INSTITUTO BÁSICO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL – IBFP

SECÇÃO PEDAGÓGICA

Nome do Modulo: Introdução a Administração ou Gestão

Tema: ADMINISTRAÇÃO: EVOLUÇÃO, CONCEITO E FUNÇÕES

Objectivos

 Conceituar Administração

 Explicar oque é Função de Gestão

 Identificar as Funções de Gestão

 Descrever cada uma das funções de Gestão

Introdução
Vivemos numa sociedade dominada por organizações, grandes ou pequenas, com ou sem
fins lucrativos - hospitais, escolas, igrejas, forças armadas, empresas, governo e organismos
oficiais - nas quais as pessoas trabalham em conjunto, com vista à prossecução de
objectivos que seriam impossíveis de atingir se as pessoas trabalhassem isoladamente.

Muitas vezes, provavelmente na maior parte dos casos, alem da orientação e coordenação
de pessoas, a gestão implica também a afectação e o controlo de recursos financeiros e
materiais.

A evolução da gestão ou administração

A gestão, como qualquer outra área de conhecimento, tem evoluído ao longo do tempo,
sendo certo que nos últimos anos, se tem assistido a uma série de desenvolvimentos sem
precedente com o consequente enriquecimento da disciplina e o benefício das organizações
e, portanto, dos seus membros e da sociedade em geral.

Para melhor se entender a situação actual em termos de desenvolvimento da gestão torna-

se necessário fazer uma análise, embora resumida, da evolução dos principais pontos de
vista, filosofias e escolas de pensamento que foram dominantes ao longo do último século.

Administração: é o processo de planear, organizar, liderar e controlar o trabalho dos

membros da organização, e de usar os recursos disponíveis da organização para alcançar
os objectivos estabelecidos.

O processo de administração

Como vimos anteriormente, administrar é o processo de tomar decisões e realizar acções

através de quatro funções principais, interligadas de maneira dinâmica: planeamento,
organização, direcção, e controlo. Elas são denominadas funções administrativas ou de
gestão.
Formador: Ronaldo Osório David Nobre. Técnico Médio Profissional em Administração, com
Especialidade Comercio e Financiamento Externo. E Formando no Curso de Direito com
Especialidade em Direito de Energia e Recursos Minerais.
De uma forma ou outra somos todos gestores. No dia a dia tomamos inúmeras decisões,
realizamos diversas actividades que tem conteúdo administrativo. A dona de casa toma
decisões sabre a que deve ser feito não só por si própria, mas também pelos restantes
membros da sua família, para que tudo saia a contento: o que se vai comer, oque é
precisocomprar, oque épreciso limpar e arrumar; providências para o acompanhamento das
lições dos filhos, as orientações àempregada, opagamento das contas mensais e por ai
adiante. Distribui tarefas, acompanha a sua execução, reorienta as providências no caso de
algum imprevisto para garantir que tudo saia conforme o desejado.

São também decisões e acções típicas da administração/gestão, os planos familiares

relacionados à compra de uma casa, um carro, um congelador, uma viagem de férias, os
estudos futuros dos filhos e todas as providências que possibilitem a sua concretização.

Um indivíduo que participa numa acção de formação toma decisões e realizações sobre a
distribuição dos temas que deverá estudar, das tarefas a realizar, da preparação do projecto
final que deverá apresentar antes do término do curso, buscando a observância da
qualidade e dos prazos estabelecidos.

As funções fundamentais de gestão

Aqui iremos tratar das funções de gestão de forma abrangente e válida para qualquer nível
hierárquico e para qualquer unidade orgânica independentemente da natureza do seu
trabalho.

A função de planeamento

Planeamento consiste basicamente no acto de pensar, de reflectir. Pensar - é a capacidade

de realizar acções no interior de mente. Através do pensamento podem-se representar
diversas acções em qualquer lugar do mundo em diferentes situações e momentos. Pode-
se, tanto voltar ao passado, como se transportar para o futuro. Pode-se realizar diferentes
tipos de operações mentais sabre o que se vê, ouve, lê, imagina e vive.

Planear é, pois, uma operação do pensamento, que consiste em reflectir e decidir

meticulosamente sobre o quê e como fazer para administrar o futuro. É uma aplicação do
processo decisório.

Realizar o planeamento significa:

 Definir os objectivos e resultados a alcançar;

 Definir os meios para possibilitar a realização dos resultados;

 Interferir na realidade para passar de uma situação conhecida a outra

situação desejada dentro de um intervalo definido de tempo;

 Tomar no presente decisões que afectam o futuro para reduzir o grau de

incertezas.
No exercício da função de planeamento o gestor tem como principal coordenada os
objectivos e metas organizacionais. Deve ter em' conta também as políticas da organização
(directrizes e regras gerais de orientação sobreos caminhos a serem utilizadas para o
alcance dos objectivos estabelecidos).
Formador: Ronaldo Osório David Nobre. Técnico Médio Profissional em Administração, com
Especialidade Comercio e Financiamento Externo. E Formando no Curso de Direito com
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A função da organização
A organização consiste em estabelecer relações formais entre as pessoas, e entre estas e
os recursos, para atingir os objectivos propostos. Um dos aspectos fundamentais desta
função é assegurar que a pessoa certa, com as qualificações certas, está no local e no
tempo certos para que melhor sejam cumpridos os objectivos.

Esta função surge no momento em que duas ou mais pessoas estão envolvidas numa
mesma actividade. Esta função surge porque há a necessidade de:

 Organizar o trabalho a ser realizado,

 Definir o papel dos diferentes elementos da equipa,

 Distribuir tarefas,

 Definir e distribuir o espaço físico,

 Estabelecer os tempos de cada actividade,

 Captar, armazenar, distribuir, controlar materiais, equipamentos, recursos

financeiros, informações, etc.

Pela sua importância e complexidade, esta função acabou por dar origem a Organização,
Sistemas eMétodos uma área que tem como objecto específico de estudo a função
organização.

A função de direcção
Dirigir compreende o processo de comunicação entre ogestor e a equipa pela qual ele é
responsável. A direcção é entendida como o processo de determinar, isto é, afectar, ou
influenciar, o comportamento dos outros. A direcção envolve: motivação, liderança e
comunicação.

É através desse processo que orienta, informa sobre directrizes, determina, capacita,
estimula e encoraja a sua equipa para que o planeado seja cumprido e os objectivos sejam
alcançados.

Como esta função implica o relacionamento pessoal do gestor e os seus subordinados, dele
são requeridas habilidades de relacionamento interpessoal, de comunicação, de liderança,
e, de estímulo à motivação

A motivação, em termos gerais, pode ser entendida como o reforço da vontade das pessoas
se esforçarem por conseguir alcançar os objectivos da organização. Em última análise,
traduz-se na procura da aproximação ou convergência dos objectivos individuais de cada
um dos elementos humanos que fazem parte da organização com os objectivos globais da
própria organização. Na medida em que os gestores consigam que os seus colaboradores
façam seus os objectivos da empresa, mais motivados eles se sentem para desempenhar
as tarefas que lhes estão atribuídas, melhor é o seu nível de desempenho e os resultados
conseguidos.

Esta dimensão humana da gestão, também denominada dimensão psicossocial, é

decisiva para o êxito dos esforços e do empenho do gestor. Por isso, ele procurará
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Especialidade Comercio e Financiamento Externo. E Formando no Curso de Direito com
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conhecer as singularidades dos seus subordinados, as suas necessidades, preferências,
talentos, dificuldades. Isso pressupõe que ele deve dedicar-se ao estudo da psicologia
organizacional e na melhoria das suas habilidades para liderar de forma eficaz e, assim,
conseguir um grupo coeso, harmonioso, saudável, motivado e competente.

A função de controlo
Mas, por melhor que seja o planeamento efectuado, mais adequada a estrutura
organizacional definida e mais apropriado o estilo de direcção posto em execução, na
prática as coisas nunca se passam exactamente como tinham sido planeadas. Pelas mais
variadas razões, de ordem interna ou externa, dependente ou independentemente da
actuação das pessoas, os resultados não coincidem com os objectivos prosseguidos. Há
portanto que verificar esses desvios e analisar as razões que estiveram na sua origem. Gerir
implica também controlar.

Ocontrolo é o processo de comparação do actual desempenho da organização com

standards previamente estabelecidos, apontando as eventuais acções correctivas.

Através do controlo, o gestor compara oque está a ser executado, com oque foi planeado,
organizado e determinado no exercício da direcção, de modo a poder corrigir eventuais
desvios e assegurar oalcance dos objectivos pré-definidos. Por isso a função de controlo
vem consolidar o planeamento, a organização e a própria direcção, ela realimenta e
aperfeiçoa permanentemente o processo administrativo; ela produz e usa informações para
o processo de decisões. As informações e decisões permitem manter o sistema orientado
para os objectivos.

Controlar é acompanhar oque acontece e quando acontece. Expressa-se por acções

como: verificar, comparar, medir, identificar desvios e suascausas, reorientar, corrigir.

Para controlar é preciso saber o que deve ser controlado. Por isso a definição e o
conhecimento de padrões ou indicadores permitem verificar o desempenho e tomar as
decisões correctas no caso de desvios.

Gestor: tarefas e aptidões necessárias

A actuação dos gestores avalia-se geralmente por padrões de eficiência e eficácia. Um
gestor pode ser relativamente eficaz sem atingir um grau elevado de eficiência se, por
exemplo, consegue atingir os objectivos em termos de produtos finais (quantidade e
qualidade) mas fá-lo sem a melhor utilização dos recursos disponíveis. E pode ser
relativamente eficiente sem ser eficaz se consegue produzir com a máxima combinação de
utilização de recursos disponíveis para aquela produção (a melhor relação recursos/
produção) mas os desvios em relação aos objectivos finais são muito significativos.

Para ser eficiente e eficaz, o gestor deve possuir e continuamente desenvolver várias
aptidões essenciais. Geralmente consideram-se fundamentais três tipos de aptidões neces-
sárias a quem deseja enfrentar o desafio traduzido nesta aliciante actividade: aptidão
conceptual, aptidão técnica e aptidão em relações humanas.

Aptidão conceptual é a capacidade para apreender ideias gerais e abstractas e aplicá-las

em situações concretas. Engloba a capacidade para ver a organização como um todo. Um
gestor com capacidade conceptual apercebe-se da forma como as várias funções da
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organização se complementam umas às outras, como a empresa se relaciona com o seu
ambiente e como uma alteração numa parte da organização pode afectar a outra parte.

Aptidão técnica é a capacidade para usar conhecimentos, métodos ou técnicas específicas

no seu trabalho concreto. Conhecimentos e experiência em engenharia, informática,
contabilidade, marketing ou produção são exemplos deste tipo de capacidade. De modo
geral, esta aptidão está relacionada com trabalho, «com as coisas» (processos ou objectos
físicos).

Aptidão em relações humanas é a capacidade de compreender, motivar e obter a adesão

das outras pessoas. Envolve características relacionadas com as capacidades de
comunicar, trabalhar e entender as atitudes e os comportamentos dos indivíduos e dos
grupos. O grau de desenvolvimento necessário destas aptidões está relacionado com o
nível de gestão em que o gestor se situa. É evidente que o administrador de uma empresa
tem de ter uma visão global e genérica dos problemas da sua empresa, mas não se lhe
exige normalmente que seja um técnico exímio na tecnologia específica dessa empresa.

OS RECURSOS ORGANIZACIONAIS E SUA ADMINISTRAÇÃO

Objectivos

 Definir recursos organizacionais;

 Classificar os diversos tipos de recursos organizacionais;

 Explicar a importância dos recursos humanos numa organização;

Recursos organizacionais e sua classificação

Geralmente, quando um gestor nos diz que a sua organização não conseguiu atingir os
objectivos devido à escassez (ou à falta) de recursos, podemos pensar, que não houve
dinheiro para se poder fazer mais e melhor. Noutras vezes pensamos que o problema foi a
falta de equipamentos, noutras, ainda, que foi a matéria-prima. Podemos, inclusivamente,
chegar a pensar que as pessoas utilizadas no processo de produção não foram, ou
suficientes, ou as mais adequadas para o fazer da melhor maneira.

Enfim, falam-nos em recursos organizacionais, e parece-nos logo tudo simples de

interpretar. Se bem que, todos os que acima nos referimos sejam, efectivamente, recursos
organizacionais, importa referir que eles se classificam de uma forma muito mais vasta e
complexa.

De um modo geral, os recursos organizacionais podem classificar-se em quatro grupos:

 Recursos materiais ou patrimoniais

 Recursos financeiros

 Recursos humanos

 Recursos informacionais

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Recursos materiais ou patrimoniais

Constituem recursos materiais ou patrimoniais de uma organização, as instalações

(edifícios), o espaço físico, o terreno, as máquinas, os equipamentos, os materiais, a
matéria-prima, os próprios processos de trabalho e as tecnologias utilizadas.

Podemos afirmar que os recursos materiais são os objectos necessários para a actividade
da organização. Por outras palavras, são os objectos que constituem o património da
organização.

Recursos financeiros

Consideram-se recursos financeiros de uma organização, o seu capital, o fluxo de dinheiro,

as receitas, os financiamentos, os investimentos realizados e os créditos obtidos.

É muito comum também se considerarem recursos financeiros, o valor (financeiro) dos

recursos materiais ou físicos da organização. Isto é, há quem avalie os recursos financeiros
de uma organização, tendo também em conta o valor da maquinaria e dos equipamentos
da organização, o valor do “stock” de matéria-prima ou de produtos acabados, o valor das
instalações e dos terrenos ocupados, etc.

Recursos humanos

Constituem recursos humanos de uma organização, as pessoas que dela fazem parte, ou
seja, aquelas que ingressam, trabalham e participam no processo de produção da
organização, independentemente do cargo ou função que desempenhem.

De um modo geral, são recursos humanos das organizações os PCA’s, os directores, os

gerentes, os chefes, os supervisores, os técnicos, os funcionários, os operários, os
motoristas, os contínuos, os estafetas, os guardas, etc. Enfim, todos os integrantes da
organização.

Recursos informacionais

São recursos informacionais de uma organização os meios (isto é, todo o tipo de

informações) que auxiliam o planeamento, organização, direcção e controlo das actividades
da organização, tendo sempre em linha de conta as demandas dos demais sistemas de
gestão de recursos. Constituem recursos informacionais de uma organização, todo o tipo de
informação escrita ou visual que é captada do meio ambiente, processada, armazenada e
distribuída, quer para o interior da organização, quer para o exterior.

A documentação existente, os bancos de dados, e todos os restantes subsistemas de

informação, constituem igualmente recursos informacionais das organizações.

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