Manutenção de registro

Por vezes, as empresas se envolvem em atividades que estão fora dos seus serviços de
negócios. Tais atividades podem incluir caridade, responsabilidade social ou mesmo
serviços humanitários. No entanto, essas atividades devem ser registradas
adequadamente e mantidas para fins futuristas.
Essa manutenção de registro traz consigo algumas práticas que acabam influenciando
positivamente no futuro de uma empresa, que por sua vez:

 Cria um parâmetro para a tomada de decisões futura - Este é um processo muito

essencial em qualquer negócio. Ele literalmente desempenha um papel
importante na tentativa de orientar seus negócios nessa direção. E, portanto,
requer todas as informações disponíveis (passadas ou presentes). Imagine um
cenário em que uma decisão deve ser tomada sobre projeções de vendas ou
maximização de lucros, e as informações necessárias para tomar essa decisão
adequadamente não estão disponíveis. Isso torna o processo de decisão mais
complicado.

 Transmita todas as informações necessárias – Este faz com que os registros

sejam usados como pontos de referência. Geralmente é baseado em dados e
informações disponíveis. Portanto, se se tem os registros adequados/necessários,
fica muito mais fácil executar qualquer plano pretendido. Isso porque os
registros fornecem conhecimento prévio do que exatamente o processo de
panejamento implicará. O panejamento não é viável sem informação.

 Evita a perda de informação - Os registros são mantidos para que possam ser
consultados no futuro. Assim como mencionado anteriormente, no planejamento
e na tomada de decisões, os registros também fornecem um parâmetro para
orçamento, previsões de vendas, projeções e investigações. Além disso,
indivíduos interessados em uma empresa, como investidores, credores, governo,
funcionários, etc, sempre passam por registros. Isso é para tomar decisões
informadas ou entrar em um contrato com eles.

 Fácil de entender e ler - Ter um banco de dados muito bom, onde os dados são
armazenados adequadamente, facilita a recuperação quando necessário. Por
exemplo, quando as empresas desejam apresentar suas declarações fiscais, elas
precisam do máximo de informações possíveis para chegar aos valores
adequados para o cálculo do imposto a pagar. No entanto, além de serem usados
como referência, eles também podem ser usados para fornecer informações
básicas da entidade comercial e das operações. Além disso, a maioria das
grandes empresas presta contas de administração após cada exercício financeiro.
Esta conta é uma compilação de todos os registros da empresa desde o início até
o final do exercício financeiro e projeções futuras.

Desta forma, é importante que empresas façam uma manutenção de registro pois o

mesmo é e envolve a entrada de transações e acontecimentos em um sistema de
contabilidade, sendo assim, um dos princípios fundamentais da contabilidade, uma vez
que os conceitos de contabilidade dependem de registros precisos e detalhados. De
salientar que: determina fontes de renda, mantém o controle de gastos dedutíveis,
acompanha cada serviços que a empresa vem a executar e certifica de que as
declarações de imposto então preenchidas.

Para ser feita um bom registro o sistema de preservação de registros deve ser muito
direto, preciso, confiável, simples de usar e consistente com as suposições subjacentes.
A manutenção de registros precisos é essencial para a capacidade da empresa de
cumprir suas obrigações financeiras, bem como para fornecer dados sobre os quais
futuras decisões de negócios podem ser tomadas.
Principal objetivos de uma manutenção de registro: melhora a forma da empresa
conduzir os negócios, serve como prova de decisões ponderadas e medidas necessárias,
bem como, no caso de ser questionado ou confrontado, os registros servirão como
defesa da empresa.

Tipos de registro empresarial

Antes de abrir ou registrar uma empresa, deve-se ter em conta que tipo de empresa se
aplica o seu negócio. Para isso, é preciso saber que não existe apenas um tipo de
empresa e, sim, tipos societários, portes e regimes tributários diferentes, que podem
variar de forma bem resumida em seis principais tipos de empresas para abrir: 

 MEI (micro-empreendedor individual) - é o tipo de empresa ideal para quem

trabalha por conta própria e precisa de CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa
Jurídica) para emitir notas fiscais pelo produto ou serviço oferecido. 

Em muitas formas, esse pode ser o “melhor” tipo de empresa para abrir por ser fácil,
rápido e sem burocracias, mas há também muitas limitações, como o fato de não poder
empregar mais de um funcionário, não poder ter uma renda bruta anual e não poder ser
sócio em outras empresas.

No entanto, para empresas que atendem a esses requisitos e cujas atividades são
permitidas no MEI (um Micro-mpreendedor Individual tem muitas vantagens,
principalmente na hora do pagamento dos tributos, que é feito em uma única guia e tem
valores menores que as outras opções).

 EI (empresário individual) - não necessita de sócios. Inclusive, quem abre

esse tipo de empresa não é sócio dela e, sim, único proprietário, e, por isso, o
nome do negócio precisa ser o mesmo do seu dono (exceto pelo nome fantasia). 

Por causa disso, o empreendedor de uma EI não pode separar seus bens pessoais da
empresa, o que significa que seus patrimônios podem ser tomados em caso de dívidas
empresariais.
  SLU (Sociedade Limitada Unipessoal) - faz parte do grupo das Sociedades
Limitadas, só neste caso, não existem sócios. Uma das suas características é
proteger o patrimônio pessoal do empreendedor, porém não há necessidade de
sócios ou de um investimento alto para o capital social. 

Em outras palavras, a SLU é uma opção excelente e muito prática para quem pretende
empreender sozinho.

 LTDA (Sociedade Empresária Limitada) - é o tipo societário mais comum e

adotado pela maioria dos empreendedores que possuem sócios. 

Isso se deve a dois motivos: o fato de poder incluir outros sócios através de um

Contrato Social e ter toda a responsabilidade limitada ao capital social da empresa (daí a
origem do nome “Limitada”, ou “Ltda.”), ou seja, bens pessoais dos sócios não são
tomados em casos de dívidas empresariais.

O outro motivo da popularidade da Sociedade Limitada é que, com o Contrato

Social, os sócios têm poder de tomar todo e qualquer tipo de decisão que forma uma
empresa, como a responsabilidade de cada um deles dentro dela, as cotas que cada um
possui e ainda podem “entrar e sair à vontade”, contanto que o Contrato Social seja
alterado.

 Sociedade Simples - é o tipo de empresa é recomendado para

exercer atividades intelectuais, como médicos, dentistas, advogados, arquitetos,
contadores etc., pois além de ser uma empresa de prestação de serviços, é
geralmente composta por dois ou mais sócios do mesmo ramo cuja finalidade é a
mesma para seu negócio.

Dentro da Sociedade Simples, existem ainda duas modalidades: a Sociedade Simples

Limitada e a Sociedade Simples Pura: Simples Pura não conta com separação dos bens
pessoais dos sócios com o patrimônio da empresa (assim como o Empresário
Individual), Simples Limitada conta com essa separação e não permite que o patrimônio
pessoal dos sócios seja tomado (como uma Sociedade Empresária Ltda.).

 S.A (Sociedade Anônima) – é um tipo societário um pouco diferente das

outras sociedades, pois, ao invés de cotas, os sócios dividem o capital em
ações e, por isso, são chamados de acionistas. Por causa dessa característica,
os acionistas tem liberdade de comprar e vender as ações – algo normalmente
visto em grandes corporações. Além disso, as S.A são divididas em duas
modalidades, capital aberto e capital fechado:

 O capital aberto vende suas ações na bolsa de valores;

 O capital fechado não vende ações para o público geral e, sim, para
outros sócios já envolvidos ou então para “convidados”.
A principal característica que faz um porte ser diferente do outro está relacionada a
exatamente isso: o faturamento bruto anual da empresa.
Apos conhecer o tipo societário e o porte da empresa , já pode-se definir o regime
tributário do negócio/registro que se pretende abrir, mas é de extrema importância ter
um contador acompanhando todo esse processo para que se opte pelo melhor
enquadramento.
Entre todos os tipos de empresa para abrir que mostramos, existem três opções de
regimes tributário que se pode escolher. São elas:
1. Simples Nacional

Esse é o regime tributário mais usado pelas pequenas empresas. O motivo disso é
simplesmente porque o Simples Nacional permite que o empreendedor tenha
mais facilidade na hora de pagar os impostos e evita ter que lidar com toda aquela
burocracia, pois é tudo feito de forma unificada com uma única guia mensal.

Dependendo do tipo societário, do porte e do faturamento bruto anual da empresa, os

impostos devidos no Simples Nacional podem incluir:

 PIS (Programa de Integração Social);

 COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
 IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
 ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
 CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
 ISS (Imposto sobre Serviços);
 IR (Imposto de Renda);
 INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

2. Lucro Presumido

Assim como o próprio nome sugere, o Lucro Presumido é a tributação onde, para
calcular o valor de todos os tributos que deverão ser pagos, a Receita Federal presume o
lucro que uma empresa teve dentro de seu faturamento bruto anual total. Ou seja, as
empresas enquadradas no Lucro Presumido terão seus impostos – que incluem
o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e o CSLL (Contribuição Social sobre o
Lucro Líquido) – calculados pela Receita Federal e o valor que se terá pagar será
baseado no lucro de sua empresa.

3. Lucro Real

Para as empresas que faturam anualmente um determinado valor acima de 78 milhões

(e, por isso, não se enquadram no Lucro Presumido), o regime de tributação do Lucro
Real é a opção. Com ele, no entanto, o valor dos tributos que devem ser pagos será
calculado com base não no lucro, mas no faturamento total da empresa, ou seja, baseado
no lucro líquido. Existem também certas empresas que, dependendo da atividade,
deverão obrigatoriamente ser enquadradas no Lucro Real, como:

 Empresas que tenham algum tipo de isenção fiscal; 

  Empresas que recebem seu capital de fora do País;

 E todos os tipos de empresas dos setores financeiro e de agronegócio.

Conclusão: podemos ver a importância da aplicação de manutenção dos registros em

determinados negócios sejam elas de pequeno porte ou elevado. Onde se
destacaramos pequenos como a:

MEI (micro-empreendedor individual)

EI (empresário individual)

E de um elevado porte como a:

SLU (Sociedade Limitada Unipessoal)

LTDA (Sociedade Empresária Limitada)

Sociedade Simples

S.A (Sociedade Anônima)

em outras palavras, a aplicação de manutenção de registros em essas empresas e

nelas gerem a:

 Criação de parâmetro para a tomada de decisões futura

 Transmissão de todas as informações necessárias

 Evita a perda de informação e em caso de revisão desses mesmos registros

torna-se fácil de entender e ler.