DÚVIDAS

FREQUENTES
RECEPÇÃO
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➢ O que são leads?
➢ Devo lançar todos os leads no sistema?
➢ Como lançar os leads?
➢ Como gerar interações dos leads?
➢ Como cadastrar os leads?
➢ Como agendar avaliação?
➢ Como fazer confirmação da agenda?
➢ No dia da avaliação como proceder?
➢ Como lançar o contas a receber?
➢ Como lançar o tratamento?
➢ Paciente fechou 2 tratamentos, como lançar?
➢ Quais documentos o paciente precisa assinar após
fechar um tratamento?

2
➢ Como lançar o atendimento individual na agenda?
➢ Como excluir um lançamento duplicado?
➢ Paciente desistiu do tratamento, como excluir os
atendimentos da agenda?
➢ Paciente vai realizar um atendimento em outra
unidade, como proceder?
➢ Como realizar a devolução do valor do tratamento
para a unidade de destino?
➢ Emissão de NF/Recibo?
➢ Como bloquear um horário na agenda?
➢ Qual unidade mais próxima?
➢ Documentos disponíveis no CRM
➢ Ficou com alguma dúvida?
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 O que são leads?
Lead é alguém que foi impactado por uma campanha de mkt, entrou
em contato e demonstrou interesse em saber mais sobre o serviço
ofertado.

Devo lançar todos os leads no CRM?

Sim, obrigatoriamente e independente do interesse e localidade, todos os leads que
chegam via campanha pelas redes sociais, por ligação, fachada etc. Todos devem ser lançados
no CRM.

➢ Essas informações são necessárias para que o gestor da unidade tenha todos os dados sobre
o investimento em mkt.
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 Como lançar os leads?
Para acessar o cadastro dos leads acesse: Leads> +adicionar lead

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 Como lançar lead?
Nessa tela, preencher as informações: origem do lead, nome, n. telefone,
categoria, cidade, UF, observações e salvar.

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 Como gerar interações do lead?
Após o lead cadastrado, alterar a situação: Tela 01 clicar no botão visualizar e na tela 02
informar a situação e salvar.
TELA 01 TELA 02

Na tela 02 também é possível criar uma tarefa para esse lead,

essa tarefa irá aparecer no dashboard. 7
 Como cadastrar leads?
O cadastro do lead é realizado quando o paciente agenda a avaliação.
Passo: Localizar o lead, clicar no botão visualizar e na tela seguinte
clicar em cadastrar.

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 Como cadastrar leads?
Informações básicas para cadastro: Preencher nome, telefone e salvar.

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Visualizando lead cadastrado

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Como agendar avaliação?
Selecionar o horário desejado, clicando 2x em cima.

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 Como agendar avaliação?
Lembrando que o leads já deve estar cadastrado para poder selecioná-lo.. (Menu: leads > ações > cadastrar paciente)

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 Como agendar avaliação?
Lembrando que o leads já deve estar cadastrado para poder selecioná-lo.. (Menu: leads > ações > cadastrar paciente)

Clicar em vincular paciente > na próxima tela digitar o nome do paciente > clicar no nome e selecionar.

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 Como agendar avaliação?
Conferir as informações de data e horário.
Financeiro: temos opção de lançar ou não no contas a receber, o status ficará como pendente no caixa, a baixa
deve ocorrer no dia do recebimento.

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 Como agendar avaliação?
Opção 01 – se o valor a ser cobrado, for informado na hora
do agendamento, esse valor irá direto para o contas a
receber e o status ficará como pendente de baixa.
Essa baixa deve ocorrer quando o paciente comparecer a
avaliação e realizar o pagamento do valor.
Opção 02: Selecionado a opção não lançar no contas
a receber, no dia da avaliação o valor deverá ser
lançado direto no contas a receber e realizar a baixa.
Caso o paciente não compareça a avaliação, esse
lançamento deverá ser excluído.
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Como agendar avaliação?
Nessa tela podemos observar o agendamento realizado

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 Como fazer confirmação da agenda?
Clicar no agendamento > Situação > e
alterar o status e salvar.

Enviar mensagem de confirmação ao

paciente, com meio período de
antecedência.
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 O que fazer no dia da avaliação?
Na tela editando cadastro do paciente > preencher
todos os dados pessoais do paciente > salvar.

Acessar o cadastro do paciente > editar

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No dia da avaliação como proceder?
Após preenchimento do cadastro abrir o agendamento >
mudar a situação do atendimento para aguardando.

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LEGENDAS DO SISTEMA
Situação agendamento

Avaliação agendada Avaliação desmarcada

Avaliação confirmada Não compareceu

Avaliação reagendada

Paciente aguardando
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Como lançar o contas á receber?

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Como lançar o tratamento?
Acessar: Menu tratamentos > + adicionar Tratamento

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Como lançar o tratamento?
Botão vincular paciente > buscar > selecionar.

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 Como lançar o tratamento?
Após vincular o cadastro do paciente, lançar os dados do tratamento.
Atendimentos > categoria do atendimento > profissional > local > grau > informação financeira.

Lembrando que tratamento fechado é tratamento pago.

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 Como lançar o tratamento?

Só é possível lançar vários atendimentos, quando o tratamento é criado.

Após o tratamentos salvo os atendimentos terão que ser lançados individualmente na agenda.
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 Como lançar o tratamento?

Nessa tela visualizamos todos os tratamentos lançados e suas informações.

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Paciente fechou dois tratamentos, como lançar?
➢ Quando o paciente se enquadre em dois tratamentos (Ex: Cervical e
lombar).

➢ Deverão ser lançados os dois tratamentos: Cervical e lombar.

➢ Os atendimentos podem acontecer no mesmo dia, um na sequência do
outro, ou seja, meia hora para cada atendimento.

➢ Ex:
➢ 10:00 às 10:30 – Tratamento Cervical
➢ 10:30 às 11:00 – Tratamento Lombar

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Quais documentos o paciente precisa assinar
após fechar um tratamento?
➢ Contrato prestação de serviço
➢ Acessar: Menu > Documentos > Termos e Contratos > Contrato.

➢ Termo de consentimento livre e esclarecido – tcle

➢ Acessar: Menu > Documentos > Termos e Contratos > Termos

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Como lançar um atendimento individual na
agenda?
➢ Caso os atendimentos não tenham sido agendados no momento
que o tratamento foi lançado, esses atendimentos deverão ser
agendado individualmente e manualmente na agenda.

➢ Agenda > selecionar horário > tela de agendamento > selecionar

cadastro do paciente > conferir data e horário e salvar.

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Como excluir um lançamento duplicado?
➢ Os atendimentos lançados em duplicidade, só podem ser
excluídos pelo acesso do gestor da unidade.

Paciente desistiu do tratamento, como excluir os

atendimentos da agenda?

➢ Os atendimento agendados, deverão ser excluídos manualmente um

a um.

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Paciente vai realizar um atendimento em
outra unidade, como proceder?
➢ Solicitar para a matriz, a transferência do cadastro/prontuário do paciente
para a unidade de destino, informando os seguintes dados:
➢ Unidade de Origem:
➢ Nome Completo Paciente:
➢ Motivo da Transferência:
➢ Unidade de Destino:

➢ Após a transferência realizada pela matriz:

Entrar em contato com a unidade de destino e solicitar horário disponível
para atendimento.
➢ A unidade de origem, deverá efetuar o pagamento para a unidade de
destino, referente ao valor da sessão realizada.
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 Transferência de paciente para outra unidade.
REGRA PARA REALIZAR O PAGAMENTO QUANDO HÁ
TRANSFERÊNCIA DE PACIENTE ENTRE UNIDADES
Em caso de transferência de paciente entre unidades,
uma vez emitida a nota fiscal pela unidade de origem,
não há a necessidade da emissão de nova nota fiscal
pela unidade de destino. Por ser um imposto de âmbito
nacional, não é necessário nova emissão.
Nesses casos, a unidade de destino, receberá o valor
das sessões a serem realizadas descontando os valores
da máquina de cartão (quando houver) e o tributo
referente ao imposto já pago pela unidade de origem.
* Segue exemplo a ser seguido.
Unidade de origem:
Nome paciente:
Motivo da transferência: Transferido para unidade Rio de janeiro...
Valor Pago: R$ 2.800,00
Forma do pagamento: crédito 2x
Sessões Realizadas: 10
Cálculo financeiro
Valor 2.800,00
(-) Valor taxa cartão: 105,34
(-) Valor imposto NF: 314,10
= 2.380,56 / 24 (n. sessões) = 99,19
99,19 x 10(n. sessões realizadas) = 991,90
Resumo: R$ 2.380,56 (-) R$ 991,90 = R$ 1.388,66
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Como bloquear um horário na agenda?

➢ Menu > agenda > + Bloquear

Horário.

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 EMISSÃO DE NF / RECIBO

As dúvidas sobre, emissão de NF e ou emissão

de recibo, devem ser solicitadas ao escritório
de contabilidade da unidade.

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DOCUMENTOS DISPONÍVEIS NO CRM

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 Como localizar uma unidade dentro da rede Doutor
Hérnia?
Acesse: https://doutorhernia.com.br/unidades

Localize o Estado, selecione a unidade desejada, acesse o whats e fale direto com a equipe.
 Ficou com alguma dúvida?
Não se preocupe a nossa equipe irá te ajudar!!!

*Os chamado são respondidos por ordem de cadastro!!!

Elaborado por Wânia Mirante

Equipe Doutor Hérnia