Manual

Como planear e gerir uma mudança de instalações

Índice

Introdução
Passo 1 - Planear a mudança
Passo 2 - Nomear um responsável de projecto
Passo 3 - Determinar quem muda para onde
Passo 4 - Instalar as infra-estruturas técnicas
Passo 5 - Escolher a empresa de mudanças
Passo 6 - Mudar o pessoal
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Introdução
Mudar de instalações é uma importante decisão a tomar na vida da
empresa.

Normalmente associada ao crescimento e expansão de uma empresa, a

mudança de instalações, apesar dos incómodos, deve ser encarada com
optimismo. No entanto, do ponto de vista psicológico, é sempre
associada a conceitos negativos como a ruptura.

Cada empresa, tendo em conta a sua cultura específica, deve manter os

trabalhadores o mais informados possível sobre a estratégia da
mudança. Nesta situação, não há nada pior do que manter o secretismo.
Reuniões gerais, almoços, cocktails, newsletters, e-mail, as escolhas são
múltiplas para explicar a nova fase que a empresa vai atravessar. A
comunicação deve ser a mais directa possível, de forma a evitar
alterações na informação, devendo, por isso, evitar-se a transmissão
das informações através da cadeia hierárquica.

Nunca é demais explicar as razões da mudança, frisando sempre os

aspectos positivos como a situação económica favorável da empresa e a
necessidade de se adequar ao mercado e às exigências dos clientes.
Factores que implicam a expansão.

Mas, atenção: não se devem dar expectativas erradas.

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Passo 1 - Planear a mudança

A primeira e única regra básica na mudança de instalações de uma
empresa é o planeamento.
 São vários os critérios a considerar quando uma empresa planeia uma
mudança deste tipo:
 Volume da mudança. Uma coisa é mudar duas pessoas, outra é
mudar 250.
 Local de destino. Uma mudança só pode ser bem sucedida se o
local de destino estiver completamente preparado. É pura ficção
pensar que se pode mudar e depois ir arranjando aos poucos as novas
instalações, porque se fica eternamente em condições deficientes.
 Timing: Decidir qual a melhor altura para fazer a mudança é algo
quase impossível. Primeiro porque calcular com exactidão o prazo no
qual as novas instalações vão ficar prontas é um exercício de pura
adivinhação, devido aos inúmeros contratempos que surgem na
execução das obras. E depois porque não existe algo como "a melhor
altura para fazer uma mudança". As férias não são a melhor altura,
porque há muitos trabalhadores ausentes, e o final do ano também
não, porque coincide com o período de fecho de contas. Conclusão: "a
melhor altura" é quando as novas instalações estão prontas.

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Passo 2 - Nomear um responsável de projecto

Para lidar com toda a logística da mudança a empresa deve nomear um
responsável de projecto, um passo que deve ser seguido tanto nas
pequenas como nas médias empresas.

O responsável de projecto é alguém:

 Com disponibilidade acrescida para, durante um mês ou dois,
pensar na mudança. Numa empresa maior, não é viável gerir e
planear uma mudança com as preocupações do dia-a-dia.
 Responsável, moderador, dinâmico e sério
 Com capacidades de gestão
 Com autoridade própria ou delegada da Administração
 Que pode ser coadjuvado por especialistas e consultores,
nomeadamente para os aspectos informáticos, eléctricos e de
telecomunicações
 Com um orçamento controlado mas disponível para a mudança

Se não existir na empresa uma pessoa com estas características, então

deve ser contratada do exterior. Esta pode vir a revelar-se a decisão
mais acertada, embora numa primeira impressão não seja a solução
ideal por ser a mais cara.
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Passo 3 - Determinar quem muda para onde
Num processo de mudança o primeiro passo não é contratar um
arquitecto, mas definir quem vai mudar, para onde e a forma de
reagrupar as pessoas. Só depois entra o arquitecto porque não é da sua
competência definir "quem muda para onde", decisões que envolvem
critérios de ordem orgânica e funcional de cada empresa.

A arrumação do pessoal da empresa tem, em parte, a ver com status. É

necessário definir quem tem direito a gabinete, quem ocupa as áreas
mais nobres, com mais luz e optar ou não por um open space.

A distribuição obedece a regras de bom senso e lógica, tendo em

atenção que um dos objectivos da mudança de instalações é aumentar a
rentabilidade da empresa. A direcção fica com as zonas mais nobres, ou
seja, os gabinetes privados ou as áreas mais luminosas e sossegadas do
escritório, caso se opte por um open space. E aqueles que trabalham
mais próximos da direcção devem ficar posicionados perto da mesma. A
localização das salas de reuniões não deve ficar muito afastada desta
área.

Agrupar as pessoas por equipas ou secções de acordo com as funções

exercidas poderá também ajudar a aumentar a produtividade. À partida
deve ser equacionada a possibilidade de aumentar o número de postos
de trabalho sem ser necessário reestruturar toda a orgânica da
empresa.

A hierarquização dos lugares obedece a critérios como

 Luz
 Sossego
 Espaço
 Acessibilidade
 Mobiliário

Mas é o aspecto funcional que deve ser privilegiado e não os

"privilégios" de cada pessoa.

Um pequeno espaço de lazer, onde os trabalhadores poderão tomar café

ou fumar um cigarro, no caso de um escritório "verde", e aliviar a
tensão do trabalho, ajudará a tornar todo o escritório mais sossegado,
criando assim um melhor ambiente de trabalho.

O arquitecto, na posse da informação de "quem muda para onde", irá

gerir toda a remodelação, tendo em conta a função a dar ao espaço,
mas sempre sob a supervisão do gestor de projecto. É a esse
interlocutor único que o arquitecto deve apresentar opções como o tipo
de mobiliário ou revestimentos.

O primeiro problema surge neste ponto porque as sugestões do

arquitecto, normalmente, atingem valores superiores ao orçamento
atribuído inicialmente.
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Passo 4 - Instalar as infra-estruturas técnicas

Existem três infra-estruturas a ter em conta: energia eléctrica,
informática e telecomunicações. Eventualmente, pode-se acrescentar o
ar condicionado.
 Energia eléctrica: No que se refere à instalação da energia
eléctrica normalmente conclui-se que não se instalou o número
suficiente de tomadas eléctricas e que as existentes não estão nos
locais certos. Por isso, aconselha-se que o projecto seja feito por
especialistas. Mais uma vez, é fundamental haver a definição prévia
de "quem muda para onde" para que as tomadas estejam em número
suficiente e no local adequado. Além disso, é necessário não esquecer
mandar instalar tomadas de uso geral para fotocopiadoras, máquinas
da água ou café e até mesmo para o aspirador de limpeza. Por posto
de trabalho aconselha-se um mínimo de quatro tomadas, sendo o
ideal seis, para evitar, por razões de segurança e estética, as fichas
triplas e extensões.
 Telecomunicações: O primeiro passo é fazer o pedido de linhas
externas quer telefónicas quer de dados. Todos os operadores de
telecomunicações levam algum tempo a instalá-las. Assim que o
responsável de projecto dispõe de uma ideia clara de "quem muda
para onde" deve requerer as linhas ao operador porque já sabe onde
estas vão terminar. Quando se decide mudar de instalações
normalmente é porque a empresa está em expansão e, portanto, terá
de se rever a central telefónica. Caso a empresa decida adquirir este
equipamento deve imediatamente negociar com o fornecedor a
retoma da velha central. A central deve estar ligada e pronta a
funcionar antes da chegada da primeira pessoa. A tarefa não é difícil,
apenas tem de ser planeada. Caso não haja uma nova central
telefónica é recomendável que a mudança seja feita num fim-de-
semana, sendo a central dos últimos elementos a sair das velhas
instalações e dos primeiros a entrar nas novas porque a sua instalação
leva algum tempo, sobretudo se houver muitas extensões. As redes
de comunicações telefónica e informática surgem intimamente
ligadas, com o mesmo tipo de tomadas e cabos. O não planeamento
prévio implicará cablagens separadas de gestão independente e muito
 mais caras. Neste momento existem tecnologias disponíveis, ao nível
das cablagens estruturadas, que permitem a utilização indiferenciada
para telefones ou informática e que incluem tomadas compatíveis.
 Informática: É importante a construção de uma boa arquitectura
informática que poderá implicar, dependendo das necessidades de
cada empresa, a aquisição de novos servidores. Nesta área é
imprescindível a contratação de pessoal especializado na construção
de redes informáticas, caso a empresa não possua estes recursos. Os
servidores e sistemas centrais são dos últimos equipamentos a sair e
dos primeiros a entrar. Dependendo da complexidade e do número de
servidores a mudança destes equipamentos deve ser planeada para a
noite ou o final de semana. Em 90% dos casos este equipamento
apenas pode ficar parado 24 horas. Se a actividade à qual a empresa
se dedica não possibilita a sua cessação em nenhum momento, há
que optar pela instalação provisória de um equipamento de
substituição até o definitivo estar instalado.

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Passo 5 - Escolher a empresa de mudanças

A empresa de mudanças deve ser contratada para fazer todo o serviço
porque os custos não são demasiado elevados e as soluções de recurso
acabam por se revelar desastrosas.

A escolha da empresa de mudanças deve ter em conta os seguintes

critérios:
 especialização em mudanças de empresas, com experiência na
mudança de material informático
 apresentação de referências de trabalhos já efectuados
 verificação da identificação de todo o material, garantir que nada
fica esquecido, transporte completo e conferir a entrega no local certo
 existência de seguro

O responsável de projecto deve elaborar um inventário do material a

transportar, verificar o seu estado após a entrega e não hesitar em
registar qualquer reclamação relacionada com a mudança.
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Passo 6 - Mudar o pessoal

Depois das instalações estarem totalmente prontas então deve-se
começar a organizar a mudança das pessoas.

A primeira condicionante é o impacto no serviço. Há que avaliar o tempo

máximo que cada trabalhador/ serviço pode ficar imobilizado e decidir
 quando fazer a mudança: dias de semana, fim-de-semana, horas de
serviços ou depois do expediente.

Deve ser elaborada uma matriz de planeamento que determine quem

deve mudar em primeiro lugar e elaborar um plano de contingência para
as pessoas que se encontram de férias, ausentes em serviço ou
doentes.

O pormenor é a palavra de ordem nesta fase. Cada trabalhador tem de

transferir três coisas, merecendo cada uma delas um tratamento
diferente:
 Pertences individuais: Pelo menos 48 horas antes da data da
mudança devem ser fornecidos aos trabalhadores caixotes, fita-cola e
marcadores. Cada um tem de identificar as suas coisas com três
informações base: nome, posto de trabalho de onde vem e para onde
vai. A partir deste momento os carregadores podem começar a
transportar os caixotes que deverão ser depositados no local exacto
nas novas instalações.
 Informática: O ideal é que seja o utilizador a desligar o seu
computador pessoal (PC). No fundo trata-se de desmontar quatro
peças: corpo, teclado, monitor e rato e, eventualmente, a impressora.
É fundamental relembrar que devem ser feitas cópias dos dados mais
importantes. Os PC são embalados pelo pessoal da mudança, depois
de devidamente identificados pelos seus utilizadores.

Referências
 Sapo - Pesquisa transportes;
www.sapo.pt/empresas/servicos/transportes/mudancas/
 Páginas Amarelas Internet; www.paginasamarelas.pt

 AEIOU - Pesquisa transportes; www.aeiou.pt/assunto/inicia?239

Autor: PME Negócios