Tecnicas de Guia PMBOK

Técnicas do Guia PMBOK® na prática do

Gerenciamento de Logística
• Técnicas de Gerenciamento da Integração;
• Entenda e resuma cada pedido de Compra ou Venda e os passe aos colaboradores que
estarão envolvidos no processo.
• Transforme os atendimentos aos Clientes internos ou Externos em metas bem definidas, com
previsão de início, fim, custo e objetivos bem claros, exemplo:
• “São Paulo, 27 de março de 2010.
• Ao Reponsável pela Expedição:
• Preparar 100 caixas de conectores para o Cliente Wall Mart, conforme pedido no. 23945- 9,
emitir a NF e entregar ao Cliente até o dia 29 de março de 2010.
• Ass: O Gerente de Logística”
• Faça com que outras áreas envolvidas também conheçam os objetivos e assumam suas tarefas
como planejado.
• Lembre-se de que a Logística pode adiantar o faturamento de uma empresa.
• Documente todos os processos, de recebimento, armazenamento e expedição em conjunto com
as demais áreas. Faça como que todos tenham ciência, os usem e os mantenham atualziados.
Exemplo do processo de recebimento:
•
 1 2
Monitore e faça coaching com Atividades em Logística são
o time, forme um time de dinâmicas e mudam muito. Crie
confiança e que você possa talento e forme lideres entre o
delegar as atividade e eles time que ajudarão você a tratar
queiram alcançar os resultados. as mudanças.
3
Enfatize que a expedição só
termina sua atividade depois
que o canhoto retornar
assinado pelo recebimento do
Cliente, constiuindo a entrega
fiscalmente, fisicalmente e
legalmente aceita.
• Gerenciamento do Escopo
• Este termo não é muito difundido em logística, mas resumidamente entende-se que o escopo é o objetivo do
contexto da Ordem de Compra ou da Ordem de Venda. Vale a pena repedir o que foi escrito no
Gerenciamento de Integração: “Transforme os atendimentos aos Clientes internos ou Externos em metas bem
definidas, com previsão de início, fim, custo e objetivos bem claros.”
• Planeje para que a solicitação de outras áreas sejam executadas. Faça algumas perguntas para saber se você
está pronto para atender:
• O solicitado ficou claro para todos os que estarão envolvidos?
• Se necessário desenhe uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que neste caso é o processo ou o objetivo
proposto pelas áreas relacionadas, compras ou vendas : Áreas relacionadas, Recursos, Custos, Prazos e
Sequência de trabalho.
• Repasse os objetivos com o time e se preciso com outras áreas. É muito desagradável deixar de enviar um
pedido por que a responsável pela emissão de notas fiscais não sabia da importância da Venda e teve que sair
mais cedo.
• Em casos especiais controle pessoalmente, faça acontecer ou defina lideres e delegue.
• Gerenciamento do Prazo
• O Gerente de Logística deve definir em conjunto com o time os passos ou estapas necessárias para cada entrega ou
parte importante do processo. Entenda-se que cada etapa concluída com sucesso é uma entrega, exemplo: para que
um produto fique pronto é necessário que ele seja recebido, armazenado, enviado para transformação, voltar
transformado para o armazém, ser preparado para entrega ao Cliente e finalmente ser entregue ao Cliente,
iniciando-se o periodo de garantia. Cada uma destas estapas pode ser entendida como entrega e precisa ser
planejada projetando-as no tempo, com início/fim e um responsável.
• A cada estapa chamaremos de sequenciamento de atividades ou fluxo de trabalho, após documentado poderá ser
monitorado pelo Gerente de Logística e todo o time.
• A projeção das estapas dará a visão estimada da necessidade de recursos bem como a estimativa de duração do
processo completo.
• Então coloca-se este plano em forma documental e chamaremos de cronograma. Neste caso não podemos abrir
mão de ferramentas de TI que poderão nos ajudar, exemplo: MS Project (Parte do pacote Office da Microsoft) e
OpenProject (Freeware de Sun Microsystems).
• Feito isso o Gerente ficará com o controle do cronograma.
• Gerenciamento do Custo
• Nada é de graca. Qualquer atividade custará no mínimo o tempo (homem hora) do executor, do supervisor e dos que estão
suportando o executor. Portanto devemos ter controle acirrado em cima dos custos. Em logística são muitos e não podem passar
despercebido, exemplo:
• • Hora homem normal (média do valor de todos os salários).
• • Hora homem das médias mensais de horas extras.
• • Material de embalagem
• • O metro quadrado do armazém, incluindo docas.
• • A parte de energia elétrica que cabe ao armazém.
• • Manutenção de empilhadeiras, carrinhos, paleteiras.
• • Manutenção predial.
• • Média das despesas com EPI (calçados, uniformes, luvas, etc...)
• • Fretes e seguros de cargas.
• O Gerente de Logística deve ter cada custo na ponta da lingua. Ele deve sempre responder as seguintes perguntas:
• Qual a porcentagem gasta com o transporte em relação ao valor total da NF de compra ou
venda?
• • Qual o valor gasto com horas extras mensalmente e quanto isto representa em horas normais?
Obs.: normalmente, acima de 340 horas indica que o quadro está subdimensionado.
• Importante: deve-se criar índices de gastos e usá-los como referencial para cada Pedido de
Compra ou Venda ou atividade especiais e deve-se reportar este micro gerenciamento para que
a organização saiba e possa ajustar margens de compra e vendas.
• Devemos sempre estar alertas para novas tecnolgias ou criatividade do time em busca da
qualidade e redução de custos.
• Se cada objetivo proposto for planejado então termos o orçamento dos gastos e podemos
discutir com antescedência com o time de compras ou vendas.
• Nada pode ser contratado sem o de-acordo do Gerente de Logística. Crie processos ou
ferramentas de aprovação. Seja criativo para que o processos operacional não trave e afete a
empresa. Um exemplo de aprovação de compra de fretes via e-mail.
• From: Time de Compras
Sent: quinta-feira, 5 de novembro de 2009 15:28
To: Gerente de Logística
Subject: APROVAÇÃO Nº 754 – CLIENTE: ARMAZÉM DO ZÉ
 Nº E DATA 754-01/11/2009
CLIENTE ARMAZEM DO ZÉ
FOERNECEDOR PRODUÇÃO PRÓPRIA
NATUREZA DA OP. VENDA
CFOP 6102
SOLICITANTE TIME DE VENDAS
ORDEM VENDA 5621208
Nº DA N.F. 21088
VOLUMES(S) 1
PEDO BRUTO 37Kgs
TRANSPORTADORA RÁPIDO LENTÃO
ORIGEM CAMPINAS/SP
DESTINO CURITIBA/SP
MODAL RODOVIÁRIO
PRAZO 24HS
VALOR DA N.F. R$ 18,495,49
VALOR DO FRETE R$ 135,00
% FRETE X N.F. 0,73%
 João das Cotações
Logistics Assistant

COMPARATIVO DE COTAÇÕES

RÁPIDO LENTÃO 135,00 / 24 HS

TRANPO DO ZÉ 193,76 / 48 HS

TRANSVOANDO 170,70 / 48 HS

CORREIOS Não atende

ACIMA VIMOS UM EXEMPLO DE E-MAIL O GERENTE PODE APROVAS DE ESTAS INFORMAÇÕES TAMBÉM EXEMPLOS DE PERFORMANCE DE
ENVIADO AO GERENTE DE LOGÍSTICA QUALQUER LOCAL. COMPÕEM UM HISTÓRICO DO CUSTO DE CUSTOS DE TRASNPORTES
SOLICITANDO APROVAÇÃO PARA FRETES EM RELAÇÃO COM O VALOR DA
COMPRA DE UM FRETE. TODAS AS NF.
APROVAÇÕES E COTAÇÕES DEVEM SER
GUARDADAS PARA TER UM HISTÓRICO
DE PREÇOS.
Gerenciamento da
Qualidade;
Gerenciamento da Qualidade;
Estabeleça processo de qualidade. A Logística a vitrine
da empresa, acho que por ser um departamento de
grande porte, todos os Diretores levam os visitantes
para conhecê-la. Veja algumas diretrizes de qualidade
que são necessárias e impressionam pela boa
organização:
• Delimite e identifique as áreas, mesmo que for uma
simples fita colada no chão, segregue a Expedição,
Recebimento, Área de Preparação e Empacotamento.
Delimite inclusive os locais por onde as pessoas,
visitantes devem caminhar durante visitas. Imagine estes
dois armazéns abaixo sem as linhas de segregação no
piso.
Não esqueça das placas indicando as passagens,
extintores, saídas, recebimento, expedição, etc...
Funcionários sempre com uniformes, EPIs e conscientes da segurança e qualidade.

Qualídade é igual a Felicidade: ambas são coletivas. Todos precisam participar.

Dias de picos e atividades que fojem da rotina devem ser tratados como atenção a segurança e
qualidade. Justamente por serem especiais também chamam a atenção de outras áreas.

Não basta ter o processo. Qualidade precisa de monitoração e controle. É normal e necessário sempre
bater na tecla que a qualidade é considerada um produto vendido, faz parte do dia a dia.

Nunca abra mão desta palavra. Sempre quando passar um objetivo a time, reforce ao final da frase,
“com qualidade”.
• Gerenciamento dos Recursos Humanos;
• O time de logística é custo fixo. Normalmente é dimensionado ou planejado para a média de trabalho, consequentemente o Gerente de
Logística deve estar preparado para os periodos de picos.
• Durante o planejamento do processo de atendimento ao Cliente identificaremos a necessidade dos recursos extras, se houver.
• Desenvolva a equipe de trabalho. Um funcionário de logistica executará muito melhor sua função quando ele entender o contexto da empresa,
quando entender a responsabilidade de cada área. Cabe ao Gerente de Logística negociar treinamento e rotação de atividades entre seus
funcionários e tentar colocar seus funcionários temporariamente em outras áreas principalmente as de cunho fiscal e contábil.
• Outros treinamentos são mandatórios ao time de logística como:
• • Primeiros Socorros
• • Condutor de Empilhadeira (mesmo que não tenha uma, mas que poderá ser alugada temporariamente).
• • Básico contábil, fiscal e tributos.
• • Informática. Necessário que alguns tenham conhecimento avançado em planilhas e cálculos.
• • Noções de eletricidade estática para equipes que manuseiam componentes eletrônicos.
• • Noções quimicos para times que trabalham com produtos químicos.
• O Gerente deve ter a equipe sobre seu domínio buscando e passando feedbacks.
• Tenha um plano B para a contratar ou mobilizar as equipes. Essa necessiade aparecerá
durante o palnejamento do cronograma, visto anteriormente. Não coloque a empresa em
vulnerabilidade fiscal e legal. Esteja sempre alinhado com o RH da empresa para não infringir
regras.
• Horistas: Mobilização de recursos para executar uma tarefa que levaria semanas se fossem
executadas apenas pelos funcionários da empresa, então criamos o "horista", que constitui na
contratação de pessoas em regime de pagamento por hora e em quantidade suficiente para
executarmos as atividades no tempo desejado.
• Vantagens: cumprir o prazo da atividade, custo baixo, coleta e seleção de currículos para
posterior contratação.
• Desvantagens: cada dois funcionários contratados precisam de um recurso da empresa para
instruí-los nas tarefas. São normais rejeiçõe e desistência de temporários que não cumprem o
acordo
Gerenciamento da Comunicação;

• Documente todas as ações e faça com que todos tenham conhecimento destas informações.
• Monte um Planejamento das Comunicações. O Plano é definido por alguns dos itens abaixo:
• • As reuniões com o time e alinhamento co outras áreas precisam ser documentadas, mesmo que for no corpo de um e-mail, de
preferência que sejam em um documento oficial como ATA ou Minuta de Reunião.
• • Defina um local depositório das informações registradas, entre elas: ATAs, Minutas, modelos de documentos, processos,
procedimentos, documentos digitalizados.
• • Você pode criar um EDI (Electronic Data Interchange) e usá-lo para que outras áreas tenha acesso as informações de interesse da
empresa.
• • Documente tudo, expedição, recebimento interno e externo.
• Crie um processo para distribuição das informações.
• Todo controle deve ser documentado, guardado e virar relatório de desempenho. Em logística temos desempenho de Horas Extras,
de fornecedores, custos com fretes, tempo médio de recebimento e expedição, etc...
• Os Clientes internos e externos cobrarão muito da Logística então o Gerente precisa criar processos que para administrar as
expectativas das partes interessadas. Uma dica: não deixe pra comunicar problemas em cima da hora, se antecipe e divida a
responsabilidade.
Gerenciamento dos Riscos;

• Mitigar o Risco em logística requer processos e procedimentos que irão além de um produto bem embalado. Tudo
começa desde que os funcionários tenham os EPIs e ferramentas adequadas e em perfeito estado de uso.
• Minimizar emprevistos com contratação de empresas de confiança e qualidade também é uma das ações
importantes e contribuirão para o sucesso com riscos pequenos.
• Os procedimentos que precedem a expedição darão mais garantia da entrega do que qualquer bom serviço de
transporte. Exemplos:

• Identifique os volumes com destino, número da Noa Fiscal e número do volume e selos de advertência.
• • Use embalagens proporcionais a segurança que o produto merece.
• • Trave bem a carga em pallets se forem usados.
• • Identifique processo fora do normal, como endereços de entregas, pessoas de contato na origem e destino e local
de referência. Colo lembretes nas Notas Fiscais se achar necessário.
• • Avise o destino que a carga foi coletada e está a caminho.
• • Monitore o trajeto e garanta que o recebedor assine o comprovante de entrega (canhoto).
• Tenha um controle de expedição e exija que o coletor assine e também sinta-se responsável
pelo sucesso da entrega.
• Lembre-se: a contratação de seguros não elimina o risco, apenas é uma garantia que as
perdas físicas serão ressarcidas.
• Pense nos problemas que poderão ocorrer, identifique os riscos, planeje e gerencie os
mesmos.
• Análise cada riscos e se possível faça uma análise qualitativa e quantitativa. Se necessário use
esta análise para justificar gastos além do planejado.
• Lembre-se: Riscos não são apenas ameaças. São também opotunidades.
• Listes as ameaças aos objetivos bem como as oportunidades que o escopo pode trazer a
logística e a organização. Segua abaixo um exemplo de análise a ameaças e oportunidades.
Classifique qualificando e quantificando o peso de cada uma delas e atue para isolar as
ameaças e puxar as oportunidades.
Gerenciamento das Aquisições.

• A Logística é uma área dinâmica e cheia de emoções. O planejamento de compras existe mas só poderá ser executado se o pedido de compras
do Cliente realmente chegar ou tivermos um aval do time de vendas. O Gerente de Logística precisa estar alinhado com o Gerente de Finanças
para não estourar o fluxo de caixa comprando material de embalagem antecipadamente por exemplo.
• As contratações de fretes precisam ser cuidadosamente controladas para não ultrapassar o índice de custo planejado por Compras ou Vendas.
• Como visto anteriormente em Gerenciamento de Custos, entenda o escopo da venda e planeje as contratações dentro do orçamento proposto.
• Use das ferramentas que dispões para buscar o melhor preço e prazo, telefone, e-mail, chats, etc...
• Eduque seu fornecedor, você deve impor a forma de trabalho e reciprocamente, eduque sua equipe a se antecipar aos problemas.
• Execute uma cotação antecipada mesmo que precise usar valores aproximados.
• Busque selecionar os fornecedores que podem atendê-lo em custo e qualidade, e que não o deixará na mão quando você se apertar.
• De todo apoio técnico e delegue para o Departamento de Compras tudo o que você puder, com certeza eles devem fazer melhores aquisições
que seu time.
• Dê o feedback dos fornecedores aos times de Administração de Contratos e Compras. Isso os incentivarão para as próximas contratações.
Outras Técnicas de Gerenciamento de Projetos a
serviço do Gerente de Projetos
• Alem das nove áreas do conhecimento vistas anteriormente também podemos contar com técnicas e boas práticas usadas por um
Gerente de Projetos nos ciclos de vida de um projeto para a administração da logística. Estas técnicas ajudarão o Gerente de
Logística em fases negociações, mobilização de equipes, gestão do conhecimento, sustentabilidade e meio ambiente. Os exemplos
abaixo ajudarão com que a Logística seja vista como integração da empresa com a sociedade e terceiro setor:
• Meio-ambiente
• A Logística é a área que mais dispões de material reciclável ao ponto de algumas empresas usarem a venda deste material como
fundo para festas e confraternizações. Mas hoje podemos usar as sobras de caixas, madeiras e outros matérias recicláveis como
painel de sustentabilidade doando-se este material para cooperativas, famílias carentes ou instituições de caridade. O mesmo pode
ser feito com outros descartáveis como toners e cartuchos de impressoras. O retorno perante a sociedade e os clientes é melhor com
a divulgação desta contribuição social.
• Mobilização de Equipes
• É comum um Gerente de Logística correndo atrás de recursos temporários para uma empreitada no final do mês ou durante um
projeto relâmpago de compras ou vendas. Nestas situações devemos usar técnicas aprendidas:
• Banco de Currículos;
• Relacionamento interpessoal com funcionários desta e de outras áreas da empresa;
• Preparar uma boa apresentação e técnicas de liderança;
• Negociações.