ENVIO DAS NOTAS FISCAIS DE MERENDA PELO

FORMS
E/4ª CRE/ GIL – 2023

O PROCESSO.RIO não será mais utilizado para o envio das Notas Fiscais de
Merenda para pagamento, pelo menos temporariamente! O uso da plataforma do FORMS
foi determinado pela SME com o objetivo de simplificar e facilitar o envio das notas pelas Unidades
Escolares, além de diminuir o tempo para a abertura dos processos de merenda dos pelas CREs
cumprindo assim o prazo contratual de pagamento dos fornecedores.

Na utilização da plataforma do FORMS para o envio das Notas Fiscais de Merenda, o

carregamento das notas digitalizadas será feito através de um link que será enviado por email. Como o
envio das DANFEs é semanal, afixe esse email para ele aparecer em destaque na sua caixa de
entrada o que facilitará o acesso ao link. Abaixo seguem as orientações:

1) NOVO TEXTO PARA A ATESTAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS

Para o envio das Notas Fiscais pelo FORMS a frente e o verso dela terá que ser digitalizado,
contudo o Texto de Atestação foi modificado. As empresas já foram notificadas sobre essa mudança e
em breve as DANFEs terão esse novo texto, mas enquanto isso não acontece esse texto deverá ser
escrito no verso de cada nota fiscal. O texto deve estar exatamente como no modelo abaixo, NÃO
modifique!

Muita atenção no preenchimento dos dados da nota: nº da nota, data de emissão, valor da
nota, nome da empresa, CNPJ, data de saída e as 3 atestações (pelo menos uma de FG). NÃO
ASSINAR O MODELO DE TEXTO ANTIGO IMPRESSO NA NOTA!

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NOVO MODELO DE TEXTO DE ATESTAÇÃO:

“Atesto para fins de liquidação e pagamento que os serviços/materiais, constantes do

documento fiscal nº _______emitido em DD/MM/AAAA, no valor de R$_______ pelo fornecedor
____________________, CNPJ ___________________,

estão de acordo com as condições contratadas.

Rio de Janeiro, ______de___________de_______."

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  Abaixo segue a tabela com o CNPJ das empresas:

EMPRESA CNPJ
ERMAR ALIMENTOS LTDA 27.051.838/0001- 60
COMERCIAL MILANO BRASIL LTDA 01.920.177/0001- 79
HB MULTISERVIÇOS S.A. 00.768.165/0001- 08

IMPORTANTE: As Notas Fiscais sem esse modelo de texto escrito e atestado no verso serão
descartadas e uma nova digitalização com a nota corrigida será solicitada!
 2) CONFERÊNCIA ANTES DA DIGITALIZAÇÃO

Antes de digitalizar as Notas Fiscais realize a conferência dos tópicos relacionados abaixo para
evitar possíveis correções e o reenvio das notas, o que pode gerar atrasos no pagamento e a aplicação
de multas!

● Nas três atestações pelo menos uma tem que ser de função gratificada (FG), com os nomes
legíveis, matrículas com as designações (10/, 11/, 12/). As rubricas só serão aceitas se
estiverem junto com o carimbo.

● Se o carimbo de algum atestador estiver apagado ou borrando os números, recomendamos que

a matrícula do mesmo seja escrita a caneta de forma legível.

● Verifique se a nota está com o carimbo de “Confere com o original”, lembrando que a data do
confere é a data de IMPRESSÃO da autorização de uso.

● Verifique os dados da nota no Texto de Atestação: nº da nota, data de emissão, valor da nota,
nome da empresa, CNPJ e a data de saída. Caso tenha algum erro, faça um “Vale a emenda”
com caneta de cor vermelha riscando a informação errada e escrevendo a correta, tudo em
vermelho.

3) DIGITALIZAÇÃO DA NOTA FISCAL E DA AUTORIZAÇÃO DE USO

A digitalização deve ser feita SEMPRE EM FORMATO PDF! Notas enviadas fora desse formato
serão descartadas e uma nova digitalização no formato correto será solicitada. Evitem o retrabalho!

As notas devem estar legíveis após a digitalização e sem cortes. Muitas têm sido enviadas
com a lateral cortando a data ou com a parte de cima cortando o nome da empresa e a chave de
acesso da nota.

A nota fiscal (frente e verso) e a autorização de uso devem ser digitalizadas juntas resultando
em apenas um arquivo. Cada arquivo de PDF da Nota Fiscal terá 3 partes na seguinte ordem: frente
da nota + verso da nota + autorização de uso

Após a digitalização, salve e nomeie os arquivos SOMENTE NO PADRÃO ABAIXO:

(nº da nota sem zero à esquerda e sem ponto) - (nome da empresa) - (tipo de escola)

Exemplo: 805304 - ERMAR - CRECHE

805304 - ERMAR - EDI

805304 - ERMAR - E.COMUM

IMPORTANTE: Conseguimos junto à CAE a redução dos tipos de escolas para somente três: Creche,
EDI e Escola Comum. Quem antes era Mais Educação ou Escola do Amanhã, passará a ser
denominada como Escola Comum.

4) ENVIO DAS NOTAS FISCAIS PELO FORMS

O carregamento das Notas Fiscais na plataforma do FORMS, será sempre às segundas-feiras,

exceto nos casos excepcionais. Quando todas as notas da semana estiverem digitalizadas, acessem a
plataforma através do link enviado por email. Cada nota devidamente nomeada será carregada apenas
uma vez no link da empresa correspondente.

Cada tipo de escola terá 5 links como opção de envio: ERMAR, MILANO (somente as DANFEs
de proteína), MILANO DERIVADOS (somente as DANFEs de manteiga, iogurte e requeijão), HB e
AGRICULTURA FAMILIAR (esse link ainda não será usado, aguardar o aviso por email quando
começar o contrato dos agricultores individuais).

IMPORTANTE: As notas fiscais de leite e hortifruti entregues pelo Operador Logístico MILANO,
NÃO PRECISARÃO MAIS SEREM ENVIADAS! Essas notas deverão apenas ser arquivadas na
Unidade Escolar devidamente atestadas e com autorização de uso!

5) GUIA DE REMESSA

O envio da Guia de Remessa continuará sendo online TODAS AS SEGUNDA-FEIRAS,

SOMENTE PARA O EMAIL:

notafiscalcre04@gmail.com

⇒ ATENÇÃO: NÃO enviar e nem colocar como cópia a Guia de Remessa para o email da GIL!

Lembramos que é através desta guia que iremos controlar o envio das notas fiscais para a
E/4ªCRE/GIL, portanto não deixem de enviá-las e as escolas que não cumprirem o prazo as
segundas- feiras terão seus nomes encaminhados para o Gabinete!

6) NOTAS FISCAIS DESCARTADAS

A Nota Fiscal enviada será descartada quando:

● a digitalização não for feita no formato PDF;

● a digitalização estiver ilegível ou cortada;
● o arquivo não tiver as 3 partes: frente da nota + verso da nota + autorização de uso;
● o novo Texto de Atestação não tiver sido utilizado;
● o Texto de Atestação tiver erros;
● não tiverem sido feitas as três atestações (sendo pelo menos uma de FG);
● o carimbo de “Confere com o original” estiver com a data errada e/ou sem atestação;

Quando a nota for descartada, a U.E. será avisada através do email da Equipe das Notas
Fiscais e o prazo para o envio da nota corrigida será sempre o dia seguinte ao envio do email.
Lembramos que a demora no envio das notas pode causar descumprimento do prazo do pagamento e
até multas!

7) TEXTO DE EXCLUSÃO

Caso seja necessário incluir o Texto de Exclusão na Nota Fiscal, o mesmo deverá ser escrito
logo abaixo o do novo modelo do Texto de Atestação.

Texto de Exclusão:

“Com a exclusão de (exemplo: de 40Kg de coxa e sobrecoxa), por não ter sido
entregue, NÃO causando prejuízo ao Serviço Público Municipal.”
 8) MEMORANDO DE SOLICITAÇÃO DE ATESTAÇÃO

Cada unidade tem 5 servidores publicados no Diário Oficial como atestadores de merenda, caso
esses servidores estejam com afastamento legal (férias, licença médica) ou não estiverem mais lotados
na U.E. e não der para ter as três assinaturas para as Notas Fiscais pode ser solicitado a E/4ªCRE/GIL
as atestações que estiverem faltando. Essa atestação pela gerência também ocorre quando há
mudança dos diretores da U.E., pois a nova direção só poderá atestar as notas de merenda após a
publicação em D.O. e até lá será necessário confeccionar o memorando.

Esse memorando terá que ser confeccionado no PROCESSO.RIO e será um para cada Nota
Fiscal. A Direção da U.E. deve comparecer a E/4ªCRE/GIL com as Notas Fiscais físicas e os
memorandos impressos, para pegar a assinatura da aqui da Gerência; somente após isso as
notas poderão ser digitalizadas!
Esse arquivo da nota ficará com 4 partes na seguinte sequência: frente da nota + verso da
nota + autorização de uso + memorando

Abaixo seguem as orientações:

● No PROCESSO.RIO clicar em “Criar documento” e escolher Memorando.

 ● Na Classificação escrever o código: 00.05.22.21 - Administração geral: Gestão orçamentária e
Financeira: Execução Financeira: Liquidação e Pagamento de Despesa

● Na descrição escrever: Solicitação de Atestação de NF de Merenda

● Modelos de Texto:

MODELO 1

“Solicito a atestação desta Gerência para a nota fiscal nº xxxxxx, com data de emissão xx/xx/xxxx,
da empresa xxxxxx, pois três atestadores publicados em D.O. da U.E. encontram-se afastados por
licença médica.”

MODELO 2

“Solicito a atestação desta Gerência para a nota fiscal nº xxxxxx, com data de emissão xx/xx/xxxx,
da empresa xxxxxxx, pois houve mudança na direção da U.E. e com isso estamos sem servidores de
função gratificada publicados em D.O.”

9) MEMORANDO DE ARQUIVAMENTO INDEVIDO

Quando a Nota Fiscal fica arquivada indevidamente na U.E. tendo passado o seu prazo para a
entrega, ela deve ser enviada junto com um memorando de arquivamento indevido.

Esse memorando terá que ser confeccionado no PROCESSO.RIO e será um para cada Nota
Fiscal. Ele deverá ser impresso e digitalizado no mesmo arquivo da nota, ficará com 4 partes na
seguinte sequência: frente da nota + verso da nota + autorização de uso + memorando

Abaixo seguem as orientações:

● No PROCESSO.RIO clicar em “Criar documento” e escolher Memorando.

● Na Classificação escrever o código: 00.05.22.21 - Administração geral: Gestão

orçamentária e Financeira: Execução Financeira: Liquidação e Pagamento de Despesa.
● Na descrição escrever: Arquivamento Indevido de NF de Merenda.
● Modelo do Texto:
“ Estamos enviando o DANFE nº xxxxxx, com emissão de xx/xx/xxxx, da empresa
xxxxxxxxx , na data de hoje, pois o mesmo foi arquivado indevidamente nesta Unidade Escolar.”

Qualquer dúvida enviem um email ou podem ligar para a linha da nota fiscal: 3885-9448 ,
procurar por Zuleide, Sabrina, Caio, Tatiana, Elisandra, Reni e Camila!
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EQUIPE DAS NOTAS FISCAIS - E/4ªCRE/GIL
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