Designação da Unidade

RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Código da Unidade
8144

Formador/a
CRISTINA MOREIRA

Carga Horária
50 HORAS
 OBJETIVOS
▪ Efetuar a análise e planeamento da receção.
▪ Preparar e organizar fisicamente a receção.
▪ Efetuar a receção e conferir a mercadoria.
▪ Executar o tratamento administrativo.
 CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
▪ Análise e planeamento
▪ Organização da receção
▪ Preparação Operacional da receção
▪ Receção e conferência da mercadoria
▪ Esquema de cross docking
▪ Procedimentos de descarga e conferência de mercadorias
▪ Documentação associada à receção
▪ Tratamento administrativo
▪ Fecho da encomenda no sistema informático
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

▪ Numa folha à parte escrevam o que acham

que é um armazém e quais acham que são ou
devem ser as suas funções.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Procedimentos

▪ A receção de mercadorias é um processo logístico que pode variar conforme o lugar e

as suas especificidades, porém, de modo geral, ocorre quando os produtos adquiridos
por meio dos seus fornecedores chegam à empresa.

▪ Trata-se de um procedimento complexo e trabalhoso que requer muita atenção dos

colaboradores, para evitar imprevistos e divergências.

▪ Podemos estruturá-lo de acordo com as seguintes etapas:

• Agendar a entrega
• Identificar a mercadoria
• Verificar as notas fiscais
• Inspecionar as cargas
• Separar ou reorganizar as mercadorias
• Sistematizar a gestão de stock
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
6.Armazenage 1.Contato
m mercadorias transportadora/armazé
zonas m Marcação horário
indicadas coleta + verificação

2.Lugar para
5.Descarga + veículo descarga +
contagem + remoção Bloqueio rodas
danificados para imobilização

4.Inspeção 3.Verificação
carga - selo veículo
aprovação / + remoção
rejeição selo
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Procedimentos

▪ Um bom planeamento é essencial no recebimento de mercadorias. Sem ele, falhas

como produtos atrasados podem gerar custos maiores para a empresa.

▪ Desta forma, criar métodos que facilitem o processo e a supervisão do trabalho torna
o recebimento mais eficiente e reduz imprevistos.

Agendamento de entrega

▪ Uma alternativa para otimizar o espaço tanto do recebimento quanto do stock é

o agendamento da entrega de mercadorias, pois ele auxilia, por exemplo, no
planeamento de promoções e vendas.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
EQUIPE

▪ Treinar os funcionários para que tenham uma visão mais analítica e

estratégica aumenta a produtividade, pois eles conseguem lidar com problemas,
pensando em soluções mais assertivas. É recomendado também capacitar e
consciencializ a equipe para que ela consiga realizar a comparação entre pedido, nota e
inspeção da carga recebida.

Integração

▪ A integração torna a rotina entre os colaboradores de uma empresa mais harmoniosa,

contribuindo para atingir resultados positivos. Nesse sentido, a logística é responsável
por estabelecer uma comunicação entre os setores, como os departamentos
de transporte, compras e vendas.
▪ Essa tática deixa o recebimento de cargas mais ágil, contribui para a organização e
mantém seus stocks completos, colaborando diretamente para a satisfação dos clientes
.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Tecnologia

▪ A tecnologia ajuda a simplificar os processos operacionais e é um fator decisivo na

hora de estabelecer diferenciais no negócio logístico. Os processos de gestão de stock,
agendamento, conferência de nota fiscal e redução dos índices de erros na tributação
tornam-se mais ágeis.

▪ As empresas que optam pela não otimização do recebimento de mercadorias podem

lidar com prejuízos na faturação, além de prejudicar as atividades operacionais.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
▪ REQUISITOS DO ARMAZÉM PARA RECEÇÃO

Niveladores de Área suficiente Escritório ou

Área suficiente Área de cais/gancho para mercadorias Sistema gabinete
para descarga preparação =facilitar antes de informático =arquivo e
descarga despachadas relatórios
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Análise e planeamento
Plano de Receção

Os horários de receção

▪ Determinar o modo como o agendamento das entregas passa por planear como será
feita a marcação do dia e da hora da entrega do fornecedor e a que critérios devem
obedecer.
▪ O agendamento das entregas é um fator importante para o bom funcionamento de
um armazém e para o bom entendimento com os fornecedores.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
O agendamento de fornecedores
Procedimento
• O sistema informático tem registado as produtividades médias de receção por
família de artigos e também os recursos alocados à receção em cada turno em cada
dia;
• O computador, depois do gestor de inventário elaborar a encomenda ao fornecedor
e mediante o seu conteúdo deverá calcular o número de horas necessário para a
rececionar;
• Em paralelo o gestor de inventário indica ao computador uma data e uma hora em
que pretende agendar a receção;
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Recursos para a receção

A receção pode apresentar diferentes modelos organizacionais:

• Pode ser um órgão centralizado, com espaço próprio e independente do armazém;

• Pode ser um órgão repartido, se existirem diferentes armazéns, dispondo cada um
deles de uma área restrita reservada à receção, compensando os menores custos
logísticos com o maior esforço de coordenação exigido.
• Pode ser um órgão descentralizado com as respetivas funções atribuídas ao pessoal
dos armazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competência para o
efeito, obtendo-se assim menores custos logísticos de movimentação dos materiais.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Organização da receção
▪ A receção poderá ser organizada por indicação da nota de encomenda. Neste caso,
podemos ter alguns tipos de critérios.
▪ Por ordem de chegada
▪ Pela indicação da nota de encomenda
▪ Por nível de necessidade de mercadoria
▪ Pelas especificidades das mercadorias a rececionar
- Produtos perecíveis.
- Fornecedores diretos vs centralizados
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Preparação Operacional da receção

Recursos humanos
Os recursos humanos, sejam colaboradores da organização ou contratados em
outsourcing são essenciais, pois temos que ter os recursos humanos necessários
para rececionar a mercadoria esperada.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Espaço para rececionar
Para serem devidamente planeadas, as áreas de receção e expedição devem considerar
as transportadoras como extensões dessas áreas, quando as transportadoras estão no
local.

Equipamentos necessários

Terminais portáteis e sinalizadores rádio identificam

ou facilitam a identificação da viatura quando esta
passa na portaria, incluindo a verificação do número
do selo.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Receção e conferência da mercadoria

Verificação do acondicionamento da carga rececionada

Inspeção do selo de segurança

▪ O termo "selo de segurança" define uma classe de dispositivos de segurança
invioláveis. Os selos de segurança surgiram como uma solução de extrema eficácia, pois
ao permitirem a rastreabilidade dos movimentos das cargas desde a sua origem,
durante o transporte, até ao seu acondicionamento e destino, permitiram também uma
análise do nível de risco e uma atuação em conformidade.
.

A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Acondicionamento da carga

A verificação do acondicionamento da carga é muito importante, pois se vier mal-

acondicionada pode significar que haja produtos danificados.

Temperatura

Muitos produtos têm de vir refrigerados, pelo que é importante verificar se os mesmos
estão à temperatura adequada.
Esquema de cross docking
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Colocação no local da carga
A descarga da viatura é o ato de retirar os artigos da viatura e compreende os
seguintes passos:
• Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número de
caixas);
• O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor lugar
para guardar a palete;
• Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita numa
impressora portátil colocada na máquina de movimentação);
• Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal portátil
colocado na máquina de arrumação.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Critérios de conferência da mercadoria

A conferência da mercadoria tem por objetivo assegurar que a mercadoria entregue

está conforme o que consta no documento do fornecedor (guia de remessa ou fatura)
quer em quantidade quer em qualidade.
Há que considerar várias alternativas, como estas duas que vamos analisar: a
conferência cega (onde o conferente não tem informação sobre a quantidade a receber
ou indicada no documento do fornecedor) e a conferência assistida.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Conferência logística

▪ Há ainda a conferência dos dados logísticos dos artigos que deve ser feita com muito
cuidado, pois é essencial também no processo da receção. A não conformidade com
estes dados obrigatórios pode ser alvo de uma devolução ou de uma notificação ao
gestor de inventário (ou gestor comercial).
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Conferência por completo

▪ Toda a mercadoria é verificada. Esta abordagem é pouco apropriada para grandes
volumes de mercadoria.
Conferência por amostragem
▪ Só parte da mercadoria é verificada. Esta amostragem é adequada a grandes volumes,
pode ser apoiada em contratos logísticos e complementada com verificações a
posteriori. Aqui é fundamental que exista uma classificação de fornecedores.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A conferência qualitativa

poderá versar sobre um ou vários dos seguintes tópicos:

▪ a) Tempo de vida do artigo (data de validade);
▪ b) Concordância da classe do artigo com a encomendada;
▪ c) Composição do artigo;
▪ d) Especificações técnicas.
▪ A verificação pode realizar-se através de inspeções, testes e ensaios ou pela aceitação
de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades
acreditadas para o efeito.
 .

A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Controlo da qualidade do material

Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as

características exigidas e com os requisitos definidos na encomenda.

Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores

• Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a

validade da conformidade com os requisitos exigidos;
▪ Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condições
de utilização.
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Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria

Sempre que a carga não respeite os critérios de conferência acima vistos, a carga poderá
ser devolvida. Todos as caraterísticas específicas de cada produto devem ser
controladas e só se estiverem cumpridas é que a carga deve ser aceite.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
▪ Existem vários tipos de devoluções:
• Integral no ato da entrega:
▪ Recusa do recebimento da mercadoria realizada no ato da entrega, onde nesse
momento a transportadora regressa com os volumes e documentos com a recusa do
cliente.
• Integral pós-recebimento:
▪ Devolução integral (total) realizada pós-recebimento, após cliente ter assinado o
comprovante de entrega e ou canhoto da Nota fiscal em questão, é obrigatório o envio
da NF de devolução.
• Parcial pós-recebimento:
▪ Devolução parcial (parte da mercadoria faturada) realizada pós-recebimento, após
cliente ter assinado o comprovante de entrega e ou canhoto da NF em questão, é
obrigatório o envio da NFD.
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A não conformidade
Podem seguir-se neste processo de controlo qualitativo diversos procedimentos de
verificação de conformidade consoante os critérios especificados pelo cliente, pela ficha
técnica do produto, pelos certificados, ou outros. Assim, as não conformidades podem
ser definidas quando um produto, serviço ou processo não atendem as especificações
definidas, trazendo um resultado não satisfatório nas organizações. Uma não
conformidade é qualquer fato que se apresente em desacordo com o que era esperado.
Isso compreende, por exemplo, a produção de um produto defeituoso, entregas
atrasadas e serviços realizados de forma errada, entre outras.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontar uma não conformidade deve ser um ato construtivo e não repreensivo e mais
do que corrigir um problema pontualmente, é preciso identificar
detalhadamente, analisar a causa raiz, fazer um plano de ação e avaliar sua eficácia para
evitar que esse problema se reproduza. Embora, às vezes, serem vistas como negativas,
as não conformidades podem ser uma boa oportunidade para a empresa. De fato, a
ocorrência de não conformidades pode fazer os gestores analisar e repensar processos,
utilizar ferramentas para melhoria da qualidade e fazer os ajustes necessários para
alcançar os resultados nos negócios, tornando-os mais eficientes, o que é essencial para
a melhoria contínua e, por isso, as não-conformidades não devem ser ignoradas.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Definição e implementação de Ações Corretivas e Preventivas
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

Documentação associada à receção

Agendamento

Determinar o modo como o agendamento das entregas deverá ser feito passa por
planear como será feita a marcação do dia e da hora da entrega do fornecedor e a
que critérios devem obedecer.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM

A carta de porte

▪ Hoje em dia, este procedimento pode ser feito diretamente através do software
informático, como descrito anteriormente.
▪ Também existe a possibilidade de marcação de levantamento/receção de mercadorias
por telefone e online com o preenchimento de cartas de porte (que ainda existem com
preenchimento manual).
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A nota de encomenda

A nota de encomenda é um pedido por escrito de determinados produtos a

um preço acordado e com certas condições de pagamento e entrega. Trata-se
de uma autorização que o comprador concede para que lhe apresentem uma
fatura pela compra das mercadorias.
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Fatura Proforma

Uma Fatura Proforma é um documento informativo e sem validade fiscal emitido antes
da troca de bens e/ou serviços.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Documentos necessários para a receção

▪ uma etiqueta para colocação na palete

▪ uma nota de receção
▪ a fatura do fornecedor
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
▪ documento de devolução ao fornecedor
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
▪ O registo informático final só pode acontecer quando a mercadoria recebida satisfaz
na íntegra o pedido realizado na encomenda.
▪ Quando isso não acontece, podem ser encaradas duas alternativas:
• a encomenda é fechada no final - assumindo que o que não foi entregue é declarado
como rutura;
• a encomenda continua aberta - julgando-se que o remanescente da mercadoria será
entregue no total ou parcialmente à posteriori.

▪ Este procedimento pode ficar completamente esvaziado de conteúdo, sendo

aglutinado à descarga do veículo - procedimento que acontece quando é adotado o
método JIT, com as tecnologias associadas.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Definição do destino na zona de armazenagem

▪ Logo na receção, se as mercadorias não vierem já etiquetadas, é preciso que o sejam

para poderem ser organizadas em paletes específicas e armazenadas conforme os locais
previamente determinados pela gestão. Esse processo, além de otimizar os espaços
disponíveis, facilita a localização posterior da mercadoria.
▪ Importante também é utilizar técnicas de organização que podem estancar perdas
como PEPS (“primeiro a entrar, primeiro a sair”) ou UEPS (“último a entrar, primeiro a
sair”).

▪ Existem inúmeros software de checklist no mercado que possuem recursos que

otimizam o processo de receção, ampliando o controlo e permitindo o compartilhar
facilitado de informações.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Fecho da encomenda no sistema informático

Após a receção da mercadoria e da conferência (caso não seja efetuada à posteriori) o

colaborador deverá finalizar a encomenda no sistema informático. Após ter inseridos os
dados todos da receção no computador, ou através de um coletor de dados (com
recurso à leitura dos códigos de barras e inserção das quantidades recebidas), finaliza a
encomenda com um comando estabelecido no sistema e deverá imprimir um
documento de receção que será assinado pelo transportador. Este documento terá no
mínimo duas vias (original e duplicado), em que uma fica para o transportador entregar
ao fornecedor e a outra fica para arquivo na empresa. Após concluído este processo, a
fatura ou as guias de transporte entregues pelo transportador deverão ser arquivadas no
escritório no respetivo dossier, para que não ocorram perdas acidentais de documentos.
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A GUIA DE MERCADORIA
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A GUIA DE TRANSPORTE
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
 A RECEÇÃO NO ARMAZÉM
Procedimentos administrativos

▪ Entende-se por procedimento administrativo a sucessão ordenada de atos e

formalidades do processo de receção da mercadoria. Assim, a gestão administrativa dos
stocks (procedimentos administrativos na receção da mercadoria) implica todo um
conjunto de atividades de natureza administrativa que nos permitem conhecer, em
qualquer momento, de maneira clara e precisa.
▪ A receção administrativa da mercadoria tem por objetivo determinar o modo como
uma mercadoria deve ser rececionada do ponto de vista administrativo e informático.
▪ Este procedimento tem como objetivo não só dar cumprimento à função
administrativa, mas, também, e conforme o caso, indicar ao sistema informático a
chegada do artigo deixando que este decida o que será feito com ele. No entanto, ele só
faz sentido no modelo de operação clássico, uma vez que no modelo JIT, o registo
informático da mercadoria é feito em tempo real.