GO – ** MG e MS NOTA VENCE EM 3 DIAS ** – MT – PR – RJ – SC –

SP

RODOBRAS: RS

BERTOLINI: AC - Acre / AM - Amazonas / AP - Amapá / PA - Pará / RO - Rondônia / RR – Roraima

/ TO – Tocantins

TOPLOG: MA - Maranhão / PI - Piauí / CE - Ceará / RN - Rio Grande do Norte / PB - Paraíba / PE -

Pernambuco / AL – Alagoas / BA - Bahia / SE – Sergipe.

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 Elaboração:

Marcus Adão – Analista Qualidade - Logística de Operações

Mario Machai – Assistente Administrativo – Logística de Operações
Ariele Lopes – Assistente Administrativo - Transportes
Rafael Ferreira – Assistente Administrativo - Transportes
Jonas Liebert – Coordenador Operações
Alisson Liberato – Supervisor de Logística Operações
Yara Thurler – Comercial de Peças

Aprovação:

Diogo Barros – Supervisor Comercial

Ana Paula Liz – Gerente Comercial

Curitiba, 20 de julho de 2020.

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