TECNOLOGIAS PARA GESTÃO ESCOLAR

PLANEJAR,
CAPACITAR E INVESTIR
3 passos para começar a transformar
a sua instituição
Olá, esperamos que você
aproveite esse material!

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Boa leitura!

1 Organização e Planejamento

2 Capacitação

3 Finanças e investimentos

4 Quem somos

2
INTRODUÇÃO
Onde sua escola quer estar daqui a 10 anos?

Pensar em onde sua instituição quer estar daqui a

10 anos pode parecer algo muito distante da sua
realidade hoje. Mas, se você é um gestor escolar
comprometido com o sucesso da sua instituição,
parar para refletir sobre os rumos que sua gestão
deve tomar para chegar a um futuro próspero
precisa ser um exercício constante.

Como líder da instituição, o gestor tem a responsabilidade de

saber direcionar sua equipe no caminho certo e atuar junto
ao seu time para conseguir os melhores resultados dentro do
que é esperado para a escola ou curso.

“Mas, como tirar os planos

Mas, como tirar os planos
do campo das ideias e
transformá-los em resultados
do campo das ideias concretos?

”
e transformá-los em
Nesse ebook nós da
resultados concretos? WPensar, em parceria com o
Sistema Ari de Sá, separamos
3 dicas fundamentais para sua instituição dar os primeiros
passos em direção ao sucesso.

Nos próximos capítulos você vai saber mais sobre como

planejar, capacitar e investir em sua escola para que ela esteja
sólida e preparada para os desafios do futuro.
1 Organização
e Planejamento
PREPARANDO A BASE

A primeira etapa necessária para começar a

colocar a escola nos trilhos é a organização.

Comece organizando suas próprias tarefas e as do seu

setor, depois, aumente o campo de organização para as
tarefas das demais áreas. Além de deixar os processos mais
fluidos, colocar cada coisa em seu devido lugar vai te dar
uma visão mais ampla de tudo o que precisa ser melhorado
na sua escola.

Conhecer o cenário atual da sua instituição também

vai te ajudar a medir lá na frente se as ações que definiu
no planejamento estão trazendo resultados ou não.
Assim, você conseguirá identificar rapidamente as
mudanças que precisa fazer para colocar a escola
novamente no rumo certo.

Confira a seguir 4 dicas para te ajudar a organizar as suas

tarefas e colocar o planejamento em prática na sua escola.

5
 1 Comece o dia dividindo as tarefas em sua agenda

Escreva em sua agenda de compromissos uma espécie de lista de mercado.

No entanto, ao invés de suprimentos domésticos, você vai colocar as suas
ações necessárias para o dia. Para quem você precisa mandar e-mails?
Quem serão as pessoas naquela reunião? Como está o andamento das obras
naquele bloco do colégio?

Tudo será descrito por você como uma lista de tarefas. Estudos dizem que
esse tipo de rotina faz com que você deixe de sofrer com a ansiedade de
tantas coisas em sua mente ao mesmo tempo. Você se torna mais eficiente
e constrói soluções para as situações mais facilmente.

2 Nunca deixe uma ação pela metade

Geralmente, quando o gestor se depara com uma situação mais

complicada de resolver, ele procura pensar muito a respeito e até protela
decisões complexas para mais tarde. Isso tem a ver também com
a personalidade de cada um.

Mas de um jeito ou de outro, caso você tenha o costume de sempre

empurrar os problemas, mude a sua postura. Esse tipo de tática faz
com que não se acumulem tantas situações complexas de resolução
e gere menos conflitos com as pessoas envolvidas. Resolva as questões
de forma definitiva e gaste tempo pensando em novas ações
de amadurecimento do sistema de ensino.

6
 3 Monte uma equipe de confiança

Você precisa ter a consciência de que a sua equipe também é responsável

pelo sucesso da sua instituição. Delegar tarefas e responsabilidades para
outras pessoas é fundamental para você aproveitar melhor o seu tempo.

Assim, teremos sempre opiniões, soluções e atitudes mais ricas para

complementar as intenções nobres que o ensino exige de todos. Construa
essa equipe com a sua confiança e motive o elo de comunicação como
recurso prioritário no sucesso de suas estratégias administrativas!

7
 4 Utilize ferramentas que ajudam a tornar
o trabalho mais produtivo

A resistência quanto ao uso de ferramentas para tornar o trabalho mais

produtivo ainda é muito grande no setor educacional.

Esse é um erro grave que você deve evitar a todo custo na sua instituição.
Ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas para facilitar a rotina e
potencializar o ensino em todas as áreas da escola.

Sistemas de gestão são excelentes para o trabalho da secretaria e para ajudar

os gestores tomarem decisões importantes.

Aplicativos de comunicação e ferramentas de marketing são ótimas formas

de manter a família sempre perto da escola.

Já as ferramentas de ensino adaptativo tornam o aprendizado mais prazeroso

para alunos e professores.

Use estes novos recursos para encontrar as melhores formas de administrar o

seu dia de trabalho e leve sua instituição a um outro nível de ensino.

8
Depois de organizar tudo, é hora
de começar seu planejamento

O planejamento está longe de ser um achismo ou um sonho. Para ele

funcionar, você deve pensar em resultados factíveis que realmente precisam
e podem ser alcançados em um determinado período.

Para facilitar a organização das ideias, você pode imaginar que precisa
fazer sua escola subir vários degraus.

Os primeiros degraus são os ajustes urgentes e inadiáveis, como por

exemplo: ajustes financeiros, controle de inadimplência, infraestrutura
e mão de obra.

Os próximos, são aqueles fazem a escola funcionar, como: captar

mais matrículas, evitar a evasão, ter qualidade no ensino e ser correto
com pais e alunos.

Os degraus mais altos são aqueles que trarão estabilidade à instituição e

que vão firmá-la no mercado, como: ser referência em qualidade de ensino,
investir em inovação, ter uma relação transparente com pais e alunos,
ser bem ranqueada nas provas e exames, por exemplo.

9
Lembre-se de dar
um passo de cada vez!

Tentar resolver todos os problemas

de uma vez é um erro muito comum entre
os planejadores de primeira viagem. Então,
não vá por esse caminho, pois resolver
tudo de uma vez é impossível.

Você deve imaginar quanto tempo

é necessário para subir cada degrau
e cada etapa separadamente e, depois, qual
o tempo necessário para subir todos eles.
Assim, poderá dividir seu planejamento em
curto, médio e longo prazo e seu trabalho
ficará muito mais fácil.

Preparamos dois guias completos

para você fazer o planejamento anual
da sua escola ou curso. Baixe grátis.

De Fevereiro à Julho

De Agosto à Janeiro

10
2 Capacitação
CAPACITAR PARA
PROGREDIR E CRESCER
Educadores precisam ser capacitados
e atualizados anualmente.

“ Ser professor, hoje, significa não somente ensinar

determinados conteúdos, mas sobretudo ser um
educador comprometido com as transformações
da sociedade, oportunizando aos alunos o
exercício dos direitos básicos à cidadania.

Ensinar só se aprende de verdade na prática

”
e, tão importante quanto dominar os conteúdos a serem
transmitidos, é estar constantemente atento ao cenário da
educação, à resposta dos estudantes para os estímulos escolhidos
e o rendimento de cada um após cada ação adotada, evitando erros
que nos desviem de nosso destino.

Mas como ajudar os docentes a transmitir conhecimentos

interessantes, agregadores e que guiem os alunos e a escola
para o caminho do sucesso? A resposta é simples: reciclando!

12
A reciclagem de professores e a formação
continuada é uma necessidade

No Brasil, os cursos de capacitação e reciclagem de professores são previstos

na LDB (Lei de Diretrizes e Bases da Educação). Porém, a lei não menciona
a frequência com a qual eles devem ser ministrados.

Como as práticas pedagógicas são altamente dinâmicas

e constantemente atualizadas, o ideal é que os educadores passem
pelas reciclagens anualmente.

13
 “ Um bom curso de
reciclagem ajudará
o professor a se situar
Mas, para fazer a diferença,
algumas escolas têm adotado
e a trabalhar mais alinhado

”
o sistema de oferecer cursos com a proposta
de capacitação e reciclagem
pedagógica da escola.
duas vezes ao ano, no início
de cada semestre letivo. Esse
sistema permite um acompanhamento maior do docente, oferecendo-lhe
a direção e a motivação que precisa para iniciar bem o período letivo, bem
como permite um acompanhamento dos resultados do primeiro semestre,
oferecendo as diretrizes para bem conduzir as aulas no segundo semestre.

Professores em constante atualização também são um atrativo

para os pais dos alunos, que sabem que seus filhos estarão em contato
com as mais modernas e eficazes técnicas pedagógicas, com educadores
motivados a ensinar, constantemente monitorados e auxiliados para
dar o melhor de si aos alunos.

Assim, todos só têm a ganhar com uma prática de reciclagem de professores

mais constante,principalmente os próprios docentes, já que cursos de
capacitação valorizam imensamente o currículo de qualquer profissional.

Dica de leitura

Veja aqui um infográfico

de tendências
Confira também esse post
educacionais que estão
com 10 habilidades que
revolucionando o ensino
todo professor dever ter
e que você não pode
deixar de conhecer

14
3 Finanças
e investimentos
COMO GERENCIAR
O FINANCEIRO DE UMA
ESCOLA DE SUCESSO?
Você tem controle sobre todas as receitas e despesas?

Para construir uma casa é necessário conhecer o terreno,

escolher os materiais corretos e saber a quantidade
necessária para que a estrutura suporte todos os cômodos
da construção com segurança.

Em uma instituição de ensino, essa lógica não é diferente:

é necessário ter uma visão ampla de todas as unidades
da escola, escolher os melhores integrantes para compor
o time e, mais importante, conhecer e gerenciar muito bem
a realidade financeira da escola para que a instituição tenha
bases sólidas e que comportem seu crescimento.

16
Como ter uma gestão financeira eficiente?

Administrar uma escola não é uma tarefa tão simples quanto parece.
O gestor precisa saber lidar e trabalhar não apenas com o fluxo de caixa,
mas com a inadimplência, com problemas estudantis, relação com
os pais e responsáveis dos alunos dentre tantos outros desafios diários.
Para um gerenciamento financeiro de sucesso, pontos que vão desde
um planejamento até uma prestação de contas para os sócios precisam
ser abordados cuidadosamente.

Fique atento à essas 5 dicas para ter uma gestão

financeira de sucesso

1 Defina prioridades

Por mais equipada que um a escola seja, ela sempre precisa de mais
investimento ou até reparo do que já existe. Um dos erros mais comuns
é a escola decidir fazer mudanças e realizá-las todas de uma vez,
sem se preparar.

A demanda financeira, na maioria dos casos, é grande e acaba em um

desfalque no caixa da instituição. Por isso, é importante que as prioridades
sejam definidas e os investimentos sejam programados. Planejamento
é essencial para uma gestão de sucesso.

17
 2 Calcule os gastos corretamente

Qual o tamanho da fatia que cada tipo de gasto representa

no orçamento do colégio?

Quanto mais detalhado for o planejamento, as anotações e as previsões

de gastos, melhores serão os resultados. Só assim você conseguirá distribuir
os recursos de maneira que todas as contas sejam quitadas, que a escola
esteja preparada para investimentos sem ser pega despreparada.

Baseado nas anotações dos quatro meses anteriores você poderá tirar uma
média de quanto precisará de dinheiro para cada um dos itens e fazer uma
previsão dos gastos dos meses seguintes. Com isso, saberá se sobrará verba
para investimentos e de quanto é essa verba.

3 Faça um orçamento geral

Agora que você já tem a anotação de alguns meses e viu que é possível
planejar os próximos, faça um plano de gastos detalhados. Tudo precisa ser
bem separado como estimativa de entrada de recursos e de arrecadação
que consta no item “receitas” e previsãode despesas em cada uma das áreas.
Você deve planejar desde a compra de papel higiênico para o banheiro até o
pagamento do décimo terceiro para os funcionários.

18
 4 Crie uma política de Inadimplência

Com todos os dados você poderá ter uma ideia maior do índice
de inadimplência. É válido lembrar que esse problema deve ser tratado
o quando antes. Quanto mais mensalidades atrasadas acumularem,
mais difícil será de receber. É necessário implantar uma política interna
de inadimplência na escola.

5 Não esqueça da prestação de contas

Quando há uma planilha de gastos mensais bem feita e uma previsão

de gastos, fica até mais fácil e transparente a prestação de contas para
os sócios da escola. O ideal é que todos eles tenham acesso a isso quando
quiserem. Hoje, a maneira mais simples e prática de realizar esse processo
é disponibilizá-las virtualmente. Com o controle com gráficos e indicadores
da instituição, o responsável e os sócios podem acompanhar desde a parte
financeira até as atividades realizadas com os alunos.

Não se esqueça de armazenar as notas fiscais e demais comprovantes

de gastos para que a sua contabilidade possa ser fechada e para que tudo
possa ser comprovado.

Gostou das 5 dicas?

Preparamos um guia completo, explicando
Baixe grátis
como organizar os 5 pilares financeiros
da sua instituição.

19
Dica extra: utilize ferramentas
de controle de dados

Uma gestão escolar de sucesso depende de muita organização, anotação

e análise dos dados. É por isso que as ferramentas de controle como as
planilhas e sistemas financeiros devem fazer parte do cotidiano da instituição.

Como precisam ser atualizadas manualmente, as planilhas são ideais

para controles básicos e que não demandam atualizações constantes.

Já as ferramentas financeiras, podem ser utilizadas tanto para demandas

básicas como complexas e oferecem a vantagens como: controle de fluxo
de caixa, controle de inadimplência, gráficos de desempenho e descontos
na emissão de boletos bancários, por exemplo,

20
Quem somos
 $

Toda gestão da sua escola

em um único lugar
O Sistema de Gestão WPensar foi desenvolvido para
atender a todas as demandas da sua instituição de
ensino. Integre os setores, combata a inadimplência,
automatize processos burocráticos e acompanhe
métricas: profissionalize sua gestão para alcançar
resultados extraordinários!

Conheça o WPensar Sistema de Gestão Escolar

22
 Parabéns!

Se você chegou até aqui, você está um passo

mais perto de conquistar uma gestão de excelência!

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Veja como montar um

planejamento efetivo para
multiplicar seu número de alunos

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