UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MINAS GERAIS UNIDADE ACADÊMICA DE

PASSOS
CURSO DE “NOME DO CURSO”

NOME

Titulo

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado ao Curso de Nome do Curso
da Universidade do Estado de Minas
Gerais – UEMG, Unidade Passos, como
requisito parcial para a obtenção do título
de Bacharel em Nome do Curso.

Orientador

PASSOS
2022
 RESUMO

Este estudo se baseia na utilização de sistemas de informação em pequenas

empresas para verificar se cumprem as funções de controle, registro e suporte
administrativo. Para tanto, foi realizado a leitura e interpretação de artigos de estudo
de caso em uma agência de publicidade de pequeno porte em Santa Maria - RS,
onde foram coletadas informações sobre o sistema de informação anteriormente
utilizado e o atual sistema.

II
 1. INTRODUÇÃO

Este estudo se baseia na utilização de sistemas de informação em pequenas

empresas para verificar se cumprem as funções de controle, registro e suporte
administrativo. Para tanto, foi realizado a leitura e interpretação de artigos de estudo
de caso em uma agência de publicidade de pequeno porte em Santa Maria - RS,
onde foram coletadas informações sobre o sistema de informação anteriormente
utilizado e o atual sistema. Assim, foi estabelecido que o atual sistema cumpre suas
tarefas operacionais e em parte também com funções de controle, mas nem todas
as suas funções são utilizadas. Além de identificar gargalos, os benefícios mais
importantes da implantação do novo sistema são a maior formalização e
organização dos processos da empresa.

Para (SAMPAIO, 2009), atualmente a informática está cada vez mais inserida no
dia a dia das empresas, porém, no início armazenavam-se os dados em folhas,
através de apontamentos e folha de caixa, com o passar do tempo as empresas
foram crescendo e a capacidade de processamento destes dados através dos seres
humanos foram ficando cada vez mais difíceis. O avanço da tecnologia possibilitou
que as empresas guardassem suas informações em meios computadorizados,
facilitando o armazenamento e agilizando o processamento.

O setor de tecnologia da informação está relacionado dentro das

organizações às atividades de inovação, segurança, suporte técnico, manutenção,
implantação, serviços digitais e produtos, sendo um conjunto para geração,
aplicação e uso da informação (MAGALHÃES e SAMPAIO, 2013).

Laudon e Laudon (2004, p. 06) afirmam que: Das ferramentas de que os

administradores dispõem, as tecnologias e os sistemas de informação estão entre as
mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e produtividade nas
operações, especialmente quando combinadas com mudanças no comportamento
da administração e nas práticas de negócio.

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 2. A AGENCIA

A empresa é uma agência de publicidade que atua desde agosto de 2009 em

Santa Maria, Rio Grande do Sul. Começou como uma House Agency para uma
empresa de ensino e saúde. House Agency é o modelo de ter todo o departamento
de comunicação e marketing dentro da empresa, ou seja, todas as campanhas e
trabalhos publicitários são desenvolvidos internamente como um de seus
departamentos sem a necessidade de contratar uma agência de publicidade para
esse fim (NEUMEIER, 2008). O proprietário da empresa optou pelo modelo de
House Agency devido a experiências anteriores negativas com agências
contratantes para desenvolver suas campanhas e comerciais.

No entanto, percebendo a oportunidade de mercado, o proprietário opta por

abrir sua agência de publicidade para que os clientes também possam contratar
e utilizar seus serviços.

O sistema de informação atualmente utilizado pela empresa é o Sistema de

Gestão de Agências (SIGA) desenvolvido pela 29Sul e implantado na agência em
março de 2011. Nele, documenta-se o trabalho a ser realizado, o trabalho em
andamento ou o trabalho em produção, pela agência e pelo responsável por
aquele trabalho. Além disso, as informações financeiras sobre o trabalho
desenvolvido também são armazenadas no sistema.

Portanto, o SIGA pode ser classificado como um sistema de processamento

de dados que, segundo Alter (apud BEUREN e MARTINS, 2001, p.9), "coleta e
armazena transações e, às vezes, controlar as decisões tomadas como parte de
uma transação”. Do ponto de vista gerencial, esse tipo de sistema é projetado
para dar suporte às atividades organizadas por pessoal não gerencial e
operacional (BEUREN e MARTINS, 2001).

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 3. RESULTADOS

3.1. O ANTIGO SISTEMA DA EMPRESA

Desde o início de suas atividades, o fluxo de trabalho diário da agência era

organizado por um único profissional responsável pelo atendimento ao cliente. A
tarefa do profissional era de criar uma pasta com o nome do cliente no servidor e
especificar o trabalho a ser desenvolvido, além de preparar a agenda de trabalho do
departamento de criação, anotando no quadro do departamento o trabalho que
deverá ser desenvolvido naquele dia. O fluxo de informações entre outros
departamentos (produção, design e atendimento) ocorria verbalmente ou via e-mail.

Não há documentação descrevendo este processo para este sistema. Com o

rápido crescimento das instituições e o consequente aumento da carga de trabalho,
verificou-se que o sistema não conseguia atender as novas demandas das
instituições. Assim, a empresa decidiu buscar um sistema de controle para melhor
distribuição e monitoramento do fluxo de trabalho e, assim, escolheu o SIGA.

3.2. O ATUAL SISTEMA

O SIGA permite que a agência acompanhe todas as etapas do processo, desde a

criação de um Internal Work Request (IWR). No IWR, são nomeados os
responsáveis, o prazo, o trabalho a ser realizado e sua descrição, bem como
informações sobre os dados de produção daquele a ser divulgado.

Uma vez definidos, os IWRs são movidos para uma conta de trabalho onde o
status do trabalho pode ser rastreado, ou seja. se está aberto, em andamento, em
coordenação, pendente, em produção ou se o trabalho já foi feito concluído.

Além dos fluxos de caixa relacionados às operações normais da empresa, o

sistema também permite monitorar os fluxos de caixa relacionados a cada trabalho
realizado.

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 4. CONCLUSÃO

Com base na análise, verifica-se que o SIGA permite maior grau de organização,
formalização e padronização do trabalho e especialização dos procedimentos de
trabalho. Além disso, facilita o fluxo e o acesso às informações.

O novo sistema centraliza os dados em um único local que os usuários podem

acessar facilmente, e essa formalização e padronização é feita pelos usuários
porque agora existe uma única forma de armazenar e transferir as informações.

Outra constatação foi que, no sistema anterior ao SIGA, os especialistas do

serviço decidiam quais atividades realizar no dia sem conhecer os prazos de
trabalho dos demais funcionários, o que dificultava a organização do dia a dia dos
usuários, tornando-se mais flexível.

O SIGA dá a todos os funcionários acesso a informações e prazos de trabalho

para que possam se organizar para cumprir os prazos.

Conclui-se ainda uma maior agilidade nos processos, resultado da organização

e agregação das informações. Uma exemplificação seria o cadastro de clientes, que
anteriormente constituía-se em um arquivo Word (processador de texto produzido
pela Microsoft Office), e assim, cada novo trabalho aberto, despendia um tempo
maior para se buscar e atualizar as informações do cliente, o que hoje não é
necessário, pois atualmente todas essas informações cadastrais e pedidos do cliente
ficam salvas no sistema SIGA.

Os colaboradores apontaram como o principal ponto negativo do novo sistema a

diminuição do contato interpessoal. Isso porque no sistema pré-SIGA o trabalho era
organizado de maneira informal e os especialistas eram obrigados a notificar o
responsável pela próxima etapa que sua atividade já estava finalizada

Em termos de controle de processos, o SIGA também visualiza o andamento de

cada tarefa, permitindo acompanhar se está sendo executada dentro do prazo ou
com atraso. O SIGA facilita o reconhecimento e o controle de quando o trabalho

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deve ser feito. Você também pode descobrir onde está o gargalo se for tarde
demais. Essa ferramenta é importante para a gestão, pois possibilita o
desenvolvimento de estratégias para melhorar a eficiência do trabalho e também
indica quando os funcionários precisam de treinamento ou desenvolvimento.

Conclui-se que este estudo proporcionou um conhecimento aprofundado

sobre o uso de sistemas de informação em Pequenas Empresas. No caso
investigado, o sistema atual da empresa (SIGA) melhorou os processos da mesma.
Isso porque as tarefas diárias são melhor organizadas por meio da autogestão de
cada colaborador, tornando o trabalho mais formal e profissional.

Segundo Laudon e Laudon (200, p. 07), "Os sistemas de informação também

auxiliam gestores e funcionários a analisar problemas, visualizar problemas
complexos e desenvolver novos produtos". Portanto, os sistemas de informação
utilizados pela empresa foram considerados estratégicos para facilitar a identificação
de erros e gargalos, possibilitar a melhoria contínua dos processos e aprimorar o
desenvolvimento da equipe nas funções desempenhadas. A análise adequada
dessas informações permite otimizar os resultados financeiros e não financeiros.

Além disso, é evidente que mesmo as pequenas empresas apresentam

balanços positivos após a resolução dos problemas iniciais de introdução de
sistemas de informação, como reconhecimento insuficiente dos méritos e grandes
investimentos sem garantias de lucro. Além disso, sistemas informais e manuais
podem ser insuficientes para que as organizações atinjam suas metas de
crescimento de negócios, pois o controle e a melhoria consistente podem se tornar
mais difíceis e as informações podem ser menos confiáveis.

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 5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. 5. ed. São

Paulo: Prentice hall, 2004.

BEUREN, I. M.; MARTINS, L. W. Sistema de informações executivas: suas

características e reflexões sobre sua aplicação no processo de gestão. Revista
Contabilidade & Finanças FIPECAFI - FEA - USP, São Paulo, FIPECAFI, v.15, n. 26,
p. 6 - 24, maio/agosto 2001.

NEUMEIER, M. The brand gap: o abismo da marca: como construir a ponte entre
a estratégia e o design. Porto Alegre: Bookman, 2008.

ADMINISTRAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO AMBIENTE DOS

NEGÓCIOS - Brasil Escola. Disponível em:
<https://monografias.brasilescola.uol.com.br/administracao-financas/administracao-
tecnologia-informacao-no-ambiente-dos-negocios.htm#indice_12>. Acesso em: 13
out. 2022.