O que é km rodado e como

calcular o custo para reembolso?

por Carolina Crumo
4 minutos de leitura

O reembolso de quilometragem é uma prática utilizada para ressarcir os gastos que os

funcionários têm com o deslocamento a trabalho, usando veículo próprio.
Normalmente é calculado a partir da distância percorrida. Você sabe o que é km
rodado e como realizar o cálculo do custo para reembolso?

Empresas que trabalham com saídas externas ou que precisam visitar filiais e clientes
em outros estados vivem, constantemente, tendo que reembolsar os seus
funcionários. Principalmente quando eles usam veículos próprios para essas
atividades.

Mas, uma questão fundamental nesse hábito é saber calcular o custo do km rodado para
reembolso. O combustível é um fator determinante nessa conta, mas não é o único
que deve ser levado em consideração.

Veja a seguir qual o valor médio do mercado pago por km rodado e como calcular o
custo de uma viagem por km.

O que é km rodado?
O km rodado nada mais é do que a distância percorrida pelo veículo em determinado
trajeto, ou em todo o tempo de uso. 

É uma unidade de medida que pode ser observada no odômetro, instrumento que mede
as distâncias percorridas, presente no painel de todo automóvel.

Mas por que é tão importante ficar atento ao km rodado?

O monitoramento do percurso é uma necessidade para empresas que têm funcionários

exercendo atividades externas ou viagens corporativas com veículo próprio,
principalmente. 

Ou seja, quando a companhia não oferece um veículo corporativo e os funcionários

precisam se deslocar com seus próprios carros para desempenhar alguma tarefa
para a organização.  

Nesses casos, é de responsabilidade da empresa arcar com os custos do

deslocamento, incluindo o combustível e pedágio. Por isso, é importante saber o que é
km rodado e realizar o monitoramento do km rodado em cada trajeto.
Ou seja, o monitoramento do km rodado é fundamental para fazer o cálculo do
custo do valor do reembolso ao funcionário.

E, isso significa, incluir essa despesa no planejamento financeiro da empresa para que
não haja risco de impactar negativamente o caixa da organização.

Por isso, para a empresa, esse controle é essencial para atestar uma boa gestão
financeira e de reembolsos, evitando erros e fraudes. 

Já para o funcionário, é fundamental para garantir o direito de ressarcimento

correspondente às suas despesas.

É importante registrar que o valor desse reembolso não deve estar presente na
folha de pagamento do funcionário, pois não faz parte da remuneração fixa. 

Trata-se de um valor indenizatório, uma compensação pelo uso do bem particular.

Logo, não deve entrar nos cálculos do INSS e FGTS e nem nos impostos.

Qual o valor médio de mercado pago

por km rodado?
Para que a empresa e o trabalhador possam ter controle do valor devido, é fundamental
que a política de reembolso defina qual o valor médio do km rodado de quem
trabalha com o próprio veículo.

Esse é um levantamento que deve ser feito pela própria empresa considerando

fatores como tipo de automóvel, desgastes e manutenção e, claro, preço do combustível
utilizado (etanol, gasolina ou diesel).

Para se ter uma ideia, em São Paulo, o valor médio de mercado para reembolso por
km rodado nas empresas, é na faixa de R$0,62 a R$0,88 para veículos de passeio e
R$0,25 a R$0,35, para motos.

Com o passar do tempo, os fatores que implicam no valor do km

rodado (combustível, seguro e impostos, manutenção, limpeza, entre outros) sofrem
alteração, e por isso é fundamental rever esses números com frequência de, pelo menos,
uma vez ao ano.

Também é importante observar que esses valores tratam-se mesmo de uma média.  O

valor do km rodado de quem trabalha com o próprio veículo varia de acordo com o
automóvel utilizado (marca, modelo, ano do veículo, etc.). 

Além disso, diverge entre os estados, principalmente considerando preço do

combustível e questões geográficas.
 Como calcular o custo de uma viagem
por km?
Calcular o custo do km rodado, determinante para o valor de reembolso por km, não é
algo tão complicado quanto parece. 

O segredo é não deixar de fora nenhum fator, como:

 combustível;
 depreciação;
 revisões;
 alinhamento e balanceamento;
 manutenção;
 seguro e impostos;
 entre outros.

Entretanto, muitos gestores esquecem de contabilizar fatores importantes para o

reembolso. Considerando apenas o cálculo do combustível gasto no trajeto rodado pelo
funcionário.

Você pode conferir o cálculo completo no nosso post: Custo do km rodado: aprenda a

calcular o valor do reembolso por km, onde oferecemos um passo a passo utilizando
nossa planilha gratuita.

Aqui, discutiremos um pouco sobre o cálculo do valor do reembolso do combustível. 

Para fazer este cálculo, é preciso ter em mãos as seguintes informações:

 quantos km o veículo percorre por litro (consumo médio = distância percorrida /

quantidade de litros utilizada);
 distância que será percorrida;
 valor médio de consumo na estrada;
 valor médio de consumo na cidade.

Agora, vamos para o cálculo:

Combustível necessário = distância até o destino/consumo médio do carro.

Por exemplo, considerando que o consumo médio do automóvel é de 10km/L e a

distância percorrida é de 200km, a conta ficaria assim:

Combustível necessário para a viagem: 200/10 = 20 litros 

Essa é quantidade de litros necessários para o trajeto. Falta saber o valor desse
combustível:

Combustível necessário X valor de preço médio do combustível.

Seguindo o mesmo exemplo, e considerando o preço do combustível a R$4,10, o valor

do combustível para essa viagem seria de R$82,00 (20 litros x 4,10).

Pronto! Agora você já tem o valor do reembolso, certo? Errado!

Como falamos anteriormente, é sempre bom lembrar que calcular o custo do km

rodado vai muito além do cálculo do gasto de combustível.

Afinal, por lei, a empresa é obrigada a arcar com todos os custos da prestação de
serviços, e por isso é preciso indenizar o trabalhador por todas as despesas que ele teve
(e terá, no caso da amortização) ao realizar sua atividade profissional em função da
empresa.

Como a tecnologia pode ajudar no reembolso

de despesas?
Uma forma de monitorar o km rodado em cada trajeto é verificando o
odômetro analógico do veículo. Entretanto, essa não é uma maneira muito segura e
confiável, o que pode prejudicar o cálculo do reembolso de despesas.

Outra forma é utilizar a tecnologia a favor. Utilizar uma ferramenta que mensura essa
informação através do GPS, como o VExpenses, facilita o Reembolso de
Quilometragem. 

A plataforma indica com precisão os quilômetros rodados e quais as rotas

percorridas, garantindo a assertividade no cálculo da distância e do combustível
gastos para fins de reembolso. 

Agora que você já sabe o que é km rodado e a importância desse monitoramento quando
o funcionário utiliza o veículo próprio para trabalho, siga o nosso blog e entenda mais
sobre reembolso de quilometragem por GPS.