Recepção de Mercadorias

Educação e Formação de Adultos (EFA)

UFCD 8989

FORMADOR/A DATA
Filipe Lourenço janeiro de 2022
CEFCO_P206_v1
 RECEPÇÃO DE MERCADORIAS

Índice
1. Análise e planeamento da receção de mercadorias ...........................................................................................2
1.1 Planeamento da receção ...............................................................................................................................2
1.2 Identificação e entrada do veículo .................................................................................................................3
1.3 Equipamentos necessários.............................................................................................................................4
2. Conferência e análise das não conformidades .....................................................................................................6
3. Registo da receção e saída do veículo..................................................................................................................7
4.Sistemas de apoio à encomenda ..........................................................................................................................8
Bibliografia .............................................................................................................................................................10

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1. Análise e planeamento da receção de mercadorias

1.1 Planeamento da receção

À função receção dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos
fornecedores com os requisitos expressos nas respetivas encomendas e com a legislação e
regulamentação aplicáveis.

Pode-se dizer que a receção é, regra geral, um processo aparentemente, muito simples na maior parte
das instalações, pois assume-se que a separação, preparação de pedidos e expedição são atividades
mais exigentes em mão de obra no armazém e, desta forma, irão receber mais atenção do que a receção.

A ocorrência de um erro na receção, no entanto, pode causar tantos problemas como os erros na
satisfação de pedidos e expedição. As atividades necessárias para a receção são:

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➢ Contacto do condutor da transportadora com o armazém para marcação de uma hora para a
entrega do material e fornecimento de informação sobre o material transportado;
➢ Verificação do funcionário encarregue das receções no armazém do aviso de entrega e
confirmação da informação recebida do condutor da transportadora;
➢ Atribuição um lugar especifico ao veículo para a descarga;
➢ Bloqueio as rodas do veículo para assegurar a sua imobilização;
➢ Verificação do selo do veículo e remoção do mesmo na presença de um representante da
transportadora;
➢ Inspeção da carga para aprovação ou rejeição;
➢ Descarregado material paletizado do veículo;
➢ Descarregado material não-paletizado e solto do veículo;
➢ O material recebido é disposto no chão e preparado para contagem e inspeção final;
➢ Remoção dos artigos danificados;
➢ Armazenagem das mercadorias nas zonas indicadas.
➢ Os requisitos do armazém para a receção são:
➢ Área suficiente para manobrar e encontrar os veículos;
➢ Existência de niveladores de cais e ganchos para facilitar a descarrega;
➢ Área de preparação para paletizar ou contentorizar as mercadorias;
➢ Área suficiente para colocar as mercadorias antes de serem despachadas;
➢ Acesso a um sistema informático para o registo eletrónico das encomendas e produção de
relatórios;
➢ Escritório para guardar documentos e elaborar relatórios.

1.2 Identificação e entrada do veículo

É fundamental assegurar o controlo das viaturas que chegam às instalações, garantindo a sua correta
sequência de entrada. A sequência deverá ser decidida no agendamento das entregas e respeitada o
mais possível.

O controlo exato deverá ser feito em contacto direto com as chefias operacionais do armazém.

Procedimento

• O motorista da viatura chegada deve dirigir-se à portaria para notificar a sua chegada;
• Estradas de serviço bidirecionais deverão ter pelo menos 7.3152 metros de largura;
• Estradas de serviço unidirecionais deverão ter pelo menos 3.6576 metros de largura;
• Caso exista uma via pedonal na estrada de serviço deverá ter pelo menos 1.2192 metros de largura
e terá ser separada da estrada de serviço;
• Abertura de portões em caminhos bidirecionais deverá ter pelo menos 8.5344 metros de largura;
• Abertura de portões em caminhos unidirecionais deverá ter pelo menos 4.8768 metros de largura;
• Abertura de portões deverá ter pelo menos 1.8288 metros de largura se os peões também usarem
o portão;

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• Se houver possibilidade, todo o tráfego de viaturas deverá ser no sentido contrário ao dos ponteiros
do relógio;
• As áreas de espera das transportadoras deverão ser atribuídas na extensão das áreas de
carregamento do cais e deverão ser suficientemente grandes para se necessário carregarem o
máximo número possível de transportadoras em qualquer altura.

Determinação dos requisitos do espaço exterior das instalações para a movimentação das
transportadoras através dos seguintes passos:

➢ Determinar o número de cais necessários;

➢ Determinar o padrão de movimentações das transportadoras;
➢ Determinar se é possível usar cais a 90º, senão for possível então usar cais com outros ângulos
para o espaço disponível;
➢ Determinar a largura do cais e respetiva profundidade para acomodar as transportadoras;
➢ Cálculo do espaço total exterior através do espaço determinado no passo anterior e do número
de cais determinado no primeiro passo.

1.3 Equipamentos necessários

A receção de materiais em armazém tem início quando o fornecedor, aquando da sua chegada, se dirige
ao escritório em armazém e entrega a guia de remessa no cesto dedicado a este fim. De seguida, o
colaborador responsável por introduzir os dados no sistema, executa a sua função e consulta a base de
dados dos materiais em corte com o intuito de verificar se algum do material acabado de chegar fora
registado como estando em falta no momento do picking.

Imediatamente a seguir, faz a impressão das ordens de arrumação dos materiais (documento onde
consta os locais de stock dos materiais que acabaram de chegar) por consulta da transação e imprime
igualmente outro documento onde constam as referências em corte. O processo acaba quando o
colaborador entrega estes documentos no cesto dedicado a este fim (v. figura – Etapa A).

O colaborador na receção, após receber a ordem de arrumação e a lista de cortes, procede à

confirmação do material (se as quantidade estão corretas, se foi faturado e se está conforme). No caso
de constatar alguma anomalia (as quantidades não estão corretas, por exemplo) deve contactar a parte
administrativa. Após esta tarefa faz a separação do material colocando os que estão em corte no carro
respetivo (para serem transportados diretamente à linha) e os restantes nos carros de arrumação (para
serem armazenados).

Para os materiais que serão armazenados o colaborador escreve o local de stock no próprio material (v.
figura – Etapa B). No processo de arrumação de materiais são utilizados dois carros. Enquanto os
materiais de um dos carros estão a ser armazenados o outro carro está na receção a receber material.
Após concluir a arrumação correspondente a um carro, o colaborador responsável coloca o carro vazio
na posição definida na receção e pega num outro carro cheio de material (v. figura – Etapa C).

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Estas duas técnicas juntas permitem eliminar os erros associados ao Homem quando escreve ou lê e
aumentar a produtividade, a velocidade de leitura é instantânea e a disponibilização da informação no
sistema informático é imediata.

Por último, se a receção seguir o modelo de JIT, a conferência da mercadoria – pelo menos a quantitativa
e logística – ficam feitas. Nesse caso, este procedimento seria embutido no procedimento. A conferência
qualitativa deverá ocorrer concomitantemente com a conferência quantitativa, se tal for possível. Se
não for possível o operador deverá despoletar o processo de conferência qualitativa;

A conferência qualitativa poderá versão sobre um ou vários dos seguintes tópicos:

a) Tempo de vida do artigo (data de validade);

b) Concordância da classe do artigo com a encomendada;

c) Composição do artigo;

d) Especificações técnicas.

A verificação pode realizar-se através de inspeções, testes e ensaios ou pela aceitação de certificados
de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. Podem
seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de conformidade:

1. Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as características

exigidas e com os requisitos definidos na encomenda

Exemplos
➢ Na receção e um equipamento deve verificar-se, através de ensaios, se estão satisfeitas as
exigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas diretivas comunitárias e
regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos à segurança e preservação
ambiental, e se o equipamento cumpre as funções e utilidades com o rigor especificado na
respetiva encomenda;
➢ Na receção de um produto químico deve verificar-se, através de testes e ensaios laboratoriais,
se a composição respeita os requisitos da especificação técnica e a legislação e regulamentação
aplicáveis.

2. Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores

Exemplos:
➢ Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da
conformidade com os requisitos exigidos;

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➢ Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condições de
utilização.

A conferência qualitativa pode implicar uma quarenta de espera para os artigos, por forma a garantir
que a sua qualidade está conforme as normas ou leis aplicáveis. Este facto pode levar ao
armazenamento de artigos bloqueados para movimentação.

2. Conferência e análise das não conformidades

A conferência na receção é um processo mais ou menos demorado e custoso, dependendo dos artigos
e quantidades recebidas. Por isso existem métodos que pretendem diminuir esta demora e custo, sem
sacrificar de forma significativa o controle que é necessário. Assim sendo, temos dois tipos de
abordagem a este tema:

➢ Por completo, toda a mercadoria é verificada. Esta abordagem é pouco apropriada a grandes
volumes de mercadoria;
➢ Por amostragem, só parte da mercadoria é verificada. Esta amostragem é adequada a grandes
volumes, pode ser apoiada em contratos logísticos e complementada com verificações à
posteriori;

A conferência quantitativa compreende as atividades seguintes:

➢ Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico;

➢ Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação destas;
➢ Verificação da rotulagem das embalagens;
➢ Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s);
➢ Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda;
➢ Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias.
➢ Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros.

É neste processo de receção que são determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos, os
eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princípio via Compras) aos
fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. É, ainda, neste processo
que deve verificar-se se os rótulos das embalagens cumprem a legislação e regulamentos aplicáveis,
para se poder aceitar o fornecimento.

Apresentamos de seguida e em detalhe os dois processos de conferência quantitativa –cego e assistido:

Conferência assistida

➢ O operador de conferência recolhe o documento interno de receção;

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➢ O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de unidades para
cada artigo rececionado. Poderá fazer a contagem por palete rececionada, ficando a informação
de receção detalhada à palete;
➢ Vigilância do prazo de entrega
➢ Entrada do artigo em armazém
➢ Receção e verificação da fatura
➢ Emissão da ordem de pagamento

A compra pressupõe sempre um suporte documental, isto é, um conjunto de documentos que fornecem
as informações necessárias à sua realização.

➢ O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de um determinado bem.

Este pedido é formalizado por um documento interno. É o documento o registo de necessidades.
➢ Escolhido o fornecedor, o serviço de compras emite um documento (nota de encomenda,
requisição, ...)
➢ Confirmada a encomenda, o fornecedor procede à entrega dos produtos, que dão entrada na
empresa acompanhados do respetivo documento (que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia
de Transporte) e que deve ser conferida sempre com a Nota de Encomenda.
➢ É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede à liquidação dos produtos
vendidos, enviando a respetiva Fatura.
➢ Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com a Guia, procedem aos registos
necessários e emitem o pagamento.
➢ Sempre que se paga, é preciso exigir o respetivo Recibo.

Deve observar-se a regra: “nenhum material deve ser entregue ao Armazém ou ao circuito produtivo,
sem que tenha sido objeto de aceitação, sendo então acompanhado por guia de entrada definitiva”. Só
a partir do processamento das guias de entrada definitivas, é que os materiais ficarão a integrar o stock
da empresa e estará atualizado.

3. Registo da receção e saída do veículo

No final do registo informático podem acontecer uma de duas alternativas: a mercadoria recebida
satisfez na íntegra a encomenda colocada ou não satisfez na totalidade. No primeiro caso a encomenda
é fechada no final do registo, no segundo pode ser encaradas duas alternativas: a encomenda é fechada
no final – assumindo-se que o que não foi entregue é declarado como rutura – ou a encomenda continua
aberta – julgando-se que o remanescente da mercadoria será entregue no totalidade ou parcialmente
à posteriori.

Este procedimento poderá ficar completamente esvaziado de conteúdo, sendo aglutinado à descarga
do veículo – procedimento quando é adotado o método JIT, com as tecnologias associadas. As áreas de
desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são as seguintes:

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➢ Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia, esta função
fica praticamente vazia de conteúdo.
➢ EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento do fornecedor
é automático, esvaziando também esta vertente desta função.

Por último, processa-se a saída do veículo:

➢ A viatura deve-se imobilizar junto à cancela da portaria.

➢ O motorista dirige-se ao segurança e identifica-se.
➢ O motorista, em conjunto com a segurança, procede à inspecção da viatura, nomeadamente se
o número do selo corresponde ao indicado nos documentos de expedição;
➢ Se não coincidir, o problema terá de ser exposto ao supervisor de serviço que julgará melhor
como fazer;
➢ Se o veículo estiver descarregado (veículo não selado), o segurança deve verificar sempre, por
abertura do compartimento de carga, os produtos ou equipamentos transportados.
➢ Após as movimentações acima indicadas, o segurança preencherá na folha de Movimento de
Viaturas os dados recolhidos. Este método é importante para manter os fluxos de viaturas dentro
do armazém, promovendo a produtividade e rapidez de circulação.
➢ Despachar o produto para o cliente;
➢ Mas também, relatórios de produtividade, relatórios financeiros, etc.

As tecnologias de informação são utilizadas de forma a permitirem uma comunicação rápida entre duas
empresas. A troca eletrónica de dados, também conhecida por Electronic Data Interchange (EDI),
possibilita a troca de informação entre os computadores das duas empresas. As encomendas podem ser
enviadas diretamente para o computador do fornecedor, o que permite uma maior rapidez na resposta
e evita a ocorrência de erros devidos a múltiplas entradas de dados.

As empresas clientes enviam os seus programas de produção aos fornecedores para que estes possam
planear o seu próprio trabalho em sincronização com os clientes. Em alguns casos, os contratos de longo
prazo não definem as quantidades exatas de fornecimento. As empresas clientes comprometem-se a
adquirir parte da capacidade de produção do fornecedor. As quantidades e os planos de entregas são
definidos posteriormente em função do plano de produção do cliente.

4.Sistemas de apoio à encomenda

Aprovisionamento

O sistema de informação logístico permite a construção total do caminho de uma encomenda: desde o
registo de material, passando pela geração de listas de mercadoria previstas à chegada, até à criação de
guias de recepção e listas de arrumação (put awaylists). Para o correcto aprovisionamento de
mercadorias, permite:

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➢ Gerir todo um processo de entrada com acompanhamento entre a encomenda do fornecedor,

guia de recepção, factura, etc.;
➢ Conferir a qualquer momento as quantidades entre facturas, encomendas e guia;
➢ Conferir e registar não conformidades entre os vários documentos;
➢ Criar listas de arrumação no armazém (Put Away Lists), a partir da mercadoria recepcionada e
qual o alvéolo onde deve ser armazenada;
➢ Gerar números de série provisórios nas entradas de material. Por exemplo: Se os números de
série não se encontram na parte exterior das embalagens, durante a entrada do material, o
sistema gera automaticamente números de série provisórios.

Como funciona

Em cada momento e em cada documento, pode saber a quantidade encomendada, a quantidade que o
fornecedor informa que vai chegar e a quantidade efectivamente recepcionada. O módulo permite que
toda a gestão (após o planeamento inicial dos circuitos base) não seja dependente da ordem de chegada
dos documentos. Como, por exemplo, a factura pode ser o primeiro ou o último documento a chegar.

Acelerar a satisfação de encomendas

Um armazém pode receber pedidos das mais variadas origens, desde encomendas de Clientes, até
pedidos de aprovisionamento de uma filial ou de outro armazém. Para uma correcta optimização do
tempo na satisfação de encomendas, o sistema de informação logístico dá-lhe a possibilidade de:

➢ Gerir a satisfação de encomendas, cativando o material existente e gerando ordens de expedição

para o armazém, através de um monitor de simples utilização, especialmente desenhado para o
efeito;
➢ Criar guias de remessa e/ou outros documentos de expedição a partir de vários documentos
configurados, como Pedidos ao Armazém, Encomendas de Cliente, Requisições Internas, Pedidos
de Entrega, etc.;
➢ Visualizar diversos documentos e seleccionar aqueles que pretende expedir usando os mais
diferentes critérios (código postal do destino, por exemplo);
➢ Seleccionar o meio de transporte mais apropriado, e que pode ser próprio ou de uma
transportadora externa.
➢ Criar listas de aviamento (Picking Lists) com indicação de alvéolos de retirada de mercadoria para
satisfação de expedições;
➢ Verificar no Monitor de Picking Lists quais são as Picking Lists que se encontram em lista de
espera para expedição;
➢ Converter números de série provisórios em reais. Assim, o colaborador tem a oportunidade de
ler os números de série reais enquanto que está a aviar a mercadoria.

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Bibliografia
✓ AA VV. Gestão dos aprovisionamentos, Ed. IAPMEI,. Col. O Gestor/ Área da produção, 1994
✓ Carvalho, J. et al., Logística e gestão da cadeia de abastecimento , Ed. Sílabo, 2010
✓ Costa, J., Definição de Requisitos para a Implementação de um Sistema de Gestão de
✓ Armazém, Dissertação de Mestrado, Universidade do Porto, 2011
✓ Ferreira, A., Documentação comercial – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004
✓ Figueira, M., Logística industrial: Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1996
✓ Marques. A; Vieira, P., Logística Operacional: Manual do formando, Ed. Companhia própria,
✓ 2004
✓ Tompkins, J. et al., Facilities planning, Ed. John Wiley & Sons, 2003
✓ Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks: Guia do formando, Ed. ISG/ IEFP, 2004

Sites Consultados

✓ Autoridade tributária e Aduaneira

✓ http://www.portaldasfinancas.gov.pt/

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